Anda di halaman 1dari 11

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software

http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

BAB II
ORGANISASI DAN MANAJEMEN

A. Pendahuluan
Deskripsi Singkat
Bab ini mengemukakan bahasan perilaku organisasi dan keterkaitannya
dengan masalah manajemen pada organisasi. Setiap kegiatan dan keputusan
manajemen membutuhkan informasi yang relevan dan berguna untuk mencapai
tujuan organisasi. Manajemen mengkoordinasikan semua sumber daya informasi
yang dimiliki organisasi berdasarkan prinsip dan fungsi manajemen sehingga
tujuan keseluruhan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Relevansi
Pembahasan pada bab ini sangat penting untuk dipahami mengingat sifat
bahasannya yang mendasar dan konseptual. Bahasan tentang konsep organisasi
dimaksudkan agar mahasiswa dapat memahami organisasi dan prilakunya yang
meliputi unsur-unsur dalam organisasi, bidang pengelompokkan pekerjaan,
prinsip-prinsip organisasi, maupun struktur organisasi dan kaitannya dengan
lingkup kegiatan manajemen.

Kompetensi Dasar
Mahasiswa dapat menjelaskan keterkaitan organisasi dan manajemen.

B. Penyajian
1. Konsep Organisasi
1.1 Pengertian Organisasi
Organisasi merupakan suatu sistem yang saling mempengaruhi dan saling
bekerjasama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu
kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama.
Kata organisasi mempunyai 2 (dua) pengertian umum (Amsyah,2000), yaitu:
a. Organisasi yang berarti kelompok yang melakukan fungsi atau tindakan.
Misalnya rumah sakit, universitas, perusahaan, pemerintahan dan sebagainya.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

22

b. Organisasi yang berarti proses mengorganisasi. Dalam hal ini konsep


organisasi adalah merancang dan mengalokasikan pekerjaan di antara orang-
orang yang terlibat dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tercapai secara
efisien.
Lebih lanjut menurut Amsyah (2000) berdasarkan kepemilikannya,
organisasi dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok, sebagai berikut:
a. Organisasi milik pemerintah;
b. Organisasi milik swasta; dan
c. Organisasi milik kemasyarakatan.

1.2 Unsur-unsur Organisasi


Unsur-unsur organisasi merupakan elemen-elemen yang saling terkait satu
dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu hingga terbentuk
organisasi. Unsur-unsur dalam organisasi harus saling bekerja sama dan harus ada
dalam setiap organisasinya.
Unsur-unsur tersebut adalah:
 Orang
Dalam suatu organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah
satunya ada yang memimpin organisasi tersebut. Tanpa ada pemimpin dari
seseorang, organisasi tidak akan berjalan dengan baik.
 Tujuan
Dalam organisasi harus ada tujuan yang akan dicapai, baik itu jangka pendek
maupun jangka panjang.
 Posisi
Setiap orang yang ada dalam organisasi akan menempati posisi atau
kedudukan masing-masing. Ada yang menempati posisi direktur utama,
direktur bagian penjualan sampai posisi karyawan atau staf. Dimana masing-
masing posisi harus saling bekerjasama dalam mencapai tujuan organisasi.
 Pekerjaan
Setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai job atau
pekerjaan masing-masing sesuai dengan posisi yang dimiliki.
 Teknologi
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

23

Setiap organisasi dalam mencapai tujuan baik itu jangka pendek maupun
jangka panjang pasti membutuhkan teknologi untuk membantu dalam
pengolahan data. Teknologi bisa berupa perangkat keras komputer, perangkat
lunak dan perangkat manusianya sendiri.
 Struktur
Struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dari
setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut. Struktur ini juga yang
mengatur hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah disepakati.
 Lingkungan luar.
Lingkungan luar organisasi merupakan elemen yang sangat penting dan akan
mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi. Misalnya ada kebijakan
pemerintah tentang organisasi, maka organisasi tersebut harus sudah siap
dalam mengantisipasi segala kemungkinan yang terjadi apabila ada peraturan
pemerintah yang baru.

1.3 Organisasi dan Informasi


Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat
berpengaruh terhadap kemajuan organisasi. Masing-masing organisasi ingin maju
lebih cepat. Untuk mencapai tujuan, tiap organisasi memerlukan manajemen yang
tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Tanpa dukungan
informasi, manajemen suatu organisasi tidak akan dapat mencapai tujuan yang
direncanakan, apalagi untuk mencapai sasaran secara efisien dan efektif.
Hubungan organisasi dan informasi sebagaimana terlihat pada Gambar 2.1.
Gambar tersebut menunjukkan bahwa informasi merupakan sumber daya
yang strategis bagi suatu organisasi, atau sesuatu yang vital. Olehnya informasi
merupakan darah bagi suatu organisasi. Para pelaku organisasi membutuhkan
informasi untuk mendefinisikan tujuan serta sebagai petunjuk dalam menjalankan
roda organisasinya. Informasi tidak hanya dibutuhkan oleh para pelaku organisasi
saja melainkan juga oleh pihak-pihak eksternal (lingkungan) yang berkaitan
dengan organisasi tersebut.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

24

TUJUAN

MANAJEMEN

INFORMASI

DATA

Gambar 2.1 Hubungan Informasi, Manajemen dan


Tujuan Organisasi

Dengan demikian, di samping adanya aliran informasi sebagai wahana


komunikasi internal, juga ada informasi yang secara formal dialirkan kepada
institusi lain (eksternal).
Informasi juga berfungsi sebagai media komunikasi dan koordinasi bagi
seluruh elemen/subsistem organisasi serta media informasi dan koordinasi antara
organisasi dengan lingkungannya.
Lingkungan bagi setiap organisasi bisa berbeda satu sama lain. Contohnya
lingkungan sebuah perguruan tinggi akan berbeda dengan lingkungan suatu
organisasi usaha. Elemen-elemen lingkungan ini dapat merupakan suatu
organisasi atau individu di luar organisasi yang mempunyai kaitan langsung atau
tidak langsung dengan organisasi dimaksud.
Menurut Leod (1996) lingkungan suatu organisasi usaha dapat
dikategorikan menjadi 8 (delapan) elemen utama. Elemen-elemen tersebut dan
hubungan dengan suatu organisasi usaha secara umum dapat terlihat pada Gambar
2.2.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

25

Gambar 2.2 Hubungan suatu organisasi usaha dengan


lingkungan secara umum

2. Manajemen dan Informasi


Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses
merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan,
mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan masing-masing unit
organisasi agar keseluruhan tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan
efisien.
Manajemen juga berarti sebagai kelompok pemimpin dalam organisasi.
Manajemen (management) adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer
(manager). Disebutkan bahwa pekerjaan manajer bersifat manajerial, di samping
itu manajer juga dapat diartikan sebagai pemimpin. Dengan demikian, untuk
mencapai tujuannya tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat
dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
Menurut Leod (1996) terdapat lima jenis sumber daya yang dikelola oleh
manajemen:
 Manusia
 Material
 Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
 Uang
 Informasi (termasuk data)
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

26

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya organisasi agar dapat


digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya pertama
disebut sumber daya fisik, sedangkan informasi merupakan sumber daya
konseptual. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola
sumber daya fisik.
Manajer bertugas memastikan bahwa data organisasi yang dikumpulkan,
diproses menjadi informasi yang berguna, dan membuang informasi yang tidak
berguna dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
Seluruh aktivitas ini: memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin
dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.

3. Fungsi-fungsi Manajemen
Tujuan umum suatu organisasi adalah mencari keuntungan (profit) dan
tidak mencari keuntungan (non profit). Tujuan tersebut kemudian dijabarkan
menjadi tujuan-tujuan khusus, yaitu berdasarkan bidang kegiatan masing-masing
organisasi.
Untuk mencapai tujuan maka organisasi menerapkan manajemen dengan
menjabarkannya secara operasional dalam bentuk kelompok fungsi-fungsi
manajemen sebagai berikut:
a. Perencanaan (Planning) yang terdiri dari fungsi Perencanaan dan
Penganggaran.
b. Pelaksanaan (Operating) yang terdiri dari fungsi Pengarahan, Penggiatan,
Pengorganisasian, dan Koordinasi.
c. Pengawasan (Controlling) yang terdiri dari fungsi Pengawasan, Penilaian dan
Pelaporan.
Fungsi manajemen banyak macamnya, dan selalu berkembang baik dalam
penambahan maupun pengurangan sesuai dengan perkembangan teori organisasi
dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Dari pengelompokkan di atas,
terdapat 5 fungsi utama manajemen, yang perkiraan jumlah presentasi pekerjaan
informasi yang ada pada tiap kegiatan fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai
berikut:
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

27

 Perencanaan (planning) 30%


 Pengorganisasian (organizing) 15%
 Penyusunan Staf (staffing) 25%
 Pengarahan (directing) 5%
 Pengawasan (controlling) 80%

Beberapa fungsi manajemen pokok di atas dapat diperjelas sebagai


berikut:
 Perencanaan (planning)
Fungsi manajemen yang berkaitan dengan penyusunan tujuan dan
menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan tersebut.
 Pengorganisasian (organizing)
Fungsi manajemen yang berkaitan dengan pengelompokkan personel dan
tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan misinya.
 Penyusunan Staf (staffing)
Fungsi manajemen yang berkaitan dengan kegiatan bimbingan dan pengaturan
kerja personel unit masing-maisng manajemen sampai pada kegiatan seperti
seleksi, penempatan, pelatihan, pengembangan, dan kompensasi.
 Pengarahan (directing)
Fungsi manajemen yang berkaitan dengan kegiatan melakukan pengarahan,
tugas-tuigas, dan instruksi.
 Pengawasan (controlling)
Fungsi manajemen yang berkaitan dengan pemeriksaan untuk menentukan
apakah pelaksanaanya sudah dikerjakan sesuai dengan perencanaan.

Di luar fungsi-fungsi di atas, dewasa ini berkembang fungsi manajemen


baru yang umumnya lebih berorientasi pada pendekatan hubungan antarmanusia
seperti fungsi-fungsi manajemen bimbingan (guiding), penyuluhan (correcting),
penilaian (evaluation), dan sebagainya.
Fungsi-fungsi manajemen tersebut di dalam suatu organisasi dilimpahkan
menjadi bagian dari pekerjaan setiap fungsi organisasi. Untuk melaksanakan
fungsi-fungsi tersebut dibentuklah apa yang disebut sebagai unit kerja.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

28

Berdasarkan kebutuhan dan corak tujuan masing-masing organisasi satu dengan


yang lain berbeda, maka setiap organisasi membentuk dan mempunyai unit-unit
kerja tertentu. Unit-unit kerja yang ada pada masing-masing organisasi dapat
berbeda jumlah dan fungsinya pada setiap organisasi.
Pembentukan unit kerja dan pemisahan pekerjaan tersebut didasarkan pada
area/bidang fungsional organisasi, dimana sumber-sumber daya dipisahkan
menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional adalah
pemasaran, manufaktur, dan keuangan.
Pada kenyataannya area fungsional yang terdapat pada sutau organisasi
diklasifikasi menjadi dua kelompok utama yaitu:
 Bidang fungsional yang bersifat tugas pokok yang memberi kontribusi
langsung kepada keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan
sasarannya. Misalnya bidang produksi, pemasaran, promosi, dan penjualan.
 Bidang fungsional yang menyelenggarakan berbagai fungsi penunjang.
Misalnya bidang sumber daya manusia, keuangan, akuntansi, penelitian,
perkantoran serta hubungan dengan pelanggan.

Dalam menjalankan fungsinya, setiap bidang tersebut memerlukan


dukungan informasi sehingga bidang-bidang tersebut memerlukan sistem
informasi dalam pengolahan data masing-masing.

4. Tingkatan Manajemen
Telah disebutkan sebelumnya bahwa pekerjaan manajer bersifat
manajerial, di samping itu manajerial juga dapat diartikan sebagai pemimpin.
Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam
organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian (level), yaitu:
 Manajemen tingkat bawah (tingkat operasional),
 Manajemen tingkat menengah (tingkat taktis), dan
 Manajemen tingkat atas (tingkat strategis).
Tingkat strategis berkaitan dengan kebijakan jangka panjang serta
penempatan organisasi pada lingkungan. Tingkat manajemen taktis bertugas untuk
menterjemahkan kebijakan strategis menjadi bagian-bagian yang harus dikerjakan
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

29

serta mengatur koordinasi internal organisasi. Pada tingkat manajemen


operasional, manajer bertugas menjalankan roda organisasi sesuai dengan rencana
jangka panjang dan pedoman yang telah disusun oleh manajemen tingkat taktis.

Gambar 2.3 Hierarki Manajemen Klasik

Sesuai dengan tingkatannya, para manajer terdapat pada berbagai tingkat


dan berbagai area fungsional. Sesuai dengan tingkat manajemennya masing-
masing, sumber dan bentuk penyajian informasi pada setiap level bisa berbeda.
Saat merancang sistem informasi, penting untuk mempertimbangkan tingkatan
manajemen, karena hal ini dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara
penyajiaannya.
Hubungan tingkat manajemen dan sumber serta bentuk penyajian
informasi terlihat pada Gambar 2.4.
Gambar tersebut menunjukkan bahwa para manajer pada tingkat
perencanaan strategis lebih menekankan informasi lingkungan daripada para
manajer di tingkat yang lebih bawah. Pada sisi lain bahwa para manajer tingkat
perencanaan strategis memilih informasi dalam bentuk ringkas, sedangkan para
manajer tingkat pengendalian operasional memilih bentuk yang rinci.
Dengan demikian kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan
informasi, karena informasi yang dibutuhkan berbeda untuk masing-masing
tingkatan.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

30

Gambar 2.4 Hubungan Tingkat Manajemen dengan


Sumber dan Bentuk Penyajian Informasi

Bila organisasi dipandang sebagai satu sistem informasi, maka unit-unit


merupakan sub-subsistem informasi yang saling bekerja sama antar subsistem
atau di dalam subsistem atau antar tingkat manajemen masing-masing.

Gambar 2.5 Contoh unit-unit organisasi dan


tingkat kegiatannya.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

31

Setiap organisasi membagi tugas pekerjaannya ke dalam bentuk fungsi-


fungsi organisasi yang untuk keperluan operasionalnya dikerjakan oleh unit-unit
kerja. Unit-unit kerja yang ada pada masing-masing organisasi berbeda-beda
tergantung kepada jenis pekerjaan yang terdapat pada masing-masing organisasi
dalam rangka pencapaian tujuan.
Secara ringkas dapat dikatakan bahwa setiap unit kerja membutuhkan data
dan informasi sesuai dengan tingkat manajemen dari masing-masing unit
kerjanya. Di samping membutuhkan data dan informasi, setiap unit kerja juga
akan menghasilkan data dan informasi.

C. Penutup
Untuk mencapai tujuannya, setiap organisasi memerlukan dukungan
manajemen dengan berbagai fungsinya. Yang disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi masing-masing. Kegiatan fungsi-fungsi tersebut memerlukan data dan
informasi, dan akan menghasilkan data dan informasi.
Dalam organisasi, pekerjaan terjadi pada semua unit organisasi mulai dari
tingkat transaksi sampai tingkat manajemen. Mengikuti proses manajemen yang
terjadi, maka pekerjaan manajemen dalam organisasi mulanya berasal dari
manajemen lini atas, oleh manajemen lini atas diteruskan pada manajemen lini
tengah, oleh manajemen tengah diteruskan lagi pada manajemen lini bawah, dan
akhirnya manajemen lini bawah diteruskan pula pada lini transaksi. Dengan kata
lain manajemen atas, menyusun strategi dan sasaran keseluruhan organisasi,
manejemen tengah menerjemahkan sasaran dan strategi serta merencanakan
pelaksanaan, manajemen bawah bertugas melaksanakan rencana tersebut.

Pertanyaan
1. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur pada suatu organisasi.
2. Sebutkan dan jelaskan fungsi-fungsi manajemen
3. Jelaskan yang dimaksud dengan area fungsional organisasi.
4. Jelaskan keterkaitan antara organisasi dan informasi
5. Jelaskan keterkaitan antara informasi dan manajemen.