Anda di halaman 1dari 5

BUDGET OPERASI DAN PENGENDALIAN BUDGET

PENYIAPAN BUDGET OPERASI


Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup
semua sumber pendapatan dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba
rugi dan laporan pendukung lainnya. Budget tahunan merupakan perencanaan selama dua
belas bulan. Perencanaan ini membentuk dasar yang dipakai oleh manajemen untuk
mengevaluasi hasil actual dari operasi. Budget operasi akan mempermudah manajemen untuk
melaukakan fungsi perencanaan dan pengendalian.
Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua
supervisior dan manajemen perusahaan. Setiap manager yang bertanggung jawab terhadap
suatu departemen/suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini.
Departemen akuntansi akan meyediakan data untuk para manager tentang informasi
statistic dari kinerja sebelumnya, informasi tenaga kerja langsung, program pemeliharaan dan
data penting lainnya untuk penyiapan budget. Financial controller bertanggung jawab untuk
mengkoordinasikan perencanaan anggaran dari masing-masing manager departemen.
Accounting departemen menggabungkan semua perencanaan menjadi sebuah budget operasi
yang menyeluruh, termasuk biaya tetap dan biaya lainnya untuk diperiksa dan disetujui oleh
general manager.
General manager dan controller mereview perencanaan budget departemen dan
menyiapkan laporan budgetnya untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik perusahaan. Jika
budgetnya kurang memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke
manager departemen yang bersangkutan untuk direview dan direvisi
Perusahaan yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat
mempertimbangkan jadwal sebagai berikut:
Siapa (Who)

Apa (What)

Kapan (When)

General manager

Pertemuan perencanaan budget

Oktober tgl 1-31

Controller & Departement


Head

Penyiapan perencanaan budget


departemen

November tgl 1-9

Accounting

Konsolidasi perencanaan budget


departemen

November tgl 10-19

General manager & Controller Penyiapan laporan budget general

Desember

manager
Owners

Mereview dan menyetujui laporan


budget dari general manager

Desember

PROSES PERENCANAAN BUDGET


a. Review operasi tahun lalu
Review operasi perusahaan tahun berjalan harus menunjukkan hal-hal penting yang masih
berlangsung (continuiting significant item). Hal ini mencakup perubahan harga, tambahan
fasilitas/pengurangan fasilitas yang ada, perubahan dalam tenaga kerja yang cukup besar,
perbaikan untuk langkah efisiensi selama tahun tersebut, dan hal-hal sejenis lainnya
b. Menganalisa bisnis secara umum
Analisa kondisi ekonomi dan politik nasional dan local pada saat berjalan menunjukkan
item-item yang dapat mempengaruhi operasi pada tahun berikutnya. Rencana aktivitas
(action plans) juga dibuat untuk memanfaatkan kondisi ekonomi dan politik yang bagus
tau mengatasi kondisi ekonomi yang kurang baik. Dampak dari action plans pada operasi
perusahaan diproyeksikan dan jika perlu direfleksikan pada budget yang sedang disiapkan
c. Menganalisa situasi kompetitif saat ini
Analisa situasi kompetitif saat ini menunjukkan item-item yang sangat mempengaruhi
operasi tahun mendatang. Contoh item semacam itu meliputi hotel yang baru dibangun,
motel, dan restoran dan atau renovasi hotel yang ada secara besar-besaran.
d. Menganalisa harga-harga
Analisa struktur harga untuk semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan
dan memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang akan menarik volume bisnis
dan akan berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara optimal.
e. Proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor
Proyeksi tingkat hunia untuk setiap bulan pada tahun yang akan datang diestimasikan
pada setiap sumber pasar yang dicantumkan pada laporan laba rugi atau pada laporan
departemen kamar. Proyeksi tingkat hunian biasanya dibuat berdasarkan data historis,
reservasi dan informasi statistic di grup bisnis. Penjualan kotor dibuat untuk banquet dan
bisnis regular dari fasilitas makanan dan minuman.
PENYUSUNAN BUDGET DEPARTEMEN
1. Penyusunan anggaran pendapatan di Departemen Front Office (FO)
Ada beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara
garis besar dapat dibedakan menjadi dua hal yaitu informasi yang bersifat makro dan
mikro (berkaitan dengan kemampuan serta kondisi hotel yang bersangkutan).
Informasi Makro

Informasi Mikro

Kondisi perekonomian baik regional,


nasional maupun internasional

Jumlah kamar hotel

Tingkat promosi yang dilakukan baik secara


organisasional
Kondisi para pesaing
Jumlah kunjungan wisatawan

Promosi individu
Kebijakan hotel
Harga

Musim
Event yg memerlukan akomodasi dalam
jumlah yang tinggi
Disamping rencana penjualan kamar departemen FO juga membuat perencanaan biaya
tentang promosi maupun biaya operasional yang berkaitan dengan departemennya
2. Penyusunan anggaran di departemen Food & Beverage (F & B)
Departemen F&B, berdasarkan informasi isian kamar kan merencanakan penjualan F&B.
informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk dapat memprediksi penjualan
F&B yang bersumber dari tamu hotel. Dalam hal ini departemen F&B juga memerlukan
informasi tentang asal dari tamu yang menginap dihotel berkaitan dengan jenis makanan
yang harus disiapkan. Disamping penjualan yang berasal tamu hotel, departemen F&B
juga akan membuat prediksi tentang rencana penjualan yang bersumber dari tamu di luar
hotel serta menyusun rencana operasional didepartemennya
3. Penyusunan anggaran di departemen House Keeping (HK)
Departemen HK berdasarkan rencana penjualan kamar serta F&B akan membuat
perencanaan untuk mendukung penjualan tersebut, seperti misalnya yang berkaitan
dengan pengadaan handuk, sabun serta penggunaan bahan kimia serta segala sesuatu yang
berkaitan dengan penjualan kamr tersebut.
4. Penyusunan anggaran di departemen Energi dan Pemeliharaan (ME)
Departemen ME, berdasarkan tingkat hunian kamar akan membuat perencanaan yang
berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang akan
dilaksanakan dihotel, termasuk didalamnya merencanakan perbaaikan tau memeliharaan
serta peremajaan yang diperlukan
5. Penyusunan anggaran di departemen Personalia
Departemn personalia merupakan departemen yang mempersiapkan segala aktivitas
kepegawaian berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan. Dalam hal ini
informasi isian kamar hotel sangat dibutuhkan dalam menentukan jumlah karyawan yang
harus dipekerjakan pada suatu periode.
6. Penyusunan anggaran di departemen Akuntansi
Departemen akuntansi, disamping menyusun anggaran didepartemennya, juga menjadi
coordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan. Semua anggaran individual
tersebut direkapitulasi didepartemen akuntansi untuk selanjutnya dilakukan
penggabungan. Atas dasar kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran
operasional, departemen akuntansi akan mengkoordinasikan dengan semua departemen
terkait untuk selanjutnya ditentukan skala prioritasnya. Dalam koordinasi tersebut tidak
tertutup kemungkinan untik dilakukan pemangkasan/perubahan periode anggaran dari
masing-masing departemen.

KONSOLIDASI BUDGET PER DEPARTEMEN


Budget per departemen yang lengkap diberikan ke departemen akuntansi yang
kemudian akan di review untuk keakuratan dan kelengkapannya. Departemen akuntansi juga
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan schedules yang meyertai
budget per departemen telah lengkap.
Setelah meyelesaiakan review budget per departemen, departemen accounting
meyiapkan proyeksi laporan laba rugi untuk tahun yang akan datang. Laporan ini bersama
dengan departemental schedules dan data pendukung, menjadi kesatuan paket budget awal
untuk direview oleh general manager dan controller perusahaan.
PENYIAPAN LAPORAN BUDGET OLEH GENERAL MANAGER
General manager dan controller mereview laporan laba rugi, departemental schedules dan
data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua item masuk akal serta pendapatan
dan beban realistis. Review ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan
memastikan bahwa perencanaan operasi dari setiap departemen diketahui semuanya dan
direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainnya.
Budget report general manager juga meliputi informasi yang muncul selama rapat
perencanaan budget. Report ini mencakup review dari item-item berikut ini:

1. Kompetisi
2. Kondisi politik & ekonomi
3. Perubahan-perubahan dalam operasi yang diusulkan
4. Item-item luar biasa
5. Tenaga kerja
6. Fasilitas
7. Rates
8. Capital Improvement
9. Cash Flow

Setelah review final budget report dengan para kepala departemen, general manager dan
controller mempresentasikan budget operasi ke pemilik perusahaan. Jika budget tidak
memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager
departemen terkait untuk direview dan direvisi. Proses ini dapat berulang beberapa kali
sampai budget yang memuaskan dapat diselesaiakan.

KONTROL BUDGET
Proses budget control mengidentifikasi dan menganalisa variance yang signifikanantara nilai
yang dibudgetkan dan hasil operasi actual. Analisis variance dapat menunjukkan bahwa
investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti dari
variance yang signifikan tersebut. Setelah penyebab-penyebab ini dapat diidentifikasi
manajemen mampu membuat tindakan koreksi seperlunya.
RE FORECASTING
Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang diharapkan dan
merevisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. Reforecasting perlu jika hasil
actual mulai menunjukkan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya
perubahan-perubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat.