Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta
pada tanggal

Februari 2011

SEKRETARIS UTAMA,

GINA MASUDAH HUSNI

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP
NOMOR 01 TAHUN 2011

TENTANG
KEGIATAN AUDIT

BAB I
PENDAHULUAN

A. Umum
Pengawasan Intern Pemerintah merupakan salah satu unsur manajemen Pemerintah
yang penting dalam rangka mewujudkan good governance dan clean government serta
mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang efektif, efisien, transparan, akuntabel serta
bersih dan bebas dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme.
Melalui pengawasan intern dapat diketahui apakah suatu instansi pemerintah telah
melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien
terhadap seluruh kegiatan yang didanai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara,
dan sesuai dengan rencana, kebijakan yang telah ditetapkan, serta ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
Salah satu bentuk Pengawasan Intern berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60
Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah Audit.
Pelaksanaan audit intern di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
dilakukan oleh pejabat fungsional auditor yang mempunyai tugas melaksanakan pengawasan
dan telah memenuhi syarat kompetensi keahlian. Dalam melaksanakan tugasnya, auditor
harus bertindak secara independen dan obyektif. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan
Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) yang telah disetujui oleh Kepala ANRI.
Untuk menjamin agar pelaksanaan audit berjalan dengan baik, maka perlu disusun Prosedur
Tetap tentang Kegiatan Audit di lingkungan ANRI.

B. Maksud dan Tujuan

Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit dimaksudkan sebagai upaya penyiapan
instrument dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan audit internal yang
procedural di lingkungan Inspektorat ANRI.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2Penyusunan Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit ini ditujukan untuk memberikan
panduan dan tahapan pelaksanaan audit oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP)
yang dapat mendorong terwujudnya tugas pengawasan yang efektif, efisien dan kondusif di
lingkungan ANRI.

C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit ini berlaku dan digunakan oleh unit kerja
Inspektorat ANRI yang meliputi jenis kegiatan, uraian

prosedur, cara mengerjakan,

pelaksana, dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan.

D. Dasar Hukum
1.

Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih

dan Bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;

2.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;

3.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan

Negara;

4.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan

Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara;

5.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);

6.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah;

7.

Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;

8.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/05/M.PAN/03/2008

tentang Standar Audit Aparat Pengawas Intern Pemerintah;

9.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintah;

10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua
kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 05 Tahun 2010;
12. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia;

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-3E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:
1. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan,
dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi
dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan
sesuai dengan tolak ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk
kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.
2. Sistem Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh manajemen yang
diciptakan untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian efektivitas,
efisiensi, ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan keandalan
penyajian laporan keuangan pemerintah.
3. APIP adalah Unit organisasi/pejabat yang ditunjuk pada kementerian negara/lembaga
yang bertugas untuk memperkuat dan menunjang efektivitas Sistem Pengendalian Intern
Pemerintah berupa pengawasan intern dalam bentuk audit, reviu, evaluasi, pemantauan,
dan kegiatan pengawasan lainnya.
4. Auditor adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggungjawab, dan
wewenang untuk melakukan pengawasan intern pada instansi pemerintah, lembaga
dan/atau pihak lain yang di dalamnya terdapat kepentingan Negara sesuai dengan
peraturan perundang-undangan, yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak
dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.
5. Audit adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan
secara independen, obyektif dan profesional berdasarkan standar audit, untuk menilai
kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan informasi
pelaksanaan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah.
6. Auditan adalah orang/instansi pemerintah yang diaudit oleh APIP.
7. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) adalah rencana kerja yang dibuat setiap
tahun yang menggambarkan jumlah Auditan, jumlah Auditor, hari pemeriksaan dan
biaya yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan audit.
8. Tim Audit adalah Tim yang melaksanakan audit yang terdiri atas: 1 orang Pengendali
Teknis (Inspektur), 1 orang Ketua Tim (Auditor) , dan 3 orang Anggota Tim (Auditor).
9. Pertemuan awal (entry briefing) merupakan langkah awal tim audit sebelum dilakukan
tahapan audit selanjutnya. Adapun materi yang disampaikan dalam entry briefing ini
adalah sebagai berikut :
a. Memperkenalkan tim audit.
b. Menjelaskan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup serta waktu pelaksanaan audit.
c. Meminta data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan audit.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-4d. Meminta hasil audit buril/hasil audit sebelumnya (apabila ada), baik yang dilakukan
oleh Inspektorat maupun lembaga pengawasan lainnya.
10. Program Kerja Audit (PKA) adalah rencana kerja yang merupakan acuan dalam rangka
pelaksanaan audit berupa langkah-langkah, prosedur dan teknik yang dipergunakan
yang disusun secara sistematis.
11. Kertas Kerja Audit (KKA) adalah catatan (dokumen) yang dibuat oleh auditor mengenai
bukti-bukti yang dikumpulkan, teknik dan prosedur yang digunakan serta simpulansimpulan yang dibuat dalam rangka pelaksanaan audit.
12. Penyusunan Laporan Hasil Audit Sementara (LHA Sementara) merupakan penyusunan
laporan awal dari seluruh hasil audit yang materinya diambil dari KKA menurut
atribut/ciri-ciri temuan dan ditandatangani oleh Ketua Tim. LHA Sementara memuat
temuan-temuan positif yang menonjol (secara umum) dan temuan-temuan negative yang
strategis yang perlu diketahui oleh Pimpinan Auditan dan perlu segera ditindaklanjuti.
LHA Sementara disampaikan oleh Ketua Tim kepada auditan dengan tembusan
langsung atasan auditan. LHA Sementara tersebut akan dijadikan bahan ekspose kepada
Pimpinan auditan atau yang mewakilinya.
13. Laporan Hasil Audit (LHA) adalah dokumen yang memuat informasi tentang temuantemuan dan rekomendasi yang diketengahkan.
14. Rekomendasi adalah merupakan saran tindak dari Tim Audit yang didasarkan hasil
temuan lapangan, yang disampaikan kepada Auditan dan atau pimpinan untuk
ditindaklanjuti agar kesalahan-kesalahan yang terjadi tidak terulang lagi.
15. Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program atau kegiatan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-5-

BAB II
PROSEDUR AUDIT

A. Persiapan Audit
Sebelum pelaksanaan audit, APIP perlu melakukan persiapan-persiapan agar audit
dapat dilaksanakan secara efektif dan terpadu. Adapun persiapan yang dilakukan dalam
rangka pelaksanaan audit adalah sebagai berikut:
1.

Kasubbag TU Inspektorat:
a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep Surat Perintah Audit dan konsep nota dinas
penyampaiannya.
b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf.
c. Menyampaikan Surat Perintah Audit dan konsep nota dinas penyampaiannya kepada
Inspektur untuk ditandatangani.

2.

Inspektur:
a. Memeriksa konsep Surat Perintah Audit dan menandatangani nota dinas
penyampaiannya.
b. Menyerahkan konsep Surat Perintah Audit dan nota dinas kepada Kasubbag TU
Inspektorat untuk disampaikan kepada Sekretaris Utama.

3.

Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk

menyampaikan konsep Surat Perintah Audit dan nota dinas yang telah ditandatangani
Inspektur.

4.

Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan nota dinas dan konsep Surat Perintah Audit
kepada Sekretaris Utama melalui Kasubbag TU Sekretaris Utama.

5.

Kasubbag TU Inspektorat:
a. Menerima Surat Perintah Audit ditandantangani Sekretaris Utama.
b. Memerintahkan auditor untuk menindaklanjuti.

6.

Auditor membuat Program Kerja Audit (PKA) untuk direviu oleh Inspektur dan
mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan bidang penugasan.

7.

Inspektur memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat nota dinas audit.

8.

Kasubbag TU Inspektorat:
a. Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas audit.
b. Mengoreksi konsep yang dibuat staf.
c. Menyampaikan konsep kepada Inspektur untuk ditandatangani.

9.

Inspektur:
a. Memeriksa dan menandatangani nota dinas audit.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-6-

b. Menyerahkan nota dinas audit kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk disampaikan

kepada unit-unit kerja
10. Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk
menyampaikan nota dinas audit kepada Auditan.
11. Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan nota dinas audit kepada Auditan.

B. Pelaksanaan Audit
1.

Auditor mengadakan pertemuan awal (entry briefing) dengan Auditan untuk

menjelaskan tentang maksud dan tujuan audit, mekanisme pelaksanaan audit dan datadata yang harus disiapkan.

2.

Auditor melakukan penelaahan dan kesesuaian antara kondisi dan kriteria yang
dituangkan dalam Kertas Kerja Audit (KKA) berdasarkan berkas-berkas yang telah
disiapkan.

3.

Auditor menyusun temuan sementara (TAO) setelah menilai sistem pengendalian

manajemen Auditan.

4.

Auditor melakukan konfirmasi kepada auditan terhadap temuan-temuan sementara dan

unit kerja/auditan wajib memberikan tanggapan secara lisan dan tertulis.

5.

Auditor menyusun Laporan Hasil Audit Sementara berdasarkan tanggapan tertulis dari
auditan, untuk selanjutnya dimintakan klarifikasi kembali kepada auditan.

6.

Auditor meminta persetujuan hasil klarifikasi dari kedua belah pihak.

7.

Auditor mengadakan pertemuan akhir (exit meeting) dengan Auditan sebagai akhir dari
proses audit.

C. Pelaporan
LHA disusun oleh Tim berdasarkan LHA Sementara dengan maksud untuk
menyampaikan informasi secara formal hasil audit yang dilakukan oleh Tim. LHA ini
merupakan media pertanggungjawaban pelaksanaan audit yang memuat informasi
keberhasilan dan kelemahan dalam pelaksanaan program/kegiatan pada auditan dan
selanjutnya informasi ini akan digunakan sebagai bahan untuk meningkatkan efisiensi,
efektivitas dan kehematan dalam pelaksanaan program/kegiatannya. Tahapan dalam
penyusunan laporan:
1.

Auditor:
a.

Menyusun Laporan Hasil Audit (LHA)

b.

Menyampaikan LHA kepada Inspektur untuk direviu

2.

Inspektur memahami, mengoreksi, dan memberikan hasil reviu LHA.

3.

Auditor memperbaiki LHA yang sudah dikoreksi oleh Inspektur dan menyampaikan kembali
LHA untuk ditandatangani oleh Inspektur.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-74.

Inspektur:
a.

Menandatangani LHA dan menyampaikan kepada Auditan.

b.

Memerintahkan Kasubbag TU Inspektorat untuk membuat konsep nota dinas penyampaian

LHA.

5.

6.

Kasubbag TU Inspekorat:
a.

Menugaskan staf untuk mengetik konsep nota dinas penyampaian LHA.

b.

Mengoreksi konsep yang dibuat staf.

c.

Menyampaikan konsep kepada Inspektur untuk ditandatangani.

Inspektur:
a.

Memeriksa dan menandatangani nota dinas penyampaian LHA.

b.

Menyerahkan nota dinas penyampaian LHA kepada Kasubbag TU Inspektorat untuk

disampaikan kepada unit-unit kerja.

7.

Kasubbag TU Inspektorat memerintahkan Staf Subbag TU Inspektorat untuk menyampaikan

nota dinas audit kepada Auditan.

8.

Staf Subbag TU Inspektorat menyampaikan nota dinas dan LHA kepada Auditan.

9.

Inspektur menerima tindak lanjut dari Auditan terhadap rekomendasi yang diberikan oleh Tim
Audit.

10. Inspektur melaporkan kepada Kepala ANRI melalui Sekretaris Utama.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-8-

BAB III
PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit disusun dengan mengacu kepada peraturanperaturan yang ada, sehingga diharapkan dapat menjadi pedoman dalam pelaksanaan audit di
lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia sehingga akan berdampak pada efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di Arsip Nasional Republik
Indonesia dalam rangka Reformasi Birokrasi Nasional.
Prosedur Tetap tentang Kegiatan Audit ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan
apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal

Februari 2011

INSPEKTUR,

BINNER SITOMPUL

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 01 TAHUN 2011

TENTANG
KEGIATAN AUDIT

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-1-

DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG KEGIATAN AUDIT

LAMPIRAN 1

DIAGRAM ALIR PERSIAPAN AUDIT

LAMPIRAN 2

DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN AUDIT

LAMPIRAN 3

DIAGRAM ALIR PELAPORAN HASIL AUDIT

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-2Lampiran 1
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2011
Tanggal :
Februari 2011

DIAGRAM ALIR
PERSIAPAN AUDIT
Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

a. Menugaskan staf untuk

mengetik konsep Surat
Perintah Audit dan
konsep nota dinas
penyampaiannya
b. Mengoreksi konsep
yang dibuat staf
c. Menyampaikan Surat
Perintah Audit dan
konsep nota dinas
penyampaiannya
kepada Inspektur untuk
ditandatangani

a. Memeriksa konsep
Surat Perintah Audit
dan menandatangani
nota dinas
penyampaiannya
b. Menyerahkan konsep
Surat Perintah Audit
dan nota dinas kepada
Kasubbag TU
Inspektorat untuk
disampaikan kepada
Sekretaris Utama
Memerintahkan Staf
Subbag TU Inspektorat
untuk menyampaikan
konsep Surat Perintah
Audit dan nota dinas yang
telah ditandatangani
Inspektur

Menyampaikan nota dinas

dan konsep Surat Perintah
Audit kepada Sekretaris
Utama melalui Kasubbag
TU Sekretaris Utama

a. Menerima Surat
Perintah Audit
ditandantangani
Sekretaris Utama
b. Memerintahkan auditor
untuk menindaklanjuti

Staf
Subbag TU
Inspektorat

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Auditan/
Unit
Kerja

Sekretaris
Utama

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-3Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

Membuat Program Kerja

Audit (PKA) untuk direviu
oleh Inspektur dan
mengumpulkan data-data
yang berkaitan dengan
bidang penugasan
Memerintahkan Kasubbag
TU Inspektorat untuk
membuat nota dinas audit

10

11

a. Menugaskan staf untuk

mengetik konsep nota
dinas audit
b. Mengoreksi konsep
yang dibuat staf
c. Menyampaikan konsep
kepada Inspektur untuk
ditandatangani
a. Memeriksa dan
menandatangani nota
dinas audit
b. Menyerahkan nota
dinas audit kepada
Kasubbag TU
Inspektorat yang akan
disampaikan kepada
unit kerja yang diaudit
(auditan)
Memerintahkan Staf
Subbag TU Inspektorat
untuk menyampaikan nota
dinas audit kepada Auditan
Menyampaikan nota dinas
audit kepada Auditan

Norma waktu: 3 (tiga) hari

Staf
Subbag TU
Inspektorat

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Auditan/
Unit
Kerja

Sekretaris
Utama

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-4Lampiran 2
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2011
Tanggal :
Februari 2011

DIAGRAM ALIR
PELAKSANAAN AUDIT

No

Tahap Kegiatan

Mengadakan pertemuan awal (entry briefing) dengan

Auditan untuk menjelaskan tentang maksud dan tujuan
audit, mekanisme pelaksanaan audit dan data-data yang
harus disiapkan

Melakukan penelaahan dan kesesuaian antara kondisi dan

kriteria yang dituangkan dalam Kertas Kerja Audit (KKA)
berdasarkan berkas-berkas yang telah disiapkan

Menyusun temuan sementara (TAO) setelah menilai

sistem pengendalian manajemen unit kerja/auditan

Melakukan konfirmasi kepada auditan terhadap temuantemuan sementara dan unit kerja/auditan wajib
memberikan tanggapan secara lisan dan tertulis

Menyusun Laporan Hasil Audit Sementara berdasarkan

tanggapan tertulis dari auditan, untuk selanjutnya
dimintakan klarifikasi kembali kepada auditan

Meminta persetujuan hasil klarifikasi dari kedua belah

pihak atas LHAS yang akan menjadi temuan tetap (FAO)

Mengadakan pertemuan akhir (exit meeting) dengan

Audtan sebagai akhir dari proses audit

Norma waktu: 17 (tujuh belas) hari

Unit Penyelesaian
Auditan/ Unit
Auditor
Kerja

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-5Lampiran 3
Prosedur Tetap
Nomor :
Tahun 2011
Tanggal :
Februari 2011

DIAGRAM ALIR
PELAPORAN HASIL AUDIT
Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

a. Menyusun Laporan Hasil

Audit (LHA)
b. Menyampaikan LHA
kepada Inspektur untuk
direviu
Memahami, mengoreksi, dan
memberikan hasil reviu LHA

Memperbaiki LHA yang

sudah dikoreksi oleh
Inspektur dan menyampaikan
kembali LHA untuk
ditandatangani oleh Inspektur

a. Menandatangani LHA
dan menyampaikan
kepada Auditan
b. Memerintahkan
Kasubbag TU Inspektorat
untuk membuat konsep
nota dinas penyampaian
LHA

a. Menugaskan staf untuk

mengetik konsep nota
dinas penyampaian LHA
b. Mengoreksi konsep yang
dibuat staf
c. Menyampaikan konsep
kepada Inspektur untuk
ditandatangani

a. Memeriksa dan
menandatangani nota
dinas penyampaian LHA
b. Menyerahkan nota dinas
penyampaian LHA
kepada Kasubbag TU
Inspektorat untuk
disampaikan kepada unitunit kerja

Memerintahkan Staf Subbag

TU Inspektorat untuk
menyampaikan nota dinas
audit kepada Auditan

Staf
Subbag TU
Inspektorat

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Auditan/
Unit Kerja

Sekretaris
Utama

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

-6Unit Penyelesaian
No

Tahap Kegiatan

Menyampaikan nota dinas

dan LHA kepada Auditan

Menerima tindak lanjut dari

Auditan terhadap
rekomendasi yang diberikan
oleh Tim Audit

10

Melaporkan kepada Kepala

ANRI melalui Sekretaris
Utama

Staf
Subbag TU
Inspektorat

Auditor

Kasubbag
TU
Inspektorat

Inspektur

Auditan/
Unit Kerja

Norma waktu: 5 (lima) hari

INSPEKTUR,

BINNER SITOMPUL

Sekretaris
Utama