Anda di halaman 1dari 19

PROSEDUR

SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 1/ 19

PROSEDUR
PENYELENGGARAAN BANGUNAN, KEMUDAHAN DAN
PERALATAN
PK.PPAS(S)06

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

NORHALIDZA MOHD NOR


Penolong Pegawai Tadbir

01/02/2010

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID


Wakil Pengurusan

01/02/2010

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS

01/02/2010

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 02

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT

: 2/ 19

REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya
HALAMAN DIPINDA
Tarikh
02/07/2010

No. Para
28, 29

Muka Surat
11

Bentuk Pindaan
Penambahan tindakan

Diluluskan
Pengarah

02/07/2010

18

Lampiran 4, 5, 6

Pengarah

01/09/2011

1.1(i)

Penambahbaikan

Pengarah

01/09/2011

12

Penambahan tindakan

Pengarah

01/09/2011

Carta Aliran A

13

Penambahbaikan

Pengarah

01/09/2011

Carta Aliran E

17

Penambahan tindakan

Pengarah

01/09/2011

Lampiran 4

Penambahbaikan

Pengarah

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

KANDUNGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 3/ 19

MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7 11

7. Carta Aliran

12 - 17

8. Rekod Kualiti

18

9. Lampiran

19

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 4/ 19

1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan pelenggaraan
bangunan, kemudahan-kemudahan dan peralatan pejabat/perpustakaan dapat
dijalankan dengan cekap serta mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
2. SKOP
2.1.

Prosedur ini digunapakai oleh Unit Penyelenggaraan PPAS di dalam


merancang, melaksana dan memantau kerja-kerja/perkhidmatan berikut:
a) Kerja-kerja baikpulih dan pengubahsuaian bangunan.
b) Penyelenggaraan kemudahan dan peralatan.
c) Penyelenggaraan pengangkutan dan telekomunikasi.
d) Kebersihan dalam dan luar bangunan.
e) Keindahan lanskap.

3. RUJUKAN
3.1. MK. PPAS.05 Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 6.3 Infrastruktur.
Seksyen 6.4 - Persekitaran
Seksyen 7.2.1 Penentuan Keperluan-keperluan Berkaitan Penghasilan/
Penyampaian Perkhidmatan.
3.2. Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan
3.3. Garis Panduan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
3.4. Dasar Pemuliharaan Sumber Perpustakaan

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 5/ 19

4. DEFINISI
4.1. Penyelenggaraan
Bermaksud kerja-kerja / perkhidmatan yang terlibat di dalam

proses

pemeliharaan dan pemuliharaan bangunan, kemudahan, peralatan bagi


tujuan memastikan bangunan, kemudahan dan peralatan berkenaan
sentiasa berkeadaan baik, berfungsi dan selesa apabila digunakan.

4.2. Kemudahan-kemudahan
Bermaksud fasiliti-fasiliti seperti tandas, tempat letak kereta, kawasan
awam, lif penumpang, ruang bacaan, bekalan elektrik, air, alat hawa
dingin, kenderaan pejabat serta kemudahan / peralatan yang berkaitan.

4.3. Peralatan
Bermaksud peralatan pejabat seperti mesin fotostat, mesin faksimili,
mesin pencetak, perabot pejabat / perpustakaan.
4.4. Pusat Perkhidmatan
Merujuk kepada perkhidmatan perpustakaan pusat, daerah, cawangan,
pekan, desa dan perpustakaan bergerak di seluruh Selangor.

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 6/ 19

5. SINGKATAN
PPAS

- Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

TP

- Timbalan Pengarah

KS

- Ketua Seksyen

KB

- Ketua Bahagian

PPT

- Penolong Pegawai Tadbir

PA

- Penolong Akauntan

PP

- Pembantu Perpustakaan

KEW/P

- Bahagian Kewangan & Penyelenggaraan

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT

: 7/ 19

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB


TINDAKAN
A.

T/JAWAB

KEPERLUAN PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN

Semua KB

1. Kenalpasti keperluan kerja-kerja penyelenggaraan :1.1 Bangunan


i. pembersihan, lanskap, bekalan elektrik, air, lif dan

hawa

dingin, kawalan serangga perosak/ anai-anai


1.2 Peralatan
i. perabot pejabat/perpustakaan, mesin faksimili, mesin fotostat
dan mesin pencetak.
1.3

Kemudahan Lain
i.

Kenderaan pejabat dan telekomunikasi.

2. Sediakan laporan keperluan kerja-kerja penyelenggaraan

untuk

kelulusan Pengarah.

B. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN


3. Terima aduan kerosakan melalui Borang Aduan Kerosakan
atau melalui telefon/ surat.
4. Kemukakan dan bincang aduan kerosakan dengan KB KEW/P.

PPT/PP

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 8/ 19

TINDAKAN

5. Beri maklumbalas aduan kepada pengadu dalam tempoh

T/JAWAB

PP

sekurang-kurangnya dua (2) hari dari tarikh terima aduan.

6. Buat

pemeriksaan

ke atas aduan dan kenalpasti jenis

kerosakan.

7. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kesegeraan


kerja-kerja membaikpulih.

KB KEW/P
/PPT

8. Kemukakan laporan aduan dan bincang dengan Pengarah untuk


kelulusan.

9. Buat urusan sebutharga. Sila rujuk PK.PPAS(S)03 Prosedur


Perolehan.

10. Pantau dan tentukan kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan


dijalankan mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan.

KB KEW/P
/PA

PPT/ PP

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT

: 9/ 19

TINDAKAN

11. Sahkan

kerja-kerja

pembaikan/

T/JAWAB

penyelenggaraan

setelah

KEW/P
/ PPT

berpuashati dengan mutu kerja.

12. Maklum kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan yang telah siap


kepada pengadu.

C. KERJA-KERJA KEROSAKAN KECIL/ PENGUBAHSUAIAN


13. Terima arahan Pengarah atau permohonan KB untuk kerja-kerja

KB KEW/P

pengubahsuaian yang diperlukan.

14. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kemukakan kepada


Pengarah untuk kelulusan.

15. Arahkan KB KEW/P untuk laksanakan kerja-kerja pengubahsuaian

Pengarah

mengikut peraturan yang ditetapkan.

16. Pantau

dan

tentukan

kerja-kerja

pengubahsuaian

mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan.

dijalankan

PPT/ PP

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT

: 10/ 19

TINDAKAN

T/JAWAB

D. PELANTIKAN KONTRAKTOR
17. Tentukan tatacara perolehan yang bersesuaian.

KB KEW/P

18. Buat pelantikan kontraktor / syarikat jika perolehan terus.

KB KEW/P
/ PPT

19.Keluarkan

sebutharga

kepada

sekurang-kurangnya

lima

(5)

kontraktor yang berdaftar dengan PKK jika perolehan melalui

KB KEW/P
/ PA

sebutharga

20.Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta pelantikan kontraktor.


Sila rujuk PK.PPAS(S)03 Prosedur Perolehan.

E. PEMANTAUAN KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN


PPT/ PP
21.Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan penyelenggaraan secara
harian/mingguan dan bulanan.

22. Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis perkhidmatan.

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT

: 11/ 19

TINDAKAN

T/JAWAB

23. Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh kontraktor dari masa


ke semasa mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan.
24. Terima laporan kerja daripada kontraktor dan sahkan kerjakerja penyelenggaraan yang dijalankan.
25. Terima invois dan laporan pengesahan kerja dari kontraktor,
semak dan sahkan
26. Majukan invois dan laporan pengesahan kerja kepada KEW/P
untuk pembayaran.
F. PEMERIKSAAN/ PENGUKURAN KADAR PENCAHAYAAN DAN
KELEMBAPAN
27. Kenalpasti ruang-ruang simpanan/ bacaan untuk mengukur bacaan
kelembapan dan suhu. (Pastikan pelan lantai disediakan)
28. Kenalpasti ruang-ruang
pencahayaan dan haba.

simpanan/

bacaan

untuk

mengukur

29. Untuk operasi di PPAS bacaan suhu adalah di antara 18-26C.


Manakala bagi kelembapan menggunakan Dasar Pemuliharaan
Sumber PNM sebagai panduan iaitu 50%-55% RH.
30. Rekod hasil bacaan, simpan dan bentang di dalam Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan.
31. Memastikan peralatan yang digunakan dipelihara, dipantau,
diselenggara dan dikalibrasi 2 tahun sekali.

Semua
Peg.
Berkenaan

PPT

PPT/ PP

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 12/ 19

7. CARTA ALIRAN KERJA


A. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN

TINDAKAN

T/JAWAB

MULA

PPT/PP

PP

KB KEW/P /
PPT

Terima aduan kerosakan.

Kemukakan dan bincang dengan KB


KEW/P.

Beri maklumbalas dalam tempoh 2 hari


dari tarikh terima aduan.

Periksa dan kenalpasti jenis kerosakan.

Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran


kos dan kesegeraan kerja baikpulih.

Kemukakan laporan untuk kelulusan


Pengarah.

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT

: 13/ 19

A. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN (Sambungan)

TINDAKAN

T/JAWAB

KB KEW/P /
PA

Buat urusan sebut harga

PPT/ PP

Pantau kerja pembaikan

Tidak

Mengikut spesifikasi?
Ya
KEW/P/
PPT

TAMAT

Sahkan kerja pembaikan

Maklumkan kerja siap kepada pengadu

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 14/ 19

B. KERJA-KERJA KEROSAKAN KECIL /PENGUBAHSUAIAN

TINDAKAN

T/JAWAB

MULA

KB KEW/P

TAMAT

Terima arahan pengarah atau permohonan


dari KB

Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos


dan kemukakan kepada Pengarah untuk
kelulusan.

Pengarah

Arahkan KB KEW/P laksanakan kerja


pengubahsuaian mengikut peraturan yang
ditetapkan.

PPT/PP

Pantau dan tentukan kerja pengubahsuian


dilakukan mengikut spesifikasi

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 15/ 19

C. PERLANTIKAN KONTRAKTOR
TINDAKAN

T/JAWAB

MULA

KB KEW/P

Tentukan tatacara perolehan yang


bersesuaian.

KB KEW/P
PPT

Buat perlantikan kontraktor /syarikat jika


perolehan terus.

KB KEW/P /
PA

Keluarkan sebutharga kepada sekurangkurangnya 5 kontraktor yang berdaftar


dengan PKK jika perolehan melalui
sebutharga
Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta
perlantikan kontraktor mengikut Prosedur
Perolehan.

TAMAT

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 16/ 19

D. PEMANTAUAN KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN


TINDAKAN

T/JAWAB

MULA

PPT

Semua Peg
Berkenaan

Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan


secara harian/mingguan /bulanan.

Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis


perkhidmatan.

Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh


kontraktor dari masa ke semasa.

Tidak
Mengikut spesifikasi?
Ya
PPT

Terima invois dan laporan pengesahan


kerja dari kontraktor, semak dan sahkan.

TAMAT

Majukan invois dan pengesahan kerja


kepada KEW/P untuk pembayaran.

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/09/2011

MUKA SURAT

: 17/ 19

E. PEMERIKSAAN/ PENGUKURAN KADAR PENCAHAYAAN DAN KELEMBAPAN


TINDAKAN

T/JAWAB

MULA

PPT

TAMAT

Kenalpasti ruang bacaan untuk ukur


kelembapan/ cahaya.

Rekod hasil bacaan, simpan dan bentang


dalam MKSP.

Kalibrasi peralatan 2 tahun sekali

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 18/ 19

8. REKOD KUALITI

TEMPOH
BIL

REKOD

LOKASI

SIMPANAN

8.1

Fail Penyelenggaraan
PA 6/1

KEW/P

5 7 tahun

8.2.

Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga.


PA 5/23

KEW/P

5 7 tahun

8.3.

Fail Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan.


PA 4/14

KEW/P

5 7 tahun

8.4.

Fail Aduan /Maklumbalas Aduan Kerosakan


PA6/19

KEW/P

5 7 tahun

8.5.

Fail Aduan Kerosakan


PA 6/19.1

KEW/P

5 7 tahun

8.6

Buku Aduan Kerosakan


PA 6/15.1

KEW/P

5 7 tahun

8.7

Fail Pembekal Berdaftar


PA 6/15.1

KEW/P

5 -7 tahun

PROSEDUR
SOKONGAN

PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN

9.

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)06

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 02/07/2010

MUKA SURAT

: 19/ 19

LAMPIRAN

BIL.

JENIS LAMPIRAN

LAMPIRAN

9.1

Contoh Borang Aduan Kerosakan


PPAS(Am)410

Lampiran 1

9.2

Contoh Borang Penyelenggaraan Kenderaan


PPAS(K)301

Lampiran 2

9.3

Contoh Surat Maklumbalas Aduan Kerosakan


PPAS(Am) 414

Lampiran 3

9.4

Contoh Borang Pengukuran Suhu dan Kelembapan di


Ruang Bacaan Pengguna
PPAS (Am) 416

Lampiran 4

9.5

Contoh Borang Pemantauan Serangga Perosak (Anai-anai)


PPAS (Am) 415

Lampiran 5

9.6

Contoh Senarai Peralatan yang dibuat Kalibrasi di PPAS

Lampiran 6