Anda di halaman 1dari 31

KESEKRETARIATAN

Latihan Dasar Kepemimpinan OSIS
SMA PGRI SUNGGUMINASA

O Kesekretariatan dapat diartikan sebagai

keseluruhan rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan
perkantoran (surat-menyurat) dan
tugas-tugas bantuan lainnya dalam
rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.

Adapun bentuk-bentuk
pola penataan, yaitu:
O Merencanakan (Planning)
O Menyusun (Arranging)
O Menghimpun (Collecting)
O Mencatat (Recording)
O Mengolah (Processing)
O Mengendalikan (Controlling)
O Mengirim (Transfering)
O Menyimpan (Filing)

Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.TUJUAN O O O Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. . Mengamankan rahasia organisasi.

OSentral teknologi transfer informasi. OSebagai pusat dokumentasi atau master file. .FUNGSI Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut : OMengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen. OPengendali informasi internal dan eksternal organisasi OSebagai alat komunikasi organisasi. OSebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan. OSebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.

URGENSI O Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam menyokong organisasi. sampai bagaimana kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi nafas kehidupan sebuah organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan administrasi. sistem manajemen pengarsipan data dan informasi. .

Elemen Kesekretariatan O Sumber daya manusia / pengurus O Sekretariat O Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan O Identitas organisasi .

Sebuah ORGANISASI. Sumber daya manusia / pengurus O Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan tanpa ada manusia yang menjalankannya. Biro ini biasanya bersifat internal karena bertugas mendukung kinerja intern organisasi.1. sebaiknya memiliki divisi atau biro tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. termasuk kesekretariatan ini. .

yang berfungsi sebagai pusat administrasi serta tempat silaturahim. bekerja.2. dan berkoordinasi antar pengurus . Sekretariat O Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki tempat tersendiri sebagai basecamp.

3. . komputer. sarana komunikasi antar pengurus (papan pengumuman). Peralatan dan perlengkapan kesekretariatan O Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti memiliki pulpen sebagai peralatan standarnya. alat-alat kebersihan dll. maka begitu pun dengan kesekretariatan yang pasti memiliki peralatan dan perlengkapan standar minimum untuk bisa menjalankan fungsinya. Peralatan dan perlengkapan standar. seperti: Lemari. peralatan kantor /alat tulis.

identitas organisasi direalisasikan dan divisualisasikan dengan sebuah logo/lambang ORGANISASI. . stempel. papan nama. Identitas organisasi merupakan tanda pengenal dasar atau ciri khusus dari suatu organisasi yang membedakannya dari organisasi lain. Biasanya.4. Identitas organisasi O Identitas organisasi menjadi elemen penyokong eksistensi organisasi. dll. bendera.

Fungsi umum kesekretariatan A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi B. Pengelolaan fisik sekretariat .

Pengelolaan sistem administrasi organisasi 1. Standarisasi pembuatan Surat masuk dan keluar. Pencatatan dan pendokumentasian surat. . dan Penyimpanan surat) 2. pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus organisasi (seperti papan informasi/ pengumuman. dan buku komunikasi) 3. pengelolaan surat (baik surat masuk dan keluar. papan komunikasi. meliputi.A. manajemen pengarsipan data dan informasi.

Manajemen Pengarsipan data dan Informasi O Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan informasi harus dilakukan secara berkesinambungan selama organisasi masih terus berjalan. Sebaliknya. pengarsipan yang kacau dapat menghambat kemajuan organisasi yang bersangkutan. Kemajuan dan hasilhasil yang telah dicapai oleh organisasi dapat dilihat dari dokumendokumen yang disimpan dengan rapi dan baik. Hal ini dilakukan sebagai referensi kepengurusan organisasi selanjutnya .

catatan harian. dll. Database pihak eksternal (lembaga.).) Sistem dan mekanisme standar organisasi. Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk.Data-data/ dokumen yang diarsipkan O Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART. donatur. dll. dll. bentuk dan O O O O O O struktur organisasi. Database pengurus/SDM.). job desk. Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode kepengurusan. Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/ kepanitiaan. pengelolaan papan informasi/mading. ORGANISASI. .

backup CD (lebih tahan lama) & portable harddisk (harddisk yang dapat dibawa-bawa  kecil). Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu dikontrol oleh bagian kesekretariatan periodik/ berkala.Bentuk Pengarsipan O Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy). . O Dalam bentuk softcopy (disket. CD. dll. sedangkan satu lagi untuk arsip sejati. satu buah untuk dipinjam atau dipelajari. minimal 2.).

pada umumnya fungsi yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris. Pengelolaan fisik sekretariat O Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya. sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. dan fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja organisasi. Bagaimana kerapian dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat. Di dalam struktur sebuah organisasi. .B. sedangkan fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah tangga. O Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi.

Dan juga sebaiknya ada satu waktu untuk membersihkan sekretariat secara total yang dilakukan secara berjama’ah. O Pembuatan aturan dalam penggunaan sekretariat dan barang-barang yang ada di dalamnya. . misal BPH + pengurus (insidental).Hal yang pada umumnya dilakukan untuk pengelolaan fisik sekretariat antara lain: O Membuat jadwal piket bersih-bersih. membereskan sekretariat untuk setiap pengurus per hari (reguler).

Dasar Surat Menyurat Peranan Surat. . surat sebagai wakil organisasi menunjukkan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan. artinya bahwa surat yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan atau mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan. O Bukti Otentik. O Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi. O Alat pengingat atau berfikir. surat dapat dijadikan sebagai butki tertulis “hitam di atas putih” apabila terjadi perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut. O Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.

O Bagian-bagian Surat Kepala surat O Nomor surat O Tanggal surat O Lampiran O Perihal surat O Alamat yang dituju O Salam pembuka O Isi surat O Salam penutup O Nama organisasi yang mengeluarkan surat O Jabatan penandatangan surat O Tanda tangan dan nama terang penanggungjawab surat O Tembusan (apabila diperlukan) .

jalan. telepon. kota. nomor.Kepala Surat O Nama instansi. 5 Kamulyan Tambak Kode Pos 53196 Telp. 0287-475313 . organisasi. kode pos O Logo organisasi KEMENTERIAN AGAMA MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI (MTsN) TAMBAK KABUPATEN BANYUMAS ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS) Jl. Diponegoro No. badan atau lembaga O Alamat lengkap.

405.Nomor Surat O Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah ditetapkan O Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk menspesifikasikan surat Contoh. Nomor : 005/xxx/411.302/OSIS/2013 .

internal biasanya ditandai dgn kode (i). sedangkan pihak eksternal biasanya menggunakan kode (e) DD = divisi atau bidang yang mengeluarkan surat ORGANISASI = yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi lainnya) BB = bulan dikeluarkannya surat (ditandai dengan angka romawi) TT = tahun penerbitan .Contoh nomor surat Nomor: Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT lain Contoh Nomor : 001/i/SDM/OSIS MAN 1/XI/2010 Ket: Nomor surat = nomor urut surat yang dikeluarkan Tujuan = pihak internal atau pihak ekternal.

tidak perlu menyebutkan kota. lengkap dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan O Apabila sudah ada kepala surat.Tanggal Surat O Menyebutkan tanggal pembuatan surat O Penulisan nama bulan dengan huruf. Contoh. 23 Februari 2013 .

di Tempat Kepada Yth. Bpk.Alamat Surat O Diawali dengan kata Kepada O Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth. O Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk menghindari salah alamat Contoh: Kepada Yth. SE. Pengurus OSIS SMPN 1 Tambak Jalan Watuagung Tambak 53196 . Yudi Hermawan.

tanda-tanda baca dan aturan penulisan yang benar. mengarahkan pada maksud surat.” O Disusun dengan menggunakan kata-kata yang menarik perhatian.” .Isi Surat O Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan hormat. O Ditutup dengan salam “Hormat kami. O Memperhatikan ejaan.

Kodrat Nachrowi. WULAN APRILIYANTI NIS. MPd.I.Nama Organisasi yang mengeluarkan surat Jabatan penandatangan surat Contoh: Pengurus OSIS MTsN Tambak Ketua Sekretaris. Mengetahui Kepala Madrasah. H. 19531021 197903 1 004 . DIANA NAYANG SARI NIS. NIP.

Pengurusan Surat Proses surat masuk dengan buku Agenda O Penerimaan surat. diteliti ketepatan alamat dan menandatangani ekspedisi O Penyortiran untuk menentukan prioritas penanganannya O Pencatatan kedalam buku agenda O Pengarahan surat dan penyampaian surat O Penyimpanan ke dalam folder masuk .

BUKU AGENDA SURAT MASUK No Asal Surat Nomor Surat Tanggal surat Tanggal diterima Isi surat No agenda .

. pengecekan kebenaran surat O Pencatatan kedalam buku agenda  Pelipatan surat  Penyampulan surat O Pengiriman surat dengan menggunakan buku EKSPEDISI O Penyimpanan arsip surat keluar.Proses surat keluar dengan buku Agenda O Pembuatan konsep surat O Pengetikan surat O Pentaklikan.

BUKU AGENDA SURAT KELUAR No Alamat Surat Nomor Surat Tanggal surat Isi surat Lampiran surat Kode BUKU EKSPEDISI SURAT KELUAR Tanggal Nomor Surat Dikirim kepada Tanda tangan .