Anda di halaman 1dari 35

PENERAPAN TQM DALAM DUNIA PENDIDIKAN

Latar Belakang
Seperti halnya revolusi industri dibuat cara baru pekerjaan manufaktur ditahun 1800-an, revolusi kualitas
membuat cara baru dalam pekerjaan di seluruh organisasi di tahun 1990-an. Apakah organisasi itu adalah
perusahaan manufaktur yang membuat mobil, perusahaan jasa yang menawarkan transportasi penerbangan dari
Eropa ke Amerika Utara, jawatan sosial milik pemerintah yang menawarkan keuntungan pembayaran atas kualifikasi
tuntutan, organisasi non-profit untuk hidup yang lebih baik dari keadaan yang merugikan atau sekolah, kesemuanya
digunakan didalam mengevaluasi kembali proses dan perubahan dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas
manajemen.
Beberapa perusahaan mencari manajer TQM. Yang lain meminta pada staf mereka untuk memasukkan kembali
kualitas. Beberapa memasukkan staf mereka pada kursus manajemen kualitas dan mengkonfigurasikan kembali
atas respon yang baik terhadap inisiatif kualitas. Beberapa tim manajemen di sekolah ketika memulai, katakan
kepala guru di Inggris, membuat aktifitas penggunaan kata-Q(Samuel, 1991).
Total Quality Management merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan
berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi (Santoso, 1992, p. 33).
Pengertian TQM dapat dibedakan dalam dua aspek. Aspek pertama menguraikan apa TQM itu dan aspek kedua
membahas bagaimana mencapainya. Total Quality Manajement merupakan suatu pedekatan dalam menjalankan
usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk,
jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.
Berbagai upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan kini sebenarnya telah, sedang, dan akan terus
dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan. Mulai dari peningkatan kualitas pendidikan pra sekolah, dasar,
menengah, sampai dengan perguruan tinggi. Salah satu upaya yang kini sedang disosialisasikan dan dianggap tepat
adalah melalui Total Quality Manajement (TQM) atau manajemen mutu terpadu. Esensi dari TQM adalah suatu
filosofi dan menunjuk pada perubahan budaya dalam suatu organisasi (pendidikan), serta dapat menyentuh hati dan
pikiran orang menuju mutu yang diidamkan.
Gerakan TQM dalam bidang pendidikan
Gerakan TQM di mulai dibidang industri di Amerika Serikat antara pada tahun 1920 s/d 1940 dan di Jepang
pada sekitar tahun 1950. tokohnya antara lain Deming, Sheward, dan Juran yang menyatakan bahwa mulailah
dengan apa yang diinginkan pelanggan, selain organisasi juga memiliki standar yang tinggi. Berdasarkan ide
tersebut, Jepang mengembangkannya dan ternyata berhasil. Keberhasilan ini dianggap suatu revolusi dalam bidang
manajemen (Ishikawa, 1985).
Dari uraian di atas sebenarnya menunjuk pada organisasi yang unggul/bermutu adalah : organisasi yang harus
dekat dengan pelanggan, memiliki obsesi mutu, memiliki birokrasi berdasarkan aktivitas dan antusias anggota.
Keberhasilan dalam menerapkan TQM (Jepang) juga dapat dilihat dari : faktor budaya kerja, sikap terhadap mutu,
kompetisi untuk menguasai pasar, dan mengembangkan sikap inovasi dan menumbuhkan motivasi
anggota/karyawan.

TQM masuk dalam bidang pendidikan pada sekitar tahun 1980. utamanya dilaksanakan di perguruan tinggi
hingga pendidikan. Upaya itu terus menerus meningkat di Inggris dan Amerika pada tahun 1990. fokus utamanya
pada peningkatan kualitas pendidikan melalui reorganisasi praktek pendidikan. Keberhasilan TQM ini dapat dilihat
dari pernyataan bahwa jaminan kualitas pendidikan sangat diperlukan dan agar setiap lembaga pendidikan
menetapkan sistem TQM-nya.
Konsep TQM Dalam Bidang Pendidikan
1.
1.

Tujuan TQM

Tujuan utama TQM dalam bidang pendidikan adalah meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, terus
menerus, dan terpadu. Upaya peningkatan mutu pendidikan yang dimaksudkan tidak sekaligus, melainkan dituju
berdasarkan peningkatan mutu pada setiap komponen pendidikan.
1.
1.

Prinsip TQM

Pencapaian tujuan di atas dapat dicapai jika menggunakan prinsip-prinsip sebagai berikut : pemfokusan pada
pelanggan, peningkatan kualitas pada proses, dan melibatkan semua komponen pendidikan.
Pemfokusan pada pengguna menunjuk pada setiap peningkatan kualitas pendidikan haruslah didasarkan pada
keinginan, kebutuhan, dan harapan pengguna pendidikan (internal dan eksternal). Konsep ini memerlukan
pengumpulan dan penganalisaan data lapangan secara tepat sehingga perlu mempertemukan kedua belah pihak.
Peningkatan kualitas pada proses menunjuk pada peningkatan terus menerus yang dibangun atas dasar :
pekerjaan akan menghasilkan serangkaian tahapan interelasi dan aktivitas yang pada akhirnya akan menghasilkan
output (keluaran).
1.
1.

Elemen pendukung TQM

Terdapat elemen-elemen pendukung untuk mencapai tujuan peningkatan kualitas pendidikan secara
berkelanjutan, yaitu : kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, penghargaan,
pengukuran (Tenner dan Detoro, 1992:32)
Pemahaman terhadap TQM dapat pula difokuskan pada beberapa karakteristiknya. Beberapa karakteristik TQM
dalam bidang pendidikan adalah : berfokus pada pelanggan, memiliki obsesi terhadap kualitas tinggi, menggunakan
pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, memiliki komitmen jangka panjang,
memerlukan kerjasama tim, memperbaiki proses secara berkelanjutan, menyelenggarakan pendidikan dan latihan
TQM, memberikan kebebasan terkendali, ada kesatuan tujuan, dan ada keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
(Tjiptono dan Diana, 1996:5)
Beberapa indikasi kunci keberhasilan organisasi yang mengimplementasikan TQM (selain karakteristik di atas)
sangat ditentukan oleh berbagai hal. Indikasinya ditunjukkan melalui : komitmen yang tinggi dari seluruh jajaran
organisasi, organisasi yang mantap, motivasi dan disiplin yang tinggi (Gandem, 1999). Oleh karena itu, organisasi

yang mengimplementasikan TQM secara tepat dapat dibedakan dengan organisasi lainnya didasrkan pada
karakteristik tersebut.
IMPLEMENTASI TQM DALAM BIDANG PENDIDIKAN
Prosedur dalam mengimplementasikan TQM pada dasarnya menempuh tiga tahapan sebgai berikut :
(1) Persiapan. Tahapan persiapan adalah aktivitas pertama dan utama yang harus dilakukan sebelum TQM
dikembangkan dan dilaksanakan. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah : membentuk tim, melaksanakan
pelatihan TQM bagi tim. Merumuskan model atau sistem yang akan dikembangkan sebagai nama implementasi
TQM, membuat kebijakan berkaitan dengan komitmen anggota organisasi untuk mendukung TQM,
mengkomunikasikan kepada semua anggota organisasi berkaitan dengan adanya perubahan, melakukan analisis
faktor pendukung dan penghambat organisasi, dan melakukan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan internal
dan eksternal. Kesemua langkah-langkah tersebut harus dilakukan secara sistematik dan sistematis dengan
dukungan penuh pimpinan dan anggotanya. Fleksibilitas dapat dilakukan sesuai dengan situasi dan kondisi masingmasing lembaga pendidikan. Oleh karena itu, dalam tahapan persiapan memang memerlukan kemauan, perhatian,
dan komitmen yang tinggi untuk mendukung tahapan berikutnya.
(2) Pengembangan sistem. Berdasrkan tahapan persiapan, pengembangan sistem dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut : peninjauan dan pengembangan model atu sistem yang ada melalui penyusunan
dokumen sistem kualitas, melakukan pelatihan dan sosialisasi prosedur dan petunjuk kerja kepada tim inti maupun
tim imbas secara tuntas, dan melakukan penyiapan akhir baik sumber daya manusia maupun non manusianya
secara cermat dan akurat dalam rangka memasuki tahapan implementasi sistem kualitas.
(3) Implementasi sistem. Tahapan implementasi sistem menunjuk pada langkah-langkah sebagai berikut :
melaksanakan uji joba sistem jaminan kualitas dalam lingkup tertentu berdasarkan siklus PDCA, anggota tim
menginformasikan kepada pimpinan maupun steering commits berkaitan dengan uji coba sistem jaminan kualitas
yang telah dilaksanakan secara rinci, tim mengumpulkan data dan informasi dari pelanggan (baik pelanggan internal
maupun eksternal), melakukan tindakan koreksi dan pencegahan sesuai dengan harapan pelanggan, dan
mendiskusikan/melaksanakan rapat pemimpin dan pelaksana sistem jaminan kualitas berkaitan dengan seluruh
balikan yang ada untuk menghasilkan atau membuat modikasi proses yang diharapkan secara terus menerus dan
berkesinambungan. Kesemua tahapan tersebut harus dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan.
Apabila salah satu tahapan maupun langkah bermasalah, hal tersebut akan berdampak pada tahapan maupun
langkah berikutnya. Oleh karena itu, setiap ada masalah harus segera dicarikan solusi pemecahannya hingga tuntas.
Faktor penentu dalam mengimplementasikan TQM :
Keberhasilan lembaga pendidikan sebagai organisasi dalam mencapai prestasi yang membanggakan tidaklah
diperoleh dengan begitu saja, tetapi sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor pendukungnya. Factor-faktor yang
dimaksud adalah sebagai berikut :
(1) Kehendak atau izin dari-Nya. Allah SWT memiliki kekuasaan yang Maha Kuasa atas segala alam dan jagat raya
ini, sehingga semua yang terjadi di dunia ini adalah karena kehendak-Nya. Oleh karena itu, keberhasilan organisasi
harus diyakini sebagai kehendak-Nya. Organisasi tidak akan mencapai keberhasilan yang diinginkannya jika tidak
karena mendapatkan izin dari-Nya.

(2) Sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang dimaksudkan adalah orang-orang yang terlibat atau terkait
dengan penerapan sistem di perum. Mulai dari unsur pimpinan sampai dengan seluruh para pekerja atau bawahan.
Keberhasilan lembaga pendidikan mencapai prestasi juga ditentukan oleh mereka dan sebagai penggerak utamanya
adalah pemimpin dengan segala aspek kepemimpinannya.
(3) Sumber daya non manusia. Sumber daya non manusia juga menjadi faktor penentu organisasi dalam mencapai
keberhasilan dibidang kualitas. Sumber daya manusia yang dimaksudkan berupa sarana dan prasarana yang
digunakan oleh sumber daya manusia yang ada dalam melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi.
Melalui penggunaan sarana dan prasarana ynag ada, semua aktivitas organisasi dapat tertopang secara lebih
optimal.
MANFAAT IMPLEMENTASI TQM
Ada beberapa manfaat positif yang diperoleh jika lembaga pendidikan mampu mengimplementasikan TQM
secara baik di masa mendatang. Beberapa manfaat yang dimaksudkan, antara lain :
1.
1.
1.

Pelaksanaan perubahan/mutasi pegawai tidak mengganggu aktivitas utama lembaga


pendidikan.

2.

Keluhan dari pelanggan internal maupun eksternal dapat dieliminasi sekecil mungkin.

3.

Pemanfaatan sumber daya yang dimiliki dan ada di lembaga lebih optimal.

4.

Pelaksanaan aktivitas utama lebih efisien dan efektif.

5.

6.

Memperoleh pengakuan dari pihak lain (dalam negeri maupun luar negeri) terhadap
eksistensi lembaga pendidikan.
Dapat menjadi model untuk mengembangkan lembaga pendidikan lainnya (yang belum
mengimplementasikan TQM di indonesia bahkan di asia).

7.

Hubungan antar lembaga pendidikan dengan stakeholders menjadi lebih baik.

http://pernikmagazine.wordpress.com/2008/07/15/penerapan-tqm-dalam-duniapendidikan/

APLIKASI TEORI TRILOGI JURAN DALAM PENDIDIKAN DI INDONESIA


1. KONSEP TRILOGI JURAN
Joseph M. Juran, Guru Mutu yang kedua setelah Deming, menerjemahkan teori
pengendalian mutunya menjadi 3 fungsi manajemen, yang dikenal sebagai TRILOGI

JURAN. Ketiga fungsi manajemen yang dimaksud adalah Quality Planning, Quality Control,
dan
Quality
Improvement.
Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan
menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian mentransfer
pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan pelanggan. Ini
dilakukan untuk mempertahankan keloyalan pelanggan dengan cara menyediakan semua
kebutuhan mereka, mengembangkan produk atau jasa sesuai dengan keinginan pelanggan,
serta mengembangkan proses produksi barang dan jasa agar lebih efisien.
Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi,
dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan
yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki.
Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan
sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber,
menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang
terlibat dalam proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen
untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.
Sejalan dengan ketiga fungsi manajemen tersebut, Juran juga membedakan 2 jenis mutu,
yaitu
a. Mutu Strategis, yaitu mutu produk di tingkat manajerial ( yang bersifat strategis ).
Contohnya
kebijakan
atau
system
yang
berlaku.
b. Mutu Teknis, yaitu mutu produk di tingkat operasional yang bersifat teknis seperti
ukuran/bentuk suatu barang atau desain jasa yang diberikan terhadap konsumen.
Hal inilah yang membuat tingkatan manajemen menurut Juran terbagi dua, yaitu
Manajemen Strategis dan Manajemen Teknis.
2. APLIKASI JURAN TRILOGI
2.1 Realita Pendidikan di Indonesia
Pemerintah telah mencanangkan wajib belajar 9 tahun bagi anak Indonesia, kemudian
diteruskan menjadi 12 tahun, dan mereka berpikir kembali bahwa pendidikan selama 16
tahun hingga perguruan tinggi akan jauh lebih baik bagi perkembangan bangsa. Setelah
menyelesaikan pendidikan, mereka dianggap dapat bekerja atau dikatakan terjun langsung
ke
dalam
dunia
masyarakat
yang
sebenarnya.
Namun yang menjadi pertanyaan, apakah betul pelajaran yang didapat di sekolah dapat
memadai untuk menghadapi penghidupan di dunia kerja yang keras dengan segala macam
perubahan yang terjadi secara cepat dan terus menerus ? Apakah ribuan rumus dan teori
yang dipelajari di sekolah cukup untuk membekali mereka menjadi orang yang sukses ? Jika
pengalaman yang didapat dari sekolah ternyata tidak dapat banyak berguna bagi
kehidupannya, lalu apa yang seharusnya dilakukan oleh sebuah lembaga pendidikan

pemerintah
di
Indonesia
?
Rendahnya daya saing SDM Indonesia di pasar global membuat sebuah pertanyaan tentang
apa yang harus dibenahi dengan pendidikan di Indonesia. Pendidikan yang bermutu dilihat
dari sekolah yang bermutu, karena sekolah yang bermutu bisa menghasilkan SDM bermutu
yang
bisa
hebat
di
dunia
kerja
mereka.
Menurut Juran, masalah mutu terletak pada pengelolaannya. Oleh karena itu lembaga
pendidikan perlu berbenah kembali dalam mengelola sistem pendidikannya jika tidak ingin
terimbas oleh munculnya lembaga-lembaga pendidikan baru yang dikelola oleh pihak
swasta. Biasanya, lembaga pendidikan yang baru memiliki motto berwawasan masa depan
sehingga
memiliki
nilai
jual
dan
biaya
pendidikan
yang
tinggi.
Sementara itu, para orangtua sekarang menganggap bahwa mutu pendidikan yang bagus
adalah sekolah-sekolah yang berharga mahal. Semakin mahal sebuah sekolah, semakin
tinggi prestise sekolah tersebut dan itu yang menyebabkan anggapan bahwa sekolah swasta
berbiaya
mahal
memiliki
mutu
yang
baik.
Sebenarnya pernyataan itu ada benarnya, namun yang menjadi masalah adalah jika
skeolah-sekolah negeri yang dikelola oleh pemerintah tak kunjung memperbaiki mutu
pendidikannya, maka lambat laun sekolah negeri menjadi tidak ada artinya. Hanya orangorang tak mampu yang sekolah di sekolah negeri. Tentu ini menjadi momok yang tak
menyenangkan bagi pemerintah yang terkesal gagal dalam mengelola sebuah institusi
pendidikan.
Saat ini lahan pendidikan sudah dilirik oleh pengusaha-pengusaha bermodal besar untuk
melebarkan sayap bisnisnya. Pendidikan yang mereka kelola secara professional dan
berdasarkan manajemen bisnis yang baik membuat bisnis pendidikan mereka maju pesat
dan menghasilkan profit yang tinggi. Sementara lembaga pendidikan pemerintah masih
menerapkan manajemen tradisional yang tetap diminati karena biaya yang relatif murah.
Kondisi ini menuntut pemerintah mereformasi sistem pembelajaran di sekolah dengan
melihat apa yang tengah berkembang saat ini dan memprediksi apa yang dibutuhkan
generasi muda agar siap menghadapi masa depan yang terus berubah.
2.2 PENERAPAN TEORI TRILOGI JURAN DALAM PENDIDIKAN NEGERI DI
INDONESIA
PLANNING
2.2.1
Determined
our
customer
Dalam dunia pendidikan, konsumen lembaga pendidikan pemerintah sebenarnya memiliki
rentang yang sangat luas jika saja semua segmen dapat dikelola dengan baik. Dari sisi
internal, konsumen pendidikan terdiri dari guru/dosen, staf tata usaha, kepala
sekolah/dekan/rektor, penjaga sekolah, pegawai Departemen Pendidikan, dan seluruh
karyawan yang bekerja di lembaga pendidikan. Sementara dari sisi eksternal, seorang balita
berusia 2 tahun untuk bisnis playgroup, hingga usia produktif akhir sekitar 50 tahun untuk

jenjang
Doktor
dapat
dijadikan
konsumen
eksternal
yang
potensial.
Hal ini dikarenakan pendidikan yang bersifat universal dan dibutuhkan oleh setiap orang di
dunia sehingga konsumen lembaga pendidikan sangatlah banyak. Namun tentu manajemen
pendidikan bagi tingkat sekolah dasar berbeda dengan tingkat perguruan tinggi.
2.2.2
Discovered
their
needs
Pemerintah harus jeli akan kebutuhan konsumen. Selama ini lembaga pendidikan masih
dianggap sebagai lembaga sosial sehingga cenderung menyediakan jasa mereka seadanya
karena sifat sosialnya tersebut. Selama konsumen mendapatkan pendidikan, pemerintah
menganggap hal itu sudah cukup. Padahal jika kita perhatikan bagaimana pihak swasta
mengelola bisnis pendidikan mereka, ada banyak hal baik yang bisa pemerintah adopsi.
Dalam sebuah bisnis, konsumen adalah investasi jangka panjang. Kehilangan satu orang
konsumen saja karena mereka kecewa kualitas produk/jasa yang ditawarkan, maka kita
akan kehilangan 10 orang konsumen potensial. Hal ini disebabkan konsumen tersebut
membagikan
kekecewaan
mereka
kepada
teman-teman
terdekatnya.
Hal inilah yang sangat dijaga oleh pihak swasta. Demi memuaskan konsumen, mereka
berani menyediakan fasilitas yang dibutuhkan dalam kegiatan belajar agar merasa nyaman
ketika menuntut ilmu di tempat mereka. Pihak swasta cukup jeli memperhatikan apa yang
dibutuhkan konsumen dalam bidang pendidikan dan berhasil menyediakan kebutuhan
mereka
yang
berorientasi
pada
masa
depan.
Misalnya saja, sekolah dan perguruan tinggi swasta memperkerjakan tenaga pengajar ahli
yang berkualitas dan membuat teknik belajar yang tidak konservatif. Hal ini membuat
siswa/mahasiswa mendapatkan pengalaman lain selain rumus atau teori semata, seperti
praktek lapangan yang lebih nyata atau cara mengajar guru/dosen yang menyenangkan dan
inspiratif.
Lalu mereka juga memfasilitasi konsumen dengan buku-buku yang kompeten dan teknologi
pembelajaran lain seperti multimedia dan internet. Fasilitas kursi dan meja yang layak
pakai juga harus diperhatikan dengan baik. Kebutuhan-kebutuhan mendasar dalam proses
pengajaran ini sangat mereka perhatikan sehingga konsumen merasa puas dan nyaman
menuntut
ilmu
disana
meski
harus
mengeluarkan
biaya
yang
mahal.
Sementara pemerintah, karena masih menganggap sebagai lembaga sosial, lembaga
pendidikan masih bersifat konservatif. Pendidikan bukanlah bisnis, sehingga kepuasan
konsumen kurang terperhatikan. Konsumen tidak bisa menuntut banyak, apalagi dengan
biaya yang murah kadang pemerintah beralasan kekurangan dana untuk memfasilitasi
mereka media-media pembelajaran yang berkualitas. Tanpa pamerintah sadari, pola
pembelajaran yang konservatif akan membentuk pola pikir yang sederhana pula dan kurang
berkreatifitas
ketika
mereka
berada
di
dunia
kerja
nanti.
Keadaan ini berdampak pada jangka panjang, dimana lulusan lembaga pemerintahan
semakin tergeser oleh lulusan swasta yang memang berkualitas ( tidak semua lembaga
negeri buruk dan sebaliknya, tidak juga semua lembaga swasta baik ), masyarakat dapat

melihat sendiri jika mereka memiliki uang lebih, akan lebih baik jika anak-anak mereka
disekolahkan di sekolah swasta yang memang sudah berkualitas dan menjanjikan sesuatu
yang lebih daripada sekolah negeri.
2.2.3
Develop
products/service
to
respond
the
needs
Bidang pendidikan sebenarnya menawarkan jasa kepada konsumennya. Jasa bersifat sulit
terukur kualitasnya, namun bisa dirasakan. Karena itu jasa lebih bersifat fleksibel dalam
memuaskan keinginan konsumennya. Setiap konsumen membutuhkan ilmu pendidikan,
namun ada banyak keinginan lain yang ingin mereka dapatkan ketika mereka bersekolah.
Karena itu, lembaga pendidikan harus terus berupaya mengembangkan jasa mereka demi
memenuhi
keinginan
konsumen.
Misalnya saja, jam belajar yang padat sering membuat mereka merasa lapar. Jika tempat
jajanan/kantin mereka kotor atau tidak enak makanannya, tentu itu cukup membuat
mereka tidak nyaman. Karena itu, seperti Universitas Kristen Maranatha yang memiliki
kantin kampus terbesar se-Asia Tenggara, menyediakan makanan yang sehat dan lezat bagi
para mahasiswanya. Hal ini membuat mahasiswa nyaman dan menjadi nilai tambah
tersendiri di mata konsumen. Tanpa disadari juga, bahwa kantin tersebut adalah salah satu
bisnis makanan juga yang dikelola oleh pihak universitas untuk menambah pemasukan
kampus.
Juga seperti menyediakan tempat beribadah yang layak, toilet yang terjaga kebersihannya,
AC di setiap ruangan dan lapangan olahraga yang luas semakin membuat nilai tambah
tersendiri
bagi
lembaga
pendidikan
tersebut.
Sementara di lembaga pendidikan pemerintah, mereka cenderung kurang inisiatif dalam
mengembangkan inovasi-inovasi baru yang mendukung kenyamanan belajar para siswa dan
mahasiswa sehingga ada baiknya pemerintah mencontoh apa yang telah dilakukan oleh
bisnis pendidikan swasta itu.
2.2.4
Develop
processes
able
to
produce
the
product/service
Jasa pendidikan pun tak akan pernah terlepas dari bagaimana proses sebuah paket
pelayanan dalam memberikan ilmu pengetahuan yang membuat siswa/mahasiswa merasa
puas. Pemerintah harus menyadari bahwa ini bukan saja menjadi tanggung jawab tenaga
pengajar. Dalam hal ini guru atau dosen yang berhadapan langsung kepada
siswa/mahasiswa dalam memberikan pengetahuan. Sebuah proses dapat dijalankan dari
awal sampai akhir dengan melibatkan banyak pihak. Ketika mahasiswa baru masuk, maka
orang-orang kepegawaian tata usaha sibuk memasukkan data mereka ke dalam sistem
kampus sehingga mahasiswa baru dapat menerima pelajaran di ruang kelas dan mata
kuliah yang terencana dengan baik. Bayangkan jika nama seorang mahasiswa tidak
terdaftar dalam mata kuliah yang seharusnya ia ambil hanya karena kesalahan bagian
administrasi, tentu dosen pun tidak dapat memberikan pelayanan jasanya kepada
mahasiswa
tersebut.
Sehingga ketika sebuah organisasi ingin mengembangkan kualitas produk atau jasa mereka

untuk memenuhi kepuasan konsumen, hal yang harus mereka perhatikan bukan hanya
mengembangkan produk/jasa apa yang harus diproduksi, tetapi juga bagaimana proses
produksi itu dijalankan agar dapat menghasilkan produk/jasa yang sesuai dengan
keinginan
konsumen.
Dalam
hal
ini,
tingkat
manajemen
strategik
yang
dimaksud
ialah:
Umum : Lembaga Legislatif dan Eksekutif di pemerintahan yang bertanggung jawab atas
sistem
pendidikan
di
Indonesia.

Khusus
:
Ditjen
Dikti
Jika pendidikan di Indonesia tidak lagi terpusat, melainkan setiap lembaga pendidikan
diberikan kekuasaan otonom untuk mengelola dirinya sendiri seperti yang dilakukan oleh
lembaga pendidikan di Amerika dan Australia, makan tingkat manajemen strategik berada
dalam pengelolaan Ditjen Dikti dan Depdikbud, serta semua unit seperti kepala universitas,
fakultas,
dan
jurusan.
Mereka harus bisa membuat sebuah sistem yang terstruktur dengan baik dan jelas agar
proses pembelajaran dapat berjalan lancar dan sesuai rencana. Bagian administrasi harus
teliti dalam memasukkan data-data mahasiswa, fasilitas pembelajaran dan alat pendukung
harus dipastikan dapat berjalan dengan baik, lalu kualitas tenaga pengajar yang baik serta
metode pembelajaran yang tepat sasaran, dan masih banyak lagi sisi-sisi yang harus
terencana dengan baik oleh Manajemen Strategik dalam mengembangkan proses pelayanan
jasa
pendidikan
ini.
Misalnya saja, dalam meningkatkan kualitas teknik pengajaran guru dan dosen,
Departemen Pendidikan dapat menyelenggarakan seminar atau training tentang metode
pengajaran yang modern dan efektif sehingga proses pengajaran mereka pun dapat lebih
baik dan berkualitas.
CONTROL
2.2.5
Evaluate
actual
operating
performance
Setelah semua rencana dijalankan, maka kita bisa melihat kenyataan apa yang terjadi di
lapangan. Misalnya saja, masih ada mahasiswa yang namanya tidak tercatat dalam daftar
absensi mata kuliah tertentu, atau sistem pengambilan mata kuliah baru yang menyulitkan
mahasiswa sehingga harus berdesak-desakan di lorong gedung, dosen yang sering absen
atau kurang kompeten di mata kuliah yang dipegangnya, fasilitas kampus yang banyak
macet, meja-kursi sekolah yang banyak rusak karena ulah jahil anak-anak, atau hal lainnya.
Semua masalah itu jika tidak segera terdeteksi oleh pimpinan atas, maka akan terus
terbiarkan
sehingga
akan
menjadi
bumerang
suatu
saat
nanti.
Karena itulah evaluasi sangat perlu dilakukan agar penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi dapat segera diketahui dan dicarikan alternative pemecahannya.
2.2.6
Compare
actual
performance
to
goal
Setelah mengetahui kenyataan yang terjadi di lapangan, maka langkah selanjutnya adalah
membandingkan kenyataan tersebut dengan rencana atau tujuan yang ingin dicapai dari

proses pelayanan jasa tersebut. Misalnya saja, proses belajar seringkali terhambat karena
in-focus tidak bisa berjalan dengan baik. Ini menyebabkan dosen sedikit lambat dalam
menyampaikan materi yang berujung pada tidak terpenuhinya tuntutan silabus. Sementara
di awal pihak kampus menginginkan silabus terpenuhi hingga materi terakhir, karena
terjadi kerusakan fasilitas kampus maka hal itu tidak dapat terpenuhi. Semua tujuan yang
ingin dicapai dan setiap aspek yang mendukung terpenuhinya proses pengajaran yang
berkualitas harus dibandingkan dengan kenyataan yang sebenarnya.
2.2.7
Act
on
difference
Setelah membandingkan tujuan yang ingin dicapai dengan kenyataan yang terjadi, maka
pihak kampus harus bisa mengerti akibat yang ditimbulkan oleh perbedaan rencana semula
dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. Misalnya seperti kasus in-focus yang rusak,
akibat yang ditimbulkan yaitu konsumen merasa tidak puas karena jasa dosen yang
diberikan tidak sesuai dengan harapan. Atau ketika teknik mengajar dosen yang konservatif
( book oriented ) dan guru yang berorientasi pada pekerjaan rumah yang banyak namun
malah membuat siswa malas mengerjakannya, itu akan menurunkan kualitas pendidikan
itu sendiri yang berujung pada menurunnya kualitas sumber daya yang dihasilkan oleh
lembaga pendidikan tersebut. Karena itu mereka harus bisa menemukan cara atau
perbaikan sistem yang membuat penyimpangan itu tidak akan terulang kembali.
IMPROVEMENT
2.2.8
Solution
Secara garis besar, permasalahan utama mengapa pendidikan di lembaga pemerintahan
kurang menarik adalah kurangnya fasilitas memadai dan metode pengajaran yang
konservatif. Ini sangat menarik, karena alasan utama mengapa pemerintah tidak merubah
sistemnya
berujung
pada
terbatasnya
dana
atau
anggaran
pendidikan.
Padahal, sebenarnya pemerintah hanya perlu mengubah kebijakan strategik mereka dalam
mengelola bisnis sosialnya ini. Namun terkadang, kegagalan muncul akibat terlalu
spesifiknya sasaran mereka yang mengakibatkan sulitnya dicapai dalam kenyataan.
Karena itu ada beberapa langkah dalam menentukan sasaran strategiknya :
Mengumpulkan berbagai informasi tentang keterampilan yang dibutuhkan
siswa/mahasiswa, pada jenjang mana saja keterampilan tersebut diberikan, konsekuesi apa
yang harus ditanggung jika keterampilan tersebut diberikan kepada siswa.
Menyatukan semua informasi dalam urutan yang logis untuk dapat terealisasikan.
Merencanakan keterampilan yang memang harus dimiliki siswa/mahasiswa dilengkapi
analisis dan alasan yang mendukung mengapa program keterampilan atau kebijakan
tersebut harus diadakan, hal apa yang mendukung dan pengelolaan seperti apa yang
dibutuhkan
agar
program
itu
berjalan
maksimal.
Memutuskan keterampilan apa yang mampu dilaksanakan dan kebijakaj apa yang harus
dikeluarkan
untuk
mendukung
program
tersebut.

Sementara untuk mengarahkan pencapaian sasaran tersebut diperlukan hal-hal seperti ini :
Mengkoordinasikan seluruh keputusan agar berjalan sesuai dengan rencana
Mengkomunikasikan kepada semua pihak terkait untuk mendukung dan memperlancar
program

Memotivasi
semua
pihak
agar
stabilitas
program
tetap
terjaga
Mengarahkan, membimbing dan menasehati semua pihak dalam mencapai sasaran.
Dari segi manajemen, terdapat bagian-bagian yang harus terencana secara baik. Yaitu dari
segi SDM, keuangan, pemasaran, juga proses produksi jasa pendidikan tersebut. Dari segi
Sumber Daya Manusia, tenaga pengajar seperti guru/dosen cenderung memiliki peluang
sangat minim untuk menjadi kepala sekolah atau kepala jurusan. Hal ini disebabkan karena
jabatan tersebut hanya membutuhkan satu orang saja. Sementara kualitas pengajar itu
sendiri berbeda-beda, ada yang dapat diandalkan ada pula yang hanya sekedar menjalankan
tugas.
Lalu apa yang membuat mereka termotivasi untuk meningkatkan kinerjanya ? Career
Development perlu diciptakan oleh lembaga untuk memotivasi setiap individu yang terlibat.
Setiap individu tahu jelas persyaratan yang harus dipenuhi untuk menduduki suatu jabatan
tertentu atau tunjangan yang didapat jika kinerjanya dinilai baik. Setiap individu yang
mengikuti pelatihan tertentu akan mendapatkan insentif. Juga motivasi dapat diberikan
melalui metode rewars and punishment terhadap individu yang berprestasi atau berkinerja
buruk.
Sementara dari sisi proses pembelajarannya sendiri reformasi terjadi di kalangan
siswa/mahasiswa. Teknik belajar yang interaktif, interaksi muti arah, multidisipliner, kerja
kelompok, tenaga pengajar sebagai fasilitator, mengajarkan bagaimana cara mempelajari
sesuatu, memberikan peluang kepada siswa/mahasiswa untuk mengalami berbagai gaya
belajar, pembelajaran kritis dengan pendekatan pemecahan masalah yang berorientasi pada
masa depan. Pengajar harus bersikap demokratis dan mengembangkan kemampuannya
dengan
belajar.
Pendidikan seharusnya mengajari bagaimana caranya belajar, bukan memberikan instruksi
tentang suatu pelajaran tertentu. Apa yang harus dipelajari sebenarnya tidak terlalu
penting, yang penting adalah bagaimana cara mempelajarinya. Hal ini dapat berguna ketika
siswa/mahasiswa tersebut menemukan realita baru yang terus berganti sehingga mereka
menyadari
perlunya
belajar
seumur
hidup.
Lalu karyawan internal yang bertugas sebagai teknisi harus bisa menyediakan peralatan
yang siap pakai, meminimalisasikan kerusakan melalui perawatan dan pemeriksaan
menurut waktu yang dijadwalkan serta mengganti alat yang sudah habis masa pakainya
secara
berkala.
Dari segi biaya pendidikan yang harus ditanggung, ada 4 jenis biaya yaitu biaya
pencegahan, biaya penilaian, biaya kegagalan internal, dan biaya kegagalan eksternal. Biaya
pencegahan merupakan biaya yang terjadi untuk menghindari ketidaksempurnaan program

yang akan dijalankan. Biaya penilaian adalah biaya untuk menilai apakah program
memenuhi syarat kualitas untuk mendeteksi jika kesalahan akan terjadi. Biaya kegagalan
internal terjadi jika ada ketidaksesuaian denga persyaratan dan terdeteksi sebelum program
dilaksanakan. Biaya kegagalan eksternal paling mahal karena terjadi setelah program
dilaksanakan dan merupakan resiko paling membahayakan karena menyebabkan reputasi
buruk
dan
hilangnya
pangsa
pasar.
Karena begitu banyaknya biaya yang terjadi, termasuk biaya operasional, riset dan
pengembangan, investasi masa depan, dll maka diperlukan pemasukan tambahan agar
terjadi
keseimbangan
neraca.
Misalnya biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan training akan menghasilkan tenaga
kerja yang berkualitas. Maka secara bisnis, hal itu bisa dimanfaatkan untuk menghasilkan
uang kembali. Organisasi dapat membuat paket pelatihan bagi umum dengan
menggunakan tenaga terlatih itu sehingga akan mendapatkan keuntungan ganda. Lembaga
akan dikenal masyarakat, sumber daya manusia internal dapat mengaktualisasi dirinya dan
lembaga mendapatkan nominal uang. Atau juga lembaga telah membiayai investasi berupa
fasilitas gedung baru atau laboratorium komputer. Dalam kondisi seperti ini lembaga dapat
memanfaatkan fasilitas tersebut saat tidak terpakai untuk disewakan kepada masyarakat
sekitar. Atau bisa juga seperti yang telah disebutkan di atas, bisnis kantin makanan yang
dikelola secara professional di area sekolah atau kampus dapat menghasilkan pemasukan
yang
cukup
besar
juga.
Lalu dari segi pemasaran, lembaga pendidikan pemerintah pun perlu melakukan
pemasaran. Bukan untuk menjaring konsumen, karena kebanyakan institusi pemerintah
tidak pernah kesulitan mencari konsumen. Tetapi untuk menunjukkan pada masyarakat
bahwa lembaga pemerintah pun masih jauh lebih baik daripada lembaga swasta yang
mahal.
Hal
yang
harus
dilakukan
adalah
:
Riset pasar mengenai data konsumen, meliputi siapa saja dan apa kebutuhan mereka,
bagaimana pandangan mereka tentang pendidikan, bagaimana kemampuan mereka dalam
hal keuangan, tren pendidikan seperti apa yang muncul di kalangan mereka, juga mendata
pesaing
melalui
analisis
SWOT.
Menentukan program yang akan dipasarkan, tempat berdirinya lembaga tersebut
(
strategis
),
promosi
yang
menarik
dan
harga
yang
terjangkau.
Sehingga pada akhirnya jika dari segi pemasaran, keuangan, SDM, dan produksi jasa dapat
terkelola dengan baik, secara jangka panjang hal ini akan berdampak pada peningkatan
kualitas lulusan institusi negeri yang berujung pada reputasi yang semakin baik dan
terdepan.
2.2.9
Standardize
Manajemen pendidikan yang terkelola dengan baik dari segala aspek.
3. PENERAPAN PROBLEM SOLVING METHOD DALAM PENDIDIKAN NEGERI DI
INDONESIA

3.1 Identifikasi opportunity untuk meningkatkan kinerja melalui gejala yang terlihat dari
fakta
di
lapangan
Gejala yang terjadi di lapangan adalah berubahnya paradigma masyarakat dalam
memandang sebuah kualitas pendidikan dimana pendidikan yang mahal itu yang
berkualitas. Peluang akan terjadi bagi lembaga pendidikan swasta yang terorganisasi
dengan baik untuk menjaring pangsa pasar baru dari pangsa pasar pemerintahan.
Sebaliknya, hal ini merupakan ancaman bagi lembaga pendidikan pemerintah yang
mendapatkan konsumen hanya karena biaya pendidikannya dianggap lebih murah dan
lebih
diprioritaskan
saat
mencari
pekerjaan.
3.2
Menentukan
area
masalah
Pemerintah harus berusaha lebih keras dalam mereformasi manajemen pendidikan yang
selama ini masih terasa konvensional jika tidak ingin kehilangan konsumennya. Membuat
lembaga pendidikan bukan hanya semata lembaga sosial tanpa memberikan kepuasan
penuh terhadap konsumennya, tetapi juga dapat memperlakukan lembaga pendidikan ini
sebagai
lahan
bisnis
yang
bisa
memenuhi
keinginan
konsumen.
3.3
Analisis
proses
yang
terjadi
dan
penyebab
potensialnya
Sistem belajar yang tidak nyaman bagi konsumen, fasilitas sekolah dan kampus yang
kurang memadai untuk proses pembelajaran serta guru/dosen yang kurang memiliki
komitmen dalam mengabdikan diri sepenuhnya kepada siswa/mahasiswa, gaya mengajar
yang membosankan serta kurangnya motivasi seluruh konsumen internal dan eksternal
yang disebabkan manajemen pendidikan tidak terogranisir secara baik, menyebabkan
tujuan pemerintah dalam mencerdaskan bangsa sangat sulit tercapai. Siswa dan mahasiswa
diinstusi pemerintah cenderung kurang disiplin jika dibandingkan dengan institusi swasta.
3.4
Mengembangkan
dan
mengimplementasikan
solusi
optimal
Dari segi manajemen, terdapat bagian-bagian yang harus terencana secara baik. Yaitu dari
segi SDM, keuangan, pemasaran, juga proses produksi jasa pendidikan tersebut. Dari segi
Sumber Daya Manusia, tenaga pengajar seperti guru/dosen cenderung memiliki peluang
sangat minim untuk menjadi kepala sekolah atau kepala jurusan. Hal ini disebabkan karena
jabatan tersebut hanya membutuhkan satu orang saja. Sementara kualitas pengajar itu
sendiri berbeda-beda, ada yang dapat diandalkan ada pula yang hanya sekedar menjalankan
tugas.
Lalu apa yang membuat mereka termotivasi untuk meningkatkan kinerjanya ? Career
Development perlu diciptakan oleh lembaga untuk memotivasi setiap individu yang terlibat.
Setiap individu tahu jelas persyaratan yang harus dipenuhi untuk menduduki suatu jabatan
tertentu atau tunjangan yang didapat jika kinerjanya dinilai baik. Setiap individu yang
mengikuti pelatihan tertentu akan mendapatkan insentif. Juga motivasi dapat diberikan
melalui metode rewars and punishment terhadap individu yang berprestasi atau berkinerja
buruk.
Sementara dari sisi proses pembelajarannya sendiri reformasi terjadi di kalangan

siswa/mahasiswa. Teknik belajar yang interaktif, interaksi muti arah, multidisipliner, kerja
kelompok, tenaga pengajar sebagai fasilitator, mengajarkan bagaimana cara mempelajari
sesuatu, memberikan peluang kepada siswa/mahasiswa untuk mengalami berbagai gaya
belajar, pembelajaran kritis dengan pendekatan pemecahan masalah yang berorientasi pada
masa depan. Pengajar harus bersikap demokratis dan mengembangkan kemampuannya
dengan
belajar.
Pendidikan seharusnya mengajari bagaimana caranya belajar, bukan memberikan instruksi
tentang suatu pelajaran tertentu. Apa yang harus dipelajari sebenarnya tidak terlalu
penting, yang penting adalah bagaimana cara mempelajarinya. Hal ini dapat berguna ketika
siswa/mahasiswa tersebut menemukan realita baru yang terus berganti sehingga mereka
menyadari
perlunya
belajar
seumur
hidup.
Lalu karyawan internal yang bertugas sebagai teknisi harus bisa menyediakan peralatan
yang siap pakai, meminimalisasikan kerusakan melalui perawatan dan pemeriksaan
menurut waktu yang dijadwalkan serta mengganti alat yang sudah habis masa pakainya
secara
berkala.
Dari segi biaya pendidikan yang harus ditanggung, ada 4 jenis biaya yaitu biaya
pencegahan, biaya penilaian, biaya kegagalan internal, dan biaya kegagalan eksternal. Biaya
pencegahan merupakan biaya yang terjadi untuk menghindari ketidaksempurnaan program
yang akan dijalankan. Biaya penilaian adalah biaya untuk menilai apakah program
memenuhi syarat kualitas untuk mendeteksi jika kesalahan akan terjadi. Biaya kegagalan
internal terjadi jika ada ketidaksesuaian denga persyaratan dan terdeteksi sebelum program
dilaksanakan. Biaya kegagalan eksternal paling mahal karena terjadi setelah program
dilaksanakan dan merupakan resiko paling membahayakan karena menyebabkan reputasi
buruk
dan
hilangnya
pangsa
pasar.
Karena begitu banyaknya biaya yang terjadi, termasuk biaya operasional, riset dan
pengembangan, investasi masa depan, dll maka diperlukan pemasukan tambahan agar
terjadi
keseimbangan
neraca.
Misalnya biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan training akan menghasilkan tenaga
kerja yang berkualitas. Maka secara bisnis, hal itu bisa dimanfaatkan untuk menghasilkan
uang kembali. Organisasi dapat membuat paket pelatihan bagi umum dengan
menggunakan tenaga terlatih itu sehingga akan mendapatkan keuntungan ganda. Lembaga
akan dikenal masyarakat, sumber daya manusia internal dapat mengaktualisasi dirinya dan
lembaga mendapatkan nominal uang. Atau juga lembaga telah membiayai investasi berupa
fasilitas gedung baru atau laboratorium komputer. Dalam kondisi seperti ini lembaga dapat
memanfaatkan fasilitas tersebut saat tidak terpakai untuk disewakan kepada masyarakat
sekitar. Atau bisa juga seperti yang telah disebutkan di atas, bisnis kantin makanan yang
dikelola secara professional di area sekolah atau kampus dapat menghasilkan pemasukan
yang
cukup
besar
juga.
Lalu dari segi pemasaran, lembaga pendidikan pemerintah pun perlu melakukan

pemasaran. Bukan untuk menjaring konsumen, karena kebanyakan institusi pemerintah


tidak pernah kesulitan mencari konsumen. Tetapi untuk menunjukkan pada masyarakat
bahwa lembaga pemerintah pun masih jauh lebih baik daripada lembaga swasta yang
mahal.
Hal
yang
harus
dilakukan
adalah
:
Riset pasar mengenai data konsumen, meliputi siapa saja dan apa kebutuhan mereka,
bagaimana pandangan mereka tentang pendidikan, bagaimana kemampuan mereka dalam
hal keuangan, tren pendidikan seperti apa yang muncul di kalangan mereka, juga mendata
pesaing
melalui
analisis
SWOT.
Menentukan program yang akan dipasarkan, tempat berdirinya lembaga tersebut
(
strategis
),
promosi
yang
menarik
dan
harga
yang
terjangkau.
Sehingga pada akhirnya jika dari segi pemasaran, keuangan, SDM, dan produksi jasa dapat
terkelola dengan baik, secara jangka panjang hal ini akan berdampak pada peningkatan
kualitas lulusan institusi negeri yang berujung pada reputasi yang semakin baik dan
terdepan.
3.5
Mempelajari
hasilnya
Terjadi perubahan positif dalam sistem administrasi yang baik, fasilitas yang berjalan baik
karena dirawat oleh teknisi, tenaga pengajar yang semakin berkualitas dalam memenuhi
harapan konsumen, dan keuangan yang baik karena ditopang oleh bisnis-bisnis sampingan,
dimana semua perubahan tersebut dapat merubah paradigma baru bahwa institusi negeri
tetap layak diperhitungkan sehingga akan berdampak pada reputasi baik di masa datang.
3.6
Menstandarisasi
solusi
Langkah-langkah dalam menentukan sasaran strategik lembaga pendidikan pemerintah :
Mengumpulkan berbagai informasi tentang keterampilan yang dibutuhkan
siswa/mahasiswa, pada jenjang mana saja keterampilan tersebut diberikan, konsekuesi apa
yang harus ditanggung jika keterampilan tersebut diberikan kepada siswa.
Menyatukan semua informasi dalam urutan yang logis untuk dapat terealisasikan.
Merencanakan keterampilan yang memang harus dimiliki siswa/mahasiswa dilengkapi
analisis dan alasan yang mendukung mengapa program keterampilan atau kebijakan
tersebut harus diadakan, hal apa yang mendukung dan pengelolaan seperti apa yang
dibutuhkan
agar
program
itu
berjalan
maksimal.
Memutuskan keterampilan apa yang mampu dilaksanakan dan kebijakaj apa yang harus
dikeluarkan
untuk
mendukung
program
tersebut.
Sementara untuk mengarahkan pencapaian sasaran tersebut diperlukan hal-hal seperti ini :
Mengkoordinasikan seluruh keputusan agar berjalan sesuai dengan rencana
Mengkomunikasikan kepada semua pihak terkait untuk mendukung dan memperlancar
program

Memotivasi
semua
pihak
agar
stabilitas
program
tetap
terjaga
Mengarahkan, membimbing dan menasehati semua pihak dalam mencapai sasaran.

3.7
Merencanakan
apa
yang
harus
dilakukan
ke
depannya.
Terus berinovasi dan berkreasi dalam penelitian untuk mengembangkan teknik dan seni
mengelola pendidikan secara lebih berkualitas lagi sehingga lembaga pendidikan
pemerintah dapat menghasilkan lulusan terbaik yang mampu bersaing di dunia kerja
internasional dan menjadikan institusi pendidikan di Indonesia menjadi salah satu institusi
terbaik di dunia karena manajemen pendidikannya yang bermutu tinggi. Salah satu caranya
adalah mengalokasikan sebagian besar biaya pada riset ilmiah yang dapat melahirkan ilmuilmu terapan dan teknologi baru yang menunjang perekonomian Indonesia.
Possibly related posts: (automatically generated)

Teori Upah dan Kompensasi dalam Manajemen SDM

Kamus Manajemen 1 (Definisi dan Fungsi)

Obat Prezista, Harapan Baru Bagi Penderita AIDS dan Anti-Retroviral


(ARV) o

Definisi dan Sejarah Manajemen Kualitas


http://ireztia.com/2008/10/24/trilogy-juran-dan-solving-problem-method/

Abstract :
Total Quality Management is a phylosopy of management that is oriented to
quality. Everthougt, nowdays TQM can be a technique for developing organization,
inclusing education organization. TQM has goal to fulfill the organizations needs
enen more and in the other hand to fulfill the customers needs to organization.
Although TQM is usually used for business management, nowdays the
education organization using TQM for increasing the public service. Of course, the
education organization has product too, it is a public service, it is a best service for
its customer. TQM is used for incerasing its product service. Even, not only icreasing
but developing the rganization so it can make the best service more than
customers desire. TQM organize the organizatons stakeholders to increase their
works and service. So that can result the best services for the customers.

Key word: Total Quality Management, education

I. Pendahuluan
Perkembangan masyarakat yang semakin kompetitif menuntut setiap orang
untuk berkompetisi secara sehat. Demikian halnya dengan sebuah lembaga
termasuk lembaga pendidikan kompetisi untuk merebut pasar menuntut setiap
lembaga untuk mengedepankan kualitas dalam proses manajerialnya dan

pembelajarannya. Dalam kaitannya dengan persoalan kualitas ini, sekarang telah


berkembang sebuah pendekatan, khususnya dalam proses menejerial, yaitu apa yang
disebut Total Quality Manajemen (TQM).
TQM dapat digunakan untuk menggambarkan dua gagasan yang
agak berbeda tetapi saling berkaitan. Pertama, adalah filsafat perbaikan
terus menerus. Kedua, arti yang saling berkaitan menggunakan TQM untuk
menggambarkan alat dan teknik, seperti brainstorming dan analisis
lapangan, dimana digunakan untuk meletakkan perbaikan kualitas ke dalam
tindakan. TQM baik dalam konteks pikiran ataupun aktivitas praktis
merupakan sikap dari pikiran dan metode perbaikan terus menerus1.
Tulisan ini akan memaparkan seputar pendekatan Total Quality
Management (TQM) dalam pendidikan. Secara sistematis, pemaparan akan
difokuskan pada beberapa aspek, atara lain; pengertian dan beberapa
pandangan mengenai Total Quality Management (TQM), TQM dalam
pendidikan, implementasi TQM dalam pendidikan.

II. Pengertian dan Beberapa Pandangan Tentang TQM


Untuk memahami Total Quality Management, terlebih dahulu perlu dijabarkan
pengertian kualitas (quality),kualitas terpadu (Total Quality) dan manajemen kualitas
terpadu (Total Quality Management).

A. Kualitas (Quality)
Istilah kualitas menjadi menderita karena sering digunakan untuk
menggambarkan lambang-lambang seperti; kecantikan, kebaikan, kemahalan,
kesegaran dan di atas semua itu, kemewahan. Karena itu, kualitas menjadi konsep
yang sulit dimengerti dan hampir tidak mungkin ditangani. Bagaimana mungkin
menangani sesuatu yang tidak jelas dan mempunyai arti demikian banyak 2.

Kualitas (quality) sering disama artikan dengan mutu. Kualitas sebenarnya


telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari. Akan tetapi, sampai sekarang, baik di

dunia industri barang atau industri jasa, belum ada definisi yang sama tentang kualitas.
Goetsch dan Davis mengibaratkan bahwa kualitas itu seperti halnya pornografi, yaitu
sulit didefinisikan, tetapi fenomenanya atau tanda-tandanya dapat dilihat dan dirasakan
dalam kehidupan nyata3.
Setiap orang dan organisasi memiliki pengertian kualitas yang berbeda-beda.
Misalnya Fred Smith, CEO General Expres mengartikan kualitas adalah kinerja standar
yang diharapkan oleh pemakai produk atau jasa (customer).Menurut General Servis
Administration (GSA) kualitas adalah pertemuan kebutuhan customer pada awal mula
dan setiap saat. Sementara menurut W. Edward Deming, salah seorang pioner kualitas
menyatakan bahwa kualitas itu memiliki banyak kriteria yang selalu berubah. Namun
demikian, definisi kualitas yang diterima secara umum mencakup elemen-elemen
berikut : 1) mempertemukan harapan pelanggan (customer), 2) menyangkut aspek
produk, servis, orang, proses dan lingkungan, dan 3) kriteria yang selalu berkembang
yang berarti bahwa sebuah produk sekarang termasuk berkualitas, tetapi di lain waktu
mungkin tidak lagi berkualitas. Jadi, kualitas adalah sesuatu yang dinamis yang selalu
diasosiasikan dengan produk, servis, orang, proses, dan lingkungan 4.
Menurut Edward Sallis, kualitas itu memang sesuatu yang tarik menarik antara
sebagai konsep yang absolut dan relatif. Namun, ia menegaskan bahwa
kualitas sekarang ini lebih digunakan sebagai konsep yang absolut. Karena itu, kualitas
mempunyai kesamaan arti dengan kebaikan, keindahan, dan kebenaran; atau
keserasian yang tidak ada kompromi. Standar kualitas itu meliputi dua, yaitu; kualitas
yang didasarkan pada standar produk/jasa; dan kualitas yang didasarkan pada
pelanggan (customer). Kualitas yang didasarkan pada produk/jasa, memiliki beberapa
kualifikasi5: 1) sesuai dengan spesifikasi, 2) sesuai dengan maksud dan kegunaannya,
3) tidak salah atau cacat, dan 4) benar pada saat awal dan selamanya. Sementara itu, kualitas
yang didasarkan pada customer, mempunyai kualifikasi; 1) memuaskan pelanggan (costomer satisfaction), 2 melebihi
harapan pelanggan, dan 3) mencerahkan pelanggan 6.
Prinsipnya, tiga guru kualitas, yaitu Philip Crosby, Edward Deming dan Joseph Juran menyatakan bahwa
komitmen yang harus dibangun dalam setiap diri terhadap kualitas adalah pemahaman bahwa : Pertama, kualitas
merupakan kunci ke arah program yang berhasil. Kurang perhatian terhadap kualitas akan mengakibatkan kegagalan dalam
jangka panjang. Kedua, perbaikan-perbaikan kualitas menuntut komitmen menajemen sepernuhnya untuk dapat
berhasil. Komitmen kepada kualitas ini harus terus-menerus. Ketiga, perbaikan kualitas adalah kerja keras. Tidak ada jalan
pintas atau perbaikan cepat. Menuntut perbaikan budaya bagi organisasi secara keseluruhan. Keempat, perbaikan kualitas
menuntut banyak pelatihan. Kelima,perbaikan kualitas menuntut keterlibatan semua karyawan secara aktif, dan komitmen
mutlak dari manajemen senior7.

Menurut Crosby, kemutlakan bagi kualitas adalah: 1) kualitas harus


disesuaian sebagai kesesuaian terhadap kebutuhan-kebutuhan, bukan sebagai
kebaikan, juga bukan keistimewaan, 2) sistem untuk menghasilkan kualitas adalah
pencegahan bukan penilaian, 3) standar kerja harus tanpa cacat, bukan cukup
mendekati tanpa cacat, 4) pengukuran kualitas merupakan harga ketidaksesuaian,
bukan pedoman. Karena itu, menurut tokoh yang sangat terkemuka dengan
gagasan kualitas ini, bahwa manajemen adalah penyebab setidak-tidaknya 80 %
masalah-masalah kualitas di dalam organisasi. Karena itu, satu-satunya jalan
memperbaikinya adalah melalui kepemimpinan manajemen. Crosby memberikan
vaksin kualitas (Quality vaccine), yaitu: 1) Tujuan: manajemen merupakan satusatunya alat yang akan mengubah citra organisasi, 2) pendidikan: membantu
semua komponen organisasi mengembangkan satu pengertian umum tentang
kualitas dan memahami peran mereka masing-masing di dalam proses perbaikan
kualitas, 3) penerapan: membimbing dan mengarahkan program perbaikan 8.

B. Kualitas Terpadu (Total Quality)


Tidak berbeda dengan definisi kualitas, bahwa definisi kualitas terpadu (total)
juga memiliki pengertian yang bermacam-macam. Menurut Departemen Pertahanan
Amerika, kualitas terpadu itu mencakup aktivitas perbaikan secara terus menerus yang
melibatkan semua orang di dalam organisasi, baik manajer maupun semua staf-stafnya
dalam berusaha secara terintegrasi mencapai kinerja yang terus meningkat pada
setiap tingkatan9.
Jadi, kualitas terpadu pada dasarnya adalah sebuah pendekatan untuk
melakukan sesuatu yang berusaha untuk memaksimalkan keunggulan kompetitif
organisasi melalui perbaikan terus menerus dalam hal produk, servis, orang, proses
dan lingkungannya. Secara sistematis, kualitas total memiliki karakteristik berikut
sebagai berikut10: 1) dasar-dasar yang strategis, 2) fokus pada pelanggan (internal dan
eksternal), 3) obsesi dengan kualitas, 4) pendekatan ilmiah dalam pengambilan
keputusan dan memecahkan masalah, 5) komitmen jangka panjang, 6) kerja tim, 7)
perbaikan proses secara kontinyu,
pendidikan dan pelatihan, 9) kebebasan yang
terkontrol, 10) kesatuan tujuan, dan 11) pelibatan dan pemberdayaan tenaga.

C. Total Quality Management (TQM)

Pengertian kulitas terpadu seperti di atas, memberikan kerangka yang jelas


bahwa hakekat Total Quality Management (TQM) atau manajemen kualitas
terpadusebenarnya adalah filosofi dan budaya (kerja) organisasi (phylosopy of
management) yang berorentasi pada kualitas. Tujuan (goal) yang akan dicapai
dalam organisasi dengan budaya TQM adalah memenuhi atau bahkan melebihi apa
yang dibutuhkan (needs) dan yang diharapkan atau diinginkan (desire) oleh
pelanggan11.

Dengan demikian, TQM dapat diartikan sebagai pengelolaan kualitas


semua komponen (stakehorder) yang berkepentingan dengan visi dan misi
organisasi. Jadi, pada dasarnya TQM itu bukanlah pembebanan ataupun
pemeriksaan. Tetapi, TQM adalah lebih dari usaha untuk melakukan
sesuatu yang
benar
setiap
waktu,
daripada
melakukan
pemeriksaan (cheking) pada waktu tertentu ketika terjadi kesalahan. TQM
bukan bekerja untuk agenda orang lain, walaupun agenda itu dikhususkan
untuk pelanggan(customer) dan klien. Demikian juga, TQM bukan sesuatu
yang diperuntukkan bagi menajer senior dan kemudian melewatkan tujuan
yang telah dirumuskan12.
Total dalam TQM adalah pelibatan semua komponen organisasi yang berlangsung secara terusmenerus. Sementara manajemen di dalam TQM berarti pengelolaan setiap orang yang berada di dalam
organisasi, apapun status, posisi atau perannya. Mereka semua adalah manajer dari tanggung jawab yang
dimilikinya13. Senada dengan pengertian ini, Lesley dan Malcolm menyatakan bahwa dalam TQM, maka
semua

fungsionaris

organisasi,

tanpa

kecuali

dituntut

memiliki

tiga

kemampuan,

yaitu : Pertama, mengerjakan hal-hal yang benar. Ini berarti bahwa hanya kegiatan yang menunjang bisnis
demi memuaskan kebutuhan pelanggan yang dapat diterima. Kegiatan yang tidak perlu maka jangan
dilanjutkan lagi. Kedua, mengerjakan hal-hal dengan benar. Ini berarti bahwa semua kegiatan harus
dijalankan

dengan

benar,

sehingga

hasil

kegiatan

tersebut

sesuai

dengan

kebutuhan

pelanggan. Ketiga, mengerjakan hal-hal dengan benar sejak pertama kali setiap waktu. Hal ini dilandasi
dengan dasar pemikiran untuk mencegah kesalahan yang timbul. Prinsipnya, menurut Lesley dan Malcolm,
TQM itu merupakan suatu pendekatan sistematis terhadap perencanaan dan manajemen aktivitas, yang
memiliki motto: Do the right think, first time, every time, yaitu kerjakan sesuatu yang benar dengan benar,
sejak pertama kali, setiap waktu14

Goetsch
dan
Davis
memberikan
beberapa
karakteristik
manajemen kualitas : 1) komitmen total pada peningkatan nilai secara
kontinyu terhadap customer, investor dan tenaga (staf), 2) lembaga
memahami dorongan pasar yang mengartikan kualitas bukan atas dasar

kepentingan organisasi tetapi kepentingan customer, dan 3) komitmen untuk


memimpin orang dengan perbaikan dan komunikasi terus-menerus 15.
Prinsipnya, TQM adalah suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang
mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terusmenerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya. Karena itu, TQM
memiliki beberapa karakteristik: 1) fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal
maupun eksternal, 2) memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas, 3)
mengggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah, 4) memiliki komitmen jangka panjang, 5) membutuhkan kerja sama
tim (teamwork), 6)
memperbaiki
proses
secara
berkesinambungan,
7)
menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan,
memberikan kebebasan yang
terkendali, 9) memiliki kesatuan tujuan, 10) adanya keterlibatan dan pemberdayaan
karyawan16.
Lebih lanjut, Fandy Ciptono dan Anastasia menjelaskan bahwa prinsip dan
unsur pokok dalam TQM , sebagai berikut 17: Pertama, kepuasan pelanggan. Kualitas
tidak hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu, tetapi
kualitas itu ditentukan oleh pelanggan (internal maupun eksternal). Kepuasan
pelanggan harus dipenuhi dalam segala aspek, termasuk harga, keamanan, dan
ketepatan waktu.
Kedua, respek terhadap setiap orang. Setiap karyawan dipandang sebagai
individu yang memiliki talenta dan kreatifitas tersendiri yang unik. Dengan begitu,
setiap karyawan dipandang sebagai sumber daya organisasi yang paling bernilai.
Karena itu, setiap karyawan dalam organisasi diperlakukan secara baik dan diberi
kesempatan untuk mengembangkan diri, berbartisipasi dalam tim pengambilan
keputusan.
Ketiga, manajemen berdasarkan fakta. Organisasi berorientasi pada fakta.
Artinya bahwa setiap keputusan organisasi harus didasarkan pada data, bukan pada
perasaan(feeling). Dua
konsep
pokok
berkait
dengan
fakta;
1) prioritisasi (prioritization), yaitu konsep bahwa perbaikan tidak dapat dilakaukan
pada semua aspek pada saat yang bersamaan, mengingat keterbatasan sumber
daya yang ada. Dengan demikian, dengan menggunakan data, maka manajemen
dan tim dapat memfokuskan usahanya pada situasi tertentu yang vital. 2)
variasi (variation), atau variabilitas kinerja manusia. Data dapat memberikan
gambaran mengenai variabilitas yang merupakan bagian yang wajar dari setiap

system organisasi. Dengan demikian manajemen dapat memprediksi hasil dari


setiap keputusan dan tindakan yang dilakukan.
Keempat, perbaikan berkesinambungan. Perbaikan berkesinambungan
merupakan hal yang penting bagi setiap lembaga. Konsep yang berlaku di sini
adalah siklus PDCA (plan, do, check, act).

III. TQM Dalam Pendidikan


Bersamaan dengan perkembangan masyarakat yang kian kompetitif, maa organisasi pendidikan dituntut
mampu memberikan atau mengasilkan produk yang berkualitas. Produk di organisasi pendidikan utamanya berbentuk
jasa. Dalam konteks ini, jasa sebagai produk layanan dalam organisasi pendidikan yang memenuhi kualitas atau mutu
dapat dilihat dari beberapa aspek berikut; 1) komunikasi (communication,yaitu komunikasi antara penerima jasa dengan
pemberi jasa, 2) kredibilitas (credibility), yaitu kepercayaan pihak penerima jasa terhadap pemberi jasa, 3)
keamanan (security), yaitu keamanan terhadap jasa yang ditawarkan, 4) pengetahuan kustomer (knowing the
customer), yaitu pengertian dari pihak pemberi jasa pada penerima jasa atau pemahaman pemberi jasa terhadap kebutuhan
dan harapan pemakai jasa, 5) standar(tangibles, yaitu bahwa dalam memberikan pelayanan kepada kustomer harus dapat
diukur atau dibuat standarnya, 6) reliabilitas (realiability), yaitu konsistensi kerja pemberi jasa dan kemampuan pemberi jasa
dalam memenuhi janji para penerima jasa, 7) tanggapan (responsivenerss), yaitu tanggapan pemberi jasa terhadap
kebutuhan dan harapan penerima jasa,

kompetensi (competence), yaitu kemampuan atau keterampilan pemberi jasa

yang dibutuhkan setiap orang dalam organisasi untuk memberikan jasanya kepada penerima jasa, 9) akses (access), yaitu
kemudahan pemberi jasa untuk dihubungi oleh pihak penerima jasa. 10) tata krama (courtesy), yaitu kesopanan, espek,
perhatian, dan kesamaan dalam hubungan personel.Sementara

itu, kualitas jasa juga memiliki


beberapa sifat atau karakteristik, antara lain; 1) subyektif, 2) umumnya berukuran
afektif, 3) mengutamakan kepemerhatian, 4) terdiri dari non-materi bisa berupa
reputasi, sikap, tata krama, dan lain-lain, 5) tidak dapat dihitung secara kuantitatif,
tetapi hanya bisa diyakini, dipercaya dan sebagainya 18.
Menurut Sallis produk berupa jasa memiliki perbedaan dengan barang. Produk
jasa memiliki beberapa persyaratan, antara lain 19:
1. Kontak langsung antara pemberi dan penerima jasa. Jasa biasanya
diberikan secara langsung dari orang ke orang. Kualitas jasa juga
ditentukan oleh orang yang mengirim dan menrima jasa tersebut.
2. Waktu merupakan elemen dari kualitas jasa. Jasa harus tepat
waktu. Karena jasa selalu digunakan pada saat jasa itu diberikan, maka
pengawasan kualitas dengan cara pengawasan selalu dinilai terlambat.
Dalam konteks ini, interaksi personal merupakan hal yang memungkinkan

adanya kesempatan untuk memberikan umpan balik dan evaluasi secara


langsung. Hal ini adalah alat utama untuk menilai apakah konsumen itu
puas atau tidak.
3. Bila terjadi cacat tidak dapat diperbaiki, karena jasa diterima langsung
oleh pelanggan.
4. Tidak kasat mata (intangible), baik bentuk maupun kualitasnya. Dalam
pemenuhan jasa, proses dinilai lebih penting daripada produk. Biasanya
jasa langsung diberikan oleh pekerja yunior (pemula) kepada pelanggan.
Karena itu, kualitas jasa sangat ditentukan oleh kualitas tenaga yunior itu.
Di sinilah urgensi pengembangan dan pelatihan sebagai faktor yang penting
untuk tetap mempertahankan kualitas.
5. Sulit diukur dengan keberhasilan (output dan produktifitasnya).
6. Kepuasan yang bisa menjadi indikator.
1. Karena itu, jasa yang diberikan oleh institusi pendidikan adalah pengajaran
(tuition),penilaian
atau
pengujian (assessment) dan
bimbingan (guidance) yang diberikan kepada peserta didik, orang tua,
masyarakat, sponsor dan lain-lain18.

IV. Implementasi TQM Dalam Pendidikan


Insitusi
yang
efektif memerlukan strategi
yang
kuat
dan
maksud
tertentu untuk
menghadapi suasana kompetitif dan orientasi di masa depan. Untuk menjadi efektif di dalam masa
sekarang, intitusi memerlukan proses pengembangan strategi kualitas, antara lain 20; 1) misi yang jelas dan
tertentu, 2) menfokuskan kustomer secara jelas, 3) strategi untuk pencapaian missi, 4) pelibatan semua
kustomer, baik internal maupun eksternal, di dalam pengembangan strategi, 5) penguatan staff dengan
menggerakkan penghalang dan bantuan untukmembuat konstribusi maksimal terhadap institusi melalui
pengembangan kelompok kerja yang efektif, 6) penilaian dan evaluasi ke-efektifan insitusi menghadapi
tujuan yang diharapkan oleh kustomer.
Untuk memulai mengimplementasikan manajemen kualitas total adalah sebuah tugas yang
sulit. Terdapat sejumlah langkah yang simple dan penting untuk mengimplementasikan TQM dalam
pendidikan, yaitu sebagai berikut21:

1.

Kepemimpinan dan komitmen terhadap kualitas harus datang dari atas


Hukum besi dari kualitas. Semua model kualitas menekankan bahwa tanpa dorongan dari
manajer senior inisiatif kualitas tidak akan berlangsung lama. Pendidikan tidak terkecuali belaku
juga hukum besi. Pimpinan sekolah harus menunjukkan komitmen yang kuat dan terus-menerus
dan memimpin jalan sambil mendorong kepala sekolah, wakil kepela sekolah dan supervisor
lain untuk melakukan usaha secara serius.

2.

Menyenangkan kustomer
Ini dicapai dengan kerja keras secara kontinyu untuk memenuhi kebutuhan dan harapan
kustomer. Kebutuhan kustomer diditentukan oleh pencarian secara reguler pandangan mereka.
Terdapat bermacam-macam metode dari pekerjaan ini, seperti memfokuskan kelompok,
kuesioner, kelompok penasehat, hari yangterbuka dan percakapan informal dengan orangorang.

3.

Menunjuk fasilitator berkualitas


Pengabaian terhadap posisi aktual dari seseorang di dalam hirarkhi adalah penting
bahwa fasilitator yang ditunjuk harus melaporkan secara langsung kepada kepala sekolah. Ini
adalah pertangung jawaban dari fasilitator untuk
mempublikasikan
program dan
mengarahkan kelompok pengarah yang berkualitas di dalam pengembangan program yang
berkualitas.

4.

Membentuk kelompok pengarah yang berkualitas


Kelompok ini harus mewakili kepentingan dan harus memiliki perwakilandari tim nanajer
senior. Peranannya adalah untuk mendorong dan membantu proses perbaikan kualitas. Baik
sebagai pusat gagasan ataupun inisiator proyek.

5.

Mengangkat koordinator yang berkualitas


Ini berguna di dalam banyak inisiatif untuk memiliki orang-orang yang punya waktu untuk
melatih dan penasehat orang lain.

6.

Mengadakan seminar manajemen senior


Untuk mengevaluasi perkembangan. Tim manajemen senior tidak akan komit terhadap proses
kalau mereka mengatakan dengan baik tentang filsafat dan metode. Ini penting untuk
membangun tim manajemen senior yang sehat dan teritegrasi secara baik.

7.

Menganalisa dan mendiagnosis situasi terkini


Alat untuk melakukan analisa telah dibicarakan dalam bab 11 tentang perencanaan strategis
untuk kualitas. Ini penting dan tidak harus disepelekan karena memberikan arah dari proses
secara keseluruhan. Semua institusi perlu menjadi jelas kemana mereka akan berjalan.

8.

Menggunakan model di tempat lain yang telah berkembang

Ini dapat diadaptasi dari pekerjaan dari seorang guru berkualitas, model pendidikan secara
khusus, atau satu perusahaan lokal yang bisa diadaptasi.

9.

Menempatkan konsultan eksternal


Ini mulai sangat popular pada perusahaan industri, khususnya yang menerapkan BS5750 atau
ISO9000. Ini tidak mungkin menjadi jalan popular di dunia pendidikan karena konsultansi itu
mahal dan hadiah dari Departemen Perdagangan dan Industri tidak memungkinkan untuk
pendidikan. Tetapi banyak institusi dengan partner industri bisa memperoleh nasehat tanpa
biaya. Konsultan dapat digunakan di dalam satu dari empat jalan utama: Pertama, mereka
dapat memberikan pertimbangan dan petunjuk tim manajemen senior. Kedua, berperan di
dalam pelatihan. Uang perlu untuk melaksanakan sebuah training. Trainers eksternal yang telah
ahli dapat mencapai syarat-syarat yang besar dari instruksi dan peningkatan kesadaran di
dalam melakukan audit formal, penilaian dan evaluasi.

10. Memulai training staf tentang kualitas


Pengembangan
staf
dapat dilihat
sebagai jalan
penting untuk
membangun kesadaran dan pengetahuan yang berkualitas. Hal ini dapat
menjadi kunci agen perubahan strategis untuk pengembangan budaya
berkualitas. Ini juga penting di dalam tahap awal implementasi bahwa
setiap orang di latih di dalam dasar-dasar TQM. Staf perlu pengetahuan
banyak
mengenai
alat-alat
kunci
termasuk
pembentukan
teamwork, metode evaluasi, problem solving dan eknik pemecahan
masalah. Menurut Tom Peter, di dalam Thriving on Chaos, menyatakan
bahwa manajemen di masa depan akan mengalir melalui penguatan visi
dan nilai-nilai yang saling bertemu. Karena itu, training adalah
kesempatan
besar untuk
menanamkan
dan
menegaskan nilainilai organisasi. (lihat Peter, 1987, hal. 324-8)

11. Mengkomunikasikan pesan-pesan kualitas


Strategi, relevansi dan kegunaan dari TQM perlu terkomunikasikan secara efektif. Terdapat
banyak sekali kesalahpahaman seputar tujuan dari kualitas. Sifat alamiah jangka panjang dari
program perlu dibuat jelas. Pengembangan staf, training dan pembangunan tim adalah
beberapa dari jalan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

12. Menerapkan peralatan dan teknik berkualitas melalui pengembangan


kelompok kerja secara efektif

Pendekatan ini memfokuskan pada upaya mendapatkan sesuatu yang dilakukan untuk
mencapai kesuksesan
sejak awal. Ini memfokuskan
pada sesuatu bahwa institusi
mengetahui harus melakukan perbaikan, dan menyeleksi alat-alat yang benar untuk
mengontrolnya. Memulai proses TQM dengan menangani pokok problem dengan menghindari
kelumpuhan TQM. Tatkala menata tim aksi perbaikan atau kelompok tugas adalah penting untuk
mengenal bahwa banyak isu daapat hanya dikontrol dengan tim perbaikan lintas
organisasi. Ada
beberapa
kemungkinan baik
menata
seperti
kelompok
ad
hoc,
memberikan ringkasan untuk menangani problem khusus menurut skala waktu yang baik.
Mereka memiliki keuntungan tambahan dari membantu untuk melahirkan kolaborasi organisasi
yang lebih besar.

Gambar 12:1: Lingkaran kualitas

Pengalaman Pembelajar
Kepemimpinan
Tim
Strategi
Motivasi staf
Sistem

Evaluasi
Alat Bermutu

13. Mengevaluasi program secara regular


Program TQM yang keluar dari inti TQm atau menjadi keluar rel. Pandangan dan evaluasi
reguler perlu menjadi bagian integral dari program.Kelompok pengarah harus menangani
pandangan per semester dan tim manajemen senior harus mempertimbangkan laporan
mereka dan melakukan monitoring.

V. Mendesain Sistem Kualitas Dalam Pendidikan


Untuk mendesain sistem kualitas dalam pendidikan, perlu melibatkan sejumlah langkah-langkah penting berikut: 1)
mengetahui apa yang kamu akan kerjakan, 2) mempertanyakan prosedur dan metode yang kamu
gunakan, 3) mendokumentasi apa yang kamu maksudkan, 4) memberikan bukti bahwa

kamu menyelesaikan apa yang kamu telah lakukan22.

Sementara itu, sistem jaminan kualitas pendidikan harus berisi elemen-elemen berikut

1.

23

Pengembangan institusi atau rencana strategis


Ini memberikan visi jangka panjang dari institusi dan memberi
konteks dimana program dapat dilaksanakan. Ini mendefinisikan pasar
dan budaya yang diharapkan. Ini adalah penting untuk mengembangakn
pelayanan yang berkualitas karena hanya perencanaan yang dapat
memberikan perspektif jangka panjang sehingga penting di dalam
pemberian layanan kualitas secara terpadu.

2.

Kebijakan kualitas
Ini mempersiapkan standard untuk program-program utama dan bisa
berisi statemen dari penamaan pembelajar. Kebijakan ini adalah statemen
umum dari komitmen insitusi kepada kustomernya, baik internal maupun
eksternal.

3.

Tanggungjawab manajemen
Ini menyusun peran dari lembaga yang memerintah, dan tim
manajemen senior dan tanggung jawabnya. Ini mendefinisikan dimana
anggota dari tim senior memikul jabatan kualitas.

4.

Pengorganisasian kualitas
Garis besar ini meliputi tanggung jawab dari kelompok pengarah kualitas,
representasi dan pertanggung jawaabannya. Badan ini diperlukan untuk
mengarahkan
permulaan
kualitas,
mengatur transformasi
budaya, mendukung inisiatif di dalam departemen dan untuk memonitor
perkembangan inisiatif.

5.

Pemasaran dan publisitas


Sebuah institusi harus memberikan potensi yang dimiliki kustomer dengan
informasi tentang apakah itu memajukan program-program belajar.
Informasi ini perlu untuk menjadi terdokumentasikan secara jelas dan
pasti. Cara pemasaran bisa menggunakan leaflet, brosur, dan sebagainya,
harus jelas dan akurat dan diperbaharui secara reguler.

6.

Penyelidikan dan pendaftaran


Ini adalaha tahap kunci di dalam karir banyak pembelajar. Advis yang
benar pada tahap ini adalah vital, sebagai tahap selamat datang dan
memberi kepercayaan pada pelamar. Prosedur masuk organisasi harus
diatur secara baik. Sistem yang perlu terdokumentasikan, antara lain:
inisial pelamar, wawancara dan seleksi, petunjuk, akreditasi belajar
sebelumnya yanglayak, dan hasil dari rencana tindakan individual.

7.

Wisuda/pelantikan
Program wisuda/pelantikan murid yang baik dan terstruktur dengan
maksud komunikasi yang jelas adalah penting untuk memperkenalkan

pembelajar pada
belajarnya

8.

institusi,

yang

meliputi

etos,

gaya dan

metode

Pelahiran kurikulum
Ini adalah tingkatan dimana sistem adalah vital. Metode belajar perlu
diatur sedemikian rupa sehingga dan diikuti untuk setip aspek program.
Jenis informasi yangperlu menjadi bagian dari ini, antaralain: silabus,
kepatuhan, skema kerja, pencatatan kerja, pencatatan penilaian, rencana
tindakan, dan pencatatan prestasi. Pencatatan kesalahan dan kinerja
rata-rata berikutnya dan tindakan yang benar harus didokumentasikan.

9.

Bimbingan dan konseling


Ini dapat mengambil bentuk aspek yang integra dari kurikulum atau
layanan tambahan. Apa saja layanan perlu dikomunikasikan. Ini bisa
menjadi petuntuk tentang kakrir atau pendidikan yang lebih tinggi, atau
transfer insitusi lain atau program studi lain.

10. Manajemen pembelajaran


Proses aktual dari kurikulum dan manajemen program perlu dispesifikasi,
termasuk ranacangan untuk teamwork. Aturan di dalam tim, tanggung
jawab dan tingkat otoritasnya juga dapat jabarkan. Laporan dari penguji
eksternal, moderator
dan pemverivikasi
akan
memberikan buktibukti penting, dimana terdapat kualitas manajemen belajar.

11. Desain kurikulum


Termasuk dokumentasi maksud dan tujuan setiap program, dan
spesifikasi program. Spesifikasi program dapat mengambil bentuk silabus
atau dokumen
kurikulum
yang
valid. Apa
yang
perlu
di
dalamnya, dimana yang relevan, adalah keterangan yang diperlukan dari
program dan sunber-sumber dapat diberikan.

12. Staffing, training dan pengembangan

Staf dari banyak lembaga perlu dipandang berkompeten untuk


melaksanakan tugas-tugasnya. Sistem kualitas akan perlu secara detail
proses seleksi dan rekruitmen, induksi dan syarat-syarat dimana
kompetensi dan motivasi dinilai dan kebijakan untuk pengembangan karir.
Pengembangan staf memerlukan perencanaan institusi dan proses
analisis dan sistem monitoring dan evaluasi efektivitas program
training dalam jangka panjang maupun jangka pendek.

13. Kesempatan yang seimbang


Institusi akan memerlukan kebijakan kesempatan seimbang dan metode
serta prosedur untuk mencapai tujuan yang ada termasuk kebijakan.
Kebijakan kesempatan yang ada perlu penerapan secara seimbang untuk
staf dan murid.

14. Monitoring dan evaluasi


Putaran umpan balik adalah vital untuk penilaian dan penegasan kualitas.
Sistemn
kualitas
perlu
dokumen
mekanisme
evaluasi
bahwa
institusi memiliki tempat untuk memonitor prestasi individual dan
kesuksesan program-programnya. Partisipasi pembelajar di dalam
penilaian perkembangan dan pengalamannya dari program adalah
elemen penting di dalam evaluasi. Metode yang dipakai harus termasuk
pencatatan
prestasi,
review
pertemuan,
kuesioner
dan
audit
internal. Apasaja metode yangdipakai harus cocok dengan proses.

15. Perancangan administrasi


Insitusi memerlukan dokumen prosedur administrative termasuk
pendaftaran, rekaman pembelajar, jadwal, kesehatan dan prosedur
keselamatan, masuk ujian dan hasilnya, dan sistem keuangan. Proses
dokumentasi
adalah
penting,
walaupun ini
perlu
untuk
menspesifikasi dikumen-dokumen pokok dan statusnya agar dapat
menjaga perkembangan birokrasi.

16. Review organisasi

Institusi harus memiliki alat-alat evaluasi kinerja secara total. Ini bisa
ditangani
oleh
penilai
eksternal.
Tetapi,
institusi
juga
bisa
menentukan untuk menangani audit organisiasi. Staf dapat menlai area
lain daripada diri mereka sendiri. Orang luar dapat dilibatkan dalam audit.
Sistem review pembanding dapat membangun kepercayaan diri dan trust,
dan dapat sebagai pengembangan staf yang signifikan. Mekanisme perlu
dikembangkan untuk
mendapatkan
hasil
auditing
kembali
ke
dalam proses perencanaan strategis.

VI. Penutup
Pendekatan
kualitas
terpadu,
apakah memakai TQM
atau
tidak,
memilki urgensi untuk mengembangkan kesehatan organisasi di masa depan dan
untuk keberlanjutan institusi-termasuk di institusi pendidikan. Identitas yang jelas,
standar yang baik dan penangan kustomer yang baik adalah ciri-ciri penting dari
institusi yang baik.
Institusi perlu untuk menghasilkan pendekatan yang integrative dan
koheren terhadap manajemen kualitas yang menggunakan komitmen dan
kemauan baik dari staf. Motivasi, keahlian dan antusiasme merupakan tiga hal yang
dapat menjamin kualitas, bukan penilaian dan pengawasan. Program perbaikan
kualitas harus melibatkan semua komponen yang bekerja di dalam organisasi.
Setiap orang bertanggung jawab terhadap kualitas pelayanan, apakah mereka
manajer, guru atau staf di dalam mendukung peran.
Komitmen dari staf dan semua stakeholder ke dalam perbaikan adalah
aspek utama dari TQM. Sistem kualitas harus menjadi kendaraan untuk
membantu staf menyelesaikan problem yang dimilikinya, bukan alat untuk
mengontrol mereka. Memang cukup mudah menjadikan sistem kualitas sebagai alat
untuk mengontrol daripada menjadikannya sebagai media untuk perbaikan.
Penting diingat bahwa orang mengembangkan kualitas dan untuk menjaminnya
adalah ada alat-alat praktis untuk memberikan pencapaian prestasi mereka.
Karean itu, para ahli pendidikan perlu menjaga pemahaman bahwa pesan kualitas
sebenarnya adalah sangat sederhana. Kulitas adalah memperlakukan sesuatu yang
tertata secara baik.
Tidak ada insitusi yang dapat membeli TQM. Organisasi harus membiasakan
diri sehingga ia menjadi harmonis dan mengembangkan budaya yang telah
eksis. TQM harus dikembangkan dari praktek budaya yang baik di dalam institusi.
Dengan begitu, maka kualitas akan berkembang di dalam institusi pendidikan.
Perlu dicatat bahwa TQM bukanlah sesuatu yang bisa diperkenalkan satu malam. Tidak ada
penyembuhan yang tiba-tiba atau dengan kekuatan gaib. TQM bukan sesuatu yang akan memberikan
kesuksesan

secara

instan,

dan

bukan

penyelesaian semua

problem.

Penerapan

TQM

harus

melalui kesulitas-kesulitan dan tantangan-tantangan baru. TQM adalah proses yang pelan-pelan dan

kemanfaatan jangka panjang. Dengan pendekatan TQM, iklim organisasi memang tidak akan terbentuk
secara langsung, tetapi akan establish dalam proses waktu yang lama, ia akan memiliki kekuatan otomatis
untuk survival.

Yogyakarta, 17 September 2007


http://mahalaniraya.wordpress.com/2008/03/01/pendekatan-total-qualitymanagement-tqm-dalam-pendidikan/

Analisis Kebutuhan Diklat


by: noor fitrihana
Program diklat yang diselenggarakan harus sesuai dengan standar kompetensi untuk
memenuhi kebutuhan pasar kerja (customer). Oleh karena itu untuk memberikan
pelayanan yang berkualitas dan menitikberatkan pada unsure kepuasan kepada
masyarakat umum maupun industri maka setiap peyelenggaraan program diklat perlu
melakukan analisis kebutuhan diklat yang dibutuhkan pelanggan. Mengingat bahwa
program diklat pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau
setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kompetensi yang ada saat ini dengan
kompetensi standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh seseorang, maka dalam
hal ini analisis kebutuhan diklat merupakan alat untuk mengidentifikasi gap-gap yang ada
tersebut dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau
dihilangkan melalui suatu program diklat. Selain itu dengan analisis kebutuhan diklat maka
lembaga penyelenggara diklat (HRD atau Divisi Training) dapat memperkirakan manfaatmanfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai
individu (masyarakat umum) maupun bagi perusahaan/industri.
Menurut Johanes Popu(2002) tanpa analisis kebutuhan yang sungguh-sungguh maka dapat
dipastikan bahwa program pelatihan yang dirancang hanya akan berlangsung sukses di
ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan semata. Artinya pelaksanaan pelatihan
mungkin berjalan dengan sangat baik, tetapi pada saat partisipan (peserta pelatihan)
kembali ke tempat kerja masing-masing mereka menjadi tidak tahu atau bingung
bagaimana menerapkan apa yang telah mereka pelajari dari pelatihan. Kondisi seperti ini
tidak jarang memberikan citra yang negatif bagi pihak penyelenggara pelatihan (HRD
Internal atau pun HR Consultant, lembaga diklat dari luar perusahaan) karena dinilai tidak
dapat memberikan kontribusi yang signifikan kepada partisipan. Oleh karena itu, lembaga
diklat yang sungguh-sungguh peduli terhadap hasil pelatihan pasti akan sangat berhatihati dalam menyusun program diklat. Inilah salah satu penyebab mengapa banyak
perusahaan
konsultan
SDM
tidak
memiliki
program
pelatihan
yang
bersifat generic (berlaku umum). Meskipun harus diakui bahwa kegagalan partisipan untuk
dapat menerapkan apa yang telah dipelajarinya selama pelatihan ke dalam pekerjaan
sehari-hari dipengaruhi oleh berbagai faktor, namun tak bisa dipungkiri bahwa salah satu
penyebab kegagalan tersebut adalah karena tidak adanya sinkronisasi antara pelatihan
dengan kebutuhan atau masalah yang dihadapi. Dengan kata lain keputusan untuk
melaksanakan pelatihan tidak didukung oleh data atau informasi yang memadai dan
akurat. Data atau informasi tersebut misalnya mengapa perusahaan perlu mengadakan
pelatihan, apa jenis pelatihan dan metode yang cocok, siapa peserta yang harus ikut, hal-

hal apa yang harus diajarkan, dan sebagainya. Data dan informasi seperti inilah yang
harus diperoleh pada tahap analisis kebutuhan pelatihan (training needs analysis).
Analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:
Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk
memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas
perusahaan
Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benar-benar orangorang yang tepat
Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama
pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut
dalam suatu jabatan tertentu
Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan
tema atau materi pelatihan
Memastikan bahwa penurunan kinerja/kurangnya kompetensi atau pun masalah
yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan
sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan
melalui pelatihanmemperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan
mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.
(Johanes Popu, www.e-psikologi.com,2002)

Menurut Dale Yorder yang dikutip oleh Moh. Asad (1987) ,agar program pelatihan dan
pengembangan dapat berhasil baik maka harus diperhatikan delapan faktor sebagai berikut :
1. Individual differences
Sebuah program diklat akan berhasil jika kita memperhatikan individual diference para peserta
diklat.Perbedaan individu meliputi faktor fisik maupun psikis. Oleh karena itu dalam
perencanaan program diklat harus memperhatikan faktor fisik seperti bentuk dan komposisi
tubuh, dan fisik, kemampuan panca indera maupun faktor psikis seperti intelegensi, bakat,
minat , kepribadian, motivasi , pendidikan para peserta diklat. Keberhasilan program diklat
sangat ditentukan oleh pemahaman karakteristik peserta diklat terkait dengan individual
difference.
2. Relation to Job analisis
Untuk memberikan program diklat terlebih dahulu harus diketahui keahlian yang dibutuhkan.
Dengan demikian program diklat dapat diarahkan atau ditujukan untuk mencapai keahlian
tersebut. Suatu program diklat yang tidak disesuaikan dengan kebutuhan pasar kerja pada
keahlian tertentu akan merugikan semua pihak baik masyarakat , industri maupun lembaga
penyelenggara diklat itu sendiri.
3. Motivation
Motivasi adalah suatu usaha menimbulkan dorongan untuk melakukan tugas. Sehubungan
dengan itu ,program diklat sebaiknya dibuat sedemikian rupa gara dapat menimbulkan motivasi
bagi peserta. Penumbuhan motivasi itu sangat pentng sehingga mampu mendoromng peserta
untuk mengikuti program diklat dengan baik dan mampu memberikan harapan lebih baik
dibidang pekerjaan setelah berhasil menyelesaikan program diklat .
4. Active participation
Didalam pelaksanaan program diklat harus diupayakan keaktifan peserta didalam setiap materi
yang diajarkan. Pemilihan Materi dan strategi pembelajaran yang tepat oleh para trainer sangat
menentukan keberhasilan. Pemberian umpan balik kepada peserta pada setiap komunikasi

maupun evaluasi akan semakin mengembangkan motivasi dan pengetahuan yang diperoleh.
Penyusunan materi(kurikulum) yang berbasis kompetensi maupun berbasis luas dengan
pengembangan aspek kecakapan hidup peserta menjadi kekuatan untuk menarik perhatian dan
minat peserta diklat.
5. Selection of trainess
Program diklat sebaiknya ditujukan kepada mereka yang berminat dan menunjukkan bakat untuk
dpat mengikuti program diklat. Oleh karena ini sangan pentingan dilakukan proses seleksi untuk
pelaksanaan program dilakukan. Berbagai macam tes seleksi dapat dilakukan misalnya test
potensi akademik. Disampin itu adanya seleksi juga merupakan faktor perangsang untuk
meningkatkanimage peserta maupun penyelenggara diklat.
6. Selection of trainer
Pemilihan pemateri/pengajar untuk penyampaian materi diklat harus disesuaikan dengan
kualifikasi yang dibutuhkan dan kemampuan mengajar. Seorang trainer yang cakap belum tentu
dapat berhasil menyampaikan kepandaiannya kepada orang lain. Oleh karena itu pengajar
program diklat haru memiliki kualifikasi dalam bidang pengajaran dan mampu memilih strategi
pembelajaran yang tepat dengan memeprhatikan individual difference peserta diklat.
7. Trainer training
Kompetensi trainer juga perlu ditingkatakan. Untuk itu mengingat trainer menjadi ujung
btombak dalam keberhasilan program diklat maka sebelum mengemban tanggung jawab untuk
memberkan pelatihan maka para trainer harus diberikan pendidikan sebagai pelatih.
8. Training methods
Metode yang digunakan dalam program diklat harus sesuai dengan jenis diklat yang diberikan.
Strategi pembelajaran menadi senjata utama dalam keberhasilan program diklat.
Berdasarkan analisis kebutuhan diklat sebagai sarana pengenalan pelanggan dan pengetahuan
tentang faktor fator yang mempengaruhi keberhasilan program diklat maka dapat dijadikan dasar
penyusunan standar pelayanan (excelen service) di lembaga pendidikan dan pelatihan. Analisis
kebutuhan diklat dapat dilakukan dengan wawancara, angket, kuesioner ,analisis jabatan,
observasi dll.