SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI

MS ISO 9001:2008
SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI
PK 07
PENGURUSAN
MESYUARAT
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PK07 SPSK JPNSel

1.

2/3

OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang
teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

2.

SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah di Negeri Selangor dalam
mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang dua pertiga dan
ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang munasabah.

3.

RUJUKAN
3.1
3.2

4.

5.

Manual Kualiti
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 2/1991

DEFINISI
Pengerusi

: Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan

mesyuarat.

Setiausaha

: Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit

mesyuarat.

Ahli

: Anggota organisasi yang terlibat dalam sesuatu jawatankuasa.

PKPA

: Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PERANTARA

Pengerusi /
Setiausaha

1.

Menentu dan mengeluarkan surat panggilan

mesyuarat kepada ahli mesyuarat dalam
tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum
tarikh
mesyuarat,
yang
mengandungi
maklumat berikut :
a) Nama Mesyuarat
b) Tarikh dan tempat Mesyuarat
c) Masa mula dan masa dijangka tamat
Mesyuarat
d) Agenda Mesyuarat
e) Nama Pengerusi Mesyuarat
f) Jenis Pakaian

Notis
Mesyuarat/
takwim

Pengerusi

2. Mempengerusikan pelaksanaan mesyuarat

berdasarkan agenda yang ditetapkan

Agenda
Mesyuarat

Setiausaha

3. Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat

berikut:
a) Senarai Kehadiran

Minit
Mesyuarat
SPSK PK07-2

PK07 SPSK JPNSel

3/3
b)
c)

Perkara-perkara
penting
dibincangkan
Keputusan yang dibuat

yang

4. Menyediakan minit mesyuarat menggunakan

format minit mesyuarat.
Setiausaha

5.

Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang

Maklum balas dalam tempoh 7 hari selepas
mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat.

Minit
Mesyuarat dan
Borang
Maklum Balas

Ahli

6.

Mengambil tindakan hasil keputusan

mesyuarat yang telah dipersetujui.

Borang
Maklum balas

7.

Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum

balas untuk edaran mesyuarat akan datang.

Borang
Maklum balas

8.

Memfailkan minit mesyuarat.

Fail Mesyuarat

9. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak

mematuhi
spesifikasi,
ambil
tindakan
pembetulan
merujuk
kepada
PK
15
Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang
Tidak Akur

6.

REKOD KUALITI

BIL.

JENIS REKOD

TEMPOH SIMPANAN

LOKASI

1.

Surat jemputan mesyuarat kepada ahliahli

2 tahun

Pejabat sekolah

2.

Minit mesyuarat yang diluluskan

2 tahun

Pejabat sekolah

3.

Maklum balas pelaksanaan keputusan

mesyuarat

2 tahun

Pejabat sekolah

4.

Kertas kerja yang dibentangkan

(sekiranya ada)

2 tahun

Pejabat sekolah