Tehnik audit

internal
TIM FASILITATOR DINAS
KESEHATAN
PROVINSI KALIMANTAN
TIMUR

PELATIHAN PENDAMPINGAN AKREDITASI FKTP KAB/KOTA

SE KALIMANTAN TIMUR 19 26 Mei 2015

Pengertian audit
Kegiatan

mengumpulkan informasi faktual dan

signifikan (dapat dipertanggung jawabkan)
melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan
penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan
terdokumentasi yang berorientasi pada azas
penggalian nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagi manajemen
untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan
organisasi

Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat

perubahan dalam upaya:
Memberdayakan sistem mutu
Mengamankan kebijakan mutu

Jangan sekedar menjalankan tugas:

tidak ada motivasi untuk berperan
sebagai agen perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan
temuan dianggap tidak berbobot

Jenis audit

Audit internal :
dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan
organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab
hukum kepada publik atas apa yang
dilakukan dan dilaporkannya sebagai
termuan. Disebut audit pihak pertama
Auditor

internal bisa berbentuk unit, orang,

atau panitia

Audit eksternal :
dilakukan oleh pihak di luar
organisasi, dikenal audit pihak
kedua (oleh pelanggan : misalnya
audit yang dilakukan oleh BPJS
(terhadap Faskes yang menjadi
mitra kerja sama BPJS) dan audit
pihak ketiga (oleh institusi
independen: survei akreditasi, audit
Bawas)

10 Esensi dari audit:

Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee

(pihak yang diaudit)
Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan
secara efisien
Dilakukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan

Tujuan audit
Mendapatkan
data
dan
informasi faktual dan signifikan
berupa data , hasil analisa,
hasil penilaian, rekomendasi
auditor
sebagai
dasar
pengambilan
keputusan,
pengendalian
manajemen,
perbaikan dan atau perubahan

Aktifitas audit
Memastikan

(konfirmasi dan

verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan
mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)

Kegiatan yang biasa

dilakukan auditor

Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh
auditee
Membandingkan kenyataan dengan
standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu
kegiatan/transaksi

Pemeriksaan secara fisik

terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang
disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data

Manfaat audit
Pengambilan keputusan
untuk perbaikan,
meningkatkan efisiensi
dan efektifitas fungsi
organisasi

Kriteria audit
Kumpulan

kebijakan,
prosedur atau persyaratan
yang dipakai sebagai
rujukan
Kriteria audit digunakan
sebagai acuan pembanding
terhadap bukti audit

Bukti audit
Rekaman,

pernyataan
fakta atau informasi lain
yang relevan dengan
kriteria audit dan dapat
diverifikasi

Temuan audit
Hasil evaluasi bukti audit yang
terkumpulkan terhadap kriteria
audit
Temuan audit dapat
menunjukkan kesesuaian atau
ketidaksesuaian dengan
kriteria audit, atau peluang
perbaikan.

Tujuan audit
internal
Membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi,
dalam rangka
meningkatkan mutu dan
kinerja organisasi

Dasar penetapan tujuan

audit internal

Prioritas permasalahan yang dihadapi

organisasi
Rencana pengembangan pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen
yang digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan
kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

Manfaat audit
internal

1.

Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan:

mengambil atau merubah kebijakan
agar lebih sesuai dengan perencanaan
organisasi jangka panjang

2. Bagi unit
operasional
Mengidentifikasi dan memahami
permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan
ataupun secara spesifik pada unit
operasional sehingga dapat
mengambil langkah langkah
perbaikan

3. Bagi unit pengelola

mutu
Membatu pengendalian
mekanisme jaminan mutu
baik pada tahap input,
proses, maupun hasil

4. Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan
pertumbuhan serta
pembangunan budaya
organisasi : budaya mutu,
budaya taat prosedur, budaya
perbaikan, budaya kerja
sistematis

5. Manfaat bagi
auditor
Proses pembelajaran
dan pertumbuhan

6. Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses
pendeteksian segala
kemungkinan yang dapat
menciptakan ketidak puasan
pelanggan (dan juga risiko) dan
dilanjutkan dengan tindakan
perbaikan dan pencegahan
sehingga komitmen untuk
memberikan kepuasan dan

7. Bagi rekanan
Memberi umpan balik
terhadap kinerja rekanan

Kompetensi auditor

Paham prosedur audit, metoda, dan

perangkat audit
Mengaplikasikan prosedur, metoda,
dan perangkat audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan
audit pada prioritas permasalahan
Mengumpulkan informasi melalui:
interview, mendengarkan, observasi,
meninjau ulang dokumen termasuk
pengelolaan arsip

Kompetensi auditor
(lanjutan)

Melakukan verifikasi atas informasi yang

dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat
kecukupan/kesesuaian thd bukti-bukti
objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi
kerugian
Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen
kerja
Menyiapkan laporan
Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi

Tahapan audit
internal
Ada 4 tahapan

Tahapan audit internal

Tahap I :
penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit
kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit,
dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II :
pengumpulan data dengan menggunakan
instrumen audit yang disusun berdasar
standar/kriteria tertentu
Tahap III:
analisis data audit, perumusan masalah, prioritas
masalah dan rencana tindak lanjut audit
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit

Perencanaan audit
internal
Tujuan audit internal: contoh: melakukan

penilaian kinerja dibandingkan standar kinerja

Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang
akan diaudit
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi internaksi secara
langsung, metoda survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan
kriteria audit, penyusunan instrumen audit
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

Pengumpulan data

Pengumpulan data pada

pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
Mengamati proses pelaksanaan
kegiatan
Meminta penjelasan/mewawancarai
pada auditee
Meminta peragaan oleh auditee
Memeriksa dan menelaah dokumen

Samb. Pengumpulan
data
Memeriksa

dengan menggunakan

daftar tilik
Mencari bukti-bukti
Melakukan pemeriksaan silang
Mencari informasi dari sumber luar
Menganalisis data dan informasi
Menarik kesimpulan
Memberikan rekomendasi

Analisis data

Membandingkan fakta yang diperoleh

pada waktu proses pengumpulan data
dibandingkan dengan kriteria audit yang
digunakan
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap
antara fakta dengan kriteria), maka
auditor bersama auditee melakukan
analisis lebih lanjut untuk mengenal
penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan

Laporan audit mutu

internal

Hasil audit harus dilaporkan kepada

Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada
unit yang diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada
saat rapat tinjauan manajemen:
Hasil audit
Tindak lanjut yang telah dilakukan
Kendala pada waktu perbaikan

Laporan audit
Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian
yang disepakati bersama dengan auditee
I.

Tindak lanjut audit

Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut

terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya
perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun
rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang
jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada
auditor internal

Instrumen Audit
Internal

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Jadual Audit Internal

Tahun:
Unit yang
diaudit

Jan

Feb

Ma
r

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Spt

Okt

No
v

Des

Contoh form: Rencana

audit
No Unit/sasara Audito Kegiat Standa Tangga Tangga
n audit

an/pro
ses
yang
diaudit

r/kriter l audit
ia yang I
diguna
kan

l audit
II

Contoh form instrumen

audit
No Standar/Krite Daftar
Fakta
Temuan Rekome
ri audit

pertanya
an

audit

ndasi

Form Ringkasan Temuan Audit

dan
Rencana Tindak Lanjut

No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

N
o

Uraian
Ketidak
sesuaian

Bukti
bukti
objekt
if

Ketdk
sesuaian
thd
standar/i
nstr

Standa Analisi
r/
s
Kriteria
yang
diguna
kan

Tindak
an
perbaik
an

Disiapkan oleh Auditor

--------------------------------

Tindak
an
penceg
ahan

Waktu
penyele
saian

Disetujui oleh Auditee

-------------------------------

PANDUAN DISKUSI

Kelas dibagi dalam 3 kelompok (admen, UKM, Klinis)

Masing-masing kelompok membahas:

Menetapkan topik-topik audit berdasarkan hasil self assessment
menggunakan studi kasus berdasarkan kriteria 3H 1P (high risk,
high cost, high volume, dan kecenderungan ada masalah)
Menetapkan unit kerja yang akan diaudit
Menetapkan kriteria-kriteria audit yang akan digunakan sesuai
dengan instrument akreditasi
Menetapkan metoda audit
Menyusun jadual audit
Menyusun contoh instrument audit untuk satu unit kerja

Masing-masing kelompok memaparkan hasil diskusi

Pelatih memberikan tanggapan terhadap paparan
masing-masing kelompok