PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

DAN
PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP
RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH KOTA
PEMATANGSIANTAR

BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien utkmendapatkan pelayanan

kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.. RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota
Pematangsiantar harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang
datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi
medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai
kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan
gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan
mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang
serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinu sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar
dari yang tersedia di RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar, mereka akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RSUD Dr.DJASAMEN
SARAGIH Kota Pematangsiantar mempunyai perjanjian dan hubungan dengan
organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya
yang dibutuhkan tidak tersedia di RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar.
Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian
II: ruang lingkup pelayanan di RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar,
bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan
dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis dari pelayanan, persyaratan tersebut akan
mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSUD
Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar, termasuk para manajer, bidan, perawat,
dokter, dan petugas kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak
pertama dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis
darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawa
B. Tanggung Jawab
1. Direktur bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/protokol yang
dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk implementasi,

Hal. 2 dari 11

monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan
dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Wakil Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:
i.
Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
ii.
Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa:
i.
Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
ii.
Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
iii.
Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan
indisiplin
iv.
Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan
ketidak patuhan.

Hal. 3 dari 11

BAB II
RUANG LINGKUP
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK/OK 24
jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk
penilaian dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
ii. Rawat Jalan Klinik Rawat Jalan dan one day care (ODC)
iii. Unit Emergensi
iv. VK/OK
v. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked
admission) sebagaiman diterangkan pada point 7.1 kebijakan ini.
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di medical center dengan membuat
perjanjian atau dengan datang langsung. Medical center dapat diakses mulai dari senin
sampai Jumat, pagi hari mulai dari jam 08.00 sampai 14.00.
.Pasien hanya dapat dilayani di RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota
Pematangsiantar jika tersedia jenis layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di
butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang
memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya
dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard
pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang
sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH
Kota Pematangsiantar atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan
asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa /
budaya, RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar memfasilitasi untuk
menyelesaikan kendala tersebut.

Hal. 4 dari 11

BAB III
TATA LAKSANA
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),
pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah)
diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka
duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal
ini dapat mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau
pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru
dengan mewawancarai pasien tersebut;
1) Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index
Utama Pasien);
2) Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;
3) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien ke Klinik / unit
pelayanan yang dituju;
4. Di Unit Pelayanan / Klinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi;
c) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran
di kasir.
Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut:
Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju
dengan mewawancarai pasien tersebut;
Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;
Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer
tersebut;
Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?

Hal. 5 dari 11

Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul
banyak di bagian admisi;
Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam
medis pasien ke poliklinik yang dituju;

Di Unit Pelayanan / Klinik:

Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi.
Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir
Petugas mempersilahkan pasien pulang
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait, maka,
petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.
Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk informasi proses yang
lebih rinci.
B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :
Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang memiliki Surat
Ijin Praktek di RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar. Dokter spesialis
akan menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis sementara kepada admission dalam SPR.
SPR tersebut berlaku tidak lebih dari 24 jam. Jika lebih dari masa berlaku tersebut, pasien
harus dikaji ulang. Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien rujukan ke RSUD
Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu
mengenai kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk
dirawat di RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar.
Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar kerja
admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter spesialis,
yaitu:
1.
Lembar admission (Surat Pengantar Rawat ARM)
2.
Diagnosis saat datang
Jenis-jenis pendaftaran :
i. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah direncanakan
merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai
tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan
dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk
melapor ke bagian pendaftaran.
ii. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara langsung
dari klinik RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar . Dokumen
yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan
mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
iii. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari IGD memerlukan pendaftaran rawat inap, harus
mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan
pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.

Hal. 6 dari 11

iv.

Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK/OK

maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain
atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama
observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan
diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi
formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar
rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
v. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di IGD. Kemudian
Bagian IGD akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian admission dan
mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
i. Pendaftaran pasien- Pemesanan Ruang Rawat Inap
ii. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan IGD
iii. Pendaftaran pasien Rawat Inap
iv. Penerimaan pelayanan di IGD
v. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
vi. Observasi pasien di IGD
vii. Observasi pasien di VK/OK

Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas Pendaftaran
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari Klinik, IGD maupun
rujukan dari dokter swasta;
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang
lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;

Hal. 7 dari 11

b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit

pemeriksaan yang dituju;
c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan
untuk pulang;
a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada pihak
pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
b) Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di
bagian kasir;
c) Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah
Sakit.
C. Pengaturan Ruang Rawat
Alokasi kamar di RSUD Dr.DJASAMEN SARAGIH Kota Pematangsiantar dibedakan
berdasarkan Kelas:
1. Kelas Utama (VIP) dengan nama AKASIA.
2 . Kelas 1 terdiri dari:Pavilium A dengan nama Anyelir
3. Kelas 2 terdiri dari:
a. Pavilium B dengan nama Aster.
b. Pavilium C dengan nama Bougenvil.
c. Pavilium Kebidanan/Obgyn dengan nama Teratai.
4. Kelas 3 terdiri dari:
a. Pavilium Bedah Anak.
b. Pavilium Anak dengan nama Cempaka.
c. Ruang Rawat Internis Wanita dengan nama Levender.
d. Ruang Rawat Internis Pria dengan nama Rosella.
e. Ruang Rawat Paru dengan nama Mawar.
f. Ruang Rawat Bedah Pria dengan nama Dahlia
g. Ruang Rawat Bedah Wanita dengan nama Krisan.
h. Ruang Rawat POR Obgyn dengan nama Tulip.
i. Ruang Rawat Nifas Obstetry/Gynecolog dengan nama Tulip.
5. Ruang ICU/ICCU
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan
untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang
isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji /assessment oleh dokter dan Pasien peserta
JKN yang sudah ditentukan kelas nya.
Kelas ruangan meliputi:
1) VIP
2) Kelas Satu
3) Kelas dua
4) Kelas tiga
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika
pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk

Hal. 8 dari 11

ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan
dari RS untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang berlaku
adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2, kelas 1, VIP maka tarif kamar bayi
disesuaikan dengan kamar ibu.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan
penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan dengan tanda
isolasi.
B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada tim
infection control secepatnya.
C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam satu area
bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan dilakukan rapat
tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.

REFERENSI
1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.
2) Admissions Policy, The Childrens Hospital at Westmead, Australia, Policy
#1/C/06:8310-01:03; Sept 2010.

Hal. 9 dari 11

Hal. 10 dari 11

Lampiran Daftar Rumah Sakit / Instansi Rujukan

RUMAH
SAKIT
RS
Mitra
Husada
Pringsewu
RS
Urip
Sumoharjo
Bandar
Lampung
RS
Advent
Bandar
Lampung
RS
Bumi
Waras Bandar
Lampung

ALAMAT
Jl. A. Yani
Pringsewu

No.14,

RA
DIU
S

NO. TELP

Km

Jl. Urip Sumoharjo

No.200, Sukarame

Km

Jl. Teuku Umar No.48

Km

Jl. W olter Mongonsidi

No.235, Teluk Betung

Km

Jl.
Soekarno-Hatta,
RS Immanuel
Tromol pos I, Bandar
Way Halim
Lampung

Km

Hal. 11 dari 11

FAX

KETERANG
AN