f--I

V.PERENCANAANDAN

PENGENl)ALIAN

PRODUKSI (pRINSIP-PRINSIP

DASAR)

5.1.PENGANTAR
Secara umum perencanaan dan pengendalian produksi dirumuskan sebagai fungsi manajemen
yang mengatur dan mengendalikan rangkaian proses produksi untuk mencapai hasil optimal.
Kegiatannya berhubungan dengan aspek-aspek utama
dari kegiatan manajemen di mana
perencanaan merupakan mekanik dan pengendaliannya merupakan dinamikanya. Oleh karena itu
daya hasilnya (effectiveness) tergantung pada kegiatan team manajemennya. Perencanaan dan
pengendalian produksi sendiri tidak mampu menghasilkan apa-apa tanpa ada kegiatan
manajemen, karena itu perencanaan dan pengendalian hanyalah alat dari manajemen.
Dengan perencanaan dimaksudkan kegiatan yang mengkorelasikan dan mengorganisasi seluruh
kegiatan produksi dalam hubungannya dengan dasar waktu. Pengendalian merupakan kegiatan
yang menjamin bahwa maksud penggunaan sarana dilakukan secara nyata.
5.2. PRlNSIP-PRlNSIP DASAR
Fungsi perencanaan dan pengendalian dapat dikategorikan dalam tiga tingkat:
1. Kebijaksanaan perusahaan
2. Manajemen umum
3. P a b r i k
Dalam bab berikut hanya akan dibahas hal-hal yang menyangkut perencanaan dan pengendalian
dalam pabrik, tetapi beberapa hal dapat dicatat dari tingkat-tingkat tersebut, yaitu:
1. Kebijaksanaan dalam perencanaan dan pengendalian
Ini merupakan penggarisan kebijaksanaan umumnya, biasanya ditentukan oleh Dewan Komisaris
(Board Level) di mana ditentukan sasaran-sasaran perusahaan secara umum.
Rencana
kebijaksanaan biasanya mencakup periode 1 sampai 5 tahun. Pada tahap ini penting untuk
mengenali fungsi-fungsi yang terutama menentukan profitabilitas perusahaan, yaitu: penjualan,
produksi dan pembelian.
Dalam industri di mana produksinya mempunyai pasaran yang cukup bersaing, fungsi penjualan
yang menentukan kebijaksanaan.
Bagi produk-produk yang seller's market maka produksi yang menentukan dan di dalam tokotoko atau industri pemintalan maka kebijaksanaan ditentukan oleh bagian pembelian.
Kebijaksanaan dalam perencanaan merupakan pengarah bagi persiapan anggaran penjualan dan
ini merupakan dasar bagi perencanaan selanjutnya.
2. Perencanaan dan pengendalian dalam Manajemen Umum
Dalam tingkat ini kebijaksanaan dalam rencana dikonversikan dalam pola kerja yang tidak
dibatasi oleh kebijaksanaan umum tetapi juga oleh batasan-batasan dari segi produksi dan
pengalaman.
Jika anggaran yang disusun bersama-sama dengan skedul selesai kemudian disampaikan pada
seluruh pelaksana-pelaksana yang bersangkutan dalam bentuk satu rencana.
Rencana ini
merupakan alat atau ukuran dengan mana kegiatan nyata diukur. Pada setiap penyimpangan yang
timbul perlu dilakukan perbaikan-perbaikan.
3. Perencanaan dan pengendalian tingkat pabrik
Tingkat ini dimulai dengan adanya penerimaan dan pe-sanan dan diakhiri dengan penyelesaian
pesanan ter-sebut.

5.3.0RGANISASINYA
Walaupun secara menyeluruh dalam semua tingkat manajemen pabrik tersangkut dalam
bertanggungjawab atas kegiatan perencanaan dan pengendalian produksi, namun penting ada
seorang yang harus bertanggungjawab penuh.

5.4. KEGIATAN UMUMNYA

Berbagai macam industri akan mempunyai kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda pentingnya
dalam perencanaan dan pengendalian produknya.
Secara umum ada kegiatan-kegiatan yang
selain dicakup dalam perencanaan dan pengendalian produksi yaitu:
1. Menentukan perkiraan pengiriman pesanan antara memprogram janji bagian penjualan dengan
kapasitas produksi.
2. Mengatur tanggungjawab untuk bekerja sesuai dengan program tersebut dalam rangka
menjamin dapat dipenuhinyajadual pengiriman.
3. Menggunakan secara ekonomis mungkin tenaga, mesin dan bahan baku dengan menentukan
metode dan rangkaian kerja.
4. Mengatur modal yang terikat dalam bentuk bahan baku atau setengahjadi dalam situasi
seminimal mungkin.
Prosedur untuk mendapatkan hasil maksimal dari kegiatan tersebut di atas menyangkut tiga
proses:
A. Perencanaan
Dengan menyusun rencana harus dicakup kegiatan untuk menentukan:
1. Kapasitas unit seperti departemen, seksi, kelom-pok-kelompok mesin tertentu dan beban kerja
yang harus ditanggungnya.
2. Bagaimana proses produksi dilaksanakan misalnya operasinya dan rangkaian kegiatan.
3. Waktu yang dibutuhkan, misalnya waktu mulai atau berakhimya mas ing-mas ing tahap dalam
penyelesai-an pekerjaan (jobbing production), skedule output masing-masing periode (mass
atau flow production),
4. Di mana dilaksanakan dan siapa yang harus melaksanakanltanggungjawab.
Perencanaan dalam hubungannya dengan fungsi produksi terdiri atas:
1. Process Planning
Mencakup pertimbangan terperinci dari sarana-sarana yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tugas-tugas khusus dan perintah-perintah yang mencakup sarana-sarana yang dipakai.
Kiranya perencanaan ini merupakan dasar dengan mana teknik perencanaan yang lebih luas dapat
disusun. Misalnya tidak ada gunanya berusaha melaksanakan analisis network atas situasi tertentu tanpa menggunakan pengetahuan terperinci dari instruksi yang mencakup segala sesuatunya
yang harus dikerjakan dan sarana-sarana yang digunakan.
a. Routing
Terdiri atas memutuskan, dalam arti yang luas, instruksi dengan mana rangkaian kegiatan harus
dilaksanakan dan fasilitas- fasilitas yang dibutuhkan dalam setiap kegiatan,
b. Perencanaan temerinci
Terdiri atas pertimbangan-pertimbangan
dari satu waktu. Semua hal teknik harus dicakup,
seperti menyiapkan mesin, instruksi terperinci termasuk pengendalian atas mesin yang
harus
dijalankan, alat-alat transport dari dan ke mesin untuk mengangkut hasil kerja
dan waste.
c. Peralatan khusus
Dalam rencana yang terperinci kebutuhan peralatan yang khusus dicantumkan sehingga dapat
didesain atau dibuatldibeli.
2. Perencanaan dan pengendalian
Jika untuk masing-masing tugas telah dapat ditentukan kebutuhan terperinci dengan inventory
atas bahan-bahan baku yang tepat, maka penggunaan bahan-bahan baku dalam rangka mencapai
sasaran dapat direncanakan.
a. Analisis Network
Analisis ini bertujuan mencapai sasaran yang luas dan merupakan teknik untuk perencanaan
menyeluruh.
b. Gantt Charts

Penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi harus ditunjukkan dengan jelas, sehingga tindakan
pengamanan selanjutnya dapat dilakukan.
C. Pengendalian
Kegiatan yang mencakup tindakan segera untuk membatasi kesalahan-kesalahan yang terjadi.
Kegiatan ini dapat ditunjukkan dalam siklus atau proses berikut:
_- - -

:,?pc

Modifikasi atas
perencanaan

Melaksanakan

tindakan perbaikan

5.5. LANGKAH - LANGKAH YANG PERLU

Langkah-langkah yang perlu ditempuh agar prosedur perencanaan dan pengendalian produksi
dapat efektif:
A. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN YANG LUAS
1. Menjamin pengukuran kapasitas yang realistis, misalnya: Man hours, Machine hours, Ton,
Rp. dan sebagainya.
2. Mengatur chart beban kerja untuk masa depan dengan teratur. Di sini ditunjukkan kerja yang
sudah disanggupi di masa datang dan tersedianya kapasitas.
3. Tentukan waktu pengiriman pada tingkat yang realistis atas dasar chart tersebut pada butir 2 di
atas.
4. Menerima pesanan-pesanan baru dan cantumkan dalam peta, untuk ini perlu diatur cadangan
kapasitas di masa depan dan tertulis waktu mulai/selesainya masing-masing tahap dalam
pelaksanaan pesanan.
5. Telitilah kemajuan pelaksanaan dengan rencana. Karena itu cari informasi yang relevan dan
sampaikan pada yang bersangkutan kalau ada deviasi,
B. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN YANG TERPERINCI
1. Spesifikasikan kebutuhan bahan baku (kualitas dan kuantitas).
2. Mencari atau menyimpan bahan baku dari luar atau persediaan.
..

....

..

. ..

....

10. Siapkan rencana pabrik dan gunakan untuk mengevaluasi kemajuan. Di sini mandor
mempunyai tanggungjawab utama
11. Keluarkan instruksi pada operator dan ini menjadi tanggungjawab mandor untuk
melaksanakannya.
12. Catat kemajuan-kemajuan dan bandingkan dengan rencana.
13. Lakukan tindakan perbaikan kalau terjadi penyimpangan.
5.6. PENUTUP
Peranan perencanaan dan pengendalian produksi sangat penting artinya bagi tercapainya
keseimbangan kerja di dalam perusahaan.
Tugas Perencanaan dan pengendalian produksi
tidaklah mudah, walaupun demikian penyusunan perencanaan dan pengendalian produksi yang
baik berarti menyelesaikan sebagian dari tugas produksi.
Untuk mencapainya beberapa teknik lain dapat digunakan seperti Network Analysis (PERT,
CPM), teknik-teknik dalam Work Study, Statistic & Forecasting Method, Metode Pengendalian
Persediaan dan lain-lain,
Dengan menggunakan data yang dikumpulkan langsung dari pabrik (shop floor) dapat pula
mendukung penyusunan perencanaan dan pengendalian produksi menjadi lebih realistis.
Itu berarti bahwa perencanaan dan pengendalian produksi harus disusun secara fleksibel dan
berdasar fakta.

VI.PERENCANAAN
PRODUKSI
6.1.PENGANTAR
Konsep dari "perencanaan produksi" mungkin akan lebih mudah dirumuskan dan dimengerti
dengan mengubah terminologi tersebut menjadi kalimat bagaimana menyusun rencana untuk
bagian produksi. Hal itu jelas berhubungan dengan kebijaksanaanlpolicy, prosedure-prosedure
dan fasilitas- fasilitas untuk kegiatan produksi guna menghasilkan produk jadi di masa
mendatang. Rencana produksi sangat erat hubungannya dengan perencanaan kapasitas dan
penetapan macam serta kwantitas produk yang perIu dihasilkan. Dengan menyusun rencana
dimaksudkan untuk menjamin bahwa input yang berupa mesin-mesin dan bahan baku, tenaga
kerja, keterampilan, sistem pengendalian, dana dan berbagai macam persediaan, dapat tersedia di
mas a mendatang. Pada pokoknya perencanaan produksi merupakan alat untuk menjamin segala
sesuatunya dapat tersedia pada waktunya, agar target produksi dapat direalisasikan. Di lain pihak
faktor-faktor pembatas seperti harga, kwalitas, tanggal penyerahan tersedianya dana dan faktor
pembatas dari produk sendiri perlu juga diperhatikan.
Ini berarti bahwa perencanaan perIu
mempertimbangkan batasan-batasan yang ada dan sasaran yang harns dicapai.
6.2. RENCANA PRODUKSI
A. RENCANA
Rencana produksi harus didahului dengan perumusan sasaran yang dijabarkan dari tujuan
perusahaan yang berupa pemyataan atas nilai-nilai tertentu dari variabel output. Kebijaksanaan
(yang kemudian dirumuskan sesudah perumusan sasaran) memberikan pemyataan dari strategi
untuk mencapai sasaran tersebut. Dengan adanya sasaran dan strategi/kebijaksanaan, dapat
dikembangkan tingkat-tingkat perencanaan sebagai berikut:
perencanaan tingkat pabrik,
perencanaan tingkat proses dan perencanaan tingkat operasi.
Menjadi nyata bahwa perencanaan di bagian produksi tidak dapat terlepas dari rencana
perusahaan secara menyeluruh. Ini menjadi mutlak jika kita menerima kenyataan bahwa bagian
produksi merupakan subsistem dari total sistem perusahaan.
B. RENCANA PRODUKSI
Perencanaan produksi dapat dirumuskan sebagai tehnik untuk meramalkan dan menyusun lebih
dahulu seluruh langkah-langkah atau rangkaian kegiatan sedemikian rupa, sehingga dapat dijamin

kan dalam routing dan skeduling (SlAP A).

4. FOLLOW UP dan CONTROL (pengendalian) : dimaksudkan untuk mengadakan pengendalian
dan penyesuaian j ika rencana telah dilaksanakan.
C. TINGKAT-TINGKAT PERENCANAAN PRODUKSI
Seperti telah disebutkan rencana produksi dikembangkan atas dasar rencana perusahaan. Dalam
tingkat perencanaan untuk melayani tercapainya sasaran perusahaan (tingkat operasionil) maka
perencanaan produksi dibagi dalam tingkatan sebagai berikut :
1. Perencanaan tingkat pabrik
Ini merupakan tingkat pertama dari rangkaian kegiatan perencanaan produksi. Dalam tingkat ini
ditetapkan pemilihan bahan dan macamnya serta fasilitas-fasilitas yang diperlukan (gedung,
mesin dan macam-macam proses).
Routing dilaksanakan untuk menetapkan rangkaian proses utama yang akan dilaksanakan.
2. Perencanaan tingkat proses
Dalam tingkat ke dua ini tiap-tiap bagian atau proses yang ditetapkan dalam perencanaan tingkat
pabrik dianalisa lebih mendalam. Beberapa hal yang diteliti dan ditetapkan misalnya unit-unit
mesin tertentu, macam-macarn perlengkapan produksi yang diperlukan, layout untuk mengatur
mesin dan alat dalam ruangan itu, penetapan macam-macam bahan secara terperinci .
Routing dilaksanakan untuk menetapkan kegiatan pokok operasionil yang diperlukan untuk
menyelesaikan masing-masing proses.
3. Perencanaan tingkat operasionil
Perencanaan ini merupakan tingkat terakhir yang dilakukan dalam perencanaan produksi. Di sini
pusat-pusat kerja dan kegiatan pokok operasionil dianalisa dan diperinci sehingga diperoleh
rangkaian perincian elemen-elemen kerja. Penetapan atas alat-alat dan kebutuhan perincian bahan
menurut keperluannya dilakukan pula dalam tingkat ini .
Proses perencanaan dapat dilihat dalam skema berikut :

DEN
I.

R 0 UTI

A H

PERENCANAAN TINGKAT PABRIK

Rencana dari rangkaian proses yang
dibuat untuk menghasilkan masing-m
sing komponen.

Rencana daerah departemen di pabrik.

~:

I
A

I
No.

Pengecoran
Bengkel mesin
Perakitan

2.

3.
4.
5.

Rencana denah pusat kegiatan dalai

departemen.
~
-~

CJ II

Rencana dari rangkaian operasionil

yang diperlukan dalam setiap prose

r-

KARTU ROUTE

'------'

1_-

~o.
.

c:Cl c:CJcCJ~

ODD

CJ

CJCl

,
I

'\...J

c:::JI:=J c::J

1.
2.

Operasi

Mesin

Membubut
Mengebor

Bubut
Bor

3.
4.

s.

Process department

1.

PERENCANAAN TINGKAT PROSES

PROCESS ROUTE

II.

N G

6.

III. PERENCANAAN TINGKAT OPERASIONIL

Rencana daerah dari letak roesin dan
per Lengkap an produksi.

./

NGAH JAD-I
I

I
I

~-SISAj

BAHAN SETE-

Ii

MESIN

II'

Ik"
f-

Rencana dari elemen kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan masin

masing tahap operasionil.

RAK

KARTU

No.

1.

2
3.

4.
5.

I
I

OPERASIONIL
Elemen

I
!

I
I

BAHAN DASAR

E. PENGENDALIAN

RENCANA PRODUKSI

Proses manajemen pada umumnya mencakup kegiatan yang terdiri atas proses-proses :
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Proses manajemen dalam bidang
produksi sebenamya berlangsung dengan melibatkan elemen-elemen:
proses fungsi dan
tingkatan manajemen dalam bagian tersebut. Sebagai salah satu contoh hubungan antara proses
rlnn

hln('YC'11

rln ...
vl1-

rl;,...,Il""",,'h.I'l1"l .....ll\

C"Iokl")on;

h..o.~;l.r...,+

Dengan pengendalian (kontrol) dimaksudkan suatu proses untuk mengusahakan agar setiap
kejadian sesuai dengan rencananya. Kegiatan tersebut mencakup hal-hal berikut :
1. Mencatat hasil yang dicapai.
2. Membandingkannya dengan rencana.
3. Menemukan sebab-sebab timbulnya penyimpangan antara rencana dan hasil yang dicapai.
4. Memberikan umpan balik pada yang berwenang untuk dapat diambil tindakan koreksi atau
penyesuaian. Adapun prosesnya akan dibahas pada baglan lain karena ada bermacam-macam
kegiatan yang memerlukan perlakuan tertentu dan menurut proses yang berbeda.
F. VARIASI DAN KOMPLEKSITAS
Perbedaan macam-macam jenis kegiatan produksi, perbedaan ukuran dan macam industri
mempunyai pengaruh pada proses penyusunan rencana produksi dan pengendaliannya.
Hal ini
menimbulkan variasi dan kompleksitas dari rencana produksi.
Bentuk perencanaan produksi yang sederhana dapat dimungkinkan jika ada kondisi :
1. Di mana hanya diproduksi produk tunggal dari beberapa macam komponen.
2. Kegiatan operasinya berulang (repetitive).
3. Kapasitas mesin tersedia dan tidak bervariasi.
4. Fleksibilitas untuk menghasilkan persediaan dan waktu pengiriman.
5. Arus prosesnya kontinu dan rangkaian operasinya tetap.
Bentuk yang sederhana tersebut dapat meningkat menjadi semakin komplek sampai tingkat
tertentu, j ika ada kondisi bahwa :
1.Produk yang dihasilkan terdiri dari bermacam-macam komponen atau subperakitan.
2.Jumlah macam kegiatan operasionilnya banyak dan berbeda-beda.
3.Kegiatan operasionilnya harus dilaksanakan menurut rangkaian tertentu atau ada perbedaan dari
satu pesanan dengan pesanan yang lain.
4.Kapasitas mesin sudah digunakan mendekati batas maksimumnya dan macam bahan-bahannya
mempengaruhi penggunaan kapasitas mesin.
5.Adajadwal pengiriman barang yang ketat waktunya.
6.Banyak pesanan tetapi jumlah per pesanan relatif sedikit.
7.Banyak pesanan khusus disamping pesanan produk standar,
8.Sering terjadi perubahan pesanan.
Selain itu ada variasi dari perencanaan produksi antara perusahaan yang menggunakan proses
secara berulang (repetitive) atau yang kontinu dengan perusahaan yang jenis produksinya
"intermittent" atau yang ber-bentuk "job-order".
Walaupun demikian prinsip-prinsip dasar
perencanaan dan pengendalian produksi tetap dapat diterapkan, hanya memerlukan metode
penerapan yang agak berbeda.
Perlu diketahui bahwa :
1. Job-order
: dimaksudkan kegiatan untuk memproduksi produk khusus dalam jumlah relative
kecil dan tidak diharapkan kembali diterima pesanan yang sarna. Biasanya produknya cukup
mahal dan waktu punya peranan penting dalam prosesnya. Perencanaan tingkat proses
bervariasi sesuai dengan macam produk yang dihasilkan.
2. Intermittent: dimaksudkan dengan memproduksi produk yang agak terstandarisir atas dasar
per batch tetapi jumlahnya terbatas. Batch dapat diulang, dan ini merupakan perbedaan
dengan job-order selainjumlah yang diproduksikan lebih tinggijuga.
3. Continuous production (Line production) : di sini bahan bergerak secara terus-menerus pada
tingkat kecepatan yang tetap, melalui rangkaian kegiatan tertentu. Menghasilkan jumlah yang
besar dengan macam produk yang kecil. Di sini peranan keseimbangan kapasitas merupakan
titik pusat perhatian.
6.3. PROSEDURE DAN FUNGSI PENGENDALIAN

PRODUKSI

PERENCANAAN
PRODUKSI
PESANAN
PELANGGAN

"/
/

\/

BAGIAN
PENJUALAN

I
i

J/

\/

BAG IAN
PEMBELIAN

\\
\/

'\

I .

\ \

\\ it

TEHNIK

\\\\

\ \

II
&

//

\/

BAGIAN
DESAIN

BAHAN BAKU

/ /j
//~
tl

PENGENDALIAN
PRODUKSI

BAG IAN PENYIMPANAN : PERSEDIMN, KOMPONEN DAN BAHAN

BAKU

\ ;
V

,
/

BAG IAN
PRODUKSI

1/
1\

PRODUK
JADI

Dengan tugas untuk dapat :

a. mengatur utilisasi optimum dari tenaga kerja, me sin dan perlengkapan, ruangan pabrik
b. menjamin kwalitas, kwantitas, macam bahan baku dan produkjadi
c. mengatur arus bahan secara sistimatis hingga tak ada keterlambatan
d. menjamin jadwal pengiriman dapat dipenuhi, maka pengendalian produksi menjadi suatu
kegiatan pokok.
Fungsi pokoknya dapat dilaksanakan dengan berbagai cara, tetapi pada dasarnya ada fungsifungsi pokok sebagai berikut :
a. menerima pesanan dari bagian penjualan.
b. menetapkan kebutuhan komponen, bahan kegiatan opera-sionil dan rangkaian kegiatan me sin
dan perlengkapannya .
c. mengatur gudang, memperbaiki pesanan produksi dan skedule produksi serta memberi
instruksi untuk memproduksi (dispatching).
d. menjamin semua fasilitas produksi tersedia.

2. Mengorganisir fakta-fakta untuk menyusun .rencana :

a. mengkoordinir Ramalan penjualan dan fasilitas Produksi .
b. mengorganisir sistem Pengendalian Persediaan.
c. mengorganisir prosedure skeduling.
d. mengatur beban mesin untuk pesanan yang diskedule.
e. mengembangkan standar formulir atau standar produksi.
f. menyusun program dispatching.
3. Melaksanakan rencana pengendalian.
4. Melaksanakan modifikasi pada rencana.
6.4. PENUTUP
Dengan perencanaan produksi dapat dimiliki alat untuk mencapai:
biaya operasionil yang
optimum, pengendalian dan pengaturan janji pengiriman barang pesanan, pemanfaatan me sinmesin secara optimal dan bahkan dapat pula me-nemukan pembatas (bottlenecks) dalam
operasionilnya hingga dapat dihemat waktu dan uang.
SUMBER:
1. HEDGE, B.K. et. all : PRODUCTION MANAGEMENT Text and Cases Prentice Hall of
India 1972
2. BURBIDGE, John L. PRODUCTION PLANNING Heinemann: London - 1971.