SMKNEGERI1CIANJUR

MODUL
MENANGANISURAT
DOKUMEN

ProgramKeahlianADMPERKANTORAN

2014

DAFTARISI
DAFTARISI.......................................................................................................................1
MODUL1MENGIDENTIFIKASISURAT/DOKUMEN.............................................................3
A. Pengertian,Fungsi,JenisDanBentukSurat.....................................................................3
B. PengertianSuratMasukdanKeluar.................................................................................6
C. PolaKegiatanAdministrasi................................................................................................6
D. PerlengkapandalamPenangananSurat...........................................................................7
E. SistemPengurusanSurat..................................................................................................7
MODUL2MENANGANISURAT..........................................................................................8
A. MenanganiSuratMasuk...................................................................................................8
B. MenanganiSuratKeluar.....................................................Error!Bookmarknotdefined.
MODUL3MEMPROSESSURAT...............................................Error!Bookmarknotdefined.
MODUL4MENGELOLADANMEMPROSESEMAIL..................Error!Bookmarknotdefined.
DAFTARPUSTAKA..................................................................Error!Bookmarknotdefined.

MODUL1
MENGIDENTIFIKASISURAT/DOKUMEN
A. Pengertian,Fungsi,JenisDanBentukSurat
1. Pengertiansurat
surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan
tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat
komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat
komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun
dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan
kebiasaankebiasaan,tatacara,bentukdanukurantertentu,warnakertas,gayabahasa,
tata kesopanan,etikadankodaetiktertentu yangdalam bahasaadministrasidi sebut
tatapersatuan.
2. FungsiSurat.
a. sebagaiwakildanpengirimsurat(wakilinstansi)
b. sebagaibahanpembukti;
c. sebagaipedomanuntukmengambiltindakanlebihlanjutdarisuatumasalah
d. sebagaialatpengukurkegiataninstansi;
e. sebagaisaranauntukmemperpendekjarak.
3. JenisJenisSurat
a. MenurutSifatnya
1) Suratpribadi(prive)
Adalahsuratyangditulisseseorang,isinyamenyangkutkepentinganpribadi.
a) Macammacamsuratpribadi:
Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk
orangtua,kakak,dsb
Suratpribadiyangbersifatsetengahresmi:suratlamaranpekerjaan,surat
ijintidakmasukkerja,suratijintidakmasuksekolah,dsb
b) Ciricirisuratpribadi
Gayabahasasangatpersonal,bebas,tidakresmisertabolehmenggunakan
bahasaseharihari
Tidakadasistematikapenyusunansuratyangbaku
Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau
keperluansipembuat
Tidakmemerlukankopsuratdanaturanpenulisansuratresmilainnya

c) Manfaatmenulissuratpribadi
Pesandapattersampaikanmeskipunjarakjauh
Mempererattalipersaudaraan
Saranalatihanmenulisefektif
2) Suratniaga
Adalah surat yang dibuat oleh badanbadan usaha atau perusahaan yang isinya
untukkepentinganniaga.
a) Macammacamsuratniaga
Suratpermintaanpenawaran
Suratpenawaran

 Suratpesanan
Suratpengirimanbarang
Suratpengakuanpenerimaanpembayaran
Suratpengaduan
Suratkeberatan
Suratpermintaanpenangguhanpembayaran
Surattagihan
Suratedaran
Suratpromosipenjualan
Surattelegramdanpenegasannya
3) Suratdinas
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal
kedinasan.
a) Macammacamsuratdinas
Suratdinasswasta:suratpenugasan,suratpenelitian,suratpemberhentian
Suratdinaspemerintah:suratperintahtugas,suratperjalanandinas,surat
teguran
b) Ketentuanpenyusunansuratdinas
Suratdibuatsingkat,jelas,danmenggunakanbahasayangbaikdanbenar.
Katakataasingtidakperludigunakanseandainyasudahadapadanannya
dalambahasaIndonesia.
Gunakankatakatayangnyatadanpositif.
Hindaripengulangankata/kalimatyangsama.
Untukurusanrutinyangterjadiberulangulangdalambentukyangsama,
hendaknyadibuatkansuratdalambentukformulir.
Alamatsuratditujukankepadapejabatyangdituju,bukankepada
instansinya.Bilapejabatpadainstansitersebuttidakdiketahui,gunakan
istilahPIMPINAN.
Dalamisisurat,sebutanuntukpejabatyangdituju,yaituSAUDARAatau
BAPAK,bisaditingkatmenjadiSDRatauBPasaldiikutidengannama
pejabattersebut.
Penggantiuntukpengirimsuratmenggunakankatakami
Surattakperluditutupdengankalimatyangberlebihan.
Suratdiakhiricukupdenganmenyebutkanjabatanpenandatanganansurat
dannamanya.
b. Menurutjangkauannya.
1) Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unitunit di
lingkunganinstansi,atausuratdikirimolehunit/pejabatlainnyadalaminstansi
yangsama.
2) Suratekstern,yaitusuratyangdikirimolehsuatuinstansikepadainstansilain(
baiksuratdaripimpinaninstansi,maupunsuratdaripejabatlainnya).
c. Menurutprosedurpengurusannya.
1) Suratmasuk,yaitusuratyangditerimadariinstansilain.
2) Suratkeluar,yaitusuratyangdikirimkepadainstansilain.
d. Menuruturgensipengirimannya.

1) Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/

disampaikanpadahariyangsamadenganbataswaktu24jam;
2) Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling
lambatdalamwaktu2x24jam;
3) Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu
pengirimannya menurut urutanurutan yang diterima oleh bagian pengiriman,
sesuaidenganjadwalperjalanancaraka/kurir.Denganbataswaktu5hari.
e. Menurutkeamananisinya.
1) Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat
keamanannyatertinggisangaterathubungankeselamatannegara.Jikadisiarkan
secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan
keamanandankeselamatannegara.
2) Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak
pihak yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka
akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat
mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau menimbulkan kegoncangan
didalammasarakat.
3) Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat
diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya.
Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan
pemerintahataudapatmenimbulkanhalhalyangtidakdiinginkan.
4) Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk
dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat
disampaikankepadayangtidakberhakmengetahuinya.
f. Menurutjumlahpenerimaannya.
1) Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau
organisasi);
2) Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa
orang/pejabat/instansi;
3) SuratPengumuman,yaitusuratyangditunjukankepadasekelompokmasyarakat.
g. Menuruttujuannya.
1) Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu
diketahuiolehorangbanyak.
2) SuratPerintah,yaitusuratyangberisipernyataankehendakseseorang(misalnya
dariseorangatasan)kepadapihaklain(misalnyakepadaseorangbawahannya)
untukmelaksanakansesuatutugastertentu.
3) Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari
seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang
bersangkutanmelakukansesuatuyangseharusnyatidakbolehdilakukan.
4) Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk
melakukansesuatulangkahatauperbuatanuntukkeperluansipembuatsurat
5) SuratPanggilan,yaitusuratdariseseorang(misalnyaseseorangatasan)kepada
orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera
menghadapataumenemuisipengirimsurat.

6) SuratSusulan,yaitusuratyangmerujukkepadasuratyangdikirimterlebihdahulu
(sebelumnya).
7) Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat
semacaminibiasanyadikeluarkanolehpimpinan.
8) Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu
denganpihaklainnyauntukmelaksanakansesuatu.
9) Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk
meperolehsuatuhakataufasilitasataudispensasiyangbukanmenjadimilikatau
kewenangannya,untuksuatuperiodetertentu.
10)
Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh
bawahankepadaatasan.
h. Menurutwujudnya.
1) Kartupos
2) Warkatpos
3) Suratbersampul
4) Nota
5) Memorandum
6) Telegram
7) Telex
8) Suratpengantar
B. PengertianSuratMasukdanKeluar
Surat masuk adalah suratsurat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasaldariseseorangataudarisuatuorganisasi.
Suratkeluaradalahsuratsuratyangdikeluarkan/dibuatsuatuorganisasi/perusahaanuntuk
dikirimkankepadapihaklain,baikperseoranganmaupunkelompok.
Setiapkantorsetiapharinyaakanmenanganisuratsurat.Mungkinsatuhariada1surat,2
surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik
tentunyaakandapatmerugikanbanyakpihak,khususnyabagikantoryangbersangkutan.
Kerugiankerugiantersebutantaralain:
1. Suratdaninformasinyabisahilang
2. Kantormenjaditidakrapikarenabanyaktumpukankertasyangtidaktertata
3. Suratsulitditemukanjikadicarikarenaletaknyatidakdisusundenganteratur
Manfaatyangdiperolehjikaditanganidenganbaik:
1. Suratakantercatatdenganbaik
2. Prosedurpenanganansuratjelas
3. Suratakantersimpanbaiksehinggamudahuntukditemukan
4. Rahasiaakanterjaga
C. PolaKegiatanAdministrasi
Dalampenyelenggaraanadministrasi,adaduapolayangdigunakan:
1. Polasentralisasi
Merupakanpolapenangananberkasyangdilakukansecaraterpusat,yaituadaunittata
usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh
bagianyangadadikantortersebut,termasukmenanganisuratmasukataukeluar.Pola
inibanyakdigunakandilembagapemerintahanatauBUMN.Dantidakmemungkinkan
swastapunmenggunakanpolaini

2. Poladesentralisasi
Polainimempunyaiciri,kegiatanadministrasidilakukandisetiapbagiandariunityang
adapadakantor.Artinyatidakadaunittatausahaatausekretariatdilingkungankantor.
Polainibanyakdipakaidiperusahaanswastakarenalebihefisiendanlebihcepatdalam
penangananadministrasinya.
D. PerlengkapandalamPenangananSurat
1. Bakisurat(tray)
Alatinibergunasebagaitempatdariberkassuratyangada.
2. Bukuagendasuratmasukdankeluar
Bukuiniharusdisediakanjikapenanganannyamenggunakansistembukuagenda
3. Kartukendali,lembarpengantarsuratmasuk,lembarpengantarsuratrahasia
Peralataniniharusdisediakanjikapengurusansuratmenggunakansistemkartukendali.
Digunakanuntukmencatatdatasuratyangmasukmaupunkeluar
4. Secretariesdeskfile
Kumpulanmapdengankodejenisklasifikasipekerjaansesuaidengankelompokberkas
yangditanganinya
5. Alattulis
Pulpen,pensil,penggaris,kertascatatan,staplerdanpenjepitkertas
6. Kertasdanamplop
Kertasdengankopsuratataukertaspolosdanamplop
7. Alatpembukasurat
Pisau,guntingatauyangelektrikdenganmesinpembukasurat
8. Stempel
Stempeltanggalterimadanperusahaan
9. Formulirtandaterima/bukuekspedisi
Formulirtandaterimadigunakanpadapoladesentralisasidanbukuekspedisidigunakan
padapolasentralisasi
10.Lembardisposisi
Untukmencatattransaksidaripimpinanberkaitandenganprosestindaklanjut.Lembar
inidigunakanpadapolasentralisasi
E. SistemPengurusanSurat
Sistempengurusansuratmasukdankeluar)dapatdilakukandengancara:
1. Sistembukuagenda(sistemtradisional)
2. Sistemkartukendali(sistempolabarumodern)
3. Sistemtakah(tatanaskah)digunakandilingkunganTNI
Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem
Kaulbachyangtelahdigunakansebelumnya.Sementarasistemkartukendalibarutercipta
sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal
dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga
AdministrasiNegara


MODUL2
MENANGANISURAT
A. MenanganiSuratMasuk
Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat
masuk,pengelolahan/penyelesaianhinggasurattersebuttersimpan.
Adaduamacampenanganansuratmasuk,yaitu;
1. Sistembukuagenda
2. Sistemkartukendali
1. Penanganansuratmasuksistembukuagenda
Bukuagendaadalahsuatubukuyangdipergunakanuntukmencatatsuratsuratmasuk
dankeluardalamsatutahun.Petugasyangmengagendakansuratdisebutagendaris.
Bukuagendaada3macam;
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatatsuratmasukdankeluarsekaligusberurutanpadatiaphalaman
b. Bukuagendaberpasanganadalah bukuagendayangdipergunakanuntukmencatat
surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau
sebaliknyadengannomorurutsendirisendiri.
c. Bukuagendakembaradalahbukuagendayangdipergunakanuntukmencatatsurat
masukdansuratkeluardisediakanbukusendirisendiri.
Beberapaistilahdalampengurusansuratsistembukuagendayaitu:
a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama
satutahun.Disebutjugabukuagendakeluar.Petugasnyadisebutverbalis.
b. Bukuekspedisiadalahbukuyangdipergunakanuntukmengantarsuratdansekaligus
sebagaitandaterimasurat.Petugasnyadisebutekspeditor
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan
disimpanterbagimenurutkodekodesuratdengannomorurutnyamasingmasing.
d. Disposisiyaituperintahpimpinansecarasingkatyangberkaitandenganpenyelesaian
isisuratmasukyangbersangkutan
e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat
konsepsurat
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak
untukmembuatsuratyangakandikirimkan
g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab
menelitisuratkeluaryangbarudiketiksebelumditandatanganiolehpimpinan
h. Capagenda,yaitucapsegiempatyangdibutuhkanpadasuratmasuksetelahdicatat
padabukuagendadandiisimenurutisianyangdiperolehdaribukuagendatersebut
Prosedurpenanganansurat:
a. Penerimaansurat
Biasanyadilakukanolehmerekayangbekerjadibagiandepan(frontoffice),seperti
satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat
yangmasuk,menelitiketepatanalamatdanmenandatanganibuktipengirimansurat
sudahditerima
b. Penyortiran
Setelahsuratditerimaselanjutnyasuratdipisahkanberdasarkanalamatyangdituju

c. Pengagendaan/pencatatansurat

2. PenanganansuratmasuksistemKartuKendali
a. Pengertiankartukendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan
polabaru.KartukendaliadalahLembarisianyangdigunakanuntukpencatatnsurat
b. Ciricirikartukendali
1) Padasystemkartukendaliperludilakukanpengelompokansuratantaralainsurat
penting,suratrahasiadansuratbiasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning,
Lembar2berwarnahijaudanLembar3berwarnamerah
c. Keuntunganmenggunakankartukendali
Lebihefisiendibandingbukuagenda
Dapatmembedakansifatsurat(penting,biasa,rahasia)
Menghilangkanpencatatanberulang
Mudahmelacaklokasisuratyangdiproses
Memudahkanpenyusunanarsip
Memudahkaninventarisasidanpenilaianarsip
d. Kolomkartukendali
Indeks:Diisiindekssurat
Kode:Diisikodeklasifikasimenurutpolaklasifikasi
Tanggal:Diisitanggalterimasurat
Nourut:Diisinomorsuratsesuaidenganurutankartukendalisuratmasuk
M/K:Diisiapakahsuratmasukatausuratkeluar
Perihal:Diisihalsurat
Isiringkasan:Diisiringkasansurat
Lampiran:Lampiransurat
Dari:Alamatpengirimsuratkalaumerupakansuratmasuk
Kepada:Alamatyangdikirimisuratuntuksuratkeluar
Tanggalsurat:Diisitanggalsurat
Nosurat:Diisinomorsurat
Pengolah:Diisiunitpengolah
Paraf:Diisiparafpengolahsurat
e. Prosedurpengurusansuratmasukdengansystemkartukendali
1. Penerimasurat
a. Suratsuratyangmasukditerimapetugaspenerimasuratkemudiansuratdisortir
untukdikelompokkan
b. Menelitikebenaranalamatsurat,apabilasalahalamatlangsungdikembalikan.
c. Membukasurat,mengelompokkandanmenstempelsurat.
2. PencatatSurat
a. Membukaamplopsuratdinas
b. Untuksuratdinasnonrahasia
Apabilaalamatpengirimtidaktercantumdalamsuratdinasmakasampuldiikut
sertakanbersamasuratdinas

3.

4.

5.

Apabilasuratrahasiaataupribadi,makacarapenanganannyasebagaiberikut:
a.uratrahasia/pribadidilengkapidenganlembarpengantarrangkapduayangdiisi
informasipadakolomtujuansurat(kepada),nourutpencatatansurat,asal
surat,tanggalsuratdannomorsurat,
b.
Suratrahasiaataupribadidanlembarpengantarrangkap2diserahkankepada
tujuansurat(padaunitpengolahyangdimaksud)
b.
Apabilasuratrahasiadanlembarpengantarrangkap2sudahditerimaoleh
petugas/TUunitpengolahdandiparafpadalembarpengantar,kemudianlembar
pengantarkeduadiambildansimpandiuntukkearsipan.
c.
Untukkategorisuratdinasnonrahasiadilampiridengankartukendalisurat
masuk
d.
SuratdinasdanKKSMdilampirilembardisposisirangkapduayangsudahdiisi.
e.
Setelahselesai,suratdikembalikanpadapetugaspengendaliansurat

Pengendalisurat
a.
Surat,KKSMrangkapduadanlembardisposisirangkapduadiserahkanpada
pengarahsurat,yaitupimpinanunitkearsipan.
b.
Selanjutnya,surat,KKSMdanlembardisposisidiserahkankepadapimpinan
instansiuntukmendapatkandisposisi.
c.
Apabilasurat,KKSMdanlembardisposisisudahdiisidisposisinyaolehpimpinan
instansimakasuratbesertKKSMditeruskan,KKSMketigaditatadandisimpan
secarakronologis.
d.
Menyimpanlembardisiposisikeduakedalamticklerfilesecarakronologis.
e.
Surat,KKSMdanlembardisposisiputihdiserahkankepadaunitpengolah.Apabila
KKSMkeduasudahdiparafolehpetugasTUunitpengolahmakadiambildan
disimpanberdasarkanunitpengolahdandisusunsecarakronologis.

Pengarahsurat
a.
MenerimasuratdinasyangsudahdisertaiKKSM(rangkapdua)danlembar
disposisi(rangkapdua)daripengendalisurat
b.
Menelitikebenarankodeklasifikasi,indeksdanisiringkat
c.
Menelitikebenaraninformasisuratyangakandimintakandisposisikepada
pimpinaninstansi.
d.
Setelahsuratdiisidisposisiolehpimpinaninstansi,kemudianmenentukanunit
pengolahKKSMsesuaiinformasipadalembardisposisisertamembubuhiparaf
dantanggalpenyelesaiannyapadakolomtanggalpenyelesaian.
e.
Surat,KKSMdanlembardisposisiyangsudahlengkapdiisidisposisioleh
pimpinan,kemudiandiserahkankepadapetugasunitkearsipan(pengendali
surat)untukdikirim
Pengirimsurat
Kegiatanyangdikaukanpadabagianpengirimsurat
a.
MenerimqsuratdinasdanKKSMrangkapduadanlembardisposisiwarnaputih
dariunitkeasipanuntuksegeradiserahkankeunitpengolahyangdituju.

b.

6.

SetelahsuratdinasbesertaKKSMrangkapduadanlembardisposisiditerimadan
KKSMkeduadiparafolehpetugasTUunitPengolah,kemudianKKSMdiambil
untukdiserahkankembalikepadapetugasdiunitkearsipan.
Penyimpansurat
a.
MenerimaKKSMyangsudahdiparafolehpetugasTUunitpengolah.
b.
MenyimpanKKSMkeduapadakotakkartukendalidandisesuaikandengan
kronologis.
c.
Apabilasuratmasukmerupakansuratrahasia/pribadi,makalembarpengantar
disimpanberdasarkanunitpengolahdandisusunsecarakronolofis
d.
Menyimpanlembardisposisikeduapadakotakticklerfiledisusunsecara
kronologis
e.
MelakukanlayananpengecakaninformasisuratmasukmelauiKKSMdanlembar
pengantarmaupunlembardisposisi.

a.
b.
c.

ProsedurSuratMasukdiUnitPengolah
TataUsahaUnitPengolah,fungsiinidilaksanakanolehstaftiaptiapbidang/bagian
,sesksi,
PimpinanUnitPengolahfungsiinidilaksanakanolehsekretaris,kepala
bidang/bagian,seksitatausahadankepalaseksi.
Unit/Unsurpelaksana,yaitukepalasubbagian/subbidang/subseksi/urusandan
staf,petugascenterfile.