Anda di halaman 1dari 5

Implementasi KM Cycle Pada Organisasi Perpustakaan (Studi Kasus Pada Perpustakaan

Perguruan Tinggi Menggunakan Model Bukowitz dan Williams)


Dalam Dalkir (2005) Knowledge Management adalah pengetahuan manajemen yang awalnya
didefinisikan sebagai proses menerapkan pendekatan sistematis untuk penangkapan,
struktur,manajemen dan penyebaran pengetahuan seluruh atau organisasi dalam rangka agar
dapat bekerja lebih cepat, praktik dan mengurangi kekurangan dari proyek ke proyek. (Nonaka
and Takeuchi, 1995; Pasternack and Viscio, 1998; Pfeiffer and Sutton, 1999; Ruggles and
Holtshouse, 1999).
Dari penjelasan diatas bahwa penerapan knowledge manajemen dapat di
implementasikan pada organisasi non profit maupun profit. Untuk organisasi non profit
contohnya pada sebuah lembaga organisasi perpustakaan. Penerapan KM di perpustakaan ini
perlu dilakukan melalui pendekatan sitematis, melalui struktur manajemen organisasi dan
penyebaran pengetahuan seluruh didalam organisasi supaya dapat bekerja secara cepat dan dapat
mengurangi kesalahan atau kekurangan di dalam organisasi sehingga organisasi dapat
berkembang dengan baik.
Dalam mengembangkan organisasi perpustakaan yang baik maka perlunya membuat SOP
(standart operational procedure) yang secara baik dan jelas serta mudah di pahami oleh pengguna
perpustakaan maupun dalam organisasi tersebut. Untuk membuat SOP secarabaik dan terstruktur
maka di perlukan pengetahuan dari organisasi perpustakaan yang berupa tacit knowledge yaitu
pengalaman-pengalaman individu yang disatukan secara bersama-sama sehingga memunnculkan
sebuah pengetahuan secara explicit yaitu beberapa pengetahuan dapat dituliskan dikertas
diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat atau diekpresikan dalam bentuk gambar. Seperti
juga yang di katakana ditulis oleh Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka 2000 dalam jurnal Setiarso
(2003) penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan
terjadinya penciptaan tersebut. Kemudian penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah
utama yaitu berbagi pengetahuan terbatinkan, menciptakan konsep,membenarkan konsep,
membangun prototype, dan melakukanpenyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di
organisasi.
Hal di atas dapat dijelaskan bahwa pada organisasi perpustakaan agar membuat SOP
secara jelas dan terstruktur dengan baik maka melakukan tahapan-tahapan implementasi
penciptaan pengetahuan dari masing-masing individu (karyawan) yang berupa pengalaman kerja
dikumpulkan menjadi satu sehingga memunculkan pengetahuan secara explicit berupa
pengetahuan dari beberapa indivudi yang diformulasikan kebentuk kalimat kemudian di
ekpresikan dalam bentuk aturan untuk dipakai SOP diperpustakaan yang berupa aturan
peminjaman buku, denda, penghilangan buku, aturan pengelolaan bahan pustaka daam bentuk
digital, aturan tata tertib pengunjung, peraturan jam buka perpustakaan dsb.
Untuk itu kami mencoba menimpementasikan KM cycle pada perpustakaan perguran
tinggi. Perkembangan perpustakaan di perguruan tinggi kian pesat, perpustakaan perguruan
tinggi kini semakin berlomba-lomba untuk memjukan perpustakaannya di era serba
bertekhnologi dan digital, maka sehingga perpustakaan harus merencanakan procedure

operasional dengan baik, agar didalam suatu pekerjaan dapat dengan jelas serta tidak
membingungkan untu melakukan suatu aturan di lembaga perpustakaan tersebut.
Perlunya menerapkan KM diperpustakaan agar organisasi dapat merancang atau
merencanakan sistem informasi yang secara baik sesuai dengan procedure dan juga dapat
mengikuti perkembangan kemajuan perpustakaan perguruan Tinggi di berbagai daerah.
Dalam jurnal Robby Siklus manajemen pengetahuan merupakan sebuah fase yang
menjelaskan penangkapan (capture), penciptaan (creation), kodifikasi (codification),
penyebarluasan (sharing), pengaksesan (accessing), aplikasi, dan penggunaan kembali
pengetahuan yang berada dalam sebuah organisasi. Pendekatan siklus ini menjabarkan kerangka
kerja yang berupa pengetahuan informasi menjadi sebuah pengetahuan yang berguna bagi sebuah
organisasi.
Siklus manajemen pengetahuan diperpustakaan perguruan tinggi dalam sebuah organisasi
menciptakan pengetahuan berupa penangkapan (pengalaman dari beberapa individu), penciptaan
(penerapan pengalaman untuk di ciptakan di organisasi perpustakaan perpustakaan perguruan
tinggi), kodifikasi (memodifikasi pengalaman dari cerita-cerita pengalaman untuk dijadikan
acuan SOP), aplikasi( diaplikasikan dari beberapa pengalaman tiap individu/karyawan),
kemudian dari pengalaman tersebut digunakan kembali sebagai acuan SOP untuk keberlanjutan
kerja masa mendatang.
Ada tiga alasan organisasi menggunakan pengetahuan menurut nonaka (1995) dalam
jurnal SAGSAN yaitu : 1 ) Pengetahuan dapat digunakan untuk menentukan proses kerja
organisasi dan membuat strategi untuk keunggulan kompetitif yang berkelanjutan . 2 )
Pengetahuan dapat digunakan untuk merancang dan pemasaran produk . 3 ) Pengetahuan
memainkan peran penting dari organisasi layanan berkualitas. Ketiga hal ini cocok untuk
diimplementasikan di organisasi lembaga perpustakaan.
Dinamisme Perkembangan Perpustakaan
Dalam sebuah organisasi yang berupa non profit yaitu lembaga perpustakaan bergerak dalam
melayani jasa informasi yang berupa penyajian informasi yang di butuhkan oleh para
penggunanya, maka dalam sebuah organisasi di dalam perpustakaan perlu mengup grate
pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki para karyawan/individu yang berupa memori di benak
para karyawan. Pengetahuan tersebut berupa pengalaman-pengalaman yang dimiliki oleh
masing-masing individu, kemudian di sharingkan kepada para organissasi di lembaga
perpustakaan, pengetahuan tersebut yaitu kelebihan dari masing-masing para individu, seperti
karyawan yang ahli di bidang sistem teknologi informasi, karywan yang memiliki pengalaman
untuk mengelola perpustakaan, karyawan yang memiliki keahlian dalam marketing untuk
memsarkan perpustakaan, dan sebagainya.
Dari keahlian yang dimiliki SDM maka dijadikan menjadi satu unsure kesatuan yang tak
terpisahkan dalam sebuah organisasi perpustakaan. Sistem pengetahuan yang telah di terapkan
dan menjadi kegiatan yang memerlukan pemikiran yang sangat sistematis dan kecepatan dalam

pengambilan keputusan untuk merancang sebuah SOP (Standart Operasional Procedure) yang
secara tepat dan jelas.
Penerapan Knowledge Management sangat diperlukan dalam sebuah organisasi
perpustakaan karena memberikan sebuah pengetahuan yang baru untuk menyusun cara kerja
sebuah organisasi perpustakaan yang dikelola, sehingga lembaga perpustakaan dapat mengikuti
perubahan perkembangan sistem informasi pada sebuah lembaga perpustakaan khususnya
perpustakaan perguruan tinggi. Dikarenakan Perpustakaan perguruan tinggi harus mampu
menerapkan perpustakaan sesuai denga Tri Dharma Perguruan Tinggi bergerak untuk
memberikan informasi berupa research, studi, dan sebagainya.
Implementasi KM pada organisasi perpustakaan Perguruan Tinggi (Penerapan Model
Bukowitz dan Williams)
Dalam jurnal Oldenkamp (2002) untuk mengatasi explicitation ini antara profesional
aliran utama untuk berbagi pengetahuan. siklus pengetahuan dalam bentuk dasar yang terdiri
dari tiga tahap. Pada tahap pertama, tahu pengetahuan developmed dengan belajar terorganisir
atau dengan akuisisi dari outsite enterprice. pada tahap kedua, profesional berbagi pengetahuan
individu mereka dengan rekan-rekan. menerapkan siklus pengetahuan perusahaan. Tahap ketiga
berbagi pengetahuan dapat terjadi melalui komunikasi langsung. tetapi juga dalam cara melalui
apa yang disebut pengetahuan turunan.
Perkembangan teori Knowledge Management yang disampaikan oleh Oldenkamp jika
diterapkan pada sebuah organisasi di perpustakaan siklus pengetahuan dalam bentuk dasar yang
terdiri dari tiga tahap tersebut yaitu pada tahap pertama harus belajar pengetahuan yang
terorganizir atau dengan mengakuisisi pengetahuan tiap-tiap individu sehinggga menghasilkan
output kinerja yang baik. Tahap kedua karyawan/individu yang sudah berprofesi yang sudah
memiliki pengalaman yang bagus maka menerapkan siklus pengetahuan organisasi perpustakaan
sesuai dengan menimplementasikan model KM cycle sesuia dengan teori yang ada. Kemudian
pada tahap ketiga berbagi pengetahuan yang dimiliki para karyawan/individu melalui
komunikasi langsung atau dengan cara memlaui pengetahuan turunan, misalnya ada para
karyawan yang berbagi pengalaman pengethuannya untuk kemajuan perpustakaan, dan
pengetahuan tersebut menjadi acuan peraturan SOP dimasa mendatang sehingga dijadikan
sebuah pengetahuan turunan.
Dari beberapa konsep yang ada maka perkembangan perpustakaan perguruan tinggi dapat
mengimplementasikan KM Cycle dengan memakai teori Bukowitz dan Williams. Dalam jurnal
Robby Siklus manajemen pengetahuan merupakan sebuah fase yang menjelaskan penangkapan
(capture), penciptaan (creation), kodifikasi (codification), penyebarluasan (sharing),
pengaksesan (accessing), aplikasi, dan penggunaan kembali pengetahuan yang berada dalam
sebuah organisasi. Berikut gambar model KM Cycle Bukowitz dan Williams dalam jurnal
Robby:

Dari model siklus manajemen pengetahuan Bukowitz dan Williams menjelasakan proses kerja
dalam organisasi bagaimana cara menyebarluaskan pengetahuan secara baik dan benar,
memelihara pengetahuan, serta menghasilkan pengetahuan yang sudah ada. Siklus ini dapat di
implementasikan pada sebuah organisasi lembaga perpustakaan perguruan tinggi, dengan
mendeskripsikan dari masing-masing alur siklus manajemen pengetahuan.

Get : Mencari informasi dari masing-masing para karyawan perpustakaan dengan


mengumpulkan ide-ide yang berupa inovasi untuk perkembangan perpustakaan
perguruan tinggi. Dari pengumpulan ide-ide yang berupa pengetahuan dari karyawan
yang memiliki karakter berbeda, kemudian pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah untuk dijadikan inovasi baru untuk memajukan perpustakaan.

Use : Bagaimana caranya menggunakan sistem informasi di perpustakaan untuk


berinovasi baik secara individu maupun kelompok karyawan perpustakaan untuk
mendukung proses kerja di perpustakaan perguruan tinggi.

Learn : Bagaimana Organisasi perpustakaan dapat belajar dari pengalaman, baik dari
kesuksesan,maupun dari kegagalan untuk menciptakan sebuah inovasi dalam sebuah
persaingan perpustakaan perguruan tinggi saat ini. Pengalaman-pengalaman tersebut
berupa pelatihan seminar para karyawan kemudian pengalaman sukses dalam bidang
penelitian di perpustakaan, sampai pengalaman dari kegagalan yang pernah dialam leh
para karyawan.

Contribute : Dari hasil belajar pengalaman yang pernah dijalani seperti pelatihan,
kesuksesan dan kegagalan tersebut maka dapat di sharingkan ke teman-teman rekan kerja
dalam organisasai di lembaga perpustakaan, cara-cara mengatasi permasalahan atau cara
untuk memperkembangkan perpustakaan di tengah-tengah persaingan perpustakaan
perguruan tinggi saat ini.

Assess : evaluasi dari masing-masing karyawan itu sendiri seperti hubungan dengan
pengguna perpustakaan (bagaimana cara karyawan untuk melayani pengguna
perpustakaan berupa mahasiswa, dosen), modal perpsutakaan yang berupa kerjasama
antar perpustakaan perguruan tinggi, fasilitas teknologi informasi sehingga memberikan
nilai yang baik dan ekonomisbagi penggunanya, dan hubungan intelektual (hubungan

antar karywan, pengguna, dan modal pengetahuan suatu organisasi lembaga perpstakaan
perguruan tinggi satu dengan yang lainnya memalui kerjasama)

Build and Sustain : Untuk memberikan keyakinan bahwa modal intelektual perpustakaan
dimasa mendatang membuat organisasi lembaga perpustakaan perguruan tinggi tetap
bertahan dan tetap exis serta bisa bersaing di masa mendatang.

Divest : Tempat pembuangan pengetahuan para karyawan yang tidak terpakai lagi atau
tidak bernilai. Setelah dari beberapa pengetahuan yang di sharingkan kepada karyawan
kemudian di saring dan akhirnya pengetahuan yang tidak perlu dipakai kemudian di
buang.

Begitulah siklus manajemen pengetahuan yang diterapkan dalam sebuah organisasi


diperpustakaan. Dengan menerapkan model KM cycle maka terciptalah SOP (standart
operasional Prosedure) dengan baik dan jelas. Kemudian terciptanya rencana strategi-strategi
yang matang untuk membangun sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang baik.
Dalam jurnal Bhatt (2000) menyatakan Argyris dan schon (1978) argumen bahwa
pengetahuan organisasi secara individual berbagi pengetahuan bahwa individu datang untuk
memahami dan menafsirkan dalam konteks organisasi tertentu. Hal ini dapat mendukung KM
cycle dalam pengimplementasi organisasi lembaga perpustakaan perguruan tinggi, yang dimana
tiap individu/karyawan berbagi pengetahuan dan memahami konteks-kontek organisasi lembaga
perpustakaan untuk mengembangakan perpustakaan perguruan tinggi.