Acosys V3.

Users Guide
Powered By:

Aztechsoft Int

Software House General Trading Education Service

Jl. Purnawirawan VII Gg. Hi. Latif No. 39, Rajabasa, Bandar Lampung
Telp. (0721) 7431438

www.aztechsoft-int.com
e-mail: customer@aztechsoft-int.com
A step ahead in Information Technology

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Features :

ii

(Aztechsoft Comm erce Sys tem)

Berjalan di Windows XP/2000/2003 semua edisi.

User friendly (pengoperasian sistem yang mudah dan berbahasa Indonesia).
Didukung database handal MySQL Server (free).
Pembelian tunai/kredit berikut retur pembelian, debet/kredit nota, pembayaran hutang
dengan tunai/giro/bank.
Satuan produk hingga 3 level.
Penjualan retail/grosir dengan tunai/kredit berikut retur penjualan, debet/kredit nota,
pembayaran piutang dengan tunai/giro/bank.
Disediakan 20(dua puluh) jenis pembayaran untuk transaksi seperti tunai, cek, kartu
kredit, kartu debet, giro dan sebagainya.
Multiple price/7 harga jual untuk kategori customer yang berbeda.
Menyediakan transaksi jasa.
Menyediakan antrian penjualan pada kasir.
Support barcode scanner, printer barcode, cash drawer, pole display dan printer
POS (Point Of Sale).
Mendukung pengambi lan keputusan (decision support system) berupa :
Analisa reorder pembelian.
Analisa pembelian dan penjualan (grafik).
Analisa target dan realisasi penjualan.
Analisa rangking penj ualan per bar ang (real estimasi dan umur).
Analisa pembayaran piutang (dikendalikan dengan plafon).
Proteksi stok berdasarkan minimum reorder, minimum stok dan maksimum stok.
Daftar barang disertai gambar produk.
Pencarian daftar barang yang sensitif (dapat dicari dari huruf/angka yang terdapat pada
kode/angka barang).
Pencetakan barcode dengan printer inkjet/laserjet/printer barcode khusus untuk label
barang.
Pembuatan paket barang (grouping).
Stock opname insidental dan periodik tanpa harus menutup toko.
Multi Warehouse (penyimpanan dan pemindahan barang antar gudang).
Penyatuan data dari beberapa cabang perusahaan ke kantor pusat (semi/real time).
Laporan keuangan meliputi jurnal umum, laporan kas (cash flow), buku besar, neraca
percobaan, neraca, perhitungan laba/rugi, semua laporan tersebut dapat dilihat setiap saat.
Multi user (maksimal 500 user per cabang).

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

DAFTAR ISI
PENGANTAR ............................................................................VII
PERSIAPAN ............................................................................... 1
INSTALASI ACOSYS V3.0.................................................................. 2
MENGGANTI EDISI DAN UPGRADE REVISI...................................... 9
MENJALANKAN ACOSYS V3.0 .........................................................12
TIPS UMUM ......................................................................................14

PENGISIAN SALDO AWAL.......................................................... 18

SALDO AWAL BARANG....................................................................18
SALDO AWAL HUTANG....................................................................19
SALDO AWAL PIUTANG ...................................................................20

MASTER.................................................................................. 23
INFORMASI PERUSAHAAN ..............................................................23
OTORITAS USER..............................................................................24
SETUP AKUN....................................................................................30
DESAIN PENCETAKAN.....................................................................32
MAINTENANCE.................................................................................35
EDIT DATABASE...............................................................................36
GANTI PASSWORD ..........................................................................36
REMINDER (Pengingat).....................................................................37
CUT OFF TRANSAKSI ......................................................................40
GANTI USER.....................................................................................41

PRODUK.................................................................................. 43
KELOMPOK PRODUK.......................................................................44
DAFTAR LOKASI PRODUK...............................................................45
DAFTAR PRODUK ............................................................................46
PEMBUATAN PAKET PRODUK.........................................................53
TRANSFER STOK BARANG..............................................................55
CETAK LABEL (Barcode)...................................................................56
PEMINDAHAN BARANG ANTAR WAREHOUSE................................57
PENYESUAIAN STOK (Stock Opname) .............................................58
PERUBAHAN DATA PRODUK MASAL ..............................................63
PENCARIAN BARANG ......................................................................66
PENGELUARAN ATAU PEMAKAIAN BARANG .................................67
LAPORAN PENGELUARAN ATAU PEMAKAIAN BARANG ................68
INPUT STOK HADIAH .......................................................................69
Aztechsoft Int.

iii

Acosys V3.0

LAPORAN REKAP HADIAH...............................................................70

LAPORAN UMUR BARANG...............................................................70
KARTU STOK....................................................................................71
LAPORAN PERSEDIAAN BARANG...................................................73
LAPORAN PEMINDAHAN BARANG ANTAR GUDANG......................74
LAPORAN PENYESUAIAN STOK......................................................75

PEMBELIAN ............................................................................. 77
DAFTAR SUPPLIER..........................................................................78
ORDER PEMBELIAN.........................................................................80
DAFTAR ORDER PEMBELIAN ..........................................................82
UANG MUKA PEMBELIAN ................................................................84
PEMBELIAN......................................................................................85
RETUR PEMBELIAN .........................................................................87
PEMBAYARAN HUTANG ..................................................................90
PENYESUAIAN HUTANG..................................................................93
LAPORAN HARIAN PEMBELIAN.......................................................94
LAPORAN HARIAN RETUR PEMBELIAN ..........................................95
LAPORAN HARIAN PEMBELIAN PER BARANG................................97
LAPORAN HARIAN RETUR PEMBELIAN PER BARANG...................97
LAPORAN HARIAN PEMBAYARAN HUTANG ...................................98
LAPORAN HARIAN PENYESUAIAN HUTANG...................................99
LAPORAN BULANAN PEMBELIAN..................................................100
LAPORAN BULANAN RETUR PEMBELIAN.....................................101
LAPORAN BULANAN PEMBELIAN PER BARANG ..........................102
LAPORAN BULANAN RETUR PEMBELIAN PER BARANG..............103
LAPORAN BULANAN PEMBAYARAN HUTANG ..............................103
LAPORAN BULANAN PENYESUAIAN HUTANG..............................104
HISTORY SUPPLIER ......................................................................105
LAPORAN ANALISA PEMBELIAN PER PRODUK............................106
LAPORAN ANALISA PEMBELIAN PER FAKTUR.............................108
HISTORY HARGA BELI...................................................................109
LAPORAN TITIPAN UANG MUKA....................................................110
LAPORAN KONSINYASI PEMBELIAN.............................................111
LAPORAN HUTANG (SUMMARY) ...................................................112
LAPORAN HUTANG DAGANG PER FAKTUR..................................112
TRANSAKSI MATA UANG ASING ...................................................113

PENJUALAN ............................................................................118
DAFTAR CUSTOMER ( Pelanggan ) ................................................119
DAFTAR SALES..............................................................................121
ORDER PENJUALAN ......................................................................122
UANG MUKA PENJUALAN..............................................................123
PENJUALAN POS (POINT OF SALES) ............................................124
iv

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PENJUALAN ...................................................................................133
RETUR PENJUALAN.......................................................................136
PEMBAYARAN PIUTANG................................................................139
PENYESUAIAN PIUTANG ...............................................................140
LAPORAN HARIAN PENJUALAN ....................................................141
LAPORAN HARIAN RINCIAN PENJUALAN PER FAKTUR...............141
LAPORAN HARIAN RINCIAN PENJUALAN PER CUSTOMER.........142
LAPORAN HARIAN RETUR PENJUALAN........................................143
LAPORAN HARIAN PENJUALAN PER BARANG .............................144
LAPORAN HARIAN RETUR PENJUALAN PER BARANG ................145
LAPORAN HARIAN PEMBAYARAN PIUTANG.................................146
LAPORAN HARIAN PENYESUAIAN PIUTANG ................................147
REKAPITULASI PENJUALAN..........................................................148
LAPORAN LABA KOTOR PENJUALAN ...........................................149
LAPORAN BULANAN ......................................................................150
LAPORAN ANALISA PENJUALAN...................................................150
TARGET DAN REALISASI PENJUALAN PER PRODUK ..................152
RANGKING PENJUALAN PER BARANG.........................................153
HISTORY CUSTOMER ( Sejarah Pelanggan )..................................154
HISTORY HARGA JUAL..................................................................155
LAPORAN TITIPAN UANG MUKA....................................................156
LAPORAN PIUTANG (SUMMARY) ..................................................157
LAPORAN PIUTANG DAGANG PER FAKTUR.................................158

AKUNTANSI............................................................................161
DAFTAR AKUN ...............................................................................161
JURNAL ..........................................................................................163
POSTING ........................................................................................165
JURNAL UMUM...............................................................................166
BUKU BESAR/HISTORY AKUN.......................................................166
CASH FLOW (ALUR KAS) ...............................................................167
NERACA PERCOBAAN (NERACA SALDO) .....................................168
NERACA .........................................................................................169
PERHITUNGAN LABA RUGI............................................................170
TUTUP PERIODE AKUNTANSI .......................................................171

TRANSFER DATA.....................................................................173
KIRIM DAFTAR BARANG DAN UPDATE DAFTAR BARANG ...........173
PEMINDAHAN BARANG KE WAREHOUSE LAIN (TRANSFER).......175
PENERIMAAN BARANG..................................................................176
EKSPOR DATA KE WAREHOUSE LAINNYA...................................176
IMPOR DATA KE WAREHOUSE LAINNYA.....................................177

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PENCETAKAN..........................................................................180
ATUR KERTAS DAN MARJIN..........................................................180
PREVIEW........................................................................................181
CETAK (PRINT)...............................................................................181
EKSPOR KE MICROSOFT EXCEL ..................................................181
SIMPAN LAYOUT LAPORAN...........................................................182

WINDOWS DAN HELP..............................................................183

WINDOWS ......................................................................................184
HELP...............................................................................................184

vi

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PENGANTAR
Acosys V3.0 Sebagai
ONE STOP SYSTEM FOR TRADING
Acosys V3.0 atau lebih lengkap disebut Aztechsoft Commerce System
Version 3.0 dibangun sejak tahun 2001, dengan konsep menjadi problem
solving pada seluruh bisnis perdagangan yang kompleks dan rumit, sekaligus
membawa bisnis perdagangan menjadi selangkah lebih maju dengan berbagai
laporan real time yang memudahkan analisa secara tajam.
Mengapa Acosys V3.0 banyak disebut oleh pengguna sebagai ONE STOP
SYSTEM?. Acosys V3.0 berangkat dari pesanan berbagai jenis perusahaan
perdagangan, dengan tujuan untuk mengatasi permasalahan yang timbul dari
sistem perdagangan tradisional yang mereka terapkan, juga mengatasi
berbagai kelemahan software yang mereka gunakan sebelumnya. Kekayaan
praktek bisnis tradisional yang dipadukan dengan teori bisnis moderen
menjadi pemacu terbentuknya sebuah software handal yang penuh dengan
solusi dan praktis dalam pemakaian.
Acosys V3.0 banyak diminati para pebisnis dibidang perdagangan bukan
hanya karena kelengkapan menu dan kemudahannya, namun juga database
yang sangat handal. MySQL Server telah dikenal luas oleh kalangan IT
sebagai database server internet (web server) paling tangguh, saat ini telah
dipakai sekitar 80% web server seluruh dunia.
Database MySQL Server memiliki kemampuan pengolahan data yang luar
biasa, yakni sampai 2 Terra Byte (2048 Giga Byte) dan mampu menangani
sampai 500 user sekaligus pada database dan waktu yang sama, artinya anda
tidak perlu khawatir Acosys V3.0 bermasalah karena banyaknya data yang
diolah dan kepadatan transaksi.
Satu lagi alasan mengapa Acosys V3.0 menjadi ONE STOP SYSTEM FOR
TRADING, Acosys V3.0 telah terbukti mampu menjawab kebutuhan bisnis
semua jenis perdagangan barang maupun jasa seperti supermarket,
minimarket, dealer, toko buku, apotek, bengkel, percetakan, rumah makan,
supplier/distributor, grosir, toko pertanian, toko sembako, counter HP, dan
jenis perdagangan lainnya.
Keunggulan program Acosys V3.0 tidak dapat dirasakan sepenuhnya jika
dalam penggunaanya kurang sempurna, untuk itu Aztechsoft Int. team
Aztechsoft Int.

vii

Acosys V3.0

menerbitkan users guide ini sebagai pemandu anda dalam mewujudkan

keberhasilan bersama Acosys V3.0 Buku panduan ini dibuat sepraktis
mungkin agar mudah digunakan dengan metode read and practice.
Akhirnya kami Aztechsoft Int. team mengucapkan selamat atas pilihan anda
menggunakan Acosys V3.0 kritik dan saran anda kami tunggu melalui email : customer@aztechsoft-int.com untuk ditindak lanjuti.
Chief Of Software Development
Aztechsoft Int.

Sri Wahono

viii

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

SKEMA PENGGUNAAN ACOSYS V3.0

INSTALL
BUAT
DATA BASE
OTORITAS
USER

AKUNTANSI
?

YA

DAFTAR AKUN

TIDAK
SETUP AKUN
KELOMPOK
PRODUK
DAFTAR
PRODUK
PENGISIAN SALDO STOK
SALDO AWAL STOK
PEMBELIAN
PENYESUAIAN STOK INSIDENTAL

Aztechsoft Int.

ix

Acosys V3.0

SALDO AWAL
HUTANG/PIUTANG

YA

AKUNTANSI?

NERACA AWAL

TIDAK
SIAP UNTUK
TRANSAKSI

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PERSIAPAN
Setiap pembelian software Acosys V3.0 akan mendapatkan 1 (satu) paket
produk yang terdiri dari:
1.
2.

Compact Disc yang berisi software Acosys V3.0 MySQL Server

version 4.1, MySQL Administrator version 1.1, dan Adobe Acrobat Reader
versi 5.0.
Users Guide yang berbentuk buku.

Acosys V3.0 menggunakan database client-server MySQL version 4.1.13,

sehingga dalam proses penginstalannya harus menyiapkan komputer Server
dan client. Server adalah komputer yang akan dijadikan pusat penyimpanan
dan pengolahan database untuk semua client yang mengakses data
Komputer. Client adalah komputer yang digunakan untuk mengoperasikan
Acosys V3.0 dengan mengambil data dari komputer server.
1.

Persiapan Server
Kebutuhan hardware minimum untuk dapat dijadikan server MySQL
adalah:
Processor Pentium II (disarankan Pentium III keatas).
Memory 128 MB
Network Interface Card (Kartu Jaringan)
Harddisk lebih dari 2 GB.
Sistem
operasi
Windows
XP/2000/2003
(sebaiknya
menggunakan Edisi Server).
UPS (Uninterruptible Power Supply)
Jika perusahaan menggunakan data yang besar dengan jumlah client
yang banyak, maka harus dipersiapkan komputer server dengan
spesifikasi khusus misalnya menggunakan processor 2 buah (dual
processor), memori 1 GB, harddisk SCSI, dan lainnya.

2.

Persiapan Client
Kebutuhan hardware minimum untuk dapat dijadikan client adalah:
Processor Pentium Pentium II keatas.
Memory 64 MB
Network Interface Card (Kartu Jaringan)
Harddisk lebih dari atau sama dengan 1.2 GB.
Sistem operasi Windows XP/2000/2003 semua edisi.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

INSTALASI ACOSYS V3.0

Masukkan CD Acosys V3.0

Dari CD Acosys V3.0 pilihlah file Acosys V3.0 exe kemudian
klik 2X atau tekan [ENTER].

Klik tombol [Lanjut] lalu tekan [ENTER] untuk melanjutkan Install,

tetapi sebelumnya baca informasi/petunjuk penginstalan yang tampil
pada setiap form berikut ini:

Klik tombol [Setuju] lalu tekan [ENTER] untuk melanjutkan install.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Masukkan
melanjutkan.
Install

informasi

tentang

user

dan

perusahaan

untuk

Klik tombol [Lanjut] lalu tekan [ENTER] untuk melanjutkan

Ada 3 pilihan install :

1.
Server & Client: Software yang diinstal adalah Acosys V3.0
dan MySQL Server. Opsi ini dapat dipilih saat meginstal pada komputer
yang akan dijadikan server dan client sekaligus. Pilihan Server & Client
berarti kita dapat menjadikan komputer sebagai server dan dapat juga
menjalankan program Acosys V3.0
2.
Server: hanya menginstal MySQL Server. Opsi ini dipilih hanya
untuk komputer yang dijadikan server tetapi tidak digunakan untuk
menjalankan Acosys V3.0
3.
Client: hanya menginstal Acosys V3.0 Opsi ini dipilih untuk
komputer yang dijadikan client (database dari komputer server).
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Klik tombol [Lanjut>>] untuk melanjutkan install dengan jenis setup

yang dipilih.

Klik [Browse] jika akan mengganti letak directory tempat program akan
diinstall.

Klik tombol [Lanjut>>] untuk melanjutkan instal.

Pilih tipe server yang akan digunakan dengan mempertimbangkan

kemampuan memori, CPU dan kebutuhan database perusahaan (Jika
komputer yang dipakai akan dijadikan server).
1.

Minimum Performance, MySQL Server memakai sumber daya

memori dan CPU secara minimum, sehingga server masih dapat
dipakai untuk aplikasi-aplikasi lain seperti Microsoft Word/Exel,
multimedia dan lain-lain.
2.
Optimum Performance, MySQL Server menggunakan memori
dan CPU pada pertengahan antara Developer Machine dan Dedicated
MySQL Server Machine. Tipe ini cocok jika server juga digunakan oleh
4

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

aplikasi-aplikasi server lain, seperti web server, mail server, dan

sebagainya.
3.
Maximum Performance, MySQL Server memaksimalkan
penggunaan memori dan CPU. Server seperti ini murni untuk database
dan kebutuhan proses serta penyimpanan berskala besar. Sebaiknya
komputer ini tidak dipakai apilkasi-aplikasi lain.

Untuk aplikasi Acosys V3.0

disarankan tipe server Minimum
Performance jika perusahaan tidak banyak membutuhkan kecepatan dan
database yang besar. Atau memilih Optimum Performance bila perusahaan
membutuhkan proses yang cepat, database yang besar dan jumlah
pengguna yang banyak.
Klik tombol [Lanjut>>] untuk melanjutkan install.

Tentukan lokasi folder tujuan instal MySQL Server jika ingin

merubahnya.
Klik tombol [Lanjut>>] untuk melanjutkan install.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Tentukan letak database, jika ingin merubah folder tujuan instal,

silahkan ketik pada folder yang diinginkan atau klik [Browse] untuk
melihat folder yang lain. Letak data MySQL inilah yang harus diperhatikan,
karena data-data transaksi dari Acosys V3.0 akan tersimpan pada folder
ini.
Klik tombol [Lanjut>] untuk melanjutkan install.

Jika ingin mengganti program grup, maka tuliskan nama program

grupnya, jika tidak klik [Lanjut>].

Klik tombol [Lanjut>] untuk melanjutkan install.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Klik tombol [Install] untuk melanjutkan proses install

Tunggu sampai sistem selesai mengkopi file-file yang dibutuhkan hingga

proses selesai. Jika ada dialog:

Lebih baik dijawab [No] karena library Acosys kompatibel dengan library
yang telah ada (library windows).

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Proses instal akan dilanjutkan dengan menginstal Microsoft data Access

Component 2.6, jika komputer anda sudah terinstal MDAC 2.6 atau lebih
tinggi, anda dapat menekan tombol [Cancel] untuk membatalkan install.

Klik Checkbox [I accept all of the terms of the precending license

agreement].

Klik [Next>] untuk melanjutkan install.

Klik [Finish] untuk melanjutkan install.

Tunggu sampai sistem selesai mengkopi file-file yang dibutuhkan

hingga proses install selesai.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Klik [Next>] untuk melanjutkan install.

Klik [Finish] untuk melanjutkan install.

Klik [Ok] untuk melakukan booting ulang komputer.

MENGGANTI EDISI DAN UPGRADE REVISI

Software Acosys V3.0 terdiri dari 15 edisi sedangkan default yang
terinstall adalah Edisi Enterprise Edition untuk mengganti edisi ini
masukkan CD Installer Acosys V3.0 dan buka [Windows Explorer].

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Klik dua kali folder [Edisi Acosys V3.0]

Klik dua kali edisi yang akan digunakan, seperti contoh gambar di atas
edisi yang digunakan adalah Edisi E-07 maka pilih file [acosys_e_07].

Klik tombol [Install] maka akan muncul dialog seperti berikut

10

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Klik tombol [Yes] atau [Yes to All] dan tunggu proses hingga selesai
maka Acosys Edisi Enterprise Edition akan diganti dengan Acosys Edisi
E-07.
Jika ada upgrade revisi, untuk mengganti revisi telah terinstall dan
akan upgrade ke revisi yang lebih baru tersebut (dari revisi 74 ke revisi
75, revisi 75 ke revisi 76 dan seterusnya) dimana upgrade revisi ini dapat di
download di situs website www.aztechsoft-int.com secara gratis atau dari CD
yang ada. Maka langkah untuk upgrade revisi tersebut dari [Windows
Explorer]. Setelah Windows Explorer terbuka.

Klik dua kali file [upg_runtime_acosys_V3_0_75], file ini

berfungsi untuk mengupgrade file-file pendukung revisi.

Aztechsoft Int.

11

Acosys V3.0

Klik tombol [Nex>] untuk melanjutkan proses upgrade revisi

Tunggu proses Installing files sampai selesai. Jika ada file yang akan
diganti maka akan muncul dialog seperti dibawah ini.

Jika dijawab [Yes] maka akan otomatis akan mengganti file yang
telah ada.
Setelah proses [upg_runtime_acosys_v3_0_75] telah selesai pilih
edisi yang digunakan. Prosesnya sama dengan proses mengganti dari
Edisi Enterprise Edition ke Edisi E-07 seperti contoh di atas (hal.9).

MENJALANKAN ACOSYS V3.0

Untuk pertama kali menjalankan Acosys V3.0 klik icon Acosys V3.0 pada
desktop atau dari Start Programs Acosys V3.0 Acosys V3.0
12

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Setelah muncul splash Acosys V3.0 klik disembarang tempat pada splash
atau tekan sembarang tombol, maka akan tampil form seperti berikut:

Kolom Server/IP Address dengan localhost (dapat diganti dengan

nama komputer atau IP Address komputer tempat database tersimpan).
Kolom user name diisi dengan root (root adalah default nama Database
Administrator MySQL Server), kolom password isi dengan admin (admin
adalah default password otomatis Acosys V3.0).

Jika Server/IP Address, user name, dan password benar maka

database dapat dipilih, jika database belum ada maka pilihlah Buat
Database klik pada pilihan [Database Baru] kemudian:
- Pada form isian nama database tulislah nama databasenya (nama
database tidak boleh berisi tanda-tanda baca (, ; : \ / ) ( * % $
# @ spasi dan lain-lain).

- Setelah klik [OK] maka Acosys V3.0 akan melakukan proses

pembuatan database.
- Ada 20 item contoh daftar barang yang terbuat otomatis. Contoh
Aztechsoft Int.

13

Acosys V3.0

daftar barang ini dapat dihapus pada Menu Master Maintenace

Hapus Data Kode Barang.

Setelah proses tersebut selesai Klik tombol [Login] untuk membuka

program Acosys V3.0.

Tombol [Repair] adalah fasilitas auto repair data, proses ini untuk
menghindari kerusakan data akibat gangguan diluar sistem seperti putus
aliran listrik secara mendadak atau kendala lainnya. Fasilitas ini sangat
penting untuk menjamin validitas data yang masuk dan tersimpan pada
komputer, Klik tombol [Repair] untuk proses auto repair. Untuk
pertama kali menggunakan progam Acosys V3.0 dengan database baru
sebaiknya klik tombol [Repair].
Tombol [Repair] juga berfungsi jika upgrade revisi (revisi 86 ke revisi
87, revisi 88 ke revisi 89 dan seterusnya). Dimana pada upgrade revisi
tersebut jika ada struktur database yang dirubah, maka kan secara
otomatis proses ini akan menvalidasi.

Tombol [Optimize] berfungsi untuk mengoptimalkan kecepatan

akses database (menghapus ruang-ruang kososng data)

Tombol [Tutup] berfungsi untuk membatalkan penggunaan Aplikasi

Acosys V3.0.

TIPS UMUM
Hampir pada semua form Acosys V3.0
memiliki keseragaman dalam
pengoperasian, seperti pada form penjualan berikut:

14

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Acosys V3.0 memandu perpindahan kursor otomatis sesuai dengan

urutan pengisian transaksi yang seharusnya. Untuk berpindah pada
obyek berikutnya dapat menekan tombol [Enter]/[Tab] pada keyboard.
Untuk berpindah pada obyek sebelumnya dengan menekan tombol
[Shift] + [Tab].
Tombol, menu, dan label yang terdapat garis bawah disalah satu
hurufnya (mneumonic) dapat diakses dengan menekan tombol [Alt] +
[huruf yang bergaris bawah].
Contoh :

untuk memindahkan kursor dikotak isian diskon disamping

label [Discount II (-)] dapat menggunakan [Alt] + [D],
untuk menekan tombol [Baru (F1)] tanpa menggunakan
mouse dapat dilakukan dengan menekan tombol [Alt] +
[B] dari keyboard, dan sebagainya.

Jika terdapat tombol yang bertuliskan (F1), (F2), (F3), (Esc) dan
sebagainya maka tombol tersebut dapat dijalankan dengan menekan
tombol fungsi dari keyboard dari F1 sampai F12 sesuai yang tertulis
pada tombol tersebut. Seperti pada contoh diatas untuk mengakses
tombol [Baru (F1)] atau tekan tombol [F1] dari keyboard.
misalnya pada field
Jika ada fasilitas pencarian berupa
[Customer] diatas, anda bisa membuka dengan mengklik
, atau
menekan [Alt] + [], atau tekan tombol [F4] dari keyboard untuk
memunculkan daftar pilihan (drop down).
Untuk pengisian data yang berbentuk grid (tabel) seperti pada
pengisian daftar barang pada form penjualan diatas, data akan tersimpan
otomatis setelah berpindah ke baris lain (sebelum atau sesudah), atau
dengan kata lain setelah menekan panah bawah [] atau panah atas [].
di samping tombol
menandakan
Jika ada tombol
tombol tersebut terdapat tombol yang di hiden dan dapat dipilih.
Konfigurasi semua laporan dapat anda lakukan melalui menu
[Pencetakan], namun ada beberapa tombol toolbar yang dapat anda
gunakan untuk mempercepat proses. Dibawah ini kami jelaskan fungsi
masing-masing tombol toolbar tersebut:
: untuk mengatur jenis dan
ukuran font, juga format bold (huruf tebal) dan itallic
(huruf miring).
-

: untuk menampilkan atau menghilangkan grid (garis

pemisah antar sel pada tabel).

: untuk mengganti judul tabel sesuai dengan yang

kehendaki.
Aztechsoft Int.

15

Acosys V3.0

: untuk mengatur margin, jenis kertas dan printer (page

setup).

: untuk melihat hasil pracetak (print preview).

: untuk mencetak ke printer, sebaiknya sebelum

menggunakan fasilitas print ini anda memeriksa hasil
yang akan dicetak melalui print preview.

: untuk menyimpan format laporan yang sudah anda atur

termasuk lebar kolom yang telah anda sesuaikan dengan
kebutuhan pencetakan, sehingga pencetakan berikutnya
tidak perlu mengatur kembali. Ketika anda membuka
laporan kembali, anda akan mendapatkan pertanyaan

Untuk membuka laporan sesuai dengan format yang telah diatur

dengan mengklik [Gunakan Layout] dan jika anda menginginkan
format laporan asli dari Acosys V3.0
klik [Layout Asli],
sedangkan untuk menghapus format laporan yang telah dibuat
dengan mengklik [Hapus Layout].
-

16

: untuk mengekspor semua jenis laporan ke dalam file

Microsoft Excel atau melalui PencetakanEkspor ke
[Microsoft Excel]. Fasilitas ekspor ini akan menghasilkan
file Microsoft Excel yang dapat anda buka dari Microsoft
Excel atau Windows Explorer.
Pada beberapa laporan terdapat range tanggal yang
dapat diatur sesuai dengan tanggal yang dibutuhkan,
seperti gambar diatas.
pada beberapa
laporan dilengkapi dengan filter yang akan memudahkan
analisa, karena data yang tampil hanya data yang anda
butuhkan saja, anda bisa memilih kategori data yang
akan ditampilkan dari daftar yang telah disediakan dan
syarat penampilan, misalnya [=], [<], [like] atau syarat
lainnya yang disediakan.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PENGISIAN SALDO AWAL

Setelah membaca bab ini, anda diharapkan dapat
memahami :

Mengisi saldo awal stok barang

Mengisi saldo awal hutang

Mengisi saldo awal piutang

Aztechsoft Int.

17

Acosys V3.0

PENGISIAN SALDO AWAL

SALDO AWAL BARANG
Form ini digunakan hanya sekali (satu faktur) berfungsi untuk memasukkan
saldo-saldo stok barang yang telah ada sebelum menggunakan sistem
Acosys V3.0. Sebelum memasukkan saldo awal barang, terlebih dahulu
harus membuat daftar produk secara lengkap pada Form [Daftar Produk]
sesuai item barang yang ada diperusahaan. Memasukkan saldo awal barang
ini, dapat juga diganti dengan cara lain yaitu dengan Form [Pembelian] dan
[Stock Opname Insidental], fasilitas ini merupakan alternatif untuk
memudahkan pengisian saldo awal barang yang dapat dilakukan secara
bertahap.
Untuk membuka fasilitas saldo awal persediaan barang ini dari menu Produk
Saldo Awal Stok.

1.
2.
3.
4.
5.

18

Pilih [Warehouse] mana yang akan diisi stok awal barangnya.

Nomor faktur akan terisi otomatis dan dapat diganti dengan nomor
faktur yang dikehendaki.
Tanggal akan terisi otomatis atau dapat dipilih sesuai tanggal
pengisian stok awal barangnya.
Klik tombol [Baru/Edit] untuk menampilkan semua item barang
yang telah dibuat di form daftar produk.
Mengisi saldo stok semua produk yang telah dihitung secara fisik
dapat dimasukkan/diketik pada kolom [Stok awal] sesuai dengan baris
item barang tersebut. Jika proses pengisian saldo awal produk ini belum
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

selesai dan akan dilanjutkan kembali klik tombol [Tutup] dengan catatan
hafalkan nomor fakturnya. Untuk melanjutkan kembali pengisian
[Baru/Edit] maka semua saldo yang dimasukkan akan menambah saldo
yang pernah diinput terdahulu baik pada barang yang belum pernah
diinput maupun yang sudah pernah diinput (input 1 + input 2).
Jika akan membuka faktur yang pernah disimpan, ketik nomor
fakturnya lalu klik [Buka Faktur].
Tombol [Batal Simpan] lalu muncul kotak dialog [Yes] jika akan
memasukkan penambahan saldo awal stok dan [No] jika
membatalkannya.
Tombol [Simpan] untuk menyimpan saldo awal stok.
Tombol [Cari Nama] untuk mencari nama produk.
Tombol [Cari kode] untuk mencari kode produk yang akan diisi
stoknya.
Tombol [Tambah daftar] untuk menambah daftar barang baru
yang belum masuk ke daftar stok awal.
Untuk memasukkan saldo barang yang ada.
Tombol [Refresh] untuk memanggil kembali perubahan daftar
barang ketika form saldo awal stok sedang terbuka.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar .

SALDO AWAL HUTANG

Saldo Awal Hutang digunakan untuk memasukkan hutang awal kepada
supplier jika sebelum penggunaan program ini perusahaan memiliki hutang
yang belum dibayar kepada supplier.
Sebelum memasukkan saldo awal hutang, seharusnya membuat daftar
supplier secara lengkap pada menu [Daftar Supplier].
Langkah kerjanya dari menu Pembelian Penyesuaian Hutang
kemudian tampil form seperti berikut :

Aztechsoft Int.

19

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.
8.

Masukkan periode tanggalnya.

Ketik kode supplier yang akan diisi saldo awal hutangnya dengan
mengetik langsung atau memilih melalui daftar menggunakan , [Alt+],
dan dapat juga dengan menekan [F4] pada keyboard.
Nama dan Alamat supplier serta faktur terisi otomatis.
Pilih faktur yang akan di sesuaikan.
Penyesuaian hutang pembayaran akan terisi otomatis sesuai dengan
transaksi pembelian yang pernah dilakukan.
Pada grup Penyesuaian Lainnya pilih Jenis Transaksinya
atau [Alt+] atau tekan [F4] pada keyboard, pilih Saldo
dengan
Hutang Awal yang telah dibuat dalam daftar akun, jika belum ada,
maka terlebih dahulu membuat daftar akunnya pada Modal.
Isikan nominal hutang awal pada kolom Penyesuaian.
Perubahan Hutang otomatis terbuat.

SALDO AWAL PIUTANG

Saldo Awal piutang digunakan untuk memasukkan Piutang awal kepada
customer jika sebelum penggunaan program ini perusahaan memiliki piutang
yang belum dibayar oleh customer. Sebelum memasukkan saldo awal piutang
ini harus membuat daftar customer secara lengkap.
Isikan kode customer yang akan diisi saldo awal piutang dengan mengetik
atau [Alt+] atau tekan
langsung atau memilih melalui daftar dengan klik
[F4] pada keyboard.
Langkah kerjanya dari menu Penjualan Penyesuaian Piutang.

20

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.

Masukkan periode tanggal.

Isi kode customer yang akan dimasukkan saldo awal piutang.
Nama dan Alamat customer serta faktur terisi otomatis.
Pilih faktur yang akan disesuaikan.
Pada grup Penyesuaian Lainnya pilih Jenis Transaksinya
atau [Alt+] atau tekan [F4] jika pilihan Saldo Piutang
dengan
Awal yang telah dibuat dalam daftar akun, jika belum ada, maka buat
daftar akunnya pada Modal.
Isikan nominal piutang awal pada kolom Penyesuaian.
Perubahan piutang otomatis terbuat.

Aztechsoft Int.

21

Acosys V3.0

M A S T E R
Setelah membaca master, anda diharapkan dapat
memahami :

Informasi perusahaan

Setup akun

Otoritas user

Desain pencetakan

Reminder

Maintenance

Ganti password

22

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

MASTER
INFORMASI PERUSAHAAN
Form Informasi Perusahaan digunakan untuk menginput data perusahaan
yang akan tampil pada splash dan seting pencetakan faktur pajak, tampilan
ini dapat diatur sesuai dengan keinginan perusahaan. Untuk membuka form
ini dari Master Informasi Perusahaan :

Hasil input diatas dapat langsung anda lihat pada layar splash setelah
disimpan dengan menekan tombol [Simpan (F3)]. Pada tab [Pajak]
disediakan seting beberapa hal yang akan tercetak pada faktur pajak.

Aztechsoft Int.

23

Acosys V3.0

OTORITAS USER
Acosys V3.0 memberikan pembagian wewenang yang sangat fleksibel,
yakni setiap user pada semua hirarki dan semua bagian dapat diberi
wewenang berbeda dalam hal penggunaan menu, perubahan data,
penghapusan data dan pengolahan data lainnya sesuai dengan kebutuhan
manajemen. Tiap user juga diberikan sandi yang akan ikut tercetak pada
semua pencetakan faktur/nota serta masuk ke laporan-laporan sehingga
memudahkan untuk pengontrolan apabila terjadi kesalahan transaksi atau
untuk kepentingan lain yang mendukung manajemen.
Untuk menjalankan fasilitas ini dari menu Master Otoritas User maka
tampil form berikut :
1
2
3
4
5

7
8

10

Keterangan :
1. Sandi adalah kode dalam bentuk huruf atau angka maksimal 10 karakter
sebagai identitas user yang ikut tercetak pada tiap transaksi. Tiap user
harus memiliki kode yang berbeda.
2. Nama adalah nama user yang akan digunakan untuk mengakses Acosys
V3.0
3. Password adalah sandi rahasia untuk mengakses Acosys V3.0 terdiri
dari huruf, angka atau karakter lain seperti @, &, * dll.
4. Pengaturan kewenangan menu yang tampil.
5. Pengaturan kewenangan [Otoritas User] digunakan untuk menampilkan
menu yang diizinkan atau yang telah diberikan wewenang pada user
24

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

tersebut, hidupkan checklist pada checkbox menu atau sub menu yang
diizinkan.

6.
7.

Tombol navigasi untuk berpindah antar user.

Simpan, Untuk menyimpan seting otoritas user, penyimpanan ini
sebaiknya dilakukan setelah point [a], [b], [c], [d], [e] dan [5] terisi
dengan benar.
8. Baru, untuk menambah user baru.
9. Hapus, untuk menghapus user, user yang terhapus adalah user yang
tampil saat itu dan seting user lain tidak terpengaruh.
10. Esc, untuk keluar dari form otoritas user.
a.

Setting Produk
Berfungsi untuk mengatur kewenangan tiap-tiap user terhadap akses
daftar barang, proteksi stok, default warehouse dan seting faktur
otomatis untuk transaksi pemindahan barang dan stok opname.

Aztechsoft Int.

25

Acosys V3.0

a1
a2

a3

a4
a5
a6
a7

a8

Option a1 sampai a4 untuk seting kewenangan user terhadap akses

[Daftar Barang].
a1.
User dapat mengelola daftar barang secara penuh meliputi
pembuatan daftar barang baru, merubah harga beli dan harga
jual, merubah kode barang, menghapus daftar barang, pembuatan
target penjualan, penentuan minimum dan maksimum stok,
penentuan minimum stok reorder dan seting lainnya.
a2.
Daftar barang dapat diakses hanya sebatas tampil saja dan tidak
dapat dirubah sama sekali.
a3.
User tersebut dapat merubah seting harga jual saja dan tidak bisa
merubah seting lain.
a4.
User hanya bisa merubah semua daftar barang kecuali harga beli,
harga jual dan pengaturan discount.
a5.
Untuk mengaktifkan proteksi stok minimum dan maksimum pada
setiap transaksi pembelian, penjualan dan pindah barang antar
warehouse (gudang) atau cabang aktifkan checklist tersebut. Jika
checklist tidak aktif maka tidak ada proteksi sehingga stok barang
dapat negatif.
a6.
Untuk menampilkan Hpp pada saat user tersebut melakukan
pemindahan barang antar warehouse (gudang) atau cabang
aktifkan checklist tersebut.
a7.
Untuk seting faktur otomatis. Nomor faktur dapat dibuat awalan
berbeda-beda untuk setiap user. Misalnya pada gambar diatas,
akan dibuat faktur otomatis pada user ROOT untuk setiap
transaksi pindah barang, transfer stock, pemaketan produk dan
stock opname dengan format GDG/roo\t/ddmmyyXXXXX, jika
kalimat penulisan awalan terdapat salah satu dari huruf: C, c, D,
d, H, h, M, m, N, n, Q, q, S, s, T, t, W, w, Y, dan y maka sebelum
huruf tersebut diberi tanda \ (backslash) seperti root ditulis
roo\t, ansar ditulis a\n\sar dan sebagainya. Urutan faktur
dapat diseting per hari (ddmmyy), Per bulan (mmyy) dan per
26

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

a8.

b.

tahun (yy), jadi setiap per hari/bulan/tahun faktur otomatis

kembali ke awal dengan hari/bulan/tahun yang berbeda.
Default warehouse adalah seting agar setiap pertama kali form
transaksi yang mencantumkan warehouse (misalnya pada
pembelian, penjualan, retur, dll) dibuka selalu menampilkan
kode/nama warehouse sesuai pada seting ini. Jika checklist
[Warehouse dikunci] diaktifkan, maka user tersebut tidak dapat
merubah warehouse yang dipakai pada setiap transaksi.

Setting Pembelian.

b1

b2
b3
b4
b5

b1. Untuk seting faktur otomatis. Nomor faktur dapat dibuat awalan
berbeda-beda untuk setiap user. Misalnya pada gambar diatas, akan
dibuat faktur otomatis pada user ROOT untuk setiap transaksi oder
pembelian dengan format OB/roo\t/ddmmyyXXXXX.
b2. Default Supplier adalah seting agar setiap pertama kali form
transaksi yang mencantumkan supplier (misalnya pada pembelian,
retur pembelian, pembayaran hutang dll) dibuka selalu menampilkan
kode/nama supplier sesuai pada seting ini.
b3. Aktifkan checklist tersebut untuk user yang tidak diperkenankan
merubah supplier default supplier pada tiap transaksi.
b4. Aktifkan checklist tersebut jika pada form [Order Pembelian] akan
ditampilkan harga beli.
b5. Berfungsi untuk memasukkan dalam pembelian jika ada lebih dari
satu kode produk dalam satu transaksi. Jika checklist diaktifkan
maka dapat memasukkan lebih dari satu kode produk dalam satu
transaksi tetapi proteksi stok tidak maksimal.

Aztechsoft Int.

27

Acosys V3.0

Tips

Jika anda tidak menginginkan pembuatan faktur otomatis tetapi secara

manual, maka matikan checklist pada point a7.
Untuk memastikan bahwa semua checklist yang tampil pada form ini
tersimpan pada database, lakukan checklist ulang.
Seting ini bisa dibuat berbeda untuk setiap user, maka lakukan
pengaturan ini pada setiap user yang anda buat.
Tombol [Baru] untuk membuat user baru, tombol [Simpan] untuk
menyimpan daftar user yang telah dibuat atau yang mengalami
perubahan. Tombol [Hapus] untuk menghapus user yang pernah dibuat
dan tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form Daftar User.
jika pilihan ini
diaktifkan kasir tidak bisa menjual barang saat stok barang mencapai
stok minimum yang ditentukan atau bagian pembelian tidak dapat
membeli barang melebihi maksimum stok yang ditentukan.
untuk menampilkan
atau tidak HPP saat melakukan pindah barang antar gudang.
Acosys V3.0
menyediakan enam tab untuk berbagai seting
kewenangan diantaranya tab Faktur Otomatis, Jenis Faktur,
Default,Daftar Barang, Level Harga Jual dan lainnya
Faktur Otomatis untuk menentukan pembuatan faktur otomatis atau
manual beserta awalan fakturnya yang bisa dibuat berbeda tiap user
seperti : OB/roo\t/ddmmyyXXXXX, B/roo\t/ddmmyyXXXXX dan lain-lain
dan jika akan
jika faktur akan dibuat otomatis maka aktifkan cheklist
membuat faktur manual maka matikan cheklist tersebut baik faktur
Pembelian, penjualan, gudang, dan akuntansi.

Catatan

: Sandi, nama, password dan Faktur otomatis tidak boleh

memakai karakter khusus diantara huruf atau angka
seperti: \, -, , dan .

Baca Juga :

Daftar Produk

Pembelian

Penjualan

Pindah Barang Antar Warehouse

Akuntansi

c.
28

Setting penjualan
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1
2

3
4
5
6
7

1.

2.

3.
4.
5.

6.
7.
8.

Untuk seting faktur otomatis. Nomor faktur dapat dibuat awalan

berbeda-beda untuk setiap user. Misalnya pada gambar diatas, akan
dibuat faktur otomatis pada user ROOT untuk setiap transaksi oder
penjualan dengan format OJ/roo\t/ddmmyyXXXXX.
Level Harga Jual digunakan untuk menentukan kewenangan user
dalam memberikan level harga, user bisa diberi kewenangan hanya
untuk penjualan retail saja, penjualan grosir saja atau dari retail
sampai grosir. Harga jual yang disediakan 1-7 level. Default
customer dapat dikunci jadi setiap user dapat dibedakan dalam
pelayanan ke customer.
Untuk menampilkan atau tidak harga jual saat melakukan order
penjualan.
Jika pilihan ini aktif maka kasir tidak dapat merubah harga jual, tapi
jika pilihan ini tidak aktif berarti kasir diberi kewenangan merubah
harga jual.
Jika pilihan ini aktif maka user/kasir tidak dapat menghapus item
barang yang sudah dimasukkan dan buka faktur pada menu
penjualan kasir, tapi jika pilihan ini tidak aktif berarti user/kasir diberi
kewenangan menghapus item barang yang sudah dimasukkan dan
buka faktur.
Jika pilihan ini aktif maka user/kasir tidak dapat menjual barang
dibawah harga pokok.
Jika pilihan ini aktif maka user dapat merubah plafon piutang pada
menu [Daftar Customer].
Jika pilihan aktif maka dapat memasukkan lebih dari satu kode
produk dalam satu transaksi tetapi proteksi stok tidak maksimal.

Aztechsoft Int.

29

Acosys V3.0

d.

Setting Lainnya

Jika checklist [Form pembuka (satart up)] aktif berarti user dapat
menentukan menu yang tampil pertama kali yang telah diseting
sesuai dengan tugas/kewajiban user tersebut.

SETUP AKUN
Untuk dapat memposting semua transaksi yang telah dibuat dibutuhkan
pengaturan, agar semua transaksi masuk pada pos-pos akuntansi dengan
nomor akun yang benar. Selain untuk pengaturan, setup akun juga digunakan
untuk pengaturan warehouse (gudang), alat pembayaran yang digunakan,
dan transaksi lain-lain yang akan terposting pada laporan keuangan.
Membuka fasilitas ini dari MasterSetup Akun.

30

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Pembelian
a. Pilih nomor akun untuk Pembelian, Potongan Pembelian, Retur
Pembelian, Potongan Retur, Hutang dan Pajak dapat dipilih
sesuai dengan Daftar Akun pada menu
menggunakan
Akuntansi yang telah dibuat.
b. Jenis Pembayaran dan transaksi lainnya dibuat fleksibel untuk
menampung beberapa jenis pembayaran, dapat langsung
mengetikkan nama pembayarannya lalu pilih akun yang sudah dibuat
.
dalam Daftar Akun pada menu Akuntansi menggunakan
Menu ini juga bisa digunakan untuk pembuatan master untuk
memasukkan Saldo Awal Hutang yang kemudian dapat dipanggil
dalam transaksi Penyesuaian Hutang.

Penjualan dan Jasa Digunakan untuk menentukan nomor akun antara

penjualan dan jasa secara terpisah.

a.

b.

Pilih nomor Akun untuk transaksi Penjualan, Potongan

Penjualan, Retur, Potongan Retur, Piutang dan Pajak dapat dipilih
dengan
sesuai dengan daftar akun yang sudah dibuat.
Jenis Pembayaran dan transaksi lainnya dibuat fleksibel untuk
menampung beberapa jenis pembayaran, bisa langsung
mengetikkan nama pembayarannya misalnya kas, cek, giro dll. lalu
. Menu ini juga
pilih akun yang yang telah dibuat menggunakan
bisa digunakan untuk membuat seting akun Hutang Tak Tertagih,
debet/kredit nota, biaya angkut dll, untuk kemudian dapat
dipanggil melalui menu Penyesuaian Piutang.

Persediaan Barang
persediaan barang.

berfungsi

untuk

menentukan

nomor

akun

Aztechsoft Int.

31

Acosys V3.0

Tombol [Tambah Warehouse] untuk menambah warehouse/gudang.

Tombol [Rubah Kode Warehouse] untuk merubah kode warehouse.

Tombol [Hapus Warehouse] Untuk menghapus Warehouse yang tidak

dibutuhkan lagi.
Tombol [Simpan Perubahan] Untuk menyimpan setiap melakukan
perubahan.

DESAIN PENCETAKAN
Acosys V3.0 menyediakan fasilitas desain pencetakan (print out) yang dapat
di desain kembali sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk
menggunakan fasilitas ini dari dari MasterDesain Pencetakan
32

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1
2

1.

Icon-icon yang terdiri dari new, open, save, page setup preview, toolbox,
properties, copy, cut, paste, tambah group, hapus group, desain dengan
kode dan tutup. Contoh:
Klik icon [Open] untuk membuka file pencetakan yang akan diedit.

File pencetakan terdapat di dua folder, yaitu:

a. Folder Report Desain yang terdiri dari:
CetakLabelBarang.app untuk form cetak label barang,
LapAnalisaPembelian.app
untuk
form
Laporan
Analisa
Pembelian,
LapDetailPenjualan.app untuk form Laporan Detail Penjualan,
LapKartuStok.app untuk form Laporan Kartu Stok,
LapKartuStokRekap.app untuk form laporan kartu stok
rekapitulasi,
Aztechsoft Int.

33

Acosys V3.0

2.

3.
4.

34

LapKonsinyasiPembelian.app untuk form Laporan Konsinyasi

Pembelian, dan
LapRincianPenjualan.app untuk form Laporan Rincian Penjualan.
b. Folder Transaction Desain yang terdiri dari:
Bayar hutang, bayar piutang, DP pembelian, DP penjualan, jurnal,
kirim barang cabang, kirim barang ke cabang, kirim barang pusat,
kirim barang ke pusat, kwitansi bayar piutang, order penjualan,
order jual plus diskon, paket produk, pembelian, penjualan,
penyesuaian hutang, penyesuaian piutang, pindah barang, retur
pembelian, retur penjualan, struk penjualan, dan terima barang.
Berfungsi untuk mengatur tinggi atau posisi Y pada:
2.1 Report header, terdiri dari judul faktur informasi perusahaan, faktur,
tanggal, tanggal tempo, customer, sales judul tabel detail report.
Untuk report header cheklist [cetak disetiap halaman] jika aktif maka
setiap halaman struk penjualan akan ke print report
2.2 Detail report, terdiri rincian data.
2.3 Report footer, total item dan nominalnya, pengguna dan lain-lain.
Toolbox berfungsi untuk menambah fieldt, label, garis, gambar, untuk
menggunakannya klik fieldt/label/garis/gambar tarik ke posisi yang
diinginkan.
Item Properties berfungsi untuk melihat/merubah masing-masing
elemen dari report. dimana elemen-elemen itu terdiri dari:
a. Category terdiri dari.
Variabel: data yang dikirim langsung dari Acosys V3.0,
Grand Total: Jumlah keseluruhan,
Copy Field: Rangkapan dari field yang lain, dan
Others: Pembuatan rumus yang tidak disediakan dari program
Acosys V3.0.
b. Item nama berfungsi untuk pemberian nama yang terhubung
dengan Acosys V3.0.
c. Kolom Categori dipilih Group Field berfungsi untuk menentukan
group.
d. Kolom Categori dipilih Grand Total atau Sub Total berfungsi
untuk menentukan sum (jumlah nilai)/average (rata-rata)/min
(minimum)/max (maksmimum)/count (jumlah item) dari field yang
ditunjuk.
e. Vertical Alignment dan Horizontal alignment berfungsi untuk
menentukan letak huruf yang akan di printout pada item elemen.
f. String format berfungsi untuk menentukan format tampilan dari isi
field, contoh
Jika field bernilai 5459.4 dan diberi string format "##,##0.00",
maka hasil print out 5,459.40.
Jika field bernilai 334.9 dan diberi string format "###0.00"
maka hasil print out 334.90.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

5.

Jika field bernilai 5 dan diberi string format "0.00%" maka hasil
print out 500.00%".
g. Font name, font size, bold, underline, italic dan strikeout
berfungsi untuk mengatur huruf yang akan ke print out.
h. Y Position dan X Position menunjukkan posisi item elemen.
i. Height dan Width berfungsi untuk menentukan lebar dan panjang
item elemen.
j. Tombol [Apply] berfungsi untuk menyimpan item elemen yang
dirubah.
Jika ingin merubah item elemen maka klik salah satu elemen yang akan
diganti.

MAINTENANCE
Menu maintenance berisi sub-sub menu yang kesemuanya berfungsi untuk
perawatan data base.
F Backup Data berfungsi untuk menggandakan data. Menu ini dapat
diakses melalui MasterMaintenanceBackup Data. Setelah itu
tentukan lokasi dan nama file yang akan disimpan. Proses ini dapat
dilaksanakan jika computer client tidak ada yang mengakses program
Acosys V3.0.
F Restore Data untuk mengembalikan data pada posisi backup tertentu.
Langkah kerjanya dari MasterMaintenanceRestore Data, lalu
pilih file backup yang akan diambil.
F Hapus Data untuk menghapus data perkelompok atau keseluruhan.
Menghapus data dengan menu ini mengakibatkan hilangnya semua data
pada kelompok tersebut atau bahkan semua data jika pilihan yang
dihapus
Hapus
Semua
Data.
Langkah
kerjanya
dari
MasterMaintenance[Kelompok Data]. Kelompok data yang bisa
dihapus melalui menu ini adalah:
Daftar Akun
Jurnal
Order Pembelian
Pembelian
Order Penjualan
Penjualan
Gudang
Kode Barang
Stok Barang
Supplier
Customer
Sales
Hapus Semua Data
Aztechsoft Int.

35

Acosys V3.0

Jika telah dipilih yang akan dihapus maka muncul dialog

Ketik YES dengan huruf besar semua dan klik tombol [Ok] maka akan
otomatis proses menghapus data selesai.

EDIT DATABASE
Fasilitas ini digunakan untuk user yang menguasai database terutama SQL
(Structure Query Language), dan fasilitas ini dipakai hanya untuk keperluan
tertentu yang tidak disediakan dalam program ini. Database dapat dirubah
secara langsung pada database. Untuk melihat tabel yang ada dapat dipilih
dari pilihan daftar nama tabel kemudian klik [Execute], sedangkan untuk
menjalankan perintah SQL dapat dituliskan dikotak sebelah kiri atas, misalnya
untuk melihat tabel penjualan dengan nomor faktur "0001" dapat diketikkan
"SELECT * FROM PENJUALAN WHERE FAKTUR=0001" kemudian klik
[Execute].
Catatan :

Jangan gunakan fasilitas ini jika user tidak memahami

tentang database dan Stucture Query Language (SQL),
karena akan berakibat fatal.

GANTI PASSWORD
Fasilitas ini digunakan untuk mengganti password oleh user.
Membuka menu ini Dari Master Ganti Password.

36

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1
2
3

1.
2.
3.

Masukkan password lama yang akan diganti.

Masukkan password baru Jika password lama dimasukkan salah
maka kolom password baru tidak dapat diketik.
Masukkan pada Kolom Konfirmasi Password baru pengisiannya harus
sama dengan yang dimasukkan pada kolom Password baru.

REMINDER (Pengingat).
Menu ini berfungsi sebagai pengingat seperti piutang yang harus ditagih,
hutang yang harus dibayar, barang-barang yang harus diorder dan barangbarang yang mencapai target penjualan. Semua menu Reminder dapat print
out secara otomatis.
Faktur Pembelian Yang Harus dibayar.

1
5
6

7
8
2
3
4

1.
2.

Jika ada faktur pembelian yang harus dibayar hari ini, untuk
menampilkan klik tanda panah bagian kanan kolom tersebut.
Jika ada faktur penjualan yang harus ditagih hari ini, klik tanda
panah di bagian kanan kolom tersebut.
Aztechsoft Int.

37

Acosys V3.0

3.
4.

Untuk melihat item barang yang harus diorder hari ini.

Untuk melihat barang yang pencapaian target penjualannya
kurang.
Untuk menampilkan tenggang waktu hutang yang jatuh tempo.
Jika checklist dihidupkan maka apabila ada kewajiban yang harus
dibayar akan langsung tercetak secara otomatis [Print
otomatis].
Untuk mencetak kewajiban yang terdapat pada Reminder Jika
checklist tidak dihidupkan.
Setelah klik tombol print lalu Klik [OK].
Klik Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu ini.

5.
6.
7.
8.
9.

Faktur penjualan yang harus ditagih

1.
2.
3.

Untuk melihat faktur penjualan yang harus ditagih hari ini klik
tanda panah bagian kanan kolom tersebut.
tenggang waktu jatuh tempo piutang yang akan di tampilkan
jika checklist ini aktif maka setiap membuka menu ini apabila
ada faktur piutang yang harus ditagih akan otomatis tercetak.

Barang yang Harus Diorder

38

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.

Untuk melihat item barang yang harus diorder hari ini klik tanda
panah bagian kanan kolom tersebut.
Pilih yang akan dibuka minimum stok Reorder atau minimum stok
jual.
Pilih selisih dengan pembandingnya.
Pilih warehouse/gudang yang akan dibuka.

Barang-barang dengan pencapaian target penjualan

1
2
3

1.
2.

Masukkan tanggal awal perhitungan.

Masukkan jumlah hari untuk pembatasan barang yang berumur lebih
dari jumlah hari yang sudah dimasukkan.
Aztechsoft Int.

39

Acosys V3.0

3.

Masukkan persentase pencapaian, klik tanda panah untuk memilih.

CUT OFF TRANSAKSI

Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data-data yang tidak diperlukan,
agar meringankan proses kerja Acosys V3.0 apabila hardware yang
digunakan kurang menunjang. Sebelum menggunakan fasilitas ini sebaiknya:
E Backup data terlebih dahulu.
E Tidak ada user yang menggunakan progam Acosys V3.0
E Baca terlebih dahulu petunjuk yang tertera dimenu cut off transaksi.

E
E
E

Pilih tanggal terakhir transaksi yang akan dicut off

Tentukan jenis transaksi untuk menampung saldo piutang dan hutang
jika saldo hutang maupun piutang tidak nol.
Klik tombol [Cut Off] untuk memproses fasilitas ini.

jika sebelumnya data sudah dibackup maka klik tombol [No] tetapi jika
ingin melakukan lagi klik tombol [Yes] maka tampil menu:

40

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

default nama file menunjukan tanggal pada sistem komputer, ini dapat
diganti sesuai dengan keinginan agar mudah untuk diingat. Lalu klik
tombol [Save], Tunggu sampai proses backup data dan proses cut off
selesai hingga tampil menu:

GANTI USER
Digunakan untuk berpindah dari satu user ke user lain. Langkah kerjanya dari
Master Ganti User lalu muncul dialog login dan pengisiannya sama
seperti pada waktu membuka progam Acosys V3.0 pertamakali.
Untuk keluar dari program Acosys V3.0 dari Master Keluar.

Aztechsoft Int.

41

Acosys V3.0

PRODUK
Setelah membaca bab ini, anda diharapkan dapat
memahami :

Kelompok produk, lokasi produk, daftar produk,

rubah data produk masal, cetak label dan pencarian
barang

Pembuatan paket produk, pindah antar warehouse

dan transfer stok antar barang

Penyesuaian stok (insidental dan periodik)

Laporan persediaan barang, kartu stok, laporan

penyesuaian stok, laporan pemindahan barang dan
laporan umur barang

42

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PRODUK
Menu Produk merupakan fasilitas untuk mempermudah dalam analisa
penjualan. Acosys V3.0 menyediakan fasilitas untuk pengelompokkan
produk secara bertingkat. Dalam penempatan barang dapat dibuat per rak
atau gondola, fasilitas ini untuk memudahkan pada saat stok opname barangbarang yang ada pada rak display atau gudang.
Acosys V3.0 juga menyediakan fasilitas pemindahan barang dari satu
Warehouse ke Warehouse lain, dari gudang ke sales dan sebaliknya. Saldo
barang dapat dilihat pada masing-masing Warehouse atau sales, dapat juga
secara keseluruhan.
Acosys V3.0 memiliki kelebihan dalam hal transfer data, yaitu terkirim
secara total atau tidak terkirim sama sekali sehingga apabila terjadi gangguan
komunikasi antar komputer tidak akan mengakibatkan perekaman data
sebagian yang justru akan mengacaukan data.
Untuk menghindari kekosongan stok atau stok yang berlebihan Acosys V3.0
menyediakan batasan reorder stok, stok maksimum dan stok minimum untuk
setiap produk yang dapat diseting sesuai dengan kebutuhan.
Acosys V3.0 dapat memeriksa sejarah (kartu stok) setiap barang termasuk
didalamnya pembelian, pemindahan antar Warehouse/sales, pembuatan
paket, penjualan dan retur pada periode tertentu sesuai kebutuhan. Dengan
fasilitas ini akan memudahkan pengontrolan (audit) jika terjadi kesalahan
input, belum dimasukkan ke komputer, hilang, dan sebagainya. Kartu stok
dapat ditampilkan per Warehouse/sales maupun semua Warehouse/sales
sekaligus.
Acosys V3.0 menyediakan laporan umur barang, sehingga dapat diketahui
klasifikasi pergerakan barang apakah termasuk fast moving (barang laris)
atau slow moving (barang kurang laku) yang dapat memudahkan untuk
estimasi pembelian barang.
Acosys V3.0 juga menyediakan penggabungan/pemaketan beberapa barang
menjadi 1 (satu) barang dengan nama dan harga yang baru dan otomatis
mengurangi saldo barang yang diambil untuk pemaketan tersebut.

Aztechsoft Int.

43

Acosys V3.0

KELOMPOK PRODUK
Kelompok produk digunakan untuk mengelompokkan semua barang. Fasilitas
ini berfungsi untuk mempermudah dalam melihat atau menganalisa laporanlaporan berdasarkan kelompok barang.
Menjalankan menu ini dari menu Produk Kelompok Produk .

1.
2.

3.

4.

44

Pada kolom daftar Kelompok Produk adalah nama-nama kelompok

dimana barang tersebut dikelompokkan.
Untuk menambah
kelompok barang ketik pada kolom yang paling bawah.
Produk-produk yang belum ada kelompoknya akan tampil di kolom
Produk Belum Teralokasi. dari kelompok barang yang Belum
Teralokasi ke kelompok Daftar Barang di:.. dengan menggunakan
atau sebaliknya dengan tombol
untuk memindahkan .
Klik Tombol [Cari kode] berfungsi untuk mencari kode barang.

Masukan kode barang yang dicari lalu [ENTER]/klik tombol [OK]

maka akan tampil kode barang yang dicari sesuai dengan lokasi
barang tersebut.
KlikTombol [Keluar] berfungsi untuk keluar dari form Daftar Lokasi
Barang.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

DAFTAR LOKASI PRODUK

Daftar Lokasi Produk digunakan untuk seting lokasi display produk.
Penempatan barang dapat dibuat per rak atau gondola, fasilitas ini untuk
memudahkan saat stok opname barang-barang yang ada pada rak display
atau gudang.
Membuka fasilitas ini dari menu Barang Daftar Lokasi Produk

2
3

1.
2.

3.

4.

Pilih nama lokasi display pada kolom daftar Lokasi Barang Untuk
menambah rak ketik pada kolom yang paling bawah.
Masukkan barang-barang yang akan didisplay dari kelompok barang yang
Belum Teralokasi ke kelompok Daftar Barang di:.. dengan
menggunakan
atau sebaliknya dengan tombol
untuk
memindahkan .
Klik Tombol [Cari kode] berfungsi untuk mencari kode barang.

Masukan kode barang yang dicari lalu [ENTER]/klik tombol [OK] maka
akan tampil kode barang yang dicari sesuai dengan lokasi barang
tersebut.
KlikTombol [Keluar] berfungsi untuk keluar dari form Daftar Lokasi
Barang.

Aztechsoft Int.

45

Acosys V3.0

DAFTAR PRODUK
Daftar produk digunakan untuk membuat master produk yang berisikan datadata lengkap tentang produk termasuk didalamnya kelompok produk, kode
produk, satuan produk (dalam 3 konversi), harga beli, HPP, harga jual
(hingga 7 level), discount, minimum reorder dan stock, maximum stock,
target penjualan, supplier, penempatan pada rak dan pembuatan paket

barang.
Sebaiknya sebelum mengisi daftar produk harus membuat pengelompokan
kategori produk dan daftar supplier karena data-data tersebut akan berkaitan
dengan produk yang akan dibuat. membuka menu ini dari Barang Daftar
Produk atau [Ctrl+K].
1

10
11

3
4
8
5

1.
46

Untuk membuka kelompok produk tertentu klik

kelompok,dan

pada Filter
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Form yang pertama terbuka adalah pada tab Deskripsi & Satuan, klik
[Buka Data]. Untuk membuka semua data jika telah ada data yang
tersimpan sebelumnya atau untuk menggunakan semua fasilitas yang
ada pada form ini.

2.

Pilih kelompok yang akan dibuka dengan memberi tanda lalu klik
[Buka Data].
Jika akan membuka semua data berilah checklist pada kelompok
[Semua] lalu klik [Buka Data].
AcosysV3.0 memberi fasilitas filter yang sangat fleksibel. Data bisa
ditampilkan hanya yang memenuhi syarat yang ditentukan atau semua
data.
Data yang ditampilkan bisa difilter berdasarkan Kode Produk, Nama
Produk, Satuan Terkecil, Satuan 2, Satuan 3, Supplier, Mempengaruhi
stok atau tidak, Harga Beli, Harga Jual dari level 1 7, Lokasi
Penyimpanan dan Discount.
Syarat yang bisa digunakan berupa :
[like] jika hanya mengetahui penggalan yang berformat angka
maupun teks (huruf)
[=] jika mengetahui secara eksak
[>] untuk memfilter data dengan batasan lebih besar dari untuk
kunci pencarian berformat angka
[>=] untuk memfilter data dengan batasan lebih besar atau sama
dengan untuk kunci pencarian berformat angka
[<] untuk memfilter data dengan batasan lebih kecil dari untuk
kunci pencarian berformat angka
[<=] untuk memfilter data dengan batasan lebih kecil atau sama
dengan untuk kunci pencarian berformat angka
[<>] untuk memfilter data dengan tidak sama dengan atau
pengecualian untuk kunci pencarian berformat angka
contoh:
artinya memfilter semua produk mengandung nama [milk] yang
akan tampil pada form.
Aztechsoft Int.

47

Acosys V3.0

3.

AcosysV3.0 juga memberi fasilitas filter daftar barang yang [Aktif]

(masih dipakai) dan [Tidak Aktif] (tidak dipakai) dan Semua (aktif dan
tidak aktif).
Field tambahan Menu ini berfungsi untuk menambah kolom pada
semua produk jika didalam menu standar yang tersedia masih kurang.
Judul field bersifat bebas sesuai dengan keperluan.

1
2
3

4.

Jika checklist pada

aktif maka harga jual akan otomatis
sesuai dengan persentase berapa harga jual yang diinginkan untuk
semua produk.
customer level 1 adalah harga jual untuk customer umum
customer level 2-7 adalah harga jual untuk customer yang
diperlakukan khusus sesuai dengan kebijakan manajemen.

a.
b.

48

Seting harga jual otomatis dengan persentase berbeda terhadap

customer hingga tujuh level harga jual.
Setelah seting harga jual selesai dan disimpan, maka jika checklist
dihidupkan harga jual yang muncul adalah harga jual otomatis.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

5.

Untuk menambah produk klik [KodeBaru(F1)]

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.

Pilih [Kelompok] sesuai kelompok produk yang telah dibuat

sebelumnya pada [Kelompok Produk].
Masukkan kode produk dengan barcode scaner atau mengetikkan
secara langsung.
maka setiap transaksi akan
Aktifkan checklist
mempengaruhi stok, jika tidak aktif maka dianggap cjasa.
Ketikkan nama produk dan isikan satuan terkecil yang akan menjadi
standar satuan lain yang lebih besar.
Isikan [Satuan 2] dengan satuan yang lebih besar beserta jumlah isi
kemasan pada [satuan 2] juga isikan [Satuan 3] serta isi
kemasannya berdasarakan satuan terkecil.
Isikan harga beli terakhir dan dari supplier mana barang tersebut
dibeli dengan memilih sesuai dengan daftar supplier yang telah
dibuat.
Jika ada target penjualan perhari masukkan nominal sesuai yang
dikehendaki.
Isi persentase discount untuk memberikan discount pada semua
jenis penjualan tanpa membedakan jumlah penjualan maupun
customer.
Isikan kode supplier dengan mengetikkan langsung atau dengan
memilih daftar supplier dengan menekan [Alt+] atau tekan [F4]
.
pada keyboard atau klik
Aktifkan checklist jika harga jual akan dibuat
otomatis mengikuti seting harga jual. Jika harga jual tidak dibuat
otomatis maka isikan harga jual tersebut (diisi hanya level yang
dibutuhkan saja).
Aztechsoft Int.

49

Acosys V3.0

k.

6.

7.

Isikan Harga berdasarkan jumlah pembelian (diskon ) 1 dan 2

beserta harga jualnya yang telah diberi diskon seperti pada
pembuatan Daftar Barang menggunakan tabel.
l. Isikan stok minimum yang dapat dijual (berfungsi untuk reminder
yang harus diorder, minimum dan maksimum stok tersedia).
m. Isikan jumlah pembelian yang akan diberikan poin dan total poinnya.
n. Tentukan hadiah Jumlah berdasarkan Jumlah belanja (Quantity)
dan hadiah yang diberikan (Sama dengan produknya/produk
lain).
o. Pilih warehouse tempat stok produk hadiah tersebut (untuk stok
barang hadiah sebaiknya menggunakan fasilitas multi warehouse
karena stok barang hadiah tidak supaya tidak campur dengan stok
barang yang bukan hadiah)
p. Untuk membuat daftar baru klik [Baru (F1)].
q. Simpan data yang telah dibuat dengan klik [Simpan (F3)].
r. Untuk Pencarian barang Klik [Pencarian (F7)].
s. Untuk menghapus data Klik [Hapus (F7)].
t. Untuk keluar dari Daftar Produk Klik [Tutup (Esc)].
Untuk merubah kode barang bisa langsung mendouble click pada tabel
daftar produk yang bersangkutan jika produk tersebut belum pernah
dipakai transaksi.
Jika sudah pernah dipakai transaksi Klik [Rubah Kode(F3)].
Perubahan kode ini akan mempengaruhi semua transaksi yang telah
terjadi dan akan tersimpan pada History Kode.

History kode Fasitas ini digunakan untuk melihat perubahan-perubahan

kode yang sudah dilakukan. Perubahan kode yang pernah terjadi akan
tersimpan dalam history kode.

50

Pada range tanggal masukkan dari dan sampai tanggal berapa kode
yang akan dilihat.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Refresh digunakan untuk memanggil kembali perubahan yang sudah

di lakukan.
Cetak perubahan kode yang telah ditampilkan.
Kode barang tidak dapat dihapus jika telah digunakan untuk
transaksi.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form Daftar produk.
Tombol [Ambil Gambar] berfungsi untuk mengambil gambar setiap
barang, jadi setiap barang dapat diberi gambar masing-masing sesuai
dengan gambarnya. Format gambar Jpeg (*.JPG) dan bitmap (*.bmp)
disarankan format gambar Jpeg (*.JPG) dengan size 100*100
pixel/200*200 pixel.
HPP dan Harga Jual.
Acosys V3.0 hanya menyediakan perhitungan HPP (Harga Pokok
Persediaan) metode average (rata-rata). Saldo barang yang tersisa pada
akhir periode akan bernilai HPP yang sama walaupun dibeli dengan harga
yang berbeda-beda.
-

8.

a
b
c
d
e

a.
b.

9.

Kolom yang diblok dengan nama barangnya.

Harga pokok persediaan akan terisi otomatis jika ada pembelian atau
saat memasukkan saldo awal.
c. Level harga jual dapat diedit pada tabel ini disetiap produknya.
d. Pemberian diskon perbarang ini hanya berlaku untuk customer level
1.
e. Disediakan dua level discount by quantity untuk tiap barang yang
dapat diseting sesuai dengan kebutuhan (harga diskon 1 harus lebih
besar dari diskon 2).
Manajemen Stok berfungsi untuk memanajemen setiap barang yang
terdiri dari supplier, lokasi penyimpanan barang, pengendalian stok (stok
Aztechsoft Int.

51

Acosys V3.0

minimum, maksimum dan reorder) serta target penjualan yang

penghitungannya perhari.

10. Detail paket produk berfungsi untuk melihat produk-produk yang

dipaketkan dengan nama baru secara detail.
11. Perhitungan Poin berfungsi untuk mengatur jumlah belanja konsumen
dan poin yang diberikan, perhitungan poin ini dapat ditentukan per
produk barang yang masing-masing barang tersebut dapat ditentukan
jumlah belanja (Rp).

a
b
c
d

Seperti contoh gambar di atas :

a. setiap pembelian Nominal minimum perproduk dan kelipatannya dari
Rp50.000.- akan mendapatkan Poin 1.
52

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

b.

Tombol [Simpan Perubahan] berfungsi untuk merubah nominal

belanja dan poin (yang aktif ceklistnya) untuk semua produk yang
tampil.
12. Perhitungan Hadiah berfungsi untuk mengatur jika ada barang pada
saat pembelian (quantity) tertentu dan mendapatkan hadiah yang
ditentukan sesuai barang yang sama dengan produknya/produk lain.

Seperti contoh gambar di atas setiap jumlah belanja 5 akan

mendapatkan hadiah yang diberikan sama dengan produknya yaitu
1 (satu), dan letak stok barang tersebut ada di Warehouse Hadiah
Tombol [Simpan Perubahan] berfungsi untuk merubah ketentuan
hadiah belanja (yang aktif ceklistnya) untuk semua produk yang tampil

PEMBUATAN PAKET PRODUK

Pembuatan Paket Produk ini berguna untuk menggabungkan beberapa
barang menjadi satu paket dengan kode, nama, dan harga baru yang dengan
otomatis mengurangi stok produk yang dipaketkan dan menambah stok
paket.
Langkahnya dari menu Produk Pembuatan Paket Produk lalu tampil
menu Rincian Paket.

Aztechsoft Int.

53

Acosys V3.0

1
2
3

1.

Faktur dapat terisi secara otomatis ataupun manual tergantung seting

pada menu Master.

2.

Isikan Kode paket yang akan dipakai atau pilih dengan [Alt+]/
atau
tekan [F4] pada keyboard jika kode telah ada, kemudian ketikkan nama
paketnya.
Isikan Jumlah Paket yang akan dibuat, lalu tentukan satuannya (satuan
terkecil, satuan 2 dan satuan 3 jika ada).
Pilih kelompok produk yang akan ditempati paket tersebut dengan klik

3.
4.

atau tekan [Alt+] atau tekan [F4] pada keyboard.

Tekan [ENTER] lalu pilih kode barang yang akan dipaketkan dengan
[F4] atau klik
, lalu ketikkan kebutuhan quantity produk tersebut
untuk satu paket dan isikan satuannya.
Setelah semua barang yang akan dipaketkan masuk, tekan Tombol
[Harga Jual] yang terletak disamping tombol Rincian Paket, Maka akan
tampil form:

54

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

5.

Jika checklist Harga jual Otomatis diaktifkan maka harga jual akan terisi
secara otomatis sesuai dengan persentase harga jual yang dibuat pada
daftar produk Jika checklist tidak diaktifkan dapat dimasukkan harga
yang ditentukan sesuai dengan level customer.
6. Isi Discount Pembelian berdasarkan jumlah quantity.
7. Isi Minimum dan maksimum stok.
8. Tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan pemaketan barang yang telah
dibuat.
9. Tombol [Hapus (F7)] jika ingin menghapus paket tersebut.
10. Tombol [Baru (F1)] untuk membuat paket barang lagi.
11. Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu Pembuatan Paket
Barang.

TRANSFER STOK BARANG

Fasilitas ini berfungsi untuk mentransfer saldo stok barang tetapi tidak
berpengaruh terhadap harga pokok persediaan.

Aztechsoft Int.

55

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Nomor faktur dan tanggal terisi otomatis.

Tentukan Warehouse letak barang.
Masukan kode barang yang akan ditransfer saldonya.
Masukan jumlah barang yang akan ditransfer (dikurangi stoknya).
Masukan kode barang tujuan transfer stok tersebut (ditambah stoknya).
Klik tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpannya.

CETAK LABEL (Barcode)

Menu ini berfungsi untuk mencetak label harga suatu barang yang akan
dipasang pada rak-rak atau barang tersebut. Untuk membuka menu ini dari
Produk Cetak Label.
1

56

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.

lalu klik
Pilih kelompok yang akan dibuka dengan memberi tanda
[Buka Data].
Beri tanda
pada kolom Cetak untuk barang-barang yang akan
dicetak labelnya.
Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak barcode dengan
menggunakan printer laser jet/ink jet.
Tombol [Cetak Barcode (F6)] berfungsi untuk mencetak barcode
dengan menggunakan printer khusus barcode, metode pencetakannya
menggunakan bahasa pemrograman printer barcode yang digunakan.
Default pencetakan barcode yang telah disediakan adalah untuk merk
printer Zebra, Sebelum mencetak pilih terlebih file cetak yang di
butuhkan sesuai dengan kertas yang digunakan (tersedia 5 tipe kertas).
Untuk merk printer lain dapat di desain sesuai dengan petunjuk manual
printer tersebut atau hubungi customer service Aztechsoft Int.

PEMINDAHAN BARANG ANTAR WAREHOUSE

Fasilitas ini digunakan untuk memindahkan barang ke gudang lain tetapi
masih dalam satu kantor (server databasenya sama dengan gudang
pengirim). Caranya dari menu Produk Pemindahan Antar Warehouse.

1
2
3

1.
2.
3.
4.

Pilihlah asal Warehouse yang akan mengirim barang.

Pilihlah tujuan Warehouse yang akan menerima barang.
Isi kode barang atau dapat menekan tombol [F4] pada Keyboard untuk
melihat daftar barang.
Isilah jumlah barang (untuk jumlah pecahan gunakan koma [,] untuk
memisahkan desimal dengan pecahannya misal [0,5] , [100,6], dan
Aztechsoft Int.

57

Acosys V3.0

5.
6.
7.
8.
9.

sebagainya). Satuan barang dapat dipilih sesuai dengan satuan terkecil

sampai terbesar (gr, kg, ton / pcs, crt dan seterusnya). Tekan panah
bawah pada keyboard untuk menambah kode barang selanjutnya jika
ada.
Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan data.
Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
Tombol [Hapus(F6)] berfungsi untuk menghapus faktur.
Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari form ini.

Catatan

Jika gudang penerima berada berjauhan (database berada

pada server berlainan dengan pengirim) harus melakukan
pemindahan ini dari menu Transfer Data Transfer
Barang Antar Warehouse Pengiriman

PENYESUAIAN STOK (Stock Opname)

Menu ini berfungsi untuk penyesuaian stock, yaitu menyesuaikan antara
laporan saldo persediaan barang dari komputer dengan persediaan secara
fisik. Penyesuaian stok ini dapat dilakukan sesuai dengan letak barangnya.
Sebelum penyesuaian stok sebaiknya terlebih dahulu menyusun barangbarang yang berada pada rak-rak sesuai dengan tempatnya. Setelah barangbarang terletak pada tempatnya dapat dilakukan penyesuaian stok. Fasilitas
yang disediakan untuk penyesuaian stok ini ada dua, yaitu:
E Penyesuaian Stok Insidental fasilitas menu ini berfungsi jika dalam
penyesuaian stok yang akan dilakukan hanya beberapa item barang.
Untuk membuka menu ini dari
Produk Penyesuaian
StokInsidental.

1.

58

Klik tombol [Yes] jika akan melanjutkan proses

berikutnya.

pada menu

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

2.

Klik tombol [Baru (F1)] untuk membuat nomor faktur baru

penyesuaian stok.

3.

4.
5.

Isi kode barang atau Klik tombol [F4] pada Keyboard untuk melihat
daftar barang, jika kode barang tidak diketahui, dapat mengisinya
dengan menekan panah kanan pada keyboard untuk menuju
kekolom nama kemudian ketik awalan atau penggalan nama barang
yang diingat.
Masukkan jumlah total dari hasil hitungan fisik barang pada kolom
Saldo Akhir.
Setelah selesai klik tombol [Simpan (F3)]
Untuk melihat hasil dari penyesuaian stok dapat dibuka pada
menu Laporan Penyesuaian Stok.
Tombol [Buka Faktur] berfungsi untuk membuka faktur
penyesuaian stok yang dilakukan.
Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur yang
telah tersimpan (menggagalkan penyesuaian stok yang telah
dilaksanakan tetapi salah).

Aztechsoft Int.

59

Acosys V3.0

Penyesuaian Stok Periodik fasilitas menu ini berfungsi untuk

penyesuaian stok yang dilakukan pada seluruh item barang yang ada.
Untuk menjalankan menu ini dari menu Produk Penyesuaian
Stok Periodik.

1.

Klik [Yes] untuk melanjutkan proses berikutnya.

2
3

2.
3.

60

Klik [Baru (F1)] untuk memulai dengan nomor faktur penyesuaian

stok yang baru, tunggu hingga kolom faktur terisi nomor faktur.
Klik Pengisian Stock Opname

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

12
4
5
11
10
9
8
6

4.

Jika dalam stock opname menggunakan lokasi penyimpanan barang

maka klik tombol [Otomatis dari nama lokasi penyimpanan barang],
maka akan tampil nama-nama lokasi pada kolom FORM STOCK
OPNAME.
5. Klik salah satu nama lokasi dari beberapa lokasi yang ada pada
daftar, maka pada kolom ISIAN FORM STOCK OPNAME akan tampil
nama-nama barang yang ada pada lokasi tersebut. Isi nama yang
bertugas untuk stock opname pada lokasi tersebut pada kolom
Petugas.
6. Apabila terdapat nama lokasi barang yang baru, dapat dimasukkan
melalui menu Tulis nama lokasi baru (GUDANG 1) tersebut pada
kolom, kemudian klik menu Tambah Form. Maka pada kolom FORM
STOCK OPNAME akan tampil lokasi yang baru tersebut pada baris
yang paling atas, isi nama-nama barang yang ada pada lokasi baru
pada kolom ISIAN FORM STOCK OPNAME walaupun nama barangbarang tersebut terdapat pada lokasi lain.
7. Tombol [Cetak Form Ini] untuk mencetak lokasi barang yang tampil
pada layar.
8. Tombol [Cetak Semua Form] untuk mencetak semua lokasi barang
yang ada.
9. Tombol [Page Setup] berfungsi mengatur kertas.
10. Tombol [Preview] untuk melihat ulang form yang tampil pada layar.
Hasil dari print out pada kolom jumlah barang akan kosong, ini
berfungsi untuk diisi oleh petugas dari hasil penghitungan fisik
barang yang ada pada lokasi tersebut.
11. Masukkan jumlah total dari hasil hitungan fisik oleh petugas masingmasing yang ada pada masing-masing lokasi ke program Acosys
V3.0 pada kolom jumlah.
Aztechsoft Int.

61

Acosys V3.0

12. Jika dalam memasukkan jumlah stok barang pada lokasi-lokasi

barang telah selesai klik tabulasi [Rekapitulasi Stok Opname] maka
akan tampil :

13

13. Untuk menghitung penyesuaian dari form stock opname kedalam

stok yang ada kedalam komputer maka klik tombol [Klik tombol ini
untuk menghitung penyesuaian dari form stok yang ada di
komputer], setelah diklik tombol tersebut maka akan otomatis
komputer akan menghitung barang-barang yang telah dimasukkan.
Maka akan tampil menu:

15
16
17

14

14. Isi pada kolom keterangan mengapa terjadi selisih dari hasil stock
opname, apakah selisih itu rusak/hilang/retur dan lain-lain.
62

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

15. Setelah selesai semua klik tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan
penyesuaian stok yang telah dilakukan.
16. Tombol [Buka Faktur] berfungsi untuk membuka faktur penyesuaian
stok yang pernah dilakukan. Untuk membukanya terlebih dahulu
ketik nomor faktur penyesuaian stok yang pernah dilakukan
kemudian klik tombol [Buka Faktur] Jika ingin menghapus faktur
tersebut klik tombol [Hapus (F7)].
17. Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi keluar dari menu Penyesuaian Stok.

PERUBAHAN DATA PRODUK MASAL

Fasilitas ini disediakan untuk mempermudah dalam merubah kalimat,
memberi discount dan menaikkan atau menurunkan harga jual (harga level 1
sampai dengan harga level 7 dan discount 1 discount 2) berdasarkan
kelompok produk yang ditampilkan. Dari kelompok produk tersebut dapat
dipilih
lagi
dari
produk-produk
yang
akan
diganti.
Dalam
menaikkan/menurunkan harga jual dapat berupa metode persentase atau
nilai nominal sebagai dasar perubahan yang tersedia (harga beli, harga jual
dari level 1-level 7 dan (discount 1, discount 2). Menjalankan fasilitas ini dari
menu Produk Perubahan Data Produk Masal.
< Perubahan harga jual

1
3
2

4
5
6

1.

Pilih kelompok yang akan dibuka dengan memberi tanda

[Buka Data].

lalu klik

Aztechsoft Int.

63

Acosys V3.0

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Beri tanda
pada kolom Daftar Produk Yang Akan Dirubah untuk
barang-barang yang akan dinaikkan/diturunkan harga jualnya.
Pilih perubahan harga jual yang akan dirubah pada kolom Nilai yang
akan dirubah. Pada gambar diatas dicontohkan harga yang dirubah
adalah harga level 1.
Pilih metode perubahan berupa Persentase atau Nilai dan pilih Naik
atau Turun, sebagai bentuk perubahan.
Pilih Nilai sebagai dasar perubahan, pada gambar diatas sebagai
dasar adalah Harga Level 1, berarti nilai harga jual level 1 akan
dinaikkan 10% dari harga jual level 1 tersebut.
Klik tombol [Jalankan] untuk memproses perubahan dan dapat
dilihat hasil perubahan tersebut pada Tabel Nilai Baru.
Klik tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan perubahan tersebut.
Perubahan yang tersimpan adalah barang yang diberi tanda pada
kolom Daftar Produk Yang Akan Dirubah.

< Perubahan nama produk

Menu ini berfungsi untuk merubah kata (huruf dan angka) secara masal
seperti APPETON akan diganti dengan APETON

1
2

1.
2.
3.

Masukkan nama produk yang akan dirubah.

Masukkan kata pengganti perubahan.
Klik Tombol [Jalankan] untuk memproses perubahan.

< Perubahan diskon untuk setiap barang.

64

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Menu ini untuk memasukan/menghapus/menurunkan/menaikkan diskon

pada tiap-tiap barang.

3
4

1
2

1.
2.
3.
4.

Masukkan diskon baru untuk merubah diskon lama atau barang yang
belum ada discount pada kolom persentase discount untuk penjualan.
Pada gambar diatas semua barang mendapat diskon 10%.
Klik tombol [Jalankan] untuk memproses perubahan, dapat dilihat hasil
perubahan tersebut pada Tabel Nilai Baru.
Klik tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan perubahan tersebut.
pada
Perubahan yang tersimpan adalah barang yang diberi tanda
kolom Daftar Produk Yang Akan Dirubah.
Klik Tombol [Cari (F4)] berfungsi untuk mencari kode barang. Jika
barang tersebut tidak ada atau telah habis masa berlaku, maka progam
diskon dapat dirubah dengan cara seperti proses diatas tetapi persentase
diskon diisi dengan angka 0.

Aztechsoft Int.

65

Acosys V3.0

PENCARIAN BARANG

1
5

2
3

1.
2.
3.
4.

Pilih dan ketik kode/nama produk yang dicari.

Nama produk yang dicari ada dilokasi Rak 4.
Klik Tombol [Setting] untuk setting kelompok produk yang ditampilkan.
Klik Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini.
Saat membuka tombol [Setting] dan tombol [Tutup] harus diisi Nama
user dan password dengan salah satu user yang telah di seting pada
Otoritas User.
1

66

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Pilih kelompok produk yang akan ditampilkan dengan mengaktifkan

tanda Checklist pada kolom tersebut.

5.

Isi Nama User dan password dengan salah satu user yang telah
diseting di Otoritas User.
flas yang tampil adalah flas acosys, tetapi dapat dirubah jika manajemen
ingin membuat promosi di flas tersebut, untuk menggantinya dengan
menggunakn program macromedia, swif dan lain-lain. Beri nama file
companyadv.swf pada saat menyimpan. Dan file tersebut di copy di
folder Acosys V3.0 tersimpan.

PENGELUARAN ATAU PEMAKAIAN BARANG

Fasilitas ini berfungsi untuk Pengeluaran stok barang yang dipergunakan
untuk pemakaian sendiri, hadiah dan lain-lain. Menjalankan fasilitas ini dari
menu Produk Pengeluaran Atau Pemakaian Barang.

Aztechsoft Int.

67

Acosys V3.0

1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.

Pilihlah Warehouse letak barang yang akan dikeluarkan jika mempunyai

lebih dari saru warehouse.
Isi kode barang yang akan dikeluarkan dengan cara diketik langsung atau
dapat menekan tombol [F4] pada Keyboard untuk melihat daftar barang.
Isilah jumlah barang (untuk jumlah pecahan gunakan koma [,] untuk
memisahkan desimal dengan pecahannya misal [0,5] , [100,6], dan
sebagainya). Satuan barang dapat dipilih sesuai dengan satuan terkecil
sampai terbesar (gr, kg, ton / pcs, crt dan seterusnya). Tekan panah
bawah pada keyboard untuk menambah kode barang selanjutnya jika
ada.
Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan data.
Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
Tombol [Hapus(F6)] berfungsi untuk menghapus faktur.
Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari form ini.

LAPORAN PENGELUARAN ATAU PEMAKAIAN

BARANG
Form ini berfungsi untuk melihat laporan barang-barang yang dikeluarkan
melalui form Pengeluaran Atau Pemakaian Barang. Untuk menjalankan
fasilitas ini dari menu Produk Pengeluaran Atau Pemakaian Barang

1.
2.
68

Isi periode tanggal yang akan ditampilkan.

Gudang dapat dipilih jika mempunyai gudang lebih dari satu.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

3.
4.

Klik tombol [Tampil] maka barang-barang yang dikeluarkan melalui

form Pengeluaran Atau Pemakaian Barang tersebut akan tampil
sesuai periode tanggal yang ditentukan.
Klik tombol [Tutup] untuk keluar dari fasilitas ini atau tekan tombol
[Esc] pada keyboard.

INPUT STOK HADIAH

Fasilitas ini berfungsi untuk memasukkan stok barang yang dipergunakan
sebagai hadiah. Menjalankan fasilitas ini dari menu Produk Input Stok
Hadiah.

1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.

Pilihlah Warehouse tujuan barang yang akan dijadikan gudang khusus

untuk stok hadiah, jika mempunyai lebih dari saru warehouse.
Isi kode barang yang akan dijadikan hadiah dengan cara diketik langsung
atau dapat menekan tombol [F4] pada Keyboard untuk melihat daftar
barang.
Isilah jumlah barang (untuk jumlah pecahan gunakan koma [,] untuk
memisahkan desimal dengan pecahannya misal [0,5] , [100,6], dan
sebagainya). Satuan barang dapat dipilih sesuai dengan satuan terkecil
sampai terbesar (gr, kg, ton / pcs, crt dan seterusnya). Tekan panah
bawah pada keyboard untuk menambah kode barang selanjutnya jika
ada.
Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan data.
Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
Tombol [Hapus(F6)] berfungsi untuk menghapus faktur.
Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari form ini.
Aztechsoft Int.

69

Acosys V3.0

LAPORAN REKAP HADIAH

Form ini berfungsi untuk melihat laporan barang-barang yang dimasukan
melalui form Input Stock Hadiah dan yang dikeluarkan melalui form
Penjualan Pos. Untuk menjalankan fasilitas ini dari menu Produk
Laporan Rekap Hadiah.

1.
2.
3.
4.

Isi periode tanggal yang akan ditampilkan.

Gudang dapat dipilih jika mempunyai gudang lebih dari satu.
Klik tombol [Tampil] maka barang-barang yang dimasukan melalui form
Input Stock Hadiah dan yang dikeluarkan melalui form Penjualan
Pos tersebut akan tampil sesuai periode tanggal yang ditentukan.
Klik tombol [Tutup] untuk keluar dari fasilitas ini atau tekan tombol
[Esc] pada keyboard.

LAPORAN UMUR BARANG

Fasilitas ini digunakan untuk mengetahui semua umur barang, sehingga dapat
diketahui klasifikasi pergerakan barang apakah termasuk fast moving (barang
laris) atau slow moving (barang kurang laku) yang akan memudahkan
estimasi pembelian barang. Periode yang disediakan adalah per 0,5 bulan (15
hari), per 1 bulan (30 hari), Per 1,5 bulan (45 hari) dan per 2 bulan (60
bulan). Untuk menjalankan fasilitas ini dari menu Produk Laporan Umur
Barang

70

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1
2

3
4

1.
2.
3.
4.

Tanggal terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal pada komputer.

Pilih kelompok yang akan dibuka dengan memberi tanda .
Pilih Periode Umur yang akan ditampilkan
Pilih warehouse/gudang yang akan ditampilkan lalu klik [Tampil] Maka
informasi yang dibutuhkan akan tampil pada tabel Laporan Umur Barang.

KARTU STOK
Fasilitas ini digunakan untuk mencatat sejarah setiap barang termasuk
didalamnya pembelian, pemindahan antar Warehouse/sales, pembuatan
paket, penjualan dan retur pada periode tertentu sesuai kebutuhan. Dengan
fasilitas ini maka akan memudahkan pengontrolan (audit) jika terjadi
kesalahan input, belum dimasukkan pada komputer, hilang dan sebagainya.
Kartu stok dapat ditampilkan per kode produk dan persupplier.
Untuk menjalankan fasilitas ini dari menu Produk Kartu Stok.
a. Perkode produk

Aztechsoft Int.

71

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Masukkan kode barang yang akan dilihat sejarahnya.

Isi periode tanggal yang akan ditampilkan.
Supplier terisi otomatis sesuai dengan pemasok barang tersebut.
Gudang dapat dipilih jika mempunyai gudang lebih dari satu.
Klik tombol [Tampil] maka history produk tersebut akan tampil sesuai
periode tanggal yang ditentukan.
Semua faktur yang tampil dapat dibuka kembali dengan cara klik faktur
yang akan dibuka kemudian klik Tombol [Buka Faktur] maka faktur
tersebut akan tampil sesuai dengan pada saat input transaksi tersebut.

Kartu stok Per supplier

Menu ini berfungsi untuk melihat stok produk sesuai dengan suppliernya.

1.
2.
3.
72

Masukkan periode tanggal yang akan ditampilkan.

Pilih warehouse lokasi barang.
Masukkan supplier yang akan ditampilkan.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

4.

Klik tombol [Tampil] maka akan tampil form seperti dibawah ini:

Menu ini dapat dicetak langsung atau diEkspor ke bentuk file lain
(*.exl, *.txt dan *.Html).

LAPORAN PERSEDIAAN BARANG

Fasilitas ini disediakan untuk melihat saldo barang yang ada untuk
menampilkan saldo barang sebaiknya dipilih sesuai dengan kelompok produk
yang akan ditampilkan. Untuk mempercepat proses penampilannya pada
menu ini disediakan dua pilihan per warehouse dan semua warehouse
untuk menggunakan fasilitas ini dari menu Produk Laporan Persediaan
Barang.

Jika ingin menampilkan semua warehouse ketik angka 2 (dua) dan klik tombol
[Ok].
Aztechsoft Int.

73

Acosys V3.0

1
2

3
4

1.
2.
3.
4.
5.

Tanggal terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal dikomputer.

Pilih Warehouse yang akan ditampilkan saldonya.
Pilih kelompok yang akan dibuka dengan memberi tanda .
Pilih salah satu supplier jika ingin menampilkan saldo persediaan barang
berdasarkan supplier. Tetapi jika tidak berdasarkan supplier, maka kolom
supplier harus dikosongkan.
Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan saldo produk.

LAPORAN PEMINDAHAN BARANG ANTAR GUDANG

Setiap pemindahan barang antar gudang ada laporannya (pemindahan
barang sukses dan pemindahan barang yang gagal) laporan tersebut dapat
dilihat pada menu fasilitas Laporan Pemindahan Barang Antar Gudang. Untuk
menjalankan fasilitas ini dari menu Produk Laporan Pemindahan
Barang Antar Gudang.

74

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1
2
3

1.
2.
3.

4.
5.

4
5

Tentukan periode dari dan sampai tanggal berapa akan ditampilkan.

Pilih Jenis Pemindahan (Pengiriman ke Warehouse Lain/Penerimaan Dari
Warehouse).
Pilih
tipe
[Audit]
(Semua
pemindahan/Pemindahan
yang
sukses/Pemindahan yang gagal). Fungsi audit hanya benar jika dilakukan
pada data yang sudah dikonsolidasi pusat untuk cabang (data parsial
atau belum dikonsolidasi) Jika pengiriman/penerimaan ke/dari warehouse
lain sukses dan akan dianggap gagal atau sebaliknya.
Tentukan Gudang (Dari warehouse ke warehouse) yang dapat dipilih jika
mempunyai gudang lebih dari satu.
Klik tombol [Tampil] maka transaksi tersebut akan tampil sesuai periode
tanggal yang ditentukan.

LAPORAN PENYESUAIAN STOK

Fasilitas laporan penyesuaian stok berfungsi untuk menampilkan informasi
tentang laporan barang-barang yang telah disesuaikan stoknya. Untuk
menjalankan fasilitas ini dari menu Produk
Laporan Penyesuaian Stok.

Aztechsoft Int.

75

Acosys V3.0

1
2

1.
2.
3.

76

Tentukan periode tanggal yang akan ditampilkan.

Gudang dapat dipilih jika mempunyai gudang lebih dari satu.
Klik tombol [Tampil] maka barang-barang yang telah disesuaikan
stoknya akan tampil sesuai periode tanggal yang ditentukan.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PEMBELIAN
Setelah membaca pembelian, anda diharapkan dapat
memahami:
Menu order pembelian, daftar order pembelian,
pembelian, retur pembelian, penyesuaian hutang, uang
muka pembelian, pembayaran hutang, dan input
transaksi mata uang asing
Menganalisa laporan-laporan pembelian (laporan harian
maupun bulanan, hutang summary dan perfaktur,
konsinyasi pembelian, history harga beli dan supplier,
dan laporan titipan uang muka )

Aztechsoft Int.

77

Acosys V3.0

PEMBELIAN
Acosys V3.0
memberikan kemudahan dalam pengelolaan pembelian
barang. Transaksi pembelian dapat dilakukan secara tunai maupun
kredit/hutang. Jika pembayaran secara kredit/hutang maka catatan hutang
akan terakumulasi secara otomatis berikut jadwal pembayarannya. Barang
yang dimasukkan dalam pembelian akan otomatis menambah stok barang
digudang. Jika ada barang yang rusak/salah order/kadaluarsa dapat
dikembalikan ke supplier melalui retur pembelian dan secara otomatis stok
barang digudang akan berkurang.
Acosys V3.0 menyediakan fasilitas untuk mengoreksi hutang dan biayabiaya lain yang berkaitan dengan hutang yaitu pembayaran hutang dan
penyesuaian Hutang beserta laporan-laporannya.
Acosys V3.0 menyediakan 3 (tiga) level satuan kemasan produk, sehingga
pembelian dalam kemasan terbesar (karton, dus, kodi, ton/kwintal dll) dapat
terkonversi secara otomatis dalam bentuk satuan terkecil (pcs, kg/ons, biji dll)
berikut HPPnya.
Acosys V3.0 Memberi kemudahan dalam pencarian nama produk dengan
mengetikkan penggalan nama produk yaitu huruf depan, tengah dan
belakang.
Acosys V3.0 menyediakan fasilitas pembelian dengan menggunakan uang
muka/DP (Down Payment) dan form order pembelian yang dapat dipanggil
saat transaksi pembelian tanpa input ulang (fasilitas ini dapat digunakan atau
tidak). Metode pembayaran juga sangat fleksibel, bisa dalam bentuk cash
money (uang kas), check, giro atau cara pembayaran lain yang digunakan
perusahaan dalam pembelian barang atau transaksi lainnya.
Acosys V3.0 selalu mencatat aktivitas supplier, sehingga jika ada selisih
pencatatan hutang dapat dengan mudah memeriksanya dari history supplier.
Laporan-laporan lain yang berkaitan dengan pembelian akan dibuat secara
otomatis.

DAFTAR SUPPLIER
Menu daftar supplier ini sebagai master digunakan saat pembelian barang dan
secara otomatis akan muncul pada laporan pembelian barang, history harga
beli, laporan hutang, history supplier dan beberapa laporan lain yang
berkaitan dengan pembelian barang.
Untuk menggunakan menu ini dari menu Pembelian Daftar Supplier
kemudian tampil form seperti dibawah ini.

78

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Catatan

: Masukan dahulu identitas supplier sebelum melakukan

pembelian sehingga mudah mencari kode dan nama supplier.

1.

2.

3.

Untuk mempermudah pencarian supplier tekan F4 pada keyboard atau

klik tombol [Pencarian (F4)], maka tampil form pencarian supplier cukup
isikan kode atau penggalan nama supplier yang di cari.
Kolom filter berdasarkan kode/nama/alamat/tempo bayar dan filter (like,
=, >, >=, <, dan <=) dan ketik berdasarkan filter berfungsi untuk
menampilkan sebagian supplier.
Untuk membuat supplier baru tekan tekan tombol F1 pada keyboard
atau klik tombol [Baru (F1)]. Pilih baris yang paling bawah dan
masukan kode supplier, nama supplier, alamat, tempo bayar dalam
hitungan hari, nomor telepon, fax, dan kontak person. Setelah selesai
pengisian data supplier maka harus pindah baris untuk menyimpannya.
Jika akan merubah kode supplier yang pernah digunakan transaksi,
terlebih dahulu blok supplier yang akan diganti kodenya kemudian klik
tombol [Rubah Kode (F6)] maka akan tampil dialog seperti dibawah
ini:

klik tombol [YES] maka akan tampil dialog seperti dibawah ini :

Aztechsoft Int.

79

Acosys V3.0

4.

5.

Ketik kode baru untuk menggantikan kode sebelumnya, setelah

perubahan kode ini semua transaksi pembelian yang sudah disimpan
akan berubah kode suppliernya dengan kode yang baru.
Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus daftar supplier,
dengan catatan supplier tersebut belum pernah terjadi transaksi
(pembelian, retur pembelian dan lain-lain) yang bersangkutan dengan
supplier tersebut.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar menu ini.

ORDER PEMBELIAN
Fasilitas ini berfungsi untuk pemesanan barang yang akan dibeli dan untuk
estimasi (perkiraan) nilai pembelian. Membuka menu ini dari Pembelian
Order Pembelian Faktur order pembelian ini dapat dipanggil saat transaksi
Pembelian.
Catatan :

Order pembelian tidak wajib digunakan sebelum pembelian

barang, tetapi dapat langsung mengisi transaksi pembelian
barang tanpa harus membuat order pembelian.

1
2
3
4

80

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.

3.
4.

Tanggal dan nomor order/faktur terisi secara otomatis (tanggal system

computer yang ada) tetapi dapat juga secara manual.
untuk
Isi kode supplier kemudian tekan [ENTER] atau klik tombol
memilih dari daftar supplier. Untuk menambahkan supplier baru pilih
[Baru (F1)] maka akan keluar pengisian daftar supplier kolom yang
paling bawah untuk memasukan supplier tersebut dan tekan panah atas
atau panah bawah pada keyboard untuk menyimpannya.
Tentukan Warehouse yang akan diisi oleh barang tersebut jika lebih dari
satu Warehouse (gudang).
Isi kode barang atau tekan tombol [F4] untuk melihat daftar barang lalu
muncul form seperti dibawah ini :

a.

b.
c.
5.

6.
7.
8.

Daftar barang yang tampil hanya daftar barang yang dimasukan

untuk tiap-tiap supplier melalui [Daftar Produk] Jika kode barang
tidak diketahui dapat mengisinya dengan menekan panah kanan
untuk menuju ke kolom nama kemudian ketik awalan atau
penggalan nama barang.
Jika checklist dihidupkan semua kode produk akan muncul.
Jika ingin memilih salah satu kode produk tekan tombol [Pilih].

Isilah jumlah barang (untuk jumlah pecahan gunakan koma [,] untuk
memisahkan desimal dengan pecahannya misal [0,5],[100,6], dan
sebagainya). Satuan barang dapat dipilih sesuai dengan satuan terkecil
sampai terbesar (gr, kg, ton / pcs, crt dan seterusnya) Tekan panah
bawah pada keyboard untuk menambah kode barang selanjutnya jika
ada.
Tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan order pembelian.
Tombol [Cetak(F6)] untuk mencetak faktur.
Tombol [Hapus (F7)] untuk menghapus faktur.
Aztechsoft Int.

81

Acosys V3.0

9. Tombol [Baru (F1)] untuk mengisi faktur baru.

10. Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu Order Pembelian.

DAFTAR ORDER PEMBELIAN

Ada dua pilihan dalam menentukan order pembelian yaitu :
A. Order berdasarkan estimasi Penjualan.
Untuk memudahkan order pembelian berdasarkan rata-rata penjualan
sehingga mudah menentukan maksimum order untuk target penjualan ke
depan.

1
3
4
5
6
7
8
9

11

10

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

82

Masukan periode tanggal misal dari tanggal 10-8-2006 sampai

tanggal10-5-2006/mundurkan tanggalnya.
Untuk mencari daftar supplier klik tanda panah bagian kanan kolom
tersebut.
Masukan persentasi estimasi penjualannya.
Masukan jumlah hari untuk pembelian berikutnya.
Jika tanda seperti contoh diatas dihidupkan berarti akan
menampilkan semua barang supplier.
Namun jika tanda seperti contoh pada nomor [5] dipindahkan
kenomor [6] maka yang akan tampil hanya barang yang stoknya
kurang dari kebutuhan target penjualan.
Tombol [Tampil] berfungsi untuk menampilkan.
Tombol [Cari kode] berfungsi untuk mencari kode.
Tombol [update min reorder] otomatis angka dari maksimum
reorder langsung masuk ke stok minimum reorder didaftar barang.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

10. Tombol [Update target penjualan] otomatis langsung masuk ke

target penjualan mendatang dalam/hari.
11. Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini.
B. Berdasarkan minimum stok reorder/minimum stok jual.
Order pembelian berdasarkan minimum stok reorder adalah apabila
angka sudah menyentuh nilai minimum stok reorder maka akan keluar
secara otomatis saat membuka Acosys V3.0 apabila sudah diseting
dulu didalam daftar produk.
Dan order pembelian berdasarkan minimum stok jual juga akan keluar
secara otomatis saat membuka Acosys V3.0
Jika angka sudah
menyentuh nilai minimum stok jual apabila sudah diseting didalam daftar
produk.
1

5
6
7
8
9

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Tanggal terbuat otomatis sesuai dengan seting komputer.

Untuk memilih nama supplier yang akan ditampilkan.
Untuk memilih kelompok yang akan ditampilkan.
Jika lebih dari satu gudang pilih dari gudang mana yang akan
ditampilkan.
Klik tanda panah untuk memilih dasar analisa pembanding
berdasarkan minimum stok reorder atau minimum stok jual.
Klik tanda panah untuk memilih selisih dengan pembanding.
Klik tombol [Cari kode] untuk mencari kode.
Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan.
Klik tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu ini.

Aztechsoft Int.

83

Acosys V3.0

UANG MUKA PEMBELIAN

Uang muka pembelian ini hanya bersifat titipan dana kepada supplier karena
belum jelas barang yang akan dipesan. Uang muka ini dapat diambil kembali
saat transaksi pembelian kepada supplier untuk selanjutnya digunakan untuk
pembayaran barang yang dibeli. Untuk membuka menu ini dari Pembelian
Uang Muka.

1
2
3
4
5
6
7
8
9

1.
2.
3.
4.

5.

6.
7.
8.
84

Tanggal terbuat otomatis.

Faktur terbuat secara otomatis maupun tidak, sesuai dengan seting pada
otoritas user.
Pilih Warehouse (gudang) apabila memiliki lebih dari satu Warehouse,
jika hanya memiliki satu Warehouse maka akan tampil secara otomatis
Pilih cara pembayarannya dengan klik tombol
setelah tampil tombol,
pilih salah satunya, atau dengan panah atas dan bawah (,). Pilihan
yang akan tampil sesuai dengan seting yang telah dibuat pada tombol
Setup Akun.
Pilih kode supplier dengan cara diketik langsung kemudian [ENTER] atau
setelah tampil pilih salah satunya. Maka nama supplier
klik tombol
akan tampil secara otomatis sesuai dengan kode yang masukan pada
Daftar Supplier.
Jika mempunyai hutang pada supplier tersebut maka akan tampil nominal
hutang pada kolom [Hutang].
Jika mempunyai saldo uang muka maka akan tampil pada kolom Saldo
uang muka.
Nomor bukti penyetoran uang.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

9. Jumlah nilai uang muka yang disetorkan.

10. Tombol [Setor UM(F3)] untuk menyetor titipan uang muka pembelian.
11. Tombol [Ambil UM(F5)] untuk mengambil titipan uang muka
pembelian.
12. Tombol [Cetak(F6)] berfungsi untuk mencetak faktur.
13. Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.
14. Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.

PEMBELIAN
Fasilitas ini berfungsi untuk memasukan transaksi pembelian barang.
Untuk membuka menu ini dari Pembelian Pembelian (Ctrl-B).
1
2
3
4
5
6

11

7
10

12
14

1.
2.

3.

Tanggal dan nomor order/faktur terisi secara otomatis tetapi dapat juga
diisi secara manual.
Isi kode supplier kemudian tekan [ENTER] atau dapat klik tombol
untuk melihat daftar supplier, Jika ada supplier baru dapat menambahkan
dengan cara pilih kalimat [Baru(Cari)] maka akan keluar pengisian
daftar supplier, pilih kolom yang paling bawah untuk memasukan supplier
tersebut dan tekan panah atas ke bawah pada keyboard untuk
menyimpannya. Selain berfungsi untuk menambah supplier baru, kalimat
[Baru(Cari)] juga dapat berfungsi untuk mencari supplier dengan
mudah dari banyaknya daftar supplier .
Pilihlah tujuan Warehouse/gudang yang akan diisi oleh barang tersebut
jika lebih dari satu Warehouse/gudang.

Aztechsoft Int.

85

Acosys V3.0

4.

Jika masih ada titipan uang muka maka akan tampil nominal titipan uang
muka, namun kolom ini tidak akan tampil jika tidak memiliki titipan uang
muka pada supplier tersebut.
5. Isi kode barangnya atau Klik tombol [F4] pada Keyboard untuk melihat
daftar barang dapat juga dengan menekan panah bawah pada keyboard.
6. Isi jumlah barang (untuk jumlah pecahan gunakan koma [,] untuk
memisahkan desimal dengan pecahannya misal [0,5], [100,6], dan
sebagainya). Satuan barang dapat dipilih sesuai dengan satuan terkecil
sampai terbesar (gr, kg, ton / pcs, crt dan seterusnya), semua satuan
yang dipakai akan mengkonversi otomatis kedalam bentuk satuan terkecil
dan menghitung HPPnya.
7. Harga barang yang tampil harga barang terakhir pembeli barang
tersebut. Isi harga sesuai dengan harga barang yang baru dibeli,
perubahan harga beli ini akan tersimpan pada [History Harga Beli] dan
bisa dilihat laporannya.
8. Isi diskon barang tersebut jika ada diskon-diskon berupa persentase dan
nominalnya muncul otomatis atau langsung diketik nominalnya saja.
9. Diskon II untuk memberi diskon total pembelian, juga isikan PPn jika
ada.
10. Kolom [Hutang Sekarang] menunjukan total hutang pembelian pada
supplier.
Jika pembelian dibayar kontan tekan tombol [Simpan (F3)] Apabila
pembayaran dilakukan sebagian dari total pembelian atau hutang
semuanya tekan Alt-Y maka krusor berada dikolom [Bayar] ketik sesuai
dengan yang dibayar Jika Cara pembayaran menggunakan cek atau giro,
isi Tempo jumlah hari maka tanggal tempo akan terisi secara otomatis
dan Nomor Bukti cek atau giro. Atau sebagian pembayaran diambilkan
dari titipan uang muka seperti pada gambar dibawah ini :

11. Jika pembelian ini adalah pembelian konsinyansi tombol [Pembelian

Konsinyasi] harus aktif.
86

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

12. Memo dapat diisi berfungsi untuk catatan.

13. Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan transaksi
pembelian.
14. Jika ingin mencetak barcode dari barang yng dibeli maka klik tanda
yang berada di samping tombol [Simpan (F3)]. Jika di klik tombol
[Cetak Barcode] maka akan membuka fasilitas Cetak Barcode.
15. Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
16. Tombol [DariOrder(F6)] untuk memanggil nomor faktur order barang
maka akan tampil form :

Tuliskan nomor faktur order, kemudian tekan [ENTER] atau klik tombol
[OK].
17. Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.
18. Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
19. Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari menu Pembelian.

RETUR PEMBELIAN
Menu retur pembelian digunakan untuk meretur (mengembalikan) barangbarang yang rusak, tidak sesuai pesanan, batal pembelian atau kepentingan
lain yang mengakibatkan barang dikembalikan kepada Supplier.
Membuka menu ini dari Pembelian Retur Pembelian. Retur pembelian
ada dua cara yaitu retur pembelian barang non faktur dan per faktur.

Retur Pembelian non faktur

Aztechsoft Int.

87

Acosys V3.0

2
3
4
5
6
7

1.
2.
3.

4.
5.
6.

7.
8.

88

Tanggal terisi secara otomatis sama dengan tanggal sistem pada

komputer, namun dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan.
Faktur juga terbuat otomatis sesuai dengan seting pada Otoritas User
tetapi dapat diganti langsung.
Ketik Kode Supplier atau pilih dengan [Alt+Panah bawah] atau tekan
lalu pilih Supplier, maka
[F4] pada keyboard bisa juga dengan klik
nama dan alamat Supplier serta saldo hutang kepada supplier tersebut
akan muncul otomatis.
Pilih Warehouse asal barang yang akan diretur jika ada lebih dari satu
gudang.
Pilih jenis retur non faktur.
Tekan [ENTER] maka pointer aktif berpindah pada kolom kode barang..
Gunakan Barcode Scanner untuk memasukan kode barang atau ketik
secara manual. Jika tidak mengetahui kode barang secara pasti gunakan
untuk menampilkan daftar barang, pindahkan pointer
[F4] atau klik
aktif ke kolom pencarian nama lalu ketik nama awal atau penggalannya
saja, setelah menemukan barang yang dicari tekan [ENTER] atau double
click.
Isi jumlah barang yang akan diretur, lalu tekan [] untuk berpindah baris
dan mengisi barang lain yang akan diretur.
Tekan [ENTER] maka pointer aktif berpindah ke [memotong hutang].
Jika checklist ini aktif berarti nilai retur itu mengurangi hutang secara
otomatis faktur hutang yang di checklist. Faktur hutang dapat dipilih
lebih dari satu faktur, tetapi faktur yang pertama kali dipotong hutangnya
adalah faktur yang tampil paling atas. Jika faktur yang paling atas telah
mencukupi maka faktur tidak akan memotong faktur selanjutnya.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Jika checklist [memotong hutang] tidak aktif berarti retur itu tidak
memotong hutang namun dikembalikan baik dalam bentuk uang tunai
maupun pembayaran lainnya.
Kolom [Saldo Sekarang] menunjukan saldo hutang kepada Supplier
tersebut setelah transaksi Retur Pembelian.
Pada kolom [Memo] dapat diisi/tidak.
Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan retur pembelian.
Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.
Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari menu Retur
Pembelian.
Retur Pembelian Per faktur.

1.

Pilih Per faktur maka akan muncul kolom Faktur (pilih salah satu
faktur), dan hanya produk yang dibeli pada faktur tersebut yang
dapat diretur kesupplier tersebut, Kolom Saldo Faktur, Setelah
Aztechsoft Int.

89

Acosys V3.0

Faktur diisi maka akan muncul otomatis saldo fakturnya. Jika retur
barang tersebut memotong hutang faktur tersebut maka checklist
[memotong hutang] harus aktif sehingga nilai retur mengurangi
hutang secara otomatis dan bila total retur melebihi nilai hutang
pada faktur tersebut dan akan memotong faktur yang lain maka
akan tampil daftar faktur yang akan dipotong seperti gambar
dibawah ini.

2.

Checklist faktur yang akan di potong.

Jika checklist [memotong hutang] tidak aktif berarti retur tidak
memotong hutang namun dikembalikan baik dalam bentuk uang
tunai maupun pembayaran lainnya.

PEMBAYARAN HUTANG
AcosysV3.0 menyediakan fasilitas pembayaran hutang kepada Supplier
dengan berbagai jenis pembayaran tunai maupun non tunai sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
Untuk membuka menu ini dari Pembelian Pembayaran Hutang, lalu
tampil form seperti dibawah ini:

90

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0
1
2
3

5
8

1.
2.
3.

4.

5.

6.
7.
8.

Tanggal terisi otomatis sesuai tanggal sistem pada komputer, namun

masih bisa dirubah sesuai dengan kebutuhan.
Faktur bisa terisi otomatis atau tidak sesuai dengan seting pada Otoritas
User.
Masukan kode Supplier, jika tidak mengetahui kodenya bisa
menggunakan [Alt+] atau tekan [F4] pada keyboard atau klik untuk
memilih Supplier yang telah dimasukan melalui Daftar Supplier, maka
nama dan alamat supplier akan muncul otomatis juga jumlah hutangnya.
Tekan [ENTER], pointer aktif akan berpindah pada Jenis Pembayaran,
pilih jenis pembayaran dengan [] atau klik , maka akan muncul daftar
jenis pembayaran sesuai yang telah diseting pada Setup Akun. Jika
pembayaran non kas maka muncul Tempo, Tgl Tempo, Nomor Bukti,
dan Keterangan. Dari Jenis Pembayaran tekan [ENTER]
Masukan Jumlah Pembayaran hutang, lalu tekan [ENTER], maka
otomatis Saldo Sekarang berkurang dan membagi faktur mana yang
dibayar terlebih dahulu, atau jika akan memilih faktur yang akan dibayar
dari Jenis Pembayaran langsung klik pada Faktur dikolom
Pembayaran dan ketik nominalnya lalu tekan panah atas atau bawah,
maka nilai pembayaran hutang itu otomatis mengurangi jumlah hutang.
Kolom Saldo Sekarang menunjukkan sisa jumlah hutang yang harus
dibayar sesuai dengan fakturnya.
Kolom Tanggal Tempo akan terisi otomatis, lalu isikan Nomor Bukti dan
Keterangan.
Tombol [Analisa Pembelian] berfungsi untuk menganalisa pembelian
per faktur dengan detail barang pada supplier tersebut.

Aztechsoft Int.

91

Acosys V3.0

9.
10.
11.
12.
13.
14.

92

Masukan periode tanggal yang akan ditampilkan.

Tentukan warehouse (gudang) yang akan ditampilkan jika lebih dari
satu.
Supplier yang akan ditampilkan terisi otomatis sesuai dengan yang
dipilih dari [Pembayaran Piutang].
Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan laporannya seperti pada
gambar dibawah ini:

Selain tombol [Analisa Pembelian] ada juga fasilitas link untuk

membuka fasilitas [Kartu stok perfaktur].
Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan Pembayaran
Hutang.
Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
Tombol [Cari Faktur(F6)] berfungsi untuk mencari faktur.
Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.
Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari menu Pembayaran
Hutang.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PENYESUAIAN HUTANG
Fasilitas Penyesuaian Hutang digunakan untuk mengoreksi hutang atau
memasukan saldo hutang awal, pembahasan saldo hutang awal telah dibahas
pada materi Saldo Hutang Awal.
Langkah kerjanya dari menu Pembelian Penyesuaian Hutang
1
2
3
4
5
6

1.
2.

3.
4.
5.

6.
7.

8.

Tanggal dan Faktur terbuat otomatis

Masukan kode Supplier, jika tidak mengetahui kodenya bisa
menggunakan [Alt+] atau tekan [F4] pada keyboard atau klik untuk
memilih Supplier yang telah dimasukan melalui Daftar Supplier, maka
nama dan alamat supplier akan muncul otomatis.
Pilihlah faktur yang akan disesuaikan hutangnya jika memiliki beberapa
faktur, namun jika hanya ada satu faktur maka akan tampil otomatis.
Pilihlah gudang saat barang tersebut dibeli.
Masukan cara pembayaran saat hutang tersebut dibayar dengan cara klik
atau [Alt+], atau tekan [F4] pada keyboard maka pilihan cara
pembayaran akan muncul sesuai dengan yang telah dibuat pada menu
Setup Akun.
Pembayaran Sebelumnya dan Penyesuaian muncul otomatis dengan
jumlah yang sama, untuk melakukan penyesuaian isikan nominal hutang
yang benar pada kolom Penyesuaian.
Jika ada penyesuaian diluar hutang dagang dapat diisikan pada grup
Penyesuaian Lainnya, dengan memilih Jenis Transaksi lalu Nilai
Sebelumnya dan Penyesuaian tampil otomatis dalam jumlah yang
sama, isikan nominal yang benar pada Penyesuaian.
Hasil dari perubahan penyesuaian hutang.
Aztechsoft Int.

93

Acosys V3.0

LAPORAN HARIAN PEMBELIAN

Laporan harian pembelian merupakan laporan pembelian barang dalam
periode hari tanggal tertentu. Pada laporan ini ditampilkan pembelian barang
per faktur, namun juga bisa dibuka faktur untuk melihat detail per barang.
Langkah kerjanya dari Pembelian Laporan Harian Pembelian.
1
2
3

4
5

1.
2.

94

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Pada kolom [Filter By] dapat memfilter dengan berbagai kunci
pengurutan diantaranya:
Semua
Nama Supplier
Faktur
Bruto
Discount
Pajak
Netto
Cara Pembayaran
User
Dari semua kunci pengurutan tersebut dapat ditentukan syarat laporan
yang akan dilihat diantaranya :
[=] jika mencari data yang tahu persis penulisannya.
[Like] jika hanya tahu penggalannya saja.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

3.
4.

5.
F

[>] jika nilai yang dicari lebih besar dari. Pilihan ini hanya bisa
digunakan untuk data yang berformat angka misalnya bruto,
discount, pajak dan netto.
[>=] jika nilai yang dicari lebih besar atau sama dengan
[ < ] jika nilai yang dicari lebih kecil dari .
[<=] jika nilai yang dicari kurang dari atau sama dengan.
[<>] jika data yang dicari tidak sama dengan atau pengecualian,
bisa dalam bentuk huruf atau angka.
Contoh :
Artinya memfilter data berdasarkan Nama Supplier yang
mengandung kata [Darin]

Tombol [Tampil] atau tekan [Alt+T] digunakan untuk menampilkan

laporan pembelian yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat
filternya.
Jika ingin melihat barang yang dibeli dapat menggunakan fasilitas [Buka
Faktur] atau dengan [Alt+B] dengan cara klik faktur yang akan dilihat
daftar barangnya lalu klik tombol Buka Faktur. Maka akan tampil form
pembelian sama persis seperti saat faktur itu dibuat pada form Pembelian
Tombol [Tutup] untuk keluar dari form ini.
Semua laporan dapat diekspor dalam bentuk file Microsoft Excel
kemudian diolah lebih lanjut untuk kepentingan Perusahaan dan
Manajemen. caranya saat laporan sedang terbuka klik menu
Pencetakan Ekspor ke Microsoft Excel lalu buat nama filenya dan
simpan.
Semua jenis laporan dapat dicetak/print saat laporan sedang terbuka klik
menu Pencetakan Preview. Jika satu lembar kertas tidak
mencukupi, dapat memilih jenis kertas pada menu Pencetakan Atur
Kertas dan Marjin atau kolom pada laporan ini dikecilkan ukurannya.
Seperti mengecilkan kolom pada Microsoft Word/Microsoft Excel.

LAPORAN HARIAN RETUR PEMBELIAN

Laporan ini berisi laporan lengkap tentang retur pembelian dalam periode
tanggal tertentu. Laporan ini juga dapat diekspor ke dalam bentuk file
Microsoft Excel seperti pada menu Laporan Harian Pembelian.
Membuka menu ini dari Pembelian Laporan Harian Retur
Pembelian.

Aztechsoft Int.

95

Acosys V3.0

1
2

3
4
5

1.
2.

3.
4.

5.

96

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Pada kolom [Filter By] dapat memfilter dengan berbagai kunci
pengurutan diantaranya :
Semua
Nama Supplier
Faktur
Total Retur
Pengurangan Harga
Retur Net
Cara Pembayaran
Pembayaran
User
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan Laporan
Retur Pembelian yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat
filternya.
Jika ingin melihat barang yang dibeli dapat menggunakan fasilitas [Buka
Faktur] atau dengan [Alt+B] dengan cara klik faktur yang akan dilihat
daftar barangnya lalu klik tombol [Buka Faktur] Maka akan tampil form
pembelian sama persis seperti saat faktur itu dibuat pada form Retur
Pembelian
Untuk menutup form ini klik tombol [Tutup (Esc)].

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

LAPORAN HARIAN PEMBELIAN PER BARANG

Laporan ini digunakan untuk melihat laporan tiap barang atau tiap grup
barang pada tiap level. Langkah kerjanya dari menu Pembelian Laporan
Harian Pembelian per Barang.

1
2
3
4

1.
2.
3.

4.
5.

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Pada kolom [Supplier] dapat ditampilkan semua atau pilih salah satu
supplier yang akan ditampilkan.
Jika yang dipilih Per Kelompok produk tentukan Pada kolom [Kelompok]
sesuai kelompok barang yang akan ditampilkan. Jika yang dipilih Per
Lokasi produk tentukan Pada kolom [Lokasi] sesuai dengan lokasi yang
akan ditampilkan. Filter ini dapat diisi semuanya jika ingin menampilkan
kelompok tertentu sesuai dengan lokasinya.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

LAPORAN HARIAN RETUR PEMBELIAN PER

BARANG
Laporan ini untuk melihat laporan retur pembelian per barang atau per grup
pada tiap level. Membuka menu ini Pembelian Laporan Harian
Retur per Barang.
Aztechsoft Int.

97

Acosys V3.0

1.
2.
3.

4.
5.

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Pada kolom [Supplier] dapat ditampilkan semua atau pilih salah satu
supplier yang akan ditampilkan.
Jika yang dipilih Per Kelompok produk tentukan Pada kolom [Kelompok]
sesuai kelompok barang yang akan ditampilkan. Jika yang dipilih Per
Lokasi produk tentukan Pada kolom [Lokasi] sesuai dengan lokasi yang
akan ditampilkan. Filter ini dapat diisi semuanya jika ingin menampilkan
kelompok tertentu sesuai dengan lokasinya.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

LAPORAN HARIAN PEMBAYARAN HUTANG

Laporan ini untuk melihat laporan pembayaran hutang yang telah dilakukan.
Langkah kerjanya dari menu Pembelian Laporan Harian
Pembayaran Hutang.

98

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1
2
3
4
5

1.
2.
3.
4.

5.

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Pada kolom [Jenis Pembayaran] menunjukkan pembayaran yang akan
ditampilkan.
Tekan tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Jika ingin melihat barang yang dibeli dapat menggunakan fasilitas [Buka
Faktur] atau dengan [Alt+B] dengan cara klik faktur yang akan dilihat
daftar barangnya lalu klik tombol [Buka Faktur] Maka akan tampil form
pembayaran hutang sama persis seperti saat faktur itu dibuat pada form
pembayaran hutang.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

LAPORAN HARIAN PENYESUAIAN HUTANG

Laporan ini untuk melihat laporan penyesuaian hutang yang telah dilakukan.
Langkah kerjanya dari menu Pembelian Laporan Harian
Penyesuaian Hutang.

Aztechsoft Int.

99

Acosys V3.0

1
2
3
4

1.
2.
3.

4.

Masukan periode tanggal yang akan ditampilkan laporannya.

Pada kolom Pembayaran dan Lainnya menunjukan jenis pembayaran
yang akan ditampilkan.
Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan. Jika ingin melihat
barang yang dibeli dapat menggunakan fasilitas Buka Faktur atau
dengan [Alt+B] dengan cara klik faktur yang akan dilihat daftar
barangnya lalu klik tombol [Buka Faktur] Maka akan tampil form
penyesuaian hutang sama persis seperti saat faktur itu dibuat pada form
penyesuaian hutang.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

LAPORAN BULANAN PEMBELIAN

Menu ini berisi seluruh laporan pembelian barang kepada supplier dalam satu
bulan. Untuk membuka menu ini dari Pembelian Laporan Bulanan
Pembelian.

100

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.

Masukan bulan yang akan ditampilkan laporannya.

Tombol[Tampil] atau[Alt+T] untuk menampilkan laporan bulanan
pembelian.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan.

LAPORAN BULANAN RETUR PEMBELIAN

Laporan ini berisi seluruh informasi tentang retur pembelian dalam periode
bulan tertentu.
Laporan ini juga dapat diekspor ke Microsoft Excel. Membuka menu ini dari
Pembelian Laporan Bulanan Retur Pembelian.
1
2
3

Aztechsoft Int. 101

Acosys V3.0

1.
2.
3.

Masukan periode bulan yang akan ditampilkan.

Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan Laporan
Retur Pembelian yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat
filternya.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari laporan.

LAPORAN BULANAN PEMBELIAN PER BARANG

Laporan ini untuk melihat laporan tiap barang atau tiap grup barang pada tiap
level. Membuka menu dari Pembelian Laporan Bulanan Pembelian
per Barang

1.
2.
3.

4.
5.

102

Masukan periode bulan yang akan dilihat laporannya.

Pada kolom [Supplier] dapat ditampilkan semua atau pilih salah satu
supplier yang akan ditampilkan.
Jika yang dipilih Per Kelompok produk tentukan Pada kolom [Kelompok]
sesuai kelompok barang yang akan ditampilkan. Jika yang dipilih Per
Lokasi produk tentukan Pada kolom [Lokasi] sesuai dengan lokasi yang
akan ditampilkan. Filter ini dapat diisi semuanya jika ingin menampilkan
kelompok tertentu sesuai dengan lokasinya.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

LAPORAN BULANAN RETUR PEMBELIAN PER

BARANG
Laporan ini untuk melihat laporan retur pembelian per barang atau per grup
pada tiap level. Langkah kerjanya dari menu Pembelian Laporan
Bulanan Retur per Barang.

1.
2.
3.

4.
5.

Masukan periode bulan yang akan dilihat laporannya.

Pada kolom [Supplier] dapat ditampilkan semua atau pilih salah satu
supplier yang akan ditampilkan.
Jika yang dipilih Per Kelompok produk tentukan Pada kolom [Kelompok]
sesuai kelompok barang yang akan ditampilkan. Jika yang dipilih Per
Lokasi produk tentukan Pada kolom [Lokasi] sesuai dengan lokasi yang
akan ditampilkan. Filter ini dapat diisi semuanya jika ingin menampilkan
kelompok tertentu sesuai dengan lokasinya.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

LAPORAN BULANAN PEMBAYARAN HUTANG

Laporan ini untuk melihat laporan pembayaran hutang yang telah dilakukan
pada supplier pada bulan tertentu. Langkah kerjanya dari menu Pembelian
Laporan Bulanan Pembayaran Hutang.

Aztechsoft Int. 103

Acosys V3.0

3
4

1
2

1.
2.
3.
4.

Masukan periode bulan yang akan dilihat laporannya.

Pada kolom [Jenis Pembayaran] menunjukan pembayaran yang
ditampilkan.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

LAPORAN BULANAN PENYESUAIAN HUTANG

Laporan ini untuk melihat laporan penyesuaian hutang yang telah dilakukan.
Langkah kerjanya dari menu Pembelian Laporan Bulanan
Penyesuaian Hutang.
1
2

104

3
4

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.

Masukan periode bulan yang akan dilihat laporannya.

Pada kolom Pembayaran dan Lainnya menunjukan jenis pembayaran
yang akan ditampilkan.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

HISTORY SUPPLIER
Menu ini digunakan untuk pencatatan laporan sejarah setiap supplier dari
jenis transaksi pembelian, pembayaran hutang dan retur pembelian yang
terjadi.
Langkah kerjanya dari menu Pembelian History Supplier.

Untuk menampilkan history supplier ada dua pilihan jika diketik angka 1 maka
yang tampil adalah per supplier, tetapi jika yang diketik angka 2 maka yang
akan tampil semua history supplier. Klik [Ok] untuk membuka form History
Supplier.

1
2
3
4

Aztechsoft Int. 105

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Isi kode supplier kemudian tekan [ENTER] atau klik tombol

untuk
memilih dari daftar supplier.
Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik
atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Tombol [Tampil] digunakan untuk menampilkan Laporan Retur
Pembelian.
Jika ingin melihat faktur yang tampil dapat menggunakan fasilitas [Buka
Faktur]
Tombol [Hapus Faktur] berfungsi untuk menghapus salah satu faktur
yang diblok, jika faktur tersebut salah/tidak sesuai dengan kenyataannya.
Kolom [Tampilkan secara detail jika ada transaksi yang
mempengaruhi beberapa faktur] jika diklik maka semua transaksi
yang mempengaruhi faktur akan tampil secara otomatis.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini.

LAPORAN ANALISA PEMBELIAN PER PRODUK

Laporan analisa pembelian berfungsi untuk menganalisa pembelian semua
produk mengacu pada kemudahan analisis pembelian yang disertai grafik
pergerakan barang. Salah satu laporan pembelian adalah dimana pembelian
per barang, perkelompok, per supplier atau semua barang dapat dilihat
dengan periode tanggal dan hari (senin-minggu) untuk melihat hari-hari apa
saja atau tanggal-tanggal berapa barang tersebut dibeli dan hari-hari apa saja
atau tanggal-tanggal berapa barang tersebut tidak dibeli, ini sangat
membantu untuk menentukan kebijakkan untuk pembelian barang tersebut.
Dari laporan pembelian ini akan terbuat grafik otomatis dengan berbagai tipe
grafik yang diinginkan.

106

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih dari dan sampai tanggal berapa yang akan dilihat
laporannya.
Jika kolom [kelompok] dikosongkan maka yang akan tampil semua
jenis produk dan bila ingin menampilkan sebagian klik tanda panah
dikanan kolom tersebut.
Jika kolom [Supplier] yang dikosongkan maka yang tampil semua
supplier dan bila ingin melihat sebagian klik tanda panah dikanan kolom
tersebut.
Tombol [Grafik] berfungsi untuk menampilkan grafik dari penjualan
masing-masing produk, Jika diklik maka akan tampil form grafik
penjualan.

1
2

3
4
5
Aztechsoft Int. 107

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.

Pilih nama produk dengan cara klik

jika ingin menampilkan semua
produk pilih pada kolom [Nama produk] lalu pilih kalimat Semua.
Untuk memilih tipe grafik yang akan ditampilkan.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan grafik penjualan.
Tombol [Cetak] berfungsi untuk print out grafik.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini

LAPORAN ANALISA PEMBELIAN PER FAKTUR

Laporan analisa pembelian perfaktur berfungsi untuk menganalisa pembelian
semua faktur mengacu pada kemudahan analisis pembelian per supplier.
Cara kerjanya dari menu PembelianLaporan BulananLaporan
Analisa Pembelian Per Faktur.

a
b
c

108

Masukan periode tanggal yang akan ditampilkan.

Tentukan warehouse (gudang) yang akan ditampilkan jika lebih dari
satu.
Pilih supplier yang akan ditampilkan.
Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan laporannya seperti pada
gambar dibawah ini:

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Semua faktur transaksi supplier tersebut akan tampil sesuai dengan

tanggal yang telah ditentukan.

ring

HISTORY HARGA BELI

History harga beli setiap barang akan tampil pada menu ini mulai dari
pertamakali sampai terakhir membeli barang tersebut, Menu ini berfungsi
untuk memeriksa HPP yang dianggap tidak sesuai.
Cara kerjanya dari menu PembelianHistory Harga Beli.

1
3

4
5

1.

Masukan kode barang yang akan dilihat.

Aztechsoft Int. 109

Acosys V3.0

2.
3.
4.
5.

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan history
harga beli.
Tombol [Buka Faktur] untuk membuka faktur.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu ini.

LAPORAN TITIPAN UANG MUKA

Laporan titipan uang muka berfungsi untuk melaporkan uang yang dititipkan
kepada supplier. Cara kerjanya dari menu PembelianTitipan Uang
Muka.

1
2
3

1.
2.
3.
4.

110

Masukan tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt
+] lalu pilih tanggal yang akan dilihat laporannya.
Pilih kriteria yang akan ditampilkan terdiri dari Uang muka yang sudah
diambil, Uang muka yang belum diambil dan Uang muka yang sudah
jatuh tempo.
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan Laporan
Retur Pembelian yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat
filternya.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu ini.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

LAPORAN KONSINYASI PEMBELIAN

Menu ini berfungsi untuk melihat laporan barang-barang dari supplier yang
bersifat konsinyasi (titipan).

1.
2.
3.

4.

Masukan periode tanggal yang akan ditampilkan.

Tentukan warehouse (gudang) yang akan ditampilkan jika lebih dari satu.
Pilih supplier yang akan ditampilkan.
Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan laporannya seperti pada
gambar dibawah ini:

Aztechsoft Int. 111

Acosys V3.0

LAPORAN HUTANG (SUMMARY)

Seluruh hutang dagang pada supplier akan tampil pada menu ini.
Cara kerjanya dari menu PembelianLaporan Hutang (Summary).

1.
2.
3.

atau
Masukan tanggal yang akan ditampilkan laporannya dengan klik
[Alt +] lalu pilih tanggal yang akan dilihat laporannya.
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] untuk menampilkan laporan hutang
dagang.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu ini.

LAPORAN HUTANG DAGANG PER FAKTUR

Seluruh hutang dagang pada supplier akan tampil pada menu ini.
Langkah kerjanya dari menu PembelianLaporan Hutang Per faktur.

112

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0
1
2
3
4

1.
2.
3.
4.

Isikan tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik atau [Alt +].
Pilih kriteria Per tanggal pembayaran dan Per tanggal Tempo seperti
contoh diatas berarti memilih per tanggal pembayaran.
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan Laporan
Retur Pembelian yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat
filternya.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu ini.

TRANSAKSI MATA UANG ASING

Jika perusahaan menggunakan transaksi yang bersifat internasional dan
dalam pembayarannya menggunakan mata uang asing (Dolar AS, Yen, Uero,
dll) fasilitas ini berfungsi untuk menghitung selisih mata uang asing dengan
mata uang Rupiah.
c.

Daftar mata uang

Menu ini berfungsi untuk memasukan daftar mata uang yang digunakan
untuk bertransaksi.
Untuk menjalankan menu ini dari PembelianTransaksi Mata Uang
Asing Daftar Mata Uang.

Aztechsoft Int. 113

Acosys V3.0

1.

d.

Ketik nama mata uang pada kolom [Mata Uang], simbol mata uang
tersebut pada kolom [Simbol], dan Kurs mata uang pada kolom
[Kurs].
2. Untuk menyimpan data yang telah diketik tekan tombol panah
bawah pada keyboard.
3. Dari contoh gambar tersebut menjelaskan bahwa 1$USA=Rp9.650,-,
1$USA=1,25, Rp9.650=1,25. Selisih kurs ini berfungsi untuk
mengetahui perubahan nilai mata uang yang terjadi setiap saat.
Input transaksi (Pembelian)
Menu ini berfungsi untuk memasukan atau melihat daftar transaksi
pembelian, pembayaran, pelunasan dan lain-lain yang menggunakan
mata uang asing.
Untuk menjalankan menu ini dari menu PembelianTransaksi Mata
Uang Asing Input Transaksi.
3
1
2
4
5
6
7
8

1.
2.
114

Untuk melihat daftar transaksi Masukkan periode tanggalnya.

Isi kode supplier kemudian tekan [ENTER].
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

3.
4.
5.
6.
7.

8.

Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan

daftar transaksi.
Untuk memasukan transaksi pilih baris yang paling bawah untuk
menampilkan kolom transaksi klik tanda panah.
atau
Ketik kode supplier pada kolom [Supplier] atau dengan klik
[Alt +] untuk melihat daftar supplier.
Isi jenis mata uang asing pada kolom [Mata Uang] yang terletak
ditengah sebagai mata uang yang akan dikonversi dengan klik
atau [Alt +] untuk melihat jenis mata uang.
Isi nominal pada kolom [Debet/Kredit] jika transaksi pembelian
dibayar dengan tunai maka kolom yang diisi adalah kolom [Kredit]
jika pembelian dilakukan secara hutang yang harus diisi pada kolom
[Debet] dan untuk pembayaran atau pelunasan pada kolom
[Kredit].
Isi jenis mata uang asing pada kolom [Mata Uang] kedua sebagai

atau [Alt +] untuk melihat jenis mata

hasil konversi dengan klik
uang. Maka kolom [Kurs], [Debet] dan [Kredit] akan terisi secara
otomatis.
Nomor faktur dan supplier tidak otomatis ini berfungsi untuk pembelian
yang pembayarannya diangsur.
a.

Laporan Selisih Mata Uang

Menu ini berfungsi untuk melihat selisih mata uang asing dengan mata
uang hasil konversi dari mata uang asing tersebut.
Untuk menjalankan menu ini dari PembelianTransaksi Mata Uang
Asing Laporan Selisih Kurs.

1
2
3
4
5
6

Aztechsoft Int. 115

Acosys V3.0

1.
2.
3.

4.
5.
6.

116

Untuk melihat daftar transaksi Masukan periode tanggal dengan klik

lalu pilih tanggal yang akan ditampilkan.
untuk
Isi kode supplier kemudian tekan [ENTER] atau klik tombol
memilih daftar supplier, Jika dikosongkan maka yang akan tampil semua
supplier yang telah ada transaksinya.
Pilih Summary/Detail dengan cara diklik lingkaran yang terletak
didepan salah satu dari Summary/Detail, kemudian klik Tombol
[Tampil] atau [Alt+T] untuk menampilkan daftar transaksi yang sesuai
dengan supplier yang telah dipilih.
Kolom [Saldo I] menunjukan jenis mata uang yang dikonversi.
Kolom [Saldo II] menunjukan jenis mata uang hasil konversi dari
[Saldo I].
Kolom [Selisih] menunjukan selisih dari berbagai transaksi, Jika pada
kolom [Selisih] jumlah nominal menunjukan positif maka perusahaan
mengalami keuntungan dari selisih kurs dan apabila pada kolom
[Selisih] jumlah nominal menunjukan negatif maka perusahaan
mengalami kerugian dari selisih kurs. kejadian ini mengakibatkan hutang
perusahaan akan bertambah atau berkurang. Untuk menambah atau
mengurangi hutang tersebut dilakukan pada menu Penyesuaian
Hutang.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PENJUALAN
Setelah membaca penjualan, anda diharapkan dapat
memahami:
Menu order penjualan, penjualan kasir atau penjualan,
retur penjualan, penyesuaian piutang, uang muka
penjualan dan pembayaran piutang
Menganalisa laporan-laporan penjualan (laporan harian
maupun bulanan, hutang summary dan perfaktur, target
dan realisasi penjualan, analisa penjualan, rangking
penjualan perbarang, history harga jual dan customer,
dan laporan titipan uang muka)

Aztechsoft Int. 117

Acosys V3.0

PENJUALAN
Acosys V3.0
memberikan kemudahan dalam pencatatan transaksi
penjualan barang, sangat tepat Digunakan untuk penjualan pada
perdagangan secara retail (eceran), maupun grosir (distributor) seperti
supermarket, salon, toko, minimarket, apotek, optik, bengkel, dan semua
jenis perdagangan.
Acosys V3.0
dapat juga digunakan untuk penjualan secara
grosir/distributor, karena ada pembagian harga jual yang berbeda hingga 7
(tujuh) level ke customer. Acosys V3.0 dilengkapi dengan potongan harga
(discount) penjualan hingga 3 (tiga) macam, yakni discount secara umum,
discount berdasarkan quantity dan discount berdasarkan customer .
Transaksi penjualan dapat dilakukan secara tunai maupun kredit/piutang. Jika
customer (pelanggan) melakukan pembelian secara kredit/piutang maka
catatan piutang customer terakumulasi secara otomatis berikut jadwal
pembayarannya. Untuk Barang yang dijual otomatis mengurangi stok barang
di gudang. Jika ada barang yang telah dijual tetapi rusak, atau kadaluarsa
dapat dikembalikan lagi dari return penjualan dan secara otomatis stok
barang di gudang bertambah dan melakukan penyesuaian terhadap
pendapatan yang telah masuk sebelumnya.
Metode pembayaran sangat fleksibel, bisa dalam bentuk cash money (uang
kas), cek, giro, kartu kredit, kartu debet atau cara pembayaran lain.
Acosys V3.0 juga mencatat aktivitas transaksi setiap pelanggan sehingga
jika ada selisih pencatatan piutang dapat dengan mudah memeriksanya dari
history customer.
Acosys V3.0 menyediakan fasilitas penjualan dengan uang muka/DP (Down
Payment) dan form order penjualan yang dapat dipanggil saat transaksi
penjualan tanpa input ulang (fasilitas ini bisa digunakan bisa juga tidak).
Laporan-laporan lain yang berkaitan dengan penjualan akan dibuat secara
otomatis oleh Acosys V3.0
tanpa harus menghitung kembali, seperti
laporan omset per sales/kasir/gudang/customer, laporan penjualan barang
terlaris sampai yang kurang laku juga dapat dengan mudah dilihat, dan masih
banyak lagi laporan yang berkaitan dengan penjualan.

118

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

DAFTAR CUSTOMER ( Pelanggan )

Fasilitas ini Berisi identitas customer dan akan otomatis masuk ke transaksi
penjualan jika dipanggil kode customernya.
Untuk membuka menu ini dari Penjualan Daftar Customer.
1
2

1.

2.

Untuk mempermudah pencarian supplier tekan F4 pada keyboard atau

klik tombol [Pencarian (F4)], maka tampil form pencarian supplier cukup
isikan kode atau penggalan nama supplier yang di cari.
Kolom filter berdasarkan kode/nama/alamat/tempo bayar dan filter (like,
=, >, >=, <, dan <=) dan ketik berdasarkan filter berfungsi untuk
menampilkan sebagian supplier.
Klik tombol [Baru (F1)] untuk memasukan customer/pelanggan baru
dan isi sesuai kolom yang tersedia:
a. [Kode] diisi kode customer yang bersifat unik (tidak ada yang
sama)
b. [Nama] diisi dengan nama customer, dapat diisi sampai 50
karakter.
c. [Alamat] diisi dengan alamat customer.
d. [Area/wilayah] dapat diisi dengan wilayah customer berada
dengan nama kecamatan, kabupaten atau lainnya.
e. [Level Harga] diisi dengan level harga yang diberikan pihak
perusahaan pada customer dan otomatis muncul ketika kode
customer dipanggil saat transaksi penjualan.
f. [Tempo Bayar] diisi dengan tempo pembayaran yang biasa
dilakukan customer tersebut kepada perusahaan. Tempo bayar ini
Aztechsoft Int. 119

Acosys V3.0

g.

h.
i.

3.
4.

120

dalam hitungan hari dan akan muncul otomatis ketika kode customer
dipanggil saat transaksi penjualan.
[Plafon Piutang] berfungsi untuk membatasi piutang customer
tertentu. Jika plafon piutang terisi 0 (nol) maka customer tersebut
tidak dapat piutang. Agar customer tersebut dapat diberi piutang isi
terlebih plafon piutangnya.
Plafon piutang dapat ditentukan sesuai dengan wewenag yang
diberikan kepada masing-masing customer. Fasilitas ini berfungsi
untuk membatasi jumlah yang dihutang oleh customer.
Isikan nomor telepon, fax, serta contact personnya.
Tombol [Field Tambahan] berfungsi untuk menambahkan kolom
default yang dapat disetting sesuai kebutuhan perusahaan, seperti
contoh:

Dari gambar di atas maka kolom daftar customer akan ada kolom
tambahan empat (Nama Anak 1, Tempat/Tgl Lahir, Nama Anak 2
dan Tempat/Tgl Lahir)
j. Tombol [Ambil Gambar] jika ingin menyertakan gambar pada
customer tersebut dengan ukuran standar gambar 100x100 pixel.
k. Tombol [Hapus Gambar] berfungsi untuk menghapus gambar
yang telah disertakan.
Tombol [Rubah Kode] digunakan untuk merubah kode customer
apabila kode tersebut pernah dipakai transaksi, maka semua transaksi
yang pernah terjadi berubah kodenya.
Tombol [(Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus data customer.
Terlebih dahulu pilih customer yang akan di hapus dengan mengekliknya
selanjutnya klik tombol [(Hapus (F7)], Maka tampil :

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

5.
6.

Klik [Ok] atau tekan ENTER. Proses Hapus customer ini akan berhasil
jika customer tersebut belum pernah transaksi.
Tombol [kirim e-mail(F1)] untuk mengirim e-mail.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari daftar customer.

DAFTAR SALES
Fasilitas ini berisi nama,alamat dan nomor telepon sales dan akan masuk ke
transaksi penjualan.
Untuk membuka menu ini dari penjualan daftar sales

1.

2.

Untuk mempermudah pencarian supplier tekan F4 pada keyboard atau

klik tombol [Pencarian (F4)], maka tampil form pencarian supplier cukup
isikan kode atau penggalan nama supplier yang di cari.
Kolom filter berdasarkan kode/nama/alamat/tempo bayar dan filter (like,
=, >, >=, <, dan <=) dan ketik berdasarkan filter berfungsi untuk
menampilkan sebagian supplier.
Klik tombol [Baru (F1)] untuk memasukan customer/pelanggan baru
dan isi sesuai kolom yang tersedia:
pengisian kode angkanya berurutan, sama seperti pada pengisian daftar
customer
Aztechsoft Int. 121

Acosys V3.0

ORDER PENJUALAN
Fasilitas ini berfungsi untuk menerima pesanan barang yang akan dijual dan
untuk estimasi nilai Penjualan. Membuka menu ini dari Penjualan Order
Penjualan, Faktur Order Penjualan ini dapat dipanggil saat transaksi
Penjualan. Order Penjualan tidak wajib digunakan sebelum Penjualan barang,
dapat langsung mengisi transaksi Penjualan barang tanpa harus membuat
order penjualan.
2
3
4

5
6

1.
2.
3.
4.
5.
6.

122

Tanggal order otomatis dan bisa diisi manual

Faktur terisi secara otomatis tetapi dapat juga secara manual.
Isi kode customer kemudian tekan [ENTER]
Kolom [Saldo Lalu] berisikan nilai piutang pada customer tesebut.
Isilah jumlah barang
Diskon 1 atau diskon per barang. Diskon akan tampil otomatis jika sudah
di buat pada daftar produk. Jika user diberi wewenang dapat merubah
harga jual, di form penjualan kasir ini dapat memberi diskon. Pemberian
diskon dengan persen dapat langsung dimasukkan di kolom [Disc. (%)]
sesuai dengan baris barang tersebut. Tetapi jika pemberian diskon
dengan nominal dapat dimasukkan di kolom [Discount], untuk
mengetahui lebih rinci dapat menekan tombol [F4] di keyboard pada
saat krusor berada di kolom [Discount], maka akan tampil menu:

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

a
b

a.

Diskon Total Per Produk berfungsi untuk menghitung persen

diskon atau nominal diskon perbarang dengan menuliskan total
nominal diskon untuk jumlah barang tersebut.
b. % Diskon Semua Produk berfungsi untuk pemberian diskon dari
semua barang yang terdapat pada daftar.
7. Tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan order Penjualan .
8. Tombol [Cetak(F6)] berfungsi untuk mencetak faktur.
9. Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.
10. Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
11. Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari menu Order
Penjualan .

UANG MUKA PENJUALAN

Uang muka Penjualan ini hanya bersifat titipan dari customer karena belum
jelas barang yang dipesan.
Untuk membuka menu ini dari Penjualan Uang Muka.

Aztechsoft Int. 123

Acosys V3.0

1
2
3
4
5
6
7

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Tanggal terbuat otomatis.

Faktur bisa terbuat secara otomatis maupun tidak sesuai dengan seting
pada otoritas user.
Pilih pembayaran dengan klik tombol .
Pilih kode customer dengan ketik langsung kemudian [ENTER].
Jika mempunyai piutang pada customer maka akan tampil nominal
piutang pada kolom [Piutang], begitu juga saldo uang muka.
Nomor bukti titipan uang muka.
Jumlah titipan uang muka.
Tombol [Terima UM(F3)] untuk menerima titipan uang muka
Penjualan.
Tombol [Ambil UM(F5)] untuk mengambil titipan uang muka
Penjualan.
Tombol [Cetak(F6)] berfungsi untuk mencetak faktur.
Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.
Tombol [Baru (F1)] digunakan jika ingin mengisi faktur baru.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form Titipan Uang Muka.

PENJUALAN POS (POINT OF SALES)

Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan transaksi penjualan barang retail dan
pembayarannya tunai. Untuk membuka form ini dari menu Penjualan
Penjualan Pos (Ctrl-J) lalu muncul form seperti dibawah ini.

124

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.

3.

4.

Tanggal dan nomor order/faktur terisi secara otomatis tetapi dapat juga
dirubah secara manual.
Untuk kekolom customer tekan tombol F2 pada keyboard dan isikan
kode customer (jika telah hapal) kemudian tekan [ENTER] atau dapat
atau F4 pada keyboard untuk melihat daftar customer.
diklik tombol
Jika ada customer baru atau lupa dapat menambahkan dengan cara pilih
kalimat [Baru/Cari] maka akan keluar daftar customer, ketik nama
customer yang diingat pada kolom nama dan kolom pencarian, pilih
kolom yang paling bawah untuk memasukkan customer baru lalu tekan
panah atas ke bawah untuk menyimpannya.
Isi kode barang menggunakan barcode scanner atau dengan mengetik
kode barang atau dengan menekan tombol [F4] sekaligus melihat daftar
barang, daftar barang yang tampil hanya 100 item dari form [Daftar
diaktifkan, maka
Produk]. Kecuali jika checklist
daftar barang tampil keseluruhan. Jika kode barang tidak diketahui dapat
mengisinya dengan menekan panah kanan untuk menuju ke kolom
nama, kemudian ketik penggalan nama barang.
Setelah barang dipilih masukkan jumlah barang tersebut (default jumlah
barang adalah satu).

Aztechsoft Int. 125

Acosys V3.0

Jika ingin merubah harga barang tersebut tekan F9 pada keyboard. Jika
ingin memberi diskon langsung dari produk tersebut tekan F10 pada
keyboard, berlaku untuk user yang diberi wewenang untuk merubah
harga jual.
Jika produk tersebut ada poin dan hadiah akan tampil sesuai dengan poin
dan hadiah yang diberikan.
Jika ingin menggunakan kalkulator untuk penghitungan jumlah barang
tekan tombol [F4] pada keyboard.

Tekan ENTER untuk memasukkan produk tersebut ke Tabel.

126

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Daftar Hadiah akan tampil otomatis jika ingin merubah atau

menghapus tekan F5 pada keyboard, pilih baris mana yang akan
dirubah atau di hapus.
Diskon akan tampil otomatis jika sudah di buat pada daftar produk.
Jika user diberi wewenang dapat merubah harga jual, di form
penjualan kasir ini dapat memberi diskon. Pemberian diskon dengan
persen dapat langsung dimasukkan di kolom [Disc. (%)] sesuai
dengan baris barang tersebut. Tetapi jika pemberian diskon dengan
nominal dapat dimasukkan di kolom [Discount], untuk mengetahui
lebih rinci dapat menekan tombol [F4] di keyboard pada saat krusor
berada di kolom [Discount], maka akan tampil menu:

a
b

Aztechsoft Int. 127

Acosys V3.0

a.

5.

Diskon Total Per Produk berfungsi untuk menghitung persen

diskon atau nominal diskon perbarang dengan menuliskan total
nominal diskon untuk jumlah barang tersebut.
b. % Diskon Semua Produk berfungsi untuk pemberian diskon
dari semua barang yang terdapat pada daftar.
Tombol [Seting(F7)] berfungsi untuk:
E Seting Printer berfungsi untuk mengatur printer, kertas, tulisan
pada struk penjualan. Jika menggunakan printer yang menggunakan
koneksi paralel (LPT), langkah ini hanya sekali saja dilakukan untuk
selanjutnya tidak perlu mengatur kembali jika tidak ada perubahan.
E Yang perlu diperhatikan ada tiga jenis pilihan printer yang
menggunakan driver printer, printer serial (RS232), cetak langsung
ke LPT1, maka kita tinggal memilih ke Tab sesuai dengan jenis
printer yang terpasang pada computer dan isikan beberapa seting
yang perlu didisikan (Lihat gambar).
c. Printer.
Form ini berfungsi untuk mengatur jenis printer yang digunakan
untuk mencetak struk pembayaran.

1.

128

Kolom Pilihan pencetakan berfungsi untuk memilih jenis

printer yang digunakan. Ada tiga jenis pilihan pencetakan,
sesuai dengan printer yang digunakan yaitu:
Printer serial (RS232) berfungsi untuk jenis printer
POS yang menggunakan port serial.
Memakai driver printer berfungsi untuk jenis printer
POS yang menggunakan port paralel.
Jika jenis
pencetakan ini yang dipilih terlebih dahulu Install driver
printer POS.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Cetak langsung ke LPT1 berfungsi untuk jenis

printer LX300 dan LX300+.
Marjin atas, Marjin bawah dan Marjin kiri berfungsi
untuk mengatur batas pencetakan.

2.
a.

Seting Struk.
Fasilitas ini berfungsi mengatur huruf-huruf yang akan tercetak
distruk pembayaran.

1.
2.

3.

b.

Header Print berfungsi untuk mengatur kalimat berupa

nama, alamat perusahaan dan nomor telepon yang akan
dicetak/ditempatkan pada bagian atas struk penjualan.
Detail Print berfungsi untuk mengatur kode, nama barang,
jumlah, satuan sub total harga satuan (beri tanda chekbox
yang akan di print). Default format struk diprogram adalah
0,18,5,0,7,10 yang tercetak satu baris, jika ingin tercetak
dua baris 15,25,6,4,13,17.
Berfungsi untuk mengatur kalimat berupa pesan atau
ucapan terima kasih yang akan di cetak/ditempatkan pada
bagian bawah struk penjualan.

Cash Drawer
Menu ini berfungsi jika kasir menggunaan cash drawer. Ada
dua jenis cash drawer yaitu:
cash drawer yang terhubung dengan printer POS.
cash drawer yang terhubung dengan komputer dengan
koneksi serial/RS232.

Aztechsoft Int. 129

Acosys V3.0

1
2
3

1.
2.
3.
d.

Jika chekbox aktif berfungsi untuk pengaturan cash drawer

yang diatur dengan driver printer langsung.
Berfungsi untuk cash drawer terhubung dengan printer POS
(paralel dengan printer).
Berfungsi untuk pengaturan cash drawer yang terhubung
dengan komputer (menggunakan Port Serial).

Pole/Customer Display.
Fasilitas ini berfungsi untuk mengatur jika kasir menggunakan
Pole/Customer Display.

1.
130

Jika chekbox aktif berarti berarti kasir menggunakan

Pole/Customer Display.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

2.
3.
e.

Jika pengaturan printer telah selesai klik tombol [Simpan

(F3)].
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari menu.

Lainnya.
1
2
3

Berfungsi untuk mengatur:

1. Jika aktif maka jika jumlah pembelanjaan yang mencapai
target poin akan tercetak di struk penjualan total poinnya.
2. Jika aktif maka ketentuan poin berlaku per item barang
berlaku untuk kelipatan item barang tersebut. Jika tidak
aktif maka poin dihitung berdasarkan total pembelanjaan
tidak berlaku kelipatannya.
3. Header berfungsi untuk mengatur tampilan tentang
informasi perusahaan dan dapat juga digunakan untuk
iklan.
f.
6.

7.

Setelah selesai klik tombol [Simpan(F3)] untuk menyimpan

perubahan setting.

Untuk antrian Tekan [F1] atau klik tombol [Antrian] apabila transaksi
sebelumnya belum selesai, jumlah antrian form kasir disediakan tiga
antrian. Untuk membuka form penjualan antrian klik satu diantara tiga
antrian untuk antrian satu bisa menekan tombol Alt+1, antrian dua Alt+2
dan yang ke 3 Alt+3.
Untuk menghapus item barang yang telah di masukkan, blok baris
barang yang akan dihapus dengan mouse atau panah bawah pada
keyboard kemuadian tekan tombol [Delete], untuk kasir yang tidak di
beri wewenang untuk menghapus barang yang telah dimasukkan harus

Aztechsoft Int. 131

Acosys V3.0

8.
9.

minta izin kepala kasir atau user yang di beri wewenang untuk
menghapus barang dimenu Otoritas User.
Jika ada diskon per faktur (diskon 2) tekan F8 pada keyboard untuk
menuju ke kolom Discount (F8).
Untuk bayar tekan tombol [F12] atau tekan [ENTER] pada saat kolom
kosong.

10. Cara pembayaran bisa kas, cek, giro dan sebagainya (disediakan 20 jenis
pembayaran jika sudah diseting di menu Setup Akun) untuk memilih
klik tanda panah di kolom tsb.
11. Tekan [ENTER] maka kursor aktif berpindah pada tombol Simpan,
kemudian tekan [ENTER] lagi untuk mencetak faktur sekaligus
membuka Cash Drawer (jika menggunakannya) maka muncul dialog :

Jika melanjutkan transaksi tekan [ENTER] atau [F1] pada keyboard

tetapi jika dalam pencetakan pada struk penjualan rusak/kehabisan
kertas, struk tersebut dapat dicetak ulang dengan klik tombol [Cetak
Ulang(F5)]. Pencetakan ulang struk ini tidak berpengaruh/mengurangi
stok barang (bukan merupakan transaksi baru).
12. Tombol [Dari Order (F6)] berfungsi jika penjualan melalului order
penjualan terlebih dahulu.
132

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

Pilih salah satu nomor faktur order penjualan, selanjutnya klik tombol
[Pilih (F10)] atau tekan tombol [F10] pada keyboard.
13. Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi keluar dari Form Penjualan Pos dan
antrian.

PENJUALAN
Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan transaksi penjualan barang yang
dilengkapi dengan fasilitas pemberian discount 1 dan discount 2, PPn dan
cara pembayaran cash atau kredit maupun dengan cek atau giro serta jenis
pembayaran lain.
Untuk membuka menu ini dari Penjualan Penjualan. lalu muncul form
penjualan seperti dibawah ini:

Aztechsoft Int. 133

Acosys V3.0

1.

Tanggal dan nomor order/faktur terisi secara otomatis tetapi dapat juga
secara manual.
2. Isi kode customer kemudian tekan [ENTER] atau dapat diklik tombol
untuk melihat daftar customer. Jika ada customer baru atau lupa dapat
menambahkan dengan cara pilih kalimat [Baru/Cari] maka akan keluar
daftar customer, ketik nama customer yang diingat pada kolom nama
dan kolom pencarian, pilih kolom yang paling bawah untuk memasukkan
customer baru lalu tekan panah atas ke bawah untuk menyimpannya.
3. Jika masih ada titipan uang muka maka tampil nominal titipan uang
muka, namun kolom ini tidak tampil jika tidak ada titipan uang muka
pada customer tersebut.
4. Isi kode barang atau dapat menggunakan barcode scanner atau
menekan tombol [F4] untuk melihat daftar barang, daftar barang yang
tampil hanya 100 item dari menu [Daftar Produk] namun jika dilakukan
pencarian melalui F4 barang yang dimaksud tetap akan muncul. Kecuali
diaktifkan, maka daftar barang akan
jika chekbox
tampil semua. Jika kode barang tidak diketahui dapat mengisinya dengan
menekan panah kanan untuk menuju ke kolom nama, kemudian ketik
awalan atau penggalan nama barang.
5. Isi jumlah barang (untuk jumlah pecahan gunakan koma [,] untuk
memisahkan desimal dengan pecahannya misal [0,5], [100,6], dan
sebagainya). Satuan barang dapat dipilih sesuai dengan satuan terkecil
sampai terbesar (gr, kg, ton / pcs, crt dan seterusnya) semua satuan
akan otomatis mengkonversi kedalam bentuk satuan terkecil Tekan
panah bawah untuk menambah barang selanjutnya .
6. Harga barang yang tampil harga barang yang telah diseting sesuai
dengan level yang telah ditetapkan pada menu Daftar Produk.
7. Isi diskon barang (diskon 1) tersebut jika ada diskon, diskon berupa
persentasi dan nominalnya muncul otomatis.
8. Diskon II untuk memberi diskon untuk total penjualan, juga isikan PPn
(jika ada).
9. Jika penjualan dibayar dengan kontan Klik [Simpan (F3)]. Kolom
[Saldo Sekarang] menunjukan total piutang penjualan pada customer
tersebut.
10. Jika pembayaran dilakukan sebagian dari total penjualan atau hutang
semuanya tekan Alt-Y maka kursor berada dikolom [Bayar] ketik sesuai
dengan yang dibayarkan.
11. Jika ada memo yang perlu disampaikan dapat di tulis di kolom [Memo].
12. Jika pembayarannya menggunakan cek atau giro, isi Tempo (jumlah hari)
maka tanggal tempo terisi secara otomatis dan masukkan nomor bukti
cek atau giro. Seperti form dibawah ini.

134

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

a
b
c
d

a.

jumlah keseluruhan penjualan tetapi belum termasuk potongan

diskon dan PPn.
b. potongan dari penjualan.
c. Jumlah total keseluruhan penjualan.
d. total jumlah pembayaran.
e. nomor bukti pembayaran.
f. cara pembayaran customer.
g. tanggal jatuh tempo pembayaran.
h. Jika cheklist Ambil Titipan Uang Muka aktif berarti pembayaran
faktur tersebut sebagian diambilkan dari titipan uang muka.
13. Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan transaksi penjualan.
14. Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
15. Tombol [Dari Order (F6)] berfungsi jika penjualan melalului order
penjualan terlebih dahulu.

Pilih salah satu nomor faktur order penjualan, selanjutnya klik tombol
[Pilih (F10)] atau tekan tombol [F10] pada keyboard.
Aztechsoft Int. 135

Acosys V3.0

16. Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.

17. Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
18. Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari menu Penjualan.

RETUR PENJUALAN
Retur penjualan digunakan untuk meretur (pengembalian) barang-barang
yang rusak, tidak sesuai pesanan, batal penjualan atau kepentingan lain yang
mengakibatkan barang dikembalikan kepada Perusahaan. Untuk membuka
menu ini dari Penjualan Retur Penjualan

Retur Penjualan non faktur

1

2
3
4
5
6
7

1.
2.
3.

4.
5.
6.

136

Tanggal terisi secara otomatis sama dengan tanggal sistem pada

komputer, namun dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan.
Faktur juga terbuat otomatis sesuai dengan seting pada Otoritas
User tetapi dapat diganti langsung.
Ketik Kode customer atau pilih dengan [Alt+Panah bawah] atau
tekan [F4] pada keyboard bisa juga dengan klik
lalu pilih
customer, maka nama dan alamat customer serta saldo piutang
kepada customer tersebut akan muncul otomatis.
Pilih Warehouse asal barang yang akan diretur jika ada lebih dari
satu gudang.
Pilih jenis retur non faktur.
Tekan [ENTER] maka pointer aktif berpindah pada kolom kode
barang. Gunakan Barcode Scanner untuk memasukan kode barang
atau ketik secara manual. Jika tidak mengetahui kode barang secara
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

7.
8.

9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

untuk menampilkan daftar barang,

pasti gunakan [F4] atau klik
pindahkan pointer aktif ke kolom pencarian nama lalu ketik nama
awal atau penggalannya saja, setelah menemukan barang yang
dicari tekan [ENTER] atau double click.
Isi jumlah barang yang akan diretur, lalu tekan [panah bawah]
untuk berpindah baris dan mengisi barang lain yang akan diretur.
Tekan [ENTER] maka pointer aktif berpindah ke [memotong
piutang]. Jika checklist ini aktif berarti nilai retur itu mengurangi
piutang secara otomatis faktur piutang yang di checklist. Faktur
piutang dapat dipilih lebih dari satu faktur, tetapi faktur yang
pertama kali dipotong piutangnya adalah faktur yang tampil paling
atas. Jika faktur yang paling atas telah mencukupi maka faktur
tidak akan memotong faktur selanjutnya.

Jika checklist [memotong piutang] tidak aktif berarti retur itu

tidak memotong piutang namun dikembalikan baik dalam bentuk
uang tunai maupun pembayaran lainnya.
Kolom [Saldo Sekarang] menunjukan saldo piutang customer
tersebut setelah transaksi Retur Penjualan.
Pada kolom [Memo] dapat diisi/tidak.
Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan retur penjualan.
Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.
Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari menu Retur
penjualan.

Retur Penjualan Per faktur.

Aztechsoft Int. 137

Acosys V3.0

1.

2.

138

Pilih Per faktur maka akan muncul kolom Faktur (pilih salah satu
faktur), dan hanya produk yang jual pada faktur tersebut yang dapat
diretur kecustomer tersebut, Setelah Faktur diisi maka akan muncul
otomatis saldo fakturnya. Jika retur barang tersebut memotong
piutang faktur tersebut maka checklist [memotong piutang]
harus aktif sehingga nilai retur mengurangi piutang secara otomatis
dan bila total retur melebihi nilai piutang pada faktur tersebut dan
akan memotong faktur yang lain maka akan tampil daftar faktur
yang akan dipotong seperti gambar dibawah ini.

Checklist faktur yang akan di potong.

Jika checklist [memotong piutang] tidak aktif berarti retur tidak
memotong piutang, namun dikembalikan baik dalam bentuk uang
tunai maupun pembayaran lainnya.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PEMBAYARAN PIUTANG
Acosys V3.0 menyediakan fasilitas pembayaran piutang kepada Customer
dengan berbagai jenis pembayaran tunai maupun tempo sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
Untuk membuka menu ini dari Penjualan Pembayaran Piutang.

1
2
3

1.
2.

Tanggal terisi otomatis.

Faktur bisa terisi otomatis atau tidak sesuai dengan seting pada Otoritas
User.
3. Masukkan kode Customer.
4. Tekan [ENTER] pointer aktif akan berpindah pada Jenis Pembayaran,
pilih jenis pembayaran.
5. Masukkan Jumlah Pembayaran piutang.
6. Jika dibayar dengan giro, cek, kartu kredit, dan lain-lain Isikan Tempo
dalam hitungan hari dan Tanggal Tempo terisi otomatis, lalu isikan
Nomor Bukti dan Keterangannya.
7. Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan Pembayaran
Piutang.
8. Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
9. Tombol [Cari Faktur(F6)] berfungsi untuk mencari faktur.
10. Tombol [Hapus (F7)] berfungsi untuk menghapus faktur.
11. Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
12. Tombol[Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari menu Pembayaran
Piutang.
Aztechsoft Int. 139

Acosys V3.0

PENYESUAIAN PIUTANG
Menu ini digunakan untuk menyesuaikan piutang penambahan ongkos
angkut, biaya transfortasi, debet/kredit memo penjualan,menghapuskan
piutang yang tidak mungkin lagi ditagih, dan lain-lain sesuai dengan menu
yang diseting pada Seting akun. Untuk membuka menu ini dari Penjualan
Penyesuaian Piutang .

2
3

1.
2.

Tanggal terisi secara otomatis dan bisa tidak sesuai seting di komputer.
Isikan kode Customer yang akan diisi saldo awal piutangnya dengan
mengetik langsung atau memilih melalui daftar dengan mengklik
atau
[Alt+] atau tekan [F4] pada keyboard.
3. Jika ada beberapa faktur piutang maka pilih faktur yang akan
disesuaikan.
4. Pada grup Penyesuaian Lainnya pilih Jenis Transaksinya (uang
muka, debet memo, kredit memo, biaya angkut, piutang tak tertagih,
saldo awal piutang) yang telah dibuat dalam menu [Daftar Akun]. Jika
belum, maka buat dulu daftar akunnya pada kolom [Biaya].
5. Isikan nominal hutang awal pada kolom [Penyesuaian].
6. Perubahan Piutang otomatis terbuat.
7. Tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan.
8. Tombol [Cetak (F5)] untuk mencetak.
9. Tombol [Hapus(F6)] untuk menghapus.
10. Tombol [Baru(F2)] untuk membuat daftar lagi.
11. Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form Penyesuaian Piutang.

140

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

LAPORAN HARIAN PENJUALAN

Laporan harian penjualan merupakan laporan penjualan barang dalam
periode hari (tanggal) tertentu. Pada laporan ini ditampilkan penjualan
barang per faktur, namun juga bisa dibuka faktur untuk melihat detail per
barang. Membuka menu ini dari Penjualan Laporan Harian
Penjualan.

2
3

1.
2.
3.
4.
5.

Masukkan periode tanggal yang akan ditampilkan laporannya. Pada

kolom [Filter By] dapat memfilter dengan berbagai kunci pengurutan.
Tombol [Tampil] digunakan untuk menampilkan laporan penjualan.
Jika ingin melihat barang yang dijual dapat menggunakan fasilitas [Buka
Faktur] Terlebih dahulu klik faktur yang akan dilihat daftar barangnya.
Pada kolom [Filter By] dapat memfilter dengan berbagai kunci
pengurutan yang disediakan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu ini.

LAPORAN HARIAN RINCIAN PENJUALAN PER

FAKTUR
Laporan harian rincian penjualan per faktur merupakan laporan penjualan
barang dalam periode hari (tanggal) tertentu. Pada laporan ini ditampilkan
penjualan barang per faktur sesuai detail barang. Membuka menu ini dari
Penjualan Laporan Harian Rincian Penjualan Per Faktur

Aztechsoft Int. 141

Acosys V3.0

1.
2.

3.

.
Masukan periode tanggal yang akan ditampilkan.
Pilih customer yang akan ditampilkan.
Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan laporannya seperti pada
gambar dibawah ini:

LAPORAN HARIAN RINCIAN PENJUALAN PER

CUSTOMER
Laporan harian penjualan per customer merupakan laporan penjualan barang
dalam periode hari (tanggal) tertentu. Pada laporan ini ditampilkan penjualan
barang per customer sesuai dengan semua faktur dan detail barangnya.
Membuka menu ini dari Penjualan Laporan Harian Rincian
Penjualan Per Customer

142

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.

5.

.
Masukan periode tanggal yang akan ditampilkan.
Pilih kelompok barang yang akan ditampilkan.
Checklist [Tampilkan per kelompok saja] berfungsi untuk
menampilkan kelompok barang yang telah dimasukkan.
Pilih customer yang akan ditampilkan.
Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan laporannya seperti pada
gambar dibawah ini:

LAPORAN HARIAN RETUR PENJUALAN

Laporan ini digunakan untuk mendapatkan informasi lengkap tentang retur
penjualan dalam periode tanggal tertentu.
Laporan ini juga dapat diekspor ke dalam bentuk file Microsoft Excel .
Untuk membuka menu ini dari Penjualan Laporan Harian Retur
Penjualan.
Aztechsoft Int. 143

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.

Masukkan periode tanggal yang akan ditampilkan laporannya.

Pada kolom [Filter By] dapat memfilter dengan berbagai kunci
pengurutan yang disediakan.
Jika ingin melihat barang yang dijual dapat menggunakan fasilitas [Buka
Faktur] Terlebih dahulu klik faktur yang akan dilihat daftar barangnya.
Tombol [Tutup (Esc)]

LAPORAN HARIAN PENJUALAN PER BARANG

Laporan ini digunakan untuk melihat laporan tiap barang atau tiap kelompok
barang. Langkah kerjanya dari menu Penjualan Laporan Harian
Penjualan per Barang

144

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.

4.
5.

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Pada kolom [Supplier] dapat ditampilkan semua atau pilih salah satu
supplier yang akan ditampilkan.
Jika yang dipilih Per Kelompok produk tentukan Pada kolom [Kelompok]
sesuai kelompok barang yang akan ditampilkan. Jika yang dipilih Per
Lokasi produk tentukan Pada kolom [Lokasi] sesuai dengan lokasi yang
akan ditampilkan. Filter ini dapat diisi semuanya jika ingin menampilkan
kelompok tertentu sesuai dengan lokasinya.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

LAPORAN HARIAN RETUR PENJUALAN PER

BARANG
Laporan ini untuk melihat laporan retur penjualan per barang atau per grup
pada tiap level.Langkah kerjanya dari menu Penjualan Laporan Harian
Retur per Barang.

Aztechsoft Int. 145

Acosys V3.0

1.
2.
3.

4.
5.

Masukan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Pada kolom [Supplier] dapat ditampilkan semua atau pilih salah satu
supplier yang akan ditampilkan.
Jika yang dipilih Per Kelompok produk tentukan Pada kolom [Kelompok]
sesuai kelompok barang yang akan ditampilkan. Jika yang dipilih Per
Lokasi produk tentukan Pada kolom [Lokasi] sesuai dengan lokasi yang
akan ditampilkan. Filter ini dapat diisi semuanya jika ingin menampilkan
kelompok tertentu sesuai dengan lokasinya.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

LAPORAN HARIAN PEMBAYARAN PIUTANG

Laporan ini untuk melihat laporan pembayaran piutang yang pernah
dilakukan.
Untuk membuka menu ini dari Penjualan Laporan Harian
Pembayaran Piutang.

146

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.

Masukkan periode tanggal yang akan ditampilkan laporannya.

Pada kolom[Jenis pembayaran]menunjukkan pembayaran
ditampilkan.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Buka Faktur] untuk membuka faktur.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

yang

LAPORAN HARIAN PENYESUAIAN PIUTANG

Laporan ini untuk melihat laporan penyesuaian piutang yang telah dilakukan.
Membuka menu ini dari Penjualan Laporan Harian Penyesuaian
Piutang.

Aztechsoft Int. 147

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.

Masukkan periode tanggal yang akan ditampilkan laporannya.

Pada kolom [Warehouse], [Pembayaran] dan [Lainnya] menunjukan
warehouse dan jenis pembayaran yang akan ditampilkan.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Buka Faktur] untuk membuka faktur.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup laporan ini.

REKAPITULASI PENJUALAN
Laporan ini berfungsi untuk melihat hasil rekapitulasi penjualan harian pada
tanggal tertentu.
Untuk menampilkannya dapat dipilih groupby berdasarkan kasir yang
bertugas, customer, gudang dan jika ada sales dapat ditampilkan berdasarkan
penjualan sales. Membuka menu ini dari Penjualan Laporan Harian
Rekapitulasi penjualan.

148

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.

Masukkan periode tanggal yang akan ditampilkan.

Tentukan group by (kasir, customer, warehouse dan sales) yang akan
ditampilkan.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan rekapitulasi penjualan.

LAPORAN LABA KOTOR PENJUALAN

Fasilitas Laporan laba kotor penjualan ini berfungsi sebagai informasi laba
kotor yang didapat dari penjualan barang dikurangi harga beli dan diskon
Serta gross margin ratio setiap item barang. Untuk menampilkannya dapat
difilter laba kotor per kelompok produk, per lokasi barang, per customer, per
warehouse, per sales dan per faktur.
Untuk membuka menu ini PenjualanLaporan HarianLaba Kotor
Penjualan.

Aztechsoft Int. 149

Acosys V3.0
2

1.
2.
3.

Masukkan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt +] lalu pilih dari tanggal berapa dan sampai tanggal yang akan
dilihat laporannya.
Klik Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Setelah tampil dapat difilter per kelompok produk/lokasi/customer/
warehouse/sales/faktur (semua filter dapat dipilih) yang akan ditampilkan
dengan mengeklik tombol [Apply Filter].

LAPORAN BULANAN
Laporan Bulanan meliputi dari penjualan, retur penjualan, penjualan per
barang, retur penjualan per barang, penyesuaian piutang, laba kotor
penjualan dan pembayaran piutang merupakan laporan barang dalam satu
bulan, formatnya semua hampir sama dengan Laporan Harian, hanya
periodenya saja yang berbeda.

LAPORAN ANALISA PENJUALAN

Laporan analisa penjualan berfungsi untuk menganalisa penjualan semua
produk mengacu pada kemudahan analisis penjualan yang disertai grafik
pergerakan barang. dimana penjualan per barang, perkelompok, per supplier
atau semua barang dapat dilihat dengan periode tanggal dan hari (seninminggu) untuk melihat tanggal dan hari apa saja barang tersebut laku keras
serta tanggal dan hari apa saja barang tersebut melemah,ini sangat
150

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

membantu untuk menentukan kebijakkan marketing untuk mengangkat

penjualan barang tersebut.
Dari laporan penjualan ini akan terbuat grafik otomatis dengan berbagai tipe
grafik yang diinginkan.

1.
2.

3.

Masukkan periode tanggal yang akan ditampilkan laporannya.

Jika kolom [kelompok] dan kolom [Supplier] dikosongkan maka yang
akan tampil semua jenis produk dan semua supplier. Jika ingin
menampilkan sebagian kelompok/supplier
maka
pada
kolom
[kelompok] dan kolom [Supplier] harus diisi dikolom masing-masing.
Tombol [Grafik] berfungsi untuk menampilkan grafik dari penjualan
masing-masing produk, Jika diklik maka akan tampil form grafik
penjualan.

Aztechsoft Int. 151

Acosys V3.0

1
2

1.
2.
3.

Pilih nama produk dan tanggal dengan cara klik

, jika ingin
menampilkan semua produk pilih pada kolom kalimat Semua.
Untuk memilih [Tipe grafik].
Tombol [Cetak] berfungsi untuk print out grafik.

TARGET DAN REALISASI PENJUALAN PER PRODUK

Target dan realisasi penjualan berfungsi untuk menganalisa penjualan
berdasarkan target penjualan yang telah ditentukan di form Daftar Order
Pembelian, laporan ini dapat dilihat sesuai periode tanggal tertentu, dimana
target dan realisasi penjualan bukan hanya dilihat dari jumlah barang yang
terjual tetapi juga dianalisa dari umur barang dan persentase barang
tersebut.
Untuk menjalankan menu ini dari forn PenjualanLaporan Bulanan
Target & Realisasi Penjualan.

152

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.

Masukkan periode tanggal yang akan dilihat laporannya maka [Jumlah

Hari] akan terisi otomatis.
Masukkan supplier jika akan melihat persupplier.
Jika hanya kelompok barang tertentu yang akan ditampilkan maka pilih
kelompok tersebut di kolom [Kelompok].
Kolom [Hitung target untuk barang yang sudah berumur lebih]
berfungsi untuk menentukan umur barang yang akan dilihat sesuai yang
diketikan di kolom tersebut.
Tombol [Filter Persentase] berfungsi untuk menfilter persentase yang
dimasukkan di kolom [Persentase]. Dalam menfilter persentase ini
dapat dipilih semua, sama dengan, kurang dari, kurang dari/sama, lebih
dari, lebih dari /sama, tidak sama dan antara.
Kolom [Keterangan untuk daftar barang] berfungsi untuk memberi
keterangan bahwa barang tersebut telah di diskon/di paket dengan
barang lain/tidak diorder kembali dan lain-lain.
Tombol [Tampil] untuk menampilkan laporan.
Tombol [Tutup] untuk keluar dari laporan target dan realisasi penjualan
per produk.

RANGKING PENJUALAN PER BARANG

Rangking penjualan perbarang berfungsi untuk menganalisa penjualan pada
periode tanggal tertentu, dimana rangking penjualan perbarang bukan hanya
dilihat dari jumlah barang yang terjual tetapi juga dianalisa dari umur barang
tersebut.
Aztechsoft Int. 153

Acosys V3.0

9.
2.
3.

Masukkan periode tanggal yang akan dilihat laporannya maka [Jumlah

Hari] akan terisi otomatis.
Total dari keseluruhan penjualan.
Perkiraan rata-rata penjualan

HISTORY CUSTOMER ( Sejarah Pelanggan )

Menu ini digunakan untuk melihat laporan sejarah setiap customer dari jenis
transaksi penjualan dan retur penjualan yang terjadi.
Membuka menu ini dari Penjualan History Customer

154

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Isi kode customer kemudian tekan [ENTER].

Masukkan periode tanggal yang akan dilihat laporannya.
Tombol [Tampil] digunakan untuk menampilkan Laporan Retur
Penjualan
Tombol [Buka Faktur] berfungsi untuk membuka faktur.
Tombol [Hapus Faktur] berfungsi untuk menghapus salah satu faktur
yang diblok, jika faktur tersebut salah/tidak sesuai dengan kenyataannya.
Kolom [Tampilkan secara detail jika ada transaksi yang
mempengaruhi beberapa faktur] jika diklik maka semua transaksi
yang mempengaruhi faktur akan tampil secara otomatis.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk menutup form history customer.

HISTORY HARGA JUAL

History harga jual setiap barang akan tampil pada menu ini mulai dari
pertama sampai terakhir menjual barang tersebut.
History harga jual ini berfungsi untuk memeriksa HPP yang dianggap tidak
sesuai.
Membuka menu ini dari PenjualanHistory Harga Jual.

Aztechsoft Int. 155

Acosys V3.0

1
3
4

1.
2.
3.
4.

Masukkan kode barang yang akan ditampilkan.

Masukkan periode tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik
atau [Alt +] lalu pilih tanggal mulai dan tanggal akhir yang akan dilihat
laporannya.
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan Laporan
Retur Penjualan yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat
filternya.
Jika ingin melihat barang yang dijual dapat menggunakan fasilitas Buka
Faktur atau dengan [Alt+B] dengan cara klik faktur yang akan dilihat
daftar barangnya lalu klik tombol [Buka Faktur] Maka akan tampil form
penjualan sama persis seperti saat faktur itu dibuat pada form Retur
Penjualan

LAPORAN TITIPAN UANG MUKA

Laporan titipan uang muka berfungsi untuk melaporkan uang yang dititipkan
kepada customer.
Membuka menu ini dari PenjualanTitipan Uang Muka.

156

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1
2

1.
2.
3.
4.

3
4

atau [Alt
Masukkan tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik
+] .
Pilih kriteria yang akan ditampilkan terdiri dari: Uang muka yang sudah
diambil, Uang muka yang belum diambil dan Uang muka yang sudah
jatuh tempo.
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] berfungsi untuk menampilkan Laporan
Retur Penjualan.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini.

LAPORAN PIUTANG (SUMMARY)

Seluruh piutang dagang pada customer akan tampil pada menu ini.
Membuka menu ini dari PenjualanLaporan Piutang (Summary).

Aztechsoft Int. 157

Acosys V3.0

2
3

1.
2.
3.

Masukkan tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik

atau [Alt
+] lalu pilih tanggal yang akan dilihat laporannya.
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan Laporan
Retur Penjualan yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat
filternya.
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini.

LAPORAN PIUTANG DAGANG PER FAKTUR

Seluruh piutang dagang pada customer akan tampil pada menu ini.
Membuka menu ini dari PenjualanLaporan Piutang Perfaktur.

158

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

2
3
4

1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.

atau [Alt
Masukkan tanggal yang akan dilihat laporannya dengan klik
+] lalu pilih tanggal yang akan dilihat laporannya.
Pilih customer jika ingin melihat piutang salah satu customer.
Tentukan piutang jatuh tempo (Hari) jika kita pilih lebih dari 7 maka yang
akan tampil piutang yang terlambat lebih dari 7 hari, jika kita pilih lebih
dari -7 maka piutang yang tampil adalah piutang yang jatuh tempo lebih
dari 7 hari kemudian.
Kolom [sales] berfungsi untuk menampilkan piutang per sales tertentu.
Tombol [Tampil] atau [Alt+T] digunakan untuk menampilkan Laporan
Retur Penjualan yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat
filternya.
Tombol [Apply filter] berfungsi untuk menampilkan Laporan Retur
Penjualan yang sesuai dengan kunci pengurutan dan syarat filternya
tanpa harus menggunakan Tombol [Tampil].
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini.

Aztechsoft Int. 159

Acosys V3.0

AKUNTANSI
Setelah membaca bab akuntansi, anda diharapkan
dapat memahami :
Jurnal umum
Posting Pembelian, Penjualan dan Warehouse
Membaca/menganalisa laporan-laporan (jurnal umum,
buku besar, cash flow, neraca saldo, neraca dan laporan
laba/rugi)

160

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

AKUNTANSI
Akuntasi digunakan untuk menyusun laporan-laporan yang berhubungan
dengan kondisi keuangan perusahaan pada setiap waktu. Penyusunan laporan
keuangan tersebut berasal dari transaksi-transaksi yang telah dilakukan
seperti pembelian, penjualan, transaksi jasa, dan penyesuaian yang akan
dijurnal secara otomatis kedalam nomor-nomor akun yang sesuai (masuk
dalam laporan keuangan). Dari hasil posting otomatis ini akan menghasilkan
laporan-laporan keuangan seperti Jurnal Umum, Buku Besar, Cash Flow
(laporan kas), Neraca Percobaan, Neraca, dan Perhitungan Laba/Rugi.
Laporan-laporan tersebut sesuai dengan SAK (Standar Akuntansi Keuangan).

DAFTAR AKUN
Daftar Akun merupakan master nomor akun yang sangat penting, daftar ini
sebagai dasar perhitungan semua laporan keuangan seperti buku besar, cash
flow, neraca, perhitungan laba rugi, buku besar, jurnal umum dan
sebagainya.
Cara membuat daftar akun yaitu dari menu Akuntansi Daftar Akun.

3
1
2

6
7
8

1.

Nomor Akun : isikan kode level tertinggi pada kolom Nomor Akun lalu
tekan tombol panah kanan pada keyboard maka pointer akan berpindah
ke kolom Nama Akun.

Aztechsoft Int. 161

Acosys V3.0

2.

3.

Nama Akun : isikan nama akunnya sesuai dengan kebutuhan,Tentukan

atau [Alt+] atau tekan [F4] pada
Grup akunnya menggunakan
keyboard. Pada Sub Akun, kosongkan kolom ini karena tidak ada level
yang lebih tinggi lagi. Lalu tekan [ENTER], isikan level 1 karena tidak
ada level di atasnya lagi, tekan [ENTER] pilih jenis kelompok Grup jika
kelompok tersebut masih memiliki sub kelompok lagi dan pilih Detail jika
kelompok tidak mempunyai sub kelompok lagi, tekan [] lalu isikan level
berapa kelompok tersebut berada.
Isikan kode level berikutnya secara berurutan dan isikan pada kolom
Sub akun diisi nomor akun pada level induknya (level di atasnya).
Misalnya [511] adalah induk dari [511.11], [511.12], [511.14], isikan
Nama Akun, grup dan level serta Grup atau Detailnya seperti pada
langkah di atas.

4.

Grup akun atau klasifikasinya terdiri atas : Aktiva, Kewajiban, Modal,

Pendapatan, dan Biaya.

5.

Level adalah urutan hirarkinya, misalnya aktiva berlevel 1 berarti aktiva

adalah setingkat dengan pasiva yang juga berlevel 1, dan seterusnya.

6.

klik Tombol [Mode Edit] maka daftar akun terbuka untuk diedit.

7.
8.

klik Tombol [Cari Akun] untuk mencari nomor akun.dan

untuk membuat atau menambahkan akun baru, maka
Klik
akan tampil form berikut :

a
b
c
d
e
f

a)
b)

162

No. Akun : Isikan nomor akun sesuai dengan kelompok akun yang
akan kita buat kemudian tekan [ENTER] maka kursor otomatis
pindah ke kotak bawah.
Nama Akun : Isikan nama akun yang akan dibuat dan tekan
[ENTER], dengan otomatis kursor pindah ke kotak berikutnya.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

c)

9.

Klasifikasi : Pilih klasifikasi yang sesuai dengan kelompok akun

yang akan dibuat sesuai dengan kelompok akun yang tersedia.
d) Sub Akun : Isikan nomor sub akun yang sesuai dengan
kelompoknya.
e) Level : Isikan Level berapa daftar akun baru yang akan dibuat.
f) Pilih General jika masih ada sub kelompok lagi dan pilih Detail jika
daftar akun yang kita buat sudah tidak memiliki sub kelompok.
Tombol [Rubah Akun] untuk merubah nomor akun yang sudah dibuat.

a
b
c

a.
b.

Nomor akun yang lama.

Nama akun akan terisi otomatis sesuai dengan nomor akun yang
lama.
c. Isikan nama akun yang baru untuk menggantikan nomor akun yang
lama, kemudian [Simpan (F3)] dan tekan [Tutup (Esc)] untuk
keluar dari menu.
11. Tombol [Hapus Akun] untuk menghapus Nomor Akun.
12. Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form Daftar Akun.

JURNAL
Proses ini adalah memasukkan jurnal transaksi yang terjadi kedalam akun
masing-masing. Caranya dari menu Akuntansi Jurnal atau dengan
menekan CTRL+H.

Aztechsoft Int. 163

Acosys V3.0
1
2

3
4

1.

2.

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

164

Nomor faktur dapat diisi dengan nomor lain jika akan menyesuaikan
dengan manajemen intern perusahaan, tetapi jika menggunakan nomor
faktur otomatis seperti diatas akan lebih mudah. Nomor faktur ini harus
berbeda untuk setiap transaksi.
Referensi dapat diisi dengan nomor bukti transaksi misalnya nomor cek,
kwitansi atau berupa keterangan tentang transaksi seperti Biaya BBM,
Bayar gaji karyawan, dan sebagainya. Hal ini agar memudahkan
pemeriksaan transaksi di jurnal umum, tekan [ENTER].
untuk melihat daftar Nomor akun yang
Isilah nomor akunnya atau klik
dapat diisi adalah nomor akun dengan tipe Detail.
Isilah nilai transaksinya pada posisi debet atau kredit, tekan [ENTER],
jika ada keterangan isilah pada kolom keterangan, kemudian tekan
[ENTER] untuk menambahkan pada daftar tabel dibawahnya.
Transaksi harus seimbang debet dan kreditnya atau jumlah dikolom
debet dan kredit harus sama.
Tombol [Simpan (F3)]/Klik [F3] pada keyboard untuk menyimpan
transaksi.
Tombol [Cetak (F5)] atau Klik [F5] pada keyboard untuk mencetak
transaksi.
Tombol [Hapus Faktur(F7)] atau Klik [F7] pada keyboard untuk
menghapus transaksi yang sudah disimpan.
Tombol [Tutup (Esc)] atau Klik [Esc] pada keyboard untuk mencetak
transaksi.
Untuk merubah transaksi yang sudah dimasukkan tulislah nomor
fakturnya kembali kemudian tekan [ENTER] kemudian klik Simpan untuk
menyimpan ulang. Cara termudah untuk merubah transaksi adalah dari
Jurnal Umum (menu Akuntansi Jurnal Umum).
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

POSTING
Proses ini adalah memindahkan transaksi-transaksi yang telah dilakukan
seperti Pembelian, penjualan, transaksi jasa dan penyesuaian stok kedalam
nomor akun (masuk dalam laporan keuangan).
Proses ini dapat dilakukan harian, mingguan, bulanan ataupun tahunan.
Untuk membuka menu ini dari Akuntansi Posting.
1
2
3
4

1.

2.
3.
4.
5.

Tuliskan periode tanggal transaksi yang akan diposting kemudian klik

tombol [Import] dan sistem akan menghitung semua transaksi dan
memasukkan kedalam nomor-nomor akun sesuai dengan yang pilih pada
menu [Setup akun].
Periksa datadata pembelian/penjualan dengan cara klik [Pembelian]
untuk melihat data-data pembelian/Klik [Penjualan] untuk melihat datadata penjualan pada periode tanggal yang telah ditentukan.
Setelah data di periksa dan yakin benar klik tombol [Import].
Sesudah klik tombol [Import] lalu klik tombol [Posting] untuk
memindahkan kedalam jurnal.
Lihat hasil posting pada Jurnal Umum, Neraca Percobaan, Neraca, dan
Laba/rugi, Setelah diteliti kembali maka proses posting telah selesai,
tetapi jika masih ada kesalahan buka lagi form posting tadi dan klik Batal
Posting untuk membatalkan posting, Koreksi kesalahan transaksi pada
pembelian, penjualan, jasa dan stok barang jika ada kesalahan maka
lakukan posting ulang seperti langkah diatas.

Aztechsoft Int. 165

Acosys V3.0

JURNAL UMUM
Jurnal umum adalah rincian dari semua transaksi akuntansi yang telah
dilakukan pada periode tanggal tertentu.
Untuk membuka menu ini dari Akuntansi Jurnal Umum.

1.
2.

Isi periode tanggal jurnal yang akan ditampilkan.

Tombol [Tampil] lalu akan muncul tombol [Edit] Klik tombol [Edit] jika
ingin merubah jurnal umum, dapat juga merubah atau menghapus
transaksi lalu klik tombol [Edit].
Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari Jurnal umum.

3.

BUKU BESAR/HISTORY AKUN

Menu ini digunakan untuk melihat mutasi akun pada range tanggal
tertentu.
Untuk membuka menu ini dari Akuntansi Buku Besar .

166

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1
2

1.
2.
3.
4.

5.
6.

Isi periode tanggal yang akan ditampilkan.

Isi dari nomor akun sampai nomor akun mana yang akan dilihat, atau
dengan mengklik tombol untuk melihat daftar akunnya.
Setelah itu klik tombol [Tampil].
Jika ingin melihat faktur yang tampil dapat menggunakan fasilitas [Buka
Faktur] atau dengan [Alt+B] dengan cara klik faktur yang akan dilihat
daftar barangnya lalu klik tombol Buka Faktur. Maka akan tampil form
sama seperti saat faktur itu dibuat.
Tombol [Cetak] untuk mencetak akun yang tampil
Untuk berpindah antar akun klik tombol navigasi pada bagian bawah atau
dengan menuliskan dikolom samping kolom navigasi kemudian tekan
[ENTER].
Cara tersingkat untuk melihat sub ledger adalah menuliskan range
tanggalnya, kosongkan nomor akunnya pada kolom Dari No. Akun dan
Sampai No. Akun kemudian klik [Tampil] atau tekan [ENTER].

CASH FLOW (ALUR KAS)

Menu ini berfungsi untuk memeriksa alur kas selama terjadinya transaksitransaksi yang telah dilakukan oleh perusahaan.
Untuk membuka menu ini dari Akuntansi Cash Flow

Aztechsoft Int. 167

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.

Isi periode tanggal jurnal yang akan ditampilkan.

Isi pada kolom Akun Kas yang akan ditampilkan.
Tekan tombol [Tampil] untuk menampilkan.
Tekan tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu cash flow.

NERACA PERCOBAAN (NERACA SALDO)

Saldo perkiraan yang ada dalam buku besar pada range tanggal tertentu.
Neraca percobaan ini berfungsi untuk memeriksa kebenaran dan ketepatan
pencatatan dan posting.
Pada Neraca Percobaan ini ditampilkan semua akun yang digunakan
transaksi.
Untuk membuka menu ini dari Akuntansi Neraca Percobaan.

168

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.

Isi periode tanggal yang akan ditampilkan.

Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan.
Klik tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu neraca percobaan.

NERACA
Laporan keuangan yang memberikan informasi yang real tentang aktiva,
kewajiban, modal, laba rugi pada periode tanggal tertentu.
Jadi tujuan neraca adalah menunjukan keadaan (posisi) keuangan
perusahaan pada periode tanggal tertentu.
Untuk membuka menu ini dari Akuntansi Neraca.

Aztechsoft Int. 169

Acosys V3.0

1.
2.
3.

Isi periode tanggal neraca yang akan ditampilkan.

Klik Tombol [Tampil] untuk menampilkan.
Klik Tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu neraca.

PERHITUNGAN LABA RUGI

laporan laba rugi merupakan suatu laporan yang sistematis tentang
pendapatan dan biaya/beban, beserta laba rugi yang diperoleh oleh suatu
perusahaan selama periode tertentu.
Untuk membuka menu ini dari Akuntansi Laporan Laba Rugi.

170

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

1.
2.
3.

Isi periode tanggal yang akan ditampilkan.

Klik tombol [Tampil] untuk menampilkan.
KlikTombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari menu Laporan Laba Rugi.

TUTUP PERIODE AKUNTANSI

Fasilitas ini berfungsi untuk menutup periode akuntansi, tutup periode
akuntansi biasanya dilakukan per 31 Desember.
Untuk membuka menu ini dari Akuntansi Tutup Periode Akuntansi.
2
4

3
5

1.
2.
3.
4.
5.

Isi tanggal tutup periode.

Tekan tombol [Tampil] untuk menampilkan.
Maka pada tabel [Laba/Rugi Tahun Berjalan] akan terisi besarnya
nominal (jika minus berarti perusahaan mengalami kerugian) yang akan
diover booking.
Pilih akun untuk menampung laba/rugi tahun berjalan misalnya Modal
atau Laba/Rugi Ditahan.
Klik tombol [Transfer] untuk pemindahan laba rugi tahun sekarang ke
tahun berikutnya.

Aztechsoft Int. 171

Acosys V3.0

TRANSFER DATA
Setelah membaca bab ini, anda diharapkan dapat
memahami :
Kirim daftar barang dan update daftar barang
Pemindahan barang ke warehouse lain (transfer)
Penerimaan barang
Ekspor data ke warehouse lainnya
Import data dari warehouse lainnya

172

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

TRANSFER DATA
Jika mempunyai lebih dari satu Warehouse dengan database yang berbeda,
fasilitas ini menunjang untuk menyatukan database dari beberapa Warehouse
menjadi data yang utuh (pengendalian data terpusat).

KIRIM DAFTAR BARANG DAN UPDATE DAFTAR

BARANG
Fasilitas ini digunakan jika dari kantor pusat mengadakan perubahan kode,
nama, harga dan lainnya yang berkaitan dengan produk. Setelah kantor pusat
mengirimkan file dari hasil proses ini kemudian cabang melakukan proses
update daftar barang, maka daftar barang serta perubahan kode yang pernah
terjadi dikantor pusat juga akan terjadi perubahan di kantor cabang.
Sebelum memakai fasilitas ini terlebih dahulu buat folder dikomputer server
dengan nama TMPTRANSFER misal (C:\ TMPTRANSFER) sharing folder
tersebut dengan access type full.
Untuk menggunakan fasilitas ini dari menu Transfer Data Daftar
Barang Kirim Daftar Barang. Kemudian akan tampil form :

1
2

1.
2.
3.

Daftar Barang akan tampil otomatis, jika ada perubahan kode barang
lama menjadi kode baru, isikan periode tanggal perubahannya.
Kemudian klik [Refresh].
Tentukan yang akan dikirim apakah daftar barang/perubahan
kode/kedua-duanya dengan cara aktifkan Checklist dikolom tersebut.
Aztechsoft Int. 173

Acosys V3.0

4.

Setelah selesai klik tombol [Proses], kemudian itu diminta untuk

memasukkan nama file dan tempat penyimpanannya.

5.

Kemudian klik tombol [Save] Hasil file ini dapat dikirimkan ke cabang
melalui media tertentu, seperti disket, CD, Flash Disc, e-mail, maupun
dengan software tertentu seperti Symantec PCAnyWhere. Setelah file ini
terkirim ke cabang, maka Warehouse lain harus melakukan proses
update daftar barang dari menu Transfer Data Daftar Barang
Update Daftar Barang.

1
2
3
4
5

1.
2.

174

Klik Tombol [Buka file] berfungsi untuk buka file hasil kiriman dari
cabang/warehouse lain dimana file tersebut tersimpan.
Setelah Daftar Produk dan Perubahan Kode Produk tampil secara
otomatis, lalu Klik tombol [Proses] berfungsi untuk update data barang
dan perubahan kode produk.
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

3.
4.
5.

Tombol [Cetak daftar barang] berfungsi untuk mencetak daftar

barang.
Tombol [Cetak perubahan kode] berfungsi untuk mencetak
perubahan kode.
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari form ini.

Catatan: Data yang telah berubah tidak dapat dikembalikan seperti semula,
maka berhati-hatilah menggunakan menu ini, untuk menjaga
databse tidak rusak sebaiknya sebelum melakukan proses ini
terlebih dahulu database di backup ke folder atau media lain,
sehingga jika ada kejanggalan dalam laporan.

PEMINDAHAN BARANG KE WAREHOUSE LAIN

(TRANSFER).
Fasilitas ini digunakan untuk memindahkan barang ke gudang lain (server
databasenya berbeda dengan gudang pengirim).
Transfer Data Transfer Barang antar Warehouse Lainnya
Pengiriman Barang.

1
2

3
4

1.
2.
3.
4.

Tanggal terisi otomatis sesuai seting dikomputer

Pilihlah asal warehouse yang akan mengirim daftar barang dan pilih
tujuan Warehouse yang akan menerima barang.
Masukan kode barang.
Isilah jumlah barang yang akan dipindah.

Aztechsoft Int. 175

Acosys V3.0

5.

6.
7.
8.
9.

Tombol [Simpan(F3] berfungsi untuk menyimpan data kemudian

diminta untuk menuliskan nama file yang akan dikirim ke cabang/gudang
lain. Setelah selesai kirim file tersebut ke gudang yang dituju melalui
media yang ada.
Tombol [Cetak (F5)] berfungsi untuk mencetak faktur.
Tombol [Hapus(F6)] berfungsi untuk menghapus faktur.
Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk mengisi faktur baru.
Tombol [Tutup (Esc)] berfungsi untuk keluar dari form ini.

Catatan

: Jika gudang penerima masih dalam satu kantor

(database berada pada server yang sama dengan
pengirim) harus melakukan pemindahan ini dari
menu Produk Pindah Barang Antar Warehouse

PENERIMAAN BARANG
Jika menerima barang dari gudang lain, maka harus membuka menu
Transfer Data Transfer Barang antar Warehouse Lainnya
Penerimaan Barang. Proses ini bertujuan untuk membuka file yang dikirim
dari gudang pengiriman, agar pemindahan barang yang dilakukan di gudang
pengirim dapat diterima oleh gudang penerima.
Tombol [Buka File(F1)] berfungsi untuk mencari file yang akan dibuka, jika
file kiriman benar maka faktur dan daftar barang yang akan diterima akan
terisi otomatis. Setelah diperiksa klik [Simpan] dan saldo barang di gudang
akan bertambah sesuai dengan yang dikirim dari gudang asal. Jika pada
gudang asal terdapat kode barang yang tidak ada/diganti maka kode barang
ini juga akan diterima.

EKSPOR DATA KE WAREHOUSE LAINNYA

roses ini bertujuan untuk mengirimkan data-data semua transaksi yang
dilakukan dicabang agar menyatu dengan data-data dipusat.
Untuk menjalankannya dari menu Transfer Data Ekspor Data ke
Warehouse Lainnya.

176

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0
2
1

1.
2.
3.

Proses ini sangat mudah karena hanya diminta mengisikan range

tanggalnya.
Klik tombol [Proses] dan diminta untuk memberikan nama file yang
akan dikirim ke pusat, setelah proses selesai, kirimkan file yang disimpan
tadi melalui media yang ada.
Klik tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini.

IMPOR DATA KE WAREHOUSE LAINNYA

Proses ini bertujuan untuk memasukkan data-data semua transaksi yang
dilakukan dicabang agar menyatu dengan data-data dipusat. Caranya dari
menu Transfer Data Impor Data ke Warehouse Lainnya.

1
3
2

4
5

Aztechsoft Int. 177

Acosys V3.0

1.
2.
3.
4.
5.

178

Klik tombol [Buka File] untuk membuka file hasil kiriman dari
Warehouse Lainnya.
Isilah sandi penggabungan agar jika terjadi kesalahan data yang dikirim
oleh cabang dapat dibatalkan dengan menuliskan kembali sandi
peggabungannya.
Klik tombol [Batalkan] jika terjadi kesalahan data yang dikirim.
Setelah sandi penggabungan diisi kemudian klik tombol [Proses] untuk
memproses import data.
Klik tombol [Tutup (Esc)] untuk keluar dari form ini.

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

PENCETAKAN
Setelah membaca pencetakan, anda diharapkan dapat
memahami :
Mengatur kertas dan marjin,
Cetak (Print),
Ekspor ke Microsoft Excel,
Simpan layout laporan.

Aztechsoft Int. 179

Acosys V3.0

PENCETAKAN
Untuk proses pencetakan laporan-laporan Acosys V3.0
dengan Microsoft Excel, yaitu :
-

ini hampir sama

Kolom-kolom dapat dirubah lebarnya atau bahkan disembunyikan dengan

mengarahkan pointer mouse pada batas judul kolomnya, kemudian dapat
menggeser dengan mouse untuk melebarkan atau mengecilkan kolom
sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa laporan dapat disorting (diurutkan) dengan mengeklik pada
judul kolomnya.
Grid (garis-garis tabel) dapat dihilangkan atau ditampilkan dari menu
Pencetakan Grid, kemudian pilih [Yes] untuk menampilkan grid dan
[No] untuk tidak menampilkan grid.
Jenis huruf (font) dan ukuran huruf dapat dipilih sesuai keinginan dari
menu Pencetakan Fonts dan Pencetakan Size.

Menu-menu berikut ini hanya dapat berfungsi untuk pengaturan/seting

laporan-laporan yang terdiri dari tabel. Caranya dari menu Pencetakan
ketika form laporan sudah ditampilkan.

ATUR KERTAS DAN MARJIN

E
180

Untuk memilih jenis kertas yang akan dipakai pilih pada [Size].
Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

E
E
E

Untuk memilih orientasi kertas pilih pada [Orientation], pilihannya ada

2 (dua): Portrait (berdiri) dan Landscape (melintang).
Untuk menentukan jarak pencetakan pilih [Margin], left untuk jarak kiri,
right untuk jarak kanan, top untuk jarak atas, dan bottom untuk jarak
bawah.
Untuk memilih jenis printer klik tombol [Printer].

PREVIEW
Fasilitas ini untuk melihat hasil pra cetak di layar. Dari menu ini dapat dipilih
untuk pencetakan ke printer :

E
E
E

Print (CTRL+P) untuk mencetak semua halaman.

Print Some Pages (CTRL+S) untuk mencetak halaman tertentu.
Print Current Pages (CTRL+C) untuk mencetak halaman yang sekarang
aktif.

CETAK (PRINT)
Untuk mencetak seluruh halaman ke printer.

EKSPOR KE MICROSOFT EXCEL

Semua laporan barang, pembelian, penjualan dan laporan keuangan
(akuntansi) dapat diekspor ke file Microsoft Excel sehingga data-data yang
diperlukan untuk pengolahan lebih lanjut bisa didapatkan dengan mudah dan
akurat.
Untuk mengekspor semua laporan ke file dengan format Microsoft Excel. Pada
saat laporan yang akan diekspor dalam posisi aktif klik menu Pencetakan
Ekspor ke Microsoft Excel. Beri nama file tersebut.
Aztechsoft Int. 181

Acosys V3.0

SIMPAN LAYOUT LAPORAN

Untuk menyimpan hasil seting yang telah dirubah pada laporan misalnya lebar
kolom, jenis huruf, grid dan lainnya, jika hasil ini sudah disimpan maka setiap
membuka laporan ini akan muncul dialog :

Tombol [Gunakan Layout] berfungsi untuk menggunakan layout yang

pernah dibuat sebelumnya, Klik tombol [Layout Asli] untuk mengembalikan
layout yang pernah dibuat ke layout asli dari Acosys V3.0 dan klik tombol
[Hapus Layout] untuk menghapus layout yang sudah disimpan agar tidak
muncul lagi dialog seperti di atas.

182

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

WINDOWS DAN HELP

Setelah membaca windows dan help, anda diharapkan
dapat memahami :
Windows, yang terdiri dari tile vertically, tile horizontally,
cascade, arange icon dan windows.
Help, yang terdiri dari users guide, restore all setting,
download versi terbaru, aktivasi dan about.

Aztechsoft Int. 183

Acosys V3.0

WINDOWS
Tile vertically, tile horizontally, cascade dan arange icon
berfungsi untuk menampilkan pada layar monitor jika yang
dibuka lebih dari satu form contoh:

Windows berfungsi untuk menampilkan kembali form-form yang telah dibuka.

HELP
Help terdiri dari :
1. Users guide
Berfungsi untuk melihat help Acosys V3.0. untuk membukanya Help
Users Guide, Users guide ini dapat juga dibuka dari Start
Program Acosys V3.0 Users Guide.

184

Aztechsoft Int.

Acosys V3.0

2.

Restore all setting, berfungsi untuk mengembalikan semua settingan

di Acosys V3.0 sesuai pada saat pertamakli program Acosys V3.0 di
install.

3.

Download Versi Terbaru, berfungsi untuk mendownload update

Acosys terbaru secara otomatis ke website: www.aztechsoft-int.com , jika
komputer telah terhubung ke internet.

4.

Aktivasi, berfungsi untuk memasukkan kode aktivasi atau

informasi aktivasi yang telah dimasukan.

Aztechsoft Int. 185

Acosys V3.0

5.

186

About, informasi mengenai Aztechsoft Int.

Aztechsoft Int.