Competencia: Documentar procesos y procedimientos

aplicando mtodos normalizados adoptados por la

organizacin.
ARCHIVISTICA
Documento archivstico es toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje, forma
o soporte (forma oral o escrita, textual o grfica, manuscrita o impresa, en lenguaje
natural o codificado, en cualquier soporte documental as como en cualquier otra
expresin grfica, sonora, en imagen o electrnica), generalmente en ejemplar
nico, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
CLASES DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO
La conservacin de documentos es un proceso archivstico que consiste en
mantener la integridad fsica del soporte y de la informacin contenida en los
documentos, a travs de la implementacin de medidas de preservacin y
restauracin. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: siempre
ser mejor preservar que restaurar.
a) El local de archivos
b) El control de los Factores Externos
c) El manejo de los documentos
d) Medidas de Seguridad
1. Alfabtico:
Basndose en una palabra que identifique los documentos.
2. Cronolgico:
Se realiza la ordenacin, por la fecha de los documentos.
CLASES DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO
Modo en el que los vdeos guardan los datos de un archivo de vdeo con el fin de
que puedan ser interpretados por el ordenador.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las dependencias, desde su origen hasta su destino final
con
el
objeto
de
facilitar
su
utilizacin
y
conservacin.

CONSERVACIN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y

medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el
riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad sobre el cuidado de los
documentos.
DEPSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservacin de los documentos de archivo.
RETENCIN DOCUMENTAL: Tiempo en que los documentos deben permanecer
en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla
de retencin documental. Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos.
SISTEMAS

DE

ORDENACIN

DE

INSTRUCTIVOS

FORMATOS

El uso de sistemas de informacin por parte de las organizaciones requiere el

almacenamiento de grandes cantidades de informacin, ya sea para el uso mismo
del sistema, para generar resultados o para compartir dicha informacin con otros
sistemas.
Las formas en las cuales pueden organizarse son archivos secuenciales o
archivos directos. En los archivos secuenciales los registros estn almacenados
en una secuencia que depende de algn criterio definido. Por ejemplo, pueden
almacenarse los registros de los empleados de la empresa de manera secuencial
de acuerdo al departamento al que pertenecen o de acuerdo a su antigedad.
CLASES
Clasificadoras; estn en desuso (cada vez se utiliza menos).
Simples; ms utilizada.
Colgantes; con dos enganches
en la parte superior que permite su colocacin sobre las guas de un
bastidor con ruedas.
Tipo A-Z; su accionamiento
es por palanca

MOBILIARIO

 Estanteras; conjunto de baldas horizontales para guardar carpetas

archivadoras.
Estanteras modulares; contiene una serie de cajas de plstico de colores.
Armarios para carpetas suspendidas; clsico mueble metlico para
carpetas
en suspensin.
Armario sobre rales; estanteras que se desplazan por unos rales.

De seguridad; muebles ignfugos, antitrmicos o con clave de acceso.

Sistema
moderno
derivado
de
las
nuevas
tecnologas.

Se utiliza en las grandes empresas y consiste en realizar fotos a los

documentos a travs de la microfilmacin a travs de visores.
Programa de archivo, base de datos, que est combinado con los
procesadores de textos, hojas de clculo, etc. Todas ellas posibilitan un
acceso
cmodo
a
sus
ficheros
y
programas.

SISTEMA DE CLASIFICACIN Y ORDENACIN DOCUMENTAL

La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los
documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va
primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y
relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado.
SISTEMAS DE ORDENACIN NUMRICOS CRONOLGICOS, SIMPLES
Ordinal
Este sistema de ordenacin -quizs el ms fcil de realizar- consiste en disponer
los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la
numeracin que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de
servicios pblicos.
ENERGIA
Cuenta Interna No. 0464304-4
Cuenta Interna No. 00927824
Cuenta Interna No. 0464305-4
Cuenta Interna No. 00927825
Cuenta Interna No. 0464306-4
Cuenta Interna No. 00927826

Cronolgico
Este sistema de ordenacin consiste en colocar un documento detrs del otro en
forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido
tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el
da. Las unidades documentales simples con ordenacin cronolgica se presentan
en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenacin
puede ejemplificarse as:
2005, 07, 24
2005, 08, 06
2005, 08, 07
2005, 08, 08
Como se ver ms adelante la ordenacin cronolgica es fundamental para
ordenar el expediente Onomstico. En este sistema se debe tener en cuenta el
siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por
ejemplo:
ACOSTA LOPEZ, Andrs
CASCANTE PEREZ, Jos
CHAPARRO MEJIA, Mara
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
Alfabtico-geogrfico)
Se ordena la serie documental alfabticamente por nombres de lugares. Este tipo
de ordenacin puede basarse en el pas, el departamento, el municipio, la
localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que ms se ajuste a
la documentacin y a las necesidades administrativas.
Por ejemplo: Se ordenar por nombres de los departamentos las unidades de
conservacin que contienen los expedientes de la serie asistencia tcnica que
presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
Amazonas
Arauca
Boyac
Cauca
Cesar

Temtico

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su

contenido. Por ejemplo:
Estadsticas
Informes
Informes a organismos de control
Informes de gestin
Informes estadsticos
rdenes de Pago
SISTEMAS DE ORDENACIN ALFABTICOS: ONOMSTICOS,
TOPONMICOS O GEOGRFICOS, TEMTICOS.
Consiste en la ordenacin de los documentos por las letras del alfabeto (A Z) y
puede ser:
TECNOLOGA PARA PRESERVACIN DE LA INFORMACIN DE LOS
INSTRUCTIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN DEL SISTEMA DE GESTIN
DEL TALENTO HUMANO.
El sistema debe ser capaz de duplicar los datos: a medida que sea requerido sin
prdida de informacin y manteniendo la consistencia e integridad de los
documentos, as como transferir los datos a un nuevo soporte con las mismas
condiciones.
Suficiente capacidad de almacenamiento. Aunque esta capacidad puede ser
aadida en cualquier momento es importante tener en cuenta que el sistema debe
tener 336 espacio suficiente para almacenar los datos previstos durante todo el
ciclo de vida de los mismos.
CONSERVACIN DE LOS SOPORTES
La naturaleza del medio fsico en el cual los datos digitales estn almacenados
presenta uno de los mayores retos a la conservacin del contenido digital. A ello
contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rpida
obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradacin fsica. Un almacenamiento
inadecuado suele ser la razn ms habitual que provoque un fallo prematuro en
los medios. La moderacin de la temperatura y la humedad son dos acciones que
se sabe alargan la vida til de muchos soportes de almacenamiento pero el
sistema de conservacin de soportes debe tener las capacidades adecuadas
incluyendo:

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico esencial que
permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la
produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en
los archivos de gestin, central, e histrico.
La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental se basa en la estructura
orgnica funcional de la Empresa y se apoyan en los inventarios documentales de
los archivos de gestin, lo que permite identificar Series y Subseries
documentales.