Komunikasi

Bisnis

BAB IV : Pengorganisasian dan Revisi Pesan

Bisnis

Pengorganisasian dan Revisi Pesan Bisnis

Untuk Memenuhi Tugas Mata kuliah
Komunikasi Bisnis

Oleh Kelas D
Kelompok IV :
1. Tita Miftahul Nisa

( 32.14.1797 )

2. Ali Murtadhlo

( 32.14.1841 )

3. Fiqi Fauziah

( 32.15.1 )

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 BANYUWANGI
2016

Komunikasi
Bisnis

BAB IV : Pengorganisasian dan Revisi Pesan

Bisnis
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena
berkat rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang
berjudul Pengorganisasian dan Revisi Pesan Bisnis tepat pada waktunya.
Makalah ini bisa terselesaikan dengan baik tentu karena adanya bantuan
dari berbagai pihak. Maka dalam kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih
kepada Bapak M. Riza Pahlevi,S.Sos.,MM selaku dosen pengampu mata kuliah
Komunikasi Bisnis yang telah banyak memberikan arahan dan pengetahuan dalam
menyusun makalah ini.
Akhir kata semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi pembaca pada
umumnya dan kami pada khususnya. Kami menyadari bahwa dalam pembuatan
makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kami mengharapkan
kritik dan saran yang bersifat konstruktif untuk dapat menyempurnakan makalah
ini. Kami mengucapkan terimakasih.

Banyuwangi, Maret 2016

Penulis

Komunikasi
Bisnis

BAB IV : Pengorganisasian dan Revisi Pesan

Bisnis
DAFTAR ISI

Cover ...............................................................................................................i
Kata Pengantar ..............................................................................................ii
Daftar Isi .........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .....................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................2
1.3 Tujuan ..................................................................................................2
1.4 Manfaat ................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi Pesan Dan Proses Komposisi .................................................3
2.2 Perencanaan Pesan Bisnis ....................................................................3
2.3 Pengorganisasian dan Penyebab Pesan Tidak Terorganisir .................4
2.4 Pentingnya Pengorganisasian Pesan Bisnis .........................................5
2.5 Pengorganisasian Pesan Melalui Outline .............................................6
2.6 Revisi Pesan Bisnis ..............................................................................8
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan ..........................................................................................11
3.2 Saran ....................................................................................................12
Daftar Pustaka................................................................................................13

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Bisnis merupakan kegiatan usaha yang dijalani seseorang baik dibidang
perdagangan (niaga), perindustrian ataupun kegiatan usaha. Dalam bisnis
memerlukan beberapa tahapan seperti perencanaan (planning) ataupun forcasting
(peramalan). Dan dalam bisnis juga membutuhkan komunikasi yang baik antara
atasan dengan bawahan (vertikal) ataupun bawahan dengan sesamanya
(horizontal). Sebab komunikasi merupakan faktor utama tercapainya suatu
planning akan bisnis yang dijalani baik dalam pencapaian visi dan misi
perusahaan tersebut.
Komunikasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.
Dimana komunikasi langsung biasanya berupa intruksi maupun perintah. Namun
bentuk komunikasi itu sendiri dapat berupa verbal maupun nonverbal. Dan hasil
yang dikirimkan dan diterima dari komunikasi tersebut biasa disebut pesan.
Pesan bisnis itu sendiri ada yang tertulis maupun lisan. Namun dalam
penyusunan pesan bisnis membutuhkan pengorganisasian yang baik. Dimana
pengorganisasian yang baik dalam pesan bisnis mampu membantu audience
memahami pesan, membantu audience menerima pesan dengan mudah,
menghemat waktu audience, mempermudah pekerjaan komunikator. Namun
penyusunan pesan yang telalu panjang dan kompleks dapat menggunakan outline.
Outline adalah penyampaian pesan dengan cara garis besar, bagan ataupun skema.
Dan pengorganisasian pesan melalui outline berbeda dengan pesan biasa. Dan
dalam pesan bisnis itu sendiri terdapat tiga komposisi, yaitu perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing) dan revisi (revising). Namun revisi
dilakukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat
ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan terjadinya
kesalahan ketik atau kekurangan lainnya. Seperti yang akan dibahas dalam
makalah ini.
1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang diangkat oleh penulis berdasarkan latar

belakang sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan pesan bisnis ?
2. Bagaimana perencanaaan pesan bisnis yang baik ?
3. Apa yang dimaksud pengorganisasian pesan bisnis ?
4. Apa saja penyebab pesan tidak terorganisir?
5. Bagaimana mengorganisasi pesan melalui outline ?
6. Bagaimana cara merevisi pesan ?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan penulisan dari makalah ini sebagai berikut :
1) Mengetahui pengertian pesan bisnis dan seberapa pentingnya pesan dalam
2)
3)
4)
5)
6)

bisnis.
Mengetahui cara merencanakan pesan bisnis yang baik.
Mengetahui pengorganisasian pesan bisnis baik tulis maunpun lisan.
Memahami kendala pengorganisasian pesan bisnis.
Mengetahui cara mengorganisasikan pesan melalui outline.
Mengetahui cara merevisi pesan bisnis.

1.4 Manfaat
Adapun manfaat penulisan makalah ini sebagai berikut :
1. Memperluas wawasan mengenai pesan bisnis.
2. Memberi gambaran konsep tentang perencanaan pesan bisnis yang baik.
3. Memperluas wawasan mengenai pengorganisasian pesan bisnis.
4. Memberi gambaran mengenai kendala pengorganisasian pesan bisnis.
5. Menambah wawasan mengeni peta konsep pengorganisasian pesan bisnis
6.

melalui outline.
Memperluas wawasan dan gambaran mengenai revisi pesan bisnis.
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi Pesan Dan Proses Komposisi

Pesan adalah suatu yang dikirimkan ataupun diterima dari tindakan
komunikasi langsung baik berupa komunikasi verbal maupun nonverbal.
Dan dalam pesan bisnis terdapat langkah - langkah ketika akan menyusun,
baik secara lisan atau tertulis. Adapun proses komposisinya adalah sebagai
berikut:
a. Perencanaan pesan ( Planning )
Selama fase perencanaan, dimana kita harus memikirkan tentang
fundamental pesannya, alasan pengkomunikasian, dan audience. Bahkan

menganalisa audience agar bisa merangkai pesan untuk kebutuhan dan

harapan mereka. Kemudian memilih saluran komunikasinya dan medium
yang bisa mengcover harapan dan kebutuhan audience.
b. Pengorganisasian pesan ( Organizing )
Pengorganisasian merupakan tahap berikutnya setelah planning,
dimana mengorganisasikan ide - ide dan mulai menyusun draft pertama.
Pemilihan kata, membuat kalimat ataupun paragaf, memilih ilustrasi
ilustrasi dan rincian rincian untuk main idea bisnis.
c. Revisi pesan ( Revising )
Setelah main idea diformulasikan dan disusun dalam draft pertama,
kita

harus

melangkah

kembali

untuk

melihat

apakah

telah

mengekspresikan ide atau gagasan secara benar. Kemudian mereview isi

dan organisasikan pesan secara keseluruhan seperti style, struktur, dan
tingkat kemudahan dibaca dan diartikan maknanya oleh orang lain secara
benar.
2.2 Perencanaan Pesan Bisnis
Dalam merencanakan pesan bisnis haruslah memikirkan tentang
fundamental pesannya, alasan pengomunikasian, dan audience.
Seperti halnya cara perencaan pesan bisnis sebagai berikut :
1. Mendefinisikan tujuan pesan anda
Dalam hal ini tujuan haruslah jelas dan langsung pada maksudnya. Dan
alasan mengapa tujuan harus jelas :
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapai pesan
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
Serta tujuan atau maksud dari pesan bisnis :
Apakah memberi informasi ?
Apakah sebagai persuasi ( mempengaruhi/ajakan/himbauan ) ?
Apaka untuk melakukan kolaborasi atau kerjasama ?
Dan cara menguji tujuan pesan sebagai berikut :
Realistis ?
Tepat waktu ?
Tepat orang ?
Tepat tujuannya ?
2. Menganalisa audience dan pengadaptasian pesan A.B.C.D dengan
mengetahui profile ataupun latar belakang audience.

3. Pemilihan chanel dan medium yang tepat / cocok / sesuai. Dimana dalam
hal ini apakah pesan harus disampaikan melalui media lisan atau tertulis.
2.3 Pengorganisasian dan Penyebab Pesan Tidak Terorganisir
Pengorganisasian merupakan tahap berikutnya setelah planning, dimana
mengorganisasikan ide - ide dan mulai menyusun draft pertama. Pemilihan kata,
membuat kalimat ataupun paragaf, memilih ilustrasi ilustrasi dan rincian
rincian untuk main idea bisnis.
Namun beberapa hal yang menyebababkan pesan pesan tidak
terorganisir dengan baik :
1. Bertele-tele;
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan;
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis;
4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan.
2.4 Pentingnya Pengorganisasian Pesan Bisnis
Dalam pesan bisnis pengorganisasian sangatlah penting, seperti halnya:
1. Pengorganisasian yang baik membantu penerima memahami pesan yang
disampaikan.
Contoh : berikut ini kutipan surat yang meminta informasi terinci
mengenai sebuah hotel untuk mematangkan penyelenggaraan sebuah seminar .
Perkenalkan saya Tita dari Fakultas Ekonomi UNTAG BWI. Saya sebagai
panitia seminar.. Tahun ini, dan saya mempertimbangkan hotel

Santika

sebagai salah satu tempat penyelenggaraan. Saya tahu bahwa bulan Juli peak
season untuk hotel, namun kami tetap akan menyelenggarakan seminar pada
bulan tersebut karena sudah dijadwalkan.
Apakah hotel Santika dapat menampung 350 orang tamu selama empat
malam ? Apakah hotel Santika mempunyai tiga ruang rapat besar sehingga kami
dapat mengadakan pelatihan paralel ? Bagaimana dengan fasilitas makan ?
Disamping itu ada pemikiran untuk menjemput peserta dari dan ke bandara.
Berdasarkan kutipan surat diatas pasti jika kita sebagai customer service
hotel membutuhkan pengorganisasian pesan yang baik, agar pesan yang kita
sampaikan mudah dipahami oleh penerima pesan.
2. Pengorganisasian yang baik membantu penerima menerima pesan.
Contoh : Dengan pengorganisasian yang baik sehingga pesan yang
diperoleh Tita dari customer service Hotel Santika dapat diterima dengan

mudah, karena mudah dipahami dan dipercaya kebenarannya dalam segi

bahasa dan isi penyampaian surat yang logis maupun relevan.
3. Menghemat waktu penerima pesan.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Contoh : Dengan pengorganisasian yang baik dari pihak Hotel Santika,
jika kita sebagai customer servicenya dengan cara memberitahukan kepada
Tita bahwasanya info detail dapat dilihat dan dibaca secara lanjut di web
yang tersedia yaitu www.hotelsantika.com
2.5 Pengorganisasian Pesan Melalui Outline
Untuk mencapai pengorganisasian pesan pesan yang baik maka
diperlukan suatu cara agar pesan pesan tersebut bermanfaat dan berguna bagi
penerimanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide
Memutuskan apa yang harus disampaikan maupun dikatakan adalah
masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari penyelesaiannya.
Dimana seperti halnya dalam penyusunan pesan yang panjang dan kompleks,
maka solusinya adalah outline. Hal ini outline sangatlah membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain. Disisi lain outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide ide
dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Dan melalui melalui
perencanaan outline yang baik akan membantu mengekspresikan transisi
antara ide ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susuanan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga
golongan, antara lain :
a. Memulai dengan ide pokok
b. Menyatakan hal hal pendukung yang penting
c. Membuat ilustrasi dengan bukti bukti

Gambar
1.1rencana
Baganorganisasional
untuk
2. Menentukan urutan
dengan
pengorganisasian pesan

Setelah mengelompokkan ide ide, langkah selanjutnya adalah

menentukan urutan urutan terhadap ide ide tersebut agar selaras dengan
rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (Direct Approach), sering disebut dengan
pendekatan deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal kemudian
diikuti bukti bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens atau
penerima pesan akan positif dan menyenangkan jika menggunakan
pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach), atau sering disebut
dengan pendekatan induktif, dimana bukti bukti diletakkan paling awal,
kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon
negatif dan tidak menyenangkan.
3. Memilih rencana organisasional yang paling tepat
a. Permintaan Langsung ( Direct Request )
Jenis atau tipe pesan bisnis nyang paling umum digunakan adalah
penyampaian langsung pada point yang dituju. Pesan ini dapat berbentuk
memo dan surat. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dapat terlihat
pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim,
permintaan kredit rutin.
b. Pesan - Pesan Rutin
Good News, Good will
Berita yang berisi akan berita baik dan nama baik perusahaan.
Dalam hal ini Good News seperti halnya pelaporan tingkat harga
saham, penaikan jabatan, perekrutan karyawan, pelaporan kenaikan
omzet ataupun penyampaian targeting.
c. Pesan Pesan Bad News
Berita yang berisi akan berita buruk. Dalam hal ini Bad News
seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan
karyawan, penurunan pangkat).
d. Pesan - Pesan Persuasif
Pesan persuasi bertujuan untuk melakukan tindakan tertentu
kepada para audience atau penerima pesan baik ajakan, himbauan ataupun
mempengaruhi. Seperti halnya penagihan pinjaman, penjualan produk,
ataupun peringatan.

Tabel 2.1 Empat Rencana Organisasional Untuk Pesan Pesan Singkat

Reaksi
Audience
Tertarik.

Senang.

Rencana
Organisasional
Direct
Request.

Pembuka
Mulai dengan
permintaan atau

Pesan Rutin,

ide pokok.
Mulai dengan

Good News,

ide pokok atau

Good Will.

good news.
Mulai dg
pernyataan

Tidak

Pesan Pesan

senang.

Bad News.

netral, nyatakan
bad news dan
beri saran
positif.
Mulai dengan

Tidak

Pesan

tertarik.

Persuasif

pernyataan yang
mengundang
perhatian.

Isi
Rinci /
Detail.
Rinci /
Detail.

Penutup
Rasa hormat dan
adanya tindakan
khusus.
Rasa hormat,
referensi ke
good news.

Beri alasan
yang

Rasa hormat.

rasional.

Tumbuhkan
hasrat

Perlu tindakan.

audiens.

2.6 Revisi Pesan Bisnis

Pesan bisnis digunakan dalam kegiatan bisnis seperti perdagangan /
perniagaan, perindustrian, dan usaha jasa. Dan revisi sangat diperlukan agar
pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat ditinjau ulang atau
disempurnakan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau
kekurangan lainnya. Sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang
dikehendaki.
Dimana tahap tahap revisi pesan bisnis sebagai berikut :
1. Menyuting pesan (editing)
Beberapa cara menyuting pesan bisnis :
a. Menulis dengan ringkas
Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu.

Gunakan kata pendek dan hilangkan kata yang berlebihan.

Hilangkan kata kata yang berlebihan, seperti :

Bebas dan longgar
Menaikan ke atas
Mengikuti kebelakang
Mengumpulkan menjadi satu
Ditengah antara
b. Perbaiki gaya tulisan pesan
Pisahkan kalimat yang telalu panjang

Nyatakan gagasan pararel dalam bentuk pararel

Jika mempunyai dua atau lebih gagasan yang serupa (pararel)

untuk diutarakan, cobalah menggunakan konstruksi pararel. Gunakan pola

tata bahasa yang sama.

Menggunakan teknologi untuk menyusun dan merevisi pesan

Perangkat lunak pengolah kata (microsoft word) adalah alat

dominan untuk menciptakan dokumen tercetak.

a. Merevisi teks dengan fasilitas cut dan paste.
b. Menggunakan autocorrect. Fungsi ini membuat kita dapat menyimpan
kata-kata yang biasa salah ketik atau salah ejaan.
c. Menambahkan grafik dan suara.
2. Mengevaluasi isi dan organisasi
Setelah melakukan penyutingan pesan, langkah selajutnya dalam merevisi
pesan adalah mengevaluasi isi dan organisasi secara cermat, sebelum melakukan

print out atau cetak dalam pesan outline. Sebab hal ini guna menekan terjadinya
kesalahan dalam penulisan ataupun ejaan kalimat pesan. Sehingga pesan yang
dihasilkan sangat terorganisir dan sesuai tujuan pesan.

BAB III
PENUTUPAN
3.1 Kesimpulan
Pesan adalah suatu yang dikirimkan ataupun diterima dari tindakan
komunikasi langsung baik berupa komunikasi verbal maupun nonverbal. Dan
beberapa

komposisi

penyusunan

pesan

adalah

perencanaan

(planning),

pengorganisasian (organizing) dan revisi (revising).

Dimana dalam tahap perencanaan (planning) tujuan pesan harus jelas dan
to the point. Sehingga pesan tidak bertele tele dan ada tujuan pesan sebagai
himbauan, ajakan ataupun mempengaruhi. Namun dalam penyusunan pesan atau
pengorganisasian diperlukan gaya bahasa yang ringkas, jelas, padat dan logis
sesuai tujuannya. Sehingga menghasilkan pesan yang terorganisir.
Karena pengorganisasian pesan yang baik mampu membantu audience/
penerima pesan memahami pesan, membantu audience menerima pesan,
mengehemat waktu audience, bahkan mempermudah pekerjaan komunikator.
Namun pesan yang panjang dan kompleks dapat disajikan dengan outline. Dan
pengorganisasian pesan melalui outline diantaranya: mendefinisikan dan
mengelompokkan ide, menentukan urutan dengan susunan organisasional, dan
memilih rencana organisasional yang paling tepat.
Namun langkah selanjutnya setelah pengorganisasian adalah revisi.
Dimana revisi dilakukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan
dibuat dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan
terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya. Hal yang dilakukan dalam
revisi yaitu penyutingan pesan dan pengevaluasian isi serta organisasi.

3.2 Saran
Menurut pendapat kami sebaiknya dalam komposisi pesan bisnis baik
planning, organizing dan revising. Kita harus menyiapkan sketsa dan skema pesan
yang efektif dan efisien. Sehingga menghasilkan pesan bisnis yang berkualitas
dan tepat sasaran. Namun disisi lain sebelum penyampain pesan, sebaiknya
dievaluasi terlebih dahulu isi maupun organisasi. Sehingga meminimalisir tingkat
perevisian pesan. Dan dengan hal ini menunjukkan bahwasanya pesan yang
dihasilkan sangatlah berkualitas tinggi. Dan tujuan pesan atau misinya tercapai
dengan sempurna. Sebab pengorganisasian pesan sangatlah baik sehingga
membantu penerima pesan atau audience bahkan komunikator. Seperti halnya
mampu membantu audience memahami pesan, membantu audience menerima
dengan mudah karena pesan sangatlah relevan dan logis, menghemat waktu
audience dan bahkan mempermudah pekerjaan komunikator.

DAFTAR PUSTAKA
Buku :
Herimanto, Bambang. 2005. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Amara
Books.

Nurjannah M.Si. Modul : Perencanaan Pesan Pesan Bisnis. Riau :

UNRI.

Situs :
www.avlib.in
id.scribd.com
rodhiahkombis.blogspot.co.id
kangmuin.blogspot.com