Anda di halaman 1dari 6

PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN

Pelibatan karyawan adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para


karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan
pemecahan masalah.
Pemberdayaan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar
berarti(signifikan). Dengan demikian, pemberdayaan tidak hanya sekedar
memberikan masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan
menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya
pemberdayaan, pelibatan karyawan hanyalah merupakan alat manajemen yang
tidak ada gunanya.( Fandy Tjiptono, 2003:128)
Menurut Nurul Diena Novania ST, filososfi TQM menghendaki adanya keterlibatan
karyawan yang biasanya keterlibatan ini adalah dalam bentuk kerja tim yang kita
kenal dengan nama gugus kendali mutu ( quality control circle).
Pelibatan semua orang yang berada dalam suatu organisasi atau lembaga dalam
sangat penting. Terdapat 2 manfaat pelibatan karyawan yaitu :
Pertama, meningkatkan kemungkinan dihasilkannya keputusan yang baik, rencana
yang lebih baik, atau perbaikan lebih efektif karena juga mencakup pandangan dan
pemikiran dari pihak pihak yang berhubungan langsung dengan situasi kerja.
Kedua, Keterlibatan karyawan juga meningkatkan rasa memilki dan tanggung jawab
atas keputusan dengan melibatkan orang orang yang harus melaksanaka (Fandy
Tjiptono & Anastasia Diana, 2003:18)
Selain itu, dalam keterlibatan karyawan harus juga menjalankan prinsip dan konsep
sebagai berikut :
Mutu merupakan tanggung jawab setiap orang,
Harus disadari bahwa meningkatkan mutu merupakan tanggung jawab dari setiap
orang dalam organisasi. Kesadaran tentang tanggung jawab mencapai mutu akan
membawa dampak pada kebersamaan dalam organisasi sehingga masing masing
orang akan berusaha mencapai mutu berdasarkan jobnya dan kemampuaannya
masing masing.
Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat dan setiap orang,
Sasaran mutu melibatkan seluruh tingkat baik tingkat pemimpin maupun karyawan.
sehingga sasaran yang ingin dicapai organisasi diketahui oleh semua tingkatan
tidak hanya pada level pimpinan.Tindakan ini akan menguntungan organisasi.
Komunikasi adalah hal yang paling penting dan mendasar,
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Komunikasi
yang baik antara pimpinan, karyawan, bahkan dengan pelanggan.akan mengurangi
hambatan dan permasalahan yang ada dalam suatu organsasi. Komunikasi ini
diperlukan untuk menjalin keharmonisan, peningkatan kerjasama dalam
menjalankan tugas. Jika hal ini terbangun dengan baik maka akan berpengaruh
terhadap produk darai suatu organisasi.
Pelatihan merupakan sarana berkomunikasi,
Dalam organisasi karena kesibukan masing masing dalam menjalankan tugas maka
dimungkinkan jarang terjadi komunikasi antar karyawan maupun pemimpin dengan

karyawannya. Pelatihan di samping untuk meningkatkan kemampuan karyawan


berkaitan dengan keterampilan, wawasan, dan kompetensinya, juga dapat menjadi
sarana komunikasi antar kayawan maupun pimpinan denga karyawan
Melibatkan dan membuat orang menjadi mampu,
Melibatkan semua unsur dalam organisasi sesuai degan kompetensi dan jobnya kan
membuat seseorang lebih mampu. Sekecil apun pelibatan orang, akan bermanfaat
bagi orang yang bersanggkutan maupun organisasi
Definisi mengenai tanggung jawab dan wewenang itu penting dan mendasar
(essential),
Pengertian atau persepsi yang sama terhadap tanggung jawab harus dilakukan. Hal
ini untuk menghidari kesalahfahaman antar karyawan dengan piminan.
Pemberdayaan, setiap orang dapat dilibatkan dengan berbagai cara sesuai dengan
kemampuannya.
Pemberdayaan karyawan dengan cara melibatkan dapat dilakukan dengan berbagai
cara atara lain melalui teamwork. Namun demikian juga harus diperhatikan
kompetensi orang yang bersangkutan sehingga sesuai dengan beban yang
diterimannya.
Penerapan PPK dalam lembaga/organisasi
Pimpinan yang berhasil bukanlah yang mencari kekuasaan untuk dirinya sendiri
akan tetapi yang mampu mendistribusikan kekuasaan kepada orang banyak untuk
mencapai tujuan bersama dengan melalui kejelasan wewenang, tanggung jawab,
serta diimbangi sikap disiplin.
Pelibatan dan pemberdayaan karyawan akan berarti hanya apabila hal tersebut
merupakan suatu usaha sistemik yang dilakukan untuk membantu organisasi guna
meningkatkan nilai yang akan diberikan kepada pelanggan(Fandy Tjiptono,
2003:135).
Peranan utama manajemen sendiri adalah melakukan segala usaha yanf diperlukan
guna menjamin kesuksesan konsep PPK tersebut secara berkesinambungan,
sedangkan peranan manajer antara lain:
Menunjukkan sikap yang mendukung
Menjadi fasilitator
Menjadi pelatih
Mempraktekkan Management By Walking Around
Mengambil tindakan dengan segera atas atas rekomendasi
Menghargai prestasi karyawan
Menurut Raja Bambang Sutikno (2005:107), ada tiga pilar interaksi antara manager
dengan karyawan yang menjadi tulang punggung dalam komunikasi.
Menghormati harga diri karyawan dan menjaga rasa percaya dirinya.
Mendengar dan merespons dengan empati terhadap bahasa verbal dan bahasa
nonverbal.
Membangun sinergi dalam penyelesaian masalah.
Menurut Fandy Tjiptono (2003:136), implementasi PPK yang berusaha untuk
meningkatkan partisipasi karyawan memerlukan tahapan yang sistematis, tahapan

sistematis itu antara lain:


Menciptakan lingkungan yang mendukung.
Menentukan dan mengatasi penghambat.
Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung.
Menilai, menyesuaikan, dan memperbaikinya.
Lingkungan yang kondusif juga mendukung adanya keterlibatan karyawan, untuk itu
dibutuhkan peran manajer dalam membentuknya, peran tersebut yaitu:
Mempercayai kemampuan mereka untuk mencapai keberhasilan.
Bersifat sabar serta memberikan waktu kepada karyawan untuk belajar.
Memberikan bimbingan
Mengajukan pertanyaan yang menantang mereka untuk berpikir dengan cara baru.
Membagi informasi kepada mereka untuk menjalin hubungan.
Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas
Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi.
Terdapat berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar
mereka memberikan masukan dan menyalurkannya kepada pengambil keputusan.
Berikut adalah metode yang sering digunakan:
Brainstorming
Disini manajer mempunyai peran sebagai katalisator untuk mendukung diskusi
antar peserta. Peserta didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi
tidak diperkenankan untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari
peserta terkumpul, maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik.
Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan hal-hal berikut
1. Adanya keinginan manajer dan supervisor untuk memberi tanggung jawab
pada karyawan.
2. Melatih supervisor dan karyawan mengenai cara untuk melakukan delegasi dan
menerima tanggung jawab.
3. Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan manajer dan supervisor kepada
karyawan.
4. Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil dari evaluasi yang perlu diberikan.
Nominal group technique
Nominal group technique merupakan salah satu bentuk dari brainstorming, tehnik
ini terdiri dari 5 langkah, yaitu:
Merumuskan permasalahan
Mencatat ide masing-masing
Mencatat ide kelompok.
Memperjelas ide-ide
Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai.
Gugus kualitas
Perbedaan utama gugus kualitas dan brainstorming adalah anggota gugus kualitas
adalah sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan pertemuan
sendiri, sedangkan brainstorming pada umumnya adalah bentukan manajer.
Kotak saran

Cara ini dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan
menyampaikan saran tertulis.
Management by walking around
Jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan karyawan untuk mengumpulkan
masukan. Cara ini dinilai efektif karena dapat dengan langsung melihat sendiri di
lapangan sejauh apa karyawan memahami apa yang mereka kerjakan sehingga
manajer dapat mengetahui kendala yang ada.
Penghargaan dan pengakuan prestasi
Dalam TQM, penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi untuk
mencapai sasaran perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak akan
menghasilkan yang disebut total quality secara langsung, akan tetapi apabila kedua
hal tersebut tidak ada, maka yang terjadi adalah hilangnya keyakinan karyawan
terhadapa niali riil kualitas dan kontribusi mereka untuk memperbaiki kualitas.
Salah satu metode yang disebutkan diatas adalah gugus kualitas, atau bisa
disebut dengan gugus kendali mutu. Menurut Olga L. Crocker, di Jepang gugus
kendali untuk mempelajari dan menghilangkan persoalan yang berkaitan dengan
tujuan dan persoalan yang berkaitan dengan produksi.Gugus kendali mutu adalah
tim pemecah persoalan yang menggunakan metode statistic yang sederhana untuk
mencari dan memutuskan pemecahan atas persoalan dipabrik.
Ada pengertian lain dari gugus kendali mutu yaitu sekelompok karyawan yang
terdiri dari empat sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau
bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang
berkaitan dengan pekerjaan mereka dan menerapkannya dalam kegiatan
operasional perusahaan. ( Nurul Diena Novania ST)
Ciri-ciri umum gugus kendali mutu
Tujuan:
Untuk meningkatkan komunikasi, terutama antar karyawanlini dengan manajemen.
Mencari dan memecahkan persoalan.
Organisasi:
Gugus kendali mutu terdiri atas seorang kepala dengan delapan sampai sepuluh
karyawan yang berasal dari satu bidang pekerjaan.
Gugus juga mempunyai seorang koordinator dan satu atau lebih fasilitator yang
bekerja erat dengan gugus.
Pemilihan anggota gugus:
Partisipasi anggota dalam gugus bersifat sukarela.
Partisipasi kepala mungkin sukarela mungkin tidak.
Ruang lingkup persoalan yang tidak dianalisis oleh gugus:
Gugus memilih sendiri persoalan yang akan dibahasnya.
Pada permulaannya, gugus didorong untuk memilih persoalan yang berasal dari
bidang pekerjaannya sendiri.
Persoalan tidak terbatas pada mutu, tapi juga mencakup produktivitas, biaya,
keselamatan kerja, moral, lingkungan, dan bidang lainnya.
Latihan:

Latihan formal dalam hal teknik pemecahan persoalan biasanya merupakan bagian
dari pertemuan gugus.
Pertemuan:
Biasanya satu jam perminggu.
Penghargaan bagi kegiatan gugus:
Biaasanya tidak ada penghargaan dalam bentuk uang.
Penghargaan yang paling efektif adalah kepuasan anggota gugus karena
pemecahan persoalan dan melihat pelaksanaan pemecahan yang mereka
sumbangkan.
Dari beberapa uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa keterlibatan karyawan
dapat berbentuk saran atau masukan dari karyawan, baik secara pribadi maupun
berkelompok, dan baik atas permintaan pimpinan perusahaan atau atas inisiatif
sendiri.
Kelompok kerja yang dikelola sendiri oleh para karyawan dalam suatu tim yang
biasanya didasari oleh kebutuhan pihak karyawan untuk berkumpul dan membahas
berbagai masalah, biasanya dibentuk secara informal. Merupakan tim yang
terbentuk untuk mengadakan perbaikan proses secara terus menerus dan
berkesinambungan.
Faktor penghambat PPK
Ada beberapa factor yang menghambat keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
dalam suatu organisasi. Diantaranya adalah sutu penolakan terhadap perubahan.
Menurut fandy tjiptono(2003:131), ada 2 penolakan terhadap perubahan yang
perlu diperhatikan yaitu penolakan dari manajemen dan dari karyawan.
Penolakan manajemen terhadap penerapan PPK antara lain karena alasan
ketidakamanan, nilai-nilai pribadi, ego, pelatihan manajemen, karakteristik
kepribadian, ketidakterlibatan para manajer, serta struktur organisasi, dan praktik
manajemen.
1. Ketidakamanan, hal ini akan dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang
berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi
kekuasaan manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit
kelompok kerja.
2. Nilai-nilai pribadi, yaitu anggapan manajer bahwa karyawan harus
melaksanakan perintah yang diberikan oleh manajer.
3. Ego, manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya
keterlibatan karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntungannya.
4. Pelatihan manajemen, akan mempengaruhi cara pandang manajer karena
biasanya pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick
Taylor yang lebih focus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan
proses dan teknologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga kemungkinan
besar, para manajer tersebut akan menolak PPK.
5. Karakteristik kepribadian para manajer, yang dididik dengan cara lama tidak
akan menerima PPK karena mereka lebih memperhatikan tugas dan hasil kerja
daripada memperhatikan orang yang bekerja tersebut.
6. Ketidakterlibatan manajer akan menolak PPK karena manajer tersebut merasa

diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua personil yang akan dipengaruhi
oleh keputusan atau ide yang ditemukan.
7. Struktur Organisasi dan praktek manajemen akan menghambat PPK ketika
organisasi memiliki birokrasi yang berbelit-belit.
Penolakan dari karyawan bisa terjadi ketika mereka merasa skeptis terhadap
manajemen yang silih berganti dan tidak dilaksanakan. Penolakan bisa juga terjadi
karena karyawan tidak mau menerima perubahan karena menyangkut hal hal baru
dan mungkin tidak lazim, sehingga sulit mendapatkan dukungan dari karyawan.
Jadi ketika tim dibentuk, akan berhasil bila sasaran atau tujuan kerja kelompok jelas
dan disetujui oleh seluruh anggota kelompok. Hal ini didukung dengan adanya
keterbukaan antar anggota kelompok dan antara anggota kelompok selalu ada
pertemuan untuk membahas berbagai masalah kelompok atau masalah masalah
perusahaan.Kerjasama antar anggota kelompok sangat deperlukan, terutama
dukungan dan rasa saling percaya antara seluruh anggota kelompok.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan salah satu unsur TQM. Jika
karyawan dilibatkan dalam berbagai kegiatan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan maka mutu atau kualitas lembaga dapat terjamin karena
karyawan merupakan orang yang melaksanakan tugas operasional yang lebih
mengenal keadaan sebenarnya dilapangan.
Salah satu bentuk PPK adalah dengan membuat suatu tim kerja yang biasa disebut
dengan gugus kendali mutu. Tim ini terbentuk dari empat sampai dengan duabelas
karyawan yang berasal dari tempat atau bidang yang sama dalam perusahaan
secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan
berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dan
menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA
Crocker, Olga L. 2002. Gugus Kendali Mutu. Jakarta: Bumi Aksara
Fandy Tjiptono, dkk. 2003. Total Quality Management (TQM). Yogyakarta: Andi
Raja Bamabang Sutikno. 2005. Mengoptimalkan Performa Karyawan dengan Prinsip
Empati. Jakarta: UI Press
Diktat pengendalian kualitas oleh Nurul Diena Novania, ST. Modul ke-X pusat
pengembangan bahan ajar UMB.