Komunikasi Berkesan

Komunikasi Berkesan

Komunikasi
Tahap
Pemerhatian

Komunikasi adalah proses yang

menghubungkan bahagian-bahagian yang
terasing di dunia ini

Ruesch
1957

Komunikasi
Tahap Tujuan

Komunikasi adalah situasi sumber

memancarkan mesej kepada penerima
secara sedar dengan tujuan
mempengaruhi pelakuan penerima

Miller,
1966

Komunikasi
Pertimbangan Normatif

Komunikasi adalah pertukaran

sesuatu idea atau pandangan secara
verbal.

Hoben, 1954

Komunikasi
Komunikasi adalah proses untuk
berkongsi sesuatu orientasi terhadap satu
set tanda-tanda maklumat.

Schramm &
Roberts
1971

Komunikasi
Mesej tidak mempunyai apa-apa makna kecuali
makna yang telah diberikan oleh ahli masyarakat.
Oleh yang demikian, apabila seseorang itu
mempelajari komunikasi, mereka belajar tentang
manusia yakni bagaimana mereka berhubung antara
satu sama lain, antara kumpulan mereka, antara
organisasi dan masyarakat. Mereka saling
mempengaruhi antara satu sama lain, memberikan
maklumat dan menerima maklumat, mengajar dan
diajar, menghibur dan dihibur dengan menggunakan
simbol-simbol tertentu yang wujud di kalangan
mereka. Dalam usaha memahami proses komunikasi
manusia, seseorang itu perlulah memahami
bagaimana orang ramai berkomunikasi antara satu
sama lain.
Schramm & Roberts 1971

Kategori Komunikasi

Komunikasi Intrapersonal
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi Kumpulan
Komunikasi Antara Budaya
Komunikasi Antara Bangsa
Komunikasi Massa

Bagaimana manusia
berkomunikasi ?
Penghantar : Enkod menyusun pemikiran
Sumber maklumat
Memulakan proses Komunikasi
- memilih maklumat dan saluran
yang berkesan.
- akan mengenkod maklumat yang
dipilih.

Bagaimana manusia
berkomunikasi ?
Penerima : Dekod
Penerima maklumat
Menginterpretasi maklumat
- memindahkan maklumat dalam bentuk
yang bermakna

Simbol ?

Satu lambang yang mengandungi

pelbagai maklumat yang digunakan
sebagai gantian kepada benda, idea atau
proses.

Suara

Tulisan

Simbol
Gerak geri
badan

Simbol
Suara

Gerak-geri
Tulisan

Lisan/Verbal.
* Bersemuka
* Tidak Bersemuka
Bukan Lisan/Non
verbal.
Lakaran/Lukisan.

Komunikasi Melibatkan

Enkod

Penutur

Simbol

Dekod

Penerima

Oleh itu,
Dalam usaha mewujudkan komunikasi
kedua-dua pihak sumber dan penerima
perlu berupaya membuat pentafsiran yang
sama terhadap simbol-simbol tertentu.

Teori & Model-Model

Komunikasi

Model Komunikasi
Aristotle
Proses komunikasi melibatkan 3
elemen utama :
Orang yang bercakap
Percakapan yang dituturkan
Orang yang mendengar

Model Komunikasi
Lasswell,1948

Siapa ?
Berkata apa ?
Melalui Saluran mana ?
Kepada siapa ?
Apakah Kesannya ?

The Structure and Function of Communication in Society

Model Komunikasi
Schramm,1954

Lapangan Pengalaman
Sumber Enkoder

Lapangan Pengalaman

Isyarat

Dekode Destinasi
r

The process and Effects of Mass Communication

Model Komunikasi
Schramm,1954
Mesej

Dekoder

Dekoder
Penterjema
h

Penterjemah
Enkoder

Enkoder

Mesej

The process and Effects of Mass

Elemen-elemen Dalam
Komunikasi

Penghantar/Punca/Sumber [ Source ]
Maklumat/Mesej [ Message ]
Saluran [ Channel ]
Penerima/Sasaran/Destinasi [Receiver]
Maklum Balas [ Feedback ]
Gangguan/Halangan [ Interruption ]

Model dan Teori Komunikasi

Organisasi
Komunikasi ialah organisasi yang
mengandungi kumpulan dan individu yang
bekerjasama untuk mencapai sesuatu
matlamat

Penghantar
Maklumat

Mekanisme
Pemantauan

Fungsi Komunikasi
Dalam Organisasi

Meningkatkan
Dorongan Bekerja

Meluahkan
Perasaan

Halangan Komunikasi
Individu
Pengalaman

Sikap

Faktor
Dalaman

Pengetahu
an

Nilai
Emosi

Persepsi

Kepercayaan

Buday
a

Halangan Komunikasi
Individu
Bahasa

Cuaca

Faktor
Luaran
Bunyi
Masa
Fizikal

Halangan Komunikasi Dalam

Organisasi

Struktur organisasi.
Kepakaran yang berbeza.
Objektif yang berbeza.
Status pengurus.
Individu - andaian yang salah.
- semantik.
- emosi.
- kemahiran berkomunikasi.

Gunakan Tanda-tanda
Bukan Lisan
Galakkan Maklum
Balas Susulan

Kawal Aliran Maklumat

Langkah-langkah Mengatasi
Gangguan Komunikasi

Dengar Secara Aktif

Permudahkan Bahasa

Saluran
Pembawaan Mulut

Kemahiran
Komunikasi Berkesan
Merangkumi

Penguasaan bahasa yang

kukuh

Komunikasi lisan dan bukan

lisan
Pengeluaran idea yang logik,
arahan yang tepat dan jelas
Kefahaman tentang cara
menghantar dan menerima maklumat
Kefahaman tentang budaya, etnik, umur, nilai, perasaan
dan kepercayaan yang berbeza-beza

Kepentingan Komunikasi
Berkesan

Menyampaikan dan mendapatkan

maklumat secara cepat dan tepat.

Memberikan arahan yang jelas

ke arah hala tuju yang sama.

Meningkatkan produktiviti kerana semua pihak

faham kehendak dan matlamat organisasi.

Membantu mewujudkan sistem kawalan

yang lebih efektif.
Mengurangkan kesilapan kerana
semua pihak memahami perkara yang harus dan tidak harus dilakukan

Kepentingan Komunikasi
Dalam Pengurusan dan
Kepimpinan

Untuk mengetahui dan mempelajari

tentang pegawai atasan, pegawai
bawahan,rakan sekerja dan
perjalanan organisasi.

Untuk menjalin dan mengekalkan

hubungan antara pengurus-pengurus
dari agensi lain.
Untuk mempengaruhi dan mengawal sikap
dan pelakuan pekerja organisasi

Untuk membantu dan menolong orang lain

yang ada kaitan dengan organisasi kita seperti
pelanggan.

Komunikator Kepengurusan dan

Kepimpinan
Mengambil kira maklum balas
dan cadangan pekerja

Penerangan jelas

Ciri-Ciri

Senang didampingi

Mendengar dengan
hati terbuka

Berbicara dengan ikhlas

dan bercakap benar

Menggalakan
pekerja
bersuara

Dennis,1975

Pemimpin
dan Komunikasi
Pemimpin yang berkesan adalah pemimpin
yang berupaya menarik perhatian orang lain supaya
mendengar perkara yang hendak disampaikan.

Jika seseorang tidak berupaya berkomunikasi dengan berkesan,

maka mereka tidak boleh menjadi pemimpin yang berkesan kerana kepimpinan
sebenarnya merujuk kepada keupayaan ketua mempengaruhi orang lain dan
salah satu kaedah terpenting ialah cara berkomunikasi.

Gambar

Laporan

Arahan

Surat

Komunikasi Bertulis

Peraturan

Memo
Carta

Email

Pola Komunikasi
3 bentuk :
Dari atas ke bawah.
Dari bawah ke atas .
Mendatar.

Saluran Ke Bawah
Komunikasi sehala ini digunakan untuk :

Penerangan polisi/dasar organisasi.

Arahan tentang kerja/tugas.
Maklum balas prestasi kerja.
Penerangan aktiviti baru.

Saluran Ke Atas
Digunakan untuk :
Mendapatkan maklum balas daripada
pekerja dan menyuarakan masalah

Saluran Mendatar
Penyelarasan maklumat antara jabatan.
Penyelesaian konflik antara jabatan.
Memberikan suasana sosial dan bantuan
emosi-meningkatkan semangat
sepasukan.

Kemahiran Mendengar
Menjalin hubungan

Berseronok

Mendengar

Belajar

Mempengaruhi

Membantu

Proses Mendengar
Menerima

Mendengar

Memahami

Belajar
Menterjemah

Respon

Menjawab
Memberikan maklumat

Mengingat

Memanggil semula
Kekalkan

Menilai

Membuat pertimbangan
Mengkritik

Devito,Joseph
1996

Garis Panduan Mendengar

Dengan Berkesan

Berhenti bercakap.
Berikan perhatian kepada idea utama.
Peka.
Menghadapi gangguan.
Membuat catatan.
Bersabar.
Empati.
Tidak memberikan penilaian.

Garis Panduan Mendengar

Dengan Berkesan..
sambungan

Bertindak terhadap mesej.

Memahami emosi.
Gunakan maklum balas.
Bertenang.
Tumpukan perhatian.
Membentuk suasana positif.
Menyoal.
Bermotivasi untuk mendengar.

Pura-pura mendengar dan menunjukkan

minat
tetapi tumpuan kita yang pada

Halangan
Mendengar

perkara lain
mendengar maklumat-maklumat
Cuma
yang boleh dijadikan Peluru

Kita tidak minat mendengar kerana takut Isu yang

diperbincangkan merupakan perkara yang kita
tidak suka dengar
Kita sudah membuat penilaian, rumusan dan keputusan
walaupun seseorang iru belum seseorang habis
bercakap

Sibuk memikirkan apa yang ada dalam

fikiran
bukan mendengar apa yang dipertuturkan

Kita juga sibuk hendak bercakap bukan mendengar

Kemahiran menghantar
mesej/maklum balas
Gunakan ganti nama diri saya.
Mesej lengkap dan khusus.
Mesej lisan dan bukan lisan sebolehbolehnya sama.
Mesej harus diulang.
Dapatkan maklum balas.
Mesej sesuai dengan rangka rujuk
pendengar
Huraikan tingkah laku individu lain tanpa
menilai

Bahasa Yang mengiktiraf kehadiran

Apa khabar murid-murid ?

John, kamu buat apa tu ?
Kamu pakai kasut baru ?
Wah ! Kemas rambut kamu hari ni.
Bagus.
Siapa bersihkan papan putih hari ini ?
Terima kasih.

Bahasa yang mengiktiraf

keistimewaan
Rusni, Saya suka suara kamu.
Lunak dan sedap didengar.
Kamu ni sungguh kreatif.
Kamu pandai melukis.Tupai ini kelihatan
hidup.
Kamu ada bakat menjadi peminpin.
Kamu pandai bercakap dan kamu juga
seorang yang sangat rajin.

Teknik Memuji
Biasakan penggunaan kata ganti nama
saya.
Laporan
Laporan ini baik
Pada pendapat saya, laporan ini baik

Pengajaran
Cikgu pandai mengajar.
Pengajaran cikgu sungguh baik, saya
suka pengajaran cikgu .
Tulisan
Cikgu pandai menulis.
Saya suka tulisan cikgu yang cantik
dan jelas.

Sebut dengan tepat apa yang

dipuji

Baik.
Hasil kerja cikgu hebat.
Kamu hebat.
Pengajaran cikgu hebat.
Kaedah bolehlah.
Cara cikgu memilih kaedah pengajaran
bersesuaian dengan tahap murid.

Kita memuji sifat peribadi

dan perbuatan bukan
individu
Cikgu sungguh mulia.
Perbuatan cikgu yang sanggup
berkorban untuk membantu murid adalah
mulia.
Awak guru yang baik.
Pengorbanan cikgu yang sanggup
membantu murid pada masa kecemasan
adalah bukti cikgu seorang yang baik.

Kemahiran Mengkritik
Gantikan kritikan dengan penilaian
yang jujur dan membina.
Kerja cikgu masih tak elok.
Cikgu sudah ada peningkatan dan
hasil kerja cikgu seperti yang saya
inginkan, tetapi cuba kurangkan
kesilapan supaya usaha cikgu lebih
mantap

Kemahiran Mengkritik
Cikgu masih lemah dalam pengusaan
isi pelajaran.
Cikgu sudah kurang melakukan
kesilapan. Saya berharap suatu hari nanti
cikgu boleh mengusai isi pelajaran
dengan sempurna.

Komunikasi Bukan Verbal

Definisi :
Mesej yang diluahkan atau
dipamerkan bukan secara bahasa
tetapi dalam bentuk
isyarat/simbol/gerak badan.

Mengapakah komunikasi
bukan verbal penting ?
Kaedah utama untuk
menyampaikan mesej, perasaan,
dan sikap kepada orang lain.
Mesej bukan verbal lebih dipercayai
berbanding mesej verbal.
Memainkan peranan penting dalam
pembentukan hubungan antara
perseorangan

Jenis-jenis komunikasi
nonverbal
Kinetik [ pergerakan ]

Gestures Tangan sahaja.

Posture Anggota badan lain.
Mimik muka
Kontak mata

Jenis-jenis komunikasi
nonverbal
Proksimik Ruang peribadi.
Para linguistik Intonasi dan nada

suara.
Kinesik Gerak-geri.
Penampilan diri dan imej.

Proksimik
Jarak intim

18
Hubungan yang sangat rapat
Topik peribadi

Jarak peribadi
18-4 kaki
Sahabat
Adik beradik
Topik peribadi

Jarak sosial

Ruang

Jarak am

12 kaki-25 kaki
Ucapan
Bukan topik peribadi

4 kaki-12 kaki
Majlis
Pejabat
Bukan topik peribadi

Komunikasi bukan verbal :

Interpretasi bahasa badan
Mata
- Mata dikatakan tingkap kepada jiwa.
- Individu akan mengelakkan kontak
apabila berasa tidak selesa.
- Menaikkan sebelah kening
menandakan ketidakpercayaan.
- Menaikkan kedua-dua belah kening
menandakan kejutan.

Komunikasi bukan verbal :

Interpretasi bahasa
badan..
Sambungan

Pandangan condong ke sebelah kiri maka

individu tersebut lebih terbuka, emosional
dan subjektif
Pandangan condong ke sebelah kanan
menandakan individu tersebut lebih
terpengaruh kepada logik dan ketelitian.

Komunikasi bukan verbal :

Interpretasi bahasa
badan..
Sambungan

Muka

Indikator paling baik mengesan sikap,

emosi dan perasaan.
Ekspresi muka kadang-kadang
disembunyikan untuk tidak menunjukkan
perasaan.
Istilah poker face menggambarkan
cubaan menyembunyikan emosi sebenar.

Komunikasi bukan verbal :

Interpretasi bahasa
badan..
Sambungan

Tangan
Tangan yang digenggam Tekanan.
Mengurut telinga Was-was.
Mengurut dagu Sedang berfikir.
Mengurut belakang kepala atau
tengkuk Kecewa.

Komunikasi bukan verbal :

Interpretasi bahasa
badan..
Sambungan

Kedudukan badan : Duduk

Duduk dengan keadaan tegak,
memandang ke hadapan dan tangan
diletakkan di tangan kerusi
menandakan dominasi.
Duduk dengan badan bongkok sedikit
ke hadapan menandakan minat.

Komunikasi bukan verbal :

Interpretasi bahasa
badan..
Sambungan

Kedudukan badan : Berjalan

Berjalan laju dan tangan berhayun
bebas tahu apa yang dikehendaki
dan bagaimana untuk mencapai.
Menyembunyikan tangan di dalam
poket sewaktu berjalan ada rahsia
yang tidak mahu dikongsi.

Kepentingan Komunikasi
Berkesan
Mengoptimumkan Prestasi
dan
Kepuasan

Menyelesaikan Masalah
Dalam Organisasi

Membentuk
Kerjasama dan
Semangat Sepasukan

Menyalurkan Arahan

Rumusan
Pemimpin yang berkesan adalah pemimpin
yang berupaya menarik perhatian orang lain supaya
mendengar atau melakukan perkara yang hendak
disampaikan.
Jika seseorang tidak berupaya berkomunikasi dengan berkesan,
maka mereka tidak boleh menjadi pemimpin yang berkesan kerana
kepimpinan sebenarnya merujuk kepada keupayaan ketua
mempengaruhi orang lain dan salah satu kaedah terpenting ialah cara
berkomunikasi.

Terima Kasih