2. Walker Books, Inc.

Payroll and Fixed Asset Systems (Manual System with PC Support)

a. Data flow diagram (DFD)
1. DFD Payroll Procedures

2. DFD Fixed Asset

b. System flowchart
1. Manual Payroll Procedures Flowchart

2. Manual Fixed Asset System flowchart

c. Analisis kelemahan perusahaan berdasarkan SAS 78/ COSO

1. Kelemahan pada sistem penggajian (payroll)

Pada bagian pemesihan tugas, tidak adanya fungsi Time-keeping sehingga karyawan bisa
saja melakukan kecurangan dalam hal waktu kehadiran pada kartu waktunya. Pada
departemen utang usaha terjadi pekerjaan yang menumpuk (double job) karena harus
menyediakan check dan langsung dibagikan kepada karyawan untuk menerima gajinya.
Sedangkan departemen yang mengeluarkan check gaji dan menditribusikannya ke karyawan
(tenaga kerja) dari departemen penggajian. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan dan
perbedaan hitung antara departemen penggajian dan utang usaha.
Pada bagian Supervisi, seharusnya ada time-keeping yang memproses dan mengawasi
karyawan, bukannya hanya karyawan saja dan langsung diberikan ke manager untuk
diotorisasi.
Pada bagian pencatatan akuntansi, tidak adanya voucher pengeluaran kas yang dicatat oleh
departemen pengeluaran kas untuk mengetahui berapa kas yang harus dikeluarkan untuk gaji
karyawan.
Pada bagian pengendalian (kontrol) akses, tidak adanya pengendalian akses yang
dilakukan oleh paymaster (kepala penggajian) membuat daftar check bisa saja diubah oleh
orang yang tidak jujur pada departemen penggajian.
Pada bagian verifikasi independen, tidak adanya paymaster akan membuat distribusi check
dan verifikasi menjadi tidak baik. Karena bisa saja ada check yang diterbitkn padahal
karyawan (tenaga kerja) sudah tidak bekerja lagi pada perusahaan. Pada departemen buku
besar, tidak adanya pengeluaran kas membuat rekonsiliasi terhadap bukti pengeluaran kas
untuk gaji karyawan juga menjadi hilang serta tidak bisa lagi digunakan sebagai bukti untuk
verifikasi independen.
2. Kelemahan pada sistem aktiva tetap (fixed asset)
Pada bagian catatan akuntansi, dalam perusahaan ini departemen utang dagang tidak
menerima salinan laporan perubahan aktiva tetap dari departemen aktiva tetap. Hal ini dapat
menyebabkan hilang jejak audit untuk mengaudit aktiva yang akan dihapuskan atau yang
dibeli oleh departemen user/manager.
d. System flowchart of a redesign computer-based system.
1. Flowchart sistem penggajian yang berbasis komputer (computer-based)

2. Flowchart sistem aktiva tetap yang berbasis komputer (computer-based)