Anda di halaman 1dari 34

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

URAIAN PENDEKATAN ,METODOLOGI


DAN PROGRAM KERJA
E.1.

Pola Pikir Pendekatan

Pola pikir pendekatan merupakan salah satu upaya untuk menentukan metodologi yang tepat bagi pelaksanaan
pekerjaan. Dengan mengacu pada Kerangka Acuan Kerja dan berpedoman pada metodologi yang tepat diharapkan
pelaksanaan pekerjaan Konsultan Menajemen Proyek Di Lingkungan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI ini
dapat dilaksanakan dan diselesaikan secara efektif dan efisien. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka dalam
melaksanakan pekerjaan ini konsultan akan menerapkan pola pikir pendekatan sebagai berikut :
Pemahaman terhadap KAK dan materi layanan yang diperlukan.
Pemahaman terhadap isu permasalahan yang ada dalam pelaksanaan manajemen proyek, khususnya dalam
pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan di lingkungan BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI
Provinsi Sulawesi Utara dan Gorontalo yang mencakup :
sistem dan metode monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan / proyek, metode pemetaan permasalahan
yang ada, sistem manajemen data dan informasi serta pelaporan, sistem database jalan da jembatan, SDM
pelaksana sistem manajemen proyek;
hubungan kelembagaan antar institusi terkait, antara KMP dengan institusi terkait maupun antara institusi
dengan organisasi profesi yang terkait dalam pelaksanaan proyek dan pengendalian pelaksanaan proyek;
kebutuhan penanganan dan metode penanganan terhadap permasalahan yang ada;
norma / standar / pedoman / tatacara / spesifikasi teknik untuk pekerjaan jalan dan jembatan serta peraturanperaturan / ketentuan-ketentuan yang berlaku yang terkait dengan pengadaan dan pelaksanaan jasa konstruksi
dalam bidang prasarana jalan dan jembatan.
Kajian teknis secara umum guna menetapkan rencana kerja dan metode pelaksanaan pekerjaan yang tepat dan
efektif.
Pengumpulan data mengenai proses dan hasil pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan secara rutin,
terinci dan tepat waktu sebagai masukan untuk kegiatan monitoring dan evaluasi.
Monitoring dan evaluasi proses dan hasil pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan;

E1

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan, pemetaan
permasalahan dan pemberian saran / masukan / rekomendasi secara tepat waktu guna penyelesaian
permasalahan.
Pengembangan pengolahan pelaporan data kedalam sistem database.
Pengembangan dan updating database jalan dan jembatan.
Penyiapan dan penyampaian laporan.
E.1.1.

Pendekatan Pelaksanaan Amanat KAK

Yang di amanatkan oleh Kerangka Acuan Kerja adalah sebagai berikut:


Mendukung Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI Provinsi Sulawesi Utara dan Gorontalo dalam pelaksanakan
manajemen proyek perencanaan, pengawasan, administrasi dan pelaksanaan proyek agar sesuai dengan yang
telah ditentukan.
o

Untuk membantu Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI dalam menganalisa permasalahan yang terjadi selama
pelaksanaan di lapangan

Membantu mencari solusi permasalahan apabila terjadi pelaksanaan di lapangan

Meningkatkan kualitas pelayanan Balai di masyarakat

Membantu Balai untuk berkoordinasi dengan pihak-pihak luar yang terkait

Inventarisasi data sekunder terhadap kontrak- kontrak yang sedang berjalan dan kegiatan dalam proses
pelelangan pada semua unit kerja dilingkungan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI..

Memberikan bantuan teknis dan melakukan kajian usulan dari setiap unit kegiatan serta rekomendasi dalam
pendampingan di dalam kegiatan pekerjaan di lingkungan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI..

Membantu memonitor pelaksanaan review atau kajian teknis terhadap usulan perubahan desain atau
perubahan lingkup pekerjaan agar sesuai dengan prosedur dan memonitor pelaksanaan pengawasan melalui
Balai/P2JN agar sesuai dengan aturan spesifikasi yang diajukan setiap unit pelaksana kegiatan dilapangan dan
memberikan rekomendasi teknis..

Melaksanakan inventarisasi semua kondisi jalan dan jembatan yang ada terutama pada Balai Pelaksanaan
Jalan Nasional XI dan membuat laporan serta laporan kondisi jalan dalam rangka menunjang jalur lebaran dan
natal..

Membantu dalam penyelesaian jika terjadi masalah masalah penyelenggaraan kontrak jasa konstruksi terkait
dengan klaim, perselisihan kontrak dan pemutusan hubungan kontrak..

Membuat rekomendasi, masukan dan saran untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang terkait
dengan pelaksanaan kegiatan paket-paket di BPJN XI sesuai dengan peraturan, spesifikasi dan teknologi yang
ada dalam rangka memperlancar kegiatan paket paket tersebut

E2

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Membantu menyiapkan proses ISO Laboratorium Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI.

Membantu membuat value engineering sehingga terjadi efisiensi.

Membantu dalam hal monitoring, evaluasi dan pelaporan.

Melakukan monitoring progress fisik dan keuangan pelaksanaan paket-paket pekerjaan melalui SIPP dan EMonitoring dan laporan-laporan lainnya yang diminta oleh Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI didalam
menunjang semua kegiatan yang terkait.:

Menyusun semua kegiatan tersebut didalam suatu laporan untuk dapat dijadikan rekomendasi didalam
pelaksanaan kegiatan selanjutnya yang lebih terintegrasi dan dapat dicapai hasil yang sesuai dengan aturan

Monitoring dan mengevaluasi dan atau memberikan advis teknik terhadap program perencanaan.

Monitoring dan mengevaluasi prosedur pengadaan Jasa Konsultansi dan Jasa Pelaksana Konstruksi
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Monitoring dan mengevaluasi prosedur pengadaan dokumen pelelangan dan dokumen kontrak termasuk
addendum dan sebagainya.

Menyiapkan dan menyusun materi dan pelaksanaan training / workshop di wilayah BALAI BESAR
PELAKSANAAN JALAN NASIONAL IV JAKARTA untuk peningkatan sumber daya manusia.

Monitoring dan mengevaluasi jadwal pelaksanaan proyek secara menyeluruh pada masing-masing Satuan
Kerja, kemajuan penyerapan keuangan proyek dan memberikan rekomendasi bila kemajuan fisik dan keuangan
mengalami deviasi dari target yang telah disetujui.

Monitoring dan mengevaluasi sistim pelaporan secara menyeluruh dengan sistim yang terpadu termasuk petapeta.

Mengumpulkan masukan-masukan dan informasi yang diperlukan dalam rangka evaluasi pelaksanaan kegiatan
termasuk harga bahan, peralatan, dan upah di setiap daerah.

Bersama Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI melakukan kegiatan pengecekan mutu pelaksanaan pekerjaan
jalan dan jembatan.

Melakukan Manajemen Informasi

Konsultan menyiapkan sistem manajemen informasi dalam pengelolaan data (peta, kurva, foto, film, dokumen
lainya) yang telah dikumpulkan.

Membuat program (software) progress penanganan jalan dan jembatan

Membuat program (software) evaluasi pelelangan jasa konsultansi dan kontraktor

Membuat program (software) untuk mengevaluasi pekerjaan pemeliharaan rutin

Membuat analisa harga satuan untuk pekerjaan pemeliharaan rutin

o
o

Membuat software pelaksanaan kegiatan swakelola di Satker BPJN XI.


Membantu dan menyiapkan leaflet, buklet dan buku informasi BPJN XI

E3

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua informasi yang
diperlukan tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada penyedia jasa untuk analisa dan
pelaporan.

Mendampingi, menyusun jadwal kegiatan dan membantu koordinasi Seksi Perencanaan dan Pelaksanaan
dalam setiap kegiatan.

Mengembangkan / memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan berupa harga
satuan dimasing-masing daerah.

Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Balai Pelaksanaan bidang Jalan.

Melakukan evaluasi dan analisis Review Program Pelaksanaan Perencanaan dan Pengawasan Jalan dan
Jembatan yang mencakup anatara lain :

Membantu membuat jadwal kegiatan seksi di seksi perencanaan dan pengawasan

Data original yang berdasarkan disain yang telah ditenderkan.

Rekaman lengkap semua data disain baru yang relevan untuk Review Disain.

Menyiapkan Manajemen Pelaporan berupa :

Menyiapkan laporan pendahuluan sebagai metodologi dan rencana kerja dari penyedia jasa dalam
melaksanakan kegiatan ini.

Menyampaikan laporan bulanan dari kemajuan status kegiatan lapangan dan permasalahannya.

Mendokumentasikan kegiatan antara BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI SULUT dan GORONTALO
dengan para pihak terkait dan pendistribusiannya.

Menyusun konsep laporan akhir yang diperlukan;

Menyusun laporan khusus bila diperlukan;

Menyiapkan laporan akhir pada saat kontrak konsultan selesai berdasarkan komentar dari penyedia jasa terkait
dengan draft laporan akhir.

E.1.2.

Pendekatan Langkah Kerja

Secara umum, pekerjaan Konsultan Menajemen Proyek di Lingkungan Balai Pelaksana Jalan Nasional XI ini dapat
dikelompokkan menjadi 10 (sepuluh) kegiatan utama sebagai berikut :

D1

Persiapan

D2

Monitoring semua Kegiatan Tahun Berjalan

D3

Pemetaan Permasalahan

D4

Evaluasi & Analisa Permasalahan

D5

Masukan / Saran Atas Permasalahan Yang Ada

E4

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

D6

Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data kedalam Database

D7

Melakukan Manajemen Informasi

D8

Bantuan dan Advis Teknis & Administratif

D9

Alih Pengetahuan (bila diperlukan oleh Pengguna Jasa)

D10

Manajemen Pelaporan

Masing-masing tahapan kegiatan utama tersebut di atas terdiri dari sub-sub kegiatan yang diperlukan dalam
pelaksanaan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini :
D1

Kegiatan Persiapan, mencakup :


o

Mobilisasi;

Koordinasi dan konfirmasi dengan Pengguna Jasa dan instansi-instansi / pihak-pihak terkait;

Inventarisasi Undang-Undang dan / atau Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan terkait dengan
pengadaan barang dan jasa dan pelaksanaan jasa konstruksi khususnya dalam bidang prasarana jalan
dan jembatan;
Inventarisasi Norma, Standar, Pedoman, Tatacara dan Spesifikasi Teknik yang berlaku untuk pekerjaan

prasarana jalan dan jembatan.


Inventarisasi Pedoman / Petunjuk / Metode / Alat Bantu yang relevan untuk pelaksanaan manajemen

proyek, terutama untuk pekerjaan prasarana jalan dan jembatan.


Inventarisasi laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan Konsultan Menajemen Proyek di Lingkungan

Balai Pelaksana Jalan Nasional XI Sulut dan Gorontalo yang pernah dilaksanakan, utamanya di
lingkungan BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI, serta laporan hasil kegiatan pengendalian
pelaksanaan pekerjaan dan kualitas pekerjaan konstruksi (pekerjaan jalan dan / jembatan) yang pernah
ada.

D2

Inventarisasi data-data dan informasi lain yang terkait.

Penyusunan / penajaman Rencana Kerja Terinci.

Monitoring Semua Kegiatan Tahun Berjalan, mencakup :


o Penyiapan metode dan alat bantu monitoring pelaksanaan pekerjaan.
o

Inventarisasi data sekunder pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan pada semua unit kerja di
lingkungan BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI.

o Identifikasi dan Indikasi Permasalahan, mencakup :

E5

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Identifikasi dan indikasi permasalahan dalam kegiatan / proses pelelangan / pra-kontrak.


Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kontrak yang sedang berjalan.
o Membantu memberi masukan mengenai permasalahan yang membutuhkan Tindak Turun Tangan (T3).

D3

Pemetaan Permasalahan, mencakup :


Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses / pelaksanaan kegiatan pelelangan / prakontrak.
Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses pelaksanaan kegiatan / kontrak yang sedang
berjalan.

D4

Evaluasi dan Analisa Permasalahan, mencakup :


Evaluasi secara komprehensif atas permasalahan-permasalahan yang telah diidentifikasi dan diindikasikan
dalam proses Monitoring.
Membuat analisa atas evalausi yang telah dilakukan.

D5

Memberikan masukan / Saran / Rekomendasi atas Permasalahan Yang Ada, mencakup :


Memberikan masukan / saran penyelesaian atas permasalahan yang muncul dalam proses pelelangan /
pra-kontrak, yang diidentifikasi dalam tahap kegiatan Monitoring.
Memberikan masukan / saran penyelesaian atas permasalahan yang muncul dalam proses pelaksanaan
kontrak, yang telah diidentifikasi dan diindikasikan pada tahap kegiatan Monitoring, termasuk
permasalahan yang membutuhkan tindak turun tangan (T3) yang diperlukan.
Masukan / saran

D6

Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data Kedalam Sistem Database, mencakup :


Penyiapan format-format laporan data yang aplikatif dengan sistem database jalan dan jembatan yang
telah ada.
Penyajian data-data yang diperoleh dari hasil kegiatan monitoring kedalam format-format laporan data
yang telah disiapkan (yang aplikatif dengan sistem database).

D7

Melakukan Manajemen Informasi, mencakup :


Konsultan menyiapkan sistem manajemen informasi dalam pengelolaan data (peta, kurva, foto, film,
dokumen lainya) yang telah dikumpulkan.

E6

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua informasi yang
diperlukan tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada penyedia jasa untuk analisa dan
pelaporan.
Mengembangkan / memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan berupa
harga satuan dimasing-masing daerah.
Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Pelaksanaan Jalan Nasional.

D8

Bantuan dan Advis Teknis dan Administratif, mencakup :


Membantu memberikan advis atas usulan review desain dan / atau perpanjangan waktu kontrak
Pelaksanaan Jalan Nasional;
Proaktif dalam mengevaluasi prosedur variasi kontrak untuk CCO atau Addendum Kontrak.
Membantu dalam penyiapan data dan bahan / laporan untuk presentasi atau peresmian yang diperlukan.
Bantuan teknis dalam penyiapan peta jalur lebaran dan tahun baru, sehubungan dengan adanya blackspot
pada lokasi-lokasi tertentu di ruas jalan nasional.

D9

Alih Pengetahuan
Apabila dipandang perlu / diminta oleh Pengguna Jasa, maka TIM KMP akan mengadakan pelatihan, kursus
singkat, diskusi dan seminar terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan
kepada staf di lingkungan organisasi Pejabat Pembuat Komitmen.

D10

Manajemen Pelaporan, mencakup :


Penyiapan laporan hasil kegiatan dalam bentuk Laporan Pendahuluan, Laporan Dua Mingguan, Laporan
Bulanan, Laporan Teknis / Khusus, Konsep Laporan Akhir dan Laporan Akhir.

E7

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

E.2.

Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan

Berdasarkan kronologis tahapan pelaksanaan kegiatan tersebut di atas, konsultan menyusun metodologi
pelaksanaan pekerjaan secara logis dan cermat dengan mempertimbangkan segala aspek yang terkait guna
mencapai tujuan dan sasaran pelaksanaan pekerjaan secara optimal dan hasil pekerjaan dapat memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan di dalam Kerangka Acuan Kerja.
Secara lebih jelas, alur metodologi pelaksanaan pekerjaan Konsultan Menajemen Proyek di Lingkungan Balai
Pelaksanaan Jalan Nasional XI Sulut dan Gorontalo ini diilustrasikan dalam Gambar E.1 Bagan Alir Metodologi
Pelaksanaan Pekerjaan.
E.2.1.

D1-Kegiatan Persiapan

Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Konsultan Menajemen Proyek di Lingkungan Balai Pelaksanaan Jalan
Nasional XI Sulut dan Gorontalo, pada tahap Persiapan ini meliputi :
1. Mobilisasi, yang akan mencakup kegiatan-kegiatan :
Mobilisasi personil KMP.
Penyiapan kantor KMP dan fasilitasnya.
Penyiapan peralatan pendukung pelaksanaan pekerjaan.
Koordinasi awal, mencakup :
a. Koordinasi internal Tim KMP :
Agenda dari kegiatan koordinasi internal Tim KMP ini mencakup :
Aspek-aspek penting yang disebutkan di dalam Kerangka Acuan Kerja (antara lain : latar belakang,
maksud, tujuan dan sasaran, lingkup kegiatan, lokasi kegiatan, out put&outcome dari kegiatan, sistem
pelaporan, dll.);
Metode monitoring yang akan diterapkan;
Mekanisme koordinasi internal Tim;
b. Koordinasi dengan Pengguna Jasa dan instansi-instansi / pihak-pihak terkait, antara lain :
Balai Besar / Balai Pelaksanaan Jalan Nasional
SNVT beserta PPK terkait;
Dinas / Sub Dinas PU Propinsi dan Kabupaten / Kota terkait (khusus untuk kegiatan pekerjaan yang ada
kaitan pendanaan dengan Pusat).
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait.
Kegiatan koordinasi awal dengan instansi-instasi / pihak-pihak terkait ini dimaksudkan untuk :

E9

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Pemberitahuan kepada semua intstansi / unsur terkait mengenai keberadaan tim KMP dan hal-hal yang terkait
dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan tim KMP sehubungan dengan pelaksanaan tugas jasa
konsultansi manajemen proyek ini;
Mendapatkan pemahaman dan pengertian yang sama mengenai misi dan visi dari pelaksanaan pekerjaan jasa
konsultansi ini;
Konfirmasi dan pengumpulan data / informasi awal dan masukan-masukan yang terkait dengan proses dan
hasil pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan, baik yang pernah dilakukan pada waktu
sebelumnya maupun harapan-harapan yang ingin diwujudkan di masa mendatang.
Inventarisasi Undang-Undang dan / atau Peraturan Perundangan yang berlaku dan terkait dengan
penyelenggaraan dan pelaksanaan pekerjaan prasarana jalan dan jembatan, antara lain :
Undang-Undang No. 38 Tahun 2004 tentang Jalan;
Undang-Undang No.18 Tahun 2000 tentang Jasa Konstruksi;
Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 2006 tentang Jalan;
Keppres No. 80 Tahun 2008 tentang Pedoman Pelaksanaan Pngadaan Barang dan Jasa Pemerintah;
Ketentuan-ketentuan hukum kontrak yang mengatur tentang Klaim maupun pemutusan hubungan Kontrak;
Peraturan / Perundangan lain yang terkait, seperti ketentuan mengenai keselamatan jalan (road safety),
ketentuan mengenai pengendalian lingkungan, dll.
Inventarisasi Norma, Standar, Pedoman, Manual yang berlaku untuk pekerjaan prasarana jalan dan jembatan,
khususnya di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, antara lain :
Tatacara / prosedur / standar teknis pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan jalan dan jembatan.
Tatacara / prosedur administrasi penyelenggaraan proyek.
Pedoman / panduan pelaksanaan manajemen proyek.
Pedoman / panduan sistem manajemen data dan pengelolaan database jalan dan jembatan di lingkungan
Direktorat Jenderal Bina Marga.
Spesifikasi Teknik untuk pekerjaan jalan dan jembatan yang berlaku.
Gambar-gambar Standar untuk pekerjaan jalan dan jembatan.
Tatacara / prosedur pelaksanaan design review dan CCO.
Manual dan Modul Road Design System, Direktorat Jenderal Bina Marga;
Dan lain-lain.
Inventarisasi alat bantu yang relevan untuk pelaksanaan manajemen proyek, terutama untuk pekerjaan
pembangunan prasarana jalan dan jembatan, sebagai contoh : software MS Project sebagai alat bantu untuk
monitoring dan pengendalian pelaksanaan pekerjaan.

E10

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Inventarisasi laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan Konsultan Menajemen Proyek di Lingkungan Balai
Pelaksanaan Jalan Nasional XI Sulut dan Gorontalo yang pernah dilaksanakan, utamanya di lingkungan Balai
Pelaksanaan Jalan Nasional XI , Direktorat Jenderal Bina Marga, serta laporan hasil kegiatan pengendalian
pelaksanaan pekerjaan dan pengensailan mutu (pekerjaan jalan dan / jembatan) yang pernah di lakukan.
Inventarisasi data-data dan informasi-informasi lain yang terkait.
Pengarsipan secara terstruktur dokumen-dokumen yang telah dikumpulkan pada tahap persiapan maupun yang
diinventarisasi selama berlangsungnya kegiatan.
Penyusunan / penajaman Rencana Kerja Terinci.
E.2.2.

D2-Monitoring Semua Kegiatan Tahun Berjalan


Kegiatan monitoring ini dimaksudkan untuk menjamin tersedianya data dan informasi terkini mengenai proses
dan hasil pelaksanaan kegitatan pekerjaan jalan dan jembatan pada tahun berjalan, termasuk terdeteksinya
secara dini setiap kendala dan permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, sebagai
bahan dalam pengambilan keputusan atau tindak turun tangan yang diperlukan secara tepat waktu dan tepat
sasaran terhadap setiap permasalahan yang ada. Selain itu data yang diperoleh dari kegiatan ini juga
merupakan masukan untuk pemutakhiran database jalan dan jembatan secara rutin (minimal satu kali pada
setiap bulan) selama berlangsungnya pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan.

Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Konsultan Menajemen Proyek di Lingkungan Balai Pelaksanaan Jalan
Nasional XI Sulut dan Gorontalo pada tahap ini meliputi :
D2.1

Penyiapan metode dan alat bantu monitoring pelaksanaan pekerjaan, mencakup :


Penyiapan konsep metode monitoring kegiatan pelaksanaan Pekerjaan Jalan dan Jembatan yang lebih
efektif, mencakup kegiatan-kegiatan :
Kajian terhadap metode monitoring yang pada saat ini diterapkan di lingkungan BALAI
PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI ;
Kajian terhadap metode monitoring yang pernah diterapkan dalam kegiatan KMP pada tahun / periode
sebelumnya.
Pengembangan metode monitoring sesuai tingkat kompleksitas dan / atau kuantitas kegiatan, lingkup
kegiatan dan sumberdaya yang ada.
Penyiapan format-format laporan monitoring yang simpel, informatif dan aplicable dengan sistem database
jalan dan jembatan yang telah ada dan diterapkan di lingkungan BALAI PELAKSANAAN JALAN
NASIONAL XI;
Penyiapan format-format laporan data lain yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan jalan dan jembatan;

E11

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

D2.2

Inventarisasi data sekunder pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan yang sedang berjalan
(baik paket-paket reguler TA. 2012 maupun paket-paket Multi Years Contract yang masih berlanjut) pada
semua unit kerja di lingkungan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI, mencakup :
Data kegiatan pra-kontrak / dalam proses pelelangan, antara lain :
Daftar nama satker dan paket pekerjaan
Panjang penanganan
Perkiraan nilai pekerjaan
Pagu anggaran
Informasi mengenai proses lelang
Tanggal penandatanganan kontrak
Data-data lain yang terkait.
Data Paket-paket pekerjaan yang sedang berjalan (Paket reguler / Single Year Contract TA. 2012 maupun Multi
Years Contract yang masih berlanjut), antara lain :
Data kontrak paket-paket pekerjaan jalan dan / atau jembatan;
Jadwal Pelaksanaan (Rencana dan Realisasi) Pekerjaan, yang umumnya disajikan dalam bentuk
grafik / Kurva-S;
Laporan Realisasi / Progres Fisik dan Keuangan, yang terangkum di dalam ringkasan Laporan
Mingguan dan Laporan Bulanan Satker / PPK / Konsultan Supervisi;
Laporan kendali mutu pekerjaan struktur dan perkerasan :
Data / laporan yang disusun oleh Konsultan Supervisi, dan
Hasil uji petik secara random sampling terhadap ketepatan / perhitungan mix design dan job mix
formula untuk pekerjaan perkerasan jalan dan pekerjaan beton;
Laporan manajemen mutu;
Data / informasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan pekerjaan jalan dan jembatan, yang
dapat dideteksi dari dan / atau terangkum di dalam ringkasan Laporan Bulanan / Laporan Mingguan
Satker / PPK / Konsultan Supervisi.
Laporan mengenai saran yang sudah diberikan dan tindakan yang telah dilakukan atas permasalahan
yang ada, yang terangkum di dalam Laporan Mingguan dan / atau Laporan Bulanan Satker / PPK /
Konsultan Supervisi.
Laporan / dokumen usulan review desain, CCO dan variasi kontrak (bila ada);
Data-data / Laporan-laporan pada tahun sebelumnya (untuk Paket-paket Multi Years Contract yang
masih berlanjut).
Data-data lain yang terkait.

E12

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Peta program / paket : yang merupakan peta yang menginformasikan lokasi Paket-paket pekerjaan jalan dan atau
jembatan pada tahun berjalan, nama ruas jalan / jembatan, program penanganan, nilai kontrak, nama Kontraktor, nama
konsultan supervisi, dan data-data khusus yang perlu ditampilkan, yang diplot pada peta jaringan jalan Nasional di setiap
Provinsi;
Data dan informasi lain yang terkait (jika ada), antara lain :
Data terbaru IRMS meliputi panjang dan kondisi jalan dan jembatan untuk dimasukkan kedalam database.
Data / peta jalur lebaran / tahun baru (bila ada).
Laporan / dokumen usulan review desain, variasi kontrak (bila ada).
dll.
Metode Pengumpulan Data :
Untuk mendapatkan data-data sekunder tersebut di atas, tim KMP akan menerapkan cara-cara sebagai berikut :
Mengakses melalui website PU pada www.pu.go.id.
Mengakses dan mengunduh (download) data-data yang ada di database Sistem Pemantauan Proyek (SiPP);
SiPP merupakan alat bantu (software) resmi yang digunakan oleh pejabat Eselon I dan jajaran lain di bawahnya
untuk mengetahui perkembangan seluruh kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan di jajaran Direktorat Jenderal
Bina Marga.
Dalam men-download data SiPP, dimulai dengan menentukan Tahun Anggaran yang akan dimonitor,
dilanjutkan dengan pemilihan provinsi dan Satker yang dituju. Pada lembar Satker yang dituju dapat
diperoleh beberapa formulir yang dapat dipilih untuk memantau perkembangan proyek pada Satker
tersebut.
Proses input dan upload data kedalam SiPP dilakukan oleh Satker berdasarkan data / laporan dari PPK.
Uploading dilakukan setiap dua minggu, tepatnya di pertengahan bulan dan di akhir bulan. Selain untuk
Eselon I, data SiPP juga dibutuhkan oleh jajaran Direktorat dan Balai Besar / Balai. Data pada SiPP
berkelanjutan dari waktu ke waktu, artinya, ketika uploading tidak dilakukan pada waktu yang ditentukan
maka data yang muncul pada SiPP adalah data yang telah di-upload pada waktu sebelumnya.
Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi terkait sebagai berikut (dimana untuk hal ini pihak Pemberi
Tugas, sebagaimana disebutkan di dalam Kerangka Acuan Kerja, akan menginformasikan kepada instansiintansi terkait agar Penyedia Jasa Konsultansi mendapatkan data dan informasi yang diperlukan
sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan KMP ini) :
Tim KMP akan berkoordinasi terutama dengan pihak BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI.
Selain itu tim KMP juga akan berkoordinasi dengan instansi-instansi terkait sebagai berikut :
SNVT P2JN, SNVT Pekerjaan Fisik beserta PPK terkait;

E13

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Dinas / Sub Dinas PU Provinsi dan Kabupaten / Kota (khusus masalah pendanaan yang ada
kaitannya dengan Pusat);
SKPD terkait;
Data-data dan informasi yang telah diinventarisasi dalam kegiatan monitoring ini akan disajikan dalam formatformat laporan data yang informatif dan aplikatif dan aplicable dengan sistem database jalan. (sebagai contoh
: seperti ditunjukan pada Gambar 2.2a s / d Gambar 2.2c).
D2.3

Identifikasi dan Indikasi Permasalahan, mencakup :


Identifikasi dan indikasi permasalahan dalam kegiatan / proses pelelangan / pra-kontrak, baik
permasalahan teknis maupun administrasi.
Contoh : Paket-paket yang belum ditenderkan dan penyebabnya atau kendala dalam proses tender, dsb.
Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kontrak yang sedang berjalan (mencakup
permasalahan teknis, administrasi dan kualitas), termasuk yang diindikasikan dapat mengakibatkan
keterlambatan pencapaian progres pekerjaan atau pemutusan hubungan kontrak.
Contoh Permasalahan :
Material : kelangkaan material, keterbatasan dan variabilitas sifat-sifat material, keterlambatan pasokan
material, ketergantungan pada suplai bahan;
Peralatan : kerusakan alat, keterbatasan peralatan;
Kondisi alam : cuaca / iklim, banjir, longsor;
Sumber daya manusia : keterbatasan jumlah dan / atau kapasitas SDM;
Indikasi Permasalahan : adanya satu atau beberapa permasalahan yang berpotensi menyebabkan
keterlambatan penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan.

D2.4

Membantu memberikan masukan mengenai permasalahan yang membutuhkan Tindak Turun Tangan (T3),
mencakup :
Memberikan masukan / informasi / laporan mengenai adanya permasalahan yang membutuhkan tindak
turun tangan; (contoh adanya permasalahan yang jika tidak segera diselesaikan akan dapat / berpotensi
menyebabkan keterlambatan kemajuan pekerjaan secara keseluruhan atau bahkan pemutusan hubungan
kontrak).
Memberikan masukan berupa saran / rekomendasi mengenai tindak turun tangan (T3) yang diperlukan.

E14

PETAMONITORINGPRAKONTRAKPENANGANANJALANNASIONALTA.2012
BINTEKJALAN

Sudah Tanda
Kontrak
(25Paket)

Tangan

SedangProsesLelang
(50Paket)

BelumLelang(25Paket)

PETAPERMASALAHANPELAKSANAANKONTRAKPENANGANANJALANNASIONALTA.2012
BINTEKJALAN

Kelangkaan /KeterlambatanPasokanMaterial
(2Paket(10%))
KeterlambatanRangka
Jembatan/TiangPancang
(2Paket(10%))
Kerusakan/
KekuranganAlat
(2Paket(10%))

Lainlain
(13Paket(65%))

Manajemen
(1Paket(5%))

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

E.2.4.

E4-Evaluasi dan Analisa Permasalahan

Kegiatan yang diaksanakan Tim KMP (core team)pada tahap ini mencakup :
Melakukan evaluasi secara komprehensif atas permasalahan-permasalahan (pra-kontrak maupun pelaksanaan
kontrak) yang telah diidentifikasi;
Membuat analisa atas evaluasi yang telah dilakukan guna memberikan masukan kepada Pengguna Jasa mengenai
penyelesaian masalah.
Evaluasi dan analisa yang dilakukan mencakup hal-hal yang bersifat teknis dan admistratrif (untuk permasalahan
pra-kontrak) serta hal-hal yang terkait dengan pengendalian mutu pekerjaan (untuk permasalahan pelaksanaan
kontrak), antara lain :
Evaluasi atas permasalahan / kendala teknis / administratif dalam proses pelelangan;
Evaluasi atas permasalahan yang menyebabkan keterlambatan progres / Realisasi pekerjaan terhadap Rencana,
antara lain :
Jumlah dan kapasitas peralatan utama (kesesuaian antara daftar peralatan utama yang tercantum di dalam
Kontrak dengan kenyataan yang ada, sebagaimana dilaporkan di dalam Laporan Mingguan dan Laporan
Bulanan Konsultan Supervisi);
Penilaian / assessment kelayakan Grafik Rencana Pelaksanaan Pekerjaan (kurva-S dan Bar-Chart) yang dibuat
oleh Penyedia Jasa Konstruksi, yaitu kesesuaian / tingkat kelogisan antara Target pencapaian kemajuan
pekerjaan dengan jumlah dan / atau kapasitas peralatan yang ada di dalam Kontrak ataupun kenyataan yang
ada maupun dengan metode konstruksi yang diterapkan;
Metode konstruksi yang diterapkan;
Hal-hal yang menyebabkan keterlambatan pasokan material konstruksi jalan / konstruksi jembatan;
Hal-hal yang terkait dengan proses review desain dan / atau variasi kontrak;
Kinerja penyedia jasa konstruksi, sebagaimana disampaikan di dalam Laporan Mingguan / Laporan Bulanan
Konsultan Supervisi;
Hal-hal lain yang terkait.
Evaluasi atas permasalahan kelambatan progres penyerapan keuangan;
Evaluasi atas permasalahan tidak tercapainya mutu dan performa hasil pelaksanaan pekerjaan, antara lain :
Kondisi peralatan utama dan peralatan laboratorium lapangan;
Ketepatan / perhitungan mix design dan job mix formula untuk pekerjaan perkerasan jalan dan beton;
Prosedur pelaksanaan pekerjaan;
Metode konstruksi;
Hal-hal lain yang terkait.
Evaluasi atas permasalahan manajemen pelaporan pelaksanaan kegiatan, antara lain :
Keterlambatan waktu penyerahan Laporan Mingguan dan / atau Laporan Bulanan dari Konsultan Supervisi
kepada SNVT P2JN / Satker / PPK terkait, atau dari Satker Fisik / PPK terkait kepada Balai Besar / Balai PJN;

E19

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

E.2.5.

E5-Masukan / saran atas Permasalahan Yang Ada

Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Tim KMP pada tahap ini antara lain :
Membantu memberikan masukan / saran kepada Pengguna Jasa atas permasalahan yang muncul dalam proses
pelelangan / pra-kontrak.
Masukan / saran / rekomendasi penyelesaian / tindak turun tangan yang diperlukan atas permasalahan yang muncul
/ terdeteksi dalam proses pelaksanaan kontrak.
E.2.6.

E6-Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data Kedalam Database

Kegiatan yang akan dilaksanakan Tim KMP pada tahap ini mancakup :
Koordinasi / diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf pengelola sistem database mengenai kendala yang ada dalam
pengoperasian sistem database dan hal-hal yang perlu dikembangkan / ditingkatkan.
Penyiapan format-format laporan data yang lebih aplikatif (aplicable) dengan sistem database jalan dan jembatan
yang telah ada.
Pengembangan pengolahan pelaporan data kedalam sistem database jalan dan jembatan yang telah ada dan
terintegrasi pada setiap unit pelaksana kegiatan untuk diterapkan di BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI.
Kegiatan ini akan mencakup :
Pengembangan proses perekaman dan penyimpanan data teknis dan data administrasi jalan dan jembatan
(sesuai dengan kondisi terkini jalan dan jembatan yang bersangkutan) ke dalam database jalan dan jembatan
(dalam bentuk software) yang telah ada di BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI dan terintegrasi pada
setiap unit pelaksana kegiatan.
Pengembangan Sistem Informasi / Pelaporan Data, yaitu dalam hal koneksitas sistem database yang telah ada
di BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI dengan sistem database pada setiap unit pelaksana kegiatan.
Pencetakan laporan data jalan dan jembatan kedalam formulir standar pelaporan serta penyimpanannya di
dalam sistem pengarsipan laporan (hard copy filling system).
E.2.7.

E7-Membangun Sistem Informasi

Kegiatan Tim KMP mencakup :


Inventarisasi permasalahan dalam penerapan / pengoperasian program sistem informasi data yang telah ada dilakukan melalui koordinasi dan diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf pengelola program di BALAI
PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI mengenai permasalahan yang ada;
Penyiapan konsep pengembangan program / sistem informasi data dan updating data GIS untuk menunjang
kebutuhan BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI;
Uji coba penerapan program / sistem informasi database berbasis Website hasil pengembangan dan melakukan
input data untuk meng-update database dengan menggunakan data-data terbaru (dua mingguan / bulanan) sesuai
data laporan dari para Satker dan / atau PPK terkait.
Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua informasi yang diperlukan
tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada penyedia jasa untuk analisa dan pelaporan.

E20

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Mengembangkan / memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan berupa harga satuan
dimasing-masing daerah.
Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI.
E.2.8.

E8-Bantuan & Advis Teknis Teknis dan Administratif

Kegiatan Tim KMP pada sub kegiatan ini mencakup :


Membantu memberikan masukan dalam penyelesaian masalah penyelenggaraan kontrak jasa konstruksi, yang
terkait dengan klaim, perselisihan kontrak dan pemutusan hubungan kontrak;
Membantu memberikan masukan atas usulan review desain dan / atau perpanjangan waktu kontrak di tingkat BALAI
PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI;
Membantu dalam penyiapan data dan bahan / laporan untuk presentasi atau peresmian yang diperlukan, baik di
BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI maupun di Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional IV Jakarta.
Bantuan teknis dalam penyiapan peta jalur lebaran dan tahun baru, sehubungan dengan adanya blackspot pada
lokasi-lokasi tertentu di ruas jalan nasional.
Proaktif dalam mengevaluasi prosedur variasi kontrak untuk CCO atau Addendum Kontrak.
E.2.9.

D9-Alih Pengetahuan

Apabila dipandang perlu / diminta oleh Pengguna Jasa, maka Tim KMP akan mengadakan pelatihan, kursus singkat,
diskusi dan seminar terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada staf di
lingkungan organisasi Pejabat Pembuat Komitmen.
Tim KMP akan melakukan kegiatan tersebut setelah melakukan koordinasi / konfirmasi dengan Pengguna Jasa dan
para Pejabat Komitmen terkait mengenai hal-hal sebagai berikut :
Tema-tema yang esensial sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang ada untuk pelaksanaan program pelatihan.
Dalam hal ini Konsultan beranggapan bahwa materi yang paling tepat adalah yang terkait dengan substansi
pelaksanaan pekerjaan mencakup :
Permasalahan yang banyak terjadi dalam penerapan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan jalan dan
jembatan,
Permasalahan yang banyak terjadi dalam penerapan prosedur administratif pelaksanaan pekerjaan jalan dan
jembatan,
Manajemen konstruksi yang terkait dengan penyiapan dan evaluasi Grafik Rencana Pelaksanaan Pekerjaan
(Kurva-S),
Permasalahan yang terkait dengan sistem pelaporan data, termasuk metode pengolahan data dan updating
database;
Materi lain yang dianggap perlu,
Staf yang perlu mendapatkan pelatihan / menerima alih pengetahuan : dalam hal ini Konsultan beranggapan bahwa
staf yang tepat untuk kegiatan ini adalah staf yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan, dalam arti sudah memiliki
pemahaman mengenai kegiatan pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian pekerjaan jalan dan jembatan.

E21

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Jadwal waktu penyusunan materi pelatihan / kursus / seminar,


Jadwal waktu pelaksanaan dan tempat penyelenggaraan pelatihan / kursus / seminar,
Kebutuhan nara sumber yang kompeten,
Koordinasi internal Tim KMP untuk pelaksanaan kegiatan tersebut,
Penyiapan semua materi yang diperlukan
E.2.10. E10-Manajemen Pelaporan
Selama pelaksanaan layanan jasa konsultansi ini Konsultan Menajemen Proyek Di Lingkungan Balai Pelaksanaan
Jalan Nasional XI Sulut dan Gorontalo akan menyusun dan menyerahkan laporan-laporan hasil pelaksanaan
kegiatan manajemen proyek, yang terdiri dari Laporan Pendahuluan, Laporan Dua Mingguan, Laporan Bulanan,
Konsep Laporan Akhir dan Laporan Akhir.
Laporan-laporan tersebut akan disusun dalam Bahasa Indonesia dengan format yang disetujui oleh Pengguna Jasa
dan akan diserahkan kepada Pengguna Jasa dalam waktu, dalam jumlah dan sistem penyampaian sebagai berikut :
1. Manajemen Reporting / Laporan Manajemen
a. Inception Report / Laporan Awal
Laporan awal yang telah dikoreksi oleh pemberi kerja harus diserahkan tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari
setelah diterimanya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja).
Laporan menguraikan metodologi kerja, struktur organisasi, jadwal pelaksanaan kerja serta software yang
dipakai dalam analisis dan interpretasi, diserahkan sebanyak 8 (delapan) rangkap.
b. Monthly Report (Laporan Bulanan)
Laporan bulanan diserahkan oleh konsultan dalam 8 (sepuluh) hari setelah akhir tiap-tiap bulan. Laporan akan
termasuk ringkasan secara keseluruhan dan mencakup kegiatan dan membuat laporan selama 1 (satu) bulan,
dan menggarisbawahi beberapa rekomendasi untuk tindakanyang akan diambil.
Laporan bulanan dibuat rangkap 8 (depalan).
c.

Konsep Laporan Akhir


Konsep Laporan Akhir diserahkan pada akhir masa kontrak dan berisi :
Pelaksanaan jasa konsultan dan analosis, evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan, dan hasil pelaksanaan
kegiatan yang telah disusun serta Rekomendasi sesuai yang dimaksud dalam KAK.
Laporan bulanan dibuat rangkap 8 (depalan).

d. Final Report (Laporan Akhir)


Satu bulan sebelum penyelesaian pekerjaan Konsultansi, sebaiknya mengajukan Draft Laporan Akhir yang
merangkum metoda konstruksi pengawasan konstruksi yang telah dilakukan, rekomendasi dalam persyaratan
pemeliharaan yang akan datang, semua persoalan teknis pembangunan selama pekerjaan konstruksi jalan,
permasalahan yang potensial dalam pekerjaan konstruksi yang baru yang mungkin diharapkan, dan
memberikan saran-saran, jika ada, untuk berbagai macam perbaikan yang dibutuhkan pada proyek di masa
yang akan datang yang ditangani oleh Direktorat Jenderal Bina Marga. Laporan Akhir sebaiknya diajukan pada

E22

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

saat pekerjaan selesai, dan mencakup koreksi (perbaikan) atau penambahan reaksi terhadap komentar yang
diterima dalam draft laporan akhir.
Laporan bulanan dibuat rangkap 8 (depalan).
e. Softcopy
Softcopy yang berisi laporan-laporan, data-data yang menunjang, foto-foto, video kegiatan, hasil pelaksanaan
kegiatan dan lain yang berkaitan dengan pekerjaan KMP, diserahkan berupa master-files sebanyak 8 (delapan)
rangkap.
E.3.

Pengembangan Sistem Informasi Dan Membuat Website

Kegiatan ini mencakup :


Inventarisasi permasalahan dalam penerapan / pengoperasian program sistem informasi data yang telah ada dilakukan melalui koordinasi dan diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf pengelola program di BALAI
PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI mengenai permasalahan yang ada;
Penyiapan konsep pengembangan program / sistem informasi data dan updating data GIS untuk menunjang
kebutuhan BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI;
Uji coba penerapan program / sistem informasi database berbasis Website hasil pengembangan dan melakukan
input data untuk meng-update database dengan menggunakan data-data terbaru (dua mingguan / bulanan) sesuai
data laporan dari para Satker dan / atau PPK terkait.
Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua informasi yang diperlukan
tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada penyedia jasa untuk analisa dan pelaporan.
Mengembangkan / memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan berupa harga satuan
dimasing-masing daerah.
Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI.
E.3.1.

Pengembangan Pengolahan Data Ke Dalam Database

Guna mendukung pelaksanakan sebagian tugas dan kewajiban KMP sebagaimana tertuang dalam KAK, khususnya
dalam hal penyusunan dan penyerahan pelaporan secara periodik (dua mingguan dan bulanan), diperlukan sebuah
tools basisdata. Tools basis data tersebut bukan hanya dapat digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan
internal dan eksternal secara otomatis, namun juga dapat memberikan rangkuman informasi (executive summary)
paket-paket pekerjaan jalan dan jembatan BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI. Laporan data ini dapat
dijadikan sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam pengambilan di tingkat pimpinan (pengambil keputusan)
terhadap setiap permasalahan yang ada.
Tools sebagaimana dimaksud di atas, akan dibangun dengan memanfaatkan perangkat lunak berbasis Sistem
Manajemen Database (Database Management System).
Alternatif aplikasi yang dipilih adalah Microsoft Access, dengan pertimbangan :
Cukup handal untuk volume data dengan kuantitas sedang,
Sudah merupakan aplikasi database yang bersifat RDBMS (Relational Database Management System).

E23

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Kemudahan dan kecepatan dalam penyesuaian terhadap permintaan perubahan.


Merupakan aplikasi umum yang melekat bersama aplikasi populer Microsoft Office, sehingga diharapkan telah
tersedia di setiap unit pelaksana kegiatan di BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL XI.
Tools ini dibangun dengan pendekatan dan penyesuaian yang kuat terhadap struktur dan komponen data yang
tersedia di dalam SiPP (Sistem Pemantauan Proyek), dimana SiPP merupakan alat bantu (software) resmi di Balai
Pelaksanaan Jalan Nasional XI yang telah digunakan dan terintegrasi pada semua unit pelaksana kegiatan di
lingkungan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI. Data yang ada di dalam SiPP adalah data kondisi terbaru terkait
dengan proses dan hasil pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan yang di-input / di-update dan di-upload
oleh setiap Satker terkait secara rutin / periodik setiap satu minggu.
1. Arsitektur Sistem Informasi Manajemen
Untuk menghimpun data paket yang dikelola oleh sekian banyak unit pelaksana kegiatan, maka perlu dibangun
sebuah sistem yang dapat secara cepat mengintegrasikan semua data-data yang diperlukan dengan menggunakan
teknologi dan manajemen informasi yang tepat. Oleh karena itu, pemahaman akan mekanisme sumber dan aliran
data perlu mendapat penanganan tersendiri, baik secara teknis maupun secara prosedural.
Data-data yang ada di dalam SiPP
Data-data yang ada di dalam SiPP adalah data-data yang di-input / di-update dan di-upload secara rutin / periodik
oleh setiap Satker terkait.
Data-data tersebut mencakup :
Informasi tentang kondisi paket pekerjaan, mulai dari proses pengadaan hingga status kontraknya.
Status progress fisik dan keuangan setiap paket pekerjaan.
Paket-paket yang mengalami keterlambatan (deviasi negatif).
Beberapa kelemahan dalam SiPP yang perlu dibenahi :
a. Data-data yang disajikan di dalam SiPP mengacu pada data-data yang ada di masing-masing Satker terkait,
sehingga SiPP tidak dapat menyajikan secara langsung status progress per Wilayah (baik wilayah Balai bahkan
Provinsi).
b. SiPP juga tidak bisa menyajikan ringkasan data (Data Summary) berdasarkan kategori spesifik yang diinginkan
(misalnya : paket-paket yang mengalami leterlambatan 10%, 15% atau 20%), karena data yang tersedia di SiPP
sebenarnya merupakan data yang relatif masih mentah (hasil olahan spreadsheet excel).
c.

SiPP juga tidak menyajikan report visual berupa Grafik-grafik yang lebih informatif dan komunikatif.
Intinya : data / informasi yang tersaji di dalam SiPP merupakan data detil dan rinci dari setiap paket pekerjaan
pada setiap unit pelaksana kegiatan, dan untuk dapat menyajikan Laporan Ringkasan Eksekutif (Executive
Summary Report) masih perlu dilakukan pengolahan data lebih lanjut.

E24

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Diagram Alir Data SIM Database Pelaporan


PPK

KMP
Pusat
KMPR

KETERANGAN :
DataHardcopy
DataSoftcopy
DataHardcopydiperolehKMPRegional
langsungdariSatker(SNVT)

Konsep Pengembangan Aplikasi Manajemen Database Pelaporan


a. Tampilan Awal Aplikasi Database
Konsep pengembangan aplikasi manajemen database akan memberikan tampilan awal sebagai berikut :

PEMANTAUAN PERKEMBANGAN PELAKSANAAN


PENGADAAN DAN PEKERJAAN PAKET

KEMENTRIANPEKERJAANUMUM
DIREKTORATJENDERALBINAMARGA

E25

Gambar E.7
Jendela Menu dan Sub Menu Basis Data Monitoring

Gambar E.9
Jendela Menu & Sub Menu Isi Data Pengadaan

Gambar E.11.
Jendela Menu & Sub Menu Entry Data & Monitoring Paket

Gambar E.13
Jendela Menu & Sub Menu Rekam Jejak Masalah

Gambar E.14
Jendela Menu Daftar Laporan dan Dokumentasi

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

a. Laporan Pendahuluan (Inception Report)


Laporan awal yang telah dikoreksi oleh pemberi kerja harus diserahkan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari
setelah diterimanya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja). Laporan ini berisi :
- Metodologi dan rencana kerja Konsultan secara menyeluruh;
- Mobilisasi Tenaga Ahli dan Tenaga Pendukung lainnya;
- Metode pelaksanaan.
- Jadwal kegiatan Penyedia Jasa
Laporan Pendahuluan diserahkan sebanyak 8 (delapan) rangkap.

b. Laporan Bulanan (Monthly Progress Report)


Laporan Bulanan merupakan laporan hasil pekerjaan kegiatan Konsultan setiap bulannya yang berisi antara
lain :
- Progres pekerjaan pelaksanakan pekerjaan dilengkapi dengan data pendukung berupa executive
summary report.
- Rencana kegiatan selanjutnya
Laporan Antara diserahkan sebanyak 8 (delapan) rangkap.

c.

Konsep Laporan Akhir


Konsep Laporan Akhir diserahkan pada akhir masa kontrak dan berisi :
- Pelaksanaan jasa konsultansi termasuk didalamnya analisis dan evaluasi kegiatan yang telah
dilaksanakan.
- Hasil pelaksanaan kegiatan yang telah disusun.
- Rekomendasi sesuai yang dimaksud dalam kerangka acuan kerja.
Konsep Laporan Akhir diserahkan sebanyak 8 (delapan) rangkap.

d. Laporan Akhir
Laporan Akhir merupakan finalisasi Konsep Laporan Akhir dan diserahkan selambat-lambatnya satu
minggu setelah Konsep Laporan Akhir disetujui oleh Penguna Jasa dan diserahkan sebanyak 8 (delapan)
rangkap.

e. Softcopy

E33

DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS


KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK DI LINGKUNGAN BPJN XI

Softcopy diserahkan kepada Pengguna Jasa berupa master-files sebanyak 8 (delapan) CD yang berisi
Laporan-laporan tersebut di atas, Data-data yang menunjang, Foto-foto, video kegiatan, hasil pelaksanaan
kegiatan dan lain sebagainya yang berkaitan dengan substansi pekerjaan jasa Konsultansi ini

E.6.

JADWAL PELAKSANAAN PEKERJAAN (terlampir)

E.7.

KOMPOSISI TIM KONSULTAN (terlampir)

E.8.

JADWAL PENUGASAN TENAGA KONSULTAN (terlampir)

E.9.

STRUKTUR ORGANISASI KONSULTAN ((terlampir)

E34