SKPL Surat

aws
GL01
SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK
Pengelolaan Surat Jurusan Sistem Informasi secara Online
untuk:
Fakultas Teknologi Informasi
Dipersiapkan oleh:
Fitri Yuliani
(1311521008)
Frisca Ferla Sari
(1311521016)
Desla Sari Nasrul
(1311521040)
Ezmul Mawaldi
(1311522004)
Kevin Valdi Arrestino (1311522014)

Ofitra Imazhona
(1110962034)
Jurusan Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Andalas
Nomor Dokumen
Halaman
GL 01
43 Halaman
Jurusan Sistem Informasi

Universitas Andalas
Revisi
12 April 2016
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN.....................................................................................................................1
1.1.
Tujuan Penulisan Dokumen...................................................................................................1
1.2.
Lingkup Masalah...................................................................................................................1
1.3.
Definisi, Istilah dan Singkatan...............................................................................................1
1.4.
Referensi................................................................................................................................1
1. DESKRIPSI PERANGKAT LUNAK...........................................................................................1

1.1
Deskripsi Umum Sistem........................................................................................................1
1.2
Fungsi Produk........................................................................................................................2
1.3
Karakteristik Pengguna..........................................................................................................2
1.4
Lingkungan Operasi...............................................................................................................3
1.5
Batasan dalam Sistem.............................................................................................................3
2. KEBUTUHAN ANTARMUKA EKSTERNAL............................................................................4

2.1
Antarmuka pemakai...............................................................................................................4
2.2
Antarmuka perangkat keras...................................................................................................4
2.3
Antarmuka perangkat lunak...................................................................................................5
2.4
Antarmuka komunikasi..........................................................................................................5
3. KEBUTUHAN FUNGSIONAL.....................................................................................................5
3.1
Login Sistem Pengelolaan Surat............................................................................................5
3.2
Mengimputkan Surat Masuk..................................................................................................7
3.3
Mengimputkan Surat Keluar................................................................................................10
3.4
Mencetak ArsipSurat............................................................................................................12
3.5
Mencari Surat
Keluar..........................................................................................................13
3.6
Mencari Arsip Surat...............................................................................................................15
3.7
Menyetujui Surat...................................................................................................................16
3.8
Membuat Disposisi................................................................................................................18
3.9
Menerima Disposisi...............................................................................................................20
3.10
Menerima Surat.....................................................................................................................22
3.11
Meminta surat.....................................................................................................................23
3.12
Logout....................................................................................................................................24
4. KEBUTUHAN NON FUNGSIONAL........................................................................................25

4.1
Performa Requirements........................................................................................................25
4.2
Safety Requirements.............................................................................................................25
4.3
Security Requirements..........................................................................................................25
Jurusan Sistem Informasi UNAND
GL01
Dokumen ini dan informasi yang dimilikinya adalah milik Jurusan Sistem Informasi-UNAND dan bersifat rahasia. Dilarang
untuk me-reproduksi dokumen ini tanpa diketahui oleh Jurusan Sistem Informasi.
4.4
Softwere Quality Atributes....................................................................................................25
PENUTUP................................................................................................................................27
A.
KESIMPULAN................................................................................................................................27
B.
SARAN..........................................................................................................................................27
Lampiran A: Daftar Istilah...............................................................................................................28
Lampiran B: Model Analisis.............................................................................................................28
GL01
DAFTAR PERUBAHAN
Revisi
Deskripsi
INDEX
TGL
Ditulis oleh
Diperiksa oleh
Disetujui oleh
GL01
DAFTAR HALAMAN PERUBAHAN

Halaman
Revisi
Halaman
Revisi
GL01
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Sequence Login 15
Gambar 2 Sequence Input Data Organisasi.......... 16
Gambar 3. Sequence Update Data Organisasi...... 17
Gambar 4. Sequence Update Timeline Organisasi... 18
Gambar 5. Sequence Input Program Kerja........... 19
Gambar 6. Sequence Input Data Proposal........... 20
Gambar 7. Sequence Update Data Proposal... 21
Gambar 8. Sequence Input Laporan Pertanggungjawaban. ... 23
Gambar 9. Sequence Menyetujui/Tidak Proposal.. 25
Gambar 10. Sequence Mengamati Kegiatan Organisasi.... 26
Gambar 11. Sequence Cetak Surat Pernyataan Persetujuan.. 27
Gambar 12. Sequence Lihat Proposal.................... 28
Gambar 13. Sequence Lihat dan Cetak Proposal........... 29
Gambar 14. Sequence Lihat Laporan Pertanggungjawaban.. 30
Gambar 15. Sequence Lihat dan Cetak Laporan Pertanggungjawaban. 31
Gambar 16. Sequence Logout............................ 32
Gambar 17. Use Case Diagram.................................35
Gambar 18. Activity Diagram Login ...................36
Gambar 19. Activity Diagram Input Data Organisasi..36
GL01
Gambar 20. Activity Diagram Update Data Organisasi ..................................................37

Gambar 21. Activity Diagram Update Timeline Event Organisasi..37
Gambar 22. Activity Diagram Input Program Kerja ...38
Gambar 23. Activity Diagram Input Data Proposal.....38
Gambar 24. Activity Diagram Update Data Proposal..39
Gambar 25. Activity Diagram Input Laporan Pertanggungjawaban ..39
Gambar 26. Activity Diagram Persetujuan/ tidak Proposal Kegiatan..40
Gambar 27. Activity Diagram Mengamati Kegiatan Organisasi.40
Gambar 28. Activity Diagram Cetak Surat Pernyataan Persetujuan Proposal.41
Gambar 29. Activity Diagram Lihat Dan Cetak Proposal untuk Admin dan Organisasi 41
Gambar 30. Activity Diagram Lihat Dan Cetak Proposal untuk Wakil Dekan III ..42
Gambar 31. Activity Diagram Lihat/ Cetak LPJ untuk Admin/Organisasi..........42
Gambar 32. Activity Diagram Lihat/ Cetak LPJ untuk Wakil Dekan III.............43
Gambar 33. Activity Diagram Logout......................43
GL01
PENDAHULUAN
1.1. Tujuan Penulisan Dokumen

Tujuan dari penulisan dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)
ini adalah untuk menjelaskan hal-hal yang diperlukan dalam aplikasi Pengelolaan Surat
Jurusan Sistem Informasi secara online, Menjelaskan rancangan perangkat lunak yang
akan dibuat secara umum seperti bagaimana sistem pada aplikasi ini akan berjalan uang
akan digunakan oleh User pada aplikasi ini.
1.2. Lingkup Masalah
Surat di jurusan Sistem Informasi saat ini masih menggunakan cara manual tanpa
ada sistem yang menjalankannya, dan juga pengurusan surat di jurusan Sistem
Informasi memakan waktu dan tenaga.
Aplikasi Pengelolaan Surat Jurusan Sistem Informasi Secara Online ini dibuat
untuk Jurusan Sistem Informasi. Aplikasi pengelolaan surat ini dapat membantu pihak
Jurusan dalam proses pembuatan dan pengelolaan surat-menyurat di Jurusan, aplikasi
ini juga dapat membantu user untuk lebih memudahkan prosedur pengurusan surat di
Jurusan, pihak user dapat dengan mudah mengajukan surat, dan pihak jurusan dengan
mudah menerima surat serta dapat langsung menyetujui surat dari user atau mahasiswa
tersebut.
1.3. Definisi, Istilah dan Singkatan
(terlampir)
1.4. Referensi
http://romisatriawahono.net/
1. DESKRIPSI PERANGKAT LUNAK
1.1 Deskripsi Umum Sistem
Pada perangkat lunak sistem yang akan dibangun ini ada empat user yang
terlibat, yaitu Kepala Jurusan, adm jurusan, mahasiswa, dan dosen. Pada sistem ini
User dapat mengajukan permintaan surat yang akan dilaksanakannya serta dapat
mencari surat yang dibutuhkan. Kajur dapat melihat dan menyetujui surat yang
diajukan oleh User serta mengetahui semua surat masuk dan surat keluar di Jurusan
Sistem Informasi. Sistem ini dapat menampilkan data input surat langsung ke
dalam template baik pdf atau word dan mencetak surat tersebut. Surat dapat dicetak
GL01
Halaman 1 dari
oleh admin jurusan dan pencarian arsip surat hanya bisa dilakukan oelh admin
jurusan dan kepala jurusan.
1.2 Fungsi Produk
Fungsi-fungsi yang terdapat dalam aplikasi ini berguna untuk memudahkan
user untuk melakukan segala kegiatan yang dapat dilakukan dalam aplikasi ini.
Aplikasi pengelolaan Surat secara Online ini menyediakan beberapa fungsi utama,
yaitu sebagai berikut :
1. Fungsi Login ke sistem pengelolaan surat jurusan
2. Fungsi input surat masuk
3. Fungsi input surat keluar
4. Fungsi membuat disposisi
5. Fungsi menerima disposisi
6. Fungsi penyetujuan/tidak surat jurusan
7. Fungsi cetak surat arsip
8. Fungsi mencari arsip surat
9. Fungsi cetak surat di kotak keluar
10. Fungsi menampilkan surat dalam bentuk pdf atau word
11. Fungsi logout sistem pengelolaan surat jurusan
1.3 Karakteristik Pengguna
Karakteristik pengguna aplikasi pengelolaan organisasi ini dijelaskan pada
tabel berikut:
Kategori Pengguna
Tugas
Hak Akses ke aplikasi
Adm jurusan
a. Input surat masuk dan surat

keluar
b. Dapat melihat dan
mencetak surat
c. Dapat menerima disposisi
dari kajur
d. Dapat melakukan pencarian
arsip surat jurusan
Hak akses adm jurusan ke

sistem ini adalah akses
untuk masuk (login) ke
sistem, melakukan input
surat masuk dan surat
keluar, menerima disposisi
dari kajur dan dapat
melakukan pencarian surat
jurusan.
Kajur
a. Dapat menyetujui surat

Dapat membuat surat
pernyataan persetujuan
surat
b. Dapat mengetahui surat
masuk dan keluar di
jurusan
Hak Akses yang dimiliki

oleh kajur adalah hak akses
(login) ke sistem,
menyetujui / tidak surat
yang diajukan oleh user ,
dan mengetahui segala
kegiatan surat menyurat di
GL01
Halaman 2 dari
Kategori Pengguna
Tugas
c. Dapat membuat dan

memberikan disposisi
Dosen
Dapat mencetak proposal,

surat, dan laporan
pertanggugjawaban
Hak Akses ke aplikasi
jurusan.
Hak akses yang dimiliki
adalah hak login, hak
untuk melihat dan
mencetak proposal dan
laporan
pertanggugjawaban serta
mencetak surat.
1.4 Lingkungan Operasi

Aplikasi server yang dibutuhkan oleh sistem pengelolaan organisasi ini akan
berfungsi dengan spesifikasi :
Sistem operasi
: Windows
Web server
: Apache
Scripting language : PHP, HTML, Javascript
DBMS
: MySQL
Aplikasi client pada sistem pengelolaan surat ini akan berfungsi dengan
spesifikasi :
Sistem Operasi : Windows

Penjelajah situs (web browser) : Microsoft Internet Explorer, Mozilla FireFox,
Google Chrome, dan lain-lain.

1.5. Batasan yang dalam sistem ini adalah :
Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP,
Javascript dan database MySQL

Aplikasi ini akan digunakan oleh jurusan dalam mengelola atau menata
prosedur surat di jurusan Sistem Informasi supaya makin baik, dan pihak
jurusan dapat dengam mudah menyetujui surat yang diajukan user dan bisa
mengamati bagaimana kegiatan surat yang ada di jurusan secara keseluruhan.
2. KEBUTUHAN ANTARMUKA EKSTERNAL

Sistem Pengelolaan Surat jurusan merupakan aplikasi internet yang berbasis web.
Kebutuhan antarmuka eksternal aplikasi ini mencangkup kebutuhan antarmuka
GL01
Halaman 3 dari
pemakai, antarmuka perangkat keras dan antarmuka perangkat lunak yang akan
membantu menggerakkan aplikasi.
2.1 Antarmuka pemakai
Antarmuka pemakai yang berbasis web membuat adanya interaksi pemakai
dengan perangkat lunak melalui antarmuka penjelajah situs (web browser).
Nantinya aplikasi ini menerima masukan dari pemakai melalui ketikan papan
ketik dan perintah yang diklik pada mouse seperti perintah untuk menginpukan
data ataupun perintah untuk menyimpan, dan keluaran dari sistem ini dilihat
dengan menggunakan monitor secara langsung.
2.2 Antarmuka perangkat keras
Kebutuhan minimum perangkat keras yang digunakan dari sistem ini adalah
sebagai berikut :
1. 1 Unit Komputer (PC Standard)
PC yang terdiri dari monitor dan CPU yang merupakan perangkat utama
yang digunakan. PC yang digunakan menggunakan sistem operasi Windows.
2. Papan Masukan (Keyboard)
Keyboard diperlukan sebagai sarana bagi pemakai untuk mengetikkan data
masukan yang akan diproses perangkat lunak. Spesifikasi perangkat
keyboard adalah jenis keyboard yang compatible untuk sistem operasi
Windows 7 dan 8.
3. Tetikus (Mouse)
Perangkat mouse digunakan sebagai sarana bagi pemakai untuk memasukkan
data input bagi perangkat lunak. Meskipun sebagian besar fungsi mouse
banyak digantikan dengan perangkat keyboard akan lebih baik apabila jenis
input tertentu digunakan mouse sebagai salah satu perangkat yang
dibutuhkan sebagai antarmuka dengan pemakai. Perangkat mouse yang dapat
digunakan adalah semua jenis mouse yang compatible dengan sistem operasi
Windows.
2.3 Antarmuka perangkat lunak
Aplikasi pengelolaan organisasi
ini
dibangun
menggunakan
bahasa
pemrograman PHP (Hipertext Preprocessor), Javascript, HTML, dan CSS, serta

database yang digunakan adalah MySQL dengan web servernya Apache. Sistem ini
akan dijalankan pada Sistem Operasi Windows 7 atau yang lebih tinggi.
Pengaksesannya dengan menggunakan web browser.
GL01
Halaman 4 dari
2.4 Antarmuka komunikasi

Antarmuka komunikasi yang dibutuhkan dalam sistem ini merupakan
antarmuka untuk melakukan koneksi dalam jaringan internet karena aplikasi ini
pengaksesannya dengan menggunakan web browser dengan konsep komunikasi
yang digunakan yaitu client-server yang terhubung dalam lingkup jaringan interner
atau intranet berbasis internet protocol (TCP/IP).
3. KEBUTUHAN FUNGSIONAL
3.1 Login Sistem Pengelolaan Surat
Dalam bahasan ini akan dijelaskan mengenai deskripsi dan prioritasnya serta
functional requirements dari fungsi login ini.
3.1.1
Deskripsi dan Prioritas

Login ke sistem pengelolaan surat merupakan tahap awal yang harus
dikerjakan untuk bisa melakukan aktivitas di aplikasi ini. Untuk login tentu
harus mengakses halaman web Pengelolaan Surat Fakultas terlebih dahulu
dahulu dengan memasukkan username dan password. Jika username atau
password salah, maka akan muncul pesan error dan user tidak akan bisa
mengakses halaman utama. Prioritas untuk fitur ini adalah high.
3.1.2
Functional Requirements
Use case
Login
Actor
Ketua Jurusan, adm, dosen, mahasiswa
Entry condition :
Aktor memasukkan username dan password
Exit condition :
Aktor berhasil login
Flow of Event :
Actor
1. Pilih menu login
Sistem
2. Sistem menampilkan
halaman
login
3. Mengisi
4.
username
dan
password
Klik tombol login
GL01
Halaman 5 dari
5. Tampil halaman Utama

Skenario alternatif :
Aktor
Sistem
1. Memilih menu login

2. Menampilkan halaman login
3. Mengisi
username
dan
password
4.
Klik tombol login

5. Menampilkan pesan Username
atau Password Salah
6.
Mengisi ulang username

dan password
7. Menampilkan halaman utama
3.1.3
Sequence Diagram
GL01
Halaman 6 dari
Gambar 1. Sequence Diagram Login
3.2 Menginputkan Surat Masuk

3.2.1 Deskripsi dan Prioritas
Menginput data surat masuk merupakan salah satu fitur utama dalam
sistem pengelolaan surat ini, yang bisa melakukan input data surat masuk
dalam fitur ini adalah admin jurusan. Surat masuk yang diberikan oleh pihak
luar akan discan dan data nya akan diupload bersama dengan data surat masuk
yang diinputkan. Data yang di inputkan hanya data-data penting saja seperti,
nama orang/instansi pengirim, tujuan surat, no surat dll. Data surat masuk akan
dikirimkan ke kajur untuk membuat disposisi. Prioritas untuk fitur ini adalah
high.
3.2.2 Functional Requirements
Use case
:
Actor
:
Entry condition :
Exit condition :
Flow of Event :
Adm
1. Memilih
Menginput surat masuk

Adm Jurusan
Adm telah login
Adm berhasil menginputkan surat
Sistem
menu
transaksi
2. Menampilkan submenu transaksi
3. Memilih
menu
surat
masuk
4. Menampilkan halaman surat masuk
GL01
Halaman 7 dari
5. Menekan
tombol
tambah surat masuk

6. Menampilkan
form
input
surat
masuk
7. Mengisi form
8. Menekan tombol tambah
9. Menampilkan data surat
10. Menekan tombol kirim
surat
11. Menampilkan
pesan
surat
berhasil dikirim
Scenario alternative :
Adm
1. Memilih
Sistem
menu
transaksi
2. Menampilkan submenu transaksi
3. Memilih menu surat
masuk
4. Menampilkan
halaman
surat
masuk
5. Menekan
tombol
tambah surat masuk

6. Menampilkan form input surat
masuk
7. Mengisi form
8. Menekan
tombol
tambah
9. Menampilkan pesan error Data
yang dimasukkan tidak lengkap
11. Mengisi form surat
masuk
12. Menekan
tombol
tambah
GL01
Halaman 8 dari
14. Menekan
tombol
kirim
15. Menampilkan
pesan
surat
berhasil dikirim
3.2.3
Sequence Diagram
Gambar 2. Sequence Diagram Mengimputkan Surat Masuk
3.3 Menginput surat keluar

Menginput data surat keluar merupakan salah satu fitur utama dalam
sistem pengelolaan surat ini, yang bisa melakukan input data surat keluar
dalam fitur ini adalah admin jurusan. Data surat keluar akan dikirimkan ke
user yang meminta surat. Surat keluar yang memerlukan persetujuan kajur
akan dikirim ke kotak masuk kajur. Setelah surat di inputkan, user dapat
melihat surat langsung dengan template surat dalam bentuk pdf. Prioritas
untuk fitur ini adalah high.
Use case
:
Menginput surat keluar
Actor
:
Adm Jurusan
Entry condition :
Adm telah login
Exit condition :
Adm berhasil menginputkan surat keluar
Flow of Event :
Adm
Sistem
1. Memilih menu transaksi
2. Menampilkan
submenu
transaksi
3. Memilih menu surat keluar
GL01
Halaman 9 dari
4. Menampilkan
halaman
surat
keluar
5. Menekan tombol tambah surat
keluar
keluar
7. Mengisi form
10. Menekan tombol kirim surat
11. Menampilkan
list
kontak
tujuan surat
12. Memilih kontak tujuan
13. Menampilkan pesan surat
berhasil dikirim
Adm
Sistem
2. Menampilkan
submenu
transaksi
3. Memilih menu surat masuk
4. Menampilkan halaman surat
masuk
masuk
masuk
7. Mengisi form
9. Menampilkan
pesan
error
Data yang dimasukkan tidak

lengkap
10. Menampilkan halaman input
surat
11. Mengisi form input surat
14. Menekan tombol kirim surat
15. Menampilkan list kontak tujuan
surat
GL01
Halaman 10 dari
17. Menampilkan
pesan
surat
berhasil dikirim
3.3.3
Sequence Diagram
Gambar 3. Sequence Mengimputkan Surat Keluar
3.4 Mencetak arsip surat

Mencetak arsip surat merupakan salah satu fitur utama dalam sistem
pengelolaan surat ini, yang bisa melakukan cetak surat dalam fitur ini adalah
admin jurusan. Surat yang ada dalam arsip surat adalah surat yang telah
disetujui sebelumnya dan telah diberi nomor surat. Disini admin dapat mencetak
3.4.2
surat pada tanggal yang admin mau. Prioritas untuk fitur ini adalah high.
Use case
:
Mencetak arsip surat
Actor
:
Adm Jurusan
Entry condition :
Adm telah login
Exit condition :
Adm berhasil mencetak surat
Flow of Event :
Adm
Sistem
1. Memilih menu arsip
2. Menampilkan halaman arsip
3. Memilih submenu surat
4. Menampilkan daftar surat
5. Memilih surat berdasarkan
GL01
Halaman 11 dari
tanggal
7. Memilih surat
8. Mengklik tombol lihat
9. Menampilkan
surat
dalam
bentuk pdf atau word

10. Mengklik tombol cetak
11.
3.4.3
Mencetak surat
Sequence diagram
Gambar 4. Mencetak Arsip Surat
3.5 Mencetak surat keluar

Mencetak surat keluar merupakan salah satu fitur utama dalam sistem
pengelolaan surat ini, yang bisa melakukan cetak surat dalam fitur ini adalah
admin jurusan. Surat yang telah disetujui akan masuk kedalam kotak masuk
adm jurusan dan diberi nomor surat yang kemudian dapat dicetak dalam bentuk
pdf. Prioritas untuk fitur ini adalah high.
GL01
Halaman 12 dari
3.5.2
Use case
:
Mencetak surat keluar
Actor
:
Adm Jurusan
Entry condition :
Adm telah login
Exit condition :
Adm berhasil mencetak surat
Flow of Event :
Adm
Sistem
1. Memilih menu kotak masuk
2. Menampilkan halaman
kotak
masuk
3. Memilih submenu surat keluar
4. Menampilkan
daftar
surat
keluar
5. Memilih surat keluar
7. Memilih surat yang disetujui
8. Mengklik tombol lihat
9. Menampilkan
surat
dalam
bentuk pdf atau word

10. Mengklik tombol cetak
11. Mencetak surat
3.5.3
Sequence Diagram
GL01
Halaman 13 dari
Gambar 5. Mencetak Surat Keluar
3.6 Mencari arsip surat

Mencari arsip surat merupakan salah satu fitur utama dalam sistem
pengelolaan surat ini. Pada fitur ini, user yang berwenang seperti adm dan
kajur dapat melakukan pencarian surat masuk maupun keluar berdasarkan
3.6.2
tanggal. Prioritas untuk fitur ini adalah high.

Use case
:
Mencari arsip surat
Actor
:
Adm , kajur
Entry condition :
Aktor telah login
Exit condition :
Aktor berhasil melakukan pencarian surat
Flow of Event :
Aktor
Sistem
1. Memilih menu arsip surat
2. Menampilkan halaman
arsip
surat
3. Memilih menu surat masuk
atau surat keluar
4. Menampilkan list surat
5. Memilih
surat
berdasarkan
tanggal
GL01
Halaman 14 dari
6. Menampilkan surat
3.6.3
Sequence Diagram
Gambar 6. Sequence Diagram Mencari Arsip Surat
3.7 Menyetujui surat

Menyetujui surat merupakan salah satu fitur utama dalam sistem
pengelolaan surat ini, yang bisa menyetujui surat dalam fitur ini adalah admin
jurusan dan kepala jurusan. Data surat keluar akan disetujui terlebih dahulu
oleh adm atau kajur baru setelah itu surat bisa di beri nomor surat dan
3.7.2
diarsipkan. Prioritas untuk fitur ini adalah high.

Use case
:
Menyetujui surat
Actor
:
Kajur dan admin jurusan
Entry condition :
Aktor telah login
Exit condition :
Aktor menyetujui atau menolak surat
Flow of Event :
Aktor
Sistem
2. Menampilkan halaman kotak
masuk
3. Memilih submenu persetujuan
4. Menampilkan
daftar
surat
keluar
5. Memilih
surat
yang
akan
disetujui
GL01
Halaman 15 dari
7. Klik pilihan disetujui

8. Menyimpan data persetujuan
telah disetujui
Scenario Alternative :
Aktor
Sistem
masuk
3. Memilih menu surat keluar

4. Menampilkan
daftar
surat
keluar
5. Memilih
surat
yang
akan
disetujui
7. Klik pilihan ditolak
8. Menyimpan data persetujuan
telah ditolak
3.7.3
Sequence Diagram
Gambar 7. Sequence Menyetujui Surat
3.8 Membuat disposisi

GL01
Halaman 16 dari
Membuat disposisi merupakan salah satu fitur utama dalam sistem

pengelolaan surat ini, yang bisa melakukan input data disposisi dalam fitur ini
adalah ketua jurusan. Disposisi dibuat berdasarkan surat masuk yang
dikirimkan oleh adm jurusan. Disposisi ini dibuat oleh kajur lalu dikirimkan ke
kontak user yang akan menerima disposisi. Disposisi bertujuan untuk
mengirim tindak lanjut dari surat masuk kepada orang yang diberi wewenang.
Prioritas untuk fitur ini adalah high.
Use case
:
Membuat disposisi
Actor
:
Kajur
Entry condition :
Kajur telah login
Exit condition :
Kajur berhasil membuat disposisi
Flow of Event :
Kajur
Sistem
3. Memilih submenu surat masuk
masuk
5. Memilih surat masuk
6. Menekan tombol disposisi
7. Menampilkan halaman disposisi
8. Membuat disposisi
12. Mengklik tombol kirim
13. Mengirim disposisi
14. Menampilkan
pesan
disposisi di kirim
GL01
Halaman 17 dari
Kajur
Sistem
3. Memilih submenu surat masuk

4. Menampilkan
halaman surat
masuk
5. Memilih surat masuk
6. Menekan tombol disposisi
7. Menampilkan
halaman
disposisi
8. Membuat disposisi
10. Menampilkan pesan error data
yang
dimasukkan
belum
lengkap
11. Menampilkan
form
input
3.8.3
disposisi
12. Mengisi form disposisi
3.8.3

16. Mengklik tombol kirim
3.8.3
3.8.3
17. Mengirim disposisi

18. Menampilkan
disposisi di kirim
3.8.3
pesan
3.8.3
3.8.3
Sequence Diagram
GL01
Halaman 18 dari
Gambar 8. Sequence Diagram Membuat Disposisi
3.9 Menerima Disposisi

Menerima disposisi merupakan salah satu fitur utama dalam sistem
pengelolaan surat ini, aktor yang dapat menerima disposisi meliputi adm
jurusan, dosen, dan mahasiswa. Disposisi ini akan masuk ke kotak masuk user.
Prioritas untuk fitur ini adalah high.
Use case
Actor
:
:
Entry condition :
Exit condition :
Flow of Event :
Menerima disposisi
Dosen , mahasiswa , adm
Aktor telah login
Aktor berhasil menerima disposisi
Aktor
Sistem
2. Menampilkan submenu kotak
masuk
3. Memilih submenu disposisi
4. Menampilkan disposisi masuk
Memilih
disposisi
Jurusan5.
Sistem
Informasi
UNAND
GL01
6. Menampilkan data disposisi
Halaman 19 dari
3.9.3
Sequence Diagram
G
ambar 9. Sequence Menerima Disposisi
3.10 Menerima surat

Kotak masuk merupakan salah satu fitur utama dalam sistem
pengelolaan surat ini, dalam kotak masuk terdapat surat, permintaan, serta
status persetujuan yang ditujukan kepada aktor. Prioritas untuk fitur ini adalah
high.
Use case
:
Menerima surat
Actor
:
Dosen, mahasiswa, dan adm jurusan
Entry condition :
Aktor telah login
Exit condition :
Aktor melihat surat yang diterima
Flow of Event :
Aktor
Sistem
masuk
3. Memilih
submenu
yang
akan dilihat
4. Menampilkan detail surat
GL01
Halaman 20 dari
3.10.3 Sequence Diagram
Gambar 10. Sequence Diagram Menerima Surat
3.11
Meminta Surat
Request surat merupakan salah satu fitur utama dalam sistem
pengelolaan surat ini, yang bisa melakukan request surat dalam fitur ini adalah
dosen dan mahasiswa. Aktor akan meminta surat pada menu transaksi dan
memilih jenis surat yang akan diminta kemudian permintaan akan masuk ke
kotak masuk adm jurusan. Aktor akan menunggu sampai permintaan tersebut
disetujui. Prioritas untuk fitur ini adalah high.
Use case
:
Meminta surat
Actor
:
Dosen, Mahasiswa
Entry condition :
Aktor telah login
Exit condition :
Aktor berhasil merequest surat
Flow of Event :
Aktor
Sistem
2. Menampilkan
submenu
transaksi
3. Memilih submenu permintaan
4. Menampilkan pilihan surat
5. Memilih surat
6. Menampilkan
form
input
surat
7. Mengisi form input surat
9. Sistem menyimpan data surat
10. Menampilkan
pesan
GL01
Halaman 21 dari
permintaan anda diproses
Gambar 11. Sequence Diagram Meminta surat
3.12 Logout
Logout merupakan fitur untuk keluar dari web dan web tidak akan bisa
diakses kembali sebelum melakukan login terlebih dahulu. Prioritas pada
fitur ini adalah high.
Use case
:
Logout
Actor
:
Kajur , adm, dosen, mahasiswa
Entry condition :
Aktor telah login
Exit condition :
Aktor berhasil logout
Flow of Event :
Actor
Sistem
1. Memilih menu logout
2. Sistem merespon request
3. Berhasil logout
GL01
Halaman 22 dari
Gambar 12. Sequence Diagram logout
4 KEBUTUHAN NON FUNGSIONAL

4.1 Performa Requirements
Sistem pengelolaan Surat fakultas ini akan berjalan dengan baik jika didukung
oleh spesifikasi hardware di atas spesifikasi standarnya. Dengan perawatan sistem
yang baik akan mempengarui kecepatan akses data. Back-up data sangat disarankan
guna untuk melindungi data-data yang telah ada dalam sistem.
4.2
Safety Requirements
Penanganan kemungkinan server down maka data-data disarankan untuk di
back-up untuk menghindari hilangnya sebagian atau keseluruhan data yang tersimpan
di server.
4.3
Security Requirements
Untuk menjaga keamanan data dari pihak luar, maka setiap pihak yang terlibat
diberikan hak akses login ke sistem sehingga pihak-pihak yang berada diluar sistem
tidak ada izin melakukan manipulasi data apapun.
4.4
Software Quality Attributes

4.4.1
4.4.2
Keandalan
Aplikasi ini dapat digunakan selama 24 jam sehari dengan syarat adanya
jaringan internet yang membantu user untuk menggunakannya.
Ketersediaan
Admin dapat melakukan penginputan surat masuk, surat keluar dan dapat
mencetak surat keluar dan arsip yang dibutuhkan pihak mahasiswa, Dosen,
Kepala Jurusan, Admin juga dapat mencari arsip surat, menyetujui surat,
menerima Disposisi, menerima surat . Mahasiswa dapat melakukan Request
GL01
Halaman 23 dari
Surat, menerima disposisi, menerima surat. Ketua Jurusan dapat melakukan

membuat disposisi, mencari arsip surat, menyetujui surat, menerima surat.
Dosen dapat menerima disposisi, meminta surat, dan menerima surat.
Keamanan untuk para user dapat terjaga karena user pada sistem ini yang
meliputi Admin, Mahasiswa, Ketua Jurusan, Dosen memiliki username dan
password yang berbeda untuk masuk dalam sistem, serta terdapat beberapa
4.4.3
perbedaan dalam hal-hal yang dapat dilakukan pada sistem.

Maintainability
Untuk perawatan sendiri sistem ini tidak membutuhkan perrawatan yang
khusus, namun yang perlu diperhatikan dari sisi database. Adanya penjagaan
agar data yang ada tetap terjaga aman dan dapat menyimpan setiap adanya
4.4.4
input atau update data.

Portability
Sistem ini khusus dirancang untuk satu sistem ini saja sehingga tidak
4.4.5
bersifat portable.
Batasan Perencanaan
Sistem yang akan dibangun dioperasikan pasa sistem operasi Windows
dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, Javascript dengan
databasenya MySQL.
Gambar 25. Activity Diagram Logout

PENUTUP
a. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang didapatkan setelah membuat Tugas RPL tentang Sistem
Pengolahan Surat di Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Sistem Informasi yaitu :
GL01
Halaman 24 dari
1.
Hasil survei pada system Pengolahan Surat di jurusan Sistem Informasi masih
menggunakan sistem manual sehingga
kurang efektif dan efisien dalam
penggunaanya.
Hasil analisis memberikan usulan sistem perbaikan dengan memanfaatkan
2.
peranan teknologi informasi untuk mengatasi permasalahan tersebut sehingga dengan

sistem pengolahan surat di jurusan sintem informasi yang berbasis web dapat
membuat peningkatan pelayanan.
Pada sistem Pengolahan Surat yang diusulkan ini terlibat 4 actor yang
3.
diberikan hak akses sesuai level yang akan menggunakan sistem ini yaitu mahasiswa,
Administrasi Jurusan, Dosen, dan Kajur. Selain itu penyimpanan data atau arsip ini
disimpan dalam database
b. Saran
Adapun saran Kelompok kami untuk terhadap hasil analisis ini yaitu diharapkan
kepada Fakultas Teknologi Informasi terutama Jurusan Sistem Informasi melakukan
pengembangan sistem baru yang telah diusulkan untuk memperbaiki proses surat
menyurat dan meningkatkan pelayanan di lingkungan Fakultas Teknologi Jurusan Sistem
Informasi.
Lampiran A: Daftar Istilah

1. User merupakan orang yang akan langsung menggunakan sistem.
2. PHP Adalah singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor, bahasa pemrograman script
yang paling banyak dipakai saat ini atau dalam kata lain bias diartikan sebuah bahasa
pemrograman web yang bekerja di sisi server (server site scripting) yang dapat
melakukan konektivitas pada database yang dimana hal itu tidak dapat dilakukan
hanya dengan menggunakan sintak-sitak HTML biasa.
3. JavaScript adalah bahasa pemrograman yang bisa disisipkan ke HTML seperti halnya
PHP akan tetapi javascript berjalan di sisi Client.
GL01
Halaman 25 dari
4. MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (database
management sistem) atau DBMS yang multithread/multi-user.
5. Use case diagram adalah fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem yang
menggambarkan proses sistem (kebutuhan sistem dari sudut pandang user).
6. Use Case scenario untuk menjabarkan alur kinerja atau step-step tiap use case.
7. Activity diagram merupakan pemodelan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam
sebuah proses.
8. Sequence diagram merupakan penggambaran interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang
digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu)
dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Lampiran B: Model Analisis

1. Use Case Diagram
GL01
Halaman 26 dari
System
Mencetak Surat Keluar
Mencetak Arsip surat
Menginput Surat Masuk

Transaksi Surat
Membuat disposisi
<<extend>>
Administrasi Jurusan
<<extend>>
Menginput Surat Keluar
Ketua J urusan
Melakukan Login
Melakukan Logout
Mencari arsip surat
Menyetujui surat
Dosen
Menerima disposisi
Meminta surat
Mahasiswa
Menerima surat
Gambar 13. Use Case Diagram
2. Activity Diagram
1. Login oleh Ketua Jurusan, adm, dosen, mahasiswa
GL01
Halaman 27 dari
AdmJ urusan, Kajur, Dosen, Mahasiswa
System
Memasukkan username dan password
Menekan tombol login
Memvalidasi account
Username dan password valid ?
Ya
Tidak
Menampilkan pesan error
Menampilkan menu utama
Gambar 14. Activity Diagram login

2. Mencetak arsip surat oleh Adm Jurusan
AdmJ urusan
System
Memilih menu arsip
Menampilkan submenu arsip
Memilih submenu surat
Menampilkan daftar surat
Memilih surat berdasarkan tanggal
Menampilkan data surat
Memilih surat
Menampilkan surat dalambentuk pdf
Mengklik tombol lihat
Mengklik tombol cetak
Mencetak surat
Gambar 15. Activity Diagram Mencetak Arsip Surat

3. Mencetak surat keluar oleh Adm Jurusan
GL01
Halaman 28 dari
AdmJ urusan
System
Memilih menu kotak masuk
Menampilkan halaman kotak masuk
Memilih submenu surat keluar
Menampilkan daftar surat keluar
Memilih surat keluar
Memilih surat yang telah disetujui
Mengklik tombol lihat
Menampilkan surat dalambentuk pdf
Mengklik tombol cetak
Mencetak surat
Gambar 16. Activity Diagram Mencetak Surat Keluar
4. Menginput surat masuk oleh Adm Jurusan
GL01
Halaman 29 dari
AdmJ urusan
System
Memilih menu transaksi
Menampilkan submenu transaksi
Menampilkan halaman surat masuk
Menekan tombol tambah surat
Menampilkan forminput surat keluar
Mengisi forminput
Menekan tombol tambah
Menampilkan pesan error "Data belumlengkap"
Data Lengkap?
Tidak
Ya
Menekan tombol kirimsurat
Menampilkan pesan "surat berhasil dikirim"
Gambar 17. Activity Diagram mengimputkan surat masuk
5. Menginput surat keluar oleh Adm Jurusan
GL01
Halaman 30 dari
Adm J urusan
System
Menampilkan halaman surat keluar
Menekan tombol tambah surat
Menampilkan form input surat keluar
Mengisi form input

Menampilkan pesan "Data belum lengkap"
Tidak
Menekan tombol tambah
Data Lengkap?
Ya
Menekan tombol kirim surat
Memilih kontak tujuan
Menampilkan list kontak tujuan surat
Menampilkan pesan "surat berhasil dikirim"
Gamabar 18. Activity Diagram Input Surat Keluar

6. Mencari arsip surat oleh Adm Jurusan
Adm jurusan, kajur
Sistem
Memilih menu arsip surat
Menampilkan halaman arsip surat
Memilih menu surat masuk atau keluar
Menampilkan daftar surat
Memilih tanggal surat yang akan dilihat
Gambar 19. Activity Diagram Mencari Arsip Surat

7. Menyetujui surat oleh Kajur dan admin jurusan
GL01
Halaman 31 dari
Kajur, Adm jurusan
System
Menampilkan submenu kotak masuk
Memilih submenu persetujuan
Memilih surat yang akan disetujui
Menampilkan data surat keluar
Memilih persetujuan surat
Menyimpan data persetujuan surat
iya
tidak
Mengirim notifikasi surat ditolak
Mengirim notifikasi surat disetujui
Gambar 20. Activity Diagram Menyetujui Surat

8. Membuat disposisi Ketua Jurusan
Kajur
Sistem
Memilih submenu disposisi
Menampilkan daftar disposisi masuk
Memilih disposisi
Mengklik tombol disposisi
Menampilkan halaman disposisi
Menampilkan pesan "Data belum lengkap"
Membuat disposisi
Tidak
Mengklik tombol tambah
Data Lengkap?
Iya
Memilih kontak tujuan
Menampilkan list kontak tujuan
Mengklik tombol kirim
Mengirimdisposisi
Menampilkan pesan "Disposisi dikirim"
Gambar 21. Activity Diagram Membuat Disposisi

9. Menerima disposisi oleh Dosen , mahasiswa , adm
GL01
Halaman 32 dari
Kajur
Sistem
Memilih submenu disposisi
Menampilkan daftar disposisi masuk
Memilih disposisi
Menampilkan data disposisi
Gambar 22. Activity Diagram Menerima Disposisi

10. Meminta surat oleh Dosen, Mahasiswa
Dosen, mahasiswa
Sistem
Memilih submenu permintaan
Menampilkan halaman permintaan surat
Memilih surat
Menampilkan form input surat
Mengklik tombol submit surat
Menyimpan data surat
Menampilkan pesan "Permintaan anda diproses"
Gambar 23. Activity Diagram Meminta Surat

11. Menerima surat oleh Dosen, mahasiswa, dan adm jurusan
GL01
Halaman 33 dari
Kajur, adm, dosen, mhs
System
Memilih surat yang akan dilihat
Menampilkan detail surat
Gambar 24. Activity Diagram menerima surat

12. Melakukan logout oleh Kajur , adm, dosen, mahasiswa
Admjurusan, kajur, dosen, mahasiswa
Sistem
Memilih menu logout
Merespon request
Berhasil logout
GL01
Halaman 34 dari
GL01
Halaman 35 dari

SKPL Surat

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SKPL Surat

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

aws

Pengelolaan Surat Jurusan Sistem Informasi secara Online

Fakultas Teknologi Informasi

Frisca Ferla Sari

Desla Sari Nasrul

Kevin Valdi Arrestino (1311522014)

Jurusan Sistem Informasi

Jurusan Sistem Informasi

Tujuan Penulisan Dokumen...................................................................................................1

Definisi, Istilah dan Singkatan...............................................................................................1

1. DESKRIPSI PERANGKAT LUNAK...........................................................................................1

Deskripsi Umum Sistem........................................................................................................1

Batasan dalam Sistem.............................................................................................................3

2. KEBUTUHAN ANTARMUKA EKSTERNAL............................................................................4

Antarmuka perangkat keras...................................................................................................4

Antarmuka perangkat lunak...................................................................................................5

Login Sistem Pengelolaan Surat............................................................................................5

Mengimputkan Surat Masuk..................................................................................................7

Mengimputkan Surat Keluar................................................................................................10

Mencari Arsip Surat...............................................................................................................15

4. KEBUTUHAN NON FUNGSIONAL........................................................................................25

Jurusan Sistem Informasi UNAND

Softwere Quality Atributes....................................................................................................25

Jurusan Sistem Informasi UNAND

Jurusan Sistem Informasi UNAND

DAFTAR HALAMAN PERUBAHAN

Jurusan Sistem Informasi UNAND

Gambar 20. Activity Diagram Update Data Organisasi ..................................................37

Jurusan Sistem Informasi UNAND

1.1. Tujuan Penulisan Dokumen

Hak Akses ke aplikasi

a. Input surat masuk dan surat

Hak akses adm jurusan ke

a. Dapat menyetujui surat

Hak Akses yang dimiliki

Jurusan Sistem Informasi UNAND

c. Dapat membuat dan

Dapat mencetak proposal,

Hak Akses ke aplikasi

1.4 Lingkungan Operasi

Sistem Operasi : Windows

Google Chrome, dan lain-lain.

Javascript dan database MySQL

2. KEBUTUHAN ANTARMUKA EKSTERNAL

pemrograman PHP (Hipertext Preprocessor), Javascript, HTML, dan CSS, serta

2.4 Antarmuka komunikasi

Deskripsi dan Prioritas

Ketua Jurusan, adm, dosen, mahasiswa

Aktor memasukkan username dan password

Aktor berhasil login

Jurusan Sistem Informasi UNAND

5. Tampil halaman Utama

1. Memilih menu login

Klik tombol login

Mengisi ulang username

Jurusan Sistem Informasi UNAND

Gambar 1. Sequence Diagram Login

3.2 Menginputkan Surat Masuk

Menginput surat masuk

tambah surat masuk

tambah surat masuk

Gambar 2. Sequence Diagram Mengimputkan Surat Masuk

3.3 Menginput surat keluar