SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas
de Formacin Virtual y a Distancia
GUA DE APRENDIZAJE
1 N
1. IDENTIFICACIN DE
GUA
LA
DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:

Cdigo: 250601029

Administracin Documental en el Entorno Laboral

Versin: 2

Resultados de Aprendizaje:

Competencia:

Conceptualizar la terminologa archivstica teniendo en cuenta la Organizar archivos de gestin, de

normatividad vigente y las polticas institucionales.
acuerdo con la normatividad vigente y
polticas institucionales.
Duracin de la gua (en horas): 20

La realizacin total de la gua abarca

un tiempo mnimo de veinte (20) horas
en dos semanas de trabajo individual.
Se sugiere que para un adecuado
desarrollo de la gua el aprendiz destine
2 horas diarias de trabajo.

2. INTRODUCCIN
La Administracin Documental brinda importantes aportes a la historia, la cultura, los hechos polticos y
dems sucesos. Adems de permitir una comunicacin organizada y detallada, garantizando que por
medio de sta se conserven y afiancen las evidencias de las acciones realizadas en pro del desarrollo
humano.
El proceso administrativo, a nivel documental, se fundamenta en la planeacin, la organizacin, la
ejecucin y el control. Este proceso permite establecer la claridad de la informacin y de su trnsito,
organizando los documentos de forma lgica y secuencial y dando un carcter jurdico frente a los
procesos de recibo, almacenamiento, descarte o recuperacin de la informacin.
Para ello, es necesario conocer el concepto de archivo, los tipos de archivo que existen y los elementos
que se utilizan en la actividad archivstica.
Estimado aprendiz:
A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de
aprendizaje N 1, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el primer y segundo contenido de
estudio y el material adicional, dispuesto para la realizacin de esta gua.

Gua de Aprendizaje

Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y web grafas, en caso de que sea
necesario. Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente
referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un
adecuado proceso y culminacin del programa de formacin.

3. ESTRUCTURACIN
DIDCTICA
DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:
Es indispensable identificar que la Administracin Documental en la actividad archivstica es la base de la
circulacin de la informacin en las organizaciones, y trasciende al xito en la toma de decisiones y la
promocin de los sistemas de gestin de calidad.
Despus de haber estudiado el primer y segundo contenido de estudio, es importante que usted indague y
reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temticas planteadas.
Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIN
DOCUMENTAL, el cual usted deber observar y analizar con detenimiento, y posteriormente reflexionar
acerca de la importancia de incluir en el sistema empresarial, la Gestin o Administracin Documental.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta el anlisis
realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.

Gua de Aprendizaje

Como se muestra en la imagen anterior y con base en el video de reflexin, se puede

enmarcar la importancia de la Gestin Documental en todos los procesos de una empresa y
en cualquier estructura de negocio que podamos imaginar, es all donde podemos notar como
las compaas de alta influencia como enmarcan de importante el debido uso de los
documentos y como administrarlos para minimizar gastos, tiempo y recursos, siendo as ms
productivas y acortando tiempos que se veran afectados por la falta de buena disposicin de
los documento que al fin y al cabo son el eje que lo mueve todo ya que es all donde est
incluida toda organizacin junto con los recursos.

Gua de Aprendizaje

3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el

aprendizaje
Descripcin:
La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos son indispensables para una adecuada
comprensin de las generalidades de la Administracin Documental en la archivstica.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y conozca an ms del tema, realizando la lectura
detallada de los siguientes documentos:
Ley 594 de 2000
El Acuerdo 027 de 2006
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta las lecturas
realizadas, para el desarrollo de la actividad de transferencia del conocimiento.

RVICIOS
PUBLICOS
A INTERES
ENTIDADES
PRIVADAS
INTEGRAL
DE LOS
DOCUMNETOS
LA HISTORIA
ES DE
PBLICO

ARCHIVO PRIVADO
ARCHIVO PBLICO
DEARCHIVO
INTERES TOTAL
PBLICO

GLAS Y PRINCIPIOS QUE REGULAN LA FUNCION ARCHIVISTICA DEL ESTADO

LEY 594 DE 2000

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Gua de Aprendizaje

ACUERDO 42 DE 2002:
ARTICULO
51:
ACIN
DE ARCHIVOS
LAS ENTIDADES PUBLICAS
LOS ORGANISMOS
DEEN
CONTROL

ARTICULO 50:
PREMIOS NO TRIBUTARIOS, A EMPRESAS QUE CON SUS ACCIONES CONTRIBUYAN A SALVAGUARDAR LOS DOC

ERIAL,
TALES COMO
FOTOS, ARCHIVOS
VISUALES, FILMICOS
QUE GARANTIZAN
AUTENTICIDAD
E INTEGRIDAD

SOPORTE DOCUMENTAL

Gua de Aprendizaje

Gua de Aprendizaje

Acuerdo 027 de 2006

Ejemplo grafico de cumplimiento de este acuerdo

Gua de Aprendizaje

Gua de Aprendizaje

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en la Archivstica, es
indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos de la Administracin
Documental en la Archivstica, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el
momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente
ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se
encargue especficamente de la clasificacin documental, de acuerdo a las reas que constituyan la
empresa.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga
acceso o conozca.
Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de

estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccion, acerca de cmo se
aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido de estudio,

explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.

Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la informacin
obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

Gua de Aprendizaje

Ternium aplica las funciones de la siguiente manera:

Control
Los documentos son codificados con numeracin interna que coincide con el nmero de orden y el
numero al departamento que pertenece y claro est con el sello de la empresa, tambin tiene una
codificacin de acuerdo a la importancia que tiene y la confidencialidad, de acuerdo a el rea a la
que pertenezca se estipulan otras numeraciones que al ser archivados proporcionan si es o no de
consulta y uso continuo.
Cada documento es revisado y aprobado por un comit especial que los valida , este grupo solo esta
en mexico, despus de esto es distribuido a cada departamento y si son de capacitacin se
distribuye al personal y se controla mediante listados de personal con cdigo que lo identifique
comomiembro propio de la empresa.

Mantenimiento
En el mantenimiento de los documentos hay un personal designado para mantener los lugares de
archivo bien ordenados, verificando que se mantengan las marcas, las separaciones por rea,
degradacin del documento en tal caso se pide permiso a el comit en Mxico para reemplazar el
daado, y en el caso de los documentos digitales, se hace revisin de la plataforma, su proteccin y
correcto funcionamiento, al igual que su distribucin se haga al personal a quien corresponda, en
estos casos se hacen pruebas de la plataforma y la base de datos.

Gua de Aprendizaje

Almacenamiento de documentos
La empresa cuenta con instalaciones definidas para el almacenamiento de los documentos, estos
son ordenados por departamentos, ya el departamento se enmarca en reas y el documento es
clasificado de acuerdo a relevancia y frecuencia de uso. En el caso de mantenimiento se mantienen
los procedimientos para ejecucin de actividades en primer lugar, al igual que las inspecciones que
al estar definidas estn listas para cualquier caso.

Tambin cuenta con una base de datos donde se registran y se guardan todos los documentos de la
misma manera que en la parte fsica, de este modo se le brinda acceso a su rea asignada y de ser
caso de consulta de otra rea se le genera un permiso con usuario y cuenta dndole acceso a dicha
informacin, en este se define tanto planos, como facturas de ventas y compras, entradas y salidas
de transportes y personal, registros de produccin, avances de mantenimiento y dems en general.

Descarte de documentos (comit)

Gua de Aprendizaje

El descarte de los documentos al igual que como su aprobacin la realiza el comit instalado en
Mxico, estos determinan si es que se actualizo el documento, si ya no se usa o si debe ser
reemplazado, siempre acogidos a la ley.
Cada documento descartado por cualquier condicin queda registrado en una lista donde determina
por que fue designado as y que procedimiento se aplic.

Recuperacin de la Informacin
Para la recuperacin de la informacin, esta designado por cada departamento un grupo de personal
quien se encarga de revisar los documento para saber si realmente algunos no tan relevantes si lo
sean o brinden informacin concreta y til, cada documento que se recupera queda registrado en
una lista datando porque se cambia de valor de importancia o al contrario y cuando fue que se hizo,
para que el comit encargado de la validacin en Mxico se entere de lo que se ejecut.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripcin:
En el foro temtico, correspondiente al primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y

Gua de Aprendizaje

argumentada las siguientes preguntas :

a. Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se refleja su finalidad en las empresas,
actualmente?
b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya
identificado en la empresa que labora o que conoce.
c. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del espacio
actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

Este punto se defini en el foro temtico

3.5. Actividades de evaluacin

Evidencias de Aprendizaje

De Conocimiento :

Criterios de Evaluacin

Inicialmente, usted deber

recopilar la informacin obtenida
de la actividad de apropiacin del
conocimiento y luego
complementarla con trminos o
conceptos que usted considere
pertinentes en la realizacin de la
misma.
De Desempeo:
Para desarrollar este tem de la
actividad de evaluacin, usted
deber realizar el siguiente
ejercicio:
Inicialmente, organice la
informacin recopilada
anteriormente. Luego realice en
una herramienta ofimtica de su
preferencia, un diagrama de flujo,

Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin

Genera
documentos
con
facilidad,
coherencia
y
concordancia,
aplicando
la
terminologa
archivstica
vista durante el
programa.

TCNICAS

Analiza e identifica
las clases, tipos,
soportes, elementos
y caractersticas de
los documentos,
teniendo en cuenta
la valoracin para
determinar la
disposicin final.

C.T.= Cuestionarios

S.S.= simulacin de situaciones

F.P. = formulacin de preguntas
M. = mapas

INSTRUMENTOS

M. v. = Matriz de valoracin o rbrica

Gua de Aprendizaje

donde describa y organice

secuencial y estructuradamente
la informacin solicitada en cada
tem de la actividad de
apropiacin del conocimiento.
Nota:
El diagrama de flujo se debe
presentar de la siguiente forma:
El nombre de la entidad.
La ubicacin y datos de contacto
de la entidad.
El nombre de quien realiza el
documento (Aprendiz).
Y finalmente el diagrama creado.
Recomendacin:
No olvide la importancia de citar
y referenciar cuando emplea
material de diferentes fuentes.

De Producto:
Usted deber entregar el
informe a travs del espacio
dispuesto para ello en la
plataforma Blackboard,
denominado: ESPACIO ENVO
DE LA ACTIVIDAD.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Plataforma Blackboard

Contenido 1 y 2

Gua de Aprendizaje

D isponible en:spacio
E
material del programa

Gua de aprendizaje
RA N 1

Disponible en:
E spacio actividades
1

Video-

PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIN DOCUMENTAL

Disponible en:
E spacio actividades 1

Lecturas sugeridas
Ley 594 de 2000
/ Acuerdo027 de 2006
.

Disponible en:
E spacio actividades 1
en plataforma

Reconocimiento del procesodministracin

de A
D ocumental en una empr
esa real
,

Determinadapor el aprendiz
.

5. GLOSARIO TRMINOS
DE

Agrupar: Recopilar, ordenar y clasificar documentos u otro material.

Alcalinidad del papel: En los documentos se puede identificar como la cualidad de neutralizar los factores
climticos tales como la humedad y otra clase de cidos.
Archivo: Conjunto de documentos generados como producto de una gestin, por lo general institucional.
Una vez cumplido su trmite se deben conservar.
Archivo Central o Intermedio: Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Archivo Histrico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin permanente.
Backup: Una copia de seguridad o copia de respaldo o backup (su nombre en ingls). En tecnologas de la
informacin e informtica es una copia de los datos originales que se realiza, con el fin de disponer de un
medio de recuperarlos en caso de su prdida.
Banco de datos: Conjunto de registros organizados que contienen una informacin especfica.
Clasificacin: Definir en categoras o tipos, ciertos elementos que requieren de un anlisis especfico.

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Conservacin documental: Es el proceso que se debe realizar para mantener todas las caractersticas
primarias de los documentos, garantizando su estado fsico y sus contenidos.
Correspondencia: Se puede entender como la forma de comunicarse e intercambiar informacin entre las
personas o mediante circulares, cartas, fax y dems.
Cuneiforme: Referido a ciertos caracteres de forma de cua o de clavo, que algunos pueblos de Asia
usaron antiguamente en la escritura.
Estadidad: Condicin de Estado federal, con referencia a los Estados Unidos de Amrica.
Gestin documental: Se define como las tcticas y estrategias que promueven el proceso en los
documentos desde el inicio o la planeacin, su recorrido y entrega final a su destino.
Legajo: Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde se aseguran los documentos de un
mismo tema.
Soportes documentales: Se entiende por soportes documentales la recopilacin de otra clase de
evidencias, diferentes a los documentos transcritos en el papel.
Unidad de correspondencia: Se le llama as al centro o la oficina de acopio de todos los documentos y
comunicaciones internas y externas. En ella se realiza la clasificacin de los mismos, para luego hacer la
debida distribucin al personal de la empresa.
Usuario: Personas que van en busca de una informacin que requieren. Los encontramos internos y
externos
Vigencia: Es el trmino que define el inicio y fin de la vida til de los documentos.

Gua de Aprendizaje

6. BIBLIOGRAFA/
WEB GRAFA

BIBLIOGRAFA
Congreso Nacional de la Repblica de Colombia. (2000, 14 de Julio). Ley General de Archivos, 2000, 14 de
Julio.

ANG, 2001. Cartilla de clasificacin documental.

Gua de Aprendizaje

Centro del comercio y especialidad archivstica (s.a.). Fundamentos bsicos de Administracin Documental.

Lpez Hernndez, M. L. 2013. Material compilado de archivstica. Antioquia.

WEB GRAFA

(s.n.) Estrategias
gerenciales.
Tomado
de
http://www.iue.edu.co/documents/emp/ejecuciondelProyecto.pdf

(s.n.) La Administracin. Tomado de http://celce.galeon.com/apuntespdf/princadm.pdf

(s.n.) Administracin Documental. Tomado

de
http://es.scribd.com/doc/17746458/ADMINISTRACION-DOCUMENTAL
(s.n.)
Proceso
administrativo.
http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml

Tomado

d
e

Archivo General de la Nacin (s.a.) Acuerdo

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1994

006

de

1996.

Tomado

d
e

Archivo General de la Nacin (s.a.) Acuerdo

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1988

060

de

2001.

Tomado

d
e

Godoy Prieto, M. 2009. Gestin Documental. Tomado de http://www.slideshare.net/NILENSE/laimportanciade-la-gestion-documental-en-el-desempeo-profesional

Pinto

Archivo General de la Nacin, 2013. Tomado de www.archivogeneral.gov.co

Molina, M.
2011. Bsqueda
y
recuperacin
de http://www.mariapinto.es/e-coms/recu_infor.htm#ri1

de

informacin.

Tomado

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

(ELABORADA )POR

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Margaret Quevedo

Expertas temticas

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial

Agosto 2013

Irma Libia Tecano

Gonzlez
Julin Andrs Mora

Lder de lnea

Yiced Pulido

Asesor pedaggico y
metodolgico

Luisa Fernanda Boada

Tllez

Octubre 2013
Lnea de produccin SENA Girardot

Editora de contenido
Noviembre 2013