KORESPONDENSI BISNIS

PENGERTIAN
Korespondensi bisnis adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi melalui media
surat-menyurat dalam menunjang aktivitas
bisnis
Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian
penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan
penyimpanan surat (arsip)

Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar

yang berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax

dan e-mail perusahaan. Surat keluar diberi nomor
dan kode tertentu.
Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat,
kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian
yang menangani surat tsb.
File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini
dapat dilakukan oleh masing-masing bagian atau
dipusatkan di sekretariat.

DEFINSI SURAT
1. Surat
Sutrina Dewi (2006:81.Surat merupakan salah satu
media pada saluran komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan informasi kepada
fihak lain.baik atas nama pribadi atau kedinasan.
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat
merupakan sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. Informasi yang
disampaikan dapat berupa;
pemberitahuan,
pernyataan,
perintah,
permintaan,atau
laporan

SURAT BISNIS
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat bisnis
adalah surat yang digunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis
seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha
jasa.

Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan,

surat penawaran, surat pengiriman barang, surat
penagihan, surat pembayaran, dan surat aduan.

FUNGSI SURAT
1.Alat komunikasi

Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan

yang berkaitan dengan masalah bisnis

2.Alat bukti tertulis

Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan

hukum .

3.Alat bukti historis

Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu.

4.Alat pengingat
Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk
mengetahui hal-hal yang terlupakan.

5.Duta Organisasi

Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan

mentalitas, jiwa, dan kondisi intern organisasi ybs

6.Sebagai Pedoman

Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi

misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat
dipakai sbg pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan

Prinsip Penulisan Surat

1. Correctness (kebenaran)
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa
pesan yang sebenarnya dan tidak menimbulkan miscommunication .
Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.

2. Concisceness (keringkasan)
Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa
yang sederhana dan tidak bertele-tele.

3. Completeness (kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt
mengerti isi pesan dan memberikan respon sesuai yang diharapkan
pengirim
4. Clarity (kejelasan)
Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan
penafsiran makna yang berbeda.
5. Courtesy (kesopanan)
Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain
dan menghormati hak-haknya.

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Surat bersampul
Kartu Pos
Warkat Pos
Telegram dan Teleks
Memorandum (memo)
Surat Tanda Bukti

a. Surat Biasa
b. Suat Edaran
c. Pengumuman

a. Surat Pribadi
b. Suat Dinas
c. Surat Bisnis
d. Surat Sosial

a. Surat Sangat Rahasia

b. Suat Rahasia
c. Surat Terbatas (Confidential)
d. Surat Biasa

1. Kepala surat (kop surat)

2. Tanggal surat
3. Nomor,lampiran dan hal
4. Alamat dalam
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Nama Jabatan
9. Tembusan
10.inisial

1. Kepala Surat

Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi

dengan kepala surat (kop surat)

Kepala surat merupakan wajah atau penampilan

yang pertama kali dilhat, sekaligus merupakan

ciri khas perusahaan
Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat
lengkap, nomor tilpon, nomor faksimili, alamat email, kotak pos, logo, bidang usaha atau
kegiatan

Kegunaannya
Sebagai

media pengenal identitas organisasi

yang menggambarkan wajah dan jati diri
organisasi
Sebagai sumber informasi tentang organisasi
misal-nya nama dan alamat, bidang usaha dsb.

2. TANGGAL SURAT
Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat

Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus

ditulis lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak
boleh digantikan dengan angka
Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal
ditempat-kan di sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama
kota.
Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditempatkan di bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.

Fungsi

Tanggal surat:

Sumber

informasi tentang kapan pembuatan suatu

surat.
Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha
dan kearsipan
Mempermudah penetapan waktu membalas surat
Mempermudah pengingatan kembali serta

3.A. NOMOR
SURAT
Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan

tahun pembuatan surat.

Guna nomor surat:

Membantu pengaturan surat, terutama dalam

penyimpanan dan penemuan kembali

Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat
tanpa perlu membaca isinya.
Mempermudah penunjukan surat menyurat

Penempatan nomor surat

Dalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri

atas kertas surat di bawah kepala surat

Dalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul
surat di tengah kertas bagian atas

LAMPIRAN
Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk suratsurat yang disertai berkas lain selain lembar surat ybs.
Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai
dokumen yang menyertai suatu surat.
Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada;
1. Di dalam notasi lampiran
Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah
nomor surat
Yang ditulis hanya jumlahnya.
2. Di dalam isi surat
Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang
dilampirkan, bila jumlahny sedikit
Menyebutkan secara umum bila lampirannya
banyak.

3c. Perihal

Perihal, merupakan petunjuk mengenai pokok isi

surat untuk mempermudah penerima dalam
membahas isi surat dan memberikan balasan.

Penulisan kata hal / Perihal dapat

dilakukan dengan;
1.
2.
3.

Sebelum penulisan alamat yang dituju

Setelah penulisan alamat yang dituju
Setelh penulisan salam pembuka

4. Alamat Tujuan Surat

Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu;
Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat
Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat
Kata Kepada tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan
ditempatkan pada posisi yang tepat
Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada
perusahaan, atau PO Box.
Atau sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama
orang yang dituju bergelar akademik.

5. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana
tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan
Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain;
Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr.
Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb.

6. ISI
SURAT

Isi surat bagian terpenting dari semua bagian

surat. Isi sebuah surat terdiri dari tiga alenia
yaitu;

Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi

pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok

surat
Alenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang
sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim surat.
Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh
selesai. Juga dapat berisi harapan atau imbauan dan
ucapan terima kasih.

7. Salam Penutup

Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa

hormat atau sikap akrab pengirim thd penerima
surat. Salam penutup yang lazim digunakan;

Hormat kami,
Salam hormat,
Salam takzim
Wassalam

8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan

Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung
jawab atas surat tersebut.
Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani
surat tersebut.
Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak
atas surat tersebut.

9. Tembusan
Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain
selain penerima utama.

Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan.

Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan

notasinya. Contoh;
Tembusan : Manajer Pemasaran
Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah
dan diberi nomor urut.

Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC).

Tindasan tersembunyi ini hanya dicantumkan pada surat yang

ditujukan pada pihak yang dituju.

8. Inisial
Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik
dan pengonsep surat.
Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf
kapital) dan pengetik surat (huruf kecil).
Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo
Budi Yahman, maka inisialnya adalah JK/sby

N
o
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

Contoh surat
Bentuk Lurus Penuh
Bentuk Lurus
Bentuk Setengah Lurus
Bentuk Bertekuk
Bentuk Paragraf Menggantung
Bentuk Surat Amerika Bertekuk
Bentuk Surat Inggris
Surat Pemesanan
Surat Konfirmasi
Surat Pengaduan
Surat Permintaan Informasi
Surat Ucapan Selamat
Surat Pemberitahuan Pindah Alamat
Surat Penagihan
Surat Peringatan
Surat Perintah Kerja
Surat Pengumuman
Surat Undangan
Surat Kuasa