Anda di halaman 1dari 14

3/11/2015

Purchasing / Supply Management


Management

Nyoman Pujawan, Ph.D, CSCP


Professor of Supply Chain Engineering
Kepala Laboratorium Logistics & Supply Chain Management
Jurusan Teknik Industri, ITS
E-mail: pujawan@ie.its.ac.id

Purchasing
Management

Procurement
Management

Supply
Management

Semakin strategis perannya

NAPM (National Association of Purchasing


Management) founded in 1915, with about 50000
members. In 2001, the name changes to Institute
for Supply Management (ISM) (www.ism.ws)
In Europe, International Federation of Purchasing
and Materials Management (IFPMM) changed its
name to International Federation of Purchasing and
Supply Management (IFPSM) in 2004.
(www.ifpsm.org)

3/11/2015

Tugas-tugas bagian purchasing berubah dari yang tadinya sarat


pekerjaan operasional menjadi sarat pekerjaan strategis
Contoh model dari Bethlehem Steel
Strategic
Market knowledge
Supply base management
Commodity strategy
Risk management
Sourcing strategy
Supplier capability assessment
Strategic negotiation
Supplier selection
Supplier development
Establish performance metrics
Commercial (tactical)
negotiation
Supplier performance
evaluation/reporting
Order processing

Tactical

Fungsi Strategic Supply Management menjalankan tugas-tugas


antara lain:

Melakukan kegiatan supply intelligence atau studi pasar (ketersediaan, sumbersumber pasokan baru, harga, persaingan, dll)
Perencanaan strategis
Merumuskan code of conduct dalam pengadaan
Merumuskan atau mengusulkan perubahan pada kebijakan pengadaan (serta
aturan yang terkait)
Membuat supplier portfolio dan menentukan strategi untuk tiap segmen supplier
Menentukan target-target kinerja serta membuat pelaporan dan monitoring
kinerja
Melakukan spend analysis
Melakukan supply risk analysis
Memonitor dan mengkomunikasikan kinerja supplier
Mengelola hubungan dengan supplier (Supplier Relationships Management)
Benchmarking supply management terhadap organisasi lain
Mengelola perbaikan berkelanjutan
Mengelola kegiatan strategis lainnya
4

3/11/2015

Vendor Management

Berbagai Persoalan Terkait Konsolidasi


Terlalu banyak pemasok
Pemasok memiliki bidang kerja yang terlalu
luas
Tiap perusahaan bisa memesan barang yang
sama secara terpisah
Banyak PO yang hanya mencakup satu item

3/11/2015

Trend dalam manajemen pengadaan


dewasa ini adalah memiliki supplier yang
lebih sedikit namun efektif (supply-base
rationalization diikuti oleh contract
consolidation)
Biaya untuk memanage 1 supplier rata-rata
US$ 1000 per tahun (Kraft Foods)

Supply Base Rationalization: Kraft Foods


Kraft Foods adalah produsen makanan (Oreo cookies
dan Ritz crackers). Barang / jasa yang dibeli berjumlah
sekitar 40,000 dari pemasok di seluruh dunia. Dalam
upayanya untuk menciptakan sistem supply yang lebih
berkompeten, Kraft Foods merencanakan untuk
mengurangi jumlah pemasok menjadi hanya
setengahnya. Rencana tersebut diperkirakan bisa
memberikan penghematan sekitar $300 juta dalam
setahun. "Our goal is to become the customer of choice
to our strategic suppliers," kata Julia Brown, senior vice
president of procurement.
Sumber: (http://www.cnbc.com/id/32752590).

3/11/2015

Supplier Segmentation /
Classification & Strategic Sourcing
Sebuah perusahaan mungkin memiliki ratusan bahkan ribuan
supplier. Mereka tidak sama tingkat kepentingannya bagi
perusahaan. Oleh karena itu, perlu ada model untuk melakukan
diferensiasi baik dari sisi relationships maupun model
pengadaan yang cocok.

Strategic sourcing intinya adalah membedakan model


pengadaan berdasarkan klasifikasi tersebut.

Four Quadrant Model of Supplier


Segmentation (Ellram - Modified Model)

Tinggi

Bottleneck

Strategic

Sulit mencari substitusi


Pasar monopoli
Supplier baru sulit masuk

Penting / strategis
Substitusi sulit
Nilai tinggi
Barang customized

Tingkat
kesulitan

Rendah

Non-critical

Leverage

Ketersediaan cukup

Ketersediaan cukup

Item-item cukup standar

Substitusi dimungkinkan

Substitusi dimungkinkan

Spesifikasi standar

Nilainya relatif rendah

Nilainya relatif tinggi

Rendah

Tinggi
Tingkat kepentingan

3/11/2015

Four Quadrant Model of Supplier


Segmentation
Tinggi

Tingkat
kesuitan

Bottleneck suppliers
Penyederhanaan /
standarisasi item

Critical strategic suppliers


Strategic partnership, focus
ke keunggulan strategis

Non-critical suppliers

Leverage suppliers
Simplifikasi proses, focus ke Pelihara bargaining power
harga per unit
terhadap supplier

Rendah

Tingkat kepentingan

Rendah

Tinggi

Langkah-langkah PROCUREMENT
Procurement
Planning

Determine what and when to procure

Solicitation Planning

Provide documents needed and criteria to use

Solicitation

Obtain quotations, bids, or proposals

Source Selection
Contract
Administration

Choose the best suppliers and negotiate


contracts
Administer correspondence, contract
changes, payment requests

Contract close out

Issue project completion notice,


prepare documents for audit and
review

3/11/2015

Solicitation Planning
Menyiapkan sejumlah dokumen atau persiapan lain
sebelum mengundang supplier yang potensial:
SOW (scope of work) atau BOQ (bill of quantity)
TOR (term of reference) biasanya kalau berupa jasa
(seperti proyek konsultasi).
Estimasi harga (HPS = harga perkiraan sendiri atau OE
(owner estimate)

Solicitation

RFI Request for Information


RFQ Request for Quotation
RFB Request for Bid
RFP Request for Proposal

3/11/2015

RFI
A Request for Information (RFI) is a method of
collating information from different suppliers prior
to formally sourcing products or services. It is
normally used where there are many potential
suppliers and not enough information is known
about them. It is a structured process where a long
list of potential suppliers can be reduced to a short
list of those organizations that are willing and able
to fulfill your requirements.

RFP
A Request for Proposal (RFP) is a formal method of
receiving detailed and comparable proposals from
different suppliers for a defined product or service. It is
a comprehensive document that should provide all the
required information needed to make an informed
purchasing decision.
Preparation of the RFP is important and time spent at
this stage will ensure good responses. Often an
information meeting is held to brief suppliers and
answer any questions. An RFI may be used prior to an
RFP if needed.

3/11/2015

RFQ
Request for Quotation (RFQ) adalah dokumen untuk
competitive bid yang digunakan untuk mengundang pemasok
atau subcontractors untuk memasukkan penawaran untuk
suatu projects atau products.
RFQ cocok untuk pengadaan produk yang standar atau
diproduksi secara berulang.
RFQ mencakup spesifikasi teknis maupun commercial
requirements.
Kadang-kadang RFQ bisa didahului oleh RFI dimana shortlisted
suppliers dibutuhkan untuk memberikan penawaran harga
yang detil.

Prosedur Seleksi
Non-competitive pelaksana pekerjaan ditunjuk
langsung berdasarkan pertimbangan keahliah atau
pengalaman masa lalu
Competitive pelaksana pekerjaan dipilih secara
kompetitif dari sejumlah kandidat yang mengajukan
proposal / penawaran. Penentuan pemenang bisa
berdasarkan harga saja atau gabungan antara harga
dan faktor-faktor lain.

3/11/2015

Blanket Order
A contract order, also known as a periodic or
blanket order, is a purchase order (document)
that permits tracking of multiple transactions
related to a single vendor and/or agreement.
A contract order must be supported by
quotation, price agreement or by a formal
contract.

Sumber: www.bu.edu

Penggunaan Blanket Order


Digunakan bila:
Pembelian suatu barang berulang (repetitive
buy) dalam waktu yang relatif lama
(setidaknya dalam waktu satu tahun)
Barang yang nilainya relatif rendah
Telah ada kesepakatan harga atau ketentuan
pembayaran dengan pemasok

10

3/11/2015

Isi Suatu Blanket Order


Informasi harga, term pembayaran, tata cara penagihan
sebagaimana yang sudah disepakati pada penawaran atau
kontrak
Periode order serta batas awal dan akhir kesepakatan dari
vendor contract atau price agreement.
Nilai maksimum yang diperbolehkan pada tiap pengiriman /
pembelian.
Bagian atau orang yang punya otoritas untuk melakukan
pemesanan dengan blanket order

Total Cost of Ownership (TCO)


Membuat keputusan pembelian hendaknya jangan hanya
berdasarkan purchase price, tetapi harus memperhatikan
berbagai cost yang akan terjadi terkait dengan pembelian
barang / jasa tersebut.
Cost yang keluar di samping purchase price:

Installation costs
Training costs
Maintenance costs
Breakdown costs
Removal costs
Quality control costs
Handling costs
Transportation costs
Non-conformance costs

11

3/11/2015

Reverse Auction
Cocok digunakan pada situasi kompetitif (ada
sejumlah supplier) dan spesifikasi atau kualitas
yang ditawarkan antar supplier relatif sama.
Bisa mengurangi minta supplier yang bagus
apabila peserta lelang memiliki kualifikasi yang
beragam.
Hati-hati dengan pemenang yang melakukan
spekulasi penawaran harga yang terlalu rendah.

Spend Analysis

Spend Analysis
Definition

The process of agregating, classifying, and leveraging


spend data for the purpose of reducing costs,
improving operational performance, and ensuring
compliance

Spend Analysis
Examples

Komparasi belanja untuk tiap kategori barang


antar tahun
Laporan PO: jumlah dalam setahun, nilai rata-rata,
jumlah supplier dengan PO terbanyak, jumlah PO
untuk tiap kategori barang
Analisis harga per unit antar supplier
Evaluasi kemungkinan konsolidasi PO,
pengurangan jumlah supplier, dll.

Spend Analysis
Benefits

Gambaran pola belanja, Test terhadap akuntabilitas


Savings opportunity, Input dalam budgeting
24

12

3/11/2015

Measuring Supplier Performance


Merupakan catatan kinerja supplier dari berbagai
aspek (kualitas, ketepatan waktu kirim, variansi
harga, dll.)
Hasilnya harus dikomunikasikan ke supplier (bisa
diakses oleh supplier) sehingga bisa dijadikan
dasar untuk perbaikan

Bisa digunakan sebagai penentuan volume bisnis


/ alat negosiasi dengan supplier
Kriteria harus berbeda untuk kelompok supplier
yang berbeda (kelompok item yang berbeda) dan
sesuai dengan strategi procurement

SUPPLIER EVALUATION SHEET


Name of Supplier: ABC
Supplier Code: A125
Address: AXJ 25 Street, NWX
Criteria

Items supplier: Metal sheet


Supplier category: Strategic
Period of evaluation: Q1 2006
Definition

Weight

Target

Raw
Achv.

Norml.
Achv.

Quality

Percentage of items
delivered in good
condition

0.25

96%

92%

Delivery Reliability

Percentage of on time
delivery

0.25

90%

84%

Risk level

Level of risk from risk


audit

0.15

Cost competitiveness

Ratio between agreed


price and market price

0.15

0.95

0.94

Responsiveness

Time needed to
respond to urgent
request

0.20

2 days

3 days

Aggregated Normalized Achievement

3.45

13

3/11/2015

Converting to Normalized Achievement


Criteria

Normalized Achievement
1

Quality

< 70%

70% - 80%

80% - 90%

90% - 95%

> 95%

Delivery Reliability

< 70%

70% - 80%

80% - 90%

90% - 95%

> 95%

>5

<3

> 1.00

0.98 1.00

0.95 0.98

0.90 0.95

< 0.90

> 10

7 - 10

5-7

3-5

< 3 days

Risk level
Cost
competitiveness

Responsiveness

Upaya-upaya Menciptakan Efisiensi

Sentralisasi proses
Konsorsium
Pemendekan lead time
Supplier financing
Penggunaan TCO (Total Cost of Ownership)
Penggunaan e-Procurement

14