Anda di halaman 1dari 18

PENGORGANISASIAN

DEFINISI
1) Pengorganisasian ialah proses penyusunan dan penyelarasan yang
melibatkan pengagihan sumber dalam organisasi untuk mencapai matlamat
organisasi.
2) Pengorganisasian melibatkan pengagihan tugas dan penyediaan sumber
yang secukupnya untuk menjalankan tugas tertentu dalam usaha mencapai
matlamat organisasi.
3) Pengorganisasian dikaitkan dengan pembentukan struktur organisasi,
pengagihan tugas, pengkhususan kerja, pembentukan peraturan, tatacara
dan dasar serta proses membuat keputusan.
KEPENTINGAN FUNGSI PENGORGANISASIAN
1) Mengagihkan sumber yang cekap
- Sumber organisasi boleh diagihkan mengikut keperluan setiap bahagian atau
unit dalam organisasi. Pengagihan sumber mengikut keperluan dapat
mengelakkan pembaziran dan menjimatkan kos pengeluaran.
2) Membolehkan penyelarasan antara bahagian
- Memandangkan setiap bahagian atau unit dalam organisasi mempunyai
objektif yang berlainan , penyelarasan antara bahagian adalah sangat
penting bagi menyatukan aktiviti-aktiviti tertentu agar selari dengan
matlamat organisasi secara keseluruhan. Tindakan ini membolehkan aktiviti
organisasi berjalan dengan lancar tanpa gangguan dan mengelakkan
pertindihan tugas.
3) Menetapkan bidang tugas
- Tugas merupakan tanggungjawab yang diberikan kepada seseorang pekerja
dan perlu dilaksanakan sebaik mungkin menikut bidang masing-masing.
Pengorganisasian membolehkan pekerja mengetahui tugas yang perlu
dilakukan dan sedaya upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan
oleh organisasi.
4) Mewujudkan rantaian arahan
- Proses pengorganisasian membolehkan bahagian atau bidang kerja tertentu
diwujudkan dan seorang ketua akan dilantik untuk mengendalikan bahagian
atau bidang kerja tersebut bagi memastikan objektif yang ditetapkan
tercapai. Ketua bertanggungjawab untuk memberi arahan kepada pekerja
dan pekerja akan melaksanakan tugas berdasarkan arahan.
5) Membentuk struktur organisasi
- Struktur organisasi dapat menghuraikan kedudukan setiap individu dalam
organisasi dengan jelas. Struktur organisasi boleh dijadikan panduan untuk
membentuk sistem komunikasi dan proses membuat keputusan yang
berkesan serta mewujudkan sistem pelaporan yang jelas dan teratur dalam
organisasi

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

PROSES PENGORGANISASIAN
Penentuan Pengenalpastian aktiviti Pengelasan aktiviti
Pengelompokan aktivti Pengagihan tugas Autoriti dan tanggungjawab
1. Penentuan Objektif
- Pengurus dikehendaki mengenal pasti matlamat organisasi dan objektif
setiap unit @ bahagian dalam organisasi. Matlamat dan objektif
ditetapkan bedasarkan kemampuan dan kebolehan organisasi,
bahagian @ unit untuk mencapai matlamat @ objektif tersebut.
- Pengurus juga harus mengenal pasti sumber yang perlu ada dan tugas
yang perlu dilaksanakan untuk mencapai matlamat @ objektif
berkenaan.
2. Pengenalpastian Aktiviti
- Pengurus akan mengenal pasti secara khusus aktiviti2 yg terlibat dlm
usaha mencapai matlamat yang ditetapkan. Ini termasuk
menyenaraikan dan membahagiakan aktiviti kepada aktiviti uatama
dan sampingan.
3. Pengelasan Aktiviti
- Merujuk kepada kerja menyusun aktiviti mengikut kemahiran dan
kecekapan pekerja atau criteria tertentu. Dalam sesebuah organisasi,
banyak aktiviti perlu dijalankan untuk mencapai objektif tertentu dan
pelbagai kemahiran perlu dimliki pekerja untuk melaksanakan aktiviti
tersebut.
4. Pengelompokan Aktiviti
- Merujuk kepada proses mengumpulkan aktiviti yg berkaitan dalam
kategori @ kumpulan tertentu. Misalnya, aktiviti yg sepadan dari segi
fungsi dan dikelompokkan untuk membentuk suatu kumpulan kerja
formal.
5. Pengagihan Tugas
- Pengurusan atasan akan mengagihkan tugas kpd ketua jabatan dan
memberikan penerangan tentang sasaran yang perlu dicapai oleh
setiap jabatan. Ketua setiap jabatan pula akan mengagihkan tugas kpd
pekerja mereka mengikut kemahiran yang dimiliki setiap pekerja.
6. Autoriti dan Tanggungjawab
- Autoriti merupakan hak atau kebenaran yang diberikan kpd
seseorang pengurus untuk mengambil keputusan dan tindakan
tertentu. Autoriti melibatkan bidang kuasa yang telah diperuntukkan

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

dan membolehkan pengurus memberikan arahan kepada pekerja


bawahannya.
Tanggungjawab merujuk kepada kewajipan seseorang individu untuk
menjalankan tugasnya dengan baik dan berkesan.
Tanggungjawab selalunya kan diberi bersama-sama autoriti. Penurunan
autoriti melibatkan pemindahan tanggungjawab kepada pekerja
bawahan.

STRUKTUR ORGANISASI

Merupakan satu jaringan yang menunjukkan hubungan antara seseorang


individu dengan individu lain dan antara sesuatu tugas dengan tugas lain
dalam organisasi.
Menjelaskan pembahagian aktiviti yang terdapat sesebuah organisasi.

1.
a)
b)
c)
d)

Kepentingan struktur organisasi kepada pihak dalaman :


Menyelaraskan perhubungan antara pengurus dengan pekerja
Menunjukkan hubungan pelaporan dalam organisasi
Menunjukkan kedudukan formal pekerja dalam hierarki pengurusan
Menunjukkan kedudukan bahagian penting dalam organisasi

2.
a)
b)
c)

Kepentingan struktur organisasi kepada pihak luar:


Mengenali individu individu penting dalam organisasi
Mengenalpasti individu yang boleh dihubungi dalam keadaan tertentu
Menunjukkan jabatan atau bidang pengkhususan yang terdapat dalam
organisasi

3. Terdapat beberapa jenis atau bentuk organisasi yang boleh diamalkan oleh
sesebuah perniagaan :
a) Struktur fungsi
b) Struktur produk
c) Struktur pelanggan
d) Struktur geograf
e) Struktur matriks
CARTA ORGANISASI

Merujuk kepada struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk rajah.


Menunjukkan jabatan atau unit utama yang terdapat dalam sesebuah
organisasi. Lazimnya, kerja atau tugas yang berkaitan akan dikelompokkan
dalam suatu jabatan. Jabatan dan unit yang berasingan pula diwakili kotakkotak yang dihubugkan antara satu sama lain melalui garisan. Garisan lurus
menggambarkan rantaian arahan dan saluran rasmi komunikasi antara
jabatan.

1. Carta organisasi menunjukkan lima aspek penting seperti :


a) Pembahagian kerja
b) Hubungan antara ketua dan pekerja

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

c) Jenis tugas yang dijalankan


d) Pengumpulan kerja
e) Tahap pengurusan
2.
a)
b)
c)
d)

Maklumat yang ditunjukkan oleh carta organisasi adalah :


Tugas- tugas yang berbeza dalam organisasi
Pembahagian kerjadi tunjukkan satu kotak mewakili satu posisi kerja
Peringkat atau hierarki pengurusan
Autoriti lini ditunjukkan melalui garis menegak yang menyambungkan antara
kotak-kotak menunjukkan kedudukan autoriti seseorang keatas orang lain

MANUAL ORGANISASI
1. Satu dokumen formal yang mengandungi maklumat penting mengenai
sesebuah organisasi. Maklumat penting yang terdapat dalam manual
organisasi adalah :
a) Latar belakang organisasi
b) Carta atau struktur organisasi
c) Misi dan objektif perniagaan
d) Dasar, tatacara dan peraturan dalaman perniagaan
e) Jenis perniagaan yang dijalankan atau jenis keluaran yang ditawarkan oleh
perniagaan
f) Aspek- aspek penting yang berkaitan dengan pengursan sumber manusia
seperti ganjaran dan faedah
2. Manual organisasi disediakan oleh perniagaan untuk pekerja dan pihak luar
bagi membolehkan mereka memperoleh maklumat asas berkaitan dengan
perniagaan termasuk hal ehwal perhubungan perindustrian.
PENJABATANAN
1. Lahir dari pada perkataan dasar `jabatan yang bermaksud `mengumpulkan
manusia yang bekerja dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan
masing-masing dan kerja- kerja yang berkaitan. Penjabatanan melibatkan
pembahagian pekerjadan segala tugas yang terdapat dalam organisasi
mengikut bidang pengkhususan masng-masing.
2. Membolehkan pekerja menumpukan perhatian mereka pada sebilangan tugas
yang saling berkaitan. Penjabatan boleh mengelakkan pekerja daripada
melakukan semua tugas yang ada sehingga meyebabkan hilang tumpuan
terhadap tugas yang lebihpenting.
3. Organisasi yang berlainan cenderung mangamalkan penjabatanan yang
berlainan, bergantung kepada jenis perniagaan yang dijalankan.
PENJABATANAN MENGIKUT FUNGSI
1. Melibatkan pengelompokan aktiviti atau tugas mengikut fungsi asas
organisasi perniagan, iaitu pemasaran, pengeluaran, sumber manusia dan
kewangan.
2. Penjabatanan mengikut fungsi lazimnya diamalkan oleh organisasi kecil yang
mempunyai sumber terhad.

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

PK
e
nt
gu
ua
rE
uk
s
Pe
ek
mumu
at
si
a
r
a
n

3. Berdasarkan rajah, organisasi diketuai oleh seorang pengurus atasan yang


dikenali Ketua Eksekutif Pemasaran. Beliau mempunyai kuasa pengawalan
terhadap empat orang pengurus pertengahan .
4. Kebaikan penjabatan mengikut fungsi :
a) Mudah membuat penyeliaan
b) Menggalakkan penggemblengan kepakaran khusus
c) Sesuai untuk organisasi kecil
5. Kelemahan penjabatanan mengikut fungsi :
a) Menyukarkan proses menentukan proses menentukan akauntabiliti dan
menilai prestasi
b) Melambatkan proses membuat keputusan
c) Boleh menimbulkan masalh dari segi penyelarasan
d) Sukar memupuk kerjasama antara jabatan
PENJABATAN MENGIKUT KELUARAN
1. Pembentukan jabatan mengikut jenis keluaran yang dihasilkan oleh
perniagaan. Diamalkan oleh perniagaan yang menghasilkan satu barisan
keluaran yang berbeza
2. Lazimnya diamalkan oleh organisasi besar dan setiap keluaran yang
dihasilkan mempunyai fungsi perniagaan masing-masing seperti fungsi
pengeluaran dan pemasaran.

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

PN er a e gn i sb ug i ru P u r sue s i d e n
MKdP e ia nmw k ug a me ns l agu nra a nr BLSna ae n zdr ak ht p a s i a t
3. Berdasarkan rajah, organisasi ini membahgikan jabatan mengikut tempat
jenis keluaran. Diketuai oleh seorang presiden. Ketua setiap jabatan dikenali
naib presiden yang bertanggungjawab membantu presiden mengendalikan
urusan jabatan.
4. Kebaikan penjabatanan mengiku tkeluaran :
a) Mempercepat proses membuat keputusan, terutama dari segi
pengeluaran
b) Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yang menghasilkan
keluaran yang berlainan
c) Sesuai diamalkan oleh organisasi besar
d) Penyelidikan terhadap setiap keluaran mudah djalankan
5. Keburukan penjabatanan mengikut keluaran :
a) Pengkhususan sukar dijalankan
b) Autoriti lebih tinggi yang dimiliki pengurus pengeluaran mungkin
menimbulkan masalh lain
c) Sukar dikawal oleh pengurus atasan
d) Penyelarasan antara keluaran sukar dilakukan
PENJABATANAN MENGIKUT PELANGGAN
1. Sesuai diwujudkan jika organisasi ingin memenuhi kepuasan pengguna
berdasarkan keperluan pelanggan yang berbeza. Membolehkan kehendak
pelanggan dipuaskan dengan cepat dan tepat.
2. Keluaran yang dihasilkan dibezakan mengikut sasaran pelanggan yang
menggunakan setiap keluaran tersebut.

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

P
en
na
gh
aB
r
an
hP
Un
rg
uunn

e
g
r

a
a

a
g
e
g
u
aa

s
a
n
3. Berdasarkan rajah, organisasi ini membahagikan jabatannya mengikut jenis
sasaran pelanggn yang menggunakan keluarannya.
4. Dalam memenuhi keperluan pelanggan, setiap pelanggan mungkin
mengharapkan perkhidmatan dan layanan yang berbeza.
5. Kebaikan penjabatanan mengikut pelanggan :
a) Memberikan tumpuan terhadap memenuhi keperluan pelanggan
b) Meningkatkan keyakinan dan kepuasanpelanggan melaluila yanan yang
diberi oleh pengeluar
c) Mewujudkan kepakaran dalam bidang khidmat pelanggan
d) Memudahkan proses pemberian perkhidmatan selepas jualan
6. Keburukan penjabatanan mengikutpelanggan :
a) Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang mengendalikan
permintaan pelanggan yang bersaing
b) Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri dengan kemahiran khidmat
pelanggan untuk menyelesaika nmasalah yang dihadapi pelanggan
c) Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat dibezakan secara jelas dan
nyata
d) Melibatkan kospen gurusan yang tinggi dan tidak sesuai diamalkan oleh
organisasi kecil dan bilangan ahli yang sedikit

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

PENJABATANAN MENGIKUT GEOGRAFI


1. Amat sesuai diamalkan oleh perniagaan yang memiliki pasaran yang luas dan
berselerak seperti perniagaan antarabangsa. Membolehkan perniagaan
memenuhi kehendak pelanggan yang berada di kawasan atau lokasi yang
berbeza
2. Seorang ketua (pengarah) akan dilantik untuk mengetuai pejabat pengurusan
utama atau dikenali ibupejabat yang terletak di suatu kawaan yang
strategik. Kawasan atau cawangan lain pula akan diketuai seorang pengurus
bahagian yang bertanggungjawab melapor kepada pengarah di ibu pejabat .

P
oe
Pn
rg
Ka
sr
Sa
ah

n
n

h
a
a

n
e

n
3. Berdasarkan rajah, organisasi diketuai seorang Pengarah. Jabatan
dibahagikan mengikut pasaran utama. Bagi melicinkan pengurusan kawasan
pasaran yang berlainan ,seorang Penolong Pengarah dilantik untuk
mengetuai setiap jabatan tersebut. Pengarah mempunyai autoriti untuk
mengarah Penolong Pengarah disetiap wilayah.
4. Kebaikan penjabatanan mengikut goegraf :
a) Melibatkan peruntukan tanggungjawab yang lebih rendah
b) Memberikan penekanan pada kehendak pasaran dan masalah yang
mungkin dihadapi pasaran tempatan
c) Membantu pihak pengurusan mengenal pasti cita rasa pelanggan di
kawasan pasaran yang berlainan dengan lebih tepat dan menghasilkan
keluaran yang dapat memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan
d) Menikmati faedah ekonomi daripada operasi tempatan

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

5. Keburukan penjabatanan mengikut geograf :


a) Perlu mengambil lebih ramai pekerja yang mempunyai kemahiran
penguruan
b) Menyukarkan penyelenggaran perkhidmatan pada peringkat pusat malah
perkhidmatan lain mungkin perlu disediakan pada peringkat kawasan
seperti perkhidmatan pembelian dan perkhidmatan pengurusan sumber
manusia
c) Menyukarkan pengawalan pada peringkat pegurusan atasan
d) Perhubungan antara pekerja di kawasan atau bahagian yang berlainan
mungkin kurang rapat dan mesra
e) Pekerja mungkin lebih tertumpu pada usaha untuk mencapai matlamat
bahagian masing-masing dan mengabaikan pencapaian matlamat
organisasi secara menyeluruh
PENJABATAN MATRIKS
1. Dikenali sebagai struktur jaringan ataupun `system pelbagai arahan. Dalam
organisasi yang mengamalkan penjabatan matriks, peranan jabatan
pengeluaran dianggap amat penting. Setiap jabatan perlu mewakilkan
seorang individu untuk menyokong jabatan pengeluaran berkenaan.
2. Setiap pekerja perlu melapor kepada dua orang ketua, iaitu ketua jabatan
dan ketua jabatan pengeluaran. Pekerja memikul beban tugas lebih berat
3. Kebaikan penjabatan Matriks :
a) Memberikan penekanan pada hasil akhir yang dapat dijanakan
b) Menitik beratkan hubungan antara keluaran dengan keuntungan
4. Keburukan penjabatan matriks :
a) Konflik autoriti cenderung wujud dalam organisasi
b) Pertindihan arahan mungkin wujud
c) Pengurus perlu melengkapkan diri dengan kemahiran perhubungan
manusia
Autoriti
1. Autoriti merujuk kepada hak seseorang individu dalam membuat keputusan
dan mengarahkan individu lain dalam organisasi. Seseorang yang diveri
autoriti juga perlu diberi kuasa yang berpadanan bagi membolehkan setiap
arahan yang diberikan akan dilaksanakan dengan berkesan
2. Terdapat dua jenis autoriti dalam sesebuah organisasi : Autoriti lini ialah hak yg dimmiliki seseorang pengurus bahagian atau unit
dalam organisasi atau hak untuk membuat keputusan. Pengurus bahagian
bertanggungjawab untuk melaksanakan aktiviti utama organisasi. Oleh
itu, autoriti lini membolehkan pengurus bahagian membuat keputusan
yang berkaitan dengan pelaksanaan aktiviti utama organisasi.
Autoriti staf ialah hak untuk memberikan nasihat kepada fungsi ini dalam
organisasi berdasarkan pengkhususan dan kepakaran yang dimiliki setiap
fungsi , misalnya hak untuk memberikan nasihat perundangan.

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

Tanggungjawab
1. Tanggungjawab ditakrifkan sebagai tugas yang diagihkan kepada seseorang
individu dan tugas tersebut wajib dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh
individu berkenaan
2. Tanggungjawab kerap dianggap sebagai sesuatu beban kerana setiap
individu yang diberi tanggungjawab perlu melaksanakan tanggungjawab
tersebut dengan berkesan dalam jangka masa yang telap ditetapkan
Akuantabiliti
1. Akauntabiliti wujud apabila seseorang individu dibertanggungjawabkan untuk
melaksanakan sesuatu tugas dan sterusnya menerima kesan daripada
pelaksanaan tanggungjawab tersebut. Contohnya apabila hasil jualan
syarikat merosot , individu yang dianggap menanggung akauntabiliti ialah
pengurus jualan.
2. Melalui akauntabiliti , individu yang menerima kesan positif daripada
pelaksanaan sesuatu tanggungjawab akan diberi ganjaran , manakala
individu yang menerima kesan negatif daripada pelaksanaan sesuatu
tanggungjawab akan dikenakan hukuman.
Pemusatan dan pemencaran autoriti
1. Pemusatan autoriti berlaku apabila segala hak membuat keputusan
ditumpukan pada seseorang individu sahaja dalam organisasi. Biasanya ,
autoriti ini dimiliki seseorang individu yang memegang jawatan tinggi dalam
organisasi.
2. Pemencaran autoriti berlaku apabila hak membuat keputusan diagihkan
kepada individu yang berada dalam lingkungan striktur organisasi tetapi
autoriti tertinggi masih dipegang oleh pengurusan atasan. Malah , autoriti
yang diberikan boleh ditarik balik. Pemencaran autoriti juga
dikenali sebagai pengagihan kuasa
Kebaikan dan keburukan pemusatan autoriti
kebaikan
Membolehkan pengurusan atasan
berfungsi sebagai suatau pasukan
memandangkan semua pekerja perlu
mengikut arahan pengurus atasan.

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

Keburukan
Beban tugas pihak yang membuat
keputusan adalah amat berat
memandangkan banyak keputusan
yang berkaitan dengan perniagaan
perlu dibuat setiap hari.

Memandangkan persetujuan perlu


diperoleh daripada pengurus atasan
dalam segala hal , pengurus atasan
dapat mengetahui setiap aktiviti yang
dijalankan dalam organisasi
Pengurusan atasan mudah mendapat
kerjasama daripada pekerja dalam
organisasi. Proses pembuatan
keputusan, pelaksanaan dan
penyelarasan akan menjadi lebih
mudah
Memudahkan pengawalan pada
peringkat pengurusan atasan
memandangkan semua pekerja perlu
melakukan tugas mengikut arahan
yang diberikan

Melambatkan proses membuat


keputusan kerana kuasa membuat
keputusan tertumpu pada seorang
individu sahaja. Ini mungkin akan
menjejaskaan kelancaran operasi
perniagaan
Motivasi pekerja akan merosot kerana
tidak berpeluang melibatkan diri
dalam proses pembuatan keputusan ,
sebaliknya mereka perlu menerima
arahan daripada orang lain
Kuasa membuat keputusan yang
hanya bertumpu pada seseorang
individu sahaja menyebabkan pekerja
tidak terlatih dalam proses membuat
keputusan.

3. Kebaikan dan keburukan pemencaran autoriti


Kebaikan
Mengurangkan beban tugas pihak
pembuat keputusan yang mendapat
bantuan daripada ahli pengurusan
lain

Pembuatan keputusan oleh jabatan


secara individu membolehkan
operasi perniagaan berjalan lancar

Penyertaan pekerja dalam proses


membuat keputusan akan
meningkatkan motivasi mereka. Ideaidea bernas yang disumbangkan
boleh digunakan untuk memajukan
perniagaan

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

Keburukan
Persaingan tidak sihat mungkin
berlaku antara jabatan atau unit
dalam organisasi kerana setiap
jabatan ingin membuktikan
kebolehan dan keupayaan yang
dianggap lebih baik daripada jabatan
lain
Kejadian penyalahgunaan kuasa
cenderung berlaku , misalnya
keputusan dibuat oleh pihak yang
tidak mempunyai autoriti atau
pekerja membuat keputusan yang
membelakangkan kepentingan
syarikat
Pengurusan atasan akan kehilangan
kawalan terhadap aktiviti-aktiviti
perniagaan kerana keputusan dibuat
oleh individu yang berlainan dalam
organisasi

4. Perbezaan pemusatan autoriti dan pemencaran autoriti ditunjukkan dalam


jadual dibawah
Aspek
Autoriti dan
kawalan

Pemusatan
Golongan kecil peringkat
atasan

Penugasan

Tertumpu dalam membuat


keputusan , kurang
penyertaan dalam proses
membuat keputusan

Inovasi dan
kreativiti

Kurang kerana tertumpu


kepada pengurus atasan.

Keputusan

Keputusan yang dibuat lebih


seragam
Cepat kerana tidak
melibatkan ramai pembuat
keputusan
Pengurus pengeluaran
membuat keputusan sendiri
berkaitan jumlah
pengeluaran yang perlu
dikeluarkan

Tempoh
membuat
keputusan
Contoh

Pemencaran
Diturunkan kepada peringkat
pengurusan bawahan ,
bilangan autoriti lebih ramai
Banyak penugasan yang
berlaku. Penyertaan tinggi
dalam kalangan pekerja
bawahan dalam membuat
keputusan
Tinggi kerana pihak
bawahan dilibatkan dalam
pembuatan keputusan
Keputusan yang dibuat
adalah pelbagai
Lambat kerana melibatkan
ramai pembuat keputusan

Dalam jabatan pemasaran,


ramai pihak yang terlibat
dalam membuat keputusan
berkaitan strategi
pemasaran yang hendak
dijalankan
5. Faktor yang mempengaruhi tahap pemusatan dan pemencaran autoriti ialah
Falsafah pengurusan organisasi
Sejarah pertumbuhan organisasi
Penyebaran geografk organisasi
Sama ada terdapatnya kawalan yang berkesan
Mutu pengurusan di peringkat yang berbeza
Pelbagai pengeluaran/perkhidmatan yang disediakan
Kos membuat keputusan
Tempoh yang diberi untuk membuat keputusan
Faktor persekitaran kesatuan sekerja, peraturan kerja , polisi cukai tingkat
pengaruh persekitaran yang lebih memusatkan autoriti
Keseragaman polisi
6. Faktor yang diambil kira untuk melakukan pemencaran autoriti atau
sebaliknya
Beban tugas pengurus
- Sekiranya beban tugas pengurus dalam organisasi adalah berat
pemencaran autoriti boleh dilakukan

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

Kepentingan sesuatu keputusan


- Keputusan yang sangat penting seharusnya dibuat melalui pemusatan
autoriti

Kecepatan membuat keputusan


- Sekiranya sesuatu keputusan perlu dibuat dengan cepat, pemencaran
autoriti boleh dilakukan
Kerahsian
- Organisasi yang mengendalikan banyak maklumat rahsia dan sulit wajar
mengamalkan pemusatan autoriti
Kemahiran dan kebolehan pekerja
- Kuasa atau autoriti boleh diagihkan kepada pekerja yang mempunyai
kemahiran atau kepakaran dalam bidang tugas mereka
Saiz organisasi
- Pemencaran autoriti lebih sesuai dilakukan oleh organisasi yang besar dan
mempunyai ramai pekerja

Penugasan autoriti

Melibatkan pengagihan tanggungjawab daripada seorang ketua kepada


pekerja bwahannya. Setiap pengurus atau ketua harus melaksanakan
penugasan autoriti untuk mengelakkan mana-mana individu dalam organisasi
memikul tanggungjawab yang terlalu berat.
Terdapat beberapa langkah yang perlu diambil oleh seseorang pengurus
untuk membolehkan penugasan autoriti dilaksanakan dengan berkesan.
- Memilih pekerja yang berkebolehan untuk memegang autoriti
- Memberikan penjelasan terperinci mengenai tugas yang perlu dilakukan
dan memaklumkan harapan atau jangkaannya daripada pelaksanaan
tanggungjawab tersebut
- Menyediakan sumber dan kemudahan yang secukupnya untuk pekerja
yang telah diberi tanggungjawab
- Memberikan sokongan dan tunjuk ajar apabila pekerja mengahadapi
masalah
- Melakukan pemantauan dari masa ke masa untuk memastikan penugasan
autoriti berjaalan dengan lancar
- Mengambil langkah pembetulan dengan segera untuk menyelesaikan
sebarang masalah yang timbul

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

Memberikan ganjaran atau penghargaan kepada pekerja bawahan yang


berjaya menyempurnakan tanggungjawabnya dengan baik dan
memastikan pekerja yang sama dipilih untuk menjalankan tugas yang
sama pada masa akan datang

Kebaikan penugasan autoriti

Menjimatkan masa membolehkan pengurusan atasan memberikan tumpuan


kepada hal-hal lebih penting atau mendesak
Membentuk pengurusan di peringkat bawahan dengan memberikan peluang
pengurus tahap bawahan memainkan peranan dalam menjalankan tugas.
Membolehkan pengurus atasan mengenal pasti pegawai sesuai untuk
menyelesaikan sesuatu tugas.
Pekerja bawahan boleh menyokong pengurus yang disukai dan dapat
menaikkan nama pengurus

LINI DAN STAF


1. Lini ialah tugas dan aktiviti penting yang perlu dilaksanakan secara
langsung untuk mencapai matlamat organisasiyang telah ditetapkan.
2. Pengurus lini bertanggungjawab untuk mengawal dan menguruskan
aktiviti utama organisasi.Tanpa pengurus lini,aktiviti utama organisasi
akan tergendala.Akibatnya matlamat organisasi tidak dapat dicapai
3. Staf ialah tugas menyokong aktiviti lini.Pengurus staf menyokong
fungsi lini dengan memberikan nasihat dan cadangan ,menjalankan
penyelidikan serta menyediakan perkhidmatan pakar.
4. Pengurus staf dapat membantu pengurus lini untuk mencapai untuk
mencapai matlamat organisasi.Walau bagaimanapun,pengurus staf
tidak boleh memberikan arahan kepada pengurus lini.
5. Pengurus staf juga mempunyai fungsi tersendiri dalam mewujudkan
matlamat staf supaya matlamat organisasi dapat dicapai.Dengan
perkataan lain,aktiviti lini wujud dalam aktiviti staf.
6. Pengurus lini dalam organisasi adalah seperti Pengurus
Pengeluaran,Pengurus Pemasaran dan Pengurus Kewangan,manakala
Pengurus Staf ialah Pengurus Sumber Manusia
JANGKAUAN KAWALAN
1. Jangkauan kawalan atau juga dikenali sebagai jangkaun pengurusan
merujuk kepada bilangan staf atau pekerja bawahan yang berada di
bawah kawalan seorang ketua.Jangkauan kawalan juga merujuk
kepada bilangan pekerja yang akan melapor kepada ketua.
2. Jangkauan kawalan melibatkan penyeliaan seorang ketua terhadap
pekerja bawahannya.Semakin ramai pekerja bawahan yang berada

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

dibawah kawalan seorang ketua,semakin sukar untuk menjalankan


penyeliaan dan sebaliknya.Terdapat tiga jenis jangkauan kawalan
seperti ditunjukkan pada Rajah 2.20, 2.21 dan 2.22.

Rajah 2.20 Jangkauan kawalan luas


3. Rajah 2.20 menunjukkan jangkauan kawalan luas.Jangkauan kawalan
luas dikatakan wujud apabila bilangan pekerja yang banyak diletakkan
dibawah kawalan seorang ketua atau pengurus.

Rajah 2.21 Jangkauan kawalan sempit

4. Rajah 2.21 menunjukkan jangkauan kawalan sempit.Jangkauan kawalan


sempit juga dikenali sebagai jangkauan kawalan kecil.Jangkauan
kawalan sempit dikatakan wujud apabila bilangan pekerja yang sedikit
diletakkan di bawah kawalan seorang ketua atau pengurus.Peringkat
kawalan meliputi dua atau lebih peringkat pengurusan

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

Rajah 2.22 Jangkauan kawalan sederhana

5. Rajah 2.22 menunjukkan jangkauan kawalan sederhana.Jangkauan


kawalan sederhana dikatakan wujud apabila bilangan pekerja yang
diletakkan di bawah kawalan seorang ketua atau pengurus adalah
sederhana,iaitu tidak terlalu banyak terlalu sedikit.Dari sudut hierarki
pengurusan,jangkauan kawalan sederhana melibatkan dua atau lebih
peringkat pengurusan.

6. Faktor yang berikut mempengaruhi penentuan jangkauan kawalan bagi


seseorang ketua:
- Beban kerja
- Tahap kesukaran kerja
- Masa yang diperlukan untuk menyelesaikan kerja
- Pengalaman dan kemahiran pekerja bawahan
- Kemampuan ketua untuk menguruskan pekerja bawahan
- Kemampuan kewangan perniaagan untuk membayar gaji pekerja
7. Perbandingan antara ketiga-tiga jangkauan kawalan dalam konteks
pengurusan boleh dibuat berdasarkan tiga dimensi utama,iaitu dari segi
bilangan subordinat,bilangan penyelia dan kedudukan dalam hierarki
pengurusan.Secara umum,perbezaan antara ketiga-tiga jangkauan
kawalan tersebut ditunjukkan dalam Jadual 2.9

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

Jadual 2.9 Perbezaan antara jangkauan kawalan luas,jangkauan kawalan


sederhana dan jangkauan kawalan sempit

Dimensi
Bilangan
subordinat
Bilangan
penyelia
Kedudukan
dalam hierarki
pengurusan

Jangkauan
kawalan
luas
Ramai

Jangkauan
kawalan
sederhana
Sedikit

Jangkauan
kawalan
sempit
Sedikit

Seorang

Ramai

Ramai

Rendah

Tinggi

Tinggi

8. Konsep pengorganisasian yang wujud dalam organisasi jangkauan


kawalan sempit dengan jangkauan kawalan luas adalah seperti yang
berikut:
- Autoriti
- Akauntabiliti
- Jangkauan kawalan
- Pemencaran dan pemusatan
- Rantaian arahan
- Tanggungjawab
- Penugasan
- Autoriti lini
- Autoriti staf

RANTAIAN ARAHAN
1. Rantaian arahan menunjukkan hubungan langsung antara ketua dengan
pekerja.Melalui rantaian arahan,persoalan 'siapa melapor kepada
siapa'dapat dijawab.Pendek kata,rantaian arahan menunjukkansistem
laporan dalam sesebuah organisasi.
2. Dalam carta organisasi,rantaian arahan ditujukkan melalui aliran autoriti
dan tanggungjawab dalam bentuk satu garisan bersambung(tidak
putus)daripada pihak pengurusan atasan kepada pihak pengurusan
bawahan

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

PENGKHUSUSAN ATAU PEMBAHAGIAN KERJA


1. Pengkhususan kerja berlaku apabila setiap pekerja cuma memberikan
tumpuan pada satu atau beberapa kerja yang berkaitan.Pengkhususan
kerja menggelakkan pekerja daripada cuba melakukan semua kerja
sehingga menyebabkan mereka hilang tumpuan terhadap kerja utama
mereka.
2. Kebaikan dan keburukan pengkhususan kerja ditunjukkan dalam Jadual
2.10
KEBAIKAN
Pekerja dapat menguasai
kemahiran kerja dengan cepat
Pekerja dapat mengurangkan
kesilapan semasa bekerja.Ini
dapat membantu untuk
mengurang kan kos
pengeluaran dan mengelakkan
pembaziran
Pekerja dapat bekerja dengan
lebih baik disebabkan tumpuan
terhadap kerja yang
tinggi.Kesannya,produktiviti
pekerja meningkat
Produktiviti organisasi
meningkat disebabkan
peningkatan produktiviti setiap
pekerja

Made by Syazwan , Syahrul , Faiz , Rabbani , Zuhaili

KEBURUKAN
Pekerja berasa bosan kerana
terpaksa melakukan kerja yang
sama pada setiap hari
Perasaan bosan menyebabkan
motivasi terhadap kerja merosot
dan komitmen pekerja menurun

Kekurangan komitmen
menyebabkan produktiviti
pekerja
merosot.Kesannya,jumlah
keluaran yang dapat dihasilkan
berkurangan
Produktiviti organisasi merosot
kerana kuantiti keluaran yang
dapat dihasilkan berkurangan.