Sistema de Gestin de Calidad

Cdigo: FOR-GD-3300-026
Fecha Aprobacion: 10/02/2015
Versin: 2

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Fecha: 05/03/2015
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

Pgina:

CDIGO DEPENDENCIA: 310

DISPOSICIN FINAL

RETENCIN
CDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

310.03

ACTAS

310.03.07

ACTAS COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL Y CONCILIACIN

CONVOCATORIA

ACTA

ANEXOS

310.03.10

310.03.15

310.07

ACTAS COMIT DE PROMOCIN DEL TALENTO HUMANO

CONVOCATORIA

ACTA

ANEXOS

ACTAS COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL (COPASO)

CONVOCATORIA

ACTA

PANORAMA DE RIESGOS

ANLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

COMUNICACIONES ARL

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

INFORMES DE ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDAD PROFESIONAL

CARRERA ADMINISTRATIVA

ARCHIVO
CENTRAL

CT

10

310.18

310.18.01

LISTADOS DE FUNCIONARIOS

COMUNICACIONES COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Y/O MINISTERIO DE

DEFENSA

DERECHOS DE PETICIN

DERECHOS DE PETICIN A CIUDADANOS

SOLICITUD

RESPUESTA

M/D

X
ESTOS DOCUMENTOS REFLEJAN LAS ACTUACIONES DE UN COMIT ENCARGADO DE TRAMITAR LAS QUEJAS PRESENTADAS POR LOS
SERVIDORES SOBRE CONDUCTAS QUE AFECTEN LAS NORMAS DE CONVIVENCIA, RESOLVER SITUACIONES GENERADAS POR
PRESUNTAS CONDUCTAS DE ACOSO LABORAL Y PROPENDER POR EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA LABORAL. SE
CONSERVAN POR CONSIDERARSE PARTE DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL. SE MICROFILMAN O DIGITALIZAN PARA EL
ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACIN Y PARA POSTERIORES CONSULTAS.

10

X
ESTOS DOCUMENTOS REFLEJAN LAS ACTUACIONES DE UN COMIT ENCARGADO DE ASESORAR AL SUPERINTENDENTE EN LA
FIJACIN DE POLTICAS DE CAPACITACIN DEL RECURSO HUMANO, DESARROLLO INSTITUCIONAL, BIENESTAR SOCIAL Y ESTMULOS
A LOS SERVIDORES PBLICOS DE LA ENTIDAD. SE CONSERVAN POR CONSIDERARSE PARTE DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL. SE
MICROFILMAN O DIGITALIZAN PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACIN Y PARA POSTERIORES CONSULTAS.

10

ESTOS DOCUMENTOS CONTIENEN LAS ACTUACIONES DEL COMIT ENCARGADO DE PROPONER LA ADOPCIN DE MEDIDAS Y EL
DESARROLLO DE ACTIVIDADES QUE PROCUREN Y MANTENGAN LA SALUD EN LOS LUGARES Y AMBIENTES DE TRABAJO Y VIGILAR EL
DESARROLLO DE ACTIVIDADES QUE EN MATERIA DE MEDICINA, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL DEBE REALIZAR LA
SUPERINTENDENCIA DE ACUERDO CON EL REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Y LAS NORMAS VIGENTES;
PROMOVER SU DIVULGACIN Y OBSERVANCIA. SE CONSERVAN POR CONSIDERARSE PARTE DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL. SE
MICROFILMAN O DIGITALIZAN PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACIN Y PARA POSTERIORES CONSULTAS.

2
i

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO DE
GESTIN

ESTOS DOCUMENTOS HACEN PARTE DE UN MECANISMO PARA LA PROMOCIN Y EL DESARROLLO Y PROFESIONALIZACIN DEL
PERSONAL CIVIL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA, PARA ELEVAR LA PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS, POR MRITO,
HONESTIDAD E IDONEIDAD. AL CUMPLIR EL TIEMPO DE RETENCIN EN ARCHIVO DE GESTIN SE ELIMINAN PUES PIERDE VALORES
PRIMARIOS Y NO TIENEN SECUNDARIOS.

X
AL CUMPLIR EL TIEMPO DE RETENCIN EN EL ARCHIVO CENTRAL SE SELECCIONAN Y MICROFILMAN O DIGITALIZAN LOS DERECHOS
DE PETICIN QUE POR LA IMPORTANCIA DE SU CONTENIDO PUEDAN SERVIR COMO TESTIMONIO DEL TRMITE.

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Cdigo: FOR-GD-3300-026
Fecha Aprobacion: 10/02/2015
Versin: 2

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Fecha: 05/03/2015
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

Pgina:

CDIGO DEPENDENCIA: 310

RETENCIN
CDIGO

310.24

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

HISTORIAS LABORALES

ACTO ADMINISTRATIVO DE NOMBRAMIENTO

OFICIO NOTIFICACIN DE NOMBRAMIENTO

OFICIO DE ACEPTACIN DEL NOMBRAMIENTO EN EL CARGO

FOTOCOPIA DE LA CDULA DE CIUDADANA

LIBRETA MILITAR (HOMBRES)

HOJA DE VIDA (FORMATO NICO FUNCIN PBLICA)

HOJA DE VIDA (PERSONA NATURAL)

CERTIFICADOS DE ESTUDIOS (DIPLOMA, ACTAS DE GRADO)

CERTIFICADOS LABORALES Y DE EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS

REQUISITOS DEL CARGO

FORMATO EVALUACIN DE EXPERIENCIA

PUBLICACIN HOJA DE VIDA EN LA WEB PRESIDENCIA DE LA REPBLICA

(SUPERINTENDENTE, DELEGADOS, ASESORES Y JEFES DE OFICINA)

ESTUDIO DE SEGURIDAD

EVALUACIN FUNCIN PBLICA

ACTA DE POSESIN

OFICIO NOTIFICACIN DE FUNCIONES

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES Y REQUERIMIENTOS JUDICIALES VIGENTE

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES CONTRALORA GENERAL DE LA NACIN

CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES PERSONERA DE BOGOT

FORMATO DECLARACIN DE BIENES Y RENTAS

i
i

CERTIFICADO APTITUD LABORAL (EXMEN MDICO DE INGRESO)

FORMULARIOS DE AFILIACIN (EPS, PENSIN, CESANTAS, CAJA DE
COMPENSACIN, ARL)
ACTOS ADMINISTRATIVOS DE VACACIONES (VACACIONES, INTERRUPCIN,
APLAZAMIENTO Y REANUDACIN)

ACTOS ADMINISTRATIVOS DE LICENCIAS (PERMISOS Y AUSENCIAS)

ACTOS ADMINISTRATIVOS DE COMISIONES (COMISIN, INTERRUPCIN DE

COMISIN )

ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ENCARGOS

ACTO ADMINISTRATIVO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS

ARCHIVO DE
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

80

DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO

CT

M/D

ESTOS DOCUMENTOS REFLEJAN LOS ACONTECIMIENTOS MS IMPORTANTES DE LA VIDA LABORAL DEL EMPLEADO. SE ESTABLECE
UN TIEMPO DE RETENCIN ENTRE 80 Y 100 AOS (CONTADOS A PARTIR DEL RETIRO DEL TRABAJADOR), DURANTE LOS CUALES LA
HISTORIA LABORAL ES SUSCEPTIBLE DE CONSULTA POR EL PROPIO EXFUNCIONARIO O SUS HEREDEROS, DEBIDO AL VALOR
PROBATORIO DEL CONTRATO DE TRABAJO (DEC. LEY 2663 DE 1950 -ART.39), LAS CERTIFICACIN (ART.42), LAS AUTORIZACIONES
ESCRITAS (ART. 151) Y TODA LA DOCUMENTACIN QUE PERMITA ESTABLECER EL TIEMPO DE SERVICIO Y LOS SALARIOS
DEVENGADOS (ART. 264). AL CUMPLIR EL TIEMPO DE RETENCIN EN ARCHIVO CENTRAL SE RECOMIENDA SELECCIONAR UNA
MUESTRA DEL 10% TENIENDO EN CUENTA TODOS LOS CARGOS.

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Cdigo: FOR-GD-3300-026
Fecha Aprobacion: 10/02/2015
Versin: 2

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Fecha: 05/03/2015
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

Pgina:

CDIGO DEPENDENCIA: 310

DISPOSICIN FINAL

RETENCIN
CDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

COMUNICACIN DE TRASLADO

EVALUACIN DEL DESEMPEO

ACTOS ADMINISTRATIVOS DE RETIRO O DESVINCULACIN DEL SERVIDOR DE LA

ENTIDAD (SUPRESIN DEL CARGO, ABANDONO DEL CARGO, INSUBSISTENCIA
DEL CARGO, DESTITUCIN DEL CARGO, LIQUIDACIN DE PRESTACIONES
SOCIALES, LIQUIDACIN.)

ACTA DE ENTREGA DE CARGO

FORMATO PAZ Y SALVO

CERTIFICADO LABORAL PARA BONO PENSIONAL

310.25

INFORMES

310.25.13

INFORMES DE GESTIN

INFORME

OFICIO REMISORIO

310.28

MANUALES

310.28.02

MANUALES DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

310.28.04

310.28.05

RESOLUCIONES

MANUALES DE INDUCCIN

RESOLUCIONES

MANUALES DE REINDUCCIN

310.29

ARCHIVO DE
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

PROCEDIMIENTO

CT

M/D

X
AL CUMPLIR EL TIEMPO DE RETENCIN SE ELIMINAN PUES LA INFORMACIN ES CONSOLIDADA POR LA OF. ASESORA DE
PLANEACIN. PREVIAMENTE SE DIGITALIZAN O MICROFILMAN PARA POSTERIORES CONSULTAS.

X
ESTOS DOCUMENTOS CONTIENEN LAS FUNCIONES QUE DEBERN SER CUMPLIDAS POR LOS SERVIDORES PBLICOS CON CRITERIOS
DE EFICIENCIA Y EFICACIA PARA EL LOGRO DE SU MISIN, OBJETIVOS Y FUNCIONES QUE LA LEY DETERMINE. POR LO ANTERIOR SE
CONSERVAN Y MICROFILMAN O DIGITALIZAN COMO PARTE DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL.

X
ESTOS DOCUMENTOS CONTIENEN LAS FUNCIONES QUE DEBERN SER CUMPLIDAS POR LOS SERVIDORES PBLICOS CON
CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA PARA EL LOGRO DE SU MISIN, OBJETIVOS Y FUNCIONES QUE LA LEY DETERMINE. POR LO
ANTERIOR SE CONSERVAN Y MICROFILMAN O DIGITALIZAN COMO PARTE DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL.

X
ESTOS DOCUMENTOS CONTIENEN LAS FUNCIONES QUE DEBERN SER CUMPLIDAS POR LOS SERVIDORES PBLICOS CON CRITERIOS
DE EFICIENCIA Y EFICACIA PARA EL LOGRO DE SU MISIN, OBJETIVOS Y FUNCIONES QUE LA LEY DETERMINE. POR LO ANTERIOR SE
CONSERVAN Y MICROFILMAN O DIGITALIZAN COMO PARTE DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL.

RESOLUCIONES

NOVEDADES DE NMINA

NOVEDADES DE INGRESO

NOVEDADES DE DEDUCCIONES

NOVEDADES PATRONALES

NMINA GENERADA

X
ESTOS DOCUMENTOS HACEN REFERENCIA AL REPORTE PERIDICO DE LAS DIFERENTES MODIFICACIONES CONTRACTUALES,
DESCUENTOS LEGALES, JUDICIALES Y VOLUNTARIOS QUE TIENEN UN EFECTO DIRECTO EN LA LIQUIDACIN MENSUAL Y PAGO DE LA
NMINA. AL CUMPLIR EL TIEMPO DE RETENCIN EN EL ARCHIVO CENTRAL SE ELIMINAN PUES PIERDEN VALORES PRIMARIOS Y NO
TIENEN VALORES SECUNDARIOS. LA INFORMACIN ES CONSOLIDADA POR EL GRUPO RECURSOS FINANCIEROS.

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Fecha Aprobacion: 10/02/2015
Versin: 2

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Fecha: 05/03/2015
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

Pgina:

CDIGO DEPENDENCIA: 310

DISPOSICIN FINAL

RETENCIN
CDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RELACIN DE APORTES A SISTEMAS DE SEGURIDAD SOCIAL (PLANILLA

NICA)

INFORMES DE NMINA

310.32

PLANES

310.32.05

PLANES DE BIENESTAR

PRESENTACIN DEL PLAN

APROBACIN

CRONOGRAMA

INFORMES DE EVALUACIN Y SEGUIMIENTO AL PLAN

PLANES DE CAPACITACIN

DIAGNSTICO NECESIDADES DE CAPACITACIN

SOLICITUD DE CAPACITACIN DE FUNCIONARIOS

PLAN DE CAPACITACIN

FORMATO EVALUACIN DEL DESARROLLO DE LA CAPACITACIN

FORMATO DE LISTA DE ASISTENCIA

FORMATO DE EVALUACIN DE IMPACTO DE CAPACITACIN

VITICOS Y GASTOS DE VIAJE

SOLICITUD DE COMISIN

ACTO ADMINISTRATIVO DE VITICOS

FACTURA DE TIQUETES

LEGALIZACIN DE COMISIN E INFORME DE COMISIN

CERTIFICADO DE PERMANENCIA

SOPORTE DE TIQUETE

310.32.06

310.61

ARCHIVO DE
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

PROCEDIMIENTO

CT

M/D

ESTOS DOCUMENTOS REFLEJAN PLANES ORIENTADOS A PROMOVER LA INTERACCIN DE LOS EMPLEADOS DE LA

SUPERINTENDENCIA Y SUS FAMILIAS A TRAVS DE LA ATENCIN DE LAS NECESIDADES Y EL DESARROLLO EN RECREACIN,
CULTURA, EDUCACIN Y VIVIENDA. AL CUMPLIR EL TIEMPO DE RETENCIN EN ARCHIVO CENTRAL SE ELIMINAN PUES PIERDEN
VALORES PRIMARIOS Y NO TIENEN VALORES SECUNDARIOS. SE MICROFILMAN O DIGITALIZAN ANTES DE SU ELIMINACIN PARA
POSTERIORES CONSULTAS.

ESTOS DOCUMENTOS DAN TESTIMONIO DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIN DEL RECURSO HUMANO, ORIENTADAS A LA
CONSECUCIN DE LOS PLANES Y OBJETIVOS ESTRATGICOS DE LA ORGANIZACIN EN UN CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO. AL
CUMPLIR SU TIEMPO DE RETENCIN EL ARCHIVO CENTRAL SE ELIMINAN PUES PIERDEN VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS. SE
MICROFILMAN O DIGITALIZAN PARA POSTERIORES CONSULTAS.

ESTOS DOCUMENTOS CONTIENEN LAS FUNCIONES QUE DEBERN SER CUMPLIDAS POR LOS SERVIDORES PBLICOS CON CRITERIOS
DE EFICIENCIA Y EFICACIA PARA EL LOGRO DE SU MISIN, OBJETIVOS Y FUNCIONES QUE LA LEY DETERMINE. POR LO ANTERIOR SE
CONSERVAN Y MICROFILMAN O DIGITALIZAN COMO PARTE DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL.

Firma:

Fecha: