Mengidentifikasi Klausul-klausul Perjanjian

A. Standard Operating Procedure Perusahaan dalam Melakukan Penagihan

Penagihan hasil penjualan kepada pelanggan merupakan hal yang sangat penting. Peanggan
harus diingatkan tentang kewajibannya secara hati-hati sehingga pelanggan merasa nyaman.
Perusahaan harus mempunyai aturan tertulis bagaimana melakukan penagihan kepada
pelanggan yang dijadikan pedoman untuk melakukan penagihan.
SOP penagihan hendaknya menyangkut hal-hal sebagai berikut.
a) Alat komunikasi yang dipakai
Alat komunikasi yang dipakai harus dikonfirmasikan terlebih adahulu dengan pelanggan
(disepakati), sehingga alat komunikasi yang dipakai pelanggan akan sama dengan alat
komunikasi yang dipakai oleh bagian penagihan.
b) Bahasa yang digunakan
Dalam menghubungi pelanggan, gunakanlah bahasa yang baik dan bahasa yang biasa digunakan
pelanggan sehingga pelanggan akan merasa nyaman.
c) Waktu penagihan
Waktu penagihan kepada pelanggan harus tepat sesuai dengan klausul perjanjian jual-beli.
d) Sistem pembayaran
Sistem pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan harus dilayani dengan berbagai cara
seperti transfer, cash, kartu debet, kartu kredit atau cara lain.
e) Administrasi pembayaran
Penerimaan uang yang dilakukan harus diadministrasikan dengan tepat sehingga tidak ada
penerimaan uang yang tidak tercatat sehingga dapat merugikan pelanggan maupun
perusahaan.

Langkah-langkah melakukan penagihan

1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.
8.

9.

Setiap awal bulan periksalah tanggal jatuh tempo pembayaran dari setiap
pelanggan.
Buatlah daftar pelanggan yang kewajibannya akan jatuh tempo pembayaran pada
bulan tersebut
Siapkan bukti penagihan dan perhitungan berapa besar kewajiban pelanggan.
Siapkan alat komunikasi sesuai dengan kesepakatan dengan pelanggan apakah
melalui surat pemberitahuan, telepon, e-mail, sms, dan sebagainya
Kirimkan pemberitahuan tersebut sesuai dengan alat komunikasi yang disepakati
Konfirmasikan kepada bagian keuangan setiap tanggal jatuh tempo kewajiban
pelanggan untuk memastikan bahwa pelanggan telah melaksanakan
kewajibannya tepat waktu.
Masukkan pelanggan yang menunggak ke dalam daftar pelanggan yang
menunggak sesuai dengan lamanya
Konfimasikan lagi dengan pelanggan dengan baik kepada pelanggan yang
menunggak mengenai kewajibannya dan berikan batas waktu yang kedua dang
ingatkan tentang klausul perjanjian mengenai kewajiban pelanggan
Masukkan pelanggan yang menunggak sampai batas waktu yang kedua kedalam
daftar pelanggan buruk (bad debt).

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 1

Apabila pelanggan sampai tanggal jatuh tempo yang kedua belum memenuhi kewajibannya
maka lakukan hal yang sesuai dengan surat perjanjian jual-beli.
Contoh:

B. Peralatan Komunikasi
Konsep media komunikasi bisa diartikan sebagai kegiatan manusia pertama kali
berhubungan satu dan lainnya, walaupun secara isyarat, untuk menyampaikan maksud atau berbagi
pengalaman dengan orang lain.
Kemudian, manusia menemukan bahasa untuk berkomunikasi diantara satu sama lian
secara perlambangan, lisan atau tulisan agar dapat menerima, memahami dan mengartikan makna
lambang, perkataan, ungkapan dan kalimat yang diucapkan.
Tahun 2500 SM, orang Mesir menemukan cara membuat kertas dari daun lontar
(papyrus) yang tahan lama. Dengan ditemukannya daun lontar sebagai media penulisan, akan
memudahkan juru tulis memperbaiki tulisannya dengan bentuk yang lebih menyenangkan dan halus.
Kepandaian manusia dalam menulis dan merekam pengumuman telah menjadikan tumbuhnya sekolah
untuk mengajar jurutulis dan perkembangan bidang kesenian dan ilmu pengetahuan.
Peralatan komunikasi telah berkembang pesat karena didukung oleh teknologi informasi
yang berkembang cepat. Berdasarkan penggunaanya peralatan komunikasi dikelompokan sebagai
berikut.
a) Media audio (pendengaran)
b) Media visual (penglihatan)
c) Media audio visual (pendengaran dan penglihatan)
Kegunaan media massa bagi kehidupan manusia sehari-hari diantaranya:
a) Terdapat di mana saja
b) Sumber berita
c) Sumber hiburan
d) Media iklan

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 2

e) Pengaruh yang mengikat

C. Perjanjian Jual Beli
Perjanjian jual beli. Transaksi penjualan akan menyangkut penjual, pembeli sebagai
subjek dan barang sebagai objek. Ketiga komponen tersebut mengandung potensi resiko bagi penjual
dan pembeli.
Resiko bagi penjual diantaranya adalah sebagai berikut:
a) Pembayaran tidak tepat waktu
b) Barang yang dibeli pembeli memiliki kualitas yang kurang memadai karena kelalaian pembeli
Resiko bagi pembeli diantaranya adalah:
a) Barang yang dibeli kualitasnya tidak sesuai dengan penawaran
b) Pelayanan purna jual bisa diabaikan oleh penjual.
Untuk mengatasi resiko masing-masing pihak maka dibuatlah perjanjian jual beli.
Perjanjian artinya persetujuan antara pihak ke satu dengan pihak kedua atau pihak lain baik secara
lisan maupun tulisan yang maknanya masing-masing pihak mengungkapkan untuk berjanji menaati apa
yang disepakati dalam persetujuan tersebut.
Perjanjian jual beli adalah persetujuan antara pihak penjual dengan pihak pembeli baik
lisan maupun tertulis mengenai persyaratan yang harus ditaati penjual maupun pembeli. Dengan
perjanjian jual-beli diharapkan penjual maupun pembeli memahami, mengingat dan menaati semua
persyaratan yang tercantum dalam perjanjian.
Perjanjian jual beli dilakukan secara lisan apabila:
a.

Transaksi secara tunai.

b. Dalam surat pesanan, pembeli telah mencantumkan secara tertulis syarat pembelian dan
ketentuan mengenai barang yang dibeli.
c.

Dalam surat penawaran, penjual telah mencantumkan syarat khusus dan pembeli harus
mentaatinya.
Perjanjian jual beli perlu dilakukan secara tertulis apabila:

a.

Pembelian berlanggan.

b. Pembelian kredit.
c.

Pembelian angsuran.

d. Pembelian indent.
e.

Pembelian dengan penyerahan barang brtahap.

f.

Penjualan rembours.
Perjanjian jual-beli harus memuat hal-hal berikut:

a.

Subjek perjanjian jual beli.

b. Persyaratan jual beli.

c.

Pemilihan tempat penyelesaian penyelisihan.

d. Penentuan masa berlaku perjanjian.

e.

Pengesahan (ditandatangani kedua belah pihak diatas kertas segel dan diberi materai agar
kuat hukum sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan).

f.

Tanggal dan tempat dilakukan perjanjian.

g.

Saksi (bila perlu).

Perjanjian lebih baik dilakukan dihadapan notaris.

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 3

Contoh surat perjanjian:

Surat Perjanjian Jual Beli Rumah Dan Tanah
Pada hari ini, Minggu, tanggal 22 (dua puluh dua) bulan Desember tahun 2013 (dua ribu tiga belas), kami yang
bertanda tangan di bawah ini :
1. Agung Putra, SAg. Guru Agama SMP Negeri, bertempat tinggal di Jl. Gelatik No. 031, RT/RW. 001/001 Solo
Jawa Tengah. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas namanya sendiri yang selanjutnya akan disebut juga
sebagai Pihak Pertama (Penjual).
2. Andi Gunawan, Karyawan Swasta, bertempat tinggal di Jl. Anggerk No.17, RT/RW. 004/002 Sragen Jawa
Tengah. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas namanya sendiri yang selanjutnya akan disebut sebagai
Pihak Kedua (Pembeli).
Kedua belah pihak yang bersangkutan diatas dengan ini menyatakan bahwa Pihak Pertama (Penjual) menjual
kepada Pihak Kedua (Pembeli) berupa bangunan rumah dan tanah seluas 250 m2 (dua ratus lima puluh meter
persegi) yang berdiri diatas Sertifikat Hak Milik No _______________ . Terletak di Jl. Gelatik No. 031, RT/RW.
001/001 Solo Jawa Tengah. Dan kedua belah pihak sepakat untuk mengikatkan diri dalam perjanjian ini dengan
syarat-syarat sebagai berikut :
Pasal 1
1.

Perjanjian jual beli ini akan berlaku 3 (tiga) hari setelah ditandatanganinya perjanjian ini dan akan berakhir
setelah rumah berpindah status kepemilikannya kepada pembeli yang baru.
Segala kondisi yang ada pada rumah saat ini akan menjadi tanggung jawab dari Pihak Kedua (Pembeli). Dan
Pihak Kedua (Pembeli) berhak untuk melakukan renovasi terhadap rumah tersebut.

2.

Pasal 2
1.
2.
3.

4.

Bangunan rumah dan tanah seluas 250 m (dua ratus lima puluh meter persegi) tersebut dijual seharga Rp
550.000.000,- (lima ratus lima puluh juta rupiah).
Pihak Kedua (Pembeli) membayar dengan uang muka sebesar Rp 400.000.000,- (empat ratus juta rupiah)
pada Pihak Pertama (Penjual) secara tunai pada saat ditandatanganinya perjanjian ini.
Kekurangannya senilai Rp. 150.000.000,- (seratus lima puluh juta rupiah) akan dibayar oleh Pihak Kedua
(Pembeli) dengan cara mengangsur selama 10 (sepuluh) kali selama 10 (sepuluh) bulan. Dan tiap bulan
Pihak Kedua (Pembeli) wajib membayar angsuran senilai Rp. 15.000.000,- (lima belas juta rupiah) pada
Pihak Pertama (Penjual).
Dan pembayaran dianggap lunas bila pembayaran sudah mencapai nilai jual yang telah disepakati oleh
kedua belah pihak.
Pasal 3

1.

2.
3.

Segala ketentuan yang belum diatur dalam perjanjian ini akan diatur selanjutnya dalam
addendum/amandemen yang merupakan bagian tak terpisahkan dari perjanjian ini dan akan diputuskan
secara bersama
Apabila suatu saat nanti terjadi sengketa terhadap isi dan pelaksanaan atas perjanjian ini, maka kedua
belah pihak akan menyelesaikannya secara musyawarah
Dan apabila penyelesaian secara musyawarah tidak berhasil, maka kedua belah pihak sepakat untuk
memilih menyerahkan pada pihak yang berwajib.

Demikian perjanjian ini disetujui dan dibuat serta ditanda tangani oleh kedua belah pihak dengan dihadiri saksi-saksi
yang dikenal oleh kedua belah pihak, serta dibuat dalam rangkap dua bermateri cukup yang masing-masing
mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Pihak Pertama

Pihak Kedua

(Penjual)

(Pembeli)

Saksi
1. Saksi Pihak Pertama

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

2. Saksi Pihak Kedua

Page 4

D. Administrasi Penjualan
Intensifikasi pasar adalah menggeluti pasar yang telah ada dengan pengembangan
pelayanan terbaik sehingga konsumen merasa puas dan menjadi pelanggan yang setia.
Ekstensifikasi pasar yaitu memperluas daerah pemasaran dengan area jangkauan yang
lebih luas.
Banyak faktor yang mempengaruhi tumbuh kembangnya penjualan. Antara lain:
a. Produk yang dijual
b. Pelayanan
c. Tempat usaha
d. Promosi
Pelayanan administrasi penjualan berdasarkan waktu pelaksanaannya dibedakan sebagai
berikut:
a.

Pelayanan administrasi pra-penjualan

Pelayanan ini memungkinkan konsumen mengetahui produk, harga, dan keuntungan sebelum
melakukan transaksi, administrasi yang disiapkan antara lain: daftar harga, pamflet barang,
brosur, kartu petunjuk barang, form surat pesanan, nota penjualan, kuitansi, faktur.

b. Pelayanan administrasi penjualan

Berdasarkan cara pembayarannya, penjualan dapat dibedakan menjadi:
1.

Penjualan tunai
Penjualan tunai dibedakan menjadi penjualan insidental, dan penjualan berlangganan.
Administrasi penjualan tunai yang diperlukan adalah bukti penyerahan barang, dan
bukti pembayaran.
Contoh bukti penyerahan barang:

Contoh bukti penerimaan uang:

00000016
Jaya Komputer
Rp.16.927.350,00
Pembayaran faktur no.00000016
Enam belas juta sembilan ratus dua puluh tujuh tiga ratus lima puluh
Selasa
Jaya Komputer

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

19 April 2005
Demo

Page 5

2. Penjualan dengan pembayaran kemudian

Penjualan kredit
Administrasi penjualan kredit meliputi bukti penyerahan barang, buku
pembantu piutang, dan bukti pembayaran
Contoh faktur penjualan:

Bukti pembayaran dibuatkan kuitansi seperti pada penjualan tunai.

Bukti piutang dapat dibuatkan dengan memberikan informasi identitas
debitur, saldo yang terutang, pembayaran, tanggal jatuh tempo utang.
Contoh buku piutang:
Tanggal
Keterangan

Debet

Kredit

Saldo

Tgl. Jatuh
Tempo

Penjualan angsuran
Administrasi penjualan angsuran meliputi bukti penyerahan barang, jadwal
angsuran, buku pembantu piutang angsuran, dan bukti pembayaran.
Jadwal angsuran dapat dibuat sesuai kesepakatan jual beli angsuran antara
penjual dan pembeli. Jadwal angsuran akan berisi mengenai jumlah kredit,
pokok cicilan, besaran bunga resiko kredit, dan jumlah angsuran setiap
periodenya.
Contoh:
Pada tanggal 23 Februari 2014 Tn. Amin menjual secara kredit MacBook
Apple kepada Tn. Makmur, harga tunai macbook tersebut adalah Rp.
12.000.000 dengan sistem bunga flat 12% per tahun.

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 6

Cara penghitungan angsuran akan dijelaskan pada bab berikutnya.

c.

Administrasi purna jual

Dalam pelayanan administrasi purna jual harus disertakan kartu garansi, kartu service, dan
perjanjian jual beli.
Contoh:

E. Daftar Pelanggan
Sebelum melakukan penagihan kepada pelanggan, kita harus mempersiapkan daftar saldo
piutang dan daftar saldo piutang yang akan atau telah jatuh tempo pada bulan yang bersangkutan.
Daftar ini berguna sebagai dokumen untuk mengetahui kapan melakukan penagihan
kepada debitur. Daftar ini memuat informasi sebagai berikut: Nama debitur, alamat debitur, saldo
piutang sampai tanggal pembuatan daftar.
Tanggal 31 Desember daftar piutang tercatat sebagai berikut:

Maka analisis umur piutang dicatat sebagai berikut:

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 7

Lembar Kerja:
Tn. Mansur adalah bagian penagihan dalam sebuah perusahaan yang pembayarannya
dilakukan dengan syarat n/30, transaksi penjualan selama bulan Januari 2006 adalah sebagai berikut:

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 8

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 9

Dari faktur-faktur diatas, buatlah:

1. Daftar saldo piutang pada tanggal 1 Februari 2006

2. Daftar saldo piutang yg akan jatuh tempo (analisis
umur piutang)
3. Surat penagihan pada tanggal jatuh tempo masingmasing piutang

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 10