PROPOSAL PENAWARAN

SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN RESTAURANT
& CAFFE (SIMRESCA)

PT. INDO MATRIX MEDIATAMA

JL. SALENDRO TIMUR III NO 7 BANDUNG 40275
PHONE/FAX : 022 7321279
EMAIL : service@indomatrixgroup.com
Website : www.indomatrixgroup.com

SURAT PENAWARAN
Kepada Yth.
Pimpinan Perusahaan
Di

Tempat.

Dengan hormat,
PT. INDOMATRIX MEDIATAMA memiliki software house

bisnis

yang

menangani bidang khusus dalam pengembangan pembuatan aplikasi software. PT.

INDOMATRIX MEDIATAMA lebih

fokus

dan

menitik beratkan dalam

memberikan layanan pembuatan, pengembangan, dan memaksimalkan kinerja

software.
Sistem Informasi Manajemen Restaurant & Caffe yang kami kembangkan
mempertimbangan estetika, fungsionalitas dan nilai tambah. Dalam hal estetika,
INDOMATRIX MEDIATAMA memberikan hasil

yang atraktif dan menarik

sesuai dengan citra instansi/perusahaan.

Melalui surat penawaran ini, kami menawarkan proposal penawaran Sstem
Informasi Manajemen Restaurant & Caffe. Adapun proposal penawaran Sistem
Informasi Manajemen Restaurant & Caffe yang kami tawarkan, telah dilampirkan
bersamaan dengan surat ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima
kasih.

Hormat Kami,
INDOMATRIX MEDIATAMA

I.

PENDAHULUAN
Sistem informasi mempunyai peranan yang vital dalam organisasi bisnis,
terutama yang bergerak dibidang jasa. Sistem Informasi idealnya harus
menjadi tulang punggung perusahaan jasa. Restaurant & Caffe sebagai salah
satu perusahaan kuliner memang sudah seharusnya memiliki System
Informasi Manajemen Restaurant & Caffe yang dapat mengintegrasikan
fungsi-fungsi bisnis terkait. Mulai dari Front Office sampai ke Finance dan
Accounting. Sehingga memudahkan koordinasi, pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan.
Sebuah Sistem Informasi Manajemen Restaurant & Caffe tentunya akan
sangat

membantu

manajemen

dalam

memberikan

layanan

kepada

pelanggan dan memperoleh perfomansi yang maksimal untuk sebuah

manajemen. Sebagai contoh: Sebuah reservation system yang dipakai tidak
hanya bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah proses, tetapi bisa
juga berdampak pada kerapian sistem administrasi dan menekan sekecil
mungkin

tingkat

kebocoran

keuangan.

Informasi

transaksi

dapat

dimanfaatkan oleh pihak manajemen untuk mengevaluasi semua transaksi

yang ada. Misal jenis menu mana yang paling banyak dipesan tamu, pada
bulan-bulan berapa pengunjung terbanyak, serta laporan-laporan lainnya
yang bahkan bisa digunakan oleh pihak marketing untuk menentukan
strategi pemasarannya.

II.

TUJUAN PEMBUATAN SOFTWARE

Adapun tujuan yang dapat diperoleh dari sebuah perancangan dan
pengembangan sebuah Software adalah sebagai berikut :

Memudahkan proses manajemen perusahaan sehingga menjadi

lebih powerful.
Meningkatkan kinerja perusahaan.
Meningkatkan kinerja SDM dalam perusahaan
Meningkatkan
layananan prima pelayanan dan nilai jual

dengan standar pelayananan yang lebih professional.

Meningkatkan kepuasan pelanggan sehingga brand awareness
dan customer loyality akan meningkat.

III. PRODUK SIMRESCA DARI INDOMATRIX

Guna membangun Sistem Informasi Manajemen Restaurant & Caffeyang baik,
maka dikembangkanlah arsitektur system dengan diagram sebagai berikut :

SIMRESCA
Modul
HRD,
Modul Guess &
Modul F & B
Room Services Payroll, & Presensi
Modul Akuntansi
& Finance

RESTOURANT

RESERVASI

FRONT

OFFICE/KASIR

MARKETING

SIM
RESTAURANT
&
CAFFE

INVENTORY
MANAJEMEN/
ROW MATERIAL
TRANSACTION

RECIPE
MAINTENANCE

REPORT

Modul Data
Center

REPORT

Modul
Management
Modul
Purchasing Modul Asset INVENTORY

IV. MANFAAT IMPLEMENTASI SIMRESCA

Ada

banyak manfaat

yang diperoleh

perusahaan ketika menggunakan

SIMRESCA, antara lain adalah sebagai berikut:

1. Mencegah

terjadinya

duplikasi

data,serta

membantu

operasional

Restaurant & Caffe, dalam meminimalisir terjadinya human error.

2. Dapat menyediakan informasi yang lengkap tentang kegiatan seluruh divisi
di instansi/perusahaan.
3. Mempermudah kinerja yang berkesinambungan di seluruh departemen.
4. Real-time,SIM Restaurant & Caffe update data keuangan, inventory, serta
pelayanan secara real time. Selain itu laporan/report keuangan, data per
unit/bidang dapat disusun berdasarkan kelompok pelanggan serta dapat
diterbitkan secara real-time setiap saat.
5. Human Resources, Mampu menjadikan seluruh perusahaan dan anak
perusahaan berada dalam satu sistem yang terkoneksi, menjadikan
kemudahan dalm hal mutasi, promosi, atupun demosi.
6. Pengambilan keputusan yang lebih baik dan efektif, Para pemegang
keputusan / manajemen dapat melakukan pengawasan secara real-time
pada

setiap

aktivitas

di

komputer

pengguna,

monitoring

status,

pendapatan yang telah dicapai laba/rugi, serta laporan dan dokumen

lainnya

yang

telah

termasuk

dalam

Sistem

Informasi

Manajemen

Restaurant & Caffe.

7. Laporan Keuangan mencantumkan data riwayat piutang secara lengkap
dan rinci, pencatatan akunting dilakukan dengan jurnal tanpa re-entry
untuk seluruh komponen data yang pernah ada, Jurnal untuk kepentingan
akuntansi keuangan dan akuntansi biaya dilakukan sekaligus secara
bersamaan, Akuntansi biaya telah mendukung kebijakan tarif yang dapat
menghasilkan

laporan

periodik

tanpa

re-entry.

Seluruh

data

yang

diperlukan dapat dikonversikan menjadi file-file dalam format Microsoft

Office, PDF, ataupun txt untuk keperluan analisis
8. Hierarki, Pengaturan hak akses berjenjang,

berdasarkan ketentuan

manajemen dan klasifikasi jenjang jabatan. Multi User dan Multi group.
9. Sistem Back Up + Disaster Recovery, mampu melakukan back up data
secara otomatis ke media tape, HD, ataupun media lainnya secara real
time, berkala, ataupun periodik. Penyimpanan data back up pada
perangkat keras pendukung di lokasi yang berbeda dengan lokasi
Restaurant & Caffe juga sduah mampu dilakukan.

V.

TAHAP

PELAKSANAAN

IMPLEMENTASI

SIM

RESTAURANT & CAFFE

5.1.

Perencanaan
Proses perencanaan ini adalah proses pemilihan alur yang akan
dibuat DFD (Data Flow Diagram), .

Hal-hal

yang perlu

dilakukan

mencakup pekerjaan pengumpulan data yang akan ditampilkan pada

SIM Restaurant & Caffe yang akan direncanakan. Data-data

yang

diperoleh kemudian dianalisa berdasarkan karakteristik data dan

kebutuhan (waktu yang dibutuhkan untuk perubahan data, tingkat
kerumitannya).
5.2.

Pembuatan
Proses pembuatan Software SIM Restaurant & Caffe adalah proses
pembuatan

halaman-halaman

yang

berisi data-data

yang

diperoleh dari proses sebelumnya. Hal-hal yang harus dilakukan

terutama

adalah

pengaturan

dan struktur

sistematika

dan

navigasi penyajian informasi untuk pembuatan program (aplikasi)

yang akan dijalankan di komputer server.
5.3.

Implementasi / Penempatan

Setelah pembuatan selesai, maka konten konten tersebut perlu

ditempatkan

pada

server

yang terhubung

. Selain itu dilakukan

juga testing terhadap kelayakan Software tersebut.

5.4.

Maintenance / Perawatan

Untuk menjamin aktualitas informasi yang disajikan, konten-konten pada

desktop perlu diawasi, dikembangkan, dan diperbaharui secara berkala.
Hal ini diperlukan untuk mengatasi optimalisasi operasional tehnis.

VI. PRODUK DAN LAYANAN

1. Software Maintenance
Software Maintenance ini bertujuan agar tetap menjaga optimalisasi operasional
teknis dalam pengelolaan software secara berkala dengan penanganan khusus
bagi erusahaan yang tidak mempunyai staf khusus IT.
Tujuannya adalah sebagai berikut :

Agar Software dapat dikelola lebih baik

Memban tu pengelolaan software dengan content yang up todate

untuk dipublikasikan.
Conten Software dapat di up grade sesuai dengan kebutuhan.

VII. PENGERJAAN
Tahapan pekerjaan yang akan dilalui dalam membangun SIMRESCA pada sebuah
perusahaan per Restaurant & Caffe adalah sebagai berikut :

NO

Framework
Project Management

Initiation
Preliminary Scope Statement
Determine Project Team from Website side
Project Charter
Project Plan

Planning
Business & System Analyze
Business Requirement Design
Functional System Design
High Level Development Plann

Development
Infrastructure Development
Modul Development
Database Development
System Integration Testing (SIT)

Acceptance
Change Management Program
Training
Test Plan and Scenario
User Acceptance Test (UAT)

Go Live
Implementation Plan
Migration Execution
Hand Over and Training
Documentation

Review
Post Implementation Review

Pengerjaan Software ini direncanakan berlansung selama kurang lebih 4 bulan

setelah semua data di terima. Asumsi yang ada adalah data telah tersedia.
Rencana 1 bulan tersebut kami perkirakan setelah dimasukkannya kesulitankesulitan

yang tak terduga

seperti

keterlambatan /kekurangan data

dan

sebagainya, jika tidak ada kesulitan-kesulitan yang kita perkirakan sebelumnya

Software bisa selesai sebelum waktu tersebut berlalu.

VIII. PAKET LAYANAN DAN HARGA PRODUK

Front Office:
1.Reservation
2.Chek-in
3.Guest list
4.Forecast
5.Cashier FO
6.Billing
Transaction
7.Other Income
8.Night Audit
9.House Keeping
10.Mini Bar
11.Laundry
12.Restaurant
13.Bar
14.Spa
15.Management
report

Back Office:
1.Account
Receivable
2.Transfer From FO
& Income Jurnal.
3.Account Payable
4.Transfer Form
Purchase&Paymen
t Journal
5.Budget
6.General Journal
7.General Ledger
8.Update account
9.Trial Balance
10.Income
statement
11.Cost control
12.Inventory
13.Payroll
14.receiving Record
15.Store Requisition

Restaurant:
1.Order
2.Cashier
3.Booking table
4.Meals Update
5.Popularity&M
enu Report
6.Officer Check
7.Detail
Payment
Chasier report
8.Daily Sales
F&B report
9.Daily Income
Report

SPA:
1.Cashier
2.Billing
3.Bookin
g
4.Menu
Update
5.Popular
ity
Report
6.Daily
Income
Report
7.Guest
data
base
8.Mini
Bar

PAY ROLL:
1.Absen Report
2.Salary report
per
departement
3.Summury
Report for all
departement
4.SPT PPH
Pasal 21
5.Service
Charge slip
6.Monthly
Salary report
7.Yearly Salary
report
8. Yearly Salary
report form
9.Vacation
report
10.MIS
Personel
report
11.Employee
Transaction
Report
12.Salary
report
13.Service
Charge
report

All
program
1.FRONT
OFFICE
2.BACK
OFFICE
3.RESTAU
NT
4.SPA
5.PAYROL
6.KARAO

SEMUA
SOFTWAR
AKAN
TERINTER
ASI SATU
SAMA LA

Aplikasi SIMRESCA :
Aplikasi Layar Sentuh (Touch Screen)
Posting Bill Ada 4 Pilihan, Yaitu :
-

Cash
Kredit
Debet
City Ledger (Bagi Member)

Satu Meja Bisa Berbeda No Member

Meja Di Pisah Per Section
Ada Menu Print Bill Untuk member yang Belum Bayar
Ada Juga Print Bill Untuk Pembayaran
Bill Bisa Jadi Satu,disaat Print antara Pemesanan Bill Dan Pembayaran Bill
Ada Fitur Voip Sistem Untuk Supervisor (Sebelum Pembayaran)
Ada Fitur Rebet Sistem Untuk Supervisor (Sesudah Pembayaran)
Tip Bisa Di Masukan Ke Bill
Adanya Fitur Split Bill Pemisah Bill
Adanya Seating Number
Pencarian Menu Bisa Perkategori Dan Pencarian Berdasarkan Suggest
Print Out Untuk Order Menu Bisa Di Pisah Antara Kitchen dan Pantry
Ada Memo Food/Tambahan Pesanan
Tampilan No Bill , No Meja/Jumlah Tamu
Ada Fitur Cancel Transaksi.

PAKET HARGA SIMRESCA

I.

Premium terdiri dari : All program Software keseluruhan telah terintegrasi

II.

Standart, terdiri dari:

1. SIMOTEL Frontoffice
2. SIMOTEL Outlet
3. SIMOTEL Housekeeper
4. SIMOTEL Accounting
5. SIMOTEL Administrator

III.

Basic, terdiri dari:

1. SIMOTEL Frontoffice
2. SIMOTEL Housekeeper
3. SIMOTEL Administrator

*Semua Harga Paket sudah termasuk maintenance selama 6 Bulan (Free 6 Bulan
Maintenance)
*OPTIONAL : HARDWARE REQUIREMENTS MINIMUM.
Hardware :
Pc Touch Screen
Printer barcode
Scaner barcode

Tools penunjang lainnya.

*Catatan:
Optional untuk Hardware (hanya ilustrasi minimum penggunaan spesifikasi hardware)
tidak termasuk dalam penawaran harga paket SIMRESCA.

SCREEN SHOOT DESKTOP BASE

TOUCH SCREN SYSTEM

DESKTOP RESTOURAN (MANUAL SYSTEM)

IX. PENUTUP
Demikian proposal penawaran ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami
ucapkan terima kasih. Semoga kita dapat menjalin hubungan kerjasama yang lebih baik disaat
ini dan dimasa mendatang.

Bandung, 2014
Hormat Kami,

INDOMATRIX MEDIATAMA