Kelebihan Dan Kekurangan Efektifitas Pelayanan

Akademik Berbasis Portal Dan Web

A. Pengertian Sistem Informasi Akademik
a. Sistem
Sistem menurut Kristanto dalam Wibowo adalah jaringan kerja dari prosedur
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu
kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sementara itu Sutanto dalam Wibowo menjelaskan bahwa Sistem dapat
didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsisten yang
saling bekerja sama atau yang di hubungkan dengan caracara tertentu sehingga
membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara yang satu dengan
yang lainnya, yang memiliki fungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap sistem terdiri
dari berbagai unsur, unsurunsur tersebut merupakan bagian yang tak terpisahkan dari
sistem yang terkait. Unsur-unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai
tujuan sistem dan merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar.
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Sistem ini memberikan gambaran suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan yang nyata, seperti tempat, barang, dan orang-orang yang betul-betul ada dan
terjadi. Sedangkan definsi lain menjelaskan bahwa sistem mengandung arti kumpulankumpulan dari komponen-komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan
lainnya.
Dari pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu
kelompok jaringan kerja dari unsur- unsur dan prosedur-prosedur sistem yang
bersangkutan yang tidak terpisahkan satu dengan yang lainnya karena saling
berhubungan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
b. Informasi
Informasi

adalah

data

yang

telah

diklasifikasikan

atau

diolah

atau

diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem

pengolahan informasi akan mengelolah data menjadi informasi atau mengelola data dari
bentuk tidak berguna menjadi yang berguna bagi menerimanya.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang

penting bagi penerimanaya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara
tidak langsung pada saat mendatang . Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai
sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau surprise pada
yang menerimanya. Dari penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa informasi
adalah sekumpulan data yang telah diolah sehingga menjadi suatu bentuk yang sangat
berguna bagi penerimanya.
c. Akademik
Akademik adalah semua

yang

berkaitan

dengan

pendidikan

dan

pengembangannya yang bersifat ilmiah, akademik bisa berupa ilmu pengetahuan yang
dipelajari dalam suatu instansi pendidikan. Akademik adalah pendidikan atau proses
belajar mengajar. Febry Imam Munandar dalam Khaerur Rizal menjelaskan bahwa
akademik itu sendiri jika dilihat dari latar belakang terminologis adalah sebuah keadaan
dimana orang-orang bisa menyampaikan dan menerima gagasan, pemikiran, atau ilmu
pengetahuan sekaligus melakukan pengujian terhadapnya secara jujur, terbuka, dan
leluasa.
d. Sistem Informasi Akademik
Sistem Informasi Akademik adalah sistem komputerisasi atau teknik pemanfaatan
komputer sebagai alat bantu proses yang bertujuan untuk mengolah dan menangani
data-data akademik.
Sistem Informasi Akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk keperluan
pengeloaan data-data akademik dengan penerapan teknologi komputer baik hardware
maupun software, hardware (perangkat keras). Hardware adalah peralatan-peralatan
seperti komputer (PC maupun Laptop), Printer, CD ROM, HardDisk, Handphone dan
sebagainya. Sedang Software (perangkat lunak) merupakan program komputer yang
memfungsikan hardware tersebut, sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat
terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan perguruan tinggi dan
pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil keputusan atau top manajemen di
lingkungan perguruan tinggi.
Menurut Satoso dalam Kelvin Wijaya Sistem Informasi Akademik (SIA) adalah
perangkat lunak yang digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi
yang berhubungan dengan kegiatan akademis.Dengan penggunaan perangkat lunak
seperti ini diharapkan kegiatan administrasi akademis dapat dikelola dengan baik dan
informasi yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat.

B. Tujuan dan Manfaat Sistem Informasi Akademik

Adapun tujuan dan manfaat yang dapat diambil dari penerapan sistem
informasi akademik adalah:
1. Pengajuan KRS
Pengajuan KRS (KRS Online) merupakan tempat yang dipergunakan bagi
mahasiswa untuk melakukanentry mata kuliah/pengambilan mata kuliah pada tiap
semester. Setiap mahasiswa baru dapat menggunakan fasilitas ini setelah memenuhi
semua persyaratan untuk pengajuan KRS, antara lain telah membayar SPP, PRKS,
internet, perpustakaan dsb. Pengajuan KRS ini aktif pada waktu tertentu yaitu pada
waktu KRS awal semester/semester sisipan.
2. Dibentuknya Siakad
tujuannya adalah untuk meningkatkan informasi akademik tidak hanya bagi
mahasiswa tetapi juga sangat penting untuk dosen, dengan adanya Siakad dosen
bisa tahu persis terutama mengenai jadwal mengajar dan juga mengetahui lebih jauh
mengenai mahasiswa, yaitu dengan komunikasi secara langsung dengan
mengeluarkan Hot Massages untuk memberikan pengumuman kepada mahasiswa.
3. Selain itu dengan adanya Siakad bisa mengcover mengenai presensi dosen dan
apabila dosen mempunyai kinerja buruk maka akan muncul dalam Hot massages
tentang keluhan mahasiswa terhadap kinerja dosen yang tidak pernah mengajar.
4. Kemudian dengan adanya Siakad membantu ploting mata kuliah, dengan jadwal
tersebut untuk hari dan jamnya menjadi lebih pasti dan pengambilan mata kuliah
oleh mahasiswa yang bisa langsung diakses, dapat memberikan kesempatan kepada
mahasiswa langsung memilih kelas A atau kelas yang lainnya.
5. Keuntungan dengan adanya Siakad banyak yang dirasakan antara lain untuk melihat
data yang diminta khususnya data akademik cepat sekali, untuk mahasiswa sendiri
menjadi lebih cepat karena dihubungkan dengan internet, efisien karena tidak perlu
datang ke kampus tetapi cukup dilakukan dirumah ataupun melalui internet
dimanapun mereka berada kecuali mereka mempunyai masalah yang harus
diselesaikan dikampus.
6. Keuntungan yang lain bahwa nilai langsung bisa di Online, artinya mahasiswa
dapat melihat secara Online melalui komputer nilai yang dimilikinya, kemudian
mahasiswa setiap saat bisa melihat perkembangan IP dan IPK nya dan mahasiswa
juga dapat melihat mata kuliah apa yang dapat diambil selanjutnya, salah satunya
jatah KRS semester depan sudah tahu tanpa harus konsultasi terlebih dahulu ke
dosen wali.

Sementara itu, alasan yang mendasari adanya sistem informasi akademik

menurut Armita sebagaimana dikutip oleh Siti Rochaniah adalah:
1) Kebutuhan akan sistem informasi akademik, yang memadai untuk dapat
mempercepat pengolahan data dan meningkatkan kualitas informasi yang
dihasilkan.
2) Keefektifan pengolahan data yang berada pada beberapa tempat memerlukan
transaksi yang cepat.
3) Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi yang cepat antara
pimpinan, dosen, karyawan dengan menggunakan fasilitas E-mail.
4) Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan dan kepemilikan terhadap
data secara Online. Jaminan keamanan data tersebut diberikan melalui
pengaturan hak akses para pemakai dan password serta teknik pengaturan
hardisk sehingga data mendapat perlindungan yang baik dan dapat diakses oleh
pemiliknya setiap saat dari tempat yang berbeda dalam lingkungan kampus.
5) Dengan jaringan komputer maka tiap pengguna jaringan dapat berbagi satu atau
lebih filesistem (sharing file) sehingga memudahkan dalam pertukaran data,
efisiensi waktu dan biaya.
6) Setiap dosen, karyawan, dan pimpinan dapat meng-upload (meletakkan)
ataupun mendownload (mengambil) file ke server sesuai dengan otorisasi yang
diberikan.
C. Model Kualitas Sistem Informasi Akademik
Menurut McLeod model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu.
Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas (entity). Proses
desain/pemodelan sistem informasi diharapkan dapat berfungsi secara efektif.
Keefektifan ini juga menandakan bahwa pengembangan sistem informasi tersebut
sukses. Kesuksesan sistem informasi ini pada akhirnya akan berdampak pada persepsi
pengguna atas sistem informasi yang mereka gunakan.
Menurut mereka DeLone & McLean, kesuksesan sebuah sistem informasi
dapat direpresentasikan oleh karakteristik kualitatif dari sistem informasi itu sendiri
(system quality), kualitas output dari sistem informasi (information quality), konsumsi
terhadap output (use), respon pengguna terhadap sistem informasi (user satisfaction),
pengaruh sistem informasi terhadap kebiasaan pengguna (individual impact), dan
pengaruhnya terhadap kinerja organisasi (organizational impact).
Pada model D&M IS Success ini, dimensi-dimensi kesuksesan sistem
informasi saling berkaitan. System quality dan information quality sendiri merupakan

prediktor yang signifikan bagi user satisfaction. Sedangkan user satisfaction juga
merupakan prediktor yang signifikan bagi intended use dan individual impact.
Selanjutnya, dampak individual tersebut berpengaruh terhadap kinerja organisasi
(organizational impact) dimana sistem informasi tersebut diterapkan.
Sementara, dalam penelitian DeLone and McLean yang terbaru (The DeLone
and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update), model
tersebut mengalami perubahan. Model ini dikembangkan dengan tujuan untuk
memperbarui D&M IS Success Model dan mengevaluasi kegunaannya mengingat
perubahan drastis dari sistem informasi, khususnya pertumbuhan e-commerce yang
pesat.
Munculnya penelitian atas pengguna (end user) pada pertengahan tahun
1980an telah menempatkan organisasi sistem informasi dalam peran ganda,yakni
sebagai information provider (memproduksi informasi) dan service provider
(menyediakan tenaga untuk end user developer). Dengan adanya peran sebagai
service provider inilah maka Delone dan McLean merasa perlu untuk menambahkan
instrumen kualitas pelayanan.
Perbedaan model The Update D&M IS Success dengan model sebelumnya
terletak pada dimensi tambahan dalam The Update D&M IS Success Model, yaitu
service quality dan net benefit. Dalam The Update D&M IS Success Model, DeLone
dan McLean merekomendasikan untuk menambahkan kualitas pelayanan (service
quality) sebagai dimensi yang tak kalah penting bagi keberhasilan sistem informasi,
selain kualitas sistem (systems quality) dan kualitas informasi (information quality),
khususnya dalam lingkup e-commerce dimana kekuatan pelayanan garis depan (front
liner) amatlah penting. Hal ini disebabkan karena The Update D&M IS Success
Model menekankan pada pengembangan komprehensif ukuran keberhasilan ecommerce.
Pada instrumen kualitas pelayanan dalam The Update D&M IS Success Model,
dimensi-dimensi yang digunakan untuk mengukur kualitas pelayanan adalah
tangibles, reliability, responsiveness, assurance, and empathy. Dimensidimensi ini
diadopsi oleh para peneliti dari konsep SERVQUAL pada kajian pemasaran yang
kemudian diuji-cobakan dalam konteks sistem informasi.
D. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Akademik
1. Kelebihan Sistem Informasi Akademik. Kelebihan yang dimiliki oleh Sistem
Informasi Akademik adiantaranya:
a. Gratis dan minim investasi/modal.

Layanan Siakad Online khusus yang terpasang lokal di kampus untuk

mengoperasikan beragam layanan tersebut, SIAKAD Online menerapkan
sistem satu login multi layanan.
b. Aplikasinya nyaman dan sesuai kebutuhan setiap pengguna.
Untuk kenyamanan anda mengakses cukup mengingat satu nama pengguna
(username) dan kata kunci (password) untuk mengakses layanan-layanan yang
disediakan.
c. Skalabilitas tinggi, aman, handal, mudah dan cepat diimplementasikan.
Anda tidak perlu mengalami kerumitan pengalaman terhadap pengelolaan
sistem sendiri, semua hal terkait dengan pengorganisasian, pengembangan dan
pemeliharaan sistem dibelakang (backend) layanan SIAKAD Online
merupakan tanggung jawab SAPUA sebagai penyedia layanan. Skalabilitas
dan keamanan data pada layanan SIAKADOnlineakan selalu terjaga, tidak
membatasi jumlah data dan pengguna selama kampus menjadi pelanggan
SIAKAD Online. Data Anda akan selalu disimpan dan dicadangkan (backup)
di data center.
d. Satu login pengguna untuk akses seluruh layanan yang tersedia.
Seluruh proses otentifikasi, otorisasi dan identifikasi para pengguna (user)
pada sistem SIAKAD Online dirancang sedemikian rupa untuk mendukung
upaya satu login multi layanan dengan kerangka kerja single sign on system.
Pengaturan hak akses setiap individu pengguna dapat dilakukan secara
mandiri oleh admin kampus yang telah terdaftar SIAKAD Online.
e. Fleksibel dan up to date mengikuti perkembangan aturan pendidikan di
Indonesia. Pengembangan sistem akan selalu dijaga up to date, tidak hanya
terbatas pada aplikasi perangkat lunak atau sistem dibelakang (backend). Anda
tidak perlu khawatir memodifikasi sistem atau aplikasi di SIAKAD Online
jika diperlukan untuk menyesuaikan dengan aturan-aturan pendidikan yang
diberlakukan secara nasional.
2. Kekurangan Sistem Informasi Akademik
a) Memerlukan Fasilitas Internet yang cepat. Karena SIAKAD Online ialah
layanan berbasis internet (web), maka setiap kampus harus memiliki beberapa
tempat yang memiliki jaringan internet / hotspot area agar para mahasiswa
atau dosen dapat melihat dan mengetahui informasi-informasi seputar
perkuliahan secara cepat dan real time.
b) Banyak item-item/forum layanan yang tidak bisa digunakan alias tidak
berfungsi. Terdapat beberapa layanan SIAKAD Online yang tidak dapat

berfungsi seperti portal akademik universitas, seringakali hanya bisa dibuka

atau diakses menjelang pengisian KRS saja atau tidak bisa digunakan setiap
saat.
c) Kurangnya panduan untuk menggunakan layanan SIAKAD Online. Terkadang
mahasiswa mengalami kesulitan untuk menggunakan portal akademik karena
tidak ada petunjuk atau panduan untuk menggunakannya, terlebih bagi
mahasiswa baru.
E. Manfaat Sistem Informasi Akademik
Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem
Informasi Akademik ini adalah :
1. Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus
melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena
informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data
melalui komputer yang terkoneksi secara internet.
2. Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi
secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang
diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses
pengolahan data.
3. Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi
Akademik menggunakan database yang tersimpan didalam komputer.
4. Updating informasi antara bagian administrasi akademik maupun dengan
bagian keuangan yang merupakan validasi untuk status mahasiswa
sehingga dapat melakukan kegiatan belajar mengajar , dimana terjadi
interaksi data secara langsung tanpa memerlukan update data secara
manual. Update data dari Sistem Keuangan dan Sistem Akademik
merupakan proses penting dimana proses ini mengupdate status mahasiswa
dalam interval waktu tertentu.
5. Kemudahan bagi pengajar untuk melakukan kegiatan belajar mengajar
dimana pada komponen Front End Web dan komponen Back End Web
dapat membantu para pengajar untuk menyampaikan informasi secara online dan menerima informasi secara on-line dari mahasiswa.
6. Pada sistem ini dapat mereduksi waktu yang dilakukan pada Sistem
Akademik secara manual.
7. Pengolahan data keuangan yang lebih efektif dengan menggunakan
aplikasi yang dapat mendukung proses keuangan dan proses kepegawaian.