RESUME

SIKLUS PENGELUARAN
Ditulis untuk Memenuhi Tugas Terstruktur Matakuliah Sitem Informasi
Akuntansi
Dosen Pengampu: Bapak Lutfi Harris, Mak., Ak., CA.

KELAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI CC

Disusun oleh:
Laras Dwi Arofatin (145020301111041)
Nira Mutiara (145020301111043)
Ria Devi Astutik (145020301111053)
Vindy Virgine Gucci (145020301111078)
Vina Suhaimatul Zalfaa (145020301111083)

Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya
Malang
2016

SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN

PROSEDUR PEMROSESAN PENGGAJIAN DAN AKTIVA TETAP
A. GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PENGGAJIAN
Pemrosesan gaji pada kenyataannya merupakan sistem pembelian kasus
khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan
pengeluaran kas reguler. Namun, karena alasab kepraktisan, pendekatan ini
memliki sejumlah kekurangan, antara lain:
a. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang
diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian
sangat berbeda antar karyawan.
b. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus.
Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji
dikombinasikan dengan cek untuk untuk kegiatan dagang.
c. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus
transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli
persediaan dan pengeluaran kas untuk para pemasok.
B. SISTEM SIKLUS PEGELUARAN BERBASIS MANUAL DAN KOMPUTER
SISTEM PENGGAJIAN MANUAL
Personalia, departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke
departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia (personnel
action form). Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang
diotoritas untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk
menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan, dan
klasifikasi pekerjaan.
Produksi, karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu
kerja (time record): kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan (job
ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja disetiap
pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke bagian akuntansi biaya (siklus
konversi), dimana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan
beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (time record) berisi
total waktu kerja karyawan di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian
penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan tersebut.
Setiap hari pada permulaan waktu kerja, para karyawan memasukkan kartu
waktunya ke dalam jam khusus yang mencatat waktu karyawan tersebut
masuk kerja. Mereka juga memasukkan kartu tersebut pada saat makan
siang dan pada akhir waktu kerja. Kartu waktu ini merupakan catatan formal
untuk kehadiran karyawan setiap hari. Pada hari minggu, supervisor
memeriksa kartu waktu tersebut, menandatanganinya, dan mengirimkannya
ke departemen penggajian.
Akuntansi biaya, departemen akuntansi biaya menggunkan kartu
pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenga kerja ke akun WIP sebagai
tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum
dalam rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distibution summary) dan
diteruskan ke departemen buku besar umum.
Penggajian, departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data
pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari
departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini melakukan
pekerjaan berikut :
1. Menyiapakan daftar
gaji (payroll
register)
yang
menunjukkan
pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran
bersih.
2. Memasukkan
informasi
di
atas
ke catatan
penggajian
karyawan (employee payroll records)
3. Menyiapakan cek gaji (paychek) untuk karyawan
4. Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.

5.

Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar

gaji.

DEPARTEMEN UTANG
Staf administrasi utang usaha(accounts payable) memeriksa kebenaran
daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas
sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke
pengeluaran kas, Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.
PENGELUARAN KAS
Manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian,
memeriksanya, dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke
pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para karyawan.
Staf administrasi menerima tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji.
Satu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor ke akun dana
gaji(payroll imprest account). Cek gaji karyawan tersebut ditarik dari akun
ini, yang digunakan hanya untuk penggajian. Dana harus ditransfer dari
akun kas umum ke akun dana gaji ini sebelum cek pembayaran dapat
dicairkan. Akhirnya, staf tersebut mengirimkan satu salinan cek dengan
tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang, di mana
semuanya itu akan disimpan.

BUKU BESAR UMUM

Departemen besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari
bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas usaha. Tanda dari
utang terima pengeluaran kas menunjukkan jumlah gaji terutang dan
perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya. Dengan
informasi ini, staf administrasi buku besar umum membuat ayat akuntansi
sebagai berikut:
Debit

Kredit

Barang dalam proses(Tenaga kerja langsung)

xxx

Overhead Pabrik(Tenaga kerja tak langsung)

xxx

Utang Gaji

xxx

DARI TANDA TERIMA PENGELUARAN KAS

Debit
Utang Gaji

xxx

Kas

xxx

Kredit

Pajak Penghasilan Federal

xxx

Pajak Penghasilan dari Negara Bagian

Premi Asuransi Kelompok
Dana Pensiun

xxx
xxx
XXX

Biaya Serikat Pekerja

Debit dan kredit dari ayat-ayat jurnal ini harus sama. Jika tidak, berarti ada
kesalahan dalam perhitungan pada beban distribusi tenaga kerja atau
penggajian. Ketika kesamaan nilai itu sudah diverifikasi, staff menyimpan
tanda terima dan rangkuman distribusi tenaga kerja

PENGENDALI PENGGAJIAN
OTORISASI TRANSAKSI
Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang
penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah
penipuan penggajian dengan mengidentif karyawan yang diotorisasi. Bentuk
penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan
yang tidak lagi bekerja di perusahaan.
Formulir kegiatan personalia
memungkinkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat
ini, yang dibandingkan dengan kartu waktu.
PEMISAHAN TUGAS
Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia.
Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian
penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran
dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan
kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen
produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan melakukan penipuan.
Untuk mengendalikan hai ini, informasi dari pembayaran harus datang dari
sumber independen-departemen personalia
SUPERVISI
Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu.
Kadang-kadang
karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau
absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan kartu waktu dengan
kehadiran aktual.
CATATAN AKUNTANSI
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:
1. Kartu waktu, kartu pekeriaan, dan bukti kas keluar.
2. Informasi Jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan
daftar
3. gaj akun Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan
berbagai pengeluaran,

4. Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun

dana gaji
PENGENDALIAN AKSES
Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan
kas Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar
kecatatan akuntansi, Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah
tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.
Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem
pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua siklus
pengeluaran.
VERIFIKASIINDEPENDEN
Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam
sistem penggajian:
1. Verifikasi jam kerja : Sebelum mengirimkan kartu waktu ke bagian
penggajian,
supervisor harus memverifikasi keakuratannya dan
menandatanganinya
2.
Pengurus pembayaran(paymas Penggunaan pengurus pembayaran
independen untuk mendistribusikan cek(daripada supervisor) membantu
memverifikasi eksistensi para karyawan. Supervisor dapat terlibat dalam
penipuan
penggajian
dengan
berpura-pura
mendistribusikan
cek
pembayaran kearyawan yang sebenarnya tidak ada.

A
3.
Utang usaha : Staf administrasi utang usaha memvekeluar yang
mentransfer dana ke akun dana gaji.
4. Buku besar umum : Departemen buku besar umum memverifikasi
seluruh proses dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan
bukti penggajian.

Figur 6-7

SISTME PENGGEJIAN BERBASIS KOMPUTER

OTOMATISASI SISTEM PENGGAJIAN MENGGUNAKAN PEMROSESAN
BACTH
Penggajian
menggunakan sistem batch dan file berurutan karena
penggajian tidak sering dilakukan (minggu atau bulanan). Departemen
pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan,
kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program batch melakukan
pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi buku besar umum.
IMPLIKASI PENGENDALIAN
Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan
kelemahan dalam sistem batch untuk sistem pengeluaran umum yang
dibahas sebelumnya. Sistem ini mengedepankan keakuratan akuntansi dan
mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu, sistem ini tidak secara
signifikan meningkatkan efisiensi operasional, namun untuk banyak jenis
organisasi, tingkat teknologi ini cukup memadai.
MEREKAYASA ULANG SISTEM PENGGAJIAN
Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji
sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia-MSDM.
Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang
berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan
tenaga kerja, realisasi tenaga kerja, ketrampilan tenaga kerja, kegiatan
personalia (tarif pembayaran, pemotongan dan lain-lan), juga gaji. Sistem
MSDM harus menyediakan akses real-timeke file personalia untuk tujuan
mencari keterangan secara langsung dan untuk peruban catatan dalam

status karyawan pada saat terjadinya. Sistem ini berbeda dengan sistem
otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :
(1)Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data
melalui terminal
(2)File akses langsung digunakan untuk menyimpan data, dan
(3)Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time. Fitur-fitur
utama dari sistem ini dibahas berikut.
PERSONALIA
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara
real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan
baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah
keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status
pekerjaan (tarif pembayaran).
AKUNTANSI BIAYA
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya perkerjaan (real-time
atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor
usage file).
PENJAGAAN WAKTU
Ketika menerima kartu waktu sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir
minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran (attendance
file).
PEMROSESAN DATA
Pada periode kerja, tugas-tugas berikut ini yang dilakukan dalam proses
batch :
1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan
akun biaya.
2. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari
file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.
3. daftar gaju on-line diciptakan dari file karyawan. Salinan file ini dikirim
ke departemen utang dan pengeluaran kas.
4. File catatan karyawan diperbaharui.
5. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasi dengan daftar gaji. Cek
pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan.

6. File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang
akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim
ke depertemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke
depertemen buku besar umum dan salinan yang terakhir dikirim ke
depertemen utang.
7. Pada akhir pemrosesan sistem tersebut menerima file rangkuman
distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku
besar umum.
Implikasi Pengendalian
fitur sistem penggajian denagn elemen elemen real-time memberikan
banyak keuntungan bagi operasiaonal, misalnya pengurangan jeda waktu
antara terjadinya pencatatan kertas kerja dan tenaga kerja adminstrasi.
Bentuk ini juga membawa implikasi pengendalian. Saat ini banyak pekerjaan
yag dilakukan oleh robot atau teknologi yang tinggi yang berbasisi komputer,
dikarenakan menghasilkan catatan yang memadai untuk verifikasi
independen dan tujuan audit.
Sistem Aktiva Tetap
Aktiva tetap adalah property, pabrik dan peralatan (PPE) yang digunakan
dalam operasi bisnis. Item ini relatif permanen dan seringkali secara kolektif
menceminkan investsi keuangan terbesar perusahaan. Contohnya yaitu
tanah, gedung, peralatan, mesin , kendaraan dll. Transaksi yang berkaitan
dengan aktiva tetap ini adalah akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan
aktiva tetap. Tujuan spesifik dari sistem aktiva tetap adalah :
1 Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan
persetujuan dan prosedur maanajemen formal.
2 Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya,
deskripsi dan lokal fisik aktiva di dalam organisasi
3 Memprtahankan catatam depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva
yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar
4 Menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu
merencanakan inveatsi aktiva tetap di masa yang akan datang

5 Mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

Sitem aktiva tetap memiliki bebraapa karakteristik yang sama dengan siklus
pengeluaran, tetapi ada perbedaan penting yang mendasari kedua sisitem
ini. Pertama, siklus pengeluaran memproses akuisisi rutin untuk persedian
bahan baku untuk fungsi produksi dan persediaan barang jadi untuk fungsi
penjualan. Sedangkan sistem aktiva tetap memproses transaksi non rutin
untik sekelompok besar pengguna dalam perusahan. Perbedaan kedua
siantara sistem ini adalah perusahaan biasanya memperlakukan akuisisi
persediaan sebagai biaya periode lancar, namun mengkapitalisasikan aktiva
tetap yang menghasilkan manfaat untuk untuk periode jangka panjang.
Logika Sistem Aktiva Tetap
Pada gambar dibawah ii akan menyajikan logika umum dari item aktiva
tetap. Proses ini melibatkan tiga pekerjaan yaitu : akuisisi aktiva ,
pemeliharaan aktiva, dan penghapusan aktiva.

Akuisis Aktifa
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajemen depertemen ( pengguna )
yamg melihat kebutuha untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Dalam
keputudan ini, manajemen depertemen memilki otoritas untuk menyetujui
pembelian aktiva tetap , namu depertemen harus meminta persetujuan
eksplisit. Satelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih setelah itu baru
dilakukan akuisisi.
Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva ini melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar
pembantu aktiva ketika aktiva tersebut menyususun sepanjang waktu
pemakaiannya. Beberapa metode digaunakan yaiu metode garis lurus,
jumlah digit tahun, saldo menurun ganda, dan unit produksi.

PENGHAPUSAN AKTIVA
Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonomisnya atau ketika
manajemen memutuskan untuk menghapusnya, maka aktiva tersebut harus
dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Proses penghapusan dimulai

dari manajer yang bertanggung jawab atas aktiva mengeluarkan permintaan

atas penghapusan aktiva tersebut. Pilihan penghapusan aktiva adalah
menjual, membongkar, menyumbangkan, dan menghentikan penggunaan
aktiva tersebut. Kemudian, laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan
posisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk
mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.
SISTEM AKTIVA TETAP BERBASIS KOMPUTER
Dalam pembahasan ini, akan ditampilkan sistem real-time. Namun,
perusahaan yang memproses transaksi aktiva tetap dalam jumlah besar
biasanya akan menggunakan pemrosesan batch. Langkah-langkah
pemrosesan untuk utang usaha pengeluaran kas telah dihilangkan. Dalam
bagan alir, bagian atas mewakili prosedur aktiva tetap, sedangkan bagian
tengah mewakili prosedur pemeliharaan aktiva tetap, dan bagian bawah
mewakili prosedur penghapusan aktiva tetap. Berikut adalah figure dari
bagan alir.

PROSEDUR AKUISISI

Pada figur 6-14 menampilkan contoh struktur catatan atas dokumendokumen penerimaan aktiva serta biaya yang dikeluarkannya. Sistem aktiva
tetap secara otomatis memperbarui akun pengendali aktiva tetap di buku
besar umum dan menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar
umum sebagai bukti dimasukkannya data tersebut. Selain itu, sistem ini juga
menghasilkan laporan untuk manajemen akuntansi, yaitu sebagai berikut:

PEMELIHARAAN AKTIVA
Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal depresiasi untuk mencatat
transaksi depresiasi pada akhir periode secara otomatis. Tugas khusus ini
mencakup:
1 Penghitungan depresiasi periode saat ini.
2 Pembaruan akumulasi depresiasi dan field nilai buku dalam catatan
buku besar pembantu.
3 Pembukuan total depresiasi kea kun buku besar umum yang
dipengaruhi (biaya depresiasi dan akumulasi depresiasi).
4 Pencatatan transaksi depresiasi dengan menambahkan catatan ke file
voucher jurnal.
Selanjutnya laporan aktiva tetap tersebut dikirim ke departemen aktiva
tetap untuk diperiksa.

PROSEDUR PENGHAPUSAN
Setelah secara resmi department aktiva tetap mengotorisasi aktiva yang
ingin dihapus dalam laporan penghapusan, maka sistem secara otomatis
akan:
1 Membukukan dan membuat jurnal penyesuaian kea kun pengendali
aktiva tersebut dalam buku besar umum.
2 Mencatat setiap laba atau rugi terkait dengan transaksi penghapusan.
3 Menyiapkan catatan voucher jurnal.
Kemudian laporan yang berisi perincian penghapusan tersebut dikirim ke
departemen aktiva tetap untuk diperiksa.
MENGENDALIKAN SISTEM AKTIVA TETAP
Terdapat tiga area yang berbeda dari sistem aktiva tetap dengan siklus
pengeluaran, yaitu:
1 Pengendalian Otoritas
Maksudnya adalah setiap akuisisi aktiva tetap harus dilakukan secara
formal dan secara eksplisit diotorisasi.
2 Pengendalian Supervisi
Pengendalian supervise sangat dibutuhkan oleh perusahaan terutama
dalam hal penyimpanan barang atau aktiva modal. Pengendalian ini
sangat diperlukan karena barang-barang atau asset atau aktiva
perusahaan
sangatlah
rentan
terhadap
pencurian
atau
penyalahgunaan. Salah satu caranya adalah dengan melakukan
pengajuan persetujuan kepada supervisior jika ingin memindahkan
barang-barang yang telah diletakkan ditempat yang tepat.
3 Pengendalian Verifikasi Independen
Merupakan pengendalian yang dilakukan oleh auditor internal. Dimana
auditor internal ini bertugas dalam memverifikasi lokasi, kondisi dan
nilai pasar dari aktiva tetap perusahaan dibandingkan dengan catatan
aktiva tetap dalam buku besar pembantu. Selain itu juga auditor juga
harus memverifikasi keakuratan dan kelengkapannya.