BUKU PEDOMAN

PENATAUSAHAAN BARANG MILIK NEGARA

Latar Belakang
Sebagai pelaksanaan dari ketentuan Pasal 42 Undang-Undang
Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, dan untuk menjamin
terlaksananya tertib administrasi dan tertib Penatausahaan barang milik
negara/daerah, maka telah diterbitkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 6
Tahun 2006 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D)
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun
2008.
Peraturan tersebut pada dasarnya merupakan penyatuan peraturanperaturan mengenai Pengelola Barang Milik Negara (BMN) yang telah ada
sebelumnya. mengatur hal-hal yang belum tertampung dalam peraturanperaturan yang ada sebelumnya, dan memberikan landasan hukum yang
lebih kuat dalam mewujudkan

tertib administrasi dan tertib pengelolaan

BMN/D dapat diwujudkan. Oleh karena itu, dengan adanya PP Nomor 6

Tahun 2006 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D)
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun
2008 diharapkan Pengelolaan dan pengadministrasian BMN/D semakin
tertib, baik dalam hal pengadministrasiannya maupun pengelolaannya,
sehingga di masa mendatang dapat lebih efektif dan efisien.
Adapun pengertian Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D) sesuai
dengan pasal 1 angka 10 dan 11 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004
adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN/D atau
berasal dari perolehan lain yang sah. Selanjutnya, dalam pasal 2 ayat (2) PP
Nomor 6 Tahun 2006, dari pengertian BMN/D yang berasal dari perolehan
lain yang sah dimaksud dirinci dalam 4 bagian, yaitu:
a. Barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan/sejenisnya,
b. Diperoleh sebagai pelaksanaan perjanjian/ kontrak,
c.

Diperoleh berdasarkan ketentuan undang-undang, dan

d. Diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh

kekuatan hukum tetap.
Menindaklanjuti

ketentuan

dalam

PP

Nomor

Tahun

2006

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun

2008,

telah

diterbitkan

Peraturan

Menteri

Keuangan

120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara

Nomor
yang

bertujuan mewujudkan tertib administrasi dan mendukung terwujudnya tertib

Penatausahaan BMN, namun demikian masih perlu dibuat suatu pedoman
Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) yang mengatur lebih teknis
tentang prosedur/tatacara penatausahaan Barang Milik Negara.
Untuk mengimplementasikan PP Nomor 6 Tahun 2006 tersebut, salah
satunya maka dibuatlah Pedoman Kerja dalam Penatausahaan Barang Milik
Negara di lingkungan Universitas Negeri Jakarta. Penatausahaan BMN
meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan BMN yang di dalamnya
juga termasuk barang persediaan. Dalam rangka mewujudkan tertib
administrasi, penatausahaan BMN melaksanakan tugas dan fungsi akuntansi
serta pelaporan
Sedangkan

BMN sebagai bahan penyusunan neraca satker.

penatausahaan

BMN

dalam

rangka

mewujudkan

tertib

pengelolaan BMN adalah menyediakan data agar pelaksanaan pengelolaan

BMN dapat dilaksanakan sesuai dengan azas fungsional, kepastian hukum,
transparansi, efesiensi, efektif, akuntabilitas dan kepastian nilai.

Tujuan
Pedoman kerja Penatausahaan Barang Milik Negara di lingkungan
Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Universitas
Negeri Jakarta, ini bertujuan untuk memberikan petunjuk umum dan khusus
bagi pelaksanaan penatausahaan Barang Milik Negara yang berada di
lingkungan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas
Negeri Jakarta

dalam rangka mewujudkan tertib administrasi dan

mendukung terwujudnya tertib pengelolaan BMN dan pelaporannya.

3

Ruang Lingkup
Pedoman kerja penatausahaan Barang Milik Negara berlaku untuk
seluruh pelaksanaan penatausahaan Barang Milik Negara pada Sub Bagian
Perlengkapan Biro Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Negeri
Jakarta (mengacu pada ps. 3 PMK 120/PMK.06/2007), sedangkan sasara
penatausahaan BMN di lingkungan BAUK meliputi:
1. Semua BMN dari pembelian atau peroleh atas beban Anggaran
Pendapatan Bukan Negara (APBN)
2. BMN Berasal dari perolehan lainnya yang sah, meliputi barang yang
diperoleh

dari

pelaksanaan

hibah/sumbangan/sejenisnya,

perjanjian/kontrak,

diperoleh

diperoleh

sebagai

berdasarkan

putusan

pengadilan yang telah memperoleh ketentuan hukum yang berada dalam

penguasaan Universitas Negeri Jakarta.

PROSEDUR KERJA

I.

PENDATAAN DAFTAR BARANG RUANG (DBR)

1.

Membuat tim penatausahaan Barang Milik Negara dibawah koordinasi

Kabag UHTP (mentor)

2.

Menyusun Rencana Kerja pelaksanaan Penatausahaan Barang Milik

Negara

3.

Mengumpulkan dokumen sumber

4.

Menyiapkan data awal dari daftar barang yang akan dibuat Daftar
Barang Ruangan

5.

Menyiapkan Kertas Kerja Pembuatan Daftar Barang Ruangan (DBR)

beserta petunjuk pengisiannya.

6.

Menyiapkan format untuk mendata barang yang berada dalam ruangan

sesuai kondisi sekarang .

7.

Melakukan pemetaan yaitu : a) menyiapkan denah lokasi, b) memberi

nomor dan nama ruangan dan penanggungjawab ruangan pada denah
lokasi

8.

Mendata barang sesuai dengan kondisi yang ada dalam ruangan.

9.

Mencatat hasil pendataan ke dalam format Daftar Barang Ruangan

(DBR).

10. Mengelompokkan Barang sesuai kodefikasi barang, identitas (merek,

spesifikasi) dan keterangan yang ada.
11. Membandingkan data DBR hasil cek lapangan dengan data DBR yang
sudah ada dalam aplikasi, dengan tahapan sebagai berikut:
a. Lihat data BMN pada DBR hasil cek lapangan secara urut
b. Mencari kemungkinan kemiripan BMN yang ada pada DBR hasil cek
lapangan dengan DBR yang sudah ada, dilihat dari merk, spesifikasi
tahun perolehan dan keterangan yang ada.

c. Apabila pada DBR yang lama tidak ada maka cari dalam Register
Transaksi Harian (RTH), transaksi pembelian, hibah masuk dan
reklasifikasi masuk mulai dari tahun 2008 sampai dengan 2013.
d. Apabila diketemukan BMN yang dicari pada RTH tetapi kemiripan
hanya dari merk atau spesifikasi maka pilih Nomor Urut Pendaftaran
(NUP) terbesar yang tahun perolehannya lebih muda.
12. Mencatat hasil perbandingan antara DBR hasil cek lapangan dengan
DBR yang sudah ada.
13. Menyesuaikan DBR hasil perbandingan di dalam aplikasi.
14. Mencetak DBR yang sudah sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
15. Memasang Label pada barang sesuai daftar DBR yang sebenarnya.
16. Menyampaikan laporan secara berkala kepada atasan langsung

II.

PERPINDAHAN BARANG

1.

Penanggung Jawab Ruangan melaporkan usulan perpindahan barang

kepada Kepala BAUK dengan melampirkan format usulan.

2.

Kepala BAUK mendisposisikan kepada kepala Bagian UHTP untuk

mendata barang yang akan dipindahkan.

3.

Kabag UHTP mendisposisikan kepada Subag Perlengkapan untuk

mendata barang yang akan dipindahkan.

4.

Subbag perlengkapan bersama dengan penanggung jawab ruangan

melakukan proses perpindahan barang dari ruangan asal ke ruangan
yang dituju.

5.

Subbag perlengkapan membuat Berita Acara perpindahan barang yang

ditandatangani oleh masing-masing penanggung jawab ruangan
(Penanggung Jawab Ruangan Asal dan penanggung jawab ruangan
yang dituju) dan diketahui oleh Kepala BAUK.

6.

Subbag perlengkapan merubah daftar barang ruang (DBR) pada

aplikasi untuk masing masing ruangan baik ruangan asal dan ruangan
yang dituju.

7.

Subbag perlengkapan mencetak daftar barang ruang (DBR) yang baru

untuk mengganti DBR yang lama agar dipasang kembali pada ruangan
masing-masing.

III.

BARANG RUSAK

1.

Penanggung jawab ruangan mendata barang yang sudah rusak berat

atau sudah tidak dapat digunakan.

2.

Penanggung jawab ruangan melaporkan daftar barang rusak berat

tersebut kepada Kepala BAUK dengan mencantumkan sedikitnya nama
barang, Nomor Urut Pendaftaran (NUP), merk/spesifikasi, tahun
perolehan dan kode barang sesuai dengan yang ada pada DBR.

3.

Kepala BAUK mendisposisikan kepada Kabag UHTP untuk mengecek

daftar usulan barang rusak dari Penanggung Jawab ruangan.

4.

Kabag UHTP mendisposisikan kepada subag Perlengkapan untuk

memeriksa kebenaran dari usulan penanggung jawab ruangan.

5.

Subbag

perlengkapan

mendata

barang

penanggung jawab ruangan untuk kemudian

yang

diusulkan

oleh

dilakukan pengecekan

kesesuaian antara laporan dengan kondisi yang sebenarnya.

6.

Subbag perlengkapan membuat laporan hasil pengecekan kesesuaian

antara laporan dengan kondisi yang sebenarnya kepada Kepala BAUK
mengenai kondisi barang yang diusulkan oleh penanggung jawab
ruangan.

7.

Kepala BAUK mempertimbangkan hasil laporan tersebut, apabila

barang tersebut masih bisa diperbaiki akan diusulkan perbaikan, dan
apabila barang tersebut dalam hal diperbaiki nilai ekonomisnya besar
maka akan disimpan pada gudang perlengkapan untuk dilakukan
usulan penghapusan.

IV.

PENGHAPUSAN
Penghapusan

sarana dan prasarana merupakan kegiatan

pembebasan sarana dan prasarana dari pertanggungjawaban yang berlaku

7

dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Tujuan penghapusan

adalah:

1)

untuk

mencegah

atau

sekurang-kurangnya

membatasi

kerugian/pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang

kondisinya semakin buruk dan tidak dapat digunakan lagi. 2) Meringankan
beban

kerja

pelaksana

inventaris,

3)

membebaskan

ruangan

dari

penumpukkan barang-barang yang tidak digunakan lagi, 4) membebaskan

barang dari tanggungjawab pengurus kerja.
Tata cara Penghapusan
1.

Satker/Pengurus

barang

menyusun

daftar

barang

yang

akan

dihapuskan, tahun pemerolehan, nomor aset/nomor urut pendaftaran,

spesifikasi/identitas teknis, jenis, kondisi, jumlah nilai buku dan/atau
nilai perolehan.
2.

Satker/pengurus mengusulkan penghapusan ke Kuasa Pengguna

Barang/WKPB yang dilampiri daftar barang yang akan dihapuskan.

3.

Kuasa Pengguna Barang/ Kepala BAUK

mendisposisikan usulan

penghapusan ke Kabag UHTP untuk ditindaklanjuti

4.

Kepala BAUK membuat Panitia Penghapusan

5.

Panitia meneliti barang-barang yang akan dihapus

6.

Panitia Membuat Berita Acara Penelitian

7.

Pembantu Rektor II/Ketua Panitia mengusulkan kepada Sekretaris

Jenderal Depdiknas Biro Perlengkapan

8.

Menteri Pendidikan Nasional mengeluarkan Keputusan Penghapusan

dengan catatan dilelang atau dihapuskan.

9.

Kalau dilelang Dinas Pendidikan membentuk Panitia Lelang

1) Panitia pelelangan meminta bantuan Kantor Lelang Negara
setempat untuk melelang barang yang dihapus
2) Penjualan melalui Kantor Lelang Negara, dan dana hasilnya disetor
ke Kas Negara setempat
3) Pejabat Kantor Lelang Negara membuat risalah lelang berikut bukti
setoran hasil lelang kepada sesjen

10. Bila barang dimusnahkan membentuk panitia pemusnahan

11. Barang yang telah dihapus, dikeluarkan dari buku induk dan buku
golongan barang inventaris.

FORMAT DAFTAR BARANG RUANG

(DBR)
Nama UPB
Kode UPB
No.
Urut
Pedaf
NO.
taran
(NUP)

:
:

Merk/Type

Kd
Barang

KODE RUAGAN

jumlah

Identitas Barang
Nama
Barang

NAMA RUANGAN

Penguasaan

Ket

Th.
Perl

Jakarta, .....
Penanggungjawab Ruangan

...........................................
NIP .....................................

FORMAT USULAN PERPINDAHAN BARANG

Nama Ruangan:

NO.

No. Urut
Pedaftaran
(NUP)

KODE RUANGAN
Nama Ruan Dokumen

Identitas Barang
Nama
Barang

Merk/Type

Kd
Barang

usulan

Th.
Perlh

gan yang dituju

:
Kode
Ruangan
Yang
dituju

Keterangan

Jakarta, ............
Penanggungjawab
Ruangan

...........................................
NIP .

10

FORMAT LAPORAN BARANG RUSAK

Nama UPB
Kode UPB

NO.

:
:

No.
Urut
Pedaf
taran

(NUP)

Merk/Type

Kd Barang

KODE RUANGAN

jumlah

Identitas Barang
Nama
Barang

NAMA RUANGAN

Penguasaan

Ket

Th.
Perl

Jakarta, ........
Penanggungjawab Ruangan

...........................................
NIP .....................................

11

FLOWCHART PENDATAAN DAFTAR BARANG RUANG (DBR)

No.

Tim

Ka UHTP

Subbag
Perlengkapan

Ka. Biro

Mulai

Mengusulkan
Tim

Membuat Tim
Kerja

Menyusun
Pelakssanaan

Mengumpulkan
Data Sumber,
data awal

Pemataan

Mendata BMN
Sesuai Kondisi

Mecatat hasil
pendataan ke
dalam blanko
DBR sesuai
kondisi yang ada

Mebandingkan DBR
lama dengan DBR
baru

Merek/sp
esifikasi,
perolehan
keteranga
n

RTH
Bila Tidak ada

12

Bila ada

Mencatat hasil
perbandingan

Menyesiaian DBR

Memasang Label

Menyampaikan
laporan

BAUK
Selesai

13

FLOWCHART PERPINDAHAN BARANG

No.

Ka. Biro

Ka UHTP

Subbag
Perlengkapan

Penanggung Jawab
Ruangan
Mulai

Membuat
disposisi

Melaporkan usul
perpindahan
dokumen

Membuat
disposisi
Melakukan
perpindahan

Membuat Berita
Acara Perpindahan

Merubahan DBR

Mencetak dan
Memasng
Kembali DBR

Selesai

14

FLOWCHART LAPORAN BARANG RUSAK

No.

Ka. Biro

Ka UHTP

Subbag
Perlengkapan

Penanggung
Jawab Ruangan
Mulai

Menerima laporan

Mendata barang
yang rusak

barang rusak

Membuat
disposisi
Membuat disposisi
ke Subbag

Perlengkapan

Mendata barang
yang rusak

bisa diperbaiki

Membuat
Laporan hasil
pencekan

Mempe
rtimba
ngkan

Tidak bisa diperbaiki

Masuk gudang
proses
penghapusan

Perbaikan

Selesai

15

FLOWCHART PENGHAPUSAN

No.

KPB/Unit Kerja

PgB/F &P

Panitia
Penghapusan

KPB/WR

Mulai

Daftar usulan
penghapusan

Daftar usulan
penghapusan
- Surat
Permohonan
-Rincian data
barang
Menyusun

2
Daftar usulan

Mengadakan
penelitian

Dokumen usulan
penghapusan

Menyusun dan
mengusulkan

Dokumen
usulan

Dokumen
usulan

Dokumen
usulan

Selesai

16

KEGIATAN

1. Mengusulkan penghapusan barang/menindaklanjutai hasil inventarisasi

- Surat permohonan
- Rincian data barang
2. Menyusun daftar barang untuk dihapuskan
- Disposisi
- Daftar barang dari unit kerja
3. Mengadakan penelitian ulang/verifikasi terhadap barang yang akan
dihapuskan
- Berita Acara Penelitian
- Daftar barang
4. Menyusun dan mengusulkan daftar barang yang diusulkan/tolak untuk
dihapuskan
- Laporan hasil Penelitian
- Dokumen dari instansi terkait
5. Mengusulkan penghapusan barang dan menginformasikan ke unit kerja
- Daftar barang yang dihapuskan
- Surat
6. Menetapkan penghapusan
- Surat Keputusan
7. Menindaklanjuti pemindahtangan

17

DAFTAR PUSTAKA

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara,

2. PP Nomor 6 Tahun 2006 jo. PP 38/2008

tentang Penatausahaan

Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D)

3. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan
Barang Milik Negara/Daerah.
4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 78 Tahun 2014 Tentang Tata Cara
Pelaksanaan Penghapusan Barang Milik Negara.
5. Peraturan

Menteri

Keuangan

Nomor

29

Tahun

2010

Tentang

Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.

6. Prosedur Operasional baku Penghapusan Barang Milik Negara IPB

18