Standar Operasional Prosedure (SOP)

Pengelolaan Instalasi Komputer

Dokumentasi
SOP
Keamanan Sistem Informasi
BCP

LATAR BELAKANG
Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukan
dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan atau
mengurangi resiko/kesalahan
Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan,
maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang menjadi
korban.
Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur,
maka pasien dapat meninggal atau cacat.
Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai
dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa
dan materi.
Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari
masyarakat) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.

Pengertian Standar
1

Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan termasuk tata
cara dan metode yang disusun berdasarkan konsesus semua pihak yang terkait
dengan memperhatikan syarat-syarat keselamatan, keamanan, kesehatan,
lingkungan hidup, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,
pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk
memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP 102 tahun 2000).

Standar adalah suatu patokan pencapaian berbasis pada tingkat (dr. Yodi
Mahendrata).

Standar adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakati
bersama serta dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan (Reyers, 1983).

Pengertian SOP

1.Standar/pedoman tertulis
2.Tatacara atau tahapan yang harus
dilalui
3.Tatacara atau tahapan yang dibakukan

Mencapai tujuan organisasi yang efektif

dan efisien

PENGERTIAN SOP :
Prosedur/tata cara kerja/tata urutan pelaksanaan
kerja yang sudah ditetapkan dengan standart
tertentu.
Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja
secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis.
Tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang
harus dialui untuk menyelesaikan suatu proses
kerja tertentu

Standard Operating Prosedur (SOP)

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya
adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa semua
keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitasfasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam
organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten,
standar dan sistematis.

Istilah SOP
1.Standard operating procedure (SOP)
2.Standar Prosedur Operasional (SPO)
3.Prosedur tetap (Protap)
4.Prosedur kerja
5.Prosedur tindakan
6.Prosedur penatalaksanaan
7.Petunjuk pelaksanaan
8.Petunjuk teknis

Tujuan SOP
1.Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas
atau tim
2.Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap
posisi
3.Memperjelas alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab
4.Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek
5.Menghindari kegagalan/kesalahan

Manfaat SOP
1.Memperlancar tugas petugas atau tim
2.Dasar hukum bila terjadi penyimpangan
3.Mengetahui hambatan yang terjadi dan mudah
dilacak
4.Mengarahkan petugas disiplin dalam bekerja
5.Pedoman melaksanakan pekerjaan rutin

Prinsip-prinsip SOP
1. Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan
2. Bisa berubah
3. Memuat segala tahapan, indikasi, dan syaratsyarat yang harus dipenuhi pada setiap kegiatan
pelayanan.
4. Harus didokumentasikan.

Bentuk SOP
1. Simple Steps
2. Hierarchical Steps
3. Graphic Procedures

4. Flow Chart

Pekerjaan apa Tidak Memerlukan SOP?

Apakah diperlukan SOP untuk "Mengoperasikan

kalkulator,"
"Mengoperasikan
timbangan,"
"Mengoperasikan pembuatan minuman kopi,"
"Mengoperasikan mesin fotocopy? Kita sepakat
tidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranya
karena tidak menyebabkan kerusakan atau
kecelakaan besar, tidak memerlukan tanggung
jawab dan akuntabilitas, pekerjaannya tidak
rumit.

JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP:

1. SOP PELAYANAN PROFESI :

SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK KEILMUAN : SOP

MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI,
PENELITIAN, DSB.
SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK MANAJERIAL : SOP
KEWENANGAN.

2. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI

SOP PELAYANAN
SOP PELAPORAN
SOP PERENCANAAN PROGRAM

FORMAT SOP:
1. Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya
terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat
dan tidak rinci
2. Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat
langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak
keputusan-keputusan yang harus dilakukan.
3. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan
gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi.
4. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan
dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja
baik secara fisik maupun logis

CONTOH SOP SEDERHANA

SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK :
PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT MASUK
PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI
PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA BAGIAN
YANG DITUJU

CONTOH SPOP HIRARKHI:

SOP SURAT MASUK

PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK

PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI
PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI BAGIAN
SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT
UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK MEMBUKA
MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG BERKEPENTINGAN

SOP GRAFIS:
SOP SURAT MASUK :

SOP FLOWCHARTS:
SOP SURAT MASUK
MENERIMA SURAT

MENCATAT

MENGKLASIFIKASIKAN

MENDISTRIBUSIKAN

SOP MENURUT TEKNOLOGI YG DIGUNAKAN

Manual Sop: dilakukan secara manual
contoh: penyerahan surat pelanggaran lalu lintas,
sidang pengadilan, pengurusan ijin, dsb.
Computerisasi: online/ menggunakan sistem
software untuk mengatur alur kerja. contoh:
sistem operator telepon, hotline, reservasi
penerbangan/hotel, pembayaran via credit card,
dsb
Semi Komputerisasi : campuran antara manual
dan
computerized.
contoh:
pelayanan
ktp/sim/stnk.

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP PELAYANAN :

1. Merumuskan tujuan protap

2. Menentukan kebijakan-kebijakan yang
berkaitan
dengan
sop/protap:
menterjemahkanpolicy/kebijakan
dengan maksud untuk : terjaminnya suatu
kegiatan pelayanan dan membuat standar
kinerja
3. Membuat aliran proses
4. Menyusun prosedur atau pelaksanaan
kegiatan

SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP ?

SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK YANG
MEWAKILI LEMBAGA
DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI PENGETAHUAN DAN
KETRAMPILAN YANG CUKUP DALAM BIDANG PEKERJAAN DI
LINGKUNGANNYA.
SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU.
SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN BERBEDA DENGAN
SOP DI LEMBAGA LAIN

Siapa Semestinya Menulis SOP

Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai
tingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami
perkerjaan tersebut. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan
pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif
dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak
dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah.
Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO;
dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam
pembuatan SOP

SOP Merupakan Produk Hukum

SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan
dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata
lain suatu SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting,
karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan
Juknis dalam internal lembaga tersebut.
Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat
dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau
mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang
Polisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini
merupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang
pegawai menggunakan stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau paraf
dari kasubag, merupakan pelanggaran prosedur; Seorang mahasiswa riset
melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga
merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.

SOP PELAYANAN KTP

SURAT PENGANTAR RT/RW

KELURAHAN

KSK

FORMULIR KTP

MEMBAYAR ADM

KECAMATAN

PEMBAYARAN
RETRIBUSI

LEGALISASI

FOTO

PENGAMBILAN KTP

SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR

RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK
PEMBERIAN STAMPEL RT
PEMBERIAN STEMPEL RW

SOP PELAYANAN FORMULIR KTP DI

KELURAHAN
PENGANTAR RT/RW
MENGISI FORM
MENUNJUKKAN KSK

MENGISI FORM

PEMBAYARAN
RETRIBUSI

PEMBERIAN STEMPEL

SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN

FORMULIR DARI KELURAHAN
LOKET PENERIMA

MEMBAYAR
RETRIBUSI

LEGALISASI

FOTO
PENGAMBILAN KTP

YANG HARUS DIPERHATIKAN :

SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN SECARA
SINGKAT LANGKAH DEMI LANGKAH.
TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA DAN
DIMENGERTI DENGAN CEPAT.
GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT AKTIF BUKAN
KALIMAT PASIF.
SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TO-DATE), HARUS
DIEVALUASI SECARA PERIODIK. DISARANKAN DITINJAU
MINIMAL SETIAP SATU TAHUN SEKALI, UNTUK BIDANG
KESEHATAN (CLINIC) MINIMAL18 BULAN SEKALI.

HAMBATAN PELAYANAN:
SOP TIDAK DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN KEPADA
MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI PIHAK INTERNAL)
SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI
PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG DISIPLIN:
MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM KERJA
BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA
LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA TARGET
WAKTU)
ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK JELAS,
KHUSUSNYA PADA SITUASI TERTENTU:
CUTI
SAKIT
TIDAK MASUK MENDADAK
IJIN
LIBUR LEBARAN