Anda di halaman 1dari 14

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

2.1.

Organisasi Pelaksanaan Proyek

2.1.1.

Umum
Organisasi sangat diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan suatu proyek

baik pada tahap perencanaan maupun pelaksanaan suatu proyek. Organisasi


adalah suatu sarana atau struktur yang memungkinkan orang untuk bekerja sama
secara efektif untuk mencapai suatu tujuan yang lebih jelas dan terarah.
Dalam pelaksanaan suatu proyek terdapat unsur-unsur pelaksanaan dan
masing-masing mempunyai tugas dan wewenang sesuai dengan kedudukannya.
Struktur organisasi dalam suatu proyek perlu diketahui untuk menjelaskan
hubungan tugas, tanggung jawab, serta wewenang dari perorangan maupun
kelompok. Dalam penanganan suatu proyek terlibat beberapa unsur proyek, yaitu :
a.

Pemberi Tugas (Owner)

b.

Konsultan (Tim Supervisi)

c.

Kontraktor

Keberhasilan suatu proyek tergantung dari kerja sama semua unsur proyek yang
terlibat didalamnya serta adanya pembagian kerja yang baik dan teratur untuk
mencapai kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan proyek.
Hubungan kerja unsur-unsur proyek digambarkan dalam suatu diagram
seperti Gambar 2.1
Pemberi tugas

Kontraktor

Konsultan

Gambar 2.1 Hubungan Kerja Unsur-unsur Proyek


Keterangan :
: Garis Kerja
: Garis Koordinasi
5

Penjelasan gambar :
1. Hubungan kerja antara Pemberi Tugas dengan Konsultan (dalam hal ini Tim
Supervisi) adalah hubungan kontraktual yang dituangkan dalam surat
perjanjian kerja.
2. Hubungan kerja antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor adalah hubungan
kontraktual yang dituangkan dalam surat perjanjian kerja.
3. Hubungan kerja antara Konsultan dengan Kontraktor adalah hubungan
fungsional dalam menjalankan ketentuan tugas dan tanggung jawab masingmasing sebagaimana telah tertuang dalam dokumen pelaksanaan.
a.

Pemberi tugas
Pemberi tugas adalah badan atau pejabat yang memberikan suatu

pekerjaan dan menanggung semua biaya dari pekerjaan tersebut. Pemberi tugas
dapat berupa perorangan maupun instansi baik pemerintah maupun swasta.
a)

Kewajiban pemberi tugas :


1.

Bertanggung jawab atas tercapainya seluruh sarana


proyek yang dikelolanya.

2.

Memimpin seluruh staf proyek dan bersama-sama


melaksanakan kegiatan yang tercantum di dalam Daftar Isian Proyek
(DIP) sesuai dengan ketentuan, prosedur dan jadwal yang ditetapkan.

3.

Bersama bendahara menyediakan, mengelola dan


bertanggungjawab terhadap keuangan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.

4.

Menyetujui berita acara supervisi dan berita acara


lain yang dibuat oleh konsultan pengawas.

5.

Mengadakan

koordinasi

dan

memberikan

pengarahan terhadap pelaksanaan proyek dalam kegiatan sehari-hari.


6.

Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang


dihadapi melalui jalur utusan langsung guna mendapatkan petunjuk
penyelesaian masalah.

b)

Wewenang pemberi tugas :


1.

Mengambil tindakan-tindakan yang mengakibatkan


pengeluaran sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan untuk masing6

masing tolak ukur dan batas-batas sesuai dengan jenis pengeluaran yang
tercantum dalam Daftar Isian Proyek dan pedoman pelaksanaan.
2.

Mengadakan hubungan kerjasama dengan instansi


lainnya baik pusat maupun daerah menurut keperluannya, termasuk
pembuatan kontrak kerja.

3.

Mengatur tata kerja proyek yang terperinci dalam


memperhatikan petunjuk yang ditetapkan Departemen atau Lembaga yang
berada diatasnya.

c)

Hak pemberi tugas


1. Sebagai pemilik proyek yang memberikan pekerjaan kepada kontraktor.
2. Menilai pekerjaan dan pengawasan secara berkala.

b. Konsultan perencana
Konsultan adalah badan hukum yang diserahkan tugas oleh pimpinan
pelaksana kegiatan untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan maka dibentuk
Tim Pengawas atau Tim Supervisi. Konsultan perencana adalah suatu badan
hukum yang diserahi tugas oleh pimpinan proyek untuk melaksanakan
perencanaan pekerjaan.
Konsultan perencana berfungsi untuk membantu mengelola proyek dalam
pelaksanaan pengadaan dokumen, konstruksi dan memberikan penjelasan
terhadap persoalan-persoalan perencanaan yang timbul pada saat konstruksi.
a)

Kewajiban konsultan perencana adalah :


1. Menyusun uraian, maksud dan tujuan perencanaan.
2. Mengumpulkan data-data lapangan, penyelidikan tanah dan lingkungan.
3. Membuat perencanaan dan pengurusan untuk mendapatkan izin pendirian
bangunan serta hasil penelitian dan pengujian anggaran untuk pelaksanaan
konstruksi fisik.
4. Membuat gambar-gambar kerja dan perhitungan konstruksi, listrik, tata
udara serta plumbing.
5. Membuat gambar detail, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), rencana
volume dan biaya, jadwal pelaksanaan dan pelelangan.
6. Memberi penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan melakukan pengawasan
secara berkala dari segi arsitektur.
7

b) Hak konsultan perencana adalah :


1. Berhak mendapatkan imbalan jasa atas kerja yang telah dilakukan.
2. Berhak mendapatkan peninjauan dan dokumentasi terhadap pelaksanaan
pekerjaan.
3. Berhak menolak pekerjaan dari kontraktor berdasarkan penilaian-penilaian
yang diberikan.
c.

Konsultan pengawas
Konsultan pengawas adalah badan hukum yang diserahi tugas oleh

pemberi tugas untuk melaksanakan pengawasan proyek. Kegiatan pengawasan


bertujuan agar hasil pekerjaan bangunan sesuai dengan persyaratan yang telah
ditentukan. Tugas utama pengawas sangat penting dalam pengarahan di lapangan.
Konsultan pengawas adalah perusahaan yang memenuhi persyaratan yang
ditetapkan untuk melaksanakan tugas-tugas konsultasi dalam bidang pengawasan
pekerjaan konstruksi. Konsultan pengawas bertugas mengawasi seluruh kegiatan
pekerjaan konstruksi mulai dari penyiapan, penggunaan dan mutu bahan,
pelaksanaan pekerjaan serta pelaksanaan hasil atas hasil pekerjaan sebelum
penyerahan.
a)

Kewajiban konsultan pengawas adalah :


1. Mengawasi pelaksanan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas, kuantitas
dan laju pencapaian volume/realisasi fisik.
2. Menilai hasil pelaksanaan pekerjaan dan membuat berita acara penyerahan
pekerjaan.
3. Mengadakan pemeriksaan terhadap semua bahan yang dipakai dan berhak
menolak jika tidak memenuhi persyaratan teknis.
4. Mengambil kebijaksanaan lapangan apabila terdapat kesulitan teknis di
lapangan, misalnya:
1) Mengadakan perubahan-perubahan kecil pada gambar-gambar untuk
penyesuaian pelaksanaan yang tidak mempengaruhi harga pekerjaan.

2) Perubahan-perubahan

pekerjaan

yang

membawa

akibat

pada

perubahan harga pekerjaan/kontrak, harus diajukan terlebih dahulu


kepada Pemimpin Pelaksana Kegiatan untuk mendapatkan persetujuan.
3) Menyelesaikan masalah-masalah yang menyebabkan keterlambatan
pelaksanaan.
b)

Hak konsultan pengawas adalah :


1. Merupakan wakil pemberi tugas dalam hal pengawasan pelaksanaan
pekerjaan.
2. Berhak menolak pekerjaan dari kontraktor berdasarkan penilaian-penilaian
yang diberikan.

d. Kontraktor
Kontraktor adalah suatu badan hukum yang berbentuk perusahaan baik
umum

maupun

perorangan

yang

bergerak

dalam

bidang

pelaksanaan

pembangunan fisik dari suatu konstruksi. Dalam melaksanakan tugasnya


kontraktor selaku pelaksana fisik harus mendapatkan persetujuan dari Tim
Supervisi dan berkewajiban membuat laporan harian, mingguan, bulanan, guna
dapat mengetahui kemajuan fisik konstruksi dan digunakan sebagai evaluasi baik
oleh Tim Supervisi maupun oleh Pemberi Tugas.
a)

Kewajiban Kontraktor adalah sebagai berikut :


1.

Memahami dan mentaati seluruh ketentuan yang


tercantum dalam surat kontrak kerja.

2.

Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambargambar serta persyaratan yang telah ditentukan.

3.

Menyerahkan pekerjaan bila telah selesai dan


disetujui oleh pengawas.

4.

Mengadakan

pengujian

untuk

contoh-contoh

bahan konstruksi yang akan dipakai.


5.

Melaksanakan seluruh perintah dari pemberi tugas


selama tidak menyimpang dari persyaratan yang telah ditetapkan dalam
kontrak kerja.

b)

Hak Kontraktor adalah :


9

1.

Mengikuti proses pelelangan setelah mendapatkan


undangan dari pimpinan proyek melalui pengumuman atau edaran.

2.

Berhak mendapatkan imbalan jasa yang besarnya


sesuai dengan bobot atau prestasi pekerjaan yang telah dicapai di
lapangan.

3.

Mengadakan perhitungan ulang apabila terjadi


penyimpangan atas gambar kerja dengan pelaksanaan yang dilakukan atas
perintah pemberi tugas.

4.

Mendapatkan penambahan biaya berdasarkan harga


yang telah disepakati apabila terjadi penambahan pekerjan atas perintah
pemberi tugas.

c)

Tanggung jawab Kontraktor adalah :


1.

Bertanggungjawab

terhadap

keselamatan

pekerjaan selama pelaksanaan.


2.

Bertanggungjawab atas kekeliruan yang terjadi


karena kelalaian pelaksana.

3.

Bertanggungjawab atas kekuatan dan kekokohan


hasil pekerjaan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.

4.

Bertanggungjawab atas keselamatan bangunan


selama masa pemeliharaan.

2.2.

Administrasi Pelaksanaan Proyek


Setiap pimpinan proyek menerima Daftar Isian Proyek (DIP), maka mulai

dilakukan design dan detailed engineering atau fase membuat gambar-gambar


rencana dan gambar-gambar kerja serta RKS dan estimasi harga. Hasil kerja
diproduksikan dalam tahap ini dinamakan dokumen pelelangan yang pada
prinsipnya merupakan resep dan aturan permainan dalam membangun dan
mendirikan proyek tersebut. Dalam kontrak engineering, khususnya dalam
pekerjaan sipil, maka tiap-tiap proyek mempunyai kekhususan yang mandiri dan
ini semua diuraikan dalam uraian teknis maupun uraian khusus. Untuk proyekproyek konstruksi, dokumen kontrak mengandung :
a. Dokumen pelelangan, meliputi :
10

1)

Gambar-gambar bestek

2)

Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)

3)

Lampiran-lampiran

4)

Risalah Aanwijzing

b. Dokumen kontrak, meliputi :


1)

Gambar-gambar bestek

2)

Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)

3)

Lampiran-lampiran

4)

Addendum (bila terjadi perubahan pada pekerjaan)

5)

Surat klarifikasi

2.2.1. Gambar bestek


Gambar bestek merupakan penjelasan secara visual dari proyek yang akan
didirikan yang memperlihatkan lingkup dan bentuk pekerjaan yang harus dibuat
(Ibrahim ,1993). Gambar bestek terbagi dalam beberapa macam gambar pekerjaan
konstruksi antara lain :
a.

Gambar prarencana (Preliminary drawing)


Gambar ini dibuat untuk memberikan konsepsi kasar dari ide yang akan
dilaksanakan dan dikerjakan bilamana pekerjaan akan dilelang dengan system
design and build dan negotiated contract.

b.

Gambar informasi (Information drawing)


Gambar ini hanya ditampilkan dalam anwijzing dengan maksud agar para
pengikut lelang dapat menghitung dan mengajukan penawarannya, walaupun
gambar desainnya belum selesai akan tetapi biasanya dipergunakan untuk
kalkulasi membuat penawaran.

c.

Gambar proyek (Site drawing)


Site drawing memperlihatkan denah dari lokasi proyek, topografi lapangan
dan fasilitas-fasilitas sarana dari keseluruhan proyek

d.

Gambar kerja (Detailed working drawing)


Gambar ini merupakan suatu gambar yang memuat gambar pelaksanaan
secara rinci dan tiap-tiap bagian konstruksi dalam bentuk gambar potonganpotongan memakai skala yang sesuai dan jelas.
11

e.

Gambar hasil pelaksanaan (As built drawing)


Pada akhir proyek, kontraktor memuat gambar As built yang artinya gambar
yang dibuat dan disesuaikan dengan konstruksi setelah selesai dilaksanakan.

2.2.2. Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)


Dalam penyusunan kerja dan syarat-syarat perlu diperhatikan dalam hal
job descriptions harus sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 80/Kepres/2003,
yang memuat :
a. Syarat Umum :
1)

Keterangan mengenai pemberian tugas

2)

Keterangan mengenai perencana

3)

Keterangan mengenai direksi

4)

Syarat-syarat peserta pelelangan

5)

Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya

b. Syarat administrasi :
1)

Jangka waktu pelaksanaan

2)

Tanggal penyerahan pekerjaan

3)

Denda atas keterlambatan

4)

Besarnya jaminan pelelangan

5)

Besarnya jaminan pelaksanaan

c. Syarat Teknis
1)

Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan

2)

Jenis dan mutu bahan

3)

Gambar detail, gambar konstruksi dan lain sebagainya.

2.2.3. Lampiran-lampiran (Appendixes)


Pada bagian akhir dari dokumen tender ini diadakan lampiran-lampiran yang
merupakan keterangan tambahan seperti :
a.

Daftar kuantitas pekerjaan (bill of quantity)

b.

Table harga bahan dan ongkos pekerjaan

c.

Surat jaminan tender (tender bond)

d.

Surat jaminan pelaksanaan (performance bond)

e.

Bentuk kontrak perjanjian pemborong


12

f.

Pembuatan surat penawaran.

2.2.4. Risalah aanwijzing


Dokumen ini adalah hasil penjelasan pada waktu Aanwijzing (hari
penjelasan antara pihak owners, calon-calon pemborong, konsultan) yang telah
dibukukan dan nantinya merupakan bagian dari dokumen kontrak yang mengikat
setelah ditandatangani oleh paling sedikit dua wakil peserta pelelangan pekerjaan.
Dalam acara penjelasan lelang, yang harus dijelaskan kepada peserta lelang
adalah mengenai :
1.

Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan.

2.

Cara penyampaian penawaran.

3.

Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran.

4.

Acara pembukaan dokumen penawaran.

5.

Metoda evaluasi.

6.

Halhal yang menggugurkan penawaran.

7.

Jenis kontrak yang akan digunakan.

8. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas


penggunaan produksi dalam negeri.
9. Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan
penawaran.
2.2.5. Surat-surat klarifikasi
Surat-surat klarifikasi ini dikerjakan secara tertulis kepada pemborong
yang memenangkan pekerjaan, dan surat-surat klarifikasi tersebut merupakan
bagian dari dokumen kontrak yang mengikat. Surat-surat klarifikasi ini sangat
mempengaruhi lamanya proses evaluasi tender yang dibuat, apabila :
a.

Ada kesalahan kalkulasi.

b.

Ada pernyataan yang tidak jelas dalam surat penawaran


pemborong.

c.

Ada hal yang lupa dan lain-lain.

2.2.6. Estimasi biaya proyek

13

Estimasi biaya merupakan biaya perkiraan yang digunakan untuk


memperkirakan jumlah biaya yang diperlukan/disiapkan bagi pembangunan suatu
konstruksi. Estimasi biaya proyek secara umum dapat dibagi empat yaitu:
a.

Estimasi kasar untuk pemilik.


Estimasi ini dibutuhkan oleh pemilik proyek untuk melaksanakan ide untuk
membangun proyek tersebut.

b.

Estimasi pendahuluan oleh perencana.


Estimasi ini dilakukan lebih teliti dan dilakukan setelah estimasi
terdahulu/sudah ada gambar.

c.

Estimasi detail oleh kontraktor.


Estimasi ini berbentuk penawaran dan disebut juga fixed price.

d.

Biaya sesungguhnya setelah proyek selesai.


Biaya proyek dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu:
1)

Biaya Langsung (Direct cost)


Biaya langsung adalah biaya yang langsung berhubungnan dengan
konstruksi/bangunan. Biaya ini meliputi :
a)

Biaya bahan/material.

b)

Biaya upah buruh / Man power.

c)

Biaya Peralatan / Equipment.

2)

Biaya tak langsung (Indirect cost).


Biaya

tak

langsung

adalah

biaya

yang

berhubungan

dengan

konstruksi/bangunan, tetapi harus ada dan tidak dapat dilepaskan dari


proyek tersebut. Biaya ini terdiri dari :
a)

Overhead
Biaya overhead merupakan biaya penunjang pelaksanaan konstruksi
baik di lapangan maupun di kantor.

b)

Biaya tak terduga (cotigencies)


Biaya tak terduga merupakan suatu biaya yang disiapkan sebagai
akibat dari suatu bencana alam yang besarnya berkisar antara 0.5%
sampai dengan 5% dari biaya total.

14

c)

Keuntungan (Profit)
Keuntungan merupakan hasil jerih payah dari keahlian ditambah dari
faktor resiko yang besarnya relatif masing-masing proyek.

2.2.7. Sistem kontrak


Dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan perlu diperhatikan macam
dan jenis kontrak dengan variasinya dikenal dan diterapkan dalam dunia bisnis
konstruksi. Keanekaragaman proyek konstruksi maupun engineering sangat
dipengaruhi oleh beberapa faktor, misalnya :
a. Urgensi
b. Penyiapan dan sumber dananya
c. Pola pemanfaatan
d. Pengaturan jadwal
e. Situasi dan kondisi setempat.
Maka dikembangkan jenis-jenis kontrak yang dapat memenuhi kebutuhan
dan keinginan antara pemilik proyek dengan pemborong.
Sistem kontrak dibagi menjadi dua, yaitu :

a. Fixed price contract


Kontrak ini merupakan suatu kontrak kerja yang didasarkan pada harga
yang telah disetujui dan pelaksanaannya sesuai dengan bestek yang telah
ditetapkan dan diterima oleh kontraktor.
1) Lump sum contract
Pekerjaan yang dilakukan di bawah kontrak semacam ini memerlukan
gambar-gambar kerja yang jelas, spesifikasi dan bestek yang akurat di
mana kedua belah pihak mempunyai satu interpretasi yang sama terhadap
isi dan maksud dari dokumen tender tersebut. Oleh karena itu owner tahu
jelas dari awal berapa biaya yang harus dikeluarkan dan pihak kontraktor
juga dapat menghitung biayanya dengan tepat.
Keuntungan bagi kontraktor yaitu :
a) Pelaksanaan pekerjaan dapat diprogramkan.
b) Memungkinkan melaksanakan kontrol dengan efisien.
15

c) Kelengkapan dari gambar dan bestek menjamin bahwa pekerjaan


tambahan dan pekerjaan kurang ataupun perubahan konstruksi akan
minimum.
2) Unit price contract
Unit price contract adalah kontrak yang menitik beratkan per unit volume,
per unit panjang atau per unit berat. Kontrak ini dipakai bila kualitas dan
bentuk dari pekerjaan tersebut secara detail dapat dispesifikasikan, tetapi
jumlah volume atau panjangnya tidak dapat diketahui atau dihitung
dengan tepat. Dalam unit price contract ini owner harus memiliki
penaksiran volume yang dapat dipertanggungjawabkan.
Variasi dari unit price contract :
a) Flate rate, artinya harga tetap tidak berubah sampai kontrak selesai.
b) Slinding rate, artinya harga dapat dikaitkan dengan perkiraan volume.

b. Prime cost contract


Owner pada sistim kontrak ini mengganti ongkos yang dikeluarkan
kontraktor untuk melaksanakan pekerjaannya, ditambah dengan satu bentuk
tambahan ongkos untuk biaya kerja pemborong. Kontrak semacam ini dapat
juga dipakai untuk pekerjaan desain, pengadaan barang/peralatan, pekerjaan
konstruksi, manajemen ataupun kombinasi dari pekerjaan tersebut.
Prime cost contract mencakup beberapa hal yang meliputi :
1) Cost plus persentage fee
Biaya ini merupakan suatu kontrak yang memiliki fleksibelitas yang tinggi
atau secara teknis pelaksanaan dan biaya kontrak pada dasarnya tidak
memiliki mekanisme untuk menekan biaya dan waktu.
2) Cost plus pixed fee contract
Kontrak ini hanya merumuskan secara garis besar dan jelas mengenai
pekerjaan dan biaya dari kontrak yang telah ditetapkan sehingga
pelaksanaan pekerjaan biasa tidak efisiensi dan dapat meningkatkan biaya
yang terjadi dan waktu pelaksanaannya biasanya molor.

16

3) Cost plus variable percentage contract


Pada kontrak ini kontraktor didorong bekerja lebih efisien karena biaya
kontrak disesuaikan dengan actual cost yang ditekan agar harga/biaya
proyek actual tanpa fee sekecil-kecilnya.
4) Target Estimasi Kontrak
Kontrak ini sering kali diadakan provesi untuk menyelesaikan target
bilamana ada variasi pekerjaan dan target ini ditetapkan oleh pemborong
serta fee pemborong minimum setengah dari aktual fee, terlepas dari aktual
proyek yang melebihi target.
5) Guaranteed maximum cost contract
Pengeluaran-pengeluaran yang terjadi di atas harga maksimum akan
menjadi beban kontraktor. Jika terjadi hal sebaliknya biaya total yang
terjadi lebih kecil dari maximum price maka selisih biaya yang terjadi dari
harga maksimum dapat dibagi antara owner dan kontraktor sesuai dengan
peraturan yang telah disepakati. Pada sistem kontrak ini, pihak owner
diakhir proyek kemungkinan akan mengeluarkan biaya yang lebih kecil
dari biaya maksimum.
6) Convertible cost contract
Pemilik proyek dalam sistem kontrak ini melelangkan proyeknya melalui
kontraktor yang menawarkan dengan harga memadai dan owner juga
memperkerjakan kontraktor secara cost plus basis serta meneliti
pengeluaran-pengeluaran yang terjadi sampai pada suatu saat dapat dibuat
perjanjian kontrak, sehingga owner harus disiplin dan rajin dalam
mengontrol

biaya

serta

harus

memperhitungkan

meningkatkan

produktifitas dan juga pekerjaannya.


7) Cost plus time and material contract
Kontrak ini merupakan suatu pekerjaan Borong Kerja dengan atau
tampa material yang berdasarkan waktu kerja. Material dapat disuplai oleh
owner atau pemborong.

17

3)

Dari jenis-jenis sistem kontrak di atas Pembangunan Ruko 3 Lantai


di jln Sriwijaya No 28 Mataram

mengikatkan diri dengan sistem

Unit price contract.

18