PROGRAM KERJA

PANITIA DAN PENGAWAS REKAM MEDIS

NO

KEGIATAN

1.

Pertemuan

2.

TUJUAN
Meningkatkan pelayanan rekam
medis

SASARAN
Perbaikan Mutu Pelyanan
Rekam Medis

PENANGGUN
G JAWAB

TEMPAT

Ketua

R. Pertemuan

Penetapan Singkatan-singkatan/ Meningkatkan mutu perekam

Penggunaan symbol symbol /
Symbol-simbol/tanda
medis dengan adanya persamaan singkatan/tanda
khusus/peringatan
persepsi pada pemberi pelayanan khusus/peringatan yang baku

Ketua

Unit Pelayanan

3.

Penetapan Jenis-jenis Tindakan

Yang Memerlukan Informed
Concent

Meningkatkan mutu perekam

Pemberian Informed Concent
medis dengan menghindari
pada tindakan-tindakan yang
tindakan-tindakan yang mengarah sudah ditentukan.
ke malpraktek.

Ketua

Unit Pelayanan

4.

Monitoring Perekaman Medis

Yang Tidak Memenuhi Standar
Baik Secara Kuantitas Maupun
Secara Kualitas

Meningkatkan Mutu Perekaman

- Sosialisasi prosedur pengisi
Kegiatan Pelayanan Medis Kearah
rekam medis
yang lengkap dan benar
- Memantau rekam medis
selama pasien dirawat
- Evaluasi berkas rekam
medis pasien
pulang/meninggal
- Evaluasi khusus terhadap
rekam medis gawat
darurat.

Ketua
Pengawas
masing-masing
Unit Pelayanan

5.

Evaluasi formulir-formulir rekam Meningkatkan/Menyempurnakan

medis tentang isi, bentuk /
informasi kesehatan terhadap
ukuran
pasien sesuai kebutuhan /
perkembangan pendidikan dan
pelayanan.

- Penyusunan/perubahan
formulir rekam medis
setiap unit pelayanan
- Pembuatan formulir rekam
medis yang baru

Ketua

6.

Pertemuan dengan unit-unit

Meningkatkan pelayanan rekam
terkait tentang penyelenggaraan medis
rekam medis

- Umpan balik pelaksanaan

rekam medis
- Mencari solusi
permasalahan di unit-unit
terkait

Ketua

7.

Laporan kepada Komite Medik/

Direktur

Memberikan informasi/ data

- Informasi/data yang akurat
tentang kebijakan dan perubahan
dalam penyelenggaraan rekam
medis

Ketua

8.

Membina kerja sama dengan

penasehat hokum dalam hal

Meningkatkan pelayanan rekam

medis yang ada hubungannya

Ketua

- Hubungan-hubungan
keluar RS

WAKTU
1 x bulan

Unit Pelayanan

R. Pertemuan

1 x 6 bln

KET

hubungannya dengan
kerahasiaan rekam medis dan
malparaktek

dengan hukum

- Pengeluaran
data/keterangan untuk
badan-badan di luar RS

EVALUASI KEGIATAN
SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM
NO
1.

2.

KEGIATAN
Pertemuan dengan personil Seksi Rekam Medis dan
Program

Pertemuan dengan Panitia dan Pengawas Rekam

Medis

WAKTU
EVALUASI
1 x / bulan

1 x / bulan

HASIL EVALUASI
- Pelayaran rawat jalan terlambat
- Pencabutan berkas rekam medis yang lama
- Sering berkas rekam medis salah
sisip/terselip

TINDAK LANJUT
- Pengadaan Ruang
Penyimpanan
- Penambahan tenaga
distribusi dan tenaga
pencabutan berkas rekam
medis

- Penyetoran berkas rekam medis pasien

pulang terlambat
- Masih ada keluarga pasien/karyawan RS
selain tenaga rekam medis yang masuk di
ruangan penyimpanan

- Edaran/teguran
Belum
- Pasang pengumuman
Optimal

- Masih banyak RM pasien pulang yang belum

disetor
- Masih ada rekam medis yang tidak lengkap

- Memberdayakan Pengawas
Rekam Medis tiap-tiap unit
pelayanan.

- Penulisan diagnosa drngan singkatansingkatan yang tidak baku dan tidak sesuai
dengan klasifikasi penyakit yang berlaku.

- Pengadaan Buku ICD X Vol.

1%3 tiap-tiap unit
pelayanan.

- Penyetoran sensus harian dan pelaporan

tidak sesuai prosedur (terlambat)
- Ketetapan dan kebenaran pengisian sensus
harian banyak yang salah

- Penjemputan sensus harian

oleh Tenaga RM setiap hari.
- Pembimbingan langsung
oleh petugas yang membuat
sensus harian/laporan.

3.

Evaluasi Penyelenggaraan Rekam Medis di Unit-unit

terkait

4.

Analisa kwantitatif Berkas Rekam Medis

5.

Pencatatan Identitas Pasien/Bayi Baru Lahir

Alamat tidak lengkap

Nama pasien kadang-kadang tidak sesuai
system penamaan.

Pembimbingan langsung
kepada petugas penerimaan
pasien
Meminta kartu identitas
pasien & mencari informasi
yang akurat

6.

System Penomoran (Unit Numbering System)

1 Pasien mempunyai lebih dari satu nomor

Rekam Medis

Mencari informasi yang

lengkap terhadap pasien

Evaluasi Analisis Kwantitatif

Dilaporkan ke Panitia Rekam

Medis.

7.

Pelaksanaan Informed Consent

8.

Pemberian Coding

9.
10.
11.

Program Pelatihan
Program Pendidikan
Program Orientasi

Setiap Hari
Kerja

Pasien lama mengaku baru pertama kali

datang ke RS

(lama/baru)
Pemantapan System
Penomoran
(Komputerisasi/Online)

Tidak ditulis nama jelas dokter yang

memberikan penjelasan/informasi
Tidak ada tanda tangan dan nama jelas saksi
(saksi I/saksi II)
Penulisan diagnosa tidak bisa terbaca
Penulisan diagnosa tidak sesuai klasifikasi
penyakit yang berlaku

Sosialisasi tentang
ketentuan pelaksanaan
Informed Consent.

Sebagian besar tidak terlaksana

Belum ada terealisasi

Membuat Program Kembali

(tiap tahun)

Pengadaan Buku ICD X Vol.

1-3 Setiap Unit Pelayanan
Koordinasi dokter dan
pemberi coding

PROGRAM KERJA
SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM
N
O
1.

KEGIATAN

HASIL KEGIATAN

Penerimaan Pasien

Jumlah Pengunjung Data Kegiatan RS

Jumlah pasien

R
awat Jalan
awat Inap
G
awat Darurat

Pengolahan Berkas Rekam Medis

R
ekam Medis Rawat Jalan
R
ekam Medis Rawat Inap
R
ekam Medis Gawat Darurat

Jumlah
masuk rawat ulang lebih dari 7 hari
Jumlah
darurat (Non Bedah dan Bedah)
Jumlah
datang sendiri
Jumlah
dengan rujukan

WAKTU
R. Jalan : Hari kerja
Rawat Inap
1x
24
Gawat Darurat
jam

masuk
R

2.

FUNGSI YANG TERLIHAT

pasien yang
pasien gawat
pasien yang
Pasien yang

Rekapitulasi
penyakit berdasarkan klasifikasi penyakit yang
berlaku (ICD X)

Rek Setiap hari kerja

apitulasi data morbiditas rawat
jalan
Rek
apitulasi data morbiditas rawat
inap

Registrasi
kematian/laporan penyebab utama kematian

Dat
a Kematian

3.

Kearsipan

Pengambilan
kembali berkas rekam medis untuk keperluankeperluan yang ditentukan
Peminjaman berkas
rekam medis
Retensi dan
pemusnahan berkas rekam medis
4.

Pencatatan Data-data Pelayanan

Pe Setiap hari kerja

Penyimpanan
berkas rekam medis

Surveilans RS (Lap.
1 x 24 jam dan Lap. Mingguan)

layanan pasien RJ/RI

Pe
layanan Penelitian dan
semacamnya

Pe 1 x 24 jam
mantauan/Pelacakan tertentu

KET

bekerjasama dengan Dinkes Kota

Makassar Dinkes Propinsi
5.

Pelaporan

Laporan
Laporan
Laporan
Laporan

RL
RL
RL
RL

1
2a/2a1
2b/2b1
2.1,

2.2, 2.3
6.

Pengadaan Komponen-komponen
Rekam Medis dan ATK

alisa Kinerja

An 1 x /bulan
3 bulan sekali
Po (triwulan)

la Penyakit
Tr
end Kasus-kasus tertentu

Cetakan
komponen-komponen rekam medis
Produksi/penyusun
an rekam medis sesuai jenis pelayanan
ATK

bagai catatan/perekaman
kesehatan yang diberikan oleh
sipemberi pelayanan kepada
sipenerima pelayanan.

Se Setiap hari kerja

(sesuai kebutuhan)

Fa
silitas pendukung dalam
pelaksanaan pekerjaan

7.

Pemeliharaan/Pengadaan sarana/
Prasarana

8.

Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan

Rak Status 14 Buah

Komputer 2 buah +

Pe Setiap hari kerja

nyimpanan berkas Rekam Medis

1 buah printer
Monitoring

M
emecahkan masalah intern

Analisis kuantitatif
berkas rekam medis

9.

Pertemuan

Memecahkan
masalah di lingkungan rekam medis/mencari
solusi pemecahan
Evaluasi/memantau
masing-masing kegiatan

M
asalah extern dilanjutkan kepada
pimpinan
M
emberikan pembimbingan
langsung
Ad
anya perbaikan secara bertahap
M
ampu melaksanakan tugas
masing-masing dan bekerjasama
dan saling membantu antara
tenaga yang satu dengan tenaga
yang lain.

JADWAL KEGIATAN
SEKSI REKAM MEDIS DAN PROGRAM
NO
1.

KEGIATAN

Januari

Pebrua
ri

Maret

April

Mei

BULAN
Juni
Juli

Agustu
s

Penerimaan Pasien
Setiap Hari Kerja

- Rawat Jalan
Setiap Hari Kerja (1x 24 jam)

- Rawat Inap
Setiap Hari Kerja (1x 24 jam)

- Gawat Darurat
2

Pengolahan Berkas Rekam Medis

Setiap Hari Kerja

- Rawat Jalan

Septemb Oktober
er

Novemb Desembe
er
r

Setiap Hari Kerja

- Rawat Inap
Setiap Hari Kerja

- Gawat Darurat
3.

Kearsipan
Setiap Hari Kerja

- Penyimpanan
Setiap Hari Kerja

- Pengambilan Kembali
Setiap Hari Kerja

- Peminjaman
Akhir
tahun

- Retensi
- Pemusnahan

Belum dilaksanakan
Setiap Hari Kerja

- Distribusi
Setiap Hari Kerja

4.

Pencatatan Data-Data Pelayanan

5.

Pelaporan

Setiap Hari Kerja

6.

Pengadaan komponen-komponen
rekam medis dan ATK

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Triwulan

Setiap Hari Kerja

- Produksi
7.

Pemeliharaan/Pengadaan sarana/
Prasarana

Evaluasi Plekasanaan Kegiatan

Pertemuan

Setiap Hari Kerja

Setiap Hari Kerja
Setiap Hari Kerja

Triwulan