Anda di halaman 1dari 44

PEDOMAN PELAYANAN

BAGIAN ADMINISTRASI
RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU
JL RAYA TLEKUNG NO 1
JUNREJO BATU

DAFTAR ISI

Halaman Judul ......................................................................................................

Daftar Isi ...............................................................................................................

ii

BAB I. PENDAHULUAN ...................................................................................

1.1. Latar Belakang...............................................................................................

1.2. Tujuan Pedoman ............................................................................................

1.3. Ruang Lingkup Pelayanan .............................................................................

1.4. Batasan Operasional ......................................................................................

1.5. Landasan Hukum ...........................................................................................

BAB II. STANDAR KETENAGAAN .................................................................

2.1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia ................................................................

2.2. Distribusi Ketenagaan ...................................................................................

BAB III. STANDAR FASILITAS .......................................................................

3.1. Denah Ruangan .............................................................................................

3.2. Standar Fasilitas.............................................................................................

BAB IV. TATA LAKSANA PELAYANAN.......................................................

10

4.1. Pelayanan Surat Menyurat Dan Ekspedisi ....................................................

10

4.2. Pelayanan Tamu ............................................................................................

22

BAB V. LOGISTIK..............................................................................................

25

BAB VI. KESELAMATAN PASIEN ..................................................................

28

BAB VII. KESELAMATAN KERJA ..................................................................

29

BAB VIII. PENGENDALIAN MUTU ................................................................

32

BAB IX. PENUTUP .............................................................................................

42

ii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1.

LATAR BELAKANG.
Tata usaha sebagai pusat administrasi mulai sirkulasi administrasi,
penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan. Bagian
Administrasi sebagai salah satu bagian di RS Baptis Batu memiliki kedudukan yang
sangat strategis. Berbagai kebutuhan administrasi, direncanakan, diproses, dan
dilaksanakan oleh bagian Administrasi.
Pengertian Administrasi seringkali diartikan dalam arti yang sempit,
yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis
belaka. Administrasi dalam arti yang laus, yaitu sebagai suatu proses kerjasama
yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan
pengertiannya dengan manajemen, yang merupakan proses pencapaian tujuan
melalui dan dengan orang lain. Kantor dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu
keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah
atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang
dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas,
tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang
bersangkutan.

Administrasi

perkantoran

adalah

proses

perencanaan,

pengorganisasian, dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin,


metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas
pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini
yaitu Tujuan RS Baptis Batu. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau
memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan,
kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat
dan ekspedisi. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada
administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha
penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian
tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan

administratif. Segala sesuatu ;yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan


perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan
tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping
itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor.

Tugas pokok bagian Administrasi adalah

memberikan pelayanan administrasi baik di kantor maupun di Komite Medik RS


Baptis Batu

1.2.

TUJUAN PEDOMAN.
Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Administrasi
dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain
itu pedoman ini merupakan acuan bagian Administrasi dalam melakukan pekerjaan
sehari-harinya sesuai job description yang sudah ada.

1.3.

RUANG LINGKUP PELAYANAN.


Sebagaimana

telah

disebutkan

sebelumnya,

bahwa

pelayanan

Administrasi yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi


perkantoran dan administrasi komite medik. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut
:
1.

Administrasi perkantoran / Sekretaris Perkantoran


Administrasi

perkantoran

bertanggungjawab

dalam

memenuhi

semua

kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat


yang diadakan di lingkungan kantor.
2.

Administrasi Komite Medik


Administrasi Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu
sekretaris komite medik dan tertib administrasi dokter juga mengatur segala
keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.

1.4.

BATASAN OPERASIONAL.
Batasan operasional pedoman ini terbagi menjadi 2 (dua) tugas pokok
yaitu Administrasi Perkantoran/ Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite
Medik. Yang dirinci lagi sebagai berikut :
1. Administrasi Perkantoran / Sekretaris Direksi
Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Pelayanan tamu
Pelayanan untuk Direksi
Melakukan perjanjian
Memfasilitasi pertemuan
Memberikan laporan (rapat dan notulen)
Menyusun dan menyimpan dokumen
2. Administrasi Komite Medik
Kelengkapan dokumen dokter
Kebutuhan Komite Medik sehari-hari
Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah

1.5.

LANDASAN HUKUM.
Landasan hukum bagian Adminstrasi di RS Baptis Batu diantaranya :
1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
2. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2004 tentang Kesehatan
3. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor
014/SK/YBI/VIII/2009 tentang Penunjukan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu
4. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor
047/YBI/VII/2011 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu

BAB II
STANDAR KETENAGAAN

2.1.

KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA.


Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM) di bagian Administrasi diantaranya :

NAMA JABATAN

Ka. Bag. Administrasi


Administrasi

Kantor/

KUALIFIKASI

TENAGA YANG

FORMAL & INFORMAL

DIBUTUHKAN

D3 Sekretaris
Sekretaris D3 Sekretaris

Direksi
Administrasi Komite Medik

D3 Sekretaris / Komputer

Jumlah

2.2.

DISTRIBUSI KETENAGAAN.
SDM bagian Administrasi RS Baptis Batu berjumlah 2 orang dan sesuai
dengan struktur organisasi instalasi rekam medis terbagi menjadi 2 bagian yaitu
Administrasi Kantor/Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite Medik.
Bagian Administrasi RS Baptis Batu dikepalai oleh seorang kepala
bagian dengan pendidikan D3 Sekretaris yang sudah berpengalaman minimal 3
tahun, dan bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM bagian Administrasi adalah
sebagai berikut :

NAMA JABATAN

Kepala

Bagian

Administrasi

Administrasi Kantor /
Sekretaris Direksi

Administrasi Komite
Medik

KUALIFIKASI

Waktu

JML

FORMAL & INFORMAL

Kerja

SDM

DIII

Sekretaris

(Pengalaman 1 Shift

minimal 2 tahun + Pelatihan 07.00 1


Customer Service)

15.30
1 Shift
07.00 1

DIII

15.30
1 Shift
07.00 1

DIII

15.30

Jumlah

BAB III
STANDAR FASILITAS

3.1.

DENAH RUANGAN.
(Terlampir)

3.2.

STANDAR FASILITAS.
Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Kantor :
No

Nama Alat

Jumlah

Lemari Arsip

2 set

Lemari Kotak Surat

1 set

Maket RS Baptis Batu

1 set

Sofa Tamu

2 set

Meja Komputer

1 buah

Meja kerja

2 buah

Vas Bunga

3 buah

Lemari kayu

1 buah

Rak besi susun 3

1 buah

10

kursi

4 buah

11

Komputer

1 set

12

Printer Epson L100

1 buah

EPSON

13

Scanner

1 buah

Canon

14

Tempat sampah

2 buah

15

Mesin Fax

1 buah

16

Pemotong Kertas

1 buah

17

Telpon

1buah

18

Meja kotak

1 buah

19

Meja bundar

1 buah

20

Jam Dinding

2 buah

21

Whiteboard

2 buah

22

Penghapus board

1 buah

Keterangan

Panasonic

Seiko

23

Laci kecil

1 buah

24

Mesin fotokopi

1 buah

25

Salib

2 buah

26

lukisan

2 buah

27

LCD

1 buah

28

UPS

2 buah

29

Struktur organisasi RSBB

1 buah

Kebersihan

&

Toshiba

Rumah

Tangga
1

Peralatan kebersihan Lantai &


Ruangan

1 set

Dispenser

1 buah

Kulkas

1 buah

Tempat Tissue

1 buah

ATK

Jumlah

Rak kecil

1 buah

Tempat Isolasi

1 buah

Perfurator

1 buah

Kalkulator

1 buah

Steples / Hecter

1 buah

Tempat pensil

1 buah

Stempel

2 buah

RS / Nama Direktur

Cutter

1 buah

Joyko

Gunting

1 buah

10

Penggaris plastik

1 buah

Miyako

Keterangan

Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Komite Medik:


No

Nama Alat

Jumlah

Bufet Ruang Dokter

Kaca Washtafel

Lampu X-Ray R. Dokter

Meja Pasien Besar R. Dokter

Meja Pasien Kecil R. Dokter

Meja Rapat R. Dokter

Struktur

Organisasi

Komite

Medik

Keterangan

Wireless R. Dokter

TV LG R. Dokter

10

Meja Kaca bentuk L R. Dokter

11

Komputer

1 set

12

Printer Epson T11

1 buah

EPSON

13

Rak Besi ss 5

1 buah

Canon

14

Tempat sampah

1 buah

15

Lemari buku laci 3

2 buah

16

Lemari kaca arsip

1 buah

17

Telpon

1buah

18

Meja kotak

1 buah

19

Meja bundar

1 buah

20

Jam Dinding

1 buah

21

Whiteboard

2 buah

22

Penghapus board

1 buah

23

Salib

2 buah

24

Fan Regency

Kebersihan

&

Rumah

Tangga
1

Peralatan kebersihan Lantai &


Ruangan

1 set

Seiko

Dispenser

1 buah

Kulkas

1 buah

Tempat Tissue

1 buah

Gorden

4 set

ATK

Jumlah

Tempat Isolasi

1 buah

Kalkulator

1 buah

Steples / Hecter

1 buah

Tempat pensil

1 buah

Cutter

1 buah

Gunting

1 buah

Penggaris plastik

1 buah

Miyako

Keterangan

Joyko

BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Kantor/ Sekretaris Direksi
diantaranya :
4.1.

PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.


Pelayanan surat menyurat
Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya :
a.

Kebijakan Direktur
Kebijakan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu adalah penetapan
Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang
mengikat.

b.

Keputusan Direktur;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan
penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam
rangka

ketatalaksanaan,

penyelenggaraan

tugas

umum

dan

pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit


Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja
dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
c.

Surat Edaran Direktur;


Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang
dianggap penting dan mendesak.

d.

Pedoman / Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal
pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan
kegiatan.
Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan

10

e.

Standar Prosedur Operasional;


Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan
operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu
pejabat atau unit kerja.

f.

Perjanjian.
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama
tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih
untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama.

g.

Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
sebagainya.

h.

Surat Keterangan;
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

i.

Surat Perintah/Tugas;
Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.

j.

Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin
kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan
sesuatu.

k.

Surat Kuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari
pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna
bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum
mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.

l.

Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara

11

tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan


yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit,
maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah
folio.
m. Memo Internal;
Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo
Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang
tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal
dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.
n.

Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Baptis Batu.

o.

Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung
jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan
dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya.
Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang
diserahi tugas

p.

Berita Acara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat
pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan
lain-lain bagi

suatu permasalahan

baik berupa perencanaan,

pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.


q.

Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan
atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan
yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.

12

r.

Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan
sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah
sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.

Prosedur surat menyurat :


a. Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat
1) Surat Dinas
a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas
Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen
dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada
padanannya dalam bahasa Indonesia
Gunakan kata-kata yang nyata dan positif
Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama
Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk
yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir
Untuk

keperluan

intern

dalam

RS

Baptis

Batu

agar

menggunakan nota dinas


Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan
kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak
diketahui, gunakan istilah PIMPINAN
Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu
SAUDARA atau BAPAK bisa ditingkat menjadi SDR atau
BP asal diikuti dengan nama pejabat tersebut
Sebutan untuk pengganti diri RS Baptis Batu (yang mengirimi
surat) yaitu KAMI
Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan
Surat

diakhiri

cukup

dengan

menyebutkan

jabatan

penandatanganan surat dan namanya


b) Bagian-bagian Surat Dinas
Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :
Kepala Surat

13

Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan


dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal
pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan
pula logo instansinya (dalam hal ini RS Baptis Batu)
Kepala surat terdiri dari :

Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan


instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman
surat ybs

Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan


angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.

Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan


angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut

Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan


maksud singkat surat tersebut

Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan


alamat yang dituju.

Isi Surat
Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk
menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung
dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup
Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat
yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk
penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan
bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri
bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui
isi surat tersebut.
c) Bentuk Surat Dinas
Bentuk surat dinas dalam lingkungan RS Baptis Batu yaitu
berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4
d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan

Penyusunan Konsep

14

Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan


menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite)
atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau
idenya

sendiri

yang

kemudian

diajukan

kepada

pimpinannya untuk memperoleh persetujuan

Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai
berikut :
Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri
dapat langsung diproses di bag. Administrasi untuk
diketik
Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar
diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk
mendapat persetujuan
Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas
bekas disebaliknya

Pengetikan Surat
Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4
diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk
arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah
sesuai kebutuhan
Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama
tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang
sama sampai dengan surat selesai
Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf
Times New Roman dengan ukuran 12
Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan
atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri
Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal
surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas
bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm

15

Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama


penandatanganan surat merupakan satu garis lurus
dari atas ke bawah
Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas.
Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris
dibawah nama pejabat penandatangan surat
Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal
diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada
diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak
antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik
3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan
yang menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.
Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan
hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan
agar diatur supaya serasi
2) Surat Keputusan
a) Kepentingan
Surat

keputusan

dikeluarkan

oleh

pimpinan

untuk

memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas


b) Ketentuan Umum
Surat

Keputusan

berisikan

menimbang,

mengingat,

memperhatikan dan memutuskan


Konsiderans Menimbang berisi pertimbangan yang menjadi
alasan diterbitkannya surat keputusan
Konsiderans Mengingat berisi peraturan perundangan
Pencantuman perundangan pada Mengingat harus emenuhi
ketentuan sebagai berikut :

Memperhatikan hirarki perundang-undangan

Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi


Surat Keputusan

Mencantumkan
berlaku

16

perundang-undangan

yang

masih

Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung


surat keputusan tersebut
Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat
keputusan tersebut
c) Macam surat keputusan
Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan
Surat Keputusan bukan Kepegawaian

3) Surat Perintah Dinas (SPD)


Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk
menugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas
4) Surat Perjanjian Kerjasama
Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut Bidang Keuangan
/ Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan
kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang
keuangan dan hukum
5) Surat Lainnya
Surat-surat

lain

misalnya

pengumuman,

surat

keterangan/pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan


format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RS Baptis Batu

b. Sistem Penomoran Surat


Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RS Baptis Batu yaitu
sebagai berikut :
1) Surat Keputusan
2) Surat Peraturan
3) Surat Kebijakan
4) SOP
5) Edaran
6) PKS
7) Surat keluar

17

c. Stempel Dinas
1) Bentuk
Stempel dinas RS Baptis Batu berbentuk bulat Logo Rumah Sakit
Baptis Batu yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter
lingkaran luar 28,2 mm, diameter lingkaran dalam 18,7 mm, tebal
garis luar 0,5 mm, tebal garis dalam 0,3 mm. ukuran logo tengah
13 x 14 mm, dan ukuran salib 4 x 6 mm . Rumah Sakit Baptis Batu
ditulis dengan ukuran huruf 8,45pt dan jenis huruf Arial; Rumah
Sakit diposisikan mengelilingi logo dengan penulisan rumah sakit
di baris pertama dan Baptis Batu di baris ke dua.

2) Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti
diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya
boleh digunakan untuk kepentingan RS Baptis Batu. Hanya
diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait
dengan kedinasan RS Baptis Batu
3) Penyimpanan dan tanggung jawab
Stempel dinas dengan ukuran 28,2 mm disimpan pada sekretariat,
sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada
kesekretariatan. Sedangkan stempel yang lebih kecil disimpan pada
bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan
menjadi tanggung jawab bagian keuangan
4) Cara pemakaian
Pemakaian stempel dinas diatur sebagai berikut :

18

a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat (dikenakan


sedikit pada tanda tangan)
b) Yang diperkenankan distempel yaitu hanya pada tanda tangan
pimpinan (Direksi). Bila pada satu surat terdapat dua tanda
tangan pimpinan, maka stempel diterakan pada jabatan
tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan pelayanan.

d. Wewenang penandatanganan surat


1) Surat Dinas Rutin
Surat ini ditanda tangani oleh Direktur dan Wakil Direktur. Apabila
surat tersebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan
atau Wakil Direktur dan berhalangan, maka akan ditandatangani
perwakilan Manajer.
2) Surat Keputusan
Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun
yang

tidak

menyangkut

kepegawaian)

ditandatangani

oleh

Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh Wakil Direktur Umum


Keuangan dan Kepala Bagian SDM
3) Surat Perintah Dinas
Surat ini ditandatangani oleh Direktur dan Wakil Direktur sesuai
dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan
dinas
4) Surat Perjanjian
Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih
dahulu diparaf oleh Wakil Direktur dan atau Manajer terkait.

e. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian


Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh
Direktur

dan

Wakil

Direktur.

Apabila

Direktur

berhalangan,

penandatanganan surat bisa dilakukan oleh Wakil Direktur dengan


menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur, Wakil Direktur.
Misalnya :

19

a.n

Direktur

RSBB

Wakil Direktur Umum Keuangan,


Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari
pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan
kata i.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya :
Kepada
Yth. Direktur RS Baptis Batu
u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan
di
tempat
f. Pengelolaan surat menyurat
1) Pengurusan Surat Masuk
a) Surat surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian
administrasi diperiksa dan diteliti kebenaran alamat tujuannya.
Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya
atau Kantor Pos
b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut :
Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat
masuk
Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan
kepada Direktur / Wakil Direktur (jika Direktur berhalangan
masuk)
Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai
arahan lebih lanjut
Lembar disposisi dan surat asli dikopi
Administrasi mendistribusikan kopi surat sesuai dengan
bagian yang dituju
Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli
akan dikopi sebanyak jumlah disposisi

20

Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan


setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing
penerima
2) Pengurusan Surat Keluar
a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang
sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya,
kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat
yaitu sebagai berikut :
Nomor : 01/19/XI/RSBB_DIR/Wa.Dir.UK/Wa.Dir.Yan/2013
Keterangan :
01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam dua
digit kecuali lebih dari 99
19 : tanggal dibuatnya surat
XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi
RSBB : singkatan dari RS Baptis Batu
DIR : Singkatan dari Direktur
Wa.Dir. UK : Singkatan dari Wakil Direktur Umum
Keuangan
Wa.Dir. Yan : Singkatan dari Wakil Direktur Pelayanan
2013 : adalah tahun pembuatan surat
b) Surat dibuat pada kop surat RS Baptis Batu dengan dibubuhi
stempel RS Baptis Batu
c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan
fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang
disimpan pada bagian Administrasi

g. Mengirim surat/ ekspedisi


Sistem pengiriman surat yang ada di RS Baptis Batu ada beberapa
macam, diantaranya :
Melalui pos/kiriman kilat
Dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi

21

Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS


yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara
tersebut diatas

h. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen


Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian
Administrasi akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian
Administrasi. Terkecuali untuk SPO, maka distribusi serta sosialisasi
menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkan SPO.

i. Revisi dan Penghapusan dokumen


Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal
yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan
dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak
sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RS Baptis
Batu.

4.2. PELAYANAN TAMU.


Tamu di RS Baptis Batu dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke
bagian Admnistrasi. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor, mengisi
buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan diarahkan ke
tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi :
a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke
RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi
b. Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan
penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang
berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi.
Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke bag.
Administrasi, akan diarahkan oleh bag. Administrasi ke Direksi.
1.

Pelayanan untuk Direksi

22

Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi


(alat tulis, dst). Selain itu bag. Administrasi juga bertanggung jawab untuk
keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupun rapat
2.

Melakukan perjanjian
Bag. Administrasi memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk
Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. Administrasi akan
menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk
kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwal perjanjian

3.

Memfasilitasi pertemuan
Sama dengan perjanjian, maka bag. Administrasi memiliki wewenang untuk
mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang
terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RS Baptis Batu terpusat pada
bag. Administrasi, maka semua unit/orang yang akan mengadakan pertemuan,
harus mengatur jadwal melalui bag. Administrasi, terutama pertemuan diluar
pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh
Direktur RS Baptis Batu.
Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak
luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian Administrasi
akan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi.
Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka unit terkait harus
berkorrdinasi dengan bag. Administrasi.

4.

Memberikan laporan (rapat dan notulen)


Bagian Administrasi memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan
yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan
kegiatan bag. Administrasi selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan
dinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS).
Selain itu bag. Administrasi juga menyusun dan berkoordinasi dengan unit lain
dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk Yayasan Rumah Sakit Baptis
Indonesia (YRSBI) yang dikoordinir oleh Wakil Direktur Umum Keuangan

5.

Menyusun dan menyimpan dokumen


Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya.
Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur maupun

23

prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis


dokumennya.
Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Komite Medik diantaranya :
1.

Kelengkapan dokumen dokter


Kelengkapan dokumen dokter ini meliputi, berkas-berkas administrasi bagi dokter
yang praktek di RS Baptis Batu. Diantaranya pengurusan SIP, STR, keanggotaan
IDI/PDGI, dst. Administrasi Komite Medik bekewajiban untuk mengecek dan
melengkapi berkas-berkas dokter dan bekerjasama dengan SDM untuk pengurusan
dan penyimpanannya.

2.

Kebutuhan Komite Medik sehari-hari


Administrasi Komite Medik bertanggung jawab atas segala kebutuhan di kegiatan
Komite Medik, melalui Sekretaris Komite Medik, Administrasi Komite Medik
melakukan pengebonan untuk kebutuhan Komite Medik (ATK, keperluan Rumah
Tangga & Kebersihan).

3.

Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah


Selain itu Administrasi Komite Medik bertanggung jawab untuk memfasilitasi
dokter RS Baptis Batu yang mengikuti kegiatan ilmiah, mulai dari informasi
kegiatan ilmiah, pendaftaran, transportasi dan akomodasi dokter tersebut. Yang
kemudian akan dicatat dalam laporan Administrasi Komite Medik.

24

BAB V
LOGISTIK

NO

PERSEDIAAN

JUMLAH HARGA

BARANG

BARANG SATUAN

HARGA
SATUAN
+ 10%

TOTAL
HARGA

ATK

Bolpoin standart

917

1.008,7

12.104,4

Kertas Foto copy 70 g 115

26.100

28.710

3.301.650

Materai

70

6.000

6.600

462.000

Lakban hitam

11.000

12.100

36.300

Spidol Board Marker


hitam

10

5.750

6.325

63.250

Stipo Kiriko

4.000

4.400

17.600

Isolasi 2 cm

4.400

4.840

19.360

Isi staples

10

1.500

1.650

16.500

Binder Clip 200

10

708,33

779,16

7.791,63

10

Spidol Marker hitam

4.750

5.225

15.675

11

Penghapus pensil

1.500

1.650

1.650

12

Clear Holder

20

12.000

13.200

264.000

13

Klip besar

2.350

2.585

15.510

14

Klip kecil

15

800

880

13.200

15

Buku ekspedisi

4.800

5.280

26.400

17

Kertas fax

22

13.000

14.300

314.600

18

Otner Folio

50

11.000

12.100

605.000

19

Tinta stempel

5.500

6.050

6.050

20

Tinta printer Epson


4

69.000

75.900

303.600

69.000

75.900

227.700

L100 hitam
21

12

Tinta printer Epson


L100 biru

25

22

Tinta printer Epson


L100 kuning

69.000

75.900

227.700

L100 merah

69.000

75.900

227.700

24

Stabilo

5.200

5.720

5.720

25

Kertas A4

31.000

34.100

204.600

27

Spidol Board Marker


Merah

5.750

6.325

18.975

29

Map Kertas Bufalo

50

1.100

1.210

60.500

30

CD Blank

15

2.500

2.750

41.250

31

DVD Blank

15

2.500

2.750

41.250

35

Amplop
Kecil

7.000

7.700

7.700

Program filling

4.000.000

4.400.000

4.400.000

TOTAL

10.965.336,03

23

36

Tinta printer Epson

Kosongan

RUMAH TANGGA

Sedotan bengkok

10

700

770

7.700

Baterai abc kecil

12

1.500

1.650

19.800

Wash Hand

10

3.500

3.850

38.500

Tissue
NB

10

10.000

11.000

110.000

Sunlight

6.000

6.600

33.000

Kresek Hitam Besar

10 pak

19.000

20.900

209.000

TOTAL

418.000

kotak

Reff

CETAKAN

Amplop kop RSBB


besar

45.000

49.500

297.000

Kertas Kop RSBB

10

125.000

137.500

1.375.000

26

TOTAL

1.672.000

TOTAL

13.055.336,03

BENGKEL

27

BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Keselamatan pasien di Bagian Administrasi yakni dengan Peningkatan


Komunikasi Efektif.

28

BAB VII
KESELAMATAN KERJA

UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan


upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan,
mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit
adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib
menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja.

Program keselamatan dan

kesehatan kerja di bagian Administrasi bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan


dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit.
Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa Setiap
warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan.
Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang
memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan
dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia.
Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari
perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi

dan

perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit.
Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai
dan meningkatkan produktivitas rumah sakit.
Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usahausaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para
pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan
keselamatan dan kesehatan kerja.

Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang

Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin:


a.

Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam
keadaan sehat dan selamat.

b.

Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.

c.

Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.

Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat


digolongkan pada tiga kelompok, yaitu :
a.

Kondisi dan lingkungan kerja

29

b.

Kesadaran dan kualitas pekerja, dan

c.

Peranan dan kualitas manajemen

Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat
kerja dapat terjadi bila :
-

Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;

Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;

Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu
panas atau terlalu dingin;

Tidak tersedia alat-alat pengaman;

Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip:


-

Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas
ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas.
Harus tersedia tangga anti tergelincir.

Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak
penyimpanan.

Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan


petugas.

Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan


pencegahan bahaya kebakaran.
Sedangkan untuk petugas bagian administrasi yang melakukan kegiatan dikantor harus :
1. Didalam bekerja bagian Administrasi harus memakai sepatu kerja untuk
menghindari terkena sengatan listrik
2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari
mengambil APAR Alat Pemadam Api Ringan ditempat terdekat yang telah
disediakan dengan cara CARA Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk
mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api
3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang
aman melewati pintu keluar
4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakair dideakt sumber api atau listrik
5. Matikan komputer setekah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi
sebelum meninggalkan ruangan

30

6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja

31

BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek


yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang
digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu :
Definisi Indikator adalah :
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator
merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator
yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.
Kriteria :
Adalah spesifikasi dari indikator.
Standar :

Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang
berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab
untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.

Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.

Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.

Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan


prinsip dasar sebagai berikut:
1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan

Keprofesian

Efisiensi

Keamanan pasien

Kepuasan pasien

Sarana dan lingkungan fisik

2. Indikator yang dipilih


a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses
b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada
untuk perorangan.
c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit

32

d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk
dimonitor
e. Didasarkan pada data yang ada.
3. Kriteria yang digunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai
indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan
mutu tidak baik.
4. Standar yang digunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan :
a. Acuan dari berbagai sumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara
c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Administrasi sesuai dengan
ketentuan :
1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit
Judul

Peraturan Internal Rumah Sakit

Dimensi mutu

Efektivitas

Tujuan

Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan


hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis

Definisi operasional

Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh


pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan
praktisi medis di rumah sakit

frekuensi

6 bulan

pengumpulan data
Periode analisis

6 bulan

Numerator

Peraturan Internal Rumah Sakit

Denominator

Tidak ada

Sumber data

Sekretariat

33

Standar

Ada ditetapkan oleh pemilik

Penanggung jawab

Direktur Rumah Sakit

2. Adanya Perencanaan Strategis RS


Judul

Perencanaan Strategis Rumah Sakit

Dimensi mutu

Efektivitas

Tujuan

Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan


misi

Definisi operasional

Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit


untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk
mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi

frekuensi

6 bulan

pengumpulan data
Periode analisis

6 bulan

Numerator

Perencanaan Strategi

Denominator

Tidak ada

Sumber data

Sekretariat

Standar

Ada dokumen rencana strategis

Penanggung jawab

Direktur Rumah Sakit

3. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi


Judul

Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi

Dimensi mutu

Efektivitas

34

Tujuan

Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan


di rumahsakit

Definisi operasional

Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah


pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan
terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam
pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masingmasing.

frekuensi

1 bulan

pengumpulan data
Periode analisis

3 bulan

Numerator

Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu


bulan

Denominator

Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan

Sumber data

Notulen rapat

Standar

100 %

Penanggung jawab

Direktur Rumah Sakit

35

4. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja


Judul

Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja

Dimensi mutu

efektivitas, efisiensi

Tujuan

Tergambarnya

kepedulian

administrasi

rumahsakit

dalam

menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan


Definisi operasional

Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk


mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi
organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas
kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain
indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal),
indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit,
dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh
pemerintah daerah.
Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali

Frekuensi

1 tahun

pengumpulan data
Periode analisis

1 tahun

Numerator

Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3


bulan dalam satu tahun

Denominator

Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu


tahun

Sumber data

Bagian Tata Usaha

Standar

100 %

Penanggung jawab

Direktur

36

5. Memelihara arsip korespondensi


Judul

Memelihara Arsip Korespondensi

Dimensi mutu

Ketertiban dan kerapian

Tujuan

Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara


arsip korespondensi

Definisi operasional

Memelihara

Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban

bagian Administrasi untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk


dokumen yang beredar .

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data
Periode analisis

1 bulan

Numerator

Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan

Denominator

Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan

Sumber data

Bagian Administrasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

37

6. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas


Judul

Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas

Dimensi mutu

Ketertiban dan Keteraturan

Tujuan

Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan


RS

Definisi operasional

Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang


dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam
pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan
perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang
dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data
Periode analisis

1 bulan

Numerator

Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan

Denominator

Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan

Sumber data

Bagian Administrasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

38

7. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS.


Judul

Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS

Dimensi mutu

ketertiban

Tujuan

Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib

Definisi operasional

Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu


akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi
alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah
menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan
tamu

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data
Periode analisis

1 bulan

Numerator

Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan

Denominator

Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan

Sumber data

Informasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

39

8. Membuat dan Menyebarkan Dokumen


Judul

Membuat dan Menyebarkan Dokumen

Dimensi mutu

Ketertiban dan kerapian

Tujuan

Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS

Definisi operasional

Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala


ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel
RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data
Periode analisis

1 bulan

Numerator

Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan

Denominator

Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu


tahun

Sumber data

Bagian Administrasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

40

9. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat


Judul

Mengkoordinasikan Jadwal Rapat

Dimensi mutu

efektivitas, efisiensi

Tujuan

Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di


lingkungan RS

Definisi operasional

Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala


bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di
lingkungan RS

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data
Periode analisis

1 bulan

Numerator

Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan

Denominator

Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan

Sumber data

Bagian Administrasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

41

BAB IX
PENUTUP

Demikianlah panduan pelayanan Bagian Administrasi ini dibuat sebagai dasar


untuk pelayanan.
Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya
penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi ini.

42