SIKLUS PENGELUARAN

BY:
MR. HALOHO

Tujuan dari siklus pengeluaran

Meyakinkan bahwa seluruh barang dan jasa telah dipesan sesuai

kebutuhan
Menerima seluruh barang yang dipesan dan memeriksa (verifikasi)
bahwa seluruh barang yang diterima dalam kondisi baik
Menjaga barang sampai dipakai
Menetapkan bahwa faktur berkaitan dengan barang dan jasa
adalah valid (sah) dan benar
Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran secara tepat dan akurat
Memosting kewajiban dan pengeluaran kas ke akun pemasok di
buku pembantu hutang
Meyakinkan bahwa seluruh pengeluaran kas sesuai dengan
pengeluaran yang diotorisasi
Mencatat dan mengklasifikasi pembayaran kas (Cash
disbursement) secara tepat dan akurat

Langkah-langkah dalam proses pengadaan

Menetapkan kebutuhan barang/jasa
Memilih sumber-sumber pengadaan
Membuat permohonan atau permintaan penawaran

harga (quotation)
Memilih pemasok (supplier/vendor)
Mengeluarkan surat pemesanan barang (order)
Menerima barang
Memeriksa faktur dari pemasok
Melakukan pembayaran kepada pemasok

Fungsi yang dijalankan masing-masing bagian

Dokumen-dokumen masukan dalam siklus pengeluaran

1.

2.

3.
4.
5.

Permohonan pembelian (Purchase Requisition)

merupakan formulir awal dalam siklus pengeluaran
yang mengotorisasi penempatan suatu pesanan barang
Formulir Order Pembelian yaitu formulir formal yang
disiapkan dari formulir permintaan pembelian untuk
memesan barang kepada pemasok.
Laporan Penerimaan Barang yaitu suatu
formulir/dokumen yang berisi penerimaan barang
Faktur Pemasok, yaitu dokumen penagihan dari
pemasok barang atau jasa
Voucher pengeluaran, yaitu suatu dokumen dalam
sistem voucher yang mengakumulasi faktur pemasok
untuk pembayaran

6. Cek pengeluaran, yaitu dokumen akhir dalam siklus

pengeluaran yang memberikan pengeluaran kas

kepada pemasok untuk barang atau jasa yang diterima
7. Memo debit, yaitu dokumen untuk mengotorisasi retur
dan penyisihan pembelian
8. Formulir pemasok baru, yaitu formulir yang digunakan
untuk memilih pemasok baru., berisi data harga, jenis
barang atau jasa, pengalaman pemasok, referensi, dan
jejak kredit
9. Permintaan untuk proposal (atau penawaran harga).
Yaitu formulir yang digunakan dalam suatu prosedur
tender kompetitif, berisi barang atau jasa yang
diperlukan dan perbandingan harga, syarat-syarat
pembayaran,dll

DFD Siklus Pengeluaran

PROSEDUR PENGADAAN BARANG

Fungsi pengendali sediaan memulai proses pengadaan barang gudang dengan

mengisi formulir permohonan pembelian. Kebutuhan barang didasarkan pada

perhitungan economic order quantity (EOQ) dan titik pesan ulang (reorder
point). Untuk barang non gudang, permohonan pembelian bersal dari setiap
bagian yang membutuhkan barang. Permohonan pembelian kemudian
diteruskan ke fungsi pembelian.
Berdasarkan permohonan pembelian, Fungsi pembelian memilih pemasok dari
arsip pemasok dan meminta penawaran harga dan ketersediaan barang
(quotes) dari pemasok. Bagian pembelian juga bisa melakukan tender untuk
barang-barang yang dibutuhkan. Apabila sudah diperoleh harga kompetitif dan
jaminan ketersediaan barang maka fungsi pembelian memilih pemasok yang
paling kompetitif dan membuat pesanan pembelian untuk dikirim ke pemasok,
fungsi hutang usaha, fungsi penerima barang, pengendali sediaan dan diarsip
di fungsi pembelian.
Jumlah yang dipesan harus dikosongkan di pesanan pembelian yang dikirim ke
fungsi penerimaan untuk menjamin fungsi penerimaan memeriksa dan
menghitung barang yang diterima

Prosedur penerimaan barang

Fungsi penerimaan menerima barang dari pemasok dan

selanjutnya memeriksa kesesuaian jenis barang yang

diterima ke order pembelian dan menghitung barang.
Selanjutnya, fungsi penerimaan membuat laporan
penerimaan barang untuk diberikan kepada fungsi
pengendali sediaan, fungsi pembelian, pemasok, fungsi
hutang usaha, fungsi penyimpanan dan diarsip di fungsi
penerimaan.
Barang dikirim ke fungsi penyimpanan (gudang) dan fungsi
penyimpanan menyusun barang dan mencatat ke kartu
gudang

Prosedur pencatatan
Fungsi pembelian mencatat pembelian pada jurnal

pembelian berdasarkan dokumen faktur pemasok, order

pembelian dan laporan penerimaan barang. Fungsi
pembelian kemudian mengiktisarkan jurnal pembelian ke
lembar jurnal. Lembar jurnal dikrimkan ke fungsi buku
besar untuk pemostingan.
Fungsi pengendali sediaan mencatat laporan penerimaan
barang ke kartu sediaan.
Fungsi hutang usaha membandingkan permohonan
pembelian, order pembelian, laporan penerimaan dan
faktur pemasok. Selanjutnya, mencatat seluruh dokumen
ke buku pembantu (kartu) hutang/pemasok.

Menangani retur dan penyisihan pembelian

Retur pembelian timbul apabila pembeli tidak puas dengan barang

yang dipesan. Penyisihan pembelian merupakan penyesuaian terhadap

harga akibat kerusakan barang, kelebihan barang yang dikirim dari
yang dipesan, atau kekurangan-kekurangan lainnya.
Retur pembelian atau penyisihan pembelian dilakukan apabila fungsi
penerimaan melaporkan ketidaksesuaian barang kepada fungsi
pembelian.
Dalam kasus penyisihan pembelian, Fungsi pembelian selanjutnya
membuat memo debit yang diserahkan kepada fungsi hutang usaha
untuk mengurangi hutang dan dikirim kepada pemasok.
Dalam kasus retur, memo debit juga dikirim ke fungsi penyimpanan
dan fungsi penerimaan. Fungsi penerimaan mengirim memo debit ke
fungsi hutang usaha sesudah barang dikembalikan
Setelah menerima memo debit, bagian hutang usaha membandingkan
memo debit terhadap faktur pemasok dan dokumen pendukungnya,
mencatat ke kartu pemasok dan menyiapkan lembar jurnal.

Sistem Pemrosesan pengeluaran kas untuk hutang dagang

Dalam manajemen hutang dagang, terdapat dua pendekatan (sistem) yang bisa

digunakakan:
1.
2.

Sistem menggunakan buku pembantu hutang.

Sistem Voucher

Apabila menggunakan buku pembantu hutang, maka faktur pemasok yang

diterima bagian hutang dagang dicatat di buku pembantu hutang dagang
pada akun pemasok.
Dalam sistem voucher, faktur pemasok diarsip sementara sampai tanggal
jatuh tempo pembayaran. Pada saat tanggal jatuh tempo, faktur yang akan
dibayar dicatat ke voucher pengeluaran kas. Voucher pengeluaran kas ini
beserta faktur yang akan dilunasi dikirim ke bagian pengeluaran kas untuk
dibuat cek. Setelah cek dibuat, maka voucher ini dicap lunas dan diarisp oleh
bagian pengeluaran kas (arsip voucher yang sudah dibayar).
Sistem voucher bisa digunakan apabila pembayaran hutang untuk faktur
pemasok dilakukan dalam jumlah yang sesuai dengan jumlah di faktur
pemasok. Apabila pembayaran dilakukan dalam jumlah yang tidak penuh
(tidak semua jumlah dalam faktur dibayarkan), maka sistem voucher tidak
cocok digunakan.

Pemrosesan pengeluaran kas kecil

Dana kas kecil dibentuk untuk pengeluaran-pengeluaran rutin dan dalam jumlah yang

sedikit sehingga tidak efisien untuk mengeluarkan cek.

Terdapat dua sistem dana kas kecil, yaitu sistem dana berfluktuasi dan sistem impres.
Sistem impres paling umum digunakan dan memiliki pengendalian lebih baik. Sistem
imprres mempertahankan jumlah kas kecil yang tetap sama di akun buku besar.
Sistem impres dimulai dengan menetapkan jumlah saldo kas kecil dan menetapkan
seorang karyawan yang tidak memiliki tanggungjawab terhadap kas untuk menangani kas
kecil.
Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil yang menangani kas kecil menyiapkan
voucher/bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran dan penerima dana
menandatangani bukti itu.
Pada saat pengisian ulang, kasir kecil mengirim bukti pengeluaran kas kecil dan uang sisa
ke fungsi hutang usaha atau ke bendahara/bagian keuangan untuk dibuatkan bukti
pengeluaran kas. Bukti pengeluaran kas kecil dilampirkan pada bukti pengeluaran kas
dan bagian keuangan memeriksa bukti pengeluaran kecil dan kas yang tersisa.
Bagian keuangan akan menulis cek sebesar pengeluaran kas kecil atau langsung
memberikan kas sebesar pengeluaran.

Pengendalian internal
Lingkungan Pengendalian
1.
Setiap personil yang terlibat dalam siklus pengeluaran menghindar dari
penyimpangan etika dan ketidakjujuran. Untuk itu perlu dibuat aturan perilaku
(code of conduct) beserta sanksi yang menyertai apabila melanggar aturan perilaku.
2.
Personil yang terlibat dalam siklus pengeluaran memiliki kompetensi yang sesuai
dengan fungsi yang dilakukan. Kompetensi dapat diperoleh melalui kegiatan
pendidikan dan pelatihan yang dilakukan pihak perusahaan.
3.
Manajemen memiliki komitmen untuk melaksanakan pengendalian
4.
Pola komunikasi formal dalam pengadaan barang dan pemrosesan pembayaran
hutang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan.
5.
Membuat standar baku (SOP) dalam melaksanakan fungsi dalam siklus
pengeluaran.
6.
Perekrutan pegawai untuk melaksanakan fungsi-fungsi dalam siklus pengeluaran
sesuai dengan kompetensi dan kualifikasi yang diperlukan perusahaan.
7.
Pelaksanaan praktik-prraktik pemisahan fungsi, supervisi atas pelaksanaan fungsi,
dan rotasi tugas

 Penilaian Risiko

Penilaian risiko dilakukan untuk setiap perubahan personil, perubahan

sistem dan prosedur, perubahan dalam teknologi dalam melaksanakan
siklus pengeluaran. Penilaian risiko dilaksanakan secara tertulis
(terdokumentasi).

1.

Aktivitas Pengendalian

Pemisahan tugas:

1.

Fungsi penyimpanan, fungsi penerimaan, fungsi pembelian, fungsi hutang usaha,

fungsi buku besar dan fungsi pengeluaran kas dilaksanakan oleh bagian yang
terpisah.

Dokumen dan catatan yang memadai:

2.

Seluruh formulir menggunakan nomor urut tercetak dan dipertanggungjawabkan

penggunaannya.
Seluruh formulir memiliki bidang untuk otorisasi oleh pihak yang berwenang.
Formulir dirancang dengan baik agar mampu menangkap data pengadaan dan
penrimaaan (nama pemasok, alamat pemasok, nama barang, harga,dll).
Transaksi pembelian dicatat ke jurnal pembelian, hutang usaha dicatat ke buku
pembantu hutang (kartu pemasok) dan diposting ke Buku Besar. Setiap
pengeluaran kas dicatat ke jurnal pengeluaran kas.

Akses terbatas terhadap aset:

3.

Barang yang diterima disimpan dalam gudang terkunci dan aman dari bencana
alam. Akses ke gudang terbatas hanya pada fungsi/bagian penyimpanan.
Cek disimpan dalam tempat terkunci (brankas) dan akses terhadap cek hanya
diperbolehkan kepada fungsi pengeluaran kas (Kasir atau bagian bendahara).
Menggunakan sistem impres dalam pengelolaan kas kecil
Dalam sistem terkomputer, setiap personil/bagian diberikan kode akses khusus
dan secara rutin/periodik dilakukan penggantian terhadap kode akses komputer.
Ruang penyimpanan dilengkapi dengan kamera CCTV untuk menghindari
pencurian atau penyalahgunaan barang.

4 . Pengecekan independen dan riviu kinerja

Formulir pesanan pembelian yang ditembuskan ke fungsi penerimaan

seharusnya tidak mencantumkan jumlah barang yang dipesan. Hal ini dilakukan
agar fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima.
Fungsi penerimaan memeriksa dokumen bill of lading dan formulir pesanan
pembelian dan melakukan penghitungan/pemeriksaan barang sebelum membuat
lembar penerimaan barang.
Pemeriksaan klerikal (perkalian dan penjumlahan) dilakukan oleh pihak lain
( yang bukan membuat dokumen, mencatat dan mengotorisasi) sebelum
transaksi diotorisasi.
Secara berkala dilakukan pengecekan kesesuaian catatan akuntansi terhadap fisik
dari aktiva (Misalnya: kartu sediaan terhadap sediaan si gudang atau konfirmasi
hutang usaha). Pemeriksanaan dilaksanakan oleh pihak yang tidak melaksanakan
transaksi.

Secara berkala dilakukan rekonsiliasi rekening koran bank oleh pihak yang tidak terlibat
dalam transaksi pengeluaran kas untuk menghindari kitting.
Manajemen senantiasi melakukan riviu atas laporan yang dihasilkan dari siklus pengeluaran
serta anggaran dan menindaklanjuti setiap penyimpangan.

5. Pengendalian pemrosesan informasi

Setiap transaksi harus diotorisasi oleh pihak yang ditetapkan.

Setiap fungsi memeriksa kelengkapan dokumen transaksi dan otorisasinya sebelum
melaksanakan transaksi dan melakukan pencatatan.
Manajemen menetapkan otorisasi khusus (misalnya: reorder level, harga acuan pembelian,
prosedur pengadaan barang) sebagai acuan melaksanakan transaksi pengadaan barang.
Dalam sistem terkomputerisasi, kode akses yang unik diberikan kepada pihak yang terlibat
dalam melaksanakan transaksi dan kode ini diganti secara berkala.

Informasi dan komunikasi

Tersedia Manual prosedur akuntansi dalam pemrosesan siklus pengeluaran agar

siklus pengeluaran dilaksanakan secara seragam sesuai dengan instruksi.
Formulir-formulir dan laporan-laporan harus didesain dengan baik (memiliki
nomor urut tercetak dan tindasan dibuat sesuai kebutuhan) untuk mempermudah
pemrosesan data dan informasi siklus pengeluaran.

Pemantauan

Secara berkala dilakukan audit internal atas kecukupan pengendalian dalam sikus
pengeluaran.