Notulen rapat tinjauan manajemen mutu

1. 1. NOTULEN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN MUTU Hari/Tanggal : Rabu, 25

Agustus 2010 Acara: 1. Pembukaan 2. Arahan Kepala Sekolah 3. Pembahasan hasil
Audit Internal oleh Pak Edy 4. Pembacaan Doa 5. Penutup Hasil Rapat: Arahan
Kepala Sekolah Audit internal melihat secara mikro kegiatan/perbaikan selama enam
bulan. Semua itu akan menjadi potret kegiatan selama satu tahun pelajaran. Dalam
tinjaun Manajemen Mutu ada yang akan dibahas berkaitan dengan upaya
peningkatan pembelajaran di SMK Negeri 1 Palu, berkaitan dengan hal tersebut
dihimbau kepada masing-masing pokja agar senantiasa melakukan proses berdasarkan
sasaran mutu yang telah ada. Dan apabila ada menemukan kendala ditelusuri titik
permasalahannya, carikan solusinya bilamana persoalan tersebut tidak dapat ditangani
oleh pokja bersangkutan, segera dikemukakan dalam rapat-rapat umum atau
pertemuan rutin ISO. Kebijakan mutu masih relevan untuk kebutuhan jangka
panjang, hanya saja ada hal penting yang harus dibudayakan didalam prosesnya
yaitu kejujuran atau transparansi agar setiap proses dapat ter baca oleh semua pihak
sehingga komunikasi dapat terjalin dengan sehat tanpa ada prasangka atau perasaan
was-was dalam segala hal. Sasaran Mutu dapat menjangkau kebutuhan jangka
panjang, asalkan step by step prosedur dilakukan sesuai dengan standar operasional
prosedur yang ada, dan apabila ditemukan ketidak sesuaian segera adakan peninjauan
kembali sesuaikan dengan kenyataan pasar atau lingkungan yang ada. Bagi Sasaran
Mutu yang sudah tercapai dengan target yang ditentukan, selayaknya di masa yang
akan datang diperbaiki dalam artian targetnya ditingkatkan. Dalam menjalankan ISO
harus iklas mulai dari membuat perencanaan, dalam pelaksanaannya, senantiasa
dilakukan sungguh-sunggu dan terbuka mau bekerja sama dalam hal pengawasan
melekat oleh pihak manajemen representative dan dapat memotret diri kita sendiri
tidak saling menyalahkan tetapi saling mengingatkan. Keberhasilan bukan hanya
dibuktikan dengan kerja keras sendiri tetapi lebih mengutamakan kebersamaan dan
sejauh mana tim dapat menduplikasi keberhasilan yang lebih mampu dan yang sudah
mampu mau mengkader tim yang belum mampu atau yang baru yang masih harus
banyak belajar. Pada intinya bagi tim ISO yang lama agar dapat membantu tim ISO
yang baru. Temuan- temuan hasil audit yang dilakukan oleh tim auditor secepatnya
diperbaiki oleh pihak auditee setelah dilaksanakan rapat tinjauan manajemen Sesuai
dengan laporan auditor bahwa masih ada auditee yang belum di audit yaitu pokja
penerimaan siswa baru (PSB) hal ini disebabkan karena auditee belum siap, oleh
sebab itu hari
2. 2. ini disepakati hari senin akan dilakukan audit oleh Bapak Aminuddin, Ibu Rosmina
dan Ibu Ratna. Bu Sakka, S.Pd. Temuan yang dianggap signifikan di BK adalah tidak
lengkapnya data dari pasangan sesama auditee di BK, pernyataan ini membuat
konsultan penasaran dan menekan oknum yang bersangkutan membuat komitmen
berupa surat pernyataan dan berjanji bekerja lebih baik untuk kelancaran pencapaian
sasaran mutu yang ditentukan. Salah satu solusiyang juga ditawarkan adalah
dilakukan action untuk memenuhi segala kekurangan yang ditemukan oleh tim
auditor. Dibuatkan catatan untuk DQS, dapat dibantu oleh yang lain, kewenangan
wakasek dapat melakukan penyegaran dengan berkoordinasi dengan top manajemen.
Bu Isramiwati,S.Pd / Waka Prasarana Berdasarkan hasil rapat top manajemen bahwa

kepala bengkel diaktipkan kembali mengingat sekolah kita adalah sekolah kejuruan,
perlu ada ka.bengkel dimasing-masing jurusan yang bertugas mengimpentarisasi dan
merawat barang inventaris yang ada. Cuma saya bingung apakah harus dibuatkan
SOP tersendiri atau dimasukan dimasing-masing jurusan?.
Solusi dari Ibu
Hj.Anayanthy: bias dimasukkan ke masing-masing jurusan dan dapat pula
dimasukkan ke SOP sarpras diuraian tugas tapi apakah tidak overlep dengan jurusan,
apa tidak sebaiknya mengangkat teknisi saja itu lebih dibutuhkan untuk menjaga dan
merawat alat yang ada. Tanggapan dari Ibu Dra. Nuraeni: dapat ditinjau kembali
tugas kabengkel, karena tugasnya tidak terbatas pada mengumpulkan tapi paling
tidak memilki kompetensi untuk dapat memperbaiki jika ada yang rusak. Tanggapan
dari Ibu Dra.Hasnapati: kabengkel berada di bawah Waka Sarpras, kaprog di bawah
kurikulum, oleh sebab itu sebaiknya kepala bengkel dimasukan di SOP sarpras karena
ka.bengkel disamping merawat juga bertugas menerima dan mencatat barang yang
masuk. Tanggapan dari Bapak Drs. Aminuddin: Hanya persoalan substansi, tak ada
operlap asal sesuai garis komando; kabeng di bawah sarpras, Kaprog di bawah
kurikulum Solusi dari Bapak Edy Putrajati Aktivitas bengkel tetap di bawah sarpras.
Sebelum dituangkan dalam SOP perlu ada tim adhock yang teridiri dari Waka Kur,
Waka Sarpras, Ketua program dan Ka. Bengkel masing-masing jurusan untuk
membicarakan mekanisme agar tidak terjadi overlep dimaksud. Ibu Dra. Hj. Anayanty
Berdasarkan hasil audit kami bahwa di Tata Usaha tidak ada program kerja sehingga
tidak dapat ditentukan pencapaian targetnya, dan belum ada pemerataan tugas
hampir semua pekerjaan dikerjakan oleh satu orang ini berdampak negatif kepada
stikholder sekolah, seharusnya kepala tata usaha membuat program kerja dan
pembagian tugasnya sehingga semua staff terlibat dan apa yang dibutuhkan oleh guru
maupun siswa dapat terlayani dengan cepat dan
3. 3. baik. Yang paling patal tidak singronnya SOP dengan tugas sehari-hari, apakah SOP
yang menyesuaikan atau siapa yang menyesuaikan. Solusi Konsultan: Pada
prinsipnya tidak ada yang salah hanya saja sistem yang perlu diperbaiki demi
kemajuan bersama, Perlu ada koordinasi dan kemauan kerja, berikan yang tebaik
pada sekolah jangan menunggu tapi cobalah berbuat mulai dari diri sendiri sekarang
jangan menunggu atau tidak berbuat, kalau tidak mampu dikerjakan sendiri buatkan
tim untuk memperkuat program kerja TU dengan Surat Keputusan Kepala Sekolah,
personalianya: bias dari Semua Waka, Semua Kaprog, KTU dan bendahara. Yang
paling penting staff TU harus bisa menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkat
agar jangan guru yang mengurus itu akibatnya tugas mengajar terabaikan karena
kewajiban utama sekolah adalah memenuhi kebutuhan siswa, pelanggan utama bagi
sekolah adalah siswa karena itu guru harus fokus mengajar dikelas jangan terlalu
banyak disibukan dengan tugas lain-lain. Kepala Sekolah: Kenapa staf tata usaha
belum diberdayakan secara maksimal karena SDM nya masih lemah oleh sebab itu
KTU perlu membuat pelatihan khusus untuk staf tata usaha. Ibu Dra. Nuraeni : Dari
hasil audit kami ada beberapa temuan salah satunya yaitu sistem pengadaan barang,
sudah dari dulu ini menjadi keluhan kami tetapi sampai sekarang belum ada
perubahan.Dan bendahara barang ampir tidak difungsikan seharusnya yang menerima
barang itu adalah bendahara barang lalu ditulis kebuku induk. Tanggapan dari Ibu
Hasnapati: Sepengetahuan saya barang datang dicatat oleh ka bengkel itulah sebabnya
perlu ada kabengkel itu. Tanggapan dari Bapak Ketut Winaya: Tentang pengadaan
barang sudah ada aturannya dari walikota kita berpedoman dari situ kalau tidak salah
pertama dibuatkan request order duluatau permintaan barang lengkap dengan spek

barang yang diorder/ diminta, lalu diajukan ke top manajemen kalau disetujui baru
diadakan penawararan kepada suplayer termurah dan berkualitas, barang datang
diterima oleh recipe atau bendahara barang di tata usaha dan dibukukan kebuku
induk, dari situ baru diserahkan ke ka.bengkel dilengkapi dengan bukti berupa
dokumen barang. Bapak Edy / Konsultan Ini ada selembar kertas dari ibu waka
humas / ibu surajida menyatakan bahwa ada temuan dari dunia usaha anak kita
pulang tidak sepengetahuan HDR/Personalia Hotel Tanggapan Bapak Ketut
Winaya/WMM: Itu tidak dapat dikatakan temuan sebab anak masuk maupun pulang
dari hotel tidak harus sepengetahuan HDR/Personnalia, mereka sudah punya schedule
atau jadual dan untuk koordinasi
4. 4. biasanya ada supervisor atau atasannya langsung yang menghendel, siswa tidak
mungkin bisa bertemu HDR setiap hari apalagi dihotel besar seperti Clarion.
Tanggapan Ibu Dra. Hanny Rohana: Sebelumnya saya minta maaf, saya tidak
mengerti kenapa kertas itu ada ditangan bapak Edy sebenarnya itu hanya catatan kami
pokja prakerin bukan untuk konsumsi umum. Pak Ketut t Winaya/ WMM
Sehubungan dengan kepuasan pelanggan, hendaknya masing-masing pokja membuat
laporan pertanggung jawaban sesuai dengan program kerja yang dibuat sehingga kita
bisa memantau mana yang sudah dikerjakan mana yang belum. Pada waktu rapat
orang tua siswa, ada yang mempertanyakan kegiatan osis dan penggunaan dana osis,
mereka minta rincian kegiatan yang dilaksanakan disekolah RSBI ini dan
pengalokasian dana yang terpakai, mereka tidak keberatan yang penting transparan
Solusi Pak Edy: Tidak ada yang salah setiap ada kegiatan memang perlu ada laporan
pertanggung jawaban bukan hanya pertanggung jawaban keuangan termasuk
pertanggung jawababan kegiatan yang dilakukan agar tidak muncul protes dari
klayen. Berterima kasihlah kepada orang tua yang perhatian terhgadap sekolah,
contoh kepuasan pelanggan: RS Dr. Sutomo dan RSBi di Kaltim, Setiap
melaksanakan kegiatan ada analisa sebagai kinerja ke depan, ada beberapa pertanyaan
yang harus dijawab seperti : a. Apakah proses pelaksanaan lebih baik dari tahun
sebelumnya. b. Apa kekurangan dari proses yang kita laksanakan? c. Buat laporan
actionnya d. Targetnya berapa dan hasilnya bagaimana e. Apa yang direncanakan
tidak tercapai, buat analisanya, perlu ada pencataan data. f. Status yang di[perbaiki:
berapa temuan, perbaikan, dan efektif, termasuk kepuasan pelanggan >> usulan
perbaikan ke depan. Bu Ariani: Terkait perbaikan ke depan: jangan ada penugasan
yang tumpang tindih Bu Sakka : berhasil menangani 2 SOP adalah prestasi perlu
dicontoh. Pak Aminuddin: sepakat dengan Bu Sakka: apapun namanya sekolah tetap
penting, semua harus berjalan bersama, tanggung jawab, pasti akan dapat mengubah
wajah sekolah termasuk penerimaan dan kelulusan. Tanggapan Pak Edy: Tanggung
jawab adalah rohnya orang yang profesional keberhasilan ibu sakka menangani dua
SOP adalah satu contoh positip disekolah ini. Ini perlu ditiru oleh yang lainnya.
Tentang tugas tumpang tindih yang disampaikan oleh ibu ariani memang tidak perlu
terjadi karena tugas utama guru adalah mempersiapkan program pembelajaran dan
mengajar dikelas kalau terlalu banyak
5. 5. tugas tambahan akan mempengaruhi pelayanan terhadap klayen/ pelanggan yaitu
siswa. dan ingat yel,,,yel. Penutup. Kami seluruh manajemen dan karyawan SMK
Negeri I Palu berkomitmen untuk senantiasa menyediakan layanan pendidikan yang
bermutu prima dan bernilai tambah melalui penerapan sitem manajemen mutu yang
selalu taat pada persyaratan pelanggan maupunperaturan yang berlaku, terutama
dibidang pendidikan kejuruan. Kami senantiasa mengupayakan peningkatan kepuasan

pelanggan dan mitra kerja, agar kami meraih posisi terdepandalam kinerja, unggul
dalam persaiangan domestic maupun global serta cekatan menyikapi segala tuntutan
jaman. Untuk mewujudkan etos kerja yang diharapkan dan sebagai upaya
memberikan nilai bisnis yang sertategis kepada pelanggan dan mitra kerja, kami
segenap manajemen dan karyawan senantiasa menerapkan system manajemen mutu
yang mengacu pada standar internasional ISO 9001-2008 yang berlaku. Terus
menerus meningkatkan kinerja organisasi disemua sector agar sepenuhnya tanggap
dalam mensikapi harapan dan kebutuhan pelanggan, seperti dunia usaha/dunia
industry, orang tua murid/komite sekolah, dan lembaga-lembaga pemerintah maupun
swasta. Dan senantiasa melakukan proses yang baik untuk menghasilkan output dan
outcome yang optimal. Palu, 25 Agustus 2010 Disetujui Oleh, Disiapkan oleh, Kepala
SMK Neg.I Palu Waka Manajemen Mutu Dra.Hj.Selvi Ladupa I Ketut
Winaya,S.Sos,M.Si Pembina. Tkt.I Penata Muda Tkt.I Nip.19600722 198803 2 003
Nip.19700109 200701 1 021