Anda di halaman 1dari 5

Pengertian :

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip di tempat
penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur,
menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip.

Pengendalian arsip puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen/surat


menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun pengkodean dokumen
terkait perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan UKM puskesmas.
Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan yang
merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan perencanaan dan
penyelenggaraan puskesmas.
Dokumen/arsip aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaian masih
tinggi/masih dipakai dalam kegiatan, masih disimpan di unit-unit pelayanan.
Dokumen/arsip in aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/sudah tidak dipakai.
Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah
dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap
puskesmas.
Kelompok dokumen adalah: kelompok jenis-jenis dokumen (contoh kelompok
Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK), dst).
Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari setiap tahapan
proses/ kegiatan yang telah dilaksanakan. Prosedur Pengendalian Arsip ini
berlaku untuk semua arsip yang dihasilkan/ timbul dari setiap tahapan
proses/kegiatan pada semua unit UKM Puskesmas.
Arsip dapat berupa surat masuk atau keluar, formulir yang sudah terisi,
dokumen kegiatan yang sudah dilaksanakan, prosedur kerja yang telah
kadaluarsa, disket, hard-disk, micro film, gambar dan lain-lain

Tujuan :
Prosedur Pengendalian Arsip ini mengatur tata-cara pengelolaan dan
pengendalian arsip
agar dicapai suatu kondisi kearsipan, yakni arsip
senantiasa berada dalam kondisi aman, mudah ditemukan bila diperlukan
dan dimanfaatkan untuk keperluan pembuktian efektivitas suatu kegiatan
maupun untuk keperluan perbaikan-perbaikan.
Kebijakan :
Referensi :
Alat dan bahan :
Langkah-langkah prosedur :
a) Arsip dikelola dan dikendalikan sebaik mungkin

b) Arsip dipastikan aman, dicegah dari kerusakan, kehilangan maupun


penyalah-gunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
c) Arsip ditata dengan rapi dan diberikan kode-kode atau penomoran pada
surat menyurat sedemikian rupa sehingga mudah dan cepat ditemukan
bila diperlukan dan dapat dikembalikan pada tempat semula dengan
mudah setelah digunakan.
Untuk Pengkodean (coding) dokumen
kelompok pelayanan :
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A
2) Pelayanan Medik Dasar dengan kode: B
3) Pelayanan program KIA dan KB dengan kode: C
4) Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode: D
5) Pelayanan program Gizi dengan kode: E
6) Pelayanan program P2P dengan kode: F
7) Pelayanan program Kesehatan Lingkungan (kesling) dengan kode: G
8) Prosedur pelayanan/kerja disingkat: PK
9) Instruksi kerja disingkat: IK
10) Daftar tilik disingkat: Dt
11) Kerangka acuan disingkat: KA
12) Surat keputusan disingkat: SK
13) Kebijakan disingkat: Kb
14) Dokumen eksternal disingkat: Dek
Untuk Sistem penomoran :
1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Dinas Kesehatan Kota.
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan
masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan.
3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.
4) Urutan penomoran meliputi : kode pelayanan, kode dokumen, bulan,
tahun dan nomor urut
Contoh: C/PK/IV/13/002
C
PK
IV
13
00
2

Kode KIA dan KB


Prosedur Kerja
Bulan April
Tahun 2013
Nomor urut
prosedur

d) Setiap Unit harus menunjuk petugas pengelola Pengendalian Arsip


untuk mengelola dan mengendalikan arsip-arsip yang ada pada Unit
tersebut.
e) Petugas pengelola/pengendalian Pengendalian Arsip dibekali pelatihan
Pengendalian Arsip yang diperlukan.
f) Petugas pengelola/pengendali Pengendalian Arsip bertanggung jawab
langsung kepada Koordinator Unit
g) Setiap Unit wajib mempunyai log book untuk mencatat/membukukan
semua arsip yang masuk dan log book untuk mencatat/membukukan
semua arsip yang keluar

h) Setiap dokumen/surat masuk yang belum menjadi arsip harus diberi


disposisi oleh pejabat yang dituju sebelum didistribusikan kepada pihakpihak terkait/yang berkepentingan.
i) Setiap pendistribusian suatu arsip wajib dicatat dalam log book/buku
eksepedisi sehingga setiap arsip yang didistribusikan dapat ditelusuri
dengan mudah dan cepat.
j) Dokumen/surat yang
belum selesai
dilaksanakan dan masih
memerlukan disposisi/tindak lanjut harus dipisahkan pada
tempat
khusus yang diberi nama PENDING FILE
k) Pending file merupakan
Unit/personil yang dituju

tangung

jawab

langsung

Koordinator

l) Setiap arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanannya untuk


berbagai keperluan harus di catat dalam buku peminjaman arsip .
m) Arsip yang dikeluarkan/dipinjam harus dipastikan dikembalikan ke
tempatnya semula.
n) Penyimpanan/pengeluaran/peminjaman
untuk
dikoordinasikan/diatur oleh pengelola arsip.
o) Arsip-arsip yang telah lewat masa retensi
tempat khusus bila dipandang perlu.

pemakaian

dapat dipisahkan

harus
pada

p) Arsip-arsip yang telah kedaluarsa dan akan dihancurkan, maka sebelum


dihancurkan harus mendapat persetujuan minimal dari Koordinator Unit
q) Setiap penghancuran arsip harus dilengkapi dengan berita acara
singkat yang berisi keterangan tentang arsip yang dihancurkan, tanggal
penghancuran/siapa yang menghancurkan dan bagaimana arsip
tersebut dihancurkan.
r) Masa retensi/waktu penyimpanan setiap arsip ditentukan masingmasing Koordinator Unit, berdasarkan kesepakatan/keperluan. Kecuali
arsip-arsip yang menyangkut masalah keuangan /hukum disimpan
sesuai ketentuan undang-undang yakni minimal selama sepuluh tahun.
Bila masa retensi tidak ditetapkan secara spesifik sesuai keperluannya
dianggap masa retensi arsip adalah 3 tahun.

DIAGRAM ALUR
Koordinator Unit menunjuk petugas pengelola Arsip

Pengelola arsip :
Mendapat pengetahuan pengelolaan Arsip .
bertanggung jawab kepada koordinator unit

Arsip dipastikan aman, dicegah dari kerusakan,


kehilangan maupun penyalah -gunaan oleh pihakpihak yang tidak berhak .

Arsip dibedakan menurut jenisnya


Arsip aktif
Arsip tidak aktif
Arsip pending

Arsip diberi identitas dan dikelompokkan sehingga


mudah dalam menemukan dan mengembalikan

Pengelola Arsip mengisi formulir daftar arsip

Pedoman
klasiikasi arsip

Form. Daftar Arsip

Buku arsip masuk

Pengelola Pengendalian arsip membuat


-buku arsip masuk untuk mencatat semua arsip
yang masuk
-buku arsip keluar untuk mencatat semua arsip yang
keluar
-buku distribusi arsip untuk mencatat distribusi
-buku peminjaman arsip untuk mencatat arsip yang
dipinjam

Buku arsip keluar


Buku distribusi arsip
Buku peminjaman
arsip

Setiap arsip yang masuk dan keluar harus diketahui


oleh koordinator unit

Masa simpan setiap arsip ditentukan Koordinator


Unit, berdasarkan kesepakatan /keperluan.

Arsip lewat masa


simpan,
Dimusnahkan?

Tidak

dipisahkan pada tempat khusus

Ya
Berita acara
Pemusnahan Arsip

Dimusnahkan dengan cara dibakar ,


persetujuan minimal dari Koordinator Unit

dengan

Unit terkait :
Program UKM Esesnsial dan Program UKM pengembangan (Kepala puskesmas, ,
Perawat, Bidan, Analis Kesehatan, Nutrisionis, Sanitarian)

Langkah-langkah prosedur :
1. Petugas melakukan pembuatan rekaman dan mengumpulan dokumen
sesuai dengan tugasnya masing-masing.
2. Petugas memberikan semua dokumen & rekaman kepada TU.
3. TU melakukan pengarsipan dokumen & rekaman selurus kegiatan
puskesmas yang disetorkan oleh petugas.
4. Hasil pengarsipan dokumen dan rekaman dianalisis oleh kepala
puskesmas dan ditinjauulang tentang pengendalian dokumen & rekaman
yang telah ada.
Bagan Alir: