RISALAH

Kelompok Budaya Kerja

..............................

Tema Risalah

.............................................................................................

Instansi

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR LAMPIRAN

DAFTAR ISTILAH

A. Umum
1. Tema :
2. Judul :

3. Motto :
4. Visi :
5. Misi :

A.

PROFIL KELOMPOK BUDAYA KERJA

NAMA KBK

Tanggal Dibentuk

Usia Rata-rata

Fasilitator

Pendidikan Rata-rata

Ketua

Jumlah Pertemuan

Sekretaris

Kehadiran Rata-rata

Anggota

Periode Kegiatan

1.

4.

2.

5.

3.

6.

B.

HISTORI KELOMPOK BUDAYA KERJA

Tahun

Tema Risalah

Prestasi

C.

JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN

JUMLAH
PERTEMU
AN
REN
REAL
C

TAHUN 2013
LANG
KAH

KEGIATAN

BULAN
1

1.
P

2.
3.

4.

5.
6.

A
7.
Ket

D.

Menentukan Tema &

Judul
Menganalisa
Penyebab
Menguji &
Menentukan
Penyebab Dominan
Membuat Rencana
Perbaikan &
Melakukan Perbaikan

2
=

BULAN
4

BULAN
4

Meneliti Hasil
Membuat Standar
Baru
Mengumpulkan Data
Baru & Rencana
Berikutnya
RENCA
NA

REALISASI

TOTAL
MINGGU

BAGAN ALUR PROSES DAN POSISI MASALAH (Beri tanda pada

proses yang bermasalah)
Bagan Alur Proses dengan Chart Symbol

= Mulai & Selesai

=Kegiatan/Aktifitas

=Keputusan

=Penghubung

=Tanda Posisi Permasalahan

E.

STRUKTUR ORGANISASI DAN POSISI KBK (tandai posisi KBK)

Keterangan :

=Posisi KBK

A. Latar Belakang Masalah

(Penjelasan singkat mengenai masalah yang terjadi)

LANGKAH 1 : Menentukan Tema & Judul

1.1. MENETAPKAN TEMA
Kelompokan MASALAH ke dalam 2 kelompok yaitu:
1.
Masalah yang sudah diketahui berdasarkan data yang tersedia (contoh 1)
2.
Masalah yang belum diketahui datanya yang memerlukan analisa (contoh 2)
Kemudian ditetapkan satu satu.

Contoh 1 : Masalah yang sudah diketahui datanya

No.

Masalah

DATA
Jan

Feb

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Contoh 2 : Masalah yang belum diketahui datanya

1.1.1.

Inventarisasi Masalah
Sumber Data : Pengamatan atau Kuesioner
Periode Masalah: Januari s/d Februari 2013

Mar

Jumlah

No.

Masalah

Usulan

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

1.1.2.

No.

Stratifikasi Data Masalah

Masalah

Frekuensi

%
Kumulatif

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Buat Diagram Pareto

Kesimpulan:
Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah...........................................
sehingga KBK..................... sepakat untuk menetapkan TEMA:
Menurunkan/mengurangi/menghilangkan/menekan.....................................................

1.1.3 Alasan Pemilihan Tema (hal yang merugikan/menghambat)

a.
b.
c.
d.
e.

Quality
Cost
Delivery
Safety
Morality

:
:
:
:
:

1.2. MENETAPKAN JUDUL

Kumpulkan data sesuai Tema yang diambil dalam periode tertentu dan buat Diagram
Pareto.

Tabel......Data........................................................
Sumbet Data : Laporan Bulanan/HasilObervasi/Hasil Kuesioner dll
Periode Data : ......sd........2013
Pencatat/Pengolah Data :.......................

No.

Masalah

Frekuensi

%
Kumulatif

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jumlah
Buat Diagram Pareto
Gambar .....Diagram Pareto Penentuan Judul
Buat analisis dan kesimpulannya untuk menetapkan Judul.
Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah...........................................
sehingga KBK..................... sepakat untuk menetapkan JUDUL:
Menurunkan............. sebesar .....(%) dalam jangka waktu.....bulan/minggu

Surabaya............................2013
Diajukan oleh,

Disetujui oleh,

Diajukan oleh,

Ketua KBK

II.

Pimpinan Unit Kerja

Fasilitator

LANGKAH 2 : Menganalisa Penyebab

Buat Inventarisasi Penyebab dengan teknik brainstorming minimal satu anggota
memberikan pendapat 3 penyebab.

1.

INVENTARISASI PENYEBAB

Tabel......Inventarisasi Penyebab
No.

Penyebab

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
dst

Sebelum dimasukkan ke masing-masing faktor (5M+1L) kedalam Tabel Stratifikasi lakukan

eliminasi untuk penyebab yang sama.

2. STRATIFIKASI PENYEBAB
Berdasarkan inventarisasi penyebab Kelompokan ke dalam Faktor Penyebab
4M+1L

Tabel.....Stratifikasi Penyebab
FAKTOR
Manusia

Metoda

Material

Mesin/Alat

Lingkungan

1.

1.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

3.

3.

4.
5.

4.
5.

4.
5.

4.
5.

4.
5.

6.

6.

6.

6.

6.

7.

7.

7.

7.

7.

Buat Diagram Tulang Ikan

3. Strukturisasi Penyebab (Fishbone Diagram)

SEBAB
AKIBAT

problem
Secondary
Cause
Primary

Gunakan metode pertanyaan WHY (mengapa) 5 KALI untuk sampai pada akar
masalah (duri terkecil)
Beri tanda Lingkaran duri terkecil (akar masalah) pada Diagram Tulang Ikan yang
terpilih sebagai sebab yang dianggap dominan.

3.1. Penetapan Penyebab Yang Diduga Dominan Dengan Nominal

Group Technic (NGT)
Nilai
Penyebab

Anggota
1

Anggota Anggota Anggota Anggota Jumlah

2
3
4
5

Rank

Duri Kecil 1
Duri Kecil 2
Duri Kecil 3
Duri Kecil 4
Duri Kecil 5
Duri Kecil 6
Duri Kecil 7
dst

Kesimpulan: Calon penyebab yang diduga dominan:

Rumus NGT : n + 1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

III.

LANGKAH 3 : Menguji & Menentukan Penyebab Dominan

Pengujian Calon Penyebab Yang Diduga Dominan
Periode Pengujian :......sd......2013

Sumber Data : Data Pengamatan

Catatan:
Pengujian dengan Diagram Scatter dimungkinkan apabila data lebih dari 30 apabila
kurang daru 30 gunakan teknik brainstorming.

Buat Diagram Pareto dan Pie Chart Calon Penyebab yang diduga dominan.

Kesimpulan
Berdasarkan Diagram Pareto dan Pie Chart maka penyebab dominan adalah:
1.
2.
3.
4.
5.

IV. LANGKAH
Perbaikan

1. Susun Rencana

Membuat

Rencana

&

Melaksanakan

Faktor
Yang akan
diperbaiki
Sebab
dominan
yang
terpilih

WHY

WHAT

WHERE

Mengapa
faktor tsb
perlu
siperbaiki?

Apa wujud
perbaikan
nya?

Dimana
akan
dicoba?

WHEN

WHO

HOW

Berapa
lama
waktu
untuk
perbaikan?

Siapa
saja yang
terlibat?

Bagaimana
Cara
perbaikannya?

HOW
MUCH
Berapa
(%)
target
yang
ingoin
dicapai?

2. Menetapkan Intermediate Target

2.1.
2.2.
2.3.

Buatlah pengukuran seberap besar penyebab utama bisa dikurangi

Initial Goal yang ditetapkan pertama kali
Gambar Grafik Batang perbandingan : Masalah Utama versus Initial Goal
versus Intermediate Target.

Surabaya,.......................2013
Diajukan

Mengetahui

Menyetujui

__________
Ketua

____________
Fasilitator

__________
Pimpinan

3. Susun Rencana Perbaikan dengan Tabel 5W+2 H

V. LANGKAH 5 : Meneliti Hasil

3.1. Data ............................. (sebelum Perbaikan)
Sumber Data :
Periode Data :
Pencatat Data :

3.2. Data................................. (setelah Perbaikan)

Sumber Data :
Periode Data :
Pencatat Data :

3.3.

Buat Pareto Perbandingan Sebelum dan Setelah Perbaikan

3.4. Dampak Perbaikan

a. Dampak Positif :

b. Dampak Negatif:

VI. LANGKAH 6 : Membuat Standar Baru

Membuat Standar baru

1.

Tujuan Standar Baru

2.

Standar Prosedur

3.

Manfaat Penerapan Standar

VII. LANGKAH 7 : Mengumpulkan Data Baru & Rencana

Berikutnya
7.1. Inventarisasi Masalah
Sumber Data
Periode Masalah

No.

Masalah

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

1.2.1.

Stratifikasi Data Masalah

Usulan/Data

No.

Masalah

Frekuensi

%
Kumulatif

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Buat Diagram Pareto

Kesimpulan:
Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah...........................................
sehingga KBK..................... sepakat untuk menetapkan TEMA:
Menurunkan/mengurangi/menghilangkan/menekan.....................................................

7.2. Jadwal Rencana Selanjutnya

LANG
KAH

KEGIATAN

TAHUN 20.....
BULAN

BULAN

BULAN

JUMLAH
PERTEMU
AN
REN REAL

C
1
1.
P

2.
3.

4.

5.
6.

A
7.
Ket

Menentukan Tema &

Judul
Menganalisa
Penyebab
Menguji &
Menentukan
Penyebab Dominan
Membuat Rencana
Perbaikan &
Melakukan Perbaikan
Meneliti Hasil
Membuat Standar
Baru
Mengumpulkan Data
Baru & Rencana
Berikutnya
=
RENCA
NA

TOTAL
MINGGU