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Plan de Negocios

Creacin de empresa logstica de


Catering y Organizacin de
Eventos Empresariales

Autor: Andrea Monsalvo Jurado

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

Plan de Negocios
Creacin de empresa logstica de Catering y
Organizacin de Eventos Empresariales
Andrea Monsalvo Jurado
28/10/2010

Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas


Carrera de Administracin de Empresas
Bogot D.C.

TABLA DE CONTENIDO

Contenido
ndice de Tablas e Ilustraciones .................................................................................................... 9
ndice de Anexos ......................................................................................................................... 10
Resumen Ejecutivo....................................................................................................................... 11
Captulo I ..................................................................................................................................... 14
1.1

Ttulo ............................................................................................................................... 14

1.2

Introduccin .................................................................................................................... 15

1.3

Antecedentes .................................................................................................................. 16

1.4 Planteamiento del problema ................................................................................................ 22


1.5 Formulacin del problema .................................................................................................... 23
1.6

Justificacin ..................................................................................................................... 24

1.7 Marco terico ....................................................................................................................... 26


1.8 Marco conceptual ................................................................................................................ 29
1.9

Objetivos ......................................................................................................................... 31

Captulo II .................................................................................................................................... 33
2.

Estudio de mercado ............................................................................................................ 33


2.1

Anlisis del Sector ....................................................................................................... 34

2.1.1

Entorno Econmico ................................................................................................. 35

2.1.2

Entorno Poltico....................................................................................................... 45

2.1.3

Entorno Socio-Cultural ............................................................................................ 48

2.1.4

Entorno Tecnolgico ............................................................................................... 50

2.2

Investigacin de Mercados ......................................................................................... 51

2.2.1

Diseo de la Investigacin................................................................................... 51

2.2.2

Definicin de la poblacin................................................................................... 51

2.2.3

Seleccin del tamao de la muestra ................................................................... 52

2.2.4

Trabajo de campo ............................................................................................... 53

2.2.5

Anlisis de los datos ............................................................................................ 53

2.2.6

Segmentacin del Mercado ................................................................................ 54

2.2.7

Mercado Objetivo................................................................................................ 55

2.2.8

Cuestionario ........................................................................................................ 55

2.3

Anlisis del Mercado ................................................................................................... 57

2.3.1

Resultados Obtenidos.............................................................................................. 59

2.3.2

Anlisis de la Competencia...................................................................................... 62

2.3.3

Participacin en el mercado .................................................................................... 64

2.3.4

Mercado Potencial .................................................................................................. 65

2.4

Estrategia de Mercados .............................................................................................. 65

2.4.1 Concepto del Servicio ..................................................................................................... 68


2.4.2

Estrategia de Distribucin ....................................................................................... 68

2.4.3

Estrategia de Precio ................................................................................................ 69

2.4.4

Estrategia de Comunicacin.................................................................................... 70

2.4.5

Estrategia de Servicio .............................................................................................. 72

2.4.6

Estrategia de Aprovisionamiento ............................................................................ 73

2.5

Proyeccin de ventas .................................................................................................. 78

2.5.1

Proyecciones............................................................................................................ 78

2.5.2

Poltica de cartera ................................................................................................... 79

Captulo III ................................................................................................................................... 81


3.

Operacin ............................................................................................................................ 81
3.1

Ficha tcnica del servicio ............................................................................................. 81

3.2

Estado de desarrollo.................................................................................................... 82

3.3

Descripcin del proceso............................................................................................... 83

3.5

Plan de produccin ...................................................................................................... 88

3.5.1 Cadena de abastecimiento............................................................................................. 91


3.6

Costos de produccin .................................................................................................. 91

Captulo IV ................................................................................................................................... 93
4.

Estudio Organizacional........................................................................................................ 93
4.1

Estrategia organizacional ........................................................................................... 93

4.1.1

Anlisis DOFA .......................................................................................................... 95

4.1.2

Organismos de apoyo ............................................................................................. 96

4.2

Estructura organizacional ........................................................................................... 98

4.3

Polticas de seleccin y contratacin......................................................................... 103

4.4

Aspectos legales ........................................................................................................ 104

4.4.1
4.5

Constitucin y legalidad ........................................................................................ 104


Costos administrativos .............................................................................................. 107

Captulo V .................................................................................................................................. 109


5.

Estudio econmico y financiero .................................................................................... 109

5.1

Ingresos y egresos ..................................................................................................... 110

5.1.1

Balance General .................................................................................................... 111

5.1.2

Estado de prdidas y ganancias ............................................................................ 113

5.1.3

Razones financieras............................................................................................... 114

Captulo VI ................................................................................................................................. 115


6.

Impacto econmico social ambiental ............................................................................... 115


6.1

Cadena de Valor ........................................................................................................ 115

6.2

Generacin de Empleo .............................................................................................. 120

6.3

Costo ambiental ........................................................................................................ 120

Captulo VII ................................................................................................................................ 122


7.

Conclusiones ..................................................................................................................... 122


Anexos................................................................................................................................... 125

Bibliografa ................................................................................................................................ 144

ndice de Tablas e Ilustraciones


Ilustracin 0-1: Tendencias Catering en Eventos ........................................................................ 18
Ilustracin 2: Logstica Empresa.................................................................................................. 31
Ilustracin 3: Participacin Bogot ............................................................................................. 35
Ilustracin 4: Actividad Econmica de las empresas creadas en Bogot ................................... 36
Ilustracin 5: Nmero de empresas en Bogot. Fuente: Elaboracin propia ............................. 37
Ilustracin 6: Distribucin de las PYMES. Fuente: Estudio, La MIPYMES en Colombia,
Diagnstico general y acceso a los servicios financieros ............................................................ 38
Ilustracin 7: Bogot Productiva ................................................................................................. 38
Ilustracin 8: Distribucin PIB por ramas de actividad 2007. Fuente: Elaboracin propia ........ 41
Ilustracin 9: Balance de la situacin econmica del comercio en Bogot 2008-2009. Fuente:
Encuesta de opinin empresarial Fedesarrollo 2009 ................................................................. 42
Ilustracin 10: Sectores de destino de la inversin extranjera directa en Bogot- Cundinamarca,
2009. Fuente: Banco de La Repblica *No incluye inversin en petrleos ni en portafolio ...... 43
Ilustracin 11: Atractividad de Bogot para la IED. Fuente: Invest in Bogot ............................ 44
Ilustracin 12: Mapa geogrfico de Bogot. Fuente: Google images ......................................... 48
Ilustracin 13: Tamao de la empresa. ....................................................................................... 59
Ilustracin 14: Tipo de eventos que realizan las empresas. ....................................................... 59
Ilustracin 15: Cmo organiza el evento .................................................................................... 60
Ilustracin 16: Motivos por los que no realiza eventos .............................................................. 60
Ilustracin 17: Contratara los servicios de esta empresa? ...................................................... 61
Ilustracin 18: Presupuesto que invertira en la realizacin de eventos .................................... 61
Ilustracin 19: Empresas lderes del sector ................................................................................ 62
Ilustracin 20: Estrategia de distribucin ................................................................................... 68
Ilustracin 21: Estrategia de precio ............................................................................................ 69
Ilustracin 22: Flujograma actividades para el cliente. Fuente: Elaboracin propia .................. 90
Ilustracin 23: Cadena de abastecimiento Fuente: Elaboracin propia ..................................... 91
Ilustracin 24: Organigrama primer ao Fuente: Elaboracin propia ........................................ 98
Ilustracin 25: Organigrama segundo ao Fuente: Elaboracin propia ..................................... 99
Ilustracin 26: Organigrama tercer al quinto ao Fuente: elaboracin propia ........................ 101
Ilustracin 27: Cadena de valor Fuente: elaboracin propia .................................................... 115

ndice de Anexos

Clasificacin internacional industrial uniforme (CIIU) 122


Clasificacin sectores de la economa.121
Desarrollo de Operaciones..130
Diagrama de operaciones134
Encuesta..124
Estados Financieros Empresas Lderes del Sector128
Formato cuestionario.123
Matriz de desempeo proveedores129
Parametros necesarios para la conformacion legal de la empresa..135
Plantilla para evaluacin del cliente,..130
Resultados obtenidos126
Tabulacin resultados obtenidos..124

10

Resumen Ejecutivo
Servicios Integrales de Catering & Eventos
Resumen Ejecutivo

Socios:
Andrea Monsalvo Jurado
Sergio Moreno Villamizar
Participacin accionaria: 50% cada uno
Equipo Directivo:
Produccin de Eventos: Andrea Monsalvo Jurado
Produccin Logstica: Sergio Moreno Villamizar
Produccin Financiera: Sergio Moreno Villamizar
Produccin Administrativa y Legal: Andrea Monsalvo
Jurado
Industria:
Alimentos y bebidas
Nmero de empleados:
Al iniciar actividades: 2
Al final del primer ao: 2
Al final del tercer ao y hasta el quinto: 6
Alianzas/Socios:
Buscamos aliarnos con los principales restaurantes de la
ciudad de Bogot, para dar respaldo al nombre de la
Empresa y garantizar calidad reconocimiento por parte de
nuestros clientes objetivo y potenciales siendo nuestro
valor diferenciador.
Objetivos Financieros:
Buscamos personas que tengan inters en financiarnos la
inversin inicial para empezar actividades. Recibirn a
cambio participacin en las utilidades de la Empresa.
Uso de los Fondos:
Diseo y operacin pgina web, campaas de publicidad,
compra de inmuebles y equipo, lanzamiento de la
empresa, capital de trabajo.

Descripcin del Negocio:


Professional Catering & Events Solutions
ser una empresa que satisfaga todas las
necesidades, expectativas y exigencias de
sus clientes, ofreciendo una novedosa
propuesta que consiste en organizar una
amplia red logstica de proveedores
contratados por out sourcing para la
realizacin de eventos personalizados y a la
medida de cada cliente.
Al realizar toda la logstica del evento, y
adems cubrir la necesidad de los servicios
alimentarios, con marcas reconocidas y
escogidas directamente por el cliente
desde nuestro portafolio, personalmente o
a travs de nuestra pgina de Internet, nos
catalogamos como una empresa integral,
manejando un concepto novedoso en el
mercado.

Direccin/Equipo

El proyecto lo implementar Andrea Monsalvo Jurado, y Sergio Moreno Villamizar,


dentro de sus funciones generales est todo el montaje, organizacin y adecuacin de
la empresa, as como conseguir los inversionistas, clientes y realizar las alianzas con los
proveedores seleccionados. La dedicacin de cada uno al negocio es mnimo tres horas
semanales, pues actualmente estn realizando otras actividades. Su formacin
acadmica la recibieron en la Pontificia Universidad Javeriana en la Carrera de
Administracin de Empresas e Ingeniera Industrial, respectivamente.

Servicios

Integracin de una red de logstica para la realizacin de eventos empresariales. En la


Empresa participarn varias compaas de los diferentes sectores econmicos,
reconocidas en el mercado, quienes sern nuestros proveedores llamados dentro de la
Empresa socios estratgicos. Esto implica: transporte, decoracin, ambientacin,
lugar, msica, comida, bebidas, personal de servicio, equipos y herramientas,
invitaciones, recordatorios, en trminos generales. Nuestra principal diferencia con las
empresas de eventos existentes en el mercado, es que integramos la logstica de la
realizacin total del evento con los servicios alimentarios (catering), y lo haremos
ofreciendo un amplio portafolio de opciones de empresas reconocidas y posicionadas
en el mercado para cada componente del evento, a un costo accesible a las pequeas y
medianas empresas. El cliente no se preocupar por nada, slo necesita escoger sus
marcas preferidas en nuestra pgina de internet o si lo prefiere en una reunin
personalizada, y nosotros organizamos e integramos cada detalle para que el evento
sea excelente y totalmente nico.
Tecnologas/conocimientos necesarios

El conocimiento bsico que necesitamos para llevar a cabo el proyecto, es el que


hemos recibido en la Pontificia Universidad Javeriana en las carreras de Administracin
de Empresas e Ingeniera Industrial. En cuanto a la organizacin de eventos
realizaremos algunos cursos dentro y fuera del pas en los que nos capaciten para
integrar todos los aspectos necesarios, innovar en cada uno de ellos, y estar al tanto de
las tendencias mundiales.
Mercados

Nuestro mercado objetivo son inicialmente, las empresas comerciales pequeas y


medianas de la ciudad de Bogot, despus de los tres primeros aos de operacin se
evaluar si tambin nos dirigiremos a las grandes organizaciones. Las tendencias
mundiales de marketing indican que la mayora de los negocios, y algunos de los ms
importantes para las compaas, se cierran en ambientes diferentes al de las oficinas,
por lo que se est implementando el lanzamiento de nuevos productos o servicios a

12

travs de eventos que funcionan como una carta de presentacin e imagen de la


empresa y dejan una huella ms clara y profunda en los clientes externos. En cuanto al
cliente interno, para lograr motivacin, permanencia, lealtad y un buen ambiente
laboral, las empresas tambin organizan reuniones como las fiestas de fin de ao,
celebraciones de ascensos, despedidas y reconocimientos, entre otros, en los cuales
tambin prestaremos nuestros excelentes servicios.
Por lo que iniciando la empresa esperamos captar el 1% de los ingresos que las PYMES
generan al sector comercial de la ciudad de Bogot, lo que representa para el primer
ao ventas por $114.796.875.
Proyectamos un crecimiento del 1% para el segundo ao, del 5% para el tercer ao,
del 6% para el cuarto ao y del 9% para el quinto ao.
Canales de Distribucin

El principal canal para llegar a nuestro cliente objetivo ser la promocin de la


Empresa en los restaurantes socios y el voz a voz, a medida que nos demos a conocer
se destinarn ms recursos hacia la pgina web. A mediano plazo esperamos pautar en
las principales revistas especializadas del medio y participar en ferias.

Competencia

La competencia directa son las empresas de eventos y de catering. Las primeras no


satisfacen las necesidades bsicas y mucho menos las expectativas de los clientes, pues
no ofrecen variedad de opciones y solo realizan una o dos actividades de las muchas
que forman un evento. Por otro lado estn las empresas de catering, que solamente
ofrecen servicios de alimentacin, pero sin satisfacer las necesidades ni diferenciar el
tipo de cliente, la hora del da, el tipo de evento, el perfil de los invitados, entre otros
muchos aspectos que se deben tener en cuenta.
Finanzas

La Empresa en sus inicios se financiar con el aporte de los socios que ser de
$5.000.000 inicialmente, y con un prstamo bancario a largo plazo con cuota fija a 10
aos por un valor de $30.000.000 a una tasa preferencial para PYMES del 12% efectiva
anual. Desde el punto de vista financiero, el proyecto es bastante atractivo para los
inversionistas, pues la inversin inicial es slo de $5.000.000 con un retorno de la
inversin de un 25%, TIR del 67% y a cinco aos les retornar el monto total invertido.
El valor presente neto de la Empresa es de $94.124.800

13

Captulo I
1.1

Ttulo

Plan de Negocios para la creacin de una Empresa logstica de Catering y Organizacin


de Eventos Empresariales.

Professional Catering

&

Events Solutions

14

1.2

Introduccin

En el ambiente empresarial, el realizar eventos se ha vuelto un estilo de direccin,


aprendizaje y capacitacin para cada ocasin de acuerdo al mensaje que se quiera
transmitir y a qu tipo de personas se quiera llegar. Dentro de estos eventos est
presente el tema de los servicios alimentarios, actualmente llamado catering, ya sea
con alimentos slidos o solamente con bebidas, los cuales, siempre tendrn un papel
protagnico en cada momento y sern el centro de atencin entre los asistentes para
emitir un juicio de la empresa que preste este servicio.
Por lo anterior, es fundamental tener presente todos los detalles como: los servicios
alimentarios, el lugar, la ambientacin, es decir los factores que hacen posible que un
evento sea exitoso, para dar un impacto positivo a los asistentes.
La organizacin de un evento puede llegar a ser muy dispendiosa para que ste genere
el resultado que se espera, es por esto y por el excelente resultado que crea en los
clientes, que las empresas en este momento tienen conocimiento de su gran
importancia destinando recursos para su realizacin, y en muchos casos prefieren
contratar a un tercero para que los organice y garantizar su objetivo.

15

1.3 Antecedentes
En los ltimos aos las empresas han cambiado radicalmente su enfoque y su
organizacin interna se tiene conciencia que su razn de ser son las personas, sus
clientes internos y externos, quines son los que toman la decisin final de preferirla o
no entre la gran competencia en el mercado.
Es por esto que hoy en da sus estrategias, especialmente en lo que respecta a
mercadeo y ventas estn dirigidas hacia la motivacin de las personas, las grandes
empresas comerciales lo realizan a travs de sugestivas campaas de publicidad,
espectaculares comerciales en medios de comunicacin masiva reservando un
presupuesto para ello, la tendencia actual para acercarse ms al cliente, (sin dejar de
lado las campaas publicitarias) son los eventos.
Un evento empresarial sirve para motivar al cliente interno y externo, al primero para
que logre los objetivos organizacionales, y al segundo, para que consuma o utilice ms
los productos o servicios ofrecidos por la empresa.
sta no es una estrategia exclusiva de las grandes empresas con amplios presupuestos,
pues las pequeas y medianas empresas han descubierto que sin necesidad de realizar
eventos ostentosos se logran buenos resultados y no es tan costoso como una gran
campaa publicitaria tal lo muestra el siguiente artculo;
Creer que el marketing es para las grandes empresas es como decir que el
amor es solo para los rubios, altos y de ojos celestes.
Se han olvidado las PyMEs de algo tan obvio como es valor del marketing? O
creen que apuntar a incrementar las ventas pasa ms por pautar publicidad en
grandes medios que por realizar eventos y producir piezas grficas
promocionales?
El marketing es la disciplina que analiza y desarrolla el vnculo entre sujetos en
estado de demanda y objetos en oferta, intentando que se cumplan los objetivos
de cada uno de los intervinientes.
En esta definicin (y en cualquier otra)... hay alguna mencin al tamao de las
empresas? Ninguna. Y esto es as porque el desarrollo de ese vnculo se puede
llevar a cabo desde cualquier empresa, cualquiera sea su tamao, origen y
residencia.
De hecho, nosotros estamos en un pas y nos vinculamos con todo el mundo. El
origen de este artculo fue un vnculo establecido por dos personas en lados
remotos, pero el vnculo comenz a existir. Afirmar que el marketing es slo para
empresas grandes, es ms o menos lo mismo que afirmar que el amor es
solamente para los altos, rubios y de ojos celestes que se unirn a mujeres
hermosas, esculturales. Qu nos queda para el resto del universo que nos
salimos de esos moldes! An as, podemos decir, que el amor existe y que se
establecen vnculos entre personas normales. Pues bien, en el marketing pasa
exactamente lo mismo.

16

Y quiero referirme a cuestiones que tal vez sean vista como la hermanita fea de
la familia: el marketing promocional aplicado a pequeas empresas, sobre todo en
aquellas que tienen un presupuesto acotado para este tipo de actividades.
Puede, entonces, una pequea empresa promocionarse mediante la realizacin
de eventos, folletera y catlogos sin tener que invertir sumas siderales?
Este fenmeno de ser una PyMe es apasionante.
Como hemos dicho, la PyMe se encuentra alejada de los presupuestos siderales,
de los medios de promocin espectaculares y se tiene que ajustar a herramientas
un poco ms modestas. No por modesto significa que es no es eficiente.
Por definicin, el Marketing Promocional tiene la particularidad de utilizar medios
ms bien personales y busca reaccin inmediata. Ambas particularidades son, a su
vez, la caracterstica distintiva de la PyMe. Personal y reaccin inmediata. En eso
tiene ventaja.
La Promocin como instrumento comercial tiene a sus favor:
Puede circunscribrsela a un presupuesto ms bien acotado
Puede tener la duracin que la empresa quiera
Es perfectamente medible en sus resultados
Es muy conveniente para mercados segmentados y chicos
Si est bien hecha, involucra bastante al cliente favoreciendo el establecimiento
del vnculo de cual hablbamos al principio
Maneja varias alternativas de motivadores
Tiene un impacto directo sobre las ventas. En realidad, promueve ventas
concretas.
Por ltimo, hay confusiones que ensucian el nombre de Promocin:
Promocin no es igual a Regalo
Promocin no es igual a chicas bonitas con piernas largas
Promocin no es igual a juego, a diversin
Promocin no es igual a caravanas de autos dando vueltas por lugares concurridos
Estos son aspectos parciales, muy utilizados, pero no son Marketing Promocional.
Podemos hacer algunas igualdades que s son Promocin...
Promocin s es igual a impacto sobre ventas
Promocin s es igual a vnculo directo con el cliente
1
Promocin s es igual a control presupuestario

En la organizacin de un evento un factor relevante y que va implcito, es el tipo de


comida o bebidas que se ofrecer a los asistentes, para ello se debe tener en cuenta el
motivo y el estilo de la reunin, es decir los servicios alimentarios; La comida es, sin
duda, algo esencial y en el caso de los eventos, el catering ofrece una experiencia cada
vez ms sofisticada y exige un nivel de creatividad y originalidad mayor tanto en su
elaboracin como en su presentacin.2
Por lo tanto son la esencia, el xito, o el fracaso de un evento y dan el toque de
diferenciacin, elegancia y distincin. En el momento son la imagen de la empresa, su
proyeccin a clientes y asistentes.
1

(Cristin Sosa Barreneche-Artculo Estrategias de Marketing, 2002)


(Tendencias en servicios de catering en eventos, nmero 7)

17

La evolucin e innovacin en los servicios alimentarios es una tendencia mundial,


gracias a la globalizacin y el incremento del turismo internacional, se impusieron,
entre otras cosas, la proliferacin de escuelas de gastronoma y canales de televisin
abocados exclusivamente al tema, ha sido tan rpido su crecimiento que en Colombia
ya es conocido como el sector del Catering.

Tendencias mundiales en servicios de catering en eventos


Nuevas exigencias: Desde hace ya tiempo, el catering ha dejado de
ser simplemente un servicio de comida y bebida para empezar a incluir
otros elementos, como decoracin, ambientacin, contratacin de
personal, e incluso animacin. Esto se debe a que las expectativas de
los clientes van ms all de un men completo. Segn Sergi Amig de
Prats Fatj, a la hora de contratar un catering, se valoran factores como
la garanta de un servicio con la seguridad, la constante innovacin
tanto a nivel gastronmico como en la puesta de escena y decoracin
Ilustracin 0-1: Tendencias
Catering en Eventos

del evento.

Como en todo nuestro sector, se espera que el catering provea


soluciones, flexibilidad, adaptacin, ms que sea un simple proveedor
de servicios. Marta Alsina de Food & Mambo explica: La empresa busca un
catering en el que confiar pero sobretodo que les ayude en las mil ocasiones en
las cuales tienen un apuro, ya sea un coffee inesperado, el cumpleaos del jefe
que se les ha pasado.... Y es que hay empresas de catering que ya van mucho,
mucho ms all de su principal misin. Para Marta Ausn de Monastrell Catering
una empresa de catering asume la responsabilidad de coordinar y supervisar los
diferentes aspectos de una gestin global.
Comida ms sana: Primera tendencia: cada vez la gente es ms consciente de
la importancia de tener una dieta equilibrada, y lgicamente los catering se han
adaptado a ello. Tener una digestin fcil y rpida durante los eventos es muy
importante, comenta Marta Alsina cuya empresa, Food & Mambo, trabaja con
una dietista que propone platos sanos y equilibrados, sin frituras. Sergi Amig
aade que Prats Fatj ofrece almuerzos de trabajo o refrigerios en general
basados en alimentos sanos, poco salseados y con ausencia de alcohol en los
mens.
Comida rpida: La gente ahora tiene menos tiempo y ms prisa, comenta
Natalie de Trinchera de la empresa Home Chef. La comida rpida entra en las
reuniones pero no estamos hablando de hamburguesas, patatas fritas o
bocadillos clsicos sino de sndwiches de calidad, ensaladas y mens de picapica en lugar del tradicional men de dos platos, vino y postre.
Go mini: Otra tendencia: se tiende a ofrecer raciones ms pequeas. Comida
presentada en tamao mini como mini perros o hamburguesas, todo en
raciones ms reducidas. Por qu? Adems de la tendencia hacia lo saludable
(que incluye comer menos), esta opcin da a los invitados la oportunidad de
degustar una seleccin ms extensa.
Las empresas de catering se han vuelto ms creativas en la presentacin,
utilizando nuevos contenedores como vasos de Martini, tubos de ensayo,
pequeas cucharas ya preparadas para un bocado, bento box al estilo japons,
o contenedores de comida china.
Atraccin visual, olfativa y gustativa: La presentacin de la comida es
importante y el placer de comer empieza al ver un plato agradable, elegante, y
bien presentado. Lo importante es que sorprenda, que no vayas a una

18

inauguracin para probar unos canaps, sino que puedas disfrutar visual y
gustativamente de cosas diferentes, nuevas, afirma Marta Alsina. No olvidemos
la importancia de la calidad gastronmica: volvemos a valorarla tras un periodo
en el cual la esttica pareca primar. Gregori Vizcaino de Jubany Grup Events
comenta: Entendemos que se est superando una etapa en la que se valoraba
ms el diseo de los platos que el propio producto.
Se buscan sabores nuevos o no?: Si bien la demanda de novedad implica
una mayor exigencia de sabores nuevos o exticos, algunos profesionales
recuerdan que los sabores tradicionales siguen siendo esenciales. Segn Sergi
Amig, Cada vez ms se tiende a tematizar los eventos, consecuentemente a
nivel gastronmico se ampla el abanico de posibilidades incluyendo cocinas de
diferentes nacionalidades y continentes. As como se ha popularizado la comida
asitica, la tendencia ha virado hacia la cocina que proviene de los pases
rabes. Un ejemplo de nuevos sabores radicales son los platos con insectos que
el catering del Hotel Rey Juan I ofreci durante la entrega de los Premios
eventoplus. Marta Ausn de Monastrell Catering matiza esta apertura: Los tipos
de servicios siguen siendo muy estndar por relacionarse a unas franjas horarias
y propuestas de servicio muy concretas (breakfast-coffee break-brunch-lunchdinner-buffet). Prevalece la predileccin por la comida sana, la dieta
mediterrnea, la cocina asitica y, en mayor medida, la experimental o cocina de
autor, y es lgico puesto que siempre resulta complicado acertar con los gustos
de una mayora y no mucha gente se atreve a experimentar. Para Isabel Muoz
de Grup Matas Arnalot, no hay que reinventar la rueda: Se mantiene el gusto por
la cocina de mercado, se ve una tendencia a recuperar platos de nuestra cocina
tradicional y contemporalizarla a las exigencias actuales.
Cocina como actividad en los eventos: Gourmet donde se organizaron talleres
tematizados en un entorno gastronmico O cuando la cocina se transforma en
experiencia. Las empresas usan los talleres de cocina para transmitir sus
mensajes y ofrecer experiencias. En la ltima presentacin a clientes y prensa de
Yeti, con cena experiencial, se puso al grupo a cocinar juntos despus de la
presentacin de la agencia. Otro ejemplo es la presentacin de Meeting.
El Bulli Catering y Jubany GrupEvents nos recuerdan el potencial del Show
Cooking o catering-espectculo, un tipo de catering en el cual la comida se
prepara en directo ante los ojos de los asistentes antes de servirse directamente
en los platos. Una manera de ofrecer una experiencia divertida o espectacular y
3
de tranquilizar al comensal sobre la frescura de la comida .

En sntesis, las empresas de catering se han convertido en una excelente solucin para
la realizacin de cualquier evento, planeado o imprevisto, pues en alguna medida
garantizan el xito del evento, de un modo que implique innovacin, que est acorde
con el sector en el que se desenvuelve la empresa, y que garantice que el mensaje e
imagen que se quiera transmitir a los asistentes llegue a ellos de una forma clara y que
se posesione en sus mentes;

(Tendencias en servicios de catering en eventos, nmero 7)

19

El nuevo concepto del catering: entender y reforzar lo que el anfitrin quiere transmitir en el
evento
La gastronoma debe acompaar el evento: Hace tiempo el men no guardaba relacin con la
actividad que se realizaba en el evento, y los platos se seleccionaban en funcin de gustos
personales, sin necesidad de tener ningn vnculo con el motivo del encuentro. Pero hoy da la
cocina acompaa el concepto del evento, se alinea con sus objetivos, desde los ingredientes o
preparaciones elegidos, la manera de servirlos, etc. Si se abre un espacio innovador, se busca
que la cocina refuerce esa nocin. Si se presenta una empresa internacional, se internacionaliza
el men. Si en un evento corporativo la intencin es motivar al personal se busca entonces un
men interesante, que demuestre la valoracin que desea expresar la empresa.
Hoy por hoy, el catering ya ha dejado de ser la gastronoma del evento, sino que se propone
entender y reforzar aquello que desea comunicar el cliente, satisfaciendo sus necesidades y
4
deseos de manera creativa y sofisticada.

Tendencias de catering en Colombia

El auge del catering en Colombia est muy ligado al crecimiento gastronmico que
ltimamente se ha visto, se habla de que las demandas de insumos para este
mercado rondan los cinco billones de pesos,5 especialmente en Bogot con la entrada
de restaurantes de otros pases, ahora es comn encontrar fcilmente comida de
cualquier regin;
El Catering, Un Socio Clave
En el mundo de los eventos, la gastronoma toma cada vez mayor protagonismo. No
solo permite agasajar a los invitados y agradecerles, en cierta manera, su presencia,
sino que tambin engalana el momento propicio para que los ejecutivos entablen
conversaciones concernientes al xito de la reunin o puedan cerrar grandes negocios.

4
5

(Por Pablo di Lullo)


(Artega, marzo de 2008)

20

Actualmente, el auge del servicio de catering en Colombia se encuentra muy ligado al


incremento de certmenes nacionales e internacionales, razn por la cual ha tenido que
ajustarse con sus propuestas a las diferentes culturas tnicas de los comensales.
Cada tipo de evento tiene una especialidad y trae en ocasiones empresarios de
diferentes partes del mundo, por lo tanto, es necesario realizar un estudio estratgico
para cada uno. Por ejemplo, si hablamos de un lanzamiento de un producto al mercado
con clientes VIP (directivos, gerentes y dueos de empresa, entre otros), es importante,
en lo posible, tener una buena informacin de los gustos de cada uno, para hacer la
mejor opcin en el tema gastronmico, afirma Aldo Gutirrez, gerente consultor de la
empresa Estrategia Empresarial.
Por otro lado, se encuentran los congresos y convenciones, que tienen un manejo
diferente, pues por el volumen de asistentes, el servicio de catering debe tener otras
consideraciones, a partir de un plan bien definido para desarrollar un men que llene las
expectativas de los comensales, pero que tambin se encuentre acorde con el
presupuesto y el tiempo del cliente.
En el primer caso, dependiendo del nmero de personas, se pueden preparar platos con
sabores nuevos y exticos, ya que actualmente se cuenta con un amplio abanico de
posibilidades, entre ellas la cocina internacional, donde prevalece la dieta mediterrnea,
oriental, asitica y rabe, y la tendencia de la comida sana, con ensaladas ligeras,
pescados, carnes y verduras al vapor. Sin embargo, algunos se inclinan porque en este
tipo de eventos, los comensales degusten la comida tpica y tradicional, dependiendo de
la regin.
'' En los break, lo mejor es pensar siempre en algo ligero, que permita a los
participantes disfrutar el tiempo de descanso, pero tambin de la conferencia. Ferney
Gonzlez, coordinador de Catering de Colombia.6

El catering y los domicilios estn siendo una opcin para los restaurantes en pocas de
crisis, pues es una manera de generar ingresos extra para equiparar lo que se deja de
vender en el sitio, adems de convertirse en una estrategia de expansin del negocio
trae otros beneficios adicionales como; prestigio entre los comensales,
posicionamiento de la calidad del servicio, confianza con los clientes y difusin del
nombre del establecimiento.7 Restaurantes internacionales de la talla de Astrid y
Gastn ya lo estn poniendo en prctica.
Las soluciones en catering que han ido crendose y fortalecindose en el Pas, han
forjado una identidad de un servicio de altos estndares de calidad y a la altura de los
requerimientos de empresas y organizaciones que hacen presencia no solo en el Pas
sino fuera de l. Esto se convierte en sntoma de que la calidad del servicio de catering
colombiano obedece a las mejores corrientes y cualidades del perfil internacional del
sector8.

(Catering, un socio clave, 2008)


(Del restaurante a la casa, marzo de 2008)
8
(Eventualidad a la orden del da, diciembre de 2009)
7

21

1.4 Planteamiento del problema


Las grandes empresas comerciales ya tienen claro que las estrategias de mercadeo y
publicidad como las campaas publicitarias y la organizacin de eventos, les dan muy
buenos resultados. Sin embargo las pequeas y medianas empresas, PYMES,
pertenecientes a este sector de la economa, se estn dando cuenta de que la
estrategia de los eventos empresariales es una buena opcin para ellas ya que se
acomoda ms a su presupuesto y pueden ajustar el evento a su conveniencia.
Las empresas grandes por su alto nivel de operaciones y a pesar de tener un
departamento de gestin humana que coordina estas actividades, no se dedican a la
planificacin ni a la organizacin de los eventos, pues es una actividad que no es el
foco de la empresa, que demanda muchos esfuerzos y recursos, y que distrae y quita
mucho tiempo de sus tareas a la persona que se encargue de ello.
Uno de los principales objetivos de la investigacin de mercados que se realizar, ser
reafirmar la suposicin que aunque las PYMES, por no tener un presupuesto para
eventos o campaas de publicidad optaron ellas mismas por la organizacin de sus
eventos, pero sin garantizar el xito de ste, ocasionndoles prdidas innecesarias de
recursos.
En respuesta a esta situacin se crearon las empresas organizadoras de eventos que
proporcionan una solucin parcial al problema, pues en su mayora no prestan un
servicio integral de organizar el evento, proporcionar los servicios alimentarios, y
adems encargarse de todos los detalles y actividades de apoyo que ste requiera,
pues ofrecen un portafolio limitado de servicios obligando al cliente a que l se
acomode en vez de ofrecerle lo que l desee. Ocasionndole una prdida de tiempo al
tener que buscar los diferentes componentes de su evento, exponindose a que la
logstica no est bien coordinada y algn proveedor incumpla haciendo de su evento
un fracaso. En el caso de las empresas que prestan el servicio integral lo hacen a un
costo bastante elevado inalcanzable para las pequeas empresas.
Para las grandes empresas que tenan contrato con agencias de publicidad y
comunicaciones, esto ya dej de ser un problema pues al percibir la necesidad se estn
diversificando para ofrecer un servicio integral a sus clientes, que adems es un
servicio con gran demanda9.
Parece que las grandes compaas ya tienen una opcin para solucionar la situacin,
pero en el mercado las empresa de eventos no proporcionan soluciones integrales
respecto a la organizacin de eventos empresariales dirigidas a las PYMES del sector
comercial en la economa de Bogot, ya sea porque piensan que no les interesa o
porque no realizan eventos del tamao que ellas requieren, y es en este nicho dnde
est tomando fuerza esta estrategia comercial.

(Revista Semana.com- Organizacin de Eventos)

22

1.5 Formulacin del problema


En la ciudad de Bogot las empresas estn buscando cada vez ms los servicios de un
tercero como una solucin para la organizacin de sus eventos, en respuesta a ello
algunos restaurantes o nuevas empresas creadas para tal fin ofrecen servicios
alimentarios para cubrir esta demanda, sin embargo lo hacen en sus propias
instalaciones o con su propia comida, las opciones ofrecidas a las PYMES son un poco
ms limitadas, es difcil encontrar en el mercado una empresa que les ofrezca un
servicio que adems de realizar el evento en el sitio que el cliente elija, de acuerdo a
un portafolio ofrecido, le d la posibilidad de escoger el tipo de comida de un listado
de restaurantes de alto nivel ya posicionados en el mercado, y adems ofrecer
servicios como la ambientacin del lugar, herramientas y equipos necesarios para la
actividad, personal capacitado para la atencin del evento, y actividades ldicas de
apoyo para los asistentes, todo a un costo que ellas puedan pagar.
Este es un servicio que aunque se ofrece a las grandes empresas, tiene un costo muy
elevado que no se ajusta ni al tamao ni al presupuesto de las pequeas y medianas
empresas.
Actualmente el cliente es el que debe organizar cada elemento de su evento buscando
en el mercado diferentes empresas que le ofrezcan lo que l quiere, en Bogot se
encuentran registradas 60 empresas en la cmara de comercio dedicadas a la
organizacin de eventos y 140 empresas de catering10, cada una se dedica a un
segmento particular del mercado y promociona sus servicios de distintas formas, ya
sea va Internet, pginas amarillas, folletos, u otros medios. Las empresas de catering
prestan nicamente los servicios de alimentacin y no intervienen en otros aspectos
de la organizacin del evento.
En respuesta a lo anterior se quiere crear una empresa de catering y organizacin de
eventos que ofrezca soluciones integradas; personalizadas, novedosas, giles y
confiables totalmente asesoradas por profesionales en el tema a unos costos
accesibles.

10

(Registo Cmara de Comercio de Bogot)

23

1.6

Justificacin

Actualmente el pas est sufriendo una situacin de desempleo bastante alta, 12% en
total11, algunas de sus consecuencias es que la demanda de nuevos profesionales es
muy superior en el mercado laboral a la oferta de trabajo, por ello profesionales con
alta formacin acadmica como la que ofrece la Pontificia Universidad Javeriana,
deben pensar en otras alternativas para contribuir a solucionar el problema, una de
ellas es la creacin de empresas para generar empleo.
Las herramientas que ofrece la Carrera de Administracin de Empresas son excelentes
para pensar en crear empresa en el Pas, por esto la idea de negocio presentada a
continuacin pretende adems de contribuir con el Pas, dar solucin a una
problemtica que no est del todo resuelta, es ah donde se encuentra una
oportunidad para generar ideas novedosas y diferenciadas para cubrir una necesidad
empresarial inicialmente en la Capital del Pas.
Bogot es un es una plaza empresarial importante, no slo en el mbito nacional sino
en el mbito internacional, este desarrollo econmico de la ciudad resulta
fundamental, teniendo en cuenta que los clientes potenciales del proyecto sern las
empresas ubicadas en sta:
Bogot es el centro empresarial del pas y la regin con el mayor nmero de
empresas; representa el doble de las de Antioquia y Valle del Cauca juntas. Adems,
concentra el 65,3% del valor de la inversin empresarial nacional, superior a la de
Antioqua (13,8%) y la del Valle del Cauca (6,9%). De las 543 mil empresas registradas
en el nivel nacional, en Bogot se encuentra el 36%, el 78% de las empresas grandes
(con activos de ms de 15.000 salarios mnimos mensuales legales vigentes y ms de
200 empleados), el 79% de las medianas (con activos entre 5.001 y 15.000 salarios
mnimos mensuales legales vigentes y entre 51 y 200 empleados), el 71% de las
pequeas (con activos entre 501 y 5000 salarios mnimos mensuales legales vigentes y
entre 11 y 50 empleados); y el 34% de la microempresa (con activos de menos de 501
salarios mnimos mensuales legales vigentes y 10 empleados o menos).
La Economa de Bogot est basada principalmente la industria, comercio y los
servicios financieros y empresariales, es la octava ciudad para hacer negocios en
Amrica Latina en 2008. Adems de tener unas cifras actuales favorables, cuenta con
una buena perspectiva en el mbito empresarial hacia futuro, ya que se calcula que al
ao nacen 53 mil empresas en Bogot y se liquidan 16 mil12.
Crear una empresa que proporcione soluciones integrales en la organizacin de
eventos empresariales, que adems ofrezca un excelente servicio de catering, e
integre los mejores proveedores del sector para entregar no slo un servicio, si no

11
12

(Departamento Administrativo Nacional de Estadstica- DANE, 2010)


(Perfil Empresarial de Bogot y Cundinamarca, 2009)

24

todo un equipo, logstico, de comunicacin, de administracin, de reduccin de costos,


entre otros, solucionando todas las necesidades del cliente.
Nuestros clientes potenciales buscan obtener un proveedor integral de eventos que les
brinde un servicio de consultora a la medida, para cada uno de sus eventos.
Despus de la presentacin del Plan de Negocio se analizar si es viable.

25

1.7 Marco terico


Dado el enfoque del proyecto, se va a realizar el estudio abarcando todos los aspectos
requeridos en el anlisis de creacin de un sistema empresarial, no slo limitndose al
anlisis del proceso y a la propuesta de un sistema logstico que de solucin al
problema, se realizar tomando como base la metodologa utilizada en un Plan de
Negocios;
Un plan de negocio es un documento escrito, preparado por el
empresario muchas veces, que estudia en detalle todas las facetas de
oportunidad de negocio en consideracin y que busca ante todo reducir
el riesgo del proyecto. El plan de negocio se prepara cuidadosamente y
con realismo tanto por razones internas como externas.
Las razones internas ms importantes que justifican la elaboracin del
plan son:

Permite hacer una evaluacin real del potencial de la oportunidad de


negocio
Determina las variables crticas del negocio, o sea aquellas cuyas
fluctuaciones podra afectar sustancialmente el proyecto
Determina las variables que exigen control permanente
Permite identificar supuestos fatales para el xito del negocio
Permite evaluar varios escenarios y varias estrategias de operacin de
proyecto
Brinda la posibilidad de explicar, justificar, proyectar y evaluar los
supuestos de base del negocio
Permite reducir los riesgos del proyecto, al tomar decisiones con ms
informacin y de mejor calidad
Establece un plan estratgico para la empresa y una serie de metas que
permite evaluar el desarrollo del plan estratgico
Entrega al empresario el primer presupuesto y con ello la primera
herramienta administrativa de la empresa
Da posible soluciones a potenciales dificultades que la empresa pueda
enfrentar
Permite Conocer en detalle todas las facetas del negocio y en muchos
casos entrenarse en esas reas
Evala el estado actual y futuro de la empresa y del entorno en donde
operar
Establece objetivos y metas de corto y largo plazo
Define los requerimientos de recursos de todo tipo en un panorama de
tiempo y de las formas de consecucin de ellos
Muestra la capacidad empresarial del empresario

26

Entre las razones externas que justifican el plan de negocio estn:

Es una herramienta absolutamente necesaria para la bsqueda y


consecucin de los recursos del proyecto, especialmente para los
recursos financieros. Toda entidad de crdito inversionista, accionista, o
toda compaa capital de riesgo, lo primero que exige para analizar el
negocio es el plan de negocio
Ayuda a la consecucin de proveedores y clientes
Permite conocer el entorno en el cual se va a desarrollar el negocio

Todo Plan de negocios consta de las siguientes componentes:


Anlisis de mercado: Tiene como objetivo central, determinar con un buen nivel de
confianza los siguientes aspectos:

La existencia real de clientes con pedidos para los productos o servicios que van a
producirse
La disposicin de ellos para pagar el precio establecido
La determinacin de la cantidad de demanda en trminos de poder elaborar una
proyeccin de ventas
La aceptacin de las formas de pago
La valides del mecanismo de mercado y venta previstos
La identificacin de los canales de distribucin que se van a usar
La identificacin de las ventajas y desventajas competitivas
Este anlisis de mercado incluye, claro est el anlisis del entorno y comercial, en el
cual se va a mover el nuevo negocio.
El anlisis Tcnico: Tiene como objetivo central definir la posibilidad de lograr el
producto o servicio deseado en la cantidad con la calidad y el costo requerido. Esto
origina la necesidad de identificar procesos productivos productores de materias
primas equipos tecnologa, recursos humanos, suministros, sistemas de control,
formas de operacin, consumos unitarios de materia prima e insumos y servicio
distribucin de planta de equipos requerimientos de capacidad de recursos humanos,
etc. En resumen debe definir la posibilidad de producir lo que se ha planteado en el
anlisis de mercado.
El anlisis administrativo: tiene como objetivo central definir las necesidades de
perfil del grupo empresarial y del personal que el negocio exige las estructuras y los
estilos de direccin los mecanismos de control, las polticas de administracin de
personal y de participacin del grupo empresarial en la gestin y en los resultados, y,
claro est la posibilidad de contar con todos estos elementos.
El anlisis legal y social: tiene como objetivo definir la posibilidad legal y social que
existe para que el negocio establezca y opere temas como permisos reglamentaciones
leyes, efectos sociales, tipo de sociedad, responsabilidades entre otros, deben
estudiarse detalladamente para visualizar la factibilidad para cumplir estos
requerimientos legales y evitar las incidencias negativas sobre la comunidad.

27

El anlisis econmico: tiene como objetivo central determinar las caractersticas


econmicos del proyecto; para ello hay una necesidad de identificar las necesidades
de inversin, los ingresos, los costos, los gastos, la utilidad los puntos de equilibrio
contable, y econmico y determinar la posibilidad que al vender el producto al precio
establecido el negocio deje un excedente adecuado.
El anlisis financiero: tiene como objetivo central determinar las necesidades de
recursos financieros, la fuente y las condiciones de estas y las posibilidades reales de
acceso a las mismas.
Anlisis de riegos e intangibles: Trata de analizar los efectos que cambios
potenciales en las variables bsicas del proyecto puede generar en sus indicadores de
factibilidad. Igualmente analiza al menos cualitativamente, aquellas variables que no
han podido ser incluidas en todas las etapas anteriores y determina que dificultades
pueden crear aquella en el futuro del negocio.
La evaluacin integral del proyecto: tiene como objetivo central determinar los
indicadores de factibilidad del proyecto, el efecto, mediante el anlisis de sensibilidad,
qu cambios en las distintas variables del proyecto puedan tener en esa evaluacin.13

13

(VARELA, 2002)

28

1.8 Marco conceptual

Actividades outdoor: actividades al aire libre para motivar e infundir valores


organizacionales a los colaboradores de una empresa en base a una buena
comunicacin interna

Bar tender: persona que atiende a los clientes en la barra de un bar, sirve y
prepara cocteles

Benchmarking: comparacin de la empresa con las mejores prcticas usadas


por las empresas lderes del sector

Catering: Se denomina catering o cterin, en su grafa castellanizada, al servicio


de alimentacin institucional o alimentacin colectiva que provee una cantidad
determinada de comida y bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diversa
ndole14.

Cliente externo: persona que no pertenece a la empresa y compra los


productos o servicios ofrecidos

Estrategias de CRM: modelo de gestin de toda la organizacin, basada en la


orientacin al cliente u orientacin al mercado

Feedback: retroalimentacin

ndice de precios al consumidor (IPC): indicador econmico de la inflacin que


estudia los gastos de consumo final de los hogares.15

Inflacin: Por definicin se trata del crecimiento generalizado y continuo de los


precios de los bienes y servicios de una economa, el fenmeno contrario, es decir
la cada generalizada y continua de los mismos precios, se denomina deflacin. 16

Informacin primaria: informacin reunida con un propsito especfico

Informacin secundaria: informacin que ya ha sido recopilada por otros para


otros fines

Investigacin cualitativa: anlisis de los hbitos, las costumbres y los modos de


actuar de los hombres y mujeres en general

Investigacin cuantitativa: estudios que apuntan a la medicin, a la utilizacin


de tcnicas estadsticas, al lenguaje matemtico en general

14

(Wikipedia, 2010)
(Departamento Administrativo Nacional de Estadstica- DANE, 2010)
16
(Departamento Administrativo Nacional de Estadstica- DANE, 2010)
15

29


Investigacin de mercados: es el proceso de recopilacin, procesamiento y
anlisis de informacin, respecto a temas relacionados con la mercadotecnia,
como: clientes, competidores y el mercado. La investigacin de mercados puede
ayudar a crear el plan estratgico de la empresa, preparar el lanzamiento de un
producto o soportar el desarrollo de los productos lanzados dependiendo del ciclo
de vida. Con la investigacin de mercados, las compaas pueden aprender ms
sobre los clientes en curso y potenciales17

Mercado: en la terminologa econmica un mercado es el rea dentro de la


cual los vendedores y los compradores de una mercanca mantienen estrechas
relaciones comerciales

Marketing: segn Philip Kotler (considerado por algunos padre del marketing)
es el proceso social y administrativo por el cual los grupos e individuos satisfacen
sus necesidades al crear e intercambiar bienes y servicios

Mercado objetivo: destinatario ideal de una determinada campaa, producto o


servicio

Momentos de verdad: cualquier aproximacin que el cliente tenga con la


empresa

PIB: producto Interno Bruto

Plan de Negocio: Documento escrito que destaca los objetivos de una empresa
en fase de creacin o de desarrollo (para una nueva actividad), recopilando todo la
informacin (equipo gestor, actividad, mercado, plan financiero,...)

PYMES: pequeas y medianas empresas

Rally: competencia de resistencia, en grupos realizando pruebas para buscar un


objetivo comn

Segmentacin del mercado: Es el proceso que consiste en dividir el mercado


total de un bien o servicio en grupos ms pequeos, de modo que los miembros de
cada uno sean semejantes en los factores que repercuten en la demanda18.

Servicio: En marketing (mercadotecnia) un servicio es un conjunto de


actividades que buscan responder a una o ms necesidades de un cliente. Se define
un marco en donde las actividades se desarrollarn con la idea de fijar una
expectativa en el resultado de stas. Es el equivalente no material de un bien. La
presentacin de un servicio no resulta en posesin, y as es como un servicio se
diferencia de proveer un bien fsico.19

17

(Wikipedia, 2010)
Fuente especificada no vlida.
19
(Google.com: Definicin concepto de servicios)
18

30

1.9

Objetivos

Con el presente estudio se pretende responder y dar salida a los siguientes aspectos
para determinar la viabilidad de este proyecto.

1.9.1 Objetivo General


Mediante la realizacin de un plan de negocios determinar la viabilidad para crear una
Empresa de Servicios Integrales de valor agregado que integre servicios de Catering,
Organizacin de Eventos Empresariales, y servicios complementarios. Integrando
proveedores de diferentes sectores para cubrir cada aspecto del desarrollo de un
evento empresarial, para atender a las pequeas, y medianas empresas
pertenecientes al sector comercial en la ciudad de Bogot.

Ilustracin 2: Logstica Empresa


Fuente: Elaboracin propia

1.9.2 Objetivos Especficos

Estudiar el sector para determinar oportunidades y amenazas de la Empresa

Determinar el mercado potencial y el mercado objetivo al que se dirigir la


Empresa

Realizar un anlisis de mercado para descubrir las principales tendencias de


la realizacin de eventos, la posible aplicacin en el mercado local y el anlisis
de la categora en Bogot

31

Identificar al competidor ms fuerte del mercado y realizar un benchmarking


respecto a los tres lderes

Establecer estrategias de comunicacin y penetracin en el mercado objetivo

Definir el modelo organizacional de la Empresa

Definir el modelo operativo de la empresa

Conformar el portafolio de servicios de la Empresa

Establecer el sistema organizacional, perfil empresarial y estilo de direccin


que se va a implementar

Establecer las fuentes de reclutamiento y los procesos de seleccin y


contratacin

Realizar un modelo financiero y de ventas proyectado a cinco aos, establecer


las polticas de cartera

Determinar la factibilidad del proyecto

Establecer los parmetros necesarios para conformar la empresa

32

Captulo II
2. Estudio de mercado
Con el anlisis de mercado se pretende estudiar todo el ambiente que rodear a la
Empresa en diversos aspectos como el entorno legal, econmico y tecnolgico para
analizar su viabilidad econmica. Tambin recoger informacin sobre los clientes, los
competidores y el mercado.
El objetivo de este estudio de mercadeo es obtener informacin sobre las condiciones
del mercado para tomar las decisiones y realizar las estrategias ms acertadas al
inters del proyecto. El tipo de informacin recolectada debe mostrar;

El sector en el que se desenvolver la Empresa

El mercado potencial, mostrar si es un nmero suficiente para tomarlo como


demanda de los servicios que se ofrecern

Las principales empresas que actuarn como competencia directa, determinar


su participacin en el mercado y realizar un benchmarking con respecto a las
tres empresas lderes del sector

Definir los servicios complementarios que la Empresa podr ofrecer como valor
agregado, que la competencia no ofrecen

33

2.1

Anlisis del Sector

El sector que se analizar es el terciario o de servicios, dentro de l el de otros


servicios, especficamente empresas de catering y organizacin de eventos, de ste se
analizar el aspecto econmico, poltico, socio-cultural y tecnolgico, para realizar una
aproximacin al ambiente en el que la empresa se desenvolver, y poder definir qu
tipo de amenazas y oportunidades se encuentran en el macro entorno en el que estar
inmersa.
Actualmente en Bogot se encuentran registradas 60 empresas en la Cmara de
Comercio de Bogot dedicadas a la organizacin de eventos y 140 empresas de
catering20, distribuidas de la siguiente manera: 19 empresas grandes, 52 empresas
medianas, 64 empresas pequeas y 5 microempresas y en el ao 2008 generaron $
2.837.564.90321 para el sector22.
Cada una se dedica a un segmento particular del mercado y promociona sus servicios
de distintas formas, ya sea va Internet, pginas amarillas, folletos dirigidos a sus
clientes, u otros medios. Las empresas de catering prestan nicamente los servicios de
alimentacin y no intervienen en otros aspectos de la organizacin del evento.
En el caso de las empresas que realizan promocin a travs de Internet, stas no
brindan la totalidad de informacin necesaria al cliente, especialmente los precios de
los productos y servicios prestados.

Participacin de Bogot en el total de empresas del pas


Bogot
36,7%
Otros departamentos
28,5%
Antioquia
15,4%
Valle del cauca
10,3%
Tolima
3,6%
Santander
3,3%
Cundinamarca
1,2%
Atlntico
1,0%

Tabla 1: Participacin de Bogot


Fuente: Cmara de Comercio de Bogot, 2003

20

(Cmara de comercio de Bogot -Registro)


(Portafolio.com.co-El portal de Economa y Negocios)
22
(Portafolio.com.co-El portal de Economa y Negocios)
21

34

Participacin de Bogot en el total de empresas del pas

3,6%

1,0%

3,3%

10,3%

28,5%

Tolima
Atlntico

15,4%

Santander
Valle del cauca

Antioquia
Cundinamarca

36,7%
1,2%

Bogot
Otros departamentos

Ilustracin 3: Participacin Bogot


Fuente: Cmara de Comercio de Bogot, 2003

2.1.1

Entorno Econmico

Actividad econmica de las empresas creadas en Bogot - Cundinamarca, primer


semestre 2010
En los seis primeros meses de 2010, la creacin de ms de 34 mil empresas, con una
inversin de $1,6 billones, corrobora la fortaleza y atractividad del mercado de la regin
Bogot Cundinamarca para la localizacin y el desarrollo de las actividades
productivas, especialmente en la prestacin de servicios personales y empresariales, en
la industria y el comercio Bogot - Cundinamarca es la regin ms atractiva por el
tamao de su poblacin, la plataforma de infraestructura, logstica y de conectividad,
as como las destrezas del recurso humano y el poder de compra de sus habitantes. Se
destaca la creacin de 105 sociedades extranjeras, 13% ms que en igual perodo de
2009, porque consolida a Bogot como la ciudad con ms empresas con capital
extranjero en el pas (1.030 empresas).23

23

(Mercantil, 2010)

35

Actividad econmica de las empresas creadas en


Bogot - Cundinamarca, primer semestre 2010
Servicios
Comercio
Industria
Construccin
Agricultura y pesca
Minas y canteras

41%
38%
13%
5%
2%
1%

Tabla 2: Actividad econmica de las Empresas en Bogot


Fuente: Registro mercantil

Actividad econmica de las empresas creadas en Bogot - Cundinamarca, primer


semestre 2010

1%

2%
5%

Industria
13%

Comercio
Servicios

41%

Minas y canteras
Agricultura y pesca
38%

Construccin

Ilustracin 4: Actividad Econmica de las empresas creadas en Bogot


Fuente: Registro mercantil Cmara de Comercio de Bogot

36

Nmero de empresas en Bogot ao 2000-2007

Nmero de Empresas en Bogot ao 2000-2007


Regin

Microempresa

Pequea

Mediana

Grande

Bogot y Cundinamarca

178.680

20.357

3.704

3.103

Bogot

192.144

43.073

36.689

8.094

Cundinamarca

6.536

94

15

Tabla 3 Nmero de empresas en Bogot, 2000-2007. Fuente: Cmara de Comercio de Bogot

Nmero de Empresas en Bogot

400.000
350.000
300.000
250.000

192.144

200.000
150.000
100.000

178.680

50.000

43.073

Microempresa

20.357

36.689

Pequea

Mediana

Bogot y Cundinamarca

3.103
3.704

Grande

8.094

Bogot

Ilustracin 5: Nmero de empresas en Bogot. Fuente: Elaboracin propia

De las 280.000 empresas formalizadas en Bogot, registradas en la Cmara de


Comercio de Bogot, el 69% son microempresas, el 15% pequeas empresas, el 13%
medianas y el restante 3% son empresas grandes.
De acuerdo al tipo de actividad o especializacin que tienen, las MIPYMES en Colombia
estn distribuidas de la siguiente manera:

37

Distribucin de la PYMES
8% 2%
8%

28%

10%
19%

Servicios

Comercio

Industria

Construccin

25%

Agricultura, ganadera y pesca

Servicios finacieros

Minera

Ilustracin 6: Distribucin de las PYMES. Fuente: Estudio, La MIPYMES en Colombia, Diagnstico general y acceso a los servicios
financieros

Esta grfica refleja que en Bogot tienen una gran importancia en el mercado las
PYMES, pequeas y medianas empresas pues representan aproximadamente la mitad
de las empresas comerciales de la Ciudad.
Segn el estudio La PYMES en Colombia, Diagnstico general y acceso a los servicios
financieros, los sectores ms activos son, en las empresas medianas el comercio y la
industria manufacturera, y en las pequeas el comercio y los servicios.
Lo que quiere decir que en total 79.762 empresas son PYMES, de las cuales, 22.333
pertenecen al sector servicios y 19.941 pertenecen al sector comercio, por lo tanto
42.274 PYMES son empresas formalizadas pertenecientes al sector del comercio y
servicios en la ciudad de Bogot.

Bogot genera el 40% de toda la actividad productiva del pas

La ciudad cuenta con 280 mil empresas formalizadas,


convirtindola en el centro de negocios ms importante y la
ciudad que ms contribuye al Producto Interno Bruto (PIB) del
pas, seguida por Medelln, Cali y Barranquilla, as lo asegur,
Mauricio Molina, director del programa Bogot Emprende de la
Cmara de Comercio de Bogot.

Ilustracin 7: Bogot
Productiva

Segn el estudio GEM (Global Entrepreneurship Monitor) que se


realiza anualmente sobre la actividad emprendedora en ms de 50 pases
en el mundo, en Bogot existe una actitud muy positiva y proactiva
para iniciar actividades emprendedoras.

38

El apoyo empresarial a los bogotanos ha hecho posible la creacin de ms


de 6.000 empresas en la capital. El presupuesto destinado para llevar a
cabo Bogot Emprende es de 4.000 millones de pesos anuales. Se estima
en este 2010 se invertir cerca de 4.800 millones de pesos.
En Bogot las actividades que ms emprenden los ciudadanos son las de
servicios personales a empresas, comercio minorista y por ltimo las
industriales que son ms complejas y exige mayor inversin.
"S Bogot fuera un pas sera la sptima economa ms grande e
importante de Amrica Latina por las dimensiones que tiene como del
mercado potencial, la enorme demanda y una capacidad productiva muy
importante", asegur, Molina.
Para mantener el emprendimiento, orientar y evitar que las nuevas
empresas no pasen por dificultades y ni a la liquidacin, la Administracin
Distrital junto con la Cmara de Comercio de Bogot, crearon el Centro de
Emprendimiento para ofrecer servicios y soluciones prcticas y tiles para
los emprendedores y empresarios de la ciudad que quieran crear, crecer y
consolidar empresa.
"Existe anualmente un alto nmero de personas interesadas en crear
empresa pero tambin indica que se debe a una situacin coyuntural y de
necesidad y no a una oportunidad que las personas detectan y planifican
hasta convertirlas en empresa", afirm el Director del programa Bogot
Emprende.
Segn Molina, existe una alta tasa de emprendimiento en la ciudad,
puesto que cada vez hay una mayor conciencia y claridad que el
emprendimiento es una opcin de vida, puede permitirle a una persona
auto realizarse y tener una estabilidad econmica.

Sobre Colombia
Segn los estudios de GEM, entregados desde hace un mes a la Cmara
de Comercio de Bogot, Colombia es el tercer pas con mayor actividad
emprendedora despus de Bolivia, Per y seguido por Angola, Repblica
Dominicana, Ecuador y Argentina.
El 24.5% de la poblacin econmicamente activa est vinculada en un
proceso de creacin de empresa en el pas, en Estados Unidos est en el
12%, en pases europeos como Espaa est por el orden del 10%,
Alemania por el 5% igual que Italia. "En estos pases hay menos actividad
emprendedora, pero las empresas que se crean son muy estables
sostenible y contribuyen de una manera importante al ingreso per-cpita2,
24
seal Molina .

El artculo anterior muestra un buen panorama general para los nuevos empresarios
en Bogot, pues es una plaza muy grande en la que continuamente existe movimiento

24

(Bogot Positiva)

39

comercial, las condiciones son propicias y an hay necesidades de consumidores que


no estn cubiertas, algunas de las que se pretende cubrir con este proyecto.
El Banco Mundial y la Corporacin Financiera Internacional, Doing Bussines 2010, en
su reporte a junio de 2009 ubic a Colombia en el puesto 37 entre 183 economas,
como uno de los pases de mejor ambiente para hacer negocios, considerando
aspectos relativo a ciclo de vida de una empresa: creacin, operacin y cierre.25
Segn Fernando Caldern, Gerente Comercial de Compass Group, el catering es un
sector en constante crecimiento en el que se halla un mercado por explotar
relativamente nuevo con un gran potencial de desarrollo e innovacin; el cul ha
crecido entre un 8% y un 10% en los ltimos aos;

Catering y eventos, su carta en otro lugar


Si est buscando cmo rentabilizar las horas en las que su restaurante no
opera, brale las puertas de su establecimiento a la organizacin de
eventos y al servicio de catering. Dos alternativas que organizadas
adecuadamente pueden aumentar sus ingresos y posicionar su marca.
Cada vez los restaurantes amplan ms sus lneas de negocio y se
vuelcan hacia alternativas que les permitan incrementar sus ganancias,
posicionar su maca y atender nuevos nichos de mercado. Uno de estos
frentes es la organizacin de eventos y el servicio de catering.
Aunque esta lnea generalmente ha sido exclusividad de las casas de
banquetes y las empresas especializadas en ello, Catalina Osorio, experta
en catering y asesora de nuevos restaurantes, explica que la tendencia
actual de las personas es comer mejor eso incluye todas las situaciones y
lugares de su vida. Es as como contar con buenos platos gourmet es una
necesidad latente que su restaurante puede suplir ms all de sus
instalaciones fsicas.
Con la implementacin de este servicio, el restaurante tiene la posibilidad
de darse a conocer ms, experimentar con platos y servicios diferentes a
los que est probando en el da a da. El chef puede crear nuevas
propuestas gastronmicas y el restaurante, mantenerse a la vanguardia,
26
indica la especialista .
Lo que muestra que los restaurantes estn explorando otras opciones que
les resultan rentables y funcionan como una buena estrategia para
introducirse en nuevos mercados con nuevos productos, o simplemente
posicionarse an ms en la mente de sus consumidores actuales. Lo que
hace ms fcil y abre las puertas a esta propuesta.
Como es el caso de Ventolini, que es un reconocido proveedor de
productos horneados, heladera, repostera rpida y aderezos de sal y
dulce. La base de sus operaciones est en Cali dnde actualmente
atiende a ms de 40 establecimientos entre restaurantes, hoteles, clubes,

25
26

Fuente especificada no vlida.


Fuente especificada no vlida.

40

libreras fruteras y cafeteras, y operan directamente en 17 locales


comerciales con puntos de venta para el consumidor final.
Ventolini est interesado en tener un socio operador para expandir la
27
distribucin de sus productos en todo el pas.

PIB por ramas de actividad econmica a precios constantes de ao 2000, a 2007


Servicios sociales, personales y comunales
Comercio, reparacin, restaurantes y hoteles
Industria
Otros
Transporte, almacenamiento y comunicacin
Construccin
Electricidad, gas y agua
Minera
Agropecuario, silvicultura, caza y pesca
Total

14.590.520
11.725.852
10.306.999
6.304.093
4.739.343
3.303.530
1.567.493
123.104
94.561
71.695.634

Fuente: DANE, Cuenta s econmi ca s depa rta menta l es 2009

Tabla 4: PIB por ramas de actividad econmica. Fuente: DANE, cuentas econmicas departamentales 2009

Distribucin del PIB por ramas de actividad en Bogot a

Distribucin del PIB por ramas de actividad en Bogot, ao 2007p


30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%

26%
20%
16%

14%
5%
0%

0%

7%

0%

Ilustracin 8: Distribucin PIB por ramas de actividad 2007. Fuente: Elaboracin propia
27

Fuente especificada no vlida.

41

Si se toma como base la anterior informacin y la distribucin del PIB por ramas de
actividad en Bogot, se visualiza que el sector del comercio, reparacin, restaurantes y
hoteles en Bogot tiene una buena participacin, contando con el 16% lo que quiere
decir que se est generando movimiento econmico;
En 2005, los bienes de consumo lideraron la produccin industrial, seguidos por

los bienes intermedios y de capital, 44 de las 248 mil empresas con que cuenta Bogot,
el 78% se encuentran vinculadas a actividades de servicios, contribuyendo con el 76%
del empleo y el 79% del PIB.28
A continuacin se presenta el balance de la situacin econmica del comercio en
Bogot del ao 2008 al ao 2009;

60

Balance de la situacin econmica del comercio en Bogot


2008-2009

50
40

30
20
10
0
2008

2009

La

Ilustracin 9: Balance de la situacin econmica del comercio en Bogot 2008-2009. Fuente: Encuesta de opinin empresarial
Fedesarrollo 2009

economa en Colombia, y especialmente en la ciudad de Bogot est mejorando, y


cada vez ms ojos extranjeros dirigen su mirada hacia este mercado, segn
informacin del Banco de la Repblica, al ao 2008 la inversin extranjera directa en
Colombia fue de U$ 10.564 millones, y la participacin de sta al ao 2009 fue del 77%
en Bogot, siendo Espaa el Pas que ms flujo de fondos enva a Colombia con U$ 550
millones. Este 77% invertido en Bogot se distribuye entre los diferentes sectores de la
siguiente manera:

28

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

42

Sectores de destino de la Inversin Extranjera Directa* en Bogot-Cundinamarca, 2009

Inmobiliaria;
12%
Comercio ; 14%

Industria; 26%

Transporte; 15%

Financiero; 21%

Ilustracin 10: Sectores de destino de la inversin extranjera directa en Bogot- Cundinamarca, 2009. Fuente: Banco de La
Repblica *No incluye inversin en petrleos ni en portafolio

Con lo que se puede concluir que habr ms empresas en Bogot; su ubicacin


geogrfica, que hace de la ciudad un punto estratgico en trminos logsticos, ya que
el transporte de mercanca hacia otros lugares del pas es relativamente rpido. De
igual manera se facilita el abastecimiento de materias primas para el sector industrial
en la ciudad, por su cercana a regiones agrcolas como los Llanos Orientales. Por todo
esto, varias compaas multinacionales han establecido su operacin regional all
durante las ltimas dcadas. Sin embargo, la distancia respecto a los puertos
disminuyen las ventajas competitivas para exportar productos industriales. Es as que
los servicios (incluyendo las telecomunicaciones y el comercio), estn ganando
participacin frente a la industria29.
En Bogot se adelantan proyectos para atraer a la inversin extranjera directa, como lo
es el Proyecto Invest in Bogot, de promocin de inversiones, Este programa tuvo su
origen en el Consejo Regional de Competitividad y es uno de los proyectos para lograr
el objetivo estratgico de posicionar a Bogot y Cundinamarca como uno de los
mejores destinos de inversin en Latinoamrica. Gracias a un convenio suscrito entre
la Cmara de Comercio de Bogot y la Agencia

29

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

43

Buenos Aires

Sao Paulo

Bogot

Santiago

C. Mxico
Estructura de Costos

1,64

1,23

0,81

1,2

1,78

1,55

1,45

0,93

1,01

0,82

0,79

1,18
Disponibilidad y calificacin RH

0,88

1,19

1,05
Clima de Negocios

Ilustracin 11: Atractividad de Bogot para la IED. Fuente: Invest in Bogot

Multilateral de Garanta de Inversiones (MIGA) del Banco Mundial, ha contado con el


apoyo de esa entidad durante las fases de diagnstico, diseo inicial, puesta en marcha
y operacin.30
Un benchmarking de Invest in Bogot indica que la ciudad es altamente atractiva para
este fin;

Atractividad de Bogot para la IED


Si la proyeccin econmica es tan optimista se puede aprovechar el desarrollo de este
proyecto para satisfacer las necesidades de las nuevas empresas brindando un servicio
de excelente calidad logrando realizar eventos competitivos que obtengan los
resultados que las organizaciones buscan definir en sus clientes internos y externos.
Por lo tanto ms demanda y la apertura de nuevos mercados que en trminos de la
realizacin de eventos y catering tendrn muchas necesidades, las cuales este
proyecto pretende satisfacer, las condiciones son buenas y se deben aprovechar las
oportunidades para que ste sea exitoso.

30

(Invest in Bogot, 2007)

44

2.1.2 Entorno Poltico

La situacin poltica colombiana desde su historia ha estado orientada bsicamente


bajo dos corrientes; la liberal y la conservadora, la Iglesia Catlica ha jugado un papel
trascendental en la ideologa conservadora.
En la actualidad han surgido algunas variantes de estos partidos polticos, acomodando
los ideales originales y adaptndolos a la situacin mundial en la que vivimos,
hacindolos un poco ms abiertos.
Colombia acaba de cerrar un ciclo poltico de ocho aos, con el que se dice ha sido el
presidente con ms popularidad que ha tenido el Pas, y el primero en conseguir la
reeleccin inmediata, el ex presidente lvaro Uribe, del partido de la U, que alcanz
ndices de hasta el 70%, segn la Revista Semana, debido a los logros obtenidos
durante su mandato: Dentro de los logros del Gobierno se cuentan el debilitamiento
Farc, la disolucin de los grupos paramilitares, el combate al narcotrfico, el
mejoramiento del clima para la inversin extranjera, todo enmarcado en su poltica de
seguridad democrtica.
El discurso de Uribe de mano dura contra las Farc y contra la corrupcin cal en una
sociedad desencantada por el frustrado proceso de paz de la era de Andrs Pastrana.
Por esta razn, Uribe gan la primera eleccin en 2002, y se convirti en el primer
Presidente en llegar a la Casa de Nario en la primera vuelta electoral (la segunda
vuelta electoral fue instaurada con la Constitucin de 1991).
Tras los primeros dos aos de gobierno, Uribe se empe en promover una nueva
reeleccin Presidencial con el argumento de que en un solo perodo no alcanzara a
terminar la tarea que se haba propuesto. Atrs fue quedando su promesa de acabar
con la corrupcin en la poltica, y por el contrario, el Gobierno pas a ser protagonista
de graves escndalos como la parapoltica, la yidis poltica y las chuzadas, entre otros
31
.
Al final de su segundo periodo presidencial, Uribe, aprovechando su popularidad, quiso
buscar una nueva reeleccin, un tercer periodo en el mandato, la idea fue de gran
controversia, pues aunque Colombia peda la continuidad de su mandato, tambin
hubo quienes decan que eso era un atentado contra la democracia del Pas, como la
ex senadora Gina Parodi. Tambin hubo cabida para las opiniones de otros pases,
principalmente de Estados Unidos:
La revista The Economist advirti a la sociedad colombiana que si quiere seguir en la
dinmica del fortalecimiento democrtico no debera reelegir al Presidente Uribe, a
pesar de sus logros.

31

(Revista Semana.com- Organizacin de Eventos)

45

Parece una paradoja, pero no lo es. Uribe ha logrado mucho. Pero para progresar,
Colombia necesita instituciones fuertes, ms que al eterno hombre fuerte. El ltimo
xito de las duras polticas de seguridad de Uribe, depende de que otros las continen
y las ajusten.
Es decir, si hubo progreso bajo Uribe fue porque le rest espacio considerable al
imperio del miedo impuesto por las Farc en amplios territorios y carreteras
colombianas; convenci a los terroristas del paramilitarismo a desmovilizarse, y an
con todos los problemas que tiene este proceso de Justicia y Paz, se frenaron las
masacres; y trajo confianza a los inversionistas y con ello vino el crecimiento
econmico. Y todo esto se llama mejora en el Estado de Derecho democrtico.32
El comn denominador durante estos ocho aos de gobierno fueron los constantes
altercados con el presidente de Venezuela, Hugo Chvez, por la sospecha de que ese
pas albergaba a la guerrilla colombiana y los provea de armas, la consecuencia ms
grave de stos enfrentamientos fue la ruptura de las relaciones diplomticas y
econmicas entre los dos pases hermanos precisamente a puertas de la culminacin
del segundo mandato de Uribe.
Se ha iniciado desde el 7 de agosto del presente ao un nuevo periodo con Juan
Manuel Santos, quien gan las elecciones en Colombia con la firme promesa de darle
continuidad a la seguridad democrtica, y a la firmeza, representativa del gobierno
Uribe.
Sin embargo el nuevo Presidente, parece ser enemigo de las guerras y en cambio muy
amigo de la diplomacia, pues no lleva ni el primer trimestre como Jefe de Estado y ya
ha resuelto problemas difciles que dej el anterior mandato como el restablecimiento
de las relaciones como Venezuela;
Una nueva era en las relaciones con Venezuela y Ecuador; el restablecimiento del
equilibrio de poderes; la posibilidad de abrir un dilogo con la guerrilla, sin ceder y
bajo estrictas condiciones; y la bsqueda de la justicia social, temas centrales de su
discurso
En un discurso conciliador, sin renunciar a la firmeza, el presidente Juan Manuel Santos
llam a los pases vecinos a construir un futuro comn basado en el respeto. A la vez,
reiter su voluntad de restablecer las relaciones con el poder Judicial y construir una
Colombia ms justa a partir de su proyecto de unidad nacional. Tambin se
comprometi con la poblacin ms pobre a crear ms empleo y condiciones dignas de
vida.
Santos habl de la necesidad de brindar a la mayora de los colombianos garantas
basadas en el empleo y en el alcance de las mnimas condiciones para tener una vida
digna.

32

Fuente especificada no vlida.

46

A los inversionistas extranjeros les garantiz las mejores condiciones para aprovechar
las posibilidades comerciales que brinda Colombia.
Dijo que garantizar a la oposicin las condiciones para ejercer su tarea, y habl de la
importancia de robustecer los partidos polticos. No quiero un pas sin controversias
ideolgicas.
Llam a los colombianos a participar de lo que denomin un nuevo amanecer en la
historia nacional33.
Y al parecer ha obtenido respuesta positiva por parte de los implicados:

Las relaciones van a ser mejores


Chvez vaticin este jueves que "las relaciones con Colombia van a ser mejores que
las de antes" como consecuencia de los acuerdos alcanzados entre ambos pases para
superar la crisis, que incluyen la decisin de que ahora ambos Gobiernos van a
respetarse.
"Vamos a hacer un esfuerzo (...) tenemos que respetarnos nada ms. Que no sigan
acusndome que yo apoyo a la guerrilla porque eso es mentira", afirm Chvez.
"Yo ms bien de la guerrilla lo que quiero es que hagan la paz con el Gobierno de
Colombia. Pero si ellos consideran que no es el momento, bueno, all ellos. Ojal
podamos ayudar a que hagan la paz", aadi.
Al hablar de la instalacin de las comisiones, Chvez coment que el problema de la
frontera es muy grave", ya que all actan "paramilitares, narcotrfico, secuestros,
guerrilla y hay migraciones de gente huyendo de la guerra".
"Desde ya le damos la bienvenida (a la Canciller Holgun), es una buena amiga. Somos
distintos, pero en el marco del respeto haremos primores", aadi el gobernante
venezolano.

Lento para que sea seguro


El presidente de la Repblica, Juan Manuel Santos, envi por su parte un mensaje de
optimismo y dijo que esperaba que las relaciones entre Colombia y Venezuela fueran
perdurables en el tiempo.
"El restablecimiento de relaciones con Venezuela debe ser lento para que sea seguro
(...) no queremos crear falsas expectativas sobre las reuniones de maana (viernes)",
dijo el presidente Santos.34
33
34

Fuente especificada no vlida.


Fuente especificada no vlida.

47

2.1.3 Entorno Socio-Cultural

Bogot D. C. es la ms
grande y poblada ciudad del
pas, adems de ser el centro
cultural,
industrial,
econmico y turstico ms
importante de Colombia y
uno de los principales
de Amrica
Latina.
La
importante oferta cultural se
encuentra representada en la
gran
cantidad
de museos, teatros y bibliote
Ilustracin 12: Mapa geogrfico de Bogot. Fuente: Google images
cas, siendo algunos de ellos
los ms importantes del pas. Adems, es sede de importantes festivales de amplia
trayectoria y reconocimiento nacional e internacional. Tambin se destaca la actividad
acadmica, ya que algunas de las universidades colombianas ms importantes tienen
su sede en la ciudad. Es de destacar que la UNESCO otorg a la ciudad el ttulo
de Capital mundial del libro para el ao 2007.35
Segn cifras del DANE, en el ao 2005 Bogot contaba con una poblacin de 6.776.009
habitantes y 7.881.156 en el rea metropolitana. Solo 15.810 habitantes se ubican en
la zona rural del Distrito Capital. El 47,5% de la poblacin son hombres y el 52,5%
mujeres. La ciudad cuenta con la tasa de analfabetismo ms baja del pas con tan slo
4,6% en la poblacin mayor de 5 aos de edad36.
En Bogot, al igual que en todo el resto del pas, el proceso de urbanizacin acelerado
no se debe exclusivamente a la industrializacin, ya que existen unas complejas
razones polticas y sociales como la pobreza y la violencia, las cuales han motivado la
migracin del campo a la ciudad a lo largo del siglo XX, determinando un crecimiento
exponencial de la poblacin en las zonas urbanas y el establecimiento de cinturones de
miseria en sus alrededores.
La ciudad cuenta con un amplio sistema educativo, tanto a nivel de primaria y
secundaria como universitario. Debido a la constante migracin de personas hacia la
capital del pas, la disponibilidad de cupos para acceder a la educacin que ofrece el
Estado gratuitamente, es a menudo insuficiente. La ciudad cuenta adems con un
variado sistema de colegios y escuelas de carcter privado.
Existe un gran nmero de universidades, tanto pblicas como privadas (para 2002
haba un total de 106 instituciones de educacin superior, adems en Bogot se
encuentran 7 de las mejores universidades del pas, todas acreditadas parcial o
totalmente por el CNA (Consejo Nacional de Acreditacin), de las cuales estn en
35
36

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)


(Departamento Administrativo Nacional de Estadstica- DANE, 2010)

48

Bogot, a saber: La Universidad Nacional de Colombia, la Universidad de Los Andes,


la Pontificia Universidad Javeriana, la Universidad del Rosario, la Universidad Manuela
Beltrn, la Universidad Externado de Colombia, la Universidad de La Salle (Bogot), la
Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales UDCA, la Universidad de La Sabana.
Tambin se destacan la Universidad Militar Nueva Granada, Universidad Sergio
Arboleda, Universidad Jorge Tadeo Lozano, la Universidad Santo Toms y
la Universidad Pedaggica Nacional37.
Bogot ha sido llamada "La Atenas Sudamericana", apodo que se fortaleci a finales
del siglo XIX y principios del siglo XX. La ciudad dispone de una amplia oferta cultural
que se ha incrementado considerablemente en las ltimas dcadas. En ella residen
personas provenientes de todo el pas, quienes han venido contribuyendo a las
antiguas tradiciones culturales tpicas de la ciudad.
El Centro de Ferias y Exposiciones de Corferias es sede de eventos de tipo cultural.
Aqu se lleva a cabo la Feria Internacional del Libro de Bogot, Expo artesanas,
y ArtBo (Feria Internacional de Arte de Bogot). Adems, en 2008 Corferias fue centro
importante en el Festival Iberoamericano de Teatro y sede del Campus Party. El recinto
tambin acoge eventos de otro carcter como la Feria Internacional de
Bogot (industria y comercio) que se realiza durante los aos pares, y en
el2009 tambin fue sede de los Premios MTV para Latinoamrica.
Los Festivales al Parque son un conjunto de nueve eventos realizados a lo largo de
cada ao.57 Entre estos los ms renombrados son: el Festival de Rock al Parque (recibe
ms de 500.000 asistentes en los tres das de celebracin), el Festival de Jazz al
Parque y el Festival de Salsa al Parque, ambos realizados en el Parque Metropolitano
Simn Bolvar. Este parque acoge adems la inauguracin y las actividades ms
importantes del Festival de Verano que se celebra en varios puntos de la capital
durante el mes de agosto.
Otros eventos destacados son el Festival de la chicha, la vida y la dicha (Declarado
Evento de Inters Cultural de Bogot), el Carnaval de Bogot, que se celebra el
cumpleaos de la ciudad, y el Festival de Cine Europeo, muestra cinematogrfica
anual. Sin embargo uno de los eventos culturales ms importantes de la capital es
el Festival Iberoamericano de Teatro que se realiza cada dos aos y es catalogado
como uno de los ms prestigiosos de Amrica Latina.
En cuanto a la gastronoma, Bogot es posible encontrar restaurantes de comida tpica,
internacional y especializada en diferentes lugares de la ciudad. Los principales
sectores de restaurantes internacionales son Usaqun, la Zona G, La Candelaria y el
Centro Internacional.
Al igual que en el resto de Colombia, el valor de la unidad familiar es bastante
importante en la sociedad bogotana, que es especialmente notable en celebraciones
religiosas y pocas especiales del ao.
Muestra de esta tradicin religiosa es el nmero de templos construidos en el centro
histrico de la ciudad, y las costumbres asociadas a ella, como el ascenso a los cerros
37

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

49

tutelares Monserrate y Guadalupe, en cuyas cimas se encuentran templos catlicos. La


ciudad adems es sede de la Arquidicesis de Bogot, erigida el 11 de septiembre de
1562 y posteriormente elevada a arquidicesis el 22 de marzo de 1564; su iglesia
matriz es la Catedral Primada de Colombia.38
Histricamente, la ciudad (desde sus primeros aos) ha tenido una tradicin de arraigo
al catolicismo, aunque la Constitucin de 1991 ha facilitado la presencia de
movimientos protestantes y otros grupos religiosos en la poblacin.

2.1.4 Entorno Tecnolgico

Para un pas que desee crecer en todos los aspectos, es necesario que invierta en
tecnologa para avanzar en temas como la educacin, las comunicaciones,
investigacin y desarrollo de productos, la capacitacin del talento humano, las
tecnologas de la informacin, el mejoramiento de la medicina, etc.
A pesar de que en Colombia, este sector todava no genera la importancia que merece
en cuanto a presupuesto asignado de parte del Estado, ni tampoco se halla en la
agenda pblica de la nueva jefatura de Estado.
La tecnologa que Colombia maneja, la importa o es manejada por las Empresas
Multinacionales que operan aqu, pero todava no es un punto clave de
aprovechamiento econmico, algunos emprendedores colombianos tiene esta visin y
estn trabajando en ello; sin embargo si en Colombia se estn desarrollando proyectos
para atraer a inversionistas extranjeros, deben abrirle campo a polticas que fomenten
el desarrollo tecnolgico, sino el capital que se maneje dentro del Pas no
necesariamente pertenecer al territorio nacional.
A pesar de la ausencia absoluta de capital de riesgo y apoyo financiero por parte del
sector privado y del Estado, en Colombia hay empresas que con las uas y muchas
ganas estn fomentando exitosamente tecnologa de punta.39
Si Colombia no cambia de manera inmediata sus polticas para promover la ciencia y
la tecnologa, est condenado a un atraso econmico y social que puede ser
irremediable. Este es un asunto de prioridad inmediata, de seguridad nacional, para
ponerlo en trminos que llamen la atencin de la opinin pblica. Colombia no puede
contentarse otra vez con comisiones de sabios que elaboren documentos que se
queden en las buenas intenciones. Lo que est en juego es la viabilidad del pas en una

38
39

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)


(Revista Semana-Artculo - Semana, Made In Colombia, 1998)

50

economa globalizada, cada vez ms centrada en la innovacin y el desarrollo


tecnolgico.40

2.2

Investigacin de Mercados

2.2.1 Diseo de la Investigacin

El principal mtodo para conseguir informacin primaria, ser la investigacin de tipo


descriptivo, pues permite determinar las percepciones de los clientes con mayor
confiabilidad y ayuda a determinar el grado de asociacin de las variables en que se
desarrolla el estudio. Dentro de de sta se eligi el diseo transversal, que se realiza
tomando una muestra de los elementos de la poblacin en un punto determinado de
tiempo, pues es muy til en el diseo de encuestas41, el mtodo de recoleccin de los
datos ser la entrevista virtual, dnde en un cuestionario corto para garantizar que sea
contestado en su totalidad, dnde se formularn diferentes tipos de preguntas
sencillas relacionadas con el estudio para recolectar la informacin requerida para su
posterior anlisis y obtencin de conclusiones, esto con el fin de determinar las
motivaciones, intenciones y preferencias del mercado objetivo.

2.2.2 Definicin de la poblacin

Se realizar un muestreo aleatorio simple sin reemplazo para garantizar que solo
conteste una vez teniendo en cuenta la ubicacin geogrfica, tipo, tamao y sector de
las empresas en la ciudad de Bogot.
Elemento: empresas comerciales pequeas y medianas
Hiptesis inicial. Las empresas pequeas y medianas del sector de comercio en la
ciudad de Bogot son las que presentan una tendencia creciente en cuanto a la
realizacin de eventos como estrategia de ventas.

40
41

(Revista Semana-Artculo A ciencia Cierta, 2007)


(Monografias.com)

51

La clasificacin de las empresas en Colombia se realiza de la siguiente manera:

Microempresa: Personal no superior a 10 trabajadores. Activos totales


inferiores a 501 salarios mnimos mensuales legales vigentes

Pequea Empresa: Personal entre 11 y 50 trabajadores. Activos


totales mayores a 501 y menores a 5.001 salarios mnimos mensuales legales
vigentes.

Mediana: Personal entre 51 y 200 trabajadores. Activos totales entre 5.001 y


15.000 salarios mnimos mensuales legales vigentes.

Grande: Personal mayor a 200 trabajadores. Activos totales mayores a 3.0000


salarios mnimos mensuales legales vigentes42.

Tambin se realizar una clasificacin de acuerdo al sector de la economa en el que se


encuentran. Ver anexo clasificacin sectores de la economa.
Unidades de muestreo: empresas segn caractersticas definidas
Alcance: Bogot D.C.
Tiempo: agosto- 2010
Marco muestral: listado de empresas pequeas y medianas, comerciales en la ciudad
de Bogot43
Mtodo de seleccin de la muestra: se realizar un muestreo aleatorio de las empresas
elegidas en la Capital a las cuales se les implementar la encuesta.

2.2.3 Seleccin del tamao de la muestra


Como se vio anteriormente en el anlisis econmico, la participacin de las pequeas y
medianas empresas en el sector comercio en Bogot es de 42.274 empresas.
El clculo del tamao de la muestra se har con en base en la siguiente frmula44 de
poblacin finita al ser el nmero de empresas a encuestar menor a 500.000:
42

(Wikipedia.com)

43

El listado de la clasificacin fue de realizacin propia, estudiando las caractersticas de las empresas registradas en la Cmara de
Comercio de Bogot
44

(VARELA, 2002)

52

Ecuacin 1 Poblacin Finita


Fuente: (VARELA, 2002)

Dnde
Total de la poblacin
2.58^2 (si la seguridad es del 99%)
Probabilidad de xito, en este caso 5%, ya que es lo ms recomendable para
garantizar una muestra significativa y representativa de la poblacin total

Precisin (en este caso deseamos un 3%)

Remplazando los valores en la frmula se obtiene una muestra de 38 encuestas

2.2.4 Trabajo de campo

Al ser una encuesta virtual, no es necesario buscar un perfil o capacitar a un


entrevistador, el cuestionario ser enviado a travs de la opcin de sugerencias de las
pginas de internet de las diferentes empresas, mediante un link en el que ellas
entrarn y devuelve los cuestionarios contestados.
Especificando que la persona que responda la encuesta tenga poder de decisin ante
la realizacin del evento.

2.2.5 Anlisis de los datos

Una vez se haya desarrollado el proceso de recoleccin de datos, se proceder a


convertir los datos en bruto del instrumento de que se us para tal fin, en una forma
legible y entendible para su posterior anlisis.
Para esto, se tomar en cuenta la siguiente secuencia:

53

1. Verificacin y edicin de cuestionarios aceptables: Cada cuestionario tendr


una etapa de revisin, en donde se verificar los datos obtenidos, es decir, que
estn bien contestados (completos), mirar en base a las respuestas dadas si
estas fueron bien comprendidas, que los elementos de la muestra sean los que
hayan contestado la encuesta, etc. Para tal fin, el porcentaje de cuestionarios
defectuosos permitidos ser del 5% del total. En caso de que el porcentaje sea
mayor, se enviarn nuevamente a trabajo de campo y se volvern a formular
los cuestionarios.
2. Los datos sern procesados y analizados usando software destinado para esto.
Se har empleo de Microsoft Excel, programa destinado a realizar anlisis
estadsticos, con un ambiente amigable para el usuario, a travs de interfaces
fciles de manejar y entender.
3. Confirmacin o rechazo de la hiptesis inicial
Herramientas estadsticas
Para un correcto anlisis de datos, se usarn las siguientes ayudas estadsticas:

Tabulacin cruzada: Tabulacin de datos que consiste en identificar una


relacin entre variables, describiendo dos ms variables en forma simultnea
y dar como resultado tablas que reflejan la distribucin conjunta de las
variables con un nmero limitado de categoras o valores distintivos.

Procedimientos generales de anlisis: Grficos estadsticos para evaluar


proporciones, histogramas de frecuencia, pruebas de hiptesis para evaluar a
las mismas, etc..45

Para recolectar alguna informacin del sector, tambin ser necesario acudir a algunas
fuentes de informacin secundaria como lo es la Cmara de Comercio de Bogot, el
DANE. Ministerio de Agricultura, el INVIMA, revistas y publicaciones especializadas.

2.2.6 Segmentacin del Mercado


Empresas pertenecientes al sector comercial, de tamao pequeo y mediano ubicadas
en la ciudad de Bogot.

45

(Monografias.com)

54

2.2.7 Mercado Objetivo


Empresas comerciales pequeas y medianas ubicadas en la ciudad de Bogot que se
dediquen a las siguientes actividades:

431 Comercio al por mayor de alimentos, bebidas y tabaco


432 Comercio al por mayor en tiendas de productos textiles y calzado
433 Comercio al por mayor de productos farmacuticos, perfumera y accesorios
437 Intermediacin y comercio al por mayor por medios masivos de comunicacin
461 Comercio al por menor de alimentos, bebidas y tabaco
463 Comercio al por menor de productos textiles, accesorios de vestir y calzado
464 Comercio al por menor de artculos para el cuidado de la salud
466 Comercio al por menor de enseres domsticos, computadoras y otros
469 Intermediacin y comercio al por menor por medios masivos de comunicacin46

Esta seleccin se realiz basada en un observatorio Colombiano de la pequea y


mediana empresa, realizado por el DANE en el ao 2007 en el que muestra a las
anteriores actividades como a las que ms se dedican las PYMES en Bogot.47 Junto
con un estudio sobre la importancia del comercio en la economa48 que dice que el
comercio al por mayor atrae a sus clientes con estrategias de mercadeo personalizadas
y por medio de publicidad especializada a travs de medios electrnicos, ferias y
exposiciones. En cuanto al comercio al por menor hace publicidad masiva por medio
de volantes, prensa, radio, televisin, y la tendencia es hacia los eventos.

2.2.8 Cuestionario

Encuesta sobre la organizacin de eventos empresariales en pequeas y medianas


empresas comerciales en la ciudad de Bogot.

46

(Clasificacin internacional de empresas comerciales CIIU)


(DANE, censo econmico nacional y multisectorial 2007)
48
(Importancia del comercio en la economa, 2007)
47

55

La informacin recolectada en la siguiente encuesta es para realizar un estudio de


mercado para la creacin de una empresa de servicios integrales catering y
organizacin de eventos empresariales que ofrezca valores agregados como:

Ofrecer un amplio y variado portafolio de productos y servicios, enfatizando en


que el servicio de catering y bebidas ofrecido lo provee restaurantes conocidos
y posicionados en el mercado

Seleccin del lugar ms apropiado con el objeto del evento y de preferencia del
cliente, ambientacin, adecuacin con equipos y herramientas necesarios,
personal de apoyo

Realizacin de actividades ldicas para los asistentes de acuerdo al tipo y


objeto del evento

Realizacin de eventos personalizados de acuerdo al tamao de la empresa,


objeto, tipo, lo que el cliente requiera para garantizar el xito de su evento

1. Cuntos colaboradores tiene su empresa?


a.
b.
c.
d.

Menos de 11 personas
Entre 11 y 50 personas
Entre 51 y 200 personas
Ms de 200 personas

2. En qu tipo de ocasin su empresa realiza eventos?


a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.

Capacitaciones
Reuniones con clientes externos
Despedidas
Ascensos
Fiestas de fin de ao
Cumpleaos
Lanzamiento de nuevos productos
Cocteles
Otro
No realiza ningn evento (pasar a pregunta nmero 4)

3. Cmo planifica la organizacin de sus eventos empresariales?


a. Contrata a una persona o empresa especializada en el tema
b. Lo organiza usted mismo

56

4. Cules son los motivos por los que no contrata a una persona o empresa
especializada en organizacin de eventos?
a.
b.
c.
d.
e.

Precios altos
Desconfianza
Incumplimiento
Prdida de tiempo
No le ofrecen un portafolio variado de servicios que pueda requerir el
evento. (servicio principal y complementarios)
f. No se ajustan al tamao de su evento, ya sea pequeo o grande
g. Otro

5. Estara dispuesto a contratar los servicios de la empresa presentada?


a. Si
b. No
c. No sabe

6. Cunto presupuesto anual invertira en la realizacin de eventos?


a. 1%
b. Entre 2% y 5%
c. Ms del 5%

Muchas gracias por su colaboracin.


Ver anexo formato de encuesta y tabulaciones.

2.3

Anlisis del Mercado

Una de las estrategias de marketing que utilizan las empresas, especialmente las
comerciales para incrementar sus ventas, es la realizacin de eventos para llegar a sus
clientes con un mensaje especfico.
Este anlisis est enfocado en las empresas comerciales que por definicin son las que
adquieren bienes o mercancas para su venta posterior. Diferencindose de las

57

empresas industriales que transforman materias primas.49 Por lo tanto las empresas
comerciales y de servicios definen estrategias de marketing para elevar sus ventas,
dentro de las que se ubican la realizacin de eventos.
Estos eventos se clasifican en dos grandes grupos;

Eventos motivacionales: estn dirigidos a obtener lo mejor del personal de la


empresa. El evento en s mismo no motiva, pero es una excelente plataforma
para que esto ocurra. Permite sacar a la gente del entorno de cada da y
ofrecerles un momento diferente.

Eventos promocionales: dirigidos justamente, a promocionar los productos a


clientes, o posibles inversores. Desde el rea de Marketing, se ofrece una
herramienta que permite entablar una relacin afianzada con los potenciales
clientes, los actuales clientes, con proveedores y dems personas o grupos que
se interrelacionan con la empresa. La Organizacin de Eventos Corporativos,
genera la posibilidad de crear lazos ms fuertes entre los participantes, pero
para ello se debe lograr que se sientan a gusto en un ambiente placentero y
totalmente distendido.

Segn fuentes de eventos empresariales, se estima que las empresas realizan


aproximadamente 10 eventos50 al ao como:
- Capacitaciones
- Conferencias
- Desayunos de negocios
- Fiestas
- Lanzamientos de productos
- Reuniones
- Seminarios
- Brunch
- Cocteles
- Coffee breaks

49
50

(Navactiva, 2004)
(Eventos para Empresa, 22)

58

2.3.1 Resultados Obtenidos


Los resultados de las encuestas fueron los siguientes51:
71% de las empresas encuestadas fueron pequeas empresas y 29% fueron empresas
medianas. No se encuest a ninguna empresa que no cumpliera con las condiciones, es
decir micro o grandes empresas.
Tamao de la Empresa

Mediana
29%

Pequea
71%

Microempresa
0%

Grande
0%
Ilustracin 13: Tamao de la empresa.
Fuente Elaboracin propia

De acuerdo al tipo de eventos que realizan los que ms organizan son lanzamientos de
nuevos productos, fiestas de fin de ao y despedidas. El 97% de las empresas realizan
algn tipo de evento empresarial.
Tipo de eventos que realizan las empresas

34%
11%

5%

13%

18%
3%

8%

3%

3%

3%

Ilustracin 14: Tipo de eventos que realizan las empresas.


Fuente: Elaboracin propia

63% de las empresas encuestadas


organizan los eventos ellas mismas,
las principales causas de ellos fueron
el limitado portafolio de servicios que les ofrecen, la prdida de tiempo y que no se
ajustan al tamao del evento requerido.

51

Ver formato y tabulacin de la encuesta en anexos

59

Ilustracin 15: Cmo organiza el evento


Fuente: Elaboracin propia

Cmo organiza el evento


80%
70%

60%
50%

Lo realiza por sus


medios, 63%

40%
30%
20%

Contrata a un tercero,
37%

10%
0%

0,5

1,5

2,5

Motivos por los que no realiza eventos

11%
8%

16%
21%
24%
18%
3%

Precio
Incumplimiento
Portafolio limitado de servicios ofrecidos
Otro

Desconfianza
Prdida de tiempo
No se ajusta al tamao de su evento

Ilustracin 16: Motivos por los que no realiza eventos


Fuente: elaboracin propia

Cuando se les present esta alternativa de empresa el 63% manifest que contratara
los servicios de sta.

60

Contratara los servicios de esta empresa?


No sabe
21%

Si
47%

No
32%

Ilustracin 17: Contratara los servicios de esta empresa?


Fuente: elaboracin propia

Presupuesto que se invertira en la


realizacin de eventos
26%
68%

Con esta gran aceptacin dentro


del mercado objetivo se deben
garantizar las promesas planteadas
y prestar el mejor servicio que sea
posible, para fidelizar a estas
empresas
y
mediante
las
estrategias
de
mercadeo
y
publicidad, penetrar el mercado de
las empresas que no saben si
contrataran los servicios de la
Empresa presentada.

La mayora de las empresas estn


dispuestas a destinar un 1% de su
presupuesto de mercadeo para
realizar eventos, es un buen
1%
entre 2% y 5%
ms del 5%
porcentaje iniciando, y sin conocer
a la Empresa. Las estrategias de
mercadeo buscarn que con el
Ilustracin 18: Presupuesto que invertira en la realizacin de eventos
Fuente: elaboracin propia
tiempo
este
porcentaje
se
incremente junto con la participacin en el mercado.
5%

Se observa que el mayor mercado potencial se encuentra en las PYMES, el cual est
desatendido porque las empresas organizadoras de eventos no les ofrecen opciones
de evento de acuerdo al tamao que ellas requieren, al ser mayora en Bogot, dentro
de las cuales se podra ganar mayor participacin. Se puede realizar estrategias de
mercadeo especialmente dirigidas a ellas, con precios especiales para atraerlas y que
empiecen a realizar eventos como una de sus principales estrategias de marketing.
Con esta informacin se aclara el panorama acerca de las empresas que realizan
eventos, todas tienen como fin vender, hay diferentes formas para lograrlo, pero los
eventos se han convertido en una de las maneras ms efectivas especialmente entre
las PYMES, sin embargo todava sus necesidades no estn cubiertas.

61

Los principales eventos que realizan las PYMES son lanzamientos de nuevos productos
y fiestas de fin de ao.
En las pequeas y medianas empresas se ve un comportamiento positivo hacia la
contratacin de empresas para que organicen sus eventos, y esta aceptacin se puede
incentivar con buenas estrategias para incentivarlas.
Finalmente, la encuesta muestra que la principal razn por la que las PYMES no
contratan una empresa para que realice sus eventos es porque les ocasionan una
prdida de tiempo, porque no se ajustan al tamao de su evento y porque no les
ofrecen variadas soluciones.
Se confirma la validez de la hiptesis inicial.

2.3.2 Anlisis de la Competencia

Segn los estados financieros de las empresas de catering presentados en el diario


econmico, Portafolio al ao 2008, las empresas lderes en el sector son:

Compass Group S.A.


Catering de Colombia S.A.
Catering y Caf C Y C S.A.

Compass Group S.A.:

Compass
Group S.A.;
1,44%

Compaa lder en la gestin de


servicios de alimentacin y bebidas
a nivel mundial, trabajando en ms
de 100 pases 52 . Mediante la
marca Eurest Services;

Catering de
Colombia
S.A.; 0,70%

Catering y
Caf C y C
S.A.; 0,06%
Ilustracin 19: Empresas lderes del sector
Fuente: elaboracin propia

Servicios prestados:

52

Reserva de salas
Provisin de materiales
Equipos audiovisuales / videoconferencia

(compass-Group)

62

Catering
Coffee-breaks
Limpieza

Los servicios de catering estn representados en la marca Vilaplana Catering. Es una


empresa de catering de alta gama con sede en Barcelona y Madrid. Desde sus inicios
en 1967, Vilaplana trabaja la gastronoma desde la mxima calidad de todos sus
productos, la elegancia, la innovacin, as como un esmerado cuidado en todos los
detalles y un servicio personalizado en cada uno de sus eventos. Especializados en
eventos de empresa y particulares.53

Catering de Colombia S.A.:


Catering
de
Colombia exclusivamente
pensado
para
los acontecimientos sociales, empresariales, eventos y ferias.

nutrir

"Catering de Colombia S.A. es una empresa lder en la prestacin


de servicios de alimentacin y alojamiento, cumpliendo con los ms altos
estndares de calidad y HSE, basados en el bienestar del personal, la
capacitacin y el reconocimiento al cumplimiento de las polticas de
organizacin y en acuerdo al marco legal vigente".
Servicios prestados:

Alimentacin

Cafetera

Aseo

Mantenimiento

Lavandera

Recoleccin de basura

La compaa da ejemplo de servicio y calidad a sus clientes y a la


sociedad satisfaciendo los ms altos requerimientos; a un costo razonable
para obtener una rentabilidad justa, que satisfaga las expectativas mutuas
54
de inversionistas y clientes.

53
54

(vilaplana Catering)
Fuente especificada no vlida.

63

Catering y Caf C Y C S.A.


Empresa lder con ms de 12 aos de experiencia en prestacin de
servicios alimentarios especializado en el manejo de maquinas
55
dispensadoras automticas de caf, snacks, y carrito de comidas .

Benchmarking

Compass Group
S.A.

Aspectos de comparacin
Tamao de la empresa
Antigedad (aos)
Servicios
Ubicacin sitio
Menaje
Provisin de equipos/ herramientas
Ambientacin
Personal de apoyo

Grande

Limpieza
Portafolio con diferentes opciones
para servicios de alimentacin
Actividades ldicas de apoyo
Precio
Participacin en el mercado

Catering de
Colombia S.A.
Mediana

Catering y
Caf C y C S.A.

69

20

Pequea
14

si
si
si
si
si

no
no
no
si
si

no
no
no
no
no

no

si

no

no

no

no

alto

medio

medio

1,44%*

0,70%*

0,06%*

Tabla 5: Benchmarking empresas lderes del sector


Fuente: elaboracin propia

Ver anexo tabla estados financieros empresas lderes del sector.

2.3.3 Participacin en el mercado

La utilidad total de las empresas lderes en el sector es de $ 3.999.276 millones de


pesos, con una participacin en el mercado del 2.20%, lo que quiere decir que el 97.8%
55

(Google.com: Definicin concepto de servicios)

64

del mercado es sensible a este proyecto, por lo tanto este es el mercado potencial al
que se pretende llegar con las estrategias de mercadeo y publicidad.
En el primer ao de actividades se espera atender al 1% del mercado objetivo, para el
segundo ao se espera aumentar al 2% y para el tercer ao se espera tener una
participacin del 5% del mercado objetivo.

2.3.4 Mercado Potencial


Es un mercado relativamente nuevo, por lo que todava no est saturado, por el
contrario, est en rpido crecimiento, con pocas empresas en l, esto lo hace atractivo
a nuevos inversionistas por el auge que est teniendo en Colombia y en el mundo.
Aunque la Empresa est enfocada en PYMES especializadas en algunas actividades
comerciales ya clasificadas, no se dejar de lado las micro o las grandes empresas,
tampoco se discriminara sobre la especializacin comercial. Las cuales representan el
mercado potencial.
En un mediano plazo se espera atender a las micro, pequeas, medianas y grandes
empresas comerciales especializadas en las actividades definidas. Tambin atender
empresas de servicios.

2.4

Estrategia de Mercados

Al realizar estrategias de mercado, se est definiendo un plan de accin para llevar a la


Empresa hacia los objetivos fijados, entre ellos, darla a conocer y poder atender una
parte del mercado objetivo, tambin sirven para afrontar situaciones o retos que estn
implcitos en el mercado. Estas decisiones estarn basadas en la investigacin de
mercados.

65

Marketing Mix para Servicios

Personas

Evidencia Fsica

Proceso

Todas las personas


que participan en la
prestacin del
servicio transmiten
ciertos mensajes al
cliente en relacin
con la naturaleza
del servicio.

Es el ambiente en el
que se entrega el
servicio y en el cul
interactan la
empresa y el
cliente, as como
cualquier
componente
tangible que facilite
el desempeo o la
comunicacin del
servicio. Incorpora
las
representaciones
tangibles entre ellas
folletos,
membretes,
tarjetas de
presentacin,
formatos y equipo.

Los procedimientos,
los mecanismos y el
flujo de las
actividades
necesarias para la
prestacin del
servicio, y los
sistemas de
operacin. Cada
uno de los pasos de
la prestacin o del
flujo operacional
del servicio que
experimenta el
cliente,
proporcionar
evidencias para
juzgar el servicio.

Plaza

Las estrategias de
distribucin se
aplican para hacer
que los productos
se encuentren a la
disposicin en el
momento y lugar
en que los
consumidores lo
deseen. El objetivo
es tener la
seguridad de que
los productos
llegarn en
condiciones
ptimas de uso a su
sitio final.

Precio

Promocin

El precio es el
dinero que se
entrega a cambio
de un bien o
servicio.

La promocin incluye
ventas personales,
publicidad y promocin
de ventas. La tarea de
la promocin en la
mezcla de marketing
consiste en motivar
intercambios
satisfactorios con los
mercados meta,
mediante la
informacin,
educacin, persuasin
y recuerdo de los
beneficios de una
compaa o producto

Personas

Las personas a
contratar deben
tener valores,
competencias en
comn para lograr
los objetivos de la
Empresa y
habilidades de
comunicacin,
servicio, disposicin
y atencin al cliente

Tabla 6: Marketing mix para servicios


Fuente: Elaboracin propia

Evidencia Fsica

El lugar de reunin
con el cliente debe
ser adecuado y
confortable para l.
Cuando se tenga
oficina, esta debe
estar muy bien
adecuada para
prestar el mejor
servicio, pues es
nuestra imagen ante
los ojos del cliente y
es un tangible del que
ellos se pueden llevar
una idea de cmo
ser el servicio que
recibirn. La
adecuacin del lugar
del evento debe ser
impecable y debe
tener una promocin
sutil alusiva a nuestra
Empresa.

Proceso

Cada contacto que el


cliente tenga con
nuestra Empresa es
un momento de
verdad para el cual
todo el personal debe
estar capacitado para
hacerlo una buena
experiencia para l.
No se debe enterar
de todo lo que hay
detrs, de la
prestacin del
servicio, simplemente
debe recibir el mejor
resultado superando
sus expectativas. Para
lo cual la empresa
debe tener a la mano
la informacin
actualizada para que
el cliente no espere
demasiado.

Plaza

El portafolio lo
integrarn
propuestas en cuanto
a lugares de
realizacin de
eventos. El servicio
debe estar antes del
tiempo acordado en
el lugar con todos los
implementos
necesarios y las
personas a ejecutarlo
para evitar
imprevistos y poder
solucionar cualquier
eventualidad sin que
el cliente se vea
afectado por ella, de
la logstica deber ser
bien planeada
organizada y
ejecutada, porque
sobre ella recae en
gran parte el xito o
el fracaso del evento.

Precio

Promocin

El precio base es lo
que nos cobran
nuestros
proveedores,
nuestra ganancia
ser una comisin
extra sobre esa
base por la
organizacin y
contacto con los
proveedores.

El factor principal de
promocin es la
negociacin cara a
cara con el cliente,
depende de nuestra
capacidad para
ofrecer y concretar
los servicios.
Inicialmente no
tendremos
promociones
especiales, con el
tiempo se cobrarn
tarifas especiales a
nuestros clientes ms
importantes. La
principal campaa de
publicidad ser a
travs de Internet,
mediante nuestra
pgina Web, el voz a
voz y la publicidad en
los restaurantes
socios.

2.4.1 Concepto del Servicio


Concepto de servicio: En marketing (mercadotecnia) un servicio es un conjunto de
actividades que buscan responder a una o ms necesidades de un cliente. Se define un
marco en donde las actividades se desarrollarn con la idea de fijar una expectativa en
el resultado de stas. Es el equivalente no material de un bien. La presentacin de un
servicio no resulta en posesin, y as es como un servicio se diferencia de proveer un
bien fsico.56
El servicio que se prestar ser organizar eventos empresariales de cualquier tamao,
ofrecer un completo y variado portafolio de servicios para atender cualquier tipo de
evento, brindando soluciones integradas, enfatizando en los servicios alimentarios. El
cliente ser quien decida cada aspecto de su evento como el lugar, la alimentacin y
bebidas, ambientacin y actividades de apoyo, convirtindolo en un servicio
personalizado, pues cada evento ser diferente de otro.
El cliente tendr la seguridad de que el servicio se prestar a tiempo, con calidad e
innovacin.

2.4.2 Estrategia de Distribucin

La estrategia de distribucin ms efectiva y la que ms funcionara en este caso es


directamente llegar al consumidor final, es decir las PYMES comerciales de Bogot.

Servicios integrales de
catering y eventos
Ilustracin 20: Estrategia de distribucin
Fuente: elaboracin propia

56

(Google.com: Definicin concepto de servicios)

Empresas

Para hacer uso de esta estrategia se debe realizar mayor nfasis en la campaa de
comunicacin ya que ser la nica manera de que los clientes conozcan la Empresa y
se sientan atrados hacia sta.
La seleccin de esta estrategia se hizo con base en los siguientes criterios:

En el proceso no interviene otra empresa, el servicio se presta directamente al


cliente sin ningn intermediario

Al ser un servicio no requiere de la intervencin de mayoristas o minoristas

Evitar procesos y negociaciones dispendiosas e innecesarias que ponen en


riesgo la calidad del servicio cuando el cliente lo reciba

Ahorrar costos

2.4.3 Estrategia de Precio

No se manejar un rango de precios fijos, pues cada evento es


personalizado, y depende de la combinacin de proveedores, lo
que cambia es el margen de ganancia de la Empresa.

Ilustracin 21: Estrategia de precio


Fuente: elaboracin propia

Los clientes al tener la oportunidad de realizar la combinacin de


los elementos que desean en su evento podrn ajustarlo a su
presupuesto, sin embargo la Empresa al estar dirigida a tres
grupos diferentes de empresas tendr en cuenta el tamao de la
organizacional fijar los mrgenes de utilidad, adems de los

siguientes aspectos:

Rango de ganancia por organizacin del evento:


Tamao de la empresa
Pequea
Mediana*

Margen de utilidad
25%
35%

Tabla 7: Rango de ganancia


Fuente: elaboracin propia

69

*En la empresa mediana el rango variar dependiendo del nmero de


trabajadores de la empresa y del tamao del evento

Descuentos para clientes frecuentes: se fijarn de acuerdo a la frecuencia y al


tipo de eventos que realice. Despus del segundo ao de operacin de la
Empresa

Descuento por recomendar a otra empresa los servicios prestados y se logra


realizar el evento con sta. Despus del segundo ao de operacin de la
Empresa

Diferenciacin

Una vez se tenga una base de datos de clientes leales y satisfechos, se realizar una
revisin trimestral de precios para saber cmo se est comportando el mercado y la
competencia, y si es conveniente ajustarlos para todos los clientes o solo para nuevos
clientes.

2.4.4 Estrategia de Comunicacin

Se manejarn estrategias de promocin de los servicios principalmente para:

Persuadir a los clientes no decididos a transformarse en prospectos (de


acuerdo a encuesta)
Incitar a las PYMES a utilizar ms regularmente el servicio
Identificar nuevas oportunidades dentro de las empresas para generar nuevos
eventos
Crear necesidades adicionales al servicio inicial solicitado

Los diferentes mtodos promocionales que existen son:

70

Estrategia

Importancia

Relaciones pblicas
Promocin de ventas a clientes

10%
25%

Publicidad indiferenciada
Publicidad no pagada
Venta directa

30%
10%
25%

Tabla 8: Mtodos promocionales


Fuente: elaboracin propia

El mtodo seleccionado depende de:

Mercado meta
Naturaleza del producto/servicio ofrecido
Etapa del ciclo de vida en que se encuentre el producto o servicio
Recursos financieros disponibles para promocin

Las estrategias de penetracin en el mercado para los dos primeros aos de operacin
sern:

Promocin, precios accesibles, calidad, creacin de un portafolio personalizado


dependiendo de las necesidades de cada cliente. Esto se garantizar con el
respaldo de los socios estratgicos

De acuerdo a los resultados obtenidos despus de la realizacin de cada


evento, las empresas tendrn ms presente esta alternativa como una
estrategia importante para la presentacin de nuevos portafolios a sus clientes
externos. Contratando a esta Empresa para realizarlo con la garanta de xito.

La presentacin del brochure de la Empresa deber crear necesidades


adicionales en el cliente que quiere que su evento y el mensaje trasmitido a los
asistentes quede posicionado en sus mentes

Visita directa a oficinas y empresas a las cuales les pueda interesar el servicio
que se ofrece, presentando el portafolio y asesora personalizada

Publicidad en los restaurantes que sean proveedores de la Empresa, sta


constar de volantes y propaganda incluida en la carta. Se realizar una
negociacin entre las dos partes para que este tipo de publicidad no sea
cobrada a nuestra Empresa sino que se utilice como una estrategia de
expansin y reconocimiento del socio estratgico

71

Realizacin de una pgina de internet, en la que no solamente se encuentre


informacin completa de los proveedores, sino que sea una herramienta para
que el cliente pueda simular su evento desde sta, con precios verdaderos

Al finalizar cada nuevo evento establecer un contacto con el cliente;


brindndole opciones, envindole propuestas de servicios para llegar a un
nuevo acuerdo y que ste se fidelice con la Empresa.

El principal mtodo de comunicacin se har mediante el voz a voz mientras se


logra un posicionamiento en el mercado para realizar una campaa publicitaria.

Estas estrategias se trabajarn durante el primer ao y de acuerdo a los resultados se


continuar con las ms exitosas, la estrategia de publicidad ser ms agresiva,
pautando en revistas especializadas, participando en ferias y ofreciendo beneficios a
los proveedores.

2.4.5 Estrategia de Servicio

Contar con los mejores y ms eficientes proveedores

Contratar personal externo (meseros, personal de limpieza, decoradores, entre


otros) capacitado, comprometido y cumplido para garantizar un servicio
impecable

Al momento de la contratacin se deber firmar una pliza de cumplimiento


con los proveedores seleccionados para asegurar que el servicio se preste como
se plane

Se tendr un historial de eventos de cada una de las empresas con las que se
haya trabajado con sus respectivos comentarios y calificaciones para hacerles
llegar alternativas de servicio en fechas importantes

En todos los eventos la Empresa estar presente siempre en el inicio y en algn


momento posterior verificando que todo est en orden segn lo planificado

Uno de los aspectos clave de la Empresa ser el servicio post-venta, se realizar


un feedback despus del evento, dnde todas sus sugerencias y opiniones
quedarn registradas para garantizar el mejoramiento continuo de la Empresa
y de los proveedores.

72

2.4.6 Estrategia de Aprovisionamiento

Al ser una empresa prestadora de un servicio, no se manejar ningn tipo de compra


de material, ni de inventarios, tampoco se contar con una oficina fsica, para evitar
costos fijos innecesarios durante la iniciacin de la Empresa, que bsicamente ser una
organizadora logstica que coordinar a los proveedores para prestar un servicio
excelente y justo a tiempo.
Los proveedores que trabajarn conjuntamente con la Empresa se les llamar socios
estratgicos, que conformarn las siguientes categoras:

Servicios alimentarios y de bebidas (restaurantes de alta calidad posicionados


en el mercado)

Lugares de diferentes estilos y capacidad para adecuarlos a los diferentes tipos


de eventos que se puedan presentar

Prestacin de servicios de actividades de apoyo para el evento (outdoor


training)

Alquiler de menaje y decoracin

Empresas de transporte

Prestacin de servicio de personal de apoyo para atender el evento (meseros,


personal de limpieza, bar tenders)

Alquiler de equipos y herramientas

Alquiler de mquinas de caf

Ambientacin (alquiler de sonido, msica, luces, carpas)

Inicialmente se negociar con pocos proveedores mediante un acuerdo en el cul no


habr cuotas fijas para ninguna de las dos partes, la primera aproximacin con ellos
ser mediante una visita directa a los restaurantes para presentar la Empresa e iniciar
la negociacin.
Al tercer ao de operaciones se espera tener instalaciones fsicas para ofrecer una
mejor atencin a los clientes y para crear una imagen del servicio en sus mentes, esto
va a ser fundamental para acuerdos con clientes nuevos y reuniones con proveedores.

73

Sin embargo a los clientes que ya se les han organizado eventos, se les atender dnde
ellos lo requieran.
Se espera que la Empresa al tercer ao de operacin haya tenido un desempeo
destacado y haya logrado un posicionamiento favorable dentro del medio, tambin
que la oferta de proveedores aumente. Se irn adaptando las polticas de negociacin,
descuentos, promociones y plazos con cada uno logrando mayores ventajas para las
dos partes.
El ideal de la Empresa es consolidar relaciones a largo plazo de mutuo beneficio luego
de tener los proveedores pre seleccionados se les harn ver dos beneficios principales
que les traer la negociacin:
1. Expansin de su negocio hacia ms personas aumentando sus ventas mediante
los servicios contratados con nosotros
2. Promocin de sus productos y servicios mediante nuestro portafolio y el Portal
Web sin ningn cargo bsico
Principales condiciones para realizar la negociacin:
1. Descuento cercano al 10% sobre los precios de sus productos y servicios
2. Acuerdo de confidencialidad de informacin durante el tiempo de servicio
Debe quedar claro para los socios estratgicos que estar incluidos en el brochure de la
Empresa, no garantiza su contratacin por parte de los clientes, pues son ellos quienes
eligen a los restaurantes

Beneficios para la Empresa

La pre seleccin de los proveedores, hace que se conozca de antemano la


calidad de sus productos y servicios

La negociacin puede ser ms fcil al no cobrar una cuota de afiliacin, en lugar


de sta se exige un descuento sobre cada servicio contratado

El contrato tendr una vigencia de dos aos a partir de la fecha de firma, si el


proveedor incumple deber pagar una multa. La nica razn por la que la
Empresa puede terminar el contrato antes del tiempo establecido ser por
terminacin de sus operaciones o por obtener una mala calificacin por
desempeo

74

La escogencia de los proveedores se basar en:

Calidad de sus productos


Sugerencias de los clientes
Posicionamiento en el mercado (en el caso de los restaurantes)
Confianza
Cumplimiento
Precios

Dentro de la Empresa se manejar una matriz de clasificacin de los proveedores, la


calificacin ser interna y externa, en una escala de 1 a 5, siendo 1 el menor puntaje y
5 el mayor, cada parte tendr un peso del 50% para obtener una nica calificacin. Si
al finalizar un evento el proveedor obtiene un puntaje menor a 3.5 no volver a ser
contratado por la Empresa, si es igual a dicho puntaje se le har un compromiso de los
aspectos a mejorar y tendr un periodo de prueba dependiendo del tipo de falla, sino
mejora, sale de la base de datos de la Empresa.
Ver anexo la matriz de desempeo de proveedores

Los proveedores pre seleccionados con los que se contar en el portafolio son:

Restaurantes
Restaurantes

Especialidad

Momento

Caf de la Pea
Hobany Velasco
La Bagatelle
Pastelera Jacques

Pastelera francesa
Pastelera
Pastelera
Pastelera

Desayunos/onces/brunch/coffee break
Desayunos/onces/brunch/ coffee break
Desayunos/ coffee break
Desayunos/onces/brunch/ coffee break

Andrs Carne de Res


Crepes & Waffles

Carnes
Comida casual
Cocina belga e
internacional
Cocina californiana
Cocina fusin con
influencia mediterrnea y
oriental
Cocina peruana
Cocina peruana

Almuerzo/cena
Almuerzo/cena

La Gloria
Armadillo
Emma Restaurante
Nazca
Astrid y Gastn

Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena

75

Wok
Casa San Isidro
Charlies Roast Beef
El Corral Gourmet
Emilia Romagna
Oshiru

Cocina tailandesa
Cocina tradicional
Hamburguesas roast beef
Hamburguesas gourmet
Cocina italiana
Cocina japonesa

Pesquera Jaramillo

Comida de mar

Arches

Pizza y pastas

Myriam Camhi

Postres

Ventolini

Helados

Crepes & Waffles

Helados y postres

Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Almuerzo/cena
Postres/onces/ coffee break
Postres/onces
postres/cena/onces/ coffee break

Tabla 9: Listado de proveedores restaurantes


Fuente: Elaboracin propia

Lugares

Lugares

Sector

Capacidad

Segmento

Tipo de evento

Servicios

El Prtico

Salida norte
de la Ciudad

500
personas

Ejecutivos
de todas
las edades

Todos

Jardn, saln de
eventos, parqueadero

Ejecutivos
jvenes

Hotel
Holiday
Inn
Express

Cinco salas
cada una
Cl. 94 11 a 12
para 100
personas

Reuniones de
negocios/coctel
es/lanzamiento
s/fiestas

Alta tecnologa, centro


de negocios
completamente
equipado, acceso a
internet inalmbrico
gratuito, valet parking

Hotel
Bogot
Marriot

Ocho
salones de
eventos de
Reuniones de
Avenida El
Hombres y
diferente
negocios/coctel
Dorado 69 b
mujeres de
capacidad
es/lanzamiento
53
negocios
ente 50 y
s/fiestas
200
personas

Salones dotados con


tecnologa de punta
para conferencias y
presentaciones, valet
parking

76

Emma
Carrera 5 26
Restaurant
a 54
e

70
personas

La Gloria

Cl. 26 a 4 38

20
personas

Myriam
Camhi

Cr 7 116 30

30
personas

Empresario
Lanzamientos/fi
s de 26
Restaurante, cava de
estas/reuniones
aos en
vinos, parqueadero
de negocios
adelante
Fiestas,
Jvenes y
Restaurante, cava de
reuniones de
adultos
vinos, parqueadero
negocios
Reuniones de
Jvenes y
negocios,
Terraza, parqueadero
adultos
brunch, onces

Tabla 10: Listado de proveedores lugares


Fuente: Elaboracin propia

El cliente tendr la opcin de elegir qu tipo de comida desea o el restaurante que


quiera y el lugar en el que prefiere se realice el evento.
Con respecto a los dems aspectos del evento sern eleccin de la Empresa, la lista
inicial de los dems proveedores ser la siguiente:

Actividades out door: Aprendizaje Experiencial, Par Outdoor Training


Alquiler de menaje: Carmia Villegas
Alquiler de sonido, iluminacin y equipos: Girbaud Disco, AA Equipos,
Artesonido
Bar tender: Rocci Navajas
Decoracin, ambientacin y flores: Flores xito y Flores y Servicios
Personal de limpieza: Grupo Maclean E.U., Fuller Mantenimiento S.A.
Personal de servicio: Temporales Uno-A Bogot
Transporte: Esconaltur, Tescotur Ltda.

77

2.5 Proyeccin de ventas

2.5.1 Proyecciones
En Bogot se encuentran registradas 19.941 PYMES comerciales57, en la investigacin
de mercados se vio que el 97% de stas realizan eventos, el 37% contrata a un tercero
para la realizacin de los eventos y el 47% contratara los servicios de la Empresa. Y
que las PYMES estn dispuestas a destinar un 1% de su presupuesto para la realizacin
de eventos, en el primer ao de operaciones de la Empresa, sin embargo para realizar
la proyeccin de ventas, este porcentaje incrementar de acuerdo a las proyecciones
de inflacin para los prximos cinco aos.
Al ao 2010 las PYMES comerciales en Bogot generaron ingresos por $ 1.114
billones.58 Sobre estos ingresos se proyectarn las ventas de la empresa.

Inflacin proyectada59

Ao

Inflacin proyectada

2010
2011
2012
2013
2014
2015

3.5%
3.0%
3.0%
3.0%
3.0%
3.0%

Tabla 11: Inflacin proyectada. Fuente: Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico

Basados en la inflacin proyectada y suponiendo que el presupuesto que las empresas


para la realizacin de eventos sigue el mismo comportamiento, iniciando en el primer
ao con el 1%, las ventas a cinco aos seran:

57

(Cmara de Comercio de Bogot)


(Ruiz, Lpez Hernando y Jaramillo, Castao Esteban, mayo de 2010)
59
(Alcalda Mayor de Bogot D.C., 2008) Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=31626
58

78

Proyeccin de ventas
Inflacin

3%

Ao
1

Presupuesto
para eventos %

2
1,0%

3
1,0%

4
1,1%

5
1,2%

1,3%

Presupuesto
para eventos $ 11.479.687.536 11.490.019.255 12.179.129.335 13.308.114.921 14.978.388.820
Participacin
Empresa
1%
2%
5%
6%
9%

Ventas

114.796.875

229.800.385

608.956.467

798.486.895 1.348.054.994

Tabla 12: Proyeccin de ventas


Fuente: Elaboracin propia

A medida que se d a conocer la Empresa en el medio, ser ms fcil realizar un mayor


nmero de eventos. La proyeccin de ventas se realiz tomando una baja participacin
para no crear falsas expectativas. Si cuando se est operando las condiciones son
favorables y se aprovechan las oportunidades del mercado para crecer a un ritmo ms
acelerado, ser ms fcil implementar esos cambios si se reciben ms ingresos de los
proyectados.

2.5.2 Poltica de cartera

Para iniciar la organizacin del evento el cliente debe pagar mnimo un 50% del
costo de ste por adelantado, de este porcentaje un 25% ser para que los
proveedores inicien con la orden del evento

El 50% restante o el saldo, se cancelar 30 das despus de la realizacin del


evento, esta misma negociacin se realizar con los socios estratgicos

El pago a proveedores ser del 70% de las ventas

Se manejar una provisin de efectivo para cuando sea necesario adelantar


dinero en la contratacin de algn proveedor que no est en nuestra base de
datos, o para cubrir cualquier eventualidad

79

Clientes que paguen en efectivo obtienen un 2% de descuento despus del


segundo ao de operaciones

Clientes que cancelen la totalidad del evento por anticipado obtienen un 5% de


descuento despus del tercer ao de operaciones

Clientes que realicen ms de 10 eventos en un ao tengan un historial de pago


bueno con la Empresa, obtienen un 4% de descuento en los eventos que
realicen en el siguiente ao a partir del segundo ao de operaciones

Clientes que no cancelen el saldo dentro de los 30 das de plazo, se les le


eliminar cualquier beneficio que hayan obtenido con la Empresa,
adicionalmente se les cobrar intereses de mora equivalentes al 5% mensual
sobre el valor del evento, y si en tres meses no se ha logrado recuperar la
deuda, se pasar la cartera a una agencia de cobros, tambin se reportar la
mora a Aso Bancaria y Data Crdito para dejar registro

Al cerrar el ao el cliente debe quedar a paz y salvo con la Empresa,


especialmente si es un cliente nuevo

Las utilidades que genere la Empresa sern repartidas entre los socios,
inicialmente se distribuir el 50%, el restante se utilizar para operar. La
reparticin se realizar despus del quinto ao

Al finalizar un ao, si un periodo genera prdida, ser cubierta con las


utilidades del los siguientes aos hasta que quede cubierta en su totalidad

En el caso en que un cliente obtenga ms de un beneficio, l deber escoger el


que prefiera pues los descuentos no sern acumulables

80

Captulo III
3. Operacin
3.1 Ficha tcnica del servicio
Un evento se compone de tres elementos principales para su realizacin, a su vez cada
uno de estos debe cumplir con ciertas caractersticas para que marche correctamente
segn las exigencias del cliente:
1. Lugar de realizacin
-

Saln con espacio suficiente para albergar a los invitados y todas las
condiciones de servicios necesarios; parqueaderos, baos, salidas de
emergencia, etc.

Soporte inmobiliario para ubicar cmodamente a los invitados durante el


tiempo del evento, y si los hay, durante los tiempos de espera

Disponer un lugar de alimentacin confortable

Ambientacin del lugar, decoracin, iluminacin, sonido

2. Alimentacin

Acorde a la hora de realizacin prestar el servicio de alimentacin del


restaurante previamente escogido por el cliente

Servicio de bebidas- bar

Coffee break

Personal de apoyo y limpieza

81

3. Adecuacin

Decoracin especial del lugar elegida por el cliente

Elementos audiovisuales extra demandados por el cliente

Entretenimiento, presentaciones musicales

Si el cliente lo requiere, actividades ldicas de apoyo

Papelera adicional

Servicio de fotografa

Diseo y envo de invitaciones y tarjetas de agradecimiento

Diseo de recordatorios

De acuerdo a la disponibilidad de los proveedores para prestar el servicio


anteriormente listado, la Empresa est en disposicin de brindar la totalidad o una
combinacin seleccionada de los servicios mencionados.
Si el cliente requiere algn servicio que no est listado, se conseguir el proveedor
para satisfacer todas las necesidades de ste.

3.2 Estado de desarrollo

El proyecto se encuentra en la fase inicial, en idea, pues es una nueva propuesta.


Se espera poder ponerla en marcha en un corto plazo.

82

3.3 Descripcin del proceso


Descripcin de tiempos y actividades proceso operativo
Etapa

Actualizacin
datos(Soporte)

Actividades

30

50%

3,14%

2 Solicitar Informacin

10

17%

1,05%

3 Actualizar bases de datos

20

33%

2,09%

60

100,00%

6,28%

Recibir orden del cliente inicio proceso


1 pre seleccin en el portafolio para tener
listas opciones al cliente

60

20,34%

6,28%

Reunin con el cliente para definir la


combinacin de productos y servicios,
fijar fecha y hora del evento, realizacin
2
de cotizacin

60

20,34%

6,28%

3 Registrar evento

30

10,17%

3,14%

60

20,34%

6,28%

20

6,78%

2,09%

20

6,78%

2,09%

Organizacin del 4 Verificar disponibilidad con proveedores


evento
Confirmar disponibilidad al cliente, en
caso de no tener disponibilidad de algn
5
proveedor dar opciones similares o
acordar otra reunin
Formalizar acuerdo con el cliente, fijar
6 fecha primer pago y fecha y hora reunin
despus del evento
Realizar rdenes de compra a
proveedores
Total Parcial

45

15,25%

4,71%

295

100,00%

30,89%

1 Realizar seguimiento telefnico

40

100%

4,19%

40

100,00%

4,19%

Total Parcial

Ejecucin del
evento

1 Recibir Proveedores en locacin


Preparar el lugar para el evento
2
dependiendo del evento
3 Recibir Invitados

60

11,76%

6,28%

180

35,29%

18,85%

30

5,88%

3,14%

Hacer seguimiento al evento


dependiendo del evento

180

35,29%

18,85%

60

11,76%

6,28%

510

100,00%

53,40%

10,00%

0,52%

30

60,00%

3,14%

15

30,00%

1,57%

Total Parcial

50

100,00%

5,24%

TOTAL

955

5 Realizar Cierre del evento


Total Parcial

Seguimiento a
Clientes

%
Actividad/Total
Proceso

1 Contactar Proveedores

Total Parcial

Seguimiento a
Proveedores

Tiempo
%
(min) Actividad/Etapa

Recordar al cliente reunin despus del


1
evento
Reunin con el cliente para realizar un
2 feedback del evento y llenar formato de
evaluacin
3 Llenar base de datos

100,00%

Tabla 13: Proceso operativo. Fuente: Elaboracin propia

83

El proceso se divide en cuatro etapas fundamentales ejecutadas en intervalos de


tiempo distintos:

1. Actualizacin de datos: es una etapa sin entablar contacto con el cliente,


preparada para agilizar el servicio posterior y optimizar el tiempo del cliente
2. Organizacin del evento: en la cual la Empresa se enfocar en tener opciones
listas para el cliente de acuerdo a la solicitud del tipo de evento que l requiere,
para solucionar una de las principales razones por las cuales las empresas no
contratan un tercero para organizar evento: prdida de tiempo; Estableciendo
como lumbral mximo del 9% del total del evento (Aproximadamente una hora
sin incluir el tiempo de realizar rdenes de compra a proveedores), este tiempo
debe estar sujeto a reducciones debido al trabajo realizado en la etapa anterior
de actualizacin
3. Seguimiento a proveedores: durante esta etapa el contacto con el cliente
deber ser mnimo, se debe limitar a la recepcin de las ordenes, la
confirmacin de disponibilidad y la formalizacin del acuerdo, estas funciones
conjuntamente representan el 31% de la etapa y el 4% del tiempo total del
proceso, 25 minutos, este tiempo no se ejecuta de manera continua,
representa un tiempo dedicado a lo largo del periodo de respuesta establecido
por los proveedores con lo cual se garantiza el mnimo tiempo de perdida por
parte del cliente y se asegura las perfectas condiciones de entrega
4. Ejecucin del evento: se ve representada en un 53% del total del proceso de
pleno contacto con el cliente, dentro del proceso definido anteriormente se
define un tiempo de seguimiento al evento de tres horas en promedio, tiempo
sujeto a variaciones dependiendo del evento, durante este tiempo se define
principalmente el xito de recompra por parte de los clientes y el buen nombre
de la Empresa en el medio
5. La primera actividad del seguimiento a clientes es recordarle la reunin
despus del evento con una llamada telefnica, en sta solicitar la evaluacin
del cliente, basado en ese resultado obtenido se enfocara el tiempo restante de
la etapa, la que termina con el registro de la retroalimentacin en la base de
datos de la Empresa
La distribucin del tiempo con las diferentes partes que interactan para ejecutar el
proceso son principalmente los clientes y los proveedores, el tiempo restante ser
dedicado a realizar actividades operativas internas de la Empresa. Ver anexo tablas
tiempo con clientes, socios estratgicos y operaciones internas.

84

3.4 Necesidades, requerimientos e infraestructura

Los requerimientos bsicos para que la Empresa pueda funcionar se describirn a


continuacin, se realizar un estudio proyectado a cinco aos desde el inicio de
operaciones, para mostrar de qu manera estos requerimientos se modificarn
durante este periodo:

Telecomunicaciones

Locaciones
Durante los dos primeros aos
Telfono celular con lnea activa lugar para encuentro con el
cliente:
Telfono fijo con lnea activa
Oficina cliente
Algn restaurante que haga
Computador porttil con acceso a parte del brochure de la
Internet y Microsoft Office 2007
Empresa o en la oficina del
cliente
Cuenta de correo electrnico
A partir del tercer ao en las
activa
instalaciones de la Empresa

Publicidad
Brochure digital e impreso
Tarjetas de presentacin
Papelera

Formatos publicitarios

Tabla 14: Necesidades, requerimientos e infraestructura. Fuente: Elaboracin propia

Adems de las necesidades de herramientas fsicas y equipos, se necesitar capital


humano, el cual se describir en el anlisis administrativo

Primer ao: creacin de la Empresa e inicio de operaciones

Primer ao: creacin de la Empresa e inicio de operaciones


Descripcin

Unid.

Costo

Computadores Porttiles

Telfono fijo lnea ilimitada estrato 5

1
2
200
500

Telfono celular
Formatos/papelera
Tarjetas de presentacin
Total anual

1.000.000

Total
$

2.000.000,00

40.000 $

40.000

$
$
$

200.000 $
50.000 $
100.000 $
$

400.000
50.000
100.000
2.590.000

85

Total para operar


Segundo ao: Crecimiento
Descripcin

Unid.

Total

1.000.000

3.000.000

$
$
2
400 $
1000 $
$
1

40.000
200.000
100.000
200.000
300.000

$
$
$
$
$
$

40.000
400.000
100.000
200.000
300.000
4.040.000

Computadores Porttiles

Telfono fijo lnea ilimitada estrato 5

Telfono celular
Formatos/papelera
Tarjetas de presentacin
Multifuncional
Total anual

Costo

Se debe comprar
Segundo ao: Crecimiento
Descripcin

Unid.

Computadores Porttiles

Costo
$

Formatos/papelera
400 $
Tarjetas de presentacin 1000 $
$
Multifuncional
1
Total anual

1.000.000

Total
$

1.000.000

100.000 $
200.000 $
300.000 $
$

100.000
200.000
300.000
1.600.000

Tabla 15: Requerimientos operaciones. Fuente: Elaboracin propia

En el primer y segundo ao la Empresa iniciar su funcionamiento con dos personas,


no resulta viable desde el punto de vista econmico y de funcionamiento rentar
oficinas, ya que las actividades pueden ser llevadas a cabo desde cualquier lugar en
que se tenga contacto telefnico o va mail con clientes y proveedores, en los casos en
que es necesario llevar a cabo una reunin, estas se pueden realizar en los sitios en
que ellos se encuentran localizados (oficinas, restaurantes, etc.), o directamente en
algn restaurante de los que integran el portafolio para que el cliente empiece a tener
momentos de verdad con la Empresa, y se vaya llevado una idea de cmo ser el
servicio que recibir.

86

Tercer al quinto ao: consolidacin

Total para operar


Tercer al quinto ao: Consolidacin
Descripcin

Unid.

Costo

Total

Administracin mensual oficina 70 m $ 6.500.000,00 $ 78.000.000,00


Muebles y enceres
Computador porttil
Telfono celular
Formatos/papelera
Tarjetas de presentacin
Multifuncional
Total anual

$ 5.000.000,00 $

5.000.000,00

4
2
1000
2000
1

$ 1.000.000,00 $
$ 2.000.000,00 $
$ 200.000,00 $
$ 400.000,00 $
$ 300.000,00 $
$

4.000.000,00
4.000.000,00
200.000,00
400.000,00
300.000,00
91.900.000

Se debe comprar

Tercer al quinto ao: Consolidacin


Descripcin

Unid.

Costo

Administracin mensual oficina 70 m $


Computador porttil
Formatos/papelera
Tarjetas de presentacin
Multifuncional
Total

1
1000
2000
0

$
$
$
$

Total

6.500.000 $

78.000.000

1.000.000
200.000
400.000
-

1.000.000
200.000
400.000
79.600.000

$
$
$
$
$

Requerimientos operaciones. Fuente: Elaboracin propia

87

3.5 Plan de produccin

Al ser una Empresa prestadora de un servicio personalizado, no es necesario tener


almacenado ningn tipo de mercanca o producto, sin embargo, se manejar un
pequeo inventario que se ir alimentando con el tiempo, para atender eventos
pequeos y de improviso, esto para mejorar la capacidad de respuesta de la Empresa y
constar de video beam, DVD, vajillas, vasos, copas, cubiertos, manteles y elementos
de decoracin, entre otras cosas. Adicional a este inventario fsico se almacenar
informacin confidencial, conformada por las bases de datos de los socios estratgicos
y clientes.
Cuando el cliente se acerca a nosotros solicitando informacin lo primero es exponerle
el brochure para permitirle escoger la combinacin que desee, la estructura del
portafolio de servicios consta de las distintas ofertas clasificadas en las dos principales
categoras; restaurantes y lugares, pues los proveedores de los servicios
complementarios sern seleccionados por la Empresa de acuerdo al estilo del evento,
sin embargo si el cliente desea algo especfico, ser tenido en cuenta:
Peridicamente la Empresa ser mantener actualizada la informacin de los productos,
cantidades, precios y tiempos de entrega. Con anterioridad se debern tener los
mnimos tiempos de respuesta ante cada tipo de solicitud del cliente; de igual manera,
acordar previamente la forma de entrega y la necesidad de personal de apoyo
adicional (en caso de ser necesario) por cada socio estratgico.
En el momento en que se reciba una orden por parte de algn cliente se proceder a
verificar en la base de datos existente. Si la orden del cliente cuenta con una fecha
definida como exigencia del evento, y el evento se puede organizar dentro de los
tiempos establecidos de acuerdo a los tiempos de los socios estratgicos, se informar
inmediatamente al cliente y al socio estratgico para formalizar el acuerdo.
Si el cliente no cuenta con una fecha establecida y requiere conocer el tiempo de
respuesta de la Empresa, se tomara el mayor tiempo de la orden de pedido ms un da
de holgura como intervalo de seguridad en caso de imprevistos (esto si los tiempo de
entrega son uniformes; si se da el caso que existe una diferencia considerable entre el
mayor tiempo y los restantes se le har conocer al cliente la situacin y se le ofertara
alguna alternativa de menor tiempo).
Antes de ofrecer proveedores al cliente se preguntar por el tamao del evento y de
acuerdo a ello se le ofrecern solamente los que estn en capacidad de cubrirlo.
Si existe algn elemento que impida la posible ejecucin del evento, se debern hacer
contra propuestas al cliente para tratar de conseguir el acuerdo. Por ejemplo:

Si el cliente solicita un lugar para el evento que no est disponible el da


requerido, ofrecer una solucin alternativa en un lugar similar

88

El ideal de la Empresa es que en un periodo de un ao despus de la conformacin e


inicio de operaciones de la empresa, toda la interactividad con el cliente se realice
mediante el portal web y l pueda armar todas las posibilidades de eventos de acuerdo
a su eleccin con informacin inmediata del precio, cuando lo tenga conformado como
l quiera se realizar una reunin para confirmar el evento y los pagos.

Mientras esto es posible se realizar de cara al cliente, va mail o por telfono, pero
siempre garantizando el menor tiempo de respuesta posible.
Una vez formalizado el acuerdo con el cliente se debe hacer un seguimiento peridico
para asegurar la entrega por parte de los socios estratgicos, en la previa del evento se
debe acordar un tiempo prudente en el lugar establecido para realizar todo el montaje
y alistamiento.
Durante el tiempo que lleve el evento, personal de la Empresa y representantes de los
socios estratgicos que se contrataron debern estar presentes para resolver posibles
imprevistos que se presenten.

89

Definir la
fecha y la
hora

Escoger el
restaurante

Combinacin seleccionada por el


cliente

Ilustracin 22: Flujograma actividades para el cliente. Fuente: Elaboracin propia

90

3.5.1 Cadena de abastecimiento


Ilustracin 23: Cadena de abastecimiento Fuente: Elaboracin propia

Operacin

Solicitar informacin

Restaurantes
Lugares
Entretenimiento
Decoracin

Proveedores

Confirmacin de reservas y rdenes

Distribucin
Formalizacin del evento/realizacin

Contacto
Reservas
Organizacin

Personal de
apoyo

Clientes

Abastecimiento

Adecuacin del
lugar
Recepcin de
socios
estratgicos
Recepcin de
clientes

Seguimiento al
evento
Reservas/orden de pedido

Solicitud/orden del evento

3.6 Costos de produccin


Los costos de produccin asociados a la actividad en el inicio de operaciones se derivan
bsicamente de:

Personal

Transporte

Servicios telefnicos e Internet

Publicidad impresa (brochure, tarjetas de presentacin)

Papelera

91

Pgina web

Cada uno de estos tems ser especificado y explicado en el estudio financiero

Inflacin

3%

Costos de produccin
ao
1

Personal

36.267.360

38.553.866

55.715.073

89.460.221

92.144.028

Transporte

3.600.000

3.708.000

3.933.817

4.298.588

4.838.099

Comunicaciones

2.880.000

2.966.400

3.147.054

3.438.871

3.870.479

Telfono 480.000

494.400

524.509

573.145

645.080

Internet
Cargo
celular

720.000

741.600

786.763

859.718

967.620

1.680.000

1.730.400

1.835.781

2.006.008

2.257.780

1.920.000

2.036.928

2.225.806

Agua

1.200.000

1.273.080

1.391.129

Luz

720.000

763.848

834.677

300.000

40.000

41.200

42.436

43.709

Servicios pblicos

Pgina web
Dominio.com
Publicidad

100.000

206.000

424.360

463.710

521.909

Papelera

50.000

103.000

212.180

231.855

260.955

1.030.000

1.060.900

1.092.727

1.030.000

1.060.900

1.092.727

Equipo de oficina
2.600.000
Comput
adores
2.000.000
Celulare
s
600.000

TOTAL

45.797.360

45.577.266

63.473.684

97.935.680

101.679.179

Tabla 16: Costos de produccin. Fuente: elaboracin propia

92

Captulo IV
4. Estudio Organizacional
4.1 Estrategia organizacional

Misin
Integrar todas las soluciones requeridas para nuestros clientes en la realizacin de sus
eventos de la manera ms efectiva posible, ofrecindoles la ms variada oferta que
puedan encontrar en el mercado, nuestra empresa busca brindar al cliente
satisfaccin, confianza, atencin personalizada, innovacin, responsabilidad y la
garanta de la tranquilidad y despreocupacin al dejar todo en nuestras manos.

Visin
En el ao 2015 ser la primera Empresa de eventos empresariales en Bogot,
ofreciendo la ms amplia variedad de soluciones integradas, contando con
proveedores de la ms alta calidad, posicionados en el mercado y con los cuales
tienen preferencia de los consumidores; creando un sistema que funcione a travs de
una plataforma en Internet que le brinde al cliente la oportunidad de organizar
eventos desde cualquier parte.

Objetivos corporativos
La empresa busca como objetivo general cumplir lo que se encuentra en nuestra
Misin y convertirse en lo que indica nuestra Visin, para ello tiene tres objetivos clave
para desarrollar dicho proceso.

Atencin al Cliente
Nuestra atencin al cliente ser el principal mecanismo de promocin del servicio,
mejorando los procesos de comunicacin y convirtindonos en un aliado estratgico
para ellos.

93

Calidad de Servicio
Debemos garantizar calidad total de nuestros servicios y de los productos que
hacemos llegar a nuestros clientes.
Mejoramiento Continuo
Nuestros colaboradores y proveedores asociados deben capacitarse constantemente
en brindar un mejor servicio, recibir la retroalimentacin por parte de los clientes y
enfocarse en las oportunidades de mejora.

Socios Estratgicos
Nuestros proveedores son la principal bandera del servicio que prestamos, debemos
considerar como elemento fundamental la alianza con empresas que brinden calidad y
respaldo.

Principios corporativos

Trabajo en equipo: es el principio que impulsa las acciones y el pensamiento de


la Empresa y lo que hace competente a la organizacin

Solidaridad y cooperacin: la solidaridad y la cooperacin permitirn que las


ambiciones hacia el beneficio de la Empresa se transformen en una
humanizacin del trabajo

Responsabilidad y tica profesional: todas nuestras acciones estarn guiadas


por la justicia equitativa. La responsabilidad social de la Empresa se basa en
acciones desinteresadas, humanas y puntuales

Pensamiento proactivo, descentralizacin y empoderamiento a nuestros


colaboradores: todas las personas tienen el talento y la capacidad suficientes
para ser creativos y con voluntad para aportar soluciones en momentos crticos

Democracia participativa: cualquier persona tiene el poder de participar sin


ningn inconveniente en una discusin y ofrecer respetuosamente su punto de
vista; de igual forma, las dems personas deben considerarlo como un aporte
de buena voluntad

94

4.1.1 Anlisis DOFA

Al ser una empresa nueva que todava no ha iniciado operaciones, la matriz DOFA
solamente est compuesta por oportunidades y amenazas pues una empresa que aun
no est operando no tiene fortalezas ni debilidades.

Amenazas

Es una industria en la que nuevas empresas pueden entrar y salir fcilmente sin mayores barreras,
por tal motivo, as como es atractivo para nosotros entrar porque no exige ninguna inversin
econmica fija, tiempos de espera establecidos ni sofisticadas herramientas tecnolgicas o equipo
especializado, tambin puede entrar en cualquier momento un competidor ms fuerte y hacernos
dbiles en el mercado.
Las empresas de realizacin de eventos que actualmente estn atendiendo a las grandes empresas,
pueden darse cuenta que estn desatendiendo a las PYMES y entrar en este mercado con
estrategias agresivas en publicidad y precios
Oportunidades
Al ofrecer un variado portafolio de servicios con los restaurantes de ms alto nivel en Bogot,
podemos aprovechar esa situacin en las estrategias de publicidad para atraer a ms clientes
porque ya conocen estos restaurantes. Puede funcionar como garant de seriedad y calidad
Internet, nos abre las puertas del comercio, nos ahorra costos y tiempo, y nos facilita la relacin con
clientes y proveedores
La renovacin del concepto de la realizacin de eventos, introduccin de ideas innovadoras y
ofrecer todas las soluciones integradas hacen que el cliente ahorre tiempo y dinero al cliente

Tabla 17: Anlisis DOFA Fuente: Elaboracin propia

Se pueden usar las herramientas de fcil acceso como Internet, que es bastante
efectiva para dar a conocer la Empresa, creando una campaa de publicidad
creativa mediante la Web, distribuyendo el portafolio

95

Mantener satisfecho al cliente para fidelizarlo, esto se logra organizando un


evento confiable sin tiempo de desgaste en seguimiento

Realizar una cuidadosa seleccin de los socios estratgicos y establecer con


ellos acuerdos a mediano plazo para consolidar la empresa en el menor tiempo
posible y as hacer ms atractivo el portafolio de servicios

Estar en constante movimiento en el mbito empresarial (ferias, contacto


personalizado y va mail, etc.) para tomar confianza y adquirir conocimiento
dentro del mercado

4.1.2 Organismos de apoyo

Asociacin Colombiana de las Micro, Pequeas, y medianas empresas


(Mipymes)-Acopi

ACOPI Presidencia Nacional, desde la Vicepresidencia de Desarrollo Empresarial,


han creado esta seccin de apoyo a empresarios a la vez que los invita a participar de
las diferentes actividades que ofrece el gremio para fomentar el desarrollo del sector
Mipyme.
ACOPI tiene varios convenios para beneficiar a los empresarios Mipymes, para
brindarles oportunidades de financiacin y asesora a las que pueden acceder a travs
del gremio, que lleva representando y beneficiando a los micro, pequeos y medianos
empresarios por casi 60 aos.60

Fondo Nacional de Garantas S.A. (FNG)

El Fondo Nacional de Garantas S.A. es la entidad a travs de la cual el Gobierno


Nacional busca facilitar el acceso al crdito para las micro, pequeas y medianas
empresas, mediante el otorgamiento de garantas.
Para acceder a la garanta del FNG, la empresa o persona interesada debe acudir al
intermediario financiero ante el cual vaya a solicitar el crdito, donde se le brindar la
informacin requerida y se atendern todos los trmites relacionados con la garanta.

60

(Asociacin de micro, pequeas y medianas empresas (mipyme)-Acopi)

96

Para informacin adicional, puede acudir al FNG o a los Fondos Regionales de


Garantas.61

Cmara de Comercio de Bogot

La cmara de Comercio de Bogot brinda apoyo en cuanto a asesora para la creacin


de micro, pequeas y medianas empresas, en cuanto a cmo constituirla, la forma
jurdica ms apropiada de acuerdo al tipo de empresa y otorga beneficios de
gradualidad en el pago de parafiscales durante los tres primeros aos de operacin.

FUNDES

FUNDES forma parte del sistema de fundaciones e iniciativas del empresario


suizo Stephan Schmidheiny, y desde su nacimiento en 1984, ha sido una
organizacin pionera y visionaria para el desarrollo del sector privado en la regin
latinoamericana. Su trabajo se ha centrado en el fortalecimiento de capacidades
empresariales de una amplia base de micro, pequeas y medianas empresas para
mejorar su insercin a los mercados y buscar la transformacin de sectores,
regiones y del clima de negocios.
El trabajo de FUNDES ha marcado la pauta para la creacin de un mercado de
servicios de desarrollo empresarial en Amrica Latina dirigido a la
MIPYME. Asimismo, ha contribuido a situar a la MIPYME en la agenda del
desarrollo de gobiernos, sector privado y organismos internacionales, en los cuales
FUNDES se apoya para llevar a cabo su misin prestndoles Servicios de
Formacin Empresarial y de Consultora Integral desarrollados para ellas.
En 2009 FUNDES est presente en diez pases de Amrica Latina apoyando el
desarrollo de la MIPYME, con un equipo de 175 colaboradores directos y ms de
450 indirectos.62

BANCOLDEX

Bancoldex ayuda al financiamiento para la creacin de las microempresas otorgando


crditos con condiciones especiales para ellas:

61
62

Beneficiarios: personas
microempresas

naturales

jurdicas

consideradas

como

Destino de los recursos: materia prima, insumos, inventarios y dems gastos


operativos y de funcionamiento

Condiciones financieras:

(Fondo Nacional de Garantas)


(FUNDES)

97

o
o
o
o
o
o

Monto mximo de crdito por empresa: Hasta COP 12.000.000 de pesos


Plazo: Hasta seis (6) meses
Amortizacin de capital: Cuotas mensuales o trimestrales iguales
Pago de intereses: En su equivalente, mes o trimestre vencido
Tasa de inters al intermediario financiero: DTF (E.A.) + 1,75% (E.A.)
Tasa de inters al empresario: Libremente negociable entre el
intermediario financiero y el empresario63

Tambin tiene programas de formacin desarrollados para las mipymes

4.2 Estructura organizacional

La estructura organizacional se describir proyectada a cinco aos, durante los tres


primeros aos sufrir modificaciones, pues durante este periodo tendr que cambiar
para ajustarse rpidamente a las nuevas situaciones que surgirn en la Empresa.
A partir del tercer ao mantendr la organizacin y el organigrama hasta el quinto ao.

Primer ao: Creacin e inicio de operaciones

En esta etapa las funciones bsicas se dividen para ser ejecutadas por dos personas,
rea comercial y rea logstica:

Organigrama

Ilustracin 24: Organigrama primer ao Fuente: Elaboracin propia

Servicios integrales de
Catering &
Organizacin de
Eventos
Director (a) Logstico (a)

63

Director (a) Comercial

(BANCOLDEX)

98

Funciones

Primer ao

Funciones
rea
Comercial

Logstica

Dar a conocer el portafolio de


servicios en empresas en Bogot

Definir los requerimientos para


seleccin de proveedores

Coordinar con proveedores la


Realizar planes de negociacin con
disponibilidad de productos y
clientes y proveedores
servicios
Primer Ao
En esta etapa las
funciones bsicas se
dividen para ser
ejecutadas por dos
personas, rea
comercial y rea
logstica

Recibir solicitudes de clientes

Realizar reservaciones con


proveedores

Almacenar informacin general de Coordinar la entrega al


clientes y proveedores
momento del evento
Definir estrategias de
posicionamiento en el mercado

Organizar la agenda de
eventos recibidos

Bsqueda y negociacin con proveedores


Seguimiento y evaluacin del evento
Realizar pagos a proveedores
Facturar con clientes
Disear portafolio de servicios

Tabla 18: Funciones primer ao Fuente: Elaboracin propia

Segundo ao: Crecimiento

Organigrama

Comit
Directivo

Director(a)
Comercial

Director(a)
Logstico(a)

Ilustracin 25: Organigrama segundo ao Fuente: Elaboracin propia

Auxiliar
Comercial

99

Segundo
Ao

Funciones
rea
Auxiliar
Comercial
Recopilar
informacin de
contacto de
proveedores
Realizar
evaluacin de
seleccin de
proveedores
Recopilar
Informacin de
tiempos y
capacidad de
entrega

Director(a)
Comercial

Director(a)
Logstico(a)

Comit Directivo

Facturar a clientes

Disear estrategias
de Organizacin
logstica de eventos

Disear campanas
publicitarias

Establecer polticas de
Supervisar y aprobar
distribucin y
presupuestos
transporte

Realizar
negociaciones con
clientes

Definir criterios para


la seleccin de
proveedores

Evaluar desempeo de
directores

Realizar
negociaciones con
proveedores

Organizar agenda de
eventos

Analizar peridicamente
el desempeo de la
empresa en todos los
sectores

Visitar
proveedores
Definir estrategias
para evaluar los
de CRM
productos/servici
os

Analizar indicadores
de desempeo en la
operacin logstica

Definir polticas de
gestin empresarial

Realizar estudios
de mercados para
definir estrategias

Elaborar informes de
costos incurridos

Definir polticas de
convivencia y
comportamiento dentro
de la empresa y verificar
su cumplimiento

Cerrar ofertas con


clientes

Establecer fechas de
Elaborar Informes
realizacin de eventos financieros

Evaluar el
desarrollo del
evento

Realizar rdenes de
Realizar anlisis salarial y
compra a proveedores pagos de nmina

Actualizar Base
de datos socios
estratgicos

Segundo
Ao
Disear
Crecimiento formularios de
negociacin con
proveedores
Disear
portafolio de
servicios de la
empresa
Diseo y
actualizacin de
portal Web
Recibir
solicitudes de
servicio
Enviar
informacin de
oferta de
servicios
Actualizar base
de datos de
clientes

Definir la direccin
comercial de la empresa

Controlar la entrega
Recopilar
por parte de los
informacin de los
proveedores en el
clientes
evento
Recibir reclamos
Verificar
por parte de los
disponibilidad de
clientes y darles
productos/servicios
solucin
con proveedores
Coordinar medios de
Actualizar agenda transporte para
de la empresa
entrega por parte de
proveedores

Tabla 19: Funciones segundo ao Fuente: elaboracin propia

100

Durante la etapa de formalizacin y arranque de operaciones las actividades


primordiales para la puesta en marcha se pueden llevar a cabo sin la contratacin
inmediata de personal fijo. Sin embargo a medida que la Empresa se posicione en el
mercado y logre un mayor nmero de clientes y de proveedores asociados se llevar a
cabo la contratacin de personal.

Tercer ao a quinto ao: Consolidacin


Organigrama

Director(a)
Comercial
Comit
Directivo
Director(a)
Logstico(a)

Auxiliar
Comercial
Auxiliar
Logstico(a)
Practicante
SENA

Ilustracin 26: Organigrama tercer al quinto ao Fuente: elaboracin propia

101

Funciones
Tercer
ao

Funciones
rea

Auxiliar
Comercia
l
Recopilar
informaci
n de
contacto
de
proveedo
res
Realizar
evaluaci
n de
seleccin
de
proveedo
res
Recopilar
Informaci
n de
tiempos y
capacida
d de
Tercera entrega

Director(a)
Comercial

Auxiliar Logstico(a)

Controlar la entrega
Establecer
por parte de los
estrategias de
proveedores en el
mercados
evento

Disear
campanas
publicitarias

Evaluar el desarrollo
del evento y hacer
seguimiento durante
el evento

Realizar
Recopilar informacin
negociaciones
de los clientes
con clientes

a quinto
Realizar
Actualiza
Recibir reclamos por
Ao
negociaciones
parte de los clientes y
Consolid r Base de con
darles solucin
acin datos
proveedores
Visitar
proveedo
res para
evaluar
los
producto
s/servicio
s
Disear
formulari
os de
negociaci
n con
proveedo
res
Disear
portafoli
o de
servicios

Verificar
Definir
disponibilidad de
estrategias de
productos/servicios
CRM
con proveedores

Realizar
estudios de
mercados
para definir
estrategias

Actualizar agenda de
la empresa

Cerrar ofertas Establecer fechas de


con clientes
realizacin de eventos

Director(a)
Logstico(a)

Comit Directivo

Disear
estrategias de
organizacin
logstica de
eventos

Definir la direccin
comercial de la
empresa

Establecer
polticas de
distribucin y
transporte

Supervisar y
aprobar
presupuestos

Definir criterios
para la seleccin
de proveedores

Evaluar desempeo
de directores

Organizar agenda
de eventos

Analizar
peridicamente el
desempeo de la
empresa en todos
los sectores

Analizar
indicadores de
Definir polticas de
desempeo en la
gestin empresarial
operacin logstica

Realizar Informes
financieros

Realizar pagos de
nomina

102

de la
empresa
Diseo y
actualizac
Facturar a
in de
clientes
portal
Web
Recibir
solicitude
s de
servicio
Enviar
informaci
n de
oferta de
servicios

Coordinar medios de
transporte para
entrega por parte de
proveedores

Cancelar
obligaciones
tributarias

Elaborar informes de
costos de transporte

Realizar procesos
de seleccin y
contratacin

Realizar pagos a
proveedores

Definir polticas de
convivencia y
comportamiento
dentro de la
empresa y verificar
su cumplimiento

Actualiza
r base de
datos de
clientes

Tabla 20: Funciones tercer al quinto ao Fuente: elaboracin propia

De acuerdo a esta estructura organizacional, los cargos directivos son ocupados por
una persona; sin embargo las reas restantes pueden ser ocupadas por ms de una
persona de acuerdo a la demanda establecida y al nmero de proveedores asociados.

4.3 Polticas de seleccin y contratacin


Durante la etapa inicial de la Empresa y a medida que sea necesario realizar una
contratacin, se recurrir principalmente a los siguientes mtodos:

Archivo de postulantes
Escuelas, institutos superiores o universidades
Oficinas de colocacin
Mercado laboral

Medios de contratacin

103

Cartas de convocatoria remitidas a las universidades y centros de formacin


superior
Avisos de convocatorias publicados en diarios y revistas especializadas
Convocatorias verbales o escritas formuladas a los colaboradores

4.4 Aspectos legales


Se considera a la compaa como una microempresa, ya que su personal es inferior a
10 trabajadores y los activos son inferiores a 501 salarios mnimos mensuales legales
vigentes.64

4.4.1 Constitucin y legalidad


La conformacin legal se debe realizar de acuerdo al tipo de sociedad que se quiere
establecer, como primer parmetro se toma el nmero de personas que quieren iniciar
la empresa, en este caso se iniciar con dos socios, para lo cual la cmara de comercio
establece:
Nmero de personas que pueden conformar la empresa:
Una vez el futuro empresario haya identificado y definido la actividad
econmica a desarrollar deber definir el nmero de personas involucradas en
la creacin de la compaa, de tal forma que tendr dos opciones frente a tal
disyuntiva.
Si el empresario ha decidido emprender su empresa o actividad econmica de
manera individual tendr cuatro posibilidades, ejercer su actividad empresarial
como persona natural comerciante debidamente registrada ante la cmara,
como empresa unipersonal, como fundacin sin nimo de lucro o como
accionista nico en una sociedad por acciones simplificada.
Por el contrario, si el emprendedor a decidido afrontar la puesta en marcha de
su empresa con dos o ms personas, a travs de alguna de las principales
formas de asociacin, tendr en tal evento la oportunidad de escoger entre

64

Gua para constituir y formalizar una empresa, (Consultado en marzo de 2010), Disponible en :

www.ccb.org.co

104

alguna de las sociedades comerciales; una empresa asociativa de trabajo, una


sociedad agraria de transformacin o una entidad sin nimo de lucro.65

Durante el primer ao se conformar la empresa legalmente mediante el registro ms


bsico, persona natural; luego de este periodo, cuando ya se tenga un mejor manejo
operativo y experiencia en trmites de tipo legal y tributario se cambiar el tipo de
registro.
Para este caso, puesta en marcha de la empresa de dos personas, la cmara de
comercio brinda las siguientes opciones:
- Formas asociativas con nimo de lucro
- Sociedades comerciales:
Las sociedades se clasifican en sociedades personales, capitalistas y de naturaleza
mixta. Las sociedades personales son aquellas en las cuales todos los socios se
conocen entre s, y tanto la sociedad como los socios responden con la totalidad de su
patrimonio de forma solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, lo que le
da derecho a todos los socios a administrar la sociedad ejemplo las sociedades
colectivas y las en comandita simple.
Las sociedades capitalistas son aquellas sociedades en las que no se sabe quines
son los socios y stos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones
sociales, ejemplo las sociedades annimas, las en comandita por acciones y las
sociedades por acciones simplificadas.
Las sociedades de naturaleza mixta son aquellas sociedades en las cuales todos los
socios se conocen entre s, pero solo responden por las obligaciones adquiridas por la
sociedad hasta el monto de sus aportes, ejemplo las sociedades limitadas. Las clases
de sociedades previstas en la normatividad jurdica a saber son:
- Sociedad Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad En Comandita Simple,
Sociedad Annima, Sociedad En Comandita por Acciones66

Luego del primer ao de operaciones la empresa se registrar como una Sociedad


Limitada. Para el registro empresarial, ya sea como Persona natural o como Sociedad
Limitada, La Cmara De Comercio de Bogot define parmetros necesarios. (Ver
anexo).
Caractersticas de una sociedad limitada
La cmara de comercio establece que la sociedad limitada:

65
66

(Cmara de Comercio de Bogot)

(Cmara de comercio de Bogot -Registro)

105

Se constituye mediante escritura pblica entre mnimo dos socios y mximo


veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes, y en algunos casos segn
el Cdigo de Comercio artculos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad
ilimitada y solidaria, para alguno de los socios.
Los socios deben definir en la escritura pblica el tiempo de duracin de la empresa y
podrn delegar la representacin legal y administracin en un gerente, quien se guiar
por las funciones establecidas en los estatutos. El capital se representa en cuotas de
igual valor que para su cesin, se pueden vender o transferir en las condiciones
previstas en la ley o en los respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la
sociedad deber estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda." que de
no aclararse en los estatutos har responsable a los asociados solidaria e
ilimitadamente67.

Nombre de la Empresa: Professional Catering & Events Solutions

67

GUIA 5: COMO CONSTITUIR Y MATRICULAR UNA SOCIEDAD, (Consultado en marzo 2 de 2010), Disponible en : www.ccb.org.co

106

4.5 Costos administrativos

Gastos de personal

Costos de personal mensual y anual


Remuneracin

Director
$

Salud 8%

Pensin 11.25%

1.000.000

Persona de aseo

Contador externo

770.000

515.000

515.000

500.000

61.500

61.501

80.000

61.600

41.200

41.200

112.500

86.625

57.938

57.938

Riesgos profesionales 1.044%

10.440

8.039

5.377

5.377

Sena 2%

20.000

15.400

10.300

10.300

Aporte parafiscales ICBF 3%

30.000

23.100

15.450

15.450

Caja de compensacin familiar 4%

40.000

30.800

20.600

20.600

Prima 8.33%

83.300

64.141

42.900

42.900

Cesantas 8.33%

83.300

64.141

42.900

42.900

Intereses a cesantas 1%

10.000

7.700

5.150

5.150

Vacaciones 4.16%

32.032
1.163.578

21.424
839.737

21.424
839.738

Prestaciones
sociales

Subsidio de transporte

Practicante

Aportes a
entidades de
seguridad social

Salario bsico mensual

Auxiliar
-

41.600
1.511.140

Total por empleado

Nmero de empleados

Total mes

3.022.280

1.163.578

839.737

839.738

500.000

Total ao

36.267.360

$ 10.076.845

10.076.857

6.000.000

Tabla 21: Gastos de personal Fuente: elaboracin propia

$ 13.962.934

500.000

A partir del quinto ao se ajustarn los salarios de los colaboradores de la siguiente manera:

Remuneracin
Salario bsico mensual
Subsidio de transporte

Aportes a
entidades de
seguridad social
Aporte
parafiscales

Salud 8%
Pensin 11.25%
Riesgos profesionales 1.044%
Sena 2%
ICBF 3%
Caja de compensacin familiar 4%
Prima 8.33%

Prestaciones
sociales

Cesantas 8.33%
Intereses a cesantas 1%
Vacaciones 4.16%

Total por empleado


Nmero de empleados
Total mes
Total ao

$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$

Costos de personal mensual y anual


Director
Auxiliar
Practicante
4.000.000 $
150.000 $
800.000
$
- $
61.500
320.000 $
12.000 $
64.000
450.000 $
16.875 $
90.000
41.760 $
1.566 $
8.352
80.000 $
3.000 $
16.000
120.000 $
4.500 $
24.000
160.000 $
6.000 $
32.000
333.200 $
12.495 $
66.640
333.200 $
12.495 $
66.640
40.000 $
1.500 $
8.000
166.400 $
6.240 $
33.280
6.044.560 $
226.671 $ 1.270.412
2
2
1
12.089.120 $
453.342 $ 1.270.412
145.069.440 $ 5.440.104 $ 15.244.944

Persona de aseo
$
515.000
$
61.501
$
41.200
$
57.938
$
5.377
$
10.300
$
15.450
$
20.600
$
42.900
$
42.900
$
5.150
$
21.424
$
839.738
1
$
839.738
$
10.076.857

Contador externo
$
500.000
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$

500.000
1

$
$

500.000
6.000.000

Captulo V
5. Estudio econmico y financiero

Periodo de Retorno de la Inversin


TIR
VPN
Retorno de la Inversin
Inflacin

5 aos
67%
$ 94.124.800
25%
3%

5.1 Ingresos y egresos


Flujo de Caja
Ao
0

SALDO INICIAL
(+) Ventas de contado

35.000.000

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

114.796.875

229.800.385

608.956.467

798.486.895

1.348.054.994

(-) Egresos operacionales

39.297.360

53.496.694

172.093.983

179.172.928

276.413.820

(-) Inversin en activos fijos

11.950.000

4.325.000

2.625.000

8.300.000

3.250.000

(+) Recuperacin vta. a crdito

(-) Pago de impuestos

(3.372.969)

(1.758.033)

(18.132.001)

(40.884.446)

(=) Saldo Operativo

98.549.515

181.487.900

447.797.556

609.100.471

1.072.356.846

5.309.525

5.309.525

5.309.525

5.309.525

5.309.525

80.357.813

160.860.270

426.269.527

558.940.827

943.638.496

(-) Pago de prstamos


(-) Pago a proveedores
(-) Utilidades distribuidas

(+) Recuperacin de inversiones temporales

(+) Rendimientos financieros

(=) Saldo del ao

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

5.000.000

30.000.000

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

(+) Inversin de los socios


(+) Prstamos recibidos
(-) Inversiones temporales
(=) Nuevo saldo del ao
(=) Saldo acumulado

35.000.000
5.000.000

110

5.1.1

Balance General
Balance General
Ao
0

Activos
Activos corrientes
-

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

Computadores

2.000.000

3.000.000

4.000.000

4.000.000

4.000.000

Equipos

6.600.000

6.600.000

6.600.000

6.600.000

6.600.000

Depreciacin equipos

1.720.000

Inversiones temporales
Bancos
Cuentas por cobrar
Total activo corriente

35.000.000
35.000.000

12.882.178
-

Activos Fijos

3.440.000

5.360.000

7.280.000

10.380.000

Nuevos equipos

300.000

300.000

3.600.000

3.600.000

Depreciacin nuevos equipos

260.000

520.000

1.440.000

1.180.000

Edificio/ Oficina

Inventario

Muebles y enceres

Depreciacin muebles

Total activo fijo

Total Activo

35.000.000

3.350.000

6.375.000

8.000.000

11.250.000

5.000.000

5.000.000

500.000

1.000.000

10.230.000

12.575.000

13.020.000

17.980.000

17.890.000

23.112.178

27.893.105

29.238.504

62.830.119

141.298.826

Pasivos

8.000.000

Pasivos Corrientes
Prestamos de corto plazo

Total pasivo corriente

Pasivos Fijos
Prestamos de largo plazo

30.000.000

28.290.475,08

26.375.807,16

24.231.379,09

21.829.620

19.139.649

Total pasivo fijo

30.000.000

28.290.475

26.375.807

24.231.379

21.829.620

19.139.649

Total Pasivo

30.000.000

28.290.475

26.375.807

24.231.379

21.829.620

19.139.649

Patrimonio
Capital
Utilidad del periodo

5.000.000
-

5.000.000

5.000.000

5.000.000

5.000.000

5.000.000

(10.178.297)

6.695.596

3.489.827

35.993.374

81.158.677

(3.482.702)

7.125

36.000.499

117.159.176

Utilidad/prdida de ejercicios anteriores

Total Patrimonio
Total Pasivo + Patrimonio

5.000.000

(5.178.297)

1.517.298

5.007.125

41.000.499

122.159.176

35.000.000

23.112.178

27.893.105

29.238.504

62.830.119

141.298.826

Ver anexo anlisis vertical y horizontal

112

5.1.2

Estado de prdidas y ganancias

Tasa de impuestos

-33,5%

Inflacin

3%

Estado de Prdidas y Ganancias


Ao
0

Ventas

1
-

(-) Costo de ventas

114.796.875

229.800.385

608.956.467

798.486.895

1.348.054.994

80.357.813

160.860.270

426.269.527

558.940.827

943.638.496

Utilidad Bruta

34.439.063

68.940.116

182.686.940

239.546.069

404.416.498

(-) Gastos arrendamiento

(-) Gastos de personal

36.267.360

50.230.294

78.000.000
90.346.930

82.750.200
90.346.930

90.423.378
179.111.293

(-) Gastos de servicios pblicos

2.880.000

2.966.400

3.147.054

5.475.799

6.096.285

(-) Gastos de Papelera


(=) EBITDA
(-) Depreciacin equipos

(-) Depreciacin muebles

150.000

300.000

600.000

600.000

782.864

(4.858.297)

15.443.422

10.592.957

60.373.140

128.002.678

1.720.000

1.980.000

2.180.000

2.840.000

2.840.000

500.000

500.000

(=) Utilidad Operacional (EBIT)

(6.578.297)

13.463.422

8.412.957

57.033.140

124.662.678

(+) Ingresos financieros

(-) Gastos financieros

3.600.000

3.394.857

3.165.097

2.907.765

2.619.554

(=) Utilidad Antes de Impuestos

(10.178.297)

10.068.565

5.247.860

54.125.375

122.043.123

(-) Impuestos 33,5%

(3.372.969)

(1.758.033)

(18.132.001)

(40.884.446)

(=) UTILIDAD NETA

6.695.596

3.489.827

35.993.374

81.158.677

(10.178.297)

5.1.3

Razones financieras
Razones Financieras

Ao

35.000.000

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

Liquidez
Capital de trabajo

lo que la Empresa dispone para operar en el da a da

Apalancamiento
0,14

0,30

0,30

que la Empresa gana sobre sus ventas netas

0,01

0,07

0,09

de la operacin de la Empresa sobre sus ventas

0,03

0,01

0,05

0,06

que la Empresa gana sobre sus ventas

-2,04

1,34

0,70

7,20

16,23

-0,44

0,24

0,12

0,57

0,57

Rotacin de activos fijos

11,22

18,27

46,77

44,41

75,35

Rotacin de activos totales

4,97

8,24

20,83

12,71

Razn de la deuda LP

0,86

1,22

0,95

0,83

0,35

Cobertura de intereses

0,00

-2,83

2,97

1,66

18,61

Margen bruto

0,00

0,30

0,30

0,30

Utilidad operativa

0,00

-0,06

0,06

Margen neto
Rendimiento sobre el
capital (ROE)
Rendimiento de la inversin
(ROA)

0,00

-0,09

0,00

Financiamiento del activo con recursos externos


que la utilidad de operacin cubre el gasto por
veces
46,59
intereses

Rentabilidad

que la Empresa gana sobre su capital

veces

Actividad
que se han obtenido ingresos equivalentes a
la inversin en activos fijos promedio
que se han obtenido ingresos equivalentes a
veces
9,54
la inversin en activos
veces

Captulo VI

6. Impacto econmico social ambiental

6.1 Cadena de Valor

Infraestructura
Recursos Humanos
Tecnologa

Abastecimiento
Logstica
interna
Tiempos de
entrega y
capacidad de
los socios
estratgicos
Actualizacin
base de datos

Planificacin logstica de los eventos, organizacin


contable de le Empresa, Socios estratgicos,
estrategia de ventas
Seleccin y contratacin de personal, seleccin de
los socios estratgicos, polticas de buen trato con
colaboradores y clientes
Sistemas de comunicacin con clientes y socios
estratgicos, portal web
Red de socios estratgicos, tiempo de respuesta,
capacidad, sistema de transporte, medios de pago

Operacin

Logstica
externa

rdenes de
pedido
Fecha evento
Disponibilidad
socios
estratgicos
Organizacin
del evento

Envo orden de
compra a
socios
estratgicos
Realizar
seguimiento
Feedback con
cliente

Ilustracin 27: Cadena de valor Fuente: elaboracin propia

Marketing
Actualizacin
peridica
portal web
Publicidad
impresa

Servicio
Servicio post
venta
Feedback con
el cliente
Realizar
propuestas
para fechas
importantes de
forma
anticipada

Actividades primarias
I.

Logstica interna: en una base de datos registrar la informacin a los socios


estratgicos, la que constar principalmente de:
a. Capacidad
b. Tiempos de entrega

Esta base de datos se debe actualizar cada vez que se conozca algn cambio de
informacin de cualquiera de los socios estratgicos, y cuando se ingrese uno nuevo.
El precio se fijar en el momento en el que el cliente solicita una cotizacin para el
evento, para esto se especifican las caractersticas y teniendo en cuenta la fecha para
la cual requiere el servicio, se negociar con los socios estratgicos adecuados.

II.

Operacin

Al recibir una orden de pedido se procede a filtrar la informacin relevante para la


organizacin del evento:
a. Establecer fecha de servicio y tiempo de duracin del evento
b. Verificar disponibilidad de tiempo y capacidad con proveedores
c. Consultar la base de datos para iniciar la orden con los socios
estratgicos registrados y si es necesario contactar un proveedor con el
cual no estemos trabajando, iniciar relaciones
d. Dar retroalimentacin al cliente de acuerdo a lo expresado por cada
proveedor. En caso de existir algn impedimento se le informar y se
brindar una alternativa equivalente
e. Confirmar el evento con los socios estratgicos
f. Agregar el evento en la agenda de la empresa

III.

Logstica externa

116

a. Enviar orden de compra a proveedores


b. Realizar seguimiento a los proveedores
c. Realizar seguimiento al evento
d. Recopilar datos de clientes para CRM

IV.

Marketing
a. Actualizacin peridica de la pgina web
b. Boletines Informativos dirigidos a las empresas
c. Publicidad impresa

V.

Servicio

a. Evaluar el evento de forma conjunta con el cliente


b. Enviar propuestas anticipadas e fechas importantes

Actividades de apoyo

I.

Infraestructura de la empresa

a. Planificacin logstica de eventos


Nuestro principal objetivo es brindar una oferta variada y coordinarla de
manera precisa para el cliente, para lo cual requiere el anlisis de una serie de
informacin dada por los socios estratgicos y confrontarla con las necesidades
de los clientes

117

b. Organizacin contable de la empresa


La Empresa requiere de un manejo de capital adecuado. Establecer un orden en
la estructura financiera, en donde se aprecie claramente la situacin econmica
real para la toma de decisiones y se justifique cada movimiento de dinero

c. Proveedores asociados/socios estratgicos


Nuestros proveedores son los que a proporcionan los elementos que
componen la organizacin del evento, de acuerdo a ellos se definen los
parmetros de oferta para nuestros clientes

d. Estrategia de ventas
La estrategia de ventas es la razn principal para que nuestros clientes nos
seleccionen por encima de otras alternativas, la Empresa debe realizar todos
los esfuerzos necesarios para cumplir los requerimientos de los clientes

II.

Recursos Humanos

a. Seleccin y contratacin de personal


Dentro de la Empresa el papel de las personas resulta fundamental para llevar
a cabo las tareas necesarias con la mejor actitud, se trabajar con
colaboradores que tengan clara la forma de operar del negocio, especialmente
durante su etapa de iniciacin

b. Seleccin de socios estratgicos


Los socios estratgicos seleccionados, adems de tener un posicionamiento en
el mercado, deben ser empresas con responsabilidad social, preocupadas por
sus colaboradores y por el medio ambiente

c. Polticas de buen trato a colaboradores y clientes


Uno de los aspectos primordiales de la empresa es su relacin tanto con socios
estratgicos, clientes y personal de la empresa. Al tratarse de un evento social, debe
primar el excelente comportamiento por parte de la Empresa

118

III.

Tecnologa

a. Sistemas de comunicacin con clientes y proveedores


Resulta de primera necesidad contar con los medios de contacto de ms pronta
respuesta entre socios estratgicos- Empresa y clientes-Empresa para
minimizar el tiempo de coordinacin del evento, principalmente se realizar
contacto telefnico y correo electrnico

b. Pagina web
En el inicio de operaciones y etapa de crecimiento resulta fundamental contar
con un portal web que brinde la mayor cantidad de informacin a los clientes
para reducir actividades operativas al interior de la empresa y
simultneamente funcionara como un plus para optimizar el tiempo de los
clientes

IV.

Abastecimiento

a. Red de proveedores
La Empresa se abastecer principalmente por restaurantes, salones de eventos
y recepciones, empresas de entretenimiento, empresas de personal de servicio
a eventos empresas de transporte y empresas de decoracin

b. Tiempo de respuesta
El tiempo es de los criterios de mayor importancia para coordinar la entrega
por parte de los socios estratgicos para la realizacin del evento

c. Capacidad
Es el criterio que limita el alcance del evento, depender de cada proveedor

119

d. Sistema de transporte
Dependiendo la negociacin con cada cliente se debe establecer el medio de
transporte adecuado, para coordinar los tiempos de entrega como para
preservar los productos

e. Medios de pago
Se debe establecer las posibilidades de pago a los proveedores y de acuerdo a
la situacin financiera de la empresa escoger la ms conveniente

6.2 Generacin de Empleo


No slo se tiene pensado generar empleos de manera directa con la conformacin de
la empresa, pues se considera que al ser un aliado estratgico con otras empresas y al
impulsar su desarrollo se pueden generar oportunidades laborales a travs de ellos. La
Empresa tiene la visin de crear un sistema estndar, que si da buenos resultados en
su aplicacin en Bogot se pueda extender a otras ciudades del pas.

6.3 Costo ambiental

La Empresa tendr una gran conciencia por el cuidado del medio ambiente, para que
sta sea sostenible las buenas prcticas ambientales que se implementarn sern:

Reducir al mnimo la impresin de documentos fsicos, en lo posible manejar


toda la informacin a travs de correo electrnico y telefnicamente

120

Si es necesario imprimir como es el caso de los contratos y las plizas de


cumplimiento, de las que se debe dejar registro fsico, hacerlo con tintas
biodegradables

Reciclar

No utilizacin de bolsas plsticas

Realizar una campaa interna para no dejar encendidas las luces ni gastar ms
agua de la necesaria

En lo posible, realizar negociaciones con proveedores que manejen


responsabilidad social empresarial

Realizar negociaciones solamente proveedores que cumplan con las normas


sanitarias y ambientales que rigen en Colombia

Realizar negociaciones solamente con proveedores que ejerzan una actividad


econmica legalmente permitida en Colombia

121

Captulo VII
7. Conclusiones
I.

Por medio de la informacin obtenida en la investigacin de mercados e


informacin obtenida de fuentes alternas pudimos realizar el montaje del
anlisis DOFA. Este anlisis indica que existen buenas posibilidades de tener un
desempeo exitoso en el campo de la realizacin de eventos empresariales en
la ciudad de Bogot. Se tienen buenas posibilidades al tratarse de una
propuesta integral, que abarca un nmero importante de soluciones en todos
los aspectos para la realizacin de diferentes eventos empresariales. Resulta
ser una propuesta atractiva segn el nivel de aceptacin del target con un 63%
de las empresas encuestadas, existe una competencia fuerte en el mercado,
por un lado las empresas catering, restaurantes y empresas organizadoras de
eventos ya posicionadas, sin embargo estn dirigidas a grandes empresas, pero
de manera ms importante, la tendencia de las empresas a auto gestionar la
realizacin de eventos al no encontrar una opcin para ellas que les ofrezca
una solucin integral que maneje al tiempo calidad, confianza, un ajuste al
tamao de sus necesidades y buenos precios para ellas. Ante este panorama,
nos enfrentamos a la obligacin de hacer una propuesta fuerte de incursin en
el mercado, consiguiendo proveedores de alta calidad y optimizar los costos.
Por esta razn, entre nuestros ideales se encuentra inicialmente formar
relaciones a largo plazo con los proveedores, con un sistema propuesto de
mutuo beneficio.

II.

Frente a la tendencia de las empresas de organizar de forma autnoma los


eventos, encontramos que las principales causas de este comportamiento son:
la excesiva inversin de tiempo en bsqueda y comparacin de ofertas
disponibles en el mercado al no encontrar una propuesta integral de productos
y servicios deseada, el incumplimiento de las empresas existentes lo cual
conlleva ms tiempo por parte del cliente dedicado al seguimiento del
organizador, y a que las ofertas no se ajustan al tamao deseado del evento y
en muchos casos conlleva gastos innecesarios. Segn las tendencias analizadas,
un evento no solo representa aquel caso de un montaje complicado con un
nmero grande de invitados, tambin abarca situaciones de menor magnitud
en las cuales las empresas buscan la celebracin de un momento privado al
interior de la misma (eventos motivacionales) o cuando buscan formar y
fortalecer alianzas con clientes o proveedores (eventos promocionales). Este
tipo de eventos de menor dimensin, como son reuniones con clientes,
despedidas, ascensos o cumpleaos representan conjuntamente la mayora de
los eventos realizados por las compaas, estos resultados obligan a nuestra
Empresa a tener un portafolio especial para hacerle frente a la organizacin de

122

este segmento de eventos que requieren un menor tamao pero que resultan
representativos.

III.

El mtodo estndar del proceso cuenta con cuatro etapas claramente


definidas: actualizacin de datos, organizacin, seguimiento a proveedores,
ejecucin y seguimiento al cliente. De acuerdo al anlisis de mercados se
obtuvo que una de las principales razones de las empresas para no contratar la
organizacin de eventos es la prdida de tiempo, por lo cual hemos propuesto
un sistema en el cual la inversin de tiempo por parte del cliente sea mnima,
en promedio 24% del total del proceso, incluyendo el servicio post venta que
incluye un feedback, aunque este espacio depende del tipo de evento siempre
se cuidar y optimizar el tiempo del cliente. A la organizacin del evento entre
el de contacto con proveedores y de operaciones internas, se dedicar el 76%
del total del proceso, esto sin descuidar la etapa de seguimiento al evento en la
cual se tiene un estimado de 19%, el cual tambin variar de acuerdo al evento.

IV.

La estructura administrativa de la empresa se define en base al desarrollo de


actividades, a los requerimientos de personal y a la capacidad financiera de la
empresa. En nuestro caso se destacan dos reas fundamentales a lo largo de
todo el periodo analizado, rea logstica y rea comercial; el rea logstica es la
encargada de gestionar la cadena de abastecimiento para la puesta en marcha
del evento y dar respuesta eficiente al cliente, el rea comercial es la
encargada de interactuar con clientes y de la seleccin y negociacin con
proveedores, durante el transcurso de las tres etapas propuestas se define la
contratacin de una persona de apoyo en cada rea, un practicante SENA, una
persona de aseo para la oficina y una persona externa que lleve la contabilidad.
A pesar de ser una organizacin pequea, incluso en su etapa de consolidacin,
consideramos vital establecer polticas de comportamiento y definir con
claridad las funciones de cada cargo, as como objetivos corporativos y una
planeacin estratgica adecuada acorde con el rumbo que le queremos dar a la
empresa.

V.

Para la legalizacin de la empresa consideramos conveniente durante esta


etapa inicial, en la cual an no tenemos una amplia actividad operativa, ir
conociendo el mercado, adquirir experiencia en manejo de las obligaciones
legales y tributarias y dems oportunidades que esto conlleva; razn por la
cual decidimos tramitar de forma inicial la opcin ms simple de registro legal y
tributario: como persona natural; esperamos que al transcurso del primer ao
tengamos un desempeo optimo en el mercado que nos permita constituir la
empresa legalmente, pero esta vez bajo la figura de una sociedad limitada.

VI.

Desde el punto de vista financiero las expectativas de crecimiento en ventas


son buenas, la participacin esperada en el mercado es del 1% para el primer

123

ao, 2% para el segundo, 5% para el tercero, 6% para el cuarto y un 9% del


quinto ao en adelante. esto considerando nicamente en este marco las
empresas que actualmente contratan eventos segn la investigacin de
mercados, sin embargo ante un nivel de favorabilidad positivo frente a nuestra
propuesta, las expectativas de crecimiento se pueden cumplir y exceder, si
enfocamos especialmente las estrategias de mercadeo y comunicacin en las
empresas que estn indecisas hacia la contratacin de eventos, y hacia las
pequeas empresas con planes exclusivos para ellas.

VII.

Debido a que es una organizadora de empresas prestadoras de servicios, y su


estructura pequea, no se requiere una inversin inicial considerable en
ninguno de los periodos analizados, a excepcin de la inversin inicial, lo que
hace que desde la perspectiva financiera, haya un panorama prspero en cada
etapa. Con un flujo de caja positivo despus del segundo ao, y una TIR del
67% muestran que el proyecto es favorable en especial para los inversionistas.

VIII.

Bogot es el centro empresarial de Colombia con cerca de 280.000 empresas


constituidas legalmente, ante ese escenario, y con la necesidad de las empresas
a recurrir a eventos, vemos un futuro con grandes expectativas para el
desarrollo de nuestra actividad, en la medida en que se cumplan los objetivos
planteados en la formulacin del presente trabajo.

124

Anexos
Clasificacin sectores de la economa
Sector primario o agropecuario: Es el sector que obtiene el producto de sus actividades directamente de
la naturaleza, sin ningn proceso de transformacin
Sector secundario o industrial: Comprende todas las actividades econmicas de un pas relacionadas con
la transformacin industrial de los alimentos y otros tipos de bienes o mercancas, los cuales se utilizan
como base para la fabricacin de nuevos productos
Sector terciario o de servicios: Incluye todas aquellas actividades que no producen una mercanca en s,
pero que son necesarias para el funcionamiento de la economa
Dentro de esta clasificacin se realiza una de los sub sectores de la economa por la especializacin de
actividades:
Sector de transporte: Hace parte del sector terciario, e incluye transporte de carga, servicio de transporte
pblico, transporte terrestre, areo, martimo, etc.
Sector de comercio: Hace parte del sector terciario de la economa, e incluye comercio al por mayor,
minorista, centros comerciales, cmaras de comercio, plazas de mercado y, en general, a todos aquellos
que se relacionan con la actividad de comercio de diversos productos a nivel nacional o internacional
Sector financiero: En este sector se incluyen todas aquellas organizaciones relacionadas con actividades
bancarias y financieras, aseguradoras, fondos de pensiones y cesantas, fiduciarias, etc.
Sector de la construccin: En este sector se incluyen las empresas y organizaciones relacionadas con la
construccin, al igual que los arquitectos e ingenieros, las empresas productoras de materiales para la
construccin, etc.
Sector minero y energtico: Se incluyen en l todas las empresas que se relacionan con la actividad
minera y energtica de cualquier tipo (extraccin de carbn, esmeraldas, gas y petrleo; empresas
generadoras de energa; etc.).
Sector solidario: En este sector se incluyen las cooperativas, las cajas de compensacin familiar, las
empresas solidarias de salud, entre otras.
Sector de comunicaciones: En este sector se incluyen todas las empresas y organizaciones relacionadas
con los medios de comunicacin como (telefona fija y celular, empresas de publicidad, peridicos,
68
editoriales, etc.).

68

Fuente especificada no vlida.

125

Clasificacin internacional industrial uniforme (CIIU)

431 Comercio al por mayor de alimentos, bebidas y tabaco


432 Comercio al por mayor en tiendas de productos textiles y calzado
433 Comercio al por mayor de productos farmacuticos, perfumera y accesorios
434 Comercio al por mayor de materias primas
435 Comercio al por mayor de maquinaria, mobiliario y equipo
436 Comercio al por mayor de camiones
437 Intermediacin y comercio al por mayor por medios masivos de comunicacin
461 Comercio al por menor de alimentos, bebidas y tabaco
462 Comercio al por menor en tiendas de autoservicio y departamentales
463 Comercio al por menor de productos textiles, accesorios de vestir y calzado
464 Comercio al por menor de artculos para el cuidado de la salud
465 Comercio al por menor de artculos de papelera, para el esparcimiento y otros
466 Comercio al por menor de enseres domsticos, computadoras y otros
467 Comercio al por menor de artculos de ferretera tlapalera y vidrios
468 Comercio al por menor de vehculos de motor, refacciones, combustibles y lubricantes
469 Intermediacin y comercio al por menor por medios masivos de comunicacin

126

Formato cuestionario

Buenos das, soy estudiante de la Pontificia Universidad Javeriana de la Carrera de


Administracin de Empresas, en este momento estoy realizando mi tesis que consiste en la
creacin de una empresa de servicios integrales de catering y organizacin de eventos
empresariales, por lo que les solicito su colaboracin contestando una corta encuesta.
La informacin recolectada en la siguiente encuesta es para realizar un estudio de mercado
para la creacin de una empresa de servicios integrales catering y organizacin de eventos
empresariales que ofrezca valores agregados como:

Ofrecer un amplio y variado portafolio de productos y servicios, enfatizando en que el


servicio de catering y bebidas ofrecido lo provee restaurantes conocidos y
posicionados en el mercado

Seleccin del lugar ms apropiado con el objeto del evento y de preferencia del
cliente, ambientacin, adecuacin con equipos y herramientas necesarios, personal de
apoyo

Realizacin de actividades ldicas para los asistentes de acuerdo al tipo y objeto del
evento

Realizacin de eventos personalizados de acuerdo al tamao de la empresa, objeto,


tipo, lo que el cliente requiera para garantizar el xito de su evento

127

Encuesta
Encuesta
1. Cuntos colaboradores tiene su empresa?
a. Menos
personas
Encuesta
sobredela11
organizacin
de eventos empresariales
b.
Entre
11
y
50
personas empresas comerciales y de
en pequeas y medianas
c. Entre 51 y 200 personas
servicios en la ciudad de Bogot
d. Ms de 200 personas

Servicios Integrales de Catering y Eventos

2. En qu tipo de ocasin su empresa realiza eventos?


a. Capacitaciones
b. Reuniones con clientes externos
c. Despedidas
d. Ascensos
e. Fiestas de fin de ao
f. Cumpleaos
g. Lanzamiento de nuevos productos
h. Cocteles
i. Otro
j. No realiza ningn evento (pasar a pregunta nmero 4)
3. Cmo planifica la organizacin de sus eventos empresariales?
a.
b.

Contrata a una persona o empresa especializada en el tema


Lo organiza usted mismo

4. Cules son los motivos por los que no contrata a una persona o empresa especializada en organizacin de evento
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
5.

Precios altos
Desconfianza
Incumplimiento
Prdida de tiempo
No le ofrecen un portafolio variado de servicios que pueda requerir el evento. (servicio principal y
complementarios)
No se ajustan al tamao de su evento, ya sea pequeo o grande
Otro

Estara dispuesto a contratar los servicios de la empresa presentada?

a. Si
b. No
c. No sabe
6. Cunto presupuesto anual destinara a la realizacin de eventos?
a. 1%
b. Entre 2% y 5%
c. Ms del 5%
Muchas gracias por su colaboracin.

Tabulacin resultados obtenidos


Plantilla

128

NMERO

NOMBRE VARIABLE

DGITO

COLUMNA

NIVELES
1: microempresa <11

Tamao de la empresa

B, C, D, E

2: pequea 12 > x < 50


3: mediana 51> x < 200
4: Grande > 201
1: Capacitaciones
2: Reuniones con clientes externos
3: Despedidas
4: Ascensos

Tipo de evento

F,G,H,I,J,K,L,M,N,O

5: Fiestas de fin de ao
6: Cumpleaos
7: Lanzamientos de nuevos productos
8: Cocteles
9: Otro
10: No realiza eventos
1: Contrata a un tercero

Quin realiza el evento

P,Q

2: Lo realiza por sus medios


1: Precio
2: Desconfianza

Motivos para no contratar un


tercero

3: Incumplimiento
1

R,S,T,U,V,W,X

4: Prdida de tiempo
5: Portafolio limitado de servicios ofrecidos
6: No se ajusta al tamao de su evento
7: Otro

Contratara los servicios


presentados por esta empresa

1: Si
1

Y,Z,AA

2: No
3: No sabe

Cunto presupuesto anual


destinara a la realizacin de
eventos

1: 1%
1

AB, AC, AD

2: entre 2% y 5%
3: ms del 5%

129

Resultados obtenidos

Nmero de pregunta
1

Opcin
N
encuesta 1

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
TOTAL

3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1

2 1 2 3 4 5 6 7 1

2 3 1

2 3

0 27 11 0 4 2 5 1 7 3 13 2 1

14 24 4 3 6 8 9 7 1 18 12 8 26 10 2

Estadsticas
Pregunta

Opcin

N Respuestas

Porcentaje

0%

Pequea ( entre 12 y 50 personas)

27

71%

Mediana ( entre 51 y 200 personas)

11

29%

Grande (ms de 201 personas)

0%

Microempresa (menor a 11 personas)

TOTAL

38

100%

Capacitaciones

11%

Reuniones con clientes externos

5%

Despedidas
Ascensos

13%

3%

Fiestas de fin de ao

18%

Cumpleaos

8%

Lanzamientos de nuevos productos

13

34%

Cocteles

3%

Otro

3%

No realiza eventos

3%

38

100%

14

37%

24

63%

TOTAL
Contrata a un tercero

Lo realiza por sus medios

TOTAL

38

100%

Precio

11%

Desconfianza

8%

Incumplimiento

16%

Prdida de tiempo

21%

Portafolio limitado de servicios ofrecidos

24%

No se ajusta al tamao de su evento

18%

Otro

3%

38

100%

Si

18

47%

No

12

32%

No sabe

21%

TOTAL
5

TOTAL
6

38

100%

1%

26

68%

entre 2% y 5%

10

26%

ms del 5%

5%

38

100%

TOTAL

Nmero de encuestas realizadas

38

Promedio

9,50

3,8

19,0

5,43

12,7

12,7

Estados Financieros Empresas Lderes del Sector


En miles de pesos
Balance General
Sector

Compass Group S.A.


2008

2008

Catering de Colombia S.A.


2007

2008

Catering y Caf C y C S.A.

2007

2008

2007

Activo

2.406.252.651

39.046.545

38.071.569

22.702.118

21.937.938

2.065.615

Pasivo

1.080.557.639

27.386.561

25.255.997

12.043.060

12.626.819

503.873

Patrimonio

1.325.695.013

11.659.984

12.815.572

10.659.058

9.311.119

1.561.742

1.509.909

2.278.591
768.682

Prdidas y Ganancias
Ingresos

2.837.564.903

131.404.151

107.651.834

63.644.009

57.970.517

2.632.113

2.365.344

Utilidad Bruta

995.625.509

13.611.385

13.735.576

6.929.432

6.414.862

1.304.795

1.163.532

Utilidad Neta

182.326.174

2.618.919

1.149.202

1.268.384

811.621

111.973

105.756

Razones Financieras
Razn Corriente
Razn de Endeudamiento
Margen neto

4%

Tabla 22. Estados financieros Empresas Lderes del Sector


Fuente: (Portafolio.com.co-El portal de Economa y Negocios)

1,17

1,21

1,51

1,47

1,51

1,38

45%

0,70%

0,66%

0,53%

0,58%

0,24%

0,34%

0,01%

0,01%

0,01%

0,00%

0,02%

0,02%

Matriz de desempeo proveedores


Plantilla para evaluacin de la Empresa
La matriz se debe llenar con una escala de 1 a 4, siendo uno la calificacin ms baja y 4 la ms alta

Evaluacin
Empresa
Socio
Estratgico

Criterios Econmicos
Precio

Facilidades
pago

Costos
entrega

30%
T
Parcial

Criterios de Calidad
Presentacin
portafolio

Variedad

Atencin

Post
venta

50%
Garantas

Personal
de apoyo

T
Parcial

Criterios de Transporte
Cumplimiento

Facilidades
de entrega

Cobertura

20%
T
Parcial

TOTAL

Plantilla para evaluacin del cliente


La matriz se debe llenar con una escala de 1 a 4, siendo uno la calificacin ms baja y 4 la ms alta
El cliente debe llenar cada criterio con la ponderacin segn su importancia, esta ponderacin tiene una escala de 0% a 100% y necesariamente debe
sumar 100%

Esta matriz es solamente para evaluar a los Restaurantes

Evaluacin Cliente

Restaurante

Criterios
Econmicos
Precio

Ponderacin
T Parcial

Criterios de Calidad
Presentacin
portafolio

Variedad

Ponderacin
T Parcial

TOTAL

Desarrollo de Operaciones

134

Tiempo con clientes

Tiempo con clientes


Etapa

Actividades

Organizacin del evento

%
Actividad/Etapa

% Actividad/Total
Proceso

Reunin con el cliente para definir la combinacin de


productos y servicios, fijar fecha y hora del evento,
realizacin de cotizacin

60

60,00%

26,67%

Confirmar disponibilidad al cliente, en caso de no tener


disponibilidad de algn proveedor dar opciones similares o
acordar otra reunin

20

20,00%

8,89%

Formalizar acuerdo con el cliente, fijar fecha primer pago y


fecha y hora reunin despus del evento

20

20,00%

8,89%

Total Parcial
Ejecucin del evento

Tiempo
(min)

100

100,00%

44,44%

Recibir Invitados

30

33,33%

13,33%

Realizar Cierre del evento

60

66,67%

26,67%

Total Parcial

90

100,00%

40,00%

Recordar al cliente reunin despus del evento

14,29%

2,22%

Reunin con el cliente para realizar un feedback del evento y


llenar formato de evaluacin

30

85,71%

13,33%

Total Parcial

35

100,00%

15,56%

TOTAL minutos con el cliente

225

TOTAL horas con el cliente

Seguimiento a Clientes

TOTAL Proceso

955

Total con respecto al proceso

24%

100,00%

135

Desarrollo de Operaciones
Tiempo con socios estratgicos

Tiempo con proveedores/Socios Estratgicos


Actividades

Tiempo (min)

% Actividad/Etapa

% Actividad/Total
Proceso

Contactar Proveedores

30

75%

6,59%

Solicitar Informacin

10

25%

2,20%

40

100,00%

8,79%

57,14%

13,19%

45

42,86%

9,89%

105

100,00%

23,08%

40

100%

8,79%

40

100,00%

8,79%

60

25,00%

13,19%

180

75,00%

39,56%

240

100,00%

52,75%

100,00%

6,59%

100,00%

6,59%
100,00%

Etapa

Actualizacin datos(Soporte)
Total Parcial
Organizacin del evento

1
2

Verificar disponibilidad con proveedores


Realizar rdenes de compra a proveedores

60

Total Parcial
Seguimiento a Proveedores

Realizar seguimiento telefnico

Total Parcial
Ejecucin del evento

Recibir Proveedores en locacin

Preparar el lugar para


dependiendo del evento

Reunin con el cliente para realizar un


feedback del evento y llenar formato de 30
evaluacin

Total Parcial
Seguimiento a Clientes

el

evento

Total Parcial

30

TOTAL Minutos con socio estratgico

455

TOTAL Horas con socio estratgico

TOTAL Proceso

955

Total con respecto al proceso

48%
136

Desarrollo de Operaciones
Tiempo de operaciones internas

Tiempo operaciones internas


Etapa
Actualizacin datos(Soporte)

Actividades
1

Actualizar bases de datos

Total Parcial
Organizacin del evento

% Actividad/Total
Proceso

20

100%

5,41%

20

100,00%

5,41%

Recibir convocatoria del cliente inicio


proceso pre seleccin en el portafolio para
tener listas opciones al cliente

60

66,67%

16,22%

Registrar evento

30

33,33%

8,11%

90

100,00%

24,32%

Hacer seguimiento al evento dependiendo


del evento

180

75,00%

48,65%

Realizar Cierre del evento

60

25,00%

16,22%

Total Parcial

Seguimiento a Clientes

% Actividad/Etapa

Total Parcial
Ejecucin del evento

Tiempo (min)

240

100,00%

64,86%

Recordar al cliente reunin despus del


evento

25,00%

1,35%

Llenar base de datos

15

75,00%

4,05%

Total Parcial

20

100,00%

TOTAL minutos

370

5,41%
100,00%

TOTAL horas

TOTAL Proceso

955

Total con respecto al proceso

39%

Diagrama de operaciones
Organizacin del evento
rden de compra

Actualizacin de dat os proveedores

2. Solicitar toda la
informacin requerida

1. Contactar
restaurantes

3. Registrar la
informacin en la base
de datos de la
Empresa

13.
Verificar
disponobili
dad socios
estratgico
s

12. Registrar
evento

Informacin de restaurantes

4. Contactar salones de
eventos

5. Solicitar toda la
informacin requerida

14Confirmar
disponibilidad
al cliente,
formalizar
acuerdo

11. Reunin con


cliente para
definir la
combinacin de
servicios, fijar
fecha y hora del
evento

6. Registrar la
informacin en la base
de datos de la Empresa

Informacin de locaciones

15. Realizar
rden de
compra a
socios
estratgicos

Ejecucin del evento


7. Contactar otros
proveedores
complementarios
dependiendo el tipo de
evento

8. Solicitar toda la
informacin requerida

10. recibir
orden del
cliente

9. Registrar la
informacin en la base
de datos de la Empresa

1. Seguimiento
a socio

estratgico

Informacin de otros proveedores


Seguimiento a clientes
Cierre del
evento

2
Realizar
seguimiento al
evento

19

20. Recordatorio
reunin cliente
despus del evento

21. Reunin con


cliente para realizar
feedback y
evaluacin del
evento

Recepcin de
invitados

17
Alistamiento
del lugar

18
22. Registrar
informacin en
base de datos de la
Empresa

Recibir socios
estratgicos en
locacin

16

Seguimiento a
Socios
estratgicos

Parametros necesarios para la conformacion legal de la empresa


Documentos necesarios para registrar la empresa ante la Cmara de Comercio de Bogot:

Formulario del Registro nico Tributario RUT (se diligencia en www.dian.gov.co)


Escritura pblica de constitucin de empresa (slo para persona jurdica) o documento privado (art. 22
Ley 1014 de 2006).
Original del documento de identidad.

Pasos para la creacin de empresa:

Confirmar que el nombre que se quiere usar para la nueva empresa, no ha sido registrado. Gracias al
Registro nico Empresarial (RUE), el control del nombre para la nueva empresa se hace a nivel nacional.
Consultar si la marca que se utilizar en la empresa est disponible a travs de la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Consultar el tipo de sociedad
Consultar en la Secretara Distrital de Planeacin www.dapd.gov.co si la actividad que va a iniciar puede
desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento. El trmite se denomina "Consulta de Uso del
Suelo".
Ingresar al portal www.dian.gov.co, seleccionar la opcin "Solicitud Inscripcin RUT" en la ventana "Tipo
Inscripcin" seleccionar "Cmara de Comercio", luego hacer clic en "Continuar" y diligenciar el formulario
RUT. De igual forma se podr realizar el trmite con la ayuda de uno de los asesores en cualquiera de las
sedes de la Cmara de Comercio de Bogot.
Imprimir el formulario RUT que saldr con la leyenda "para trmite en Cmara" el cual contiene el nmero
de formulario (casilla 4) que debe ser registrado en el "Formulario adicional de Registro con otras
entidades" en las casillas correspondientes al "Nmero de Formulario DIAN".
La persona natural o el representante legal que va a solicitar la Matrcula Mercantil, debe presentar
personalmente el formulario del RUT. En caso de enviar a un tercero, este documento deber tener
reconocimiento notarial.
Solicitar en las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot el formulario de Registro
nico Empresarial (RUE) y el formulario adicional de registro con otras entidades.

Estos formularios deben ser diligenciados completamente y firmados por la Persona Natural o el Representante
Legal.

Verificar que el nombre registrado en el formulario del RUT sea idntico al registrado en el formulario del
Registro nico Empresarial (RUE) y al formulario adicional de registro con otras entidades.
Verificar que el telfono registrado en el formulario del RUT sea idntico al registrado en el formulario del
RUE y al formulario adicional de registro con otras entidades.
Tener copia autntica de la Escritura Pblica de constitucin (personas jurdicas) o documento privado
para sociedades constituidas de acuerdo al artculo 22 de la Ley 1014 de 2006. Si se trata de documento
privado debe ser reconocido notarialmente o presentado personalmente por todos los constituyentes.
Presentar todos los documentos en cualquier sede de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de
Bogot y cancelar los derechos de Matrcula correspondientes y el impuesto de registro (ste ltimo
aplica slo para personas jurdicas).

139

Anlisis Vertical y Horizontal del Balance General

Ao

Activos

Anli Anlisi
sis
s
Vertic Horizo
al
ntal

Anli Anlisi
sis
s
Vertic Horizo
al
ntal

4
Anli Anlisi
sis
s
Vertic Horizo
al
ntal

5
Anli Anlisi
sis
s
Verti Horizo
cal
ntal

Anli Anlisi
sis
s
Verti Horizo
cal
ntal

Activos corrientes
Inversiones temporales

0%

0%

0%

0%

0%

Bancos

11.879.098

54%

20%

14.273.802 53%

6%

15.170.921

54%

Cuentas por cobrar

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

43.802.4
189% 07
71%
0%

0%

43.802.4
189% 07
71%
0%
0%
0%
0%

0%

0%

0%

122.361.
179% 107

87%

179%

0%

0%

122.361.
179% 107
0%
0%

87%
0%
0%

179%
0%
0%

0%

11.879.098

54%
0%
0%

20%
0%
0%

14.273.802 53%
0%
0%

6%
0%
0%

15.170.921

54%
0%
0%

Computadores

2.000.000

9%

50%

3.000.000

11%

33%

4.000.000

14%

0%

4.000.00
0

6%

0%

4.000.00
0

3%

0%

Equipos

6.600.000

30%

0%

6.600.000

25%

0%

6.600.000

23%

0%

6.600.00
0
11%

0%

6.600.00
0

5%

0%

Depreciacin equipos

1.720.000

8%

100% 3.440.000

13%

56%

5.360.000

19%

36%

7.280.00 12%

43%

10.380.0

7%

43%

Total activo corriente

Activos Fijos

Nuevos equipos

0%

0%

300.000

1%

Depreciacin nuevos
equipos

0%

0%

260.000

1%

Edificio/ Oficina

0%

0%

0%

300.000

1%

1100 3.600.00
%
0

100% 520.000

2%

1.440.00
177% 0

0%

0%

0%

0%

00

6%

2%
0%

3.600.00
0

3%

0%

1.180.00
-18% 0

1%

-18%

0%

0%

0%

0%

41%

11.250.0
00

8%

41%

0%

5.000.00
0

4%

0%

1.000.00
100% 0

1%

100%

17.890.0
00

13%

-1%

Inventario

3.350.000

15%

90%

6.375.000

24%

25%

8.000.000

28%

0%

8.000.00
0
13%

Muebles y enceres

0%

0%

0%

0%

0%

0%

5.000.00
0

8%

Depreciacin muebles

0%

0%

0%

0%

0%

0%

500.000

1%

Total activo fijo

10.230.000

46%

23%

12.575.000 47%

4%

13.020.000

46%

38%

17.980.0
00
29%

Total Activo
Pasivos
Pasivos Corrientes

22.109.098

21%

26.848.802

5%

28.190.921

Prestamos de corto plazo

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

Total pasivo corriente

0%
0%

0%
0%

0%
0%

0%
0%

0%
0%

0%
0%

0%
0%

0%
0%

0%
0%

0%
0%

61.782.4
119% 07

-1%

140.251.
127% 107

127%
0%

141

Pasivos Fijos

0%

0%

Prestamos de largo plazo

28.290.475
,08

100
%

-7%

Total pasivo fijo

28.290.475

100
%
0%

Total Pasivo
Patrimonio

28.290.475

Capital

5.000.000

(0,81
)

Utilidad del periodo

(11.181.37
7)

Utilidad/prdida de
ejercicios anteriores

(6.181.377)

Total Pasivo + Patrimonio

22.109.098

0%

0%

26.375.807
,16

100
%

-8%

-7%
0%

26.375.807

100
%
0%

-7%

26.375.807

0%

5.000.000

10,5
7

1,81 -160% 6.654.372

14,0
7

-48% 3.486.547

(9,57
)

-77% (1.040.458)

Total Patrimonio

0%

0%

(4.527.005)

-108% 472.995

21%

26.848.802

0%

0%

0%

0%

0%

24.231.379,
09

100
%

21.829.6
-10% 20

100
%

19.139.6
-12% 49

100
%

-12%

-8%
0%

24.231.379

100
%
0%

21.829.6
-10% 20
0%

100
%
0%

19.139.6
-12% 49
0%

100
%
0%

-12%
0%

-8%

24.231.379

0%

5.000.000

737% 3.959.542

5%

28.190.921

21.829.6
-10% 20

-12%

5.000.00
0

0,04

0%

35.993.2
932% 45
0,90
(0,26 3459 34.952.7
)
%
87
0,87

81.158.6
125% 71

0,67

125%

116.111.
232% 458

0,96

232%

39.952.7
909% 87

121.111.
203% 458

203%

61.782.4
119% 07

140.251.
127% 107

127%

1,26

0%

5.000.00
0
0,13

19.139.6
-12% 49

0,88

0%

Se observa que las cuantas tienen una proporcin equilibrada, a excepcin del efectivo en los bancos, el cual representa casi la mitad del activo, sin embargo esto se
debe a las provisiones que se deben manejar para cubrir cualquier tipo de imprevisto y para agilizar la capacidad de respuesta de la Empresa.

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