Anda di halaman 1dari 6

Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia

Dan Penggajian
14.1 Pendahuluan
Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang
dan operassional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang lebih
efektif dalam mengelola pegawai. Berikut ini adalah tugas-tugas yang lebih penting:
Merekrut dan memperkerjakan pegawai
pelatih
Memberikan tugas pekerjaan
Memberikan kompensasi (pengajian)
Mengevaluasi kinerja
Memberhentikan pegawai,secara sukarela atau di pecat
Catatan penggajian yang tidak lengkap atau salah tidak hanya mempersulit
pengambilan keputusan, tetapi juga dapat mengakibatkan denda dan penahanan,
perusahaan membutuhkan sistem manajemen SDM yang efektif untuk membantu
menugaskan pegawai yang tepat ke berbagai tugas dan untuk memfasilitasi pengawasan
perkembangan berkelanjutan atas asset intelektual organisasi.
14.2 GAMBARAN UMUM
Departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja,
pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan dan promosi. Cek
adalah output utama sistem pengajian.Para pegawai menerima cek gaji terpisah sebagai
kompensasi atas layanan yang mereka berikan. Cek gaji di kirim ke bank untuk
mentransfer dana dari rekening regular perusahaan ke rekening penggajian. Para pegawai
adalah asset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan keahlian mereka
mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diberikan ke para pelanggan.moral dan
sikap pegawai dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja keuangan organisasi, tiga
fungsi dasar yang di berikan oleh SIA dalam siklus manajemen SDM/pengajian:
pemrosesan data transaksi mengenai aktivasi pegawai, penjagaan asset organisasi, dan
penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.

14.3 AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Pengajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus di proses dalam bentuk batch,
karena:
(1) cek gaji di buat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau bulanan)
(2) sebagian besar pegawai di bayar pada waktu yang bersamaan. Memperlihatkan
sistem manajemen SDM/penggajian berorientasi batch seperti yang di gunakan di
AOE.
A.PERBARUI FILE INDUK PENGGAJIAN
Aktivitas pertama dalam siklus manajemen SDM/penggajian melibatkan
pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan
penggajian, mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau
perubahan dalam pengurangan diskresi, departemen manajemen SDM memberikan
informasi ini. Walaupun penggajian di proses dalam bentuk batch, memperhatikan bahwa
departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat perubahanperubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat, seperti
pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang
dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.
B.PERBARUI TARIF DAN PEMOTONGAN PAJAK
Aktivitas kedua dalam siklus mamajemen SDM/penggajian adalah memperbarui
informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian membuat
perubahan- perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi
ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak
dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.

C.VALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN


Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu
dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada
status pembayaran pegawai.
SKEMA PEMBAYARAN
Bagi para pegawai yang di bayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu
waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran
kerja. Kartu waktu juga mencantumkan total kerja dalam satu periodepembayaran.
Sebagai tambahan, beberapa pegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi
target. Perusahaan di Amerika Serikat makin memperluas insentif bonus ke para pegawai
selain pegawai penjualan, untuk memotivasi produktivitas yang lebih besar dan kualitas
kerja yang lebih baik. Contohnya, Nucor Corporation, salah satu produsen baja terbesar
di Amerika Serikat, membayar para pekerja bajanya berdasarkan tarif per jam yang di
tetapkan sekitar 60 persen dari rata-rata industri, di tambah bonus berdasarkan jumlah ton
baja yang mereka hasilkan dan kirimkan.

PELUANG UNTUK MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI


Pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan
data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas. Hal
ini dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan,
verifikasi, dan akhirnya memasukan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual.

D.MEMPERSIAPKAN PENGGAJIAN
Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang di
habiskan dan seseorang supervisor biasanya akan menkonfirmasi data tersebut. Informasi
tingkat gaji file induk penggajian.
PROSEDUR
Pertama, file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar
berada dalam yang sama dengan yang berada dalam file induk pengajian. Selanjutnya,
semua potongan penggajian akan di jumlah dan totalnya di kurangkan dari gaji kotor
untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum
potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Terakhir, daftar penggajian dan
cek gaji pegawai di cetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor
setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom.
E.MEMBAYAR GAJI
Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke
pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan
penyimpangan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi merek. Tidak seperti
pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk mendokumentasikan
jumlah gaji yang dibayar.
PROSEDUR
Begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha untuk
ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer
dana dari rekening giro umum untuk milik perusahaan ke rekening bank penggajian
perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari rekening bank regular organisasi. Sebagai
gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah
harus digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas
dalam rekening penggajian yang terpisah.
F.PELUANG EFISIENSI
Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan
mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran
langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukan jumlah yang

disimpan bersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan
serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan.

G.HITUNG KOMPENSASI DAN PAJAK YANG DIBAYAR PERUSAHAAN


Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai
secara langsung. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung
keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi
fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi
untuk pengobatan dan kontribusi pension ditambah dengan kredit kompensasi tambahan
yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan
tambahan. Rencana-rencana ini kadang kala disebut sebagai rencana kompensasi gaya
kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan. Banyak perusahaan
menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.
H.KELUARKAN PAJAK PENGHASILAN DAN POTONGAN LAIN-LAIN
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak
penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara
periodic membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar
berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
I.PILIHAN PEMROSESAN: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI
TENAGA KERJA
Dalam usaha untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan outsourcing
untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian memelihara file induk
penggajian untuk setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemprosesan penggajian.
14.4 TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR
Fungsi utama kedua dari SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian adalah
menyediakan pengendalian yang menandai agar dapat memastikan terppenuhinya tujuantujuan berikut ini:
1.Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar
2.Semua transaksi penggajian yang dicatat valid
3.Senua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4.Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat

5.Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan


pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi
6.Asset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian
7.Aktivitas siklus manajemen SDM/penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman-ancaman yang kemungkinan terjadi:


1.Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau menipu
2.Pelanggaran hokum ketenagakerjaan
3.Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian
4.Data waktu yang tidak akurat
5.Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6.Pencurian atau distribusi cek gaji palsu
7.Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
8.Kinerja yang kurang baik
14.5 KEPUTUSAN-KEPUTUSAN PENTING, KEBUTUHAN INFORMASI, DAN
MODEL DATA
Fungsi ketiga dari SIA dalam siklus penggajian dan memberikan informasi untuk
mengelola aktivitas bisnis. Sistem penggajian harus di desain untuk mengumpulkan dan
mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak
manajemen keputusan berikut ini:
Kebutuhan pegawai dimasa mendatang
Kinerja pegawai
Moral pegawai
Efisien dan efektivitas pemrosesan penggajian. Model data terbagi dua yaitu:
1.Penggajian dan akutansi biaya
2.Mengintegrasikan data penggajian dengan manajemenSDM
Manfaat model data membuat informasi lebih mudah diakses oleh para manajer,
maka model data tersebut seharusnya mendorong keputusan yang lebih baik mengenai
bagaimana sumber daya manusia digunakan dan dikembangkan. Lalu para pegawai dapat

melakukan banyak aktivitas manajemen SDM secara lebih efisien, sehingga dapat
mengurangi biaya.
Sebagian DBMS memberikan cara untuk menegndalikan akses dengan hanya
mengizinkan pemakai melihat sebagian tampilan dari database. Dengan DBMS,
pembuatan cadangan yang memadai dan prosedur pemulihan dari bencana juga menjadi
hal yang sangat
penting. Sebagai tambahan, akurasi data adalah hal mendasar ketika menggunakan
DBMS. Untungnya, model data relasional memberikan pengendalian otomatis untuk
memastikan akurasi data dan konsistensinya.