UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL

PER
Con formato: Centrado

Con formato: Fuente: 14 pto

FACULTAD DE INGENIERA DE SISTEMAS

Con formato: Fuente: 18 pto

Con formato: Fuente: 14 pto

Con formato: Fuente: 18 pto

Con formato: Centrado

MECANISMOS ORGANIZACIONALES A TRAVS

Con formato: Fuente: 18 pto

Con formato: Fuente: 18 pto

DE MSV PARA MEJORAR LA GESTIN DE LA

EMPRESA GESA CENTRO S.A.C.
Con formato: Centrado
Con formato: Fuente: 14 pto

PRESENTADO POR:

Con formato: Izquierda

HILARIO ORIHUELA, Ronald Ramiro

DOCENTE:

Con formato: Sangra: Izquierda: 0 cm

Mg.TAIPE CASTRO, Robensoy Marco

Con formato: Izquierda

Con formato: Centrado

HUANCAYO PER

Con formato: Izquierda

2015

Con formato: Izquierda

INTRODUCCIN

El dinamismo y la complejidad son los principales elementos que caracterizan el mundo

globalizado actual, como consecuencia, se requiere de organizaciones slidamente
establecidas, con estructuras funcionales eficientes, que se adecuen a los nuevos
paradigmas de los negocios. En tal sentido, es necesario conocer el entorno operativo que
determina las actividades organizacionales, as mismo, es imprescindible identificar el flujo
de informacin y el tratamiento que stas reciben para precisar y gestionar los nuevos
requerimientos, con el objeto de optimizar el funcionamiento general de las empresas,
hacindolas cada vez ms productivas, mediante su adaptacin a los lineamiento tcnicos,
operativos y econmicos que impone el contexto en el que se desenvuelven.
Para proponer y propiciar los principales cambios que se deben gestionar, existe una
tcnica poderosa para diagnosticar los fundamentos operativos en las empresas; y es el
modelado, una herramienta prctica que provee principios cientficos para guiar el rumbo
organizacional, revelar problemas de liderazgo y control, y determinar las bases para el
diseo de sistemas de informacin, para que muestren un conjunto de interrelaciones
dinmicas con el medio ambiente y sugieran razones para pronosticar el xito o fracaso de
la empresa.
Un marco funcional eficiente es el eje que debe promover estos cambios organizacionales,
sin embargo, cuando no est bien definido, pudiera aplicarse correcciones, que tal vez,
alivien los sntomas de algunas situaciones, pero con consecuencias a largo plazo an ms
graves que los problemas originales, creando un sistema de soluciones contraproducentes.
En tal sentido, el modelo de sistema viable representa un desarrollo conceptual concreto
basado en la teora ciberntica que pretende representar los elementos y la forma
estructural que debera tener cualquier organizacin para ser viable, permitiendo de esta
forma mediante su aplicacin construir las condiciones para su viabilidad, es decir, para
2

conseguir la capacidad de desarrollo, aprendizaje y adaptabilidad en cualquier

organizacin.

INDICE.

LA METODOLOGA CIBERNTICA ORGANIZACIONAL- MTODO VIPLAN

La ciberntica es una ciencia nacida hacia 1942 e impulsada inicialmente por Norbert
Wiener y Arturo Rosenblueth Stearns que tiene como objeto el control y comunicacin en
el animal y en la mquina o desarrollar un lenguaje y tcnicas que nos permitirn abordar
el problema del control y la comunicacin en general.[cita requerida] Tambin, durante la
dcada del cincuenta, William Ross Ashby propone teoras relacionadas con la inteligencia
artificial.
El trmino ciberntica viene del griego (kubernites, que se refiere al timonel, el
cual gobierna la embarcacin). La palabra "cyberntique" tambin fue utilizado en 1834 por
el fsico Andr-Marie Ampre (1775-1836) para referirse a las ciencias de gobierno en su
sistema de clasificacin de los conocimientos humanos.
El Mtodo VIPLAN El Mtodo VIPLAN ofrece un enfoque estructurado para el diagnstico
y diseo de la estructura organizacional basado en su misin y estrategias. Este mtodo
respeta los puntos de vista de la gente comprendida en la organizacin. Usa el Modelo del
Sistema Viable de Stafford Beer para plantear una solucin a su estructura aparente de la
organizacin
CORRIENTES FILOSFICAS DE LA METODOLOGA
Funcionalismo
Conjunto de elementos interrelacionados de forma tal que la variacin es uno de ellos
produce una alteracin en la accin reciproca de los sistemas
En el funcionalismo existen diversas interpretaciones de la realidad. En un principio el
esfuerzo explicativo de esta corriente se centr en analizar la forma en que haban
evolucionado las sociedades, especialmente las europeas del siglo XIX.
Son caractersticas del funcionalismo: entender los fenmenos sociales en trminos de
su relacin con algn sistema; tratar de determinar el papel que su patrn de
comportamiento observado juega en el mantenimiento del sistema social; su principio
metodolgico, que propone explicar las partes en relacin al todo; su concepcin de la
evolucin y desarrollo social que les lleva a sostener que toda estructura social tiende
al equilibrio y al mantenimiento del sistema. * Desarrolla la nocin de cultura,
profundizando en cuanto a su funcin social.
Estructuralismo
El estructuralismo nace de la idea de estructura, que se puede entender como la
relacin de unos elementos con otros, por lo que la estructura puede encontrarse en
conjuntos diferentes. La estructura persiste aunque varen sus componentes, pero si
se alteran las relaciones entre sus componentes, la estructura se modifica. La
5

estructura defin un conjunto, que constituye su aspecto original sin pretender que sea
el nico, indicando las diferencias al interior del conjunto; De ah que el estructuralismo
es un mtodo de conocimiento y la estructura es el vnculo que impone un orden al
interior de la coleccin de objetos y cosas que es el mundo.

I-

DEFINICIN DE LA IDENTIDAD DE LA EMPRESA GESA CENTRO S.A.

El presente estudio se viene realizando en la empresa Gesa Centro S.A.C., creada el ao

2003, la empresa Gesa Centro S.A.C. es una empresa dedicada a la venta y distribucin
de productos de limpieza personal y productos de consumo masivo. La cobertura en
distribucin alcanzada a la fecha es de toda la regin centro del Per, la empresa tiene
presencia en las ciudades como: Huancavelica, La Oroya, Satipo, La Merced, Jauja, Tarma,
Junin, Yauli, Chanchamayo, Concepcion y Huancayo.
Gesa Centro SAC es distribuidor autorizado de las marcas: P&G, INCASUR, TUINIES,
ETERNA, IDEAL, DKASA, ILKO, MEAD JOHNSON NUTRITION y PALMOLIVE. Teniendo
el mayor volumen de ventas en los productos de Procter & Gamble.
La Empresa GESA CENTRO es cadena de tiendas dedicada a la venda de productos de
primera necesidad como de uso personal. Son Vendedores de Cobertura ya que poseen
una distribuidora con el mismo nombre que vende productos a las diferentes pequeas
bodegas de la regin centro del Per. Es una empresa 100% peruana.
Cuenta con un amplio surtido de productos (abarrotes, cuidado personal, limpieza, regalos,
belleza) en sus diferentes tiendas en el centro de Huancayo y el Tambo.
La empresa GESA centro posee ms de 150 personas que trabajan para esta empresa
siendo una de las empresa Huancanas con ms crecimiento en los ltimos aos.
Dicha empresa cuenta con 6 gerencias que dirigen las operaciones de la empresa y tiene
a la cabeza de toda la empresa a la gerente general o Duea de la empresa quien es la que
tiene el mayor cargo de la empresa, esta persona es tambin la representante legal de la
empresa. La empresa GESA presenta la gerencia de Recursos Humanos quien est
encargada del bienestar de los empleados as como la evaluacin de los futuros empleados
de la empresa, la gerencia de logstica es la encargada de los almacenes as como la
compra de mercadera de los diferentes proveedores, la gerencia de ventas es la encargada
de supervisar las ventas de la mercadera y llegar a las cuotas de ventas, la gerencia de
finanzas y contabilidad es el encargado de la contabilidad de la empresa as como los
estados de flujo de dinero en la empresa.

Visin:
GESA CENTRO S.A.C es una empresa lder en la distribucin de productos de consumo
masivo, caracterizada por la excelencia en el servicio. Somos competitivos, exitosos,
innovadores y con calidad humana, trabajamos unidos como un equipo comprometido
para mantener y reforzar este liderazgo.

Misin:

Ser una organizacin lder a nivel local y regional en distribucin, con un portafolio
diversificado de productos y marcas de excelente calidad, optimizando e innovando
procesos con tecnologa de punta, capaz de adaptarse a los cambios para satisfacer de
manera oportuna las necesidades de nuestros clientes.

Valores
Valores Organizacionales
Tiendas GESA CENTRO S.A.C se basa en cuatro pilares internos para mantener
un buen clima laboral entre sus empleados y por consecuencia brindar un buen
servicio de calidad a sus clientes. Estos son:
a) Honestidad
Ofrecemos productos a un precio y peso justo.
Ofrecemos y expendemos productos de calidad.
b) Responsabilidad

Cumplimos oportunamente nuestro con repartos de pedidos a las tiendas de al

por menor (ventas horizontales).

Impactamos positivamente en nuestro entorno.

Se apertura el da de venta a la hora exacta y con todas los estantes de ventas

listo y ambientes limpios.

Damos siempre lo mejor de nosotros y asumimos las consecuencias de nuestros

actos.

c) Trabajo en equipo

Mantenemos un buen clima laboral entre empleados.

Contamos con un personal dedicado, con buenas relaciones interpersonales entre

ellos.

d) Innovacin

Contamos con sistemas de venta para la atencin de los clientes.

Presentamos un rea de ventas especializado: ventas en distribucin y ventas en

tienda.

II-

Ofrecemos productos que satisfagan su necesidad.

Ofrecemos artculos y accesorios para damas y caballeros de moda y de calidad.

ORGANIGRAMA

III-

PROBLEMTICA A INTERVENIR

En la institucin educativa observamos que la razn de es omitida por los trabajadores de

la institucin, de la misma forma el control y monitoreo muestra desinters y desalineacin
en el cumplimiento de su razn de ser.
APLICACIN MTODO VIPLAN
1. FORMULACIN DE LA IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIN:
La empresa GESA CENTRO S.A.C es una empresa dedicada a la venta y
distribucin de productos de limpieza personal y productos de consumo masivo. La
cobertura en distribucin alcanza a la fecha es de toda la regin centro del Per y
la empresa tiene presencia en las ciudades como Huancavelica, La Oroya, Satipo,
La Merced, Jauja, Tarma, Junn, Yauli, Chanchamayo, Concepcin y Huancayo.
GESA CENTRO SAC es distribuidor Autorizado de las marcas P&G, INCASUR,
TUINIES, ETERNA, IDEAL, DKASA, ILKO, MEAD JOHNSON NUTRITION Y
PALMOLIVE. Tiene mayor Volumen de compra en los productos del proveedor
PROCTER Y GAMBLE.

IDENTIDAD:
La empresa denominada Gesa Centro SAC realiza la distribucin de productos
Procter & Gamble, Palmolive, Inca Sur, Tuinies, Eterna, Ideal, Dkasa, Ilko, Johson
Nutrition a las bodegas del departamento de Junin, para lo cual se cuenta con
gerente-dueo, vendedores, choferes y almaceneros. Esta viene regulada por la
Sunat, Municipalidad de Huancayo, el Tambo y el ministerio de Trabajo.

TASCOI
TRANSFORMACIN: Se refiere a las actividades que la organizacin
hace en el dia para producir sus bienes o servicios.
Pedidos de productos de
la fbrica (P&G,
Palmolive, IncaSur,
Tuinies, Eterna, Ideal,
JNutrition)

Bodegas con stock de

productos (P&G,
Palmolive, Incasur,
Tuinies, Eterna, Ideal,
JNutrition)

ACTORES: Son las personas o funcionarios de la organizacin que

hacen las transformaciones.
Gerente, Vendedores, Distribuidores, Choferes, Dueos de las bodegas,
Almaceneros
SUMINISTRADORES Y PROVEEDORES: Son las personas que
proporcionan los recursos, informacin e insumos para hacerla
transformacin.
Fbrica de Procter & Gamble, Palmolive, IncaSur, Tuinies, Eterna, Ideal,
Dkasa, Ilko, Johson Nutrition.
CLIENTES: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los
productos, bienes o servicios que transforman la organizacin.
Bodegas de las ciudades de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La Merced,
Jauja, Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepcin y Huancayo.
OWNERS: Son quienes pueden decidir cambios en la transformacin
o agregan valor.
Gerente General (Duea) Graciela Cordova
INTERVINIENTES:

Son aquellas instituciones del entorno que regulan a

las organizaciones que transforman o agregan valor.

SUNAT, MUNICIPALIDAD DE HUANCAYO Y TAMBO, AUDITOR DE
PROVEEDORES

10

2. MODELAMIENTO DE ACTIVIDADES ESTRUCTURALES:

a) Modelo Tecnolgico

El grfico resalta las actividades y/o procesos primordiales de la empresa que se

realiza el da a da.
Se da inicio con los ingresantes de nios y nias. Estos nios tienen que ser
matriculados por los padres o tutores/apoderados. Seguido los estudiantes son
instruidos en tres aspectos. Acadmico, Tecnologa y Habilidades Emocionales A
continuacin se empieza a describir lo que se realiza en cada proceso

Compra de productos e insumos a proveedores

Esta actividad es la inicial para empezar el ciclo de actividades dentro de la

empresa, los proveedores son parte escencial para poder realizar las
compras de productos e insumos ya que ellos son los que nos facilitan mucha
informacion para poder concretar una compra.
En esta actividad ser realiza una conversacin proveedor y encargado de
compras para poder definir las cantidad que productos a adquirir, las

11

caractersticas del producto y el precio pactado todo en un documento que es

la nota de pedido.

Almacenamiento
El almacenamiento en la empresa GESA es uno de las principales actividades
dentro de la empresa, est dado de forma que facilita la recepcin de productos
as como tambin retirarlos, en el almacenaje en la empresa Gesa se realiza
de forma donde los productos de limpieza y los productos de consumo masivo
(abarrotes) se encuentran separados. As como la ubicacin estratgica que
ayuda a la conservacin y rpida movilidad del mismo.
Ventas
Las ventas es la actividad de mayor valor en la empresa Gesa y se desarrolla de
dos maneras: Ventas al por mayor (distribucin) y ventas al por menor (Tiendas).
La empresa Gesa cuenta con 4 tiendas de autoservicios que estn ubicadas entre
la ciudad de Huancayo y el Tambo estas tiendas estn orientadas a la venta de
productos por menor, por otra parte la empresa realiza ventas al por mayor con la
ayuda de vendedores de campo que se encargan de vender productos a las
bodegas de la regin centro del Per (de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La
Merced, Jauja, Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepcin y Huancayo.)
Distribucin
La distribucin es la actividad que se realiza despus de haber efectuado la venta
o en caso de reposicin de Stock en las tiendas autoservicios GESA. La
distribucin se encarga de llevar todos sus pedidos a las diferentes bodegas de la
regin centro del Per (de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La Merced, Jauja,
Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepcin y Huancayo.)
En la distribucin participan un chofer y dos repartidores que son los encargados
de repartir todos los productos segn los pedidos que realizaron cada bodega a
cada vendedor estos pedidos estn acompaados de un comprobante de pago
(boleta de venta o factura). Los repartidores son los que verifican las
caractersticas as como la cantidad de cada producto dejado en cada tienda, as
como tambin ellos cobran el valor en soles de los pedidos que datan en los
comprobantes de pago y en caso de los crditos solo los dejan en cada tienda
para que el vendedor se apersone a cobrar.
12

b) Modelo Cliente-Suministrador
El modelo suministrador-cliente se utiliza para ver a quienes afecta los procesos
misionales o primarios de la Empresa Gesa Centro S.A., adems de poder observar
quienes son los que proveen de actividades, materiales, insumos, etc. para que sea
posible la realizacin de dichas actividades primarias, que son la razn de ser de la
organizacin.
La Empresa GESA CENTRO es cadena de tiendas dedicada a la venda de productos
de primera necesidad como de uso personal. Son Vendedores de Cobertura ya que
poseen una distribuidora con el mismo nombre que vende productos a las diferentes
pequeas bodegas de la regin centro del Per. Es una empresa 100% peruana.
Una de sus primeras actividades primarias es la compra de producto de los diferentes
proveedores que tenemos, Otro proceso de igual importancia es la Captacin y luego
venta de los productos, por ltimo la actividad que nos genera las utilidades es la
distribucin de los productos antes comprados.

c) Modelo Geogrfico
Mapa de distribucin - cobertura

13

El mapa que se presenta de la regin JUNN se presenta de color rojo toda las
regiones coberturadas y distribuidas. Todas las regiones que son Huancayo con
sus 28 distritos estn coberturados en su totalidad, Chupaca con sus 9 distritos,
Jauja 34 distritos, Yauli con sus 10 distritos, Concepcin con sus 15 distritos.
En la provincia de Satipo solo se cuenta con 5 distritos coberturados y
distribuidos, los distritos son Rio Negro, Satipo, Pampa Hermosa, Coviarili,
Mazamari.
En el mapa tambin se presenta la ubicacin de los dos almacenes que cuenta
la empresa, uno esta ubicado en la provincia de Huancayo distrito del Tambo en
el Jirn Alexander Flemin N 140 y el otro se encuentra ubicado en la provincia
de Tarma en el distrito de Tarma en Av. Pacheco N 1842.
Mapa de Tiendas

14

En el provincia de Huancayo la Empresa GESA-CENTRO SAC cuenta con 4

tiendas de venta al pblico en modalidad autoservicios y un almacn.
En el mapa se muestra la ubicacin de nuestros 4 locales (Tiendas) que
expenden nuestros productos al por mayor y menor. Tres de nuestras tiendas se
ubican en el distrito de Huancayo y una tienda en el distrito del Tambo. La tienda
principal se ubica en la calle Real N 987, otra se ubica en el Jr. Lima N 887 y
la tercera tienda se ubica en la Av. Girldez N 1381 al frente de Real Plaza.
La nica tienda que se tiene en el distrito del Tambo se ubica en el Jr. Sebastin
Lorente N 431 intersecciones con la calle Miguel Grau.
3. DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD
Modelamiento de los Niveles Estructurales
Para la construccin de este paso se consider el modelo tecnolgico que
muestra los procesos en funcin de su quehacer de la Empresa. Lo que se busca
en este punto es relacionar las actividades primarias ya definidas en la empresa con
sus correspondientes mecanismos de regulacin.
15

En el primer nivel de la complejidad se encuentra la unidad que abarca todas las

acciones que se realizan en la organizacin, la corporacin Procter y Gamble ya
que es la empresa de produccin del 80% de todos los productos que vende la
empresa Gesa adems los productos de P&G tiene ms del 90% de facturacin
de la empresa.
Luego en el segundo nivel se encuentran la empresa GESA CENTRO que tiene
como principales funciones o actividades primarias, Compras de productos e
insumos a proveedores, Almacenaje, Ventas, y Distribucin los que en
conjunto realizan la actividad de comercializacin que es el fin de esta empresa.
En el cuarto nivel dependiendo de la actividad como la actividad de Compras de
productos e insumos a proveedores se visualizan las siguientes actividades
Pedido de Producto e Insumos, Recepcin de Pedidos y Pago de pedidos
Recibidos. En la actividad de Ventas se visualizan dos actividades que apoyan
esta actividad las cuales son Ventas al por mayor y Ventas al por menor.
En quinto nivel se presenta actividades de cobro de crditos y captacin de
clientes estas actividades son de apoyo a la actividad de ventas al por mayor.
4. MODELAMIENTO DE LA DISTRIBUCIN DE DISCRECIN:
Matriz de Funcin Recursin
Nos mostrar el grado de centralizacin y/o descentralizacin de las actividades,
16

Al disear la estructura de una organizacin el anlisis de la discrecin y

autonoma persigue como objetivo entregar independencia a cada nivel recursivo
que necesite, relacionando las actividades primarias con las funciones de apoyo
y, conocer el grado de incidencia de los diferentes niveles respecto de las
funciones de apoyo en cuanto a la participacin en la generacin de informacin y
toma de decisiones dentro de sus atribuciones y responsabilidades.

Se puede identificar que el primer y ms importante problema que se soluciona a

travs de este nuevo modelo, es el que genera el dilema de control, causado
principalmente por el grado de centralizacin de funciones y recursos que generan
la estructura jerrquica. Se aprecia el nivel de descentralizacin propuesto al nivel
de toma de decisiones, el cual se evidencia en que a la actividad Cooperativa se le
disminuy la cantidad de indicadores de discrecionalidad sobre las actividades de
apoyo con el fin de lograr que de acuerdo con sus funciones legales, concentre sus
esfuerzos ms en las funciones de inteligencia, de control y monitoreo. Esta
discrecionalidad que le fue disminuida, aparece distribuida en los niveles recursivos
inferiores, incrementndoles as su autonoma en la toma de decisiones.
17

Uno de los mayores aportes de este modelo propuesto, es el cambio sustancial que
sufren las actividades que se encuentran despus de la funcin Cooperativa. Es as
como las actividades Almacenamiento, Ventas por menor y Ventas por mayor,
logran una autonoma mayor en el desarrollo de sus tareas a travs de la posibilidad
del manejo y administracin de recursos financieros y humanos propios. Esta
autonoma no implica libertad completa de hacer, pues deben estar sujetos a los
cronogramas de actividades y tiempos establecidos, pero que les permite optimizar
el uso de los recursos de acuerdo con las. Sin embargo el incremento en la
discrecionalidad en algunas de estas actividades va acompaado en primera
instancia por un programa de capacitacin en el desarrollo de las nuevas
habilidades.
5. MODELAMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
5.1. Gestin de Desempeo
Compras de productos e insumos:
Este proceso tiene tres sub procesos
Pedidos de productos e insumos

Lograr mantener y no quebrar el stock de seguridad.

Llegar a las cuotas mensuales de compras por lneas.

Conseguir los Ribeits (descuentos) por lneas de alta rotacin

(Procter y Gamble).

Negociar las formas de pago (Crdito a 30,15 y 60 das, contra

entrega y Al contado).

Negociar los das de trnsito del pedido.

Negociar los servicios que brindan los transportistas.

Optimizar la cubicacin de la disponibilidad de almacn con el

pedido.

Cumplir las polticas internas de compras.

Negociar la recuperacin de productos daados entre el traslado

entre almacenes externos.

Recepcin de Pedidos

Desarrollar la recepcin con la contrastacin del pedido

Recepcionar los productos y direccionar a la ubicacin del

almacn indicado en el pedido.

Contrastar que la cantidad que ingrese a almacn sea la misma

que se muestra en la factura y en el pedido.
18

Verificar el estado de todos los productos que ingresan al almacn

Validacin de la recepcin del pedido en el sistema de

informacin.

Autorizar el pago de las facturas ya recepcionadas.

Pago de pedidos recibidos

Realizar el pago en el tiempo acordado en el pedido.

Contrastar si el pago est autorizado.

Cumplir con las polticas de pagos internas.

Verificar el estado de cuenta con los diferentes proveedores

Informar a contabilidad todos los pagos realizados en su debido

tiempo.

Almacenamiento:

Minimizar la cantidad de productos movidos durante el da.

Cumplir con las polticas internas de almacenamiento.

Cantidad de listas de productos alistadas por hora.

Optimizar la forma de preparar las cajas y bultos para el transporte inter

provincial.

Reducir el tiempo destinado para la preparacin de las promociones y

ofertas.

Ventas:

Cumplir con las polticas internas de ventas.

Aumentar la cobertura de nuestras ventas.

Alcanzar las cuotas de ventas mensuales por lneas ya establecidas.

Cumplir con las rutas de ventas establecidas.

Reducir el nmero de clientes morosos.

Reducir las escalas de crditos a los clientes.

Cumplir con la venta de los productos de impulso o arranque.

Buscar y registrar nuevos clientes por zonas.

Minimizar los errores de facturacin y ventas por dia.

Distribucin:

Minimizar la cantidad de rebotes de pedidos.

Disminuir los reclamos de los clientes por mala entrega de los productos.

Reducir el tiempo de entrega de los pedidos a las diferentes tiendas.

19

Cumplir con los cobros de todos los pedidos contra entrega.

Minimizar los errores al momento de repartir los productos y evitar los

cruces de mercadera.

Minimizar la cantidad de productos deteriorados por una mala

administracin durante el transporte.

5.2. Gestin de Cohesin

5.2.1. Mecanismo de Control
El o los encargados del cuidado de la organizacin enfocados en las reas
internas y en tiempo presente, deben tener la respuesta a la siguiente
pregunta: Se est haciendo aquello definido como, el quehacer
organizacional de acuerdo a los estndares establecidos por la
administracin del sistema viable y acordado con sus ejecutores? La
respuesta a esta pregunta definir el rol de la funcin control del sistema.
Esta funcin es la que debe percibir y captar la sinergia que exista entre
las actividades primarias, con el fin de regularlas sin perjudicar dicha
sinergia.
Estos mecanismos sern parte de las funciones monitoreo y coordinacin
que se explicarn a continuacin y la funcin control slo actuar por
excepcin sobre esta ltima cuando las reas no puedan llegar a acuerdo.
Los encargados de sta funcin en todos los niveles sern:
a) Consejo directivo.
b) Encargado de finanzas.
c) Encargado de administracin.
d) Jefe de Ventas.
e) Jefe de Logstica.
f) Jefe de Almacn.
g) Jefe de Distribucin.

20

5.2.2. Mecanismo de Coordinacin

Esta funcin tiene por finalidad, apoyar la gestin de la funcin control
evitando las ordenes va comando y que cada operacin sea administrada
bajo intereses particulares. Esta funcin debe provocar una interrelacin
entre las operaciones de forma de evitar las oscilaciones del sistema que
Con formato: Centrado

sSon provocadas por perturbaciones externas.

Los mecanismos de coordinacin que se emplearn sern:

a) Manuales de procedimientos.
21

b) Reuniones de trabajo programadas.

c) Reuniones no programadas.
d) Planes de ventas.
e) Informes.
f) Planes de accin.
g) Canales de comunicacin.
h) Planes para transportistas
5.2.3. Mecanismo de Monitoreo
La labor de esta funcin es, principalmente, apoyar a la funcin control y por lo
tanto, debe monitorear lo coordinado por la funcin coordinacin; en este contexto
el mecanismo de monitoreo que se utilizar ser sobre la base de conversaciones
informales con el personal, visitas no programadas y programas de investigacin.
Con formato: Centrado

22

5.3. Gestin de Desarrollo

5.3.1.

Funcin de Inteligencia
Como funcin de inteligencia
La funcin Inteligencia, corresponde a las acciones que realiza la
organizacin, las que le permitirn mantenerse en correspondencia con
su medio. sta debe ser desarrollada por un grupo interdisciplinario de
la Organizacin, que recurra a todos los niveles, donde se elaboren las
directrices para el estudio del entorno y as suministrar la informacin
acerca de las amenazas y oportunidades externas. As mismo, medir el
nivel de satisfaccin de los clientes (mayoristas y al por menor) para
lograr obtener niveles altos de participacin del pblico, esto se puede
llevar a cabo mediante talleres dirigidos a personas con perfiles
especficos para incorporar sus necesidades a las actividades
desarrolladas en el da a da de la organizacin, realiza estudios de
mercado que reflejan la cantidad demandada de productos, con ello y
junto a los informes presentados por la administracin, con respecto a la
temporada, preferencias, competencia, etc.

23

5.3.2.

Funcin de Poltica
Los responsables de esta funcin para el proceso de comercializacin
en la empresa GESA centro tanto en el nivel (1) como en el nivel (2) es,
en primer lugar, la gerente general o duea de la empresa, la toma de
decisiones en su gran mayora las toma la seora Graciela quien es
duea de la empresa, en segundo plano se encuentran sus gerentes en
las diferentes reas de la empresa (Contabilidad y Finanzas, Crditos y
Ventas, Logstica, RR.HH., Soporte Tcnico) quienes se encargan de
que las operaciones de la empresa Gesa no se detengan por ningn
inconveniente.:
a) Polticas de Almacn.
b) Polticas de Compras.
c) Polticas de Ventas.
d) Polticas Distribucin.

24

Modelo de Sistemas de la Empresa Gesa Centro S.A.C.

MEJORA DE LA ORGANIZACIN
Para la mejora de la organizacin se debe de contar con procedimientos elaborados
adecuadamente y que cuenten con indicadores que sern los que harn notar si la
organizacin est llevando de manera correcta sus funciones.
Compras
El pago de compras se realizara con Cheques diferidos.
Gestionar la entrega del cheque al representante de la empresa proveedora
Registrar la entrega de cheque (monto hora)
Realizar una nueva orden de compra al Proveedor solo si ya cancelamos el pedido
anterior
El encargado de realizar el pedido es el Jefe de logstica.
Los pedidos son realizados para cubrir la demanda de productos y algunos imprevistos
en la entrega
Garantizar el stock de seguridad de los productos
Recepcionar los productos de los diferentes proveedores con las polticas de recepcin.
Verificar que las cantidades y caractersticas de productos sean las correctas
Verificar el estado de productos
Cumplir con las normativas de seguridad al momento de la recepcin
Validar la gua de pedido
Indicadores
Stock en el almacn
Cantidad de productos en mal estado
Cantidad de accidentes
Cantidad de registros mal elaborados
Almacenamiento
Llevar los productos recepcionados al almacn
Guardar los productos adecuadamente segn la categora y la informacin del pedido.
Cumplimiento de normativas de almacenamiento
20

Cumplir con normativas de seguridad en todo momento

Llevar los productos requeridos al rea de transporte
Llevar un inventario de los productos que entran y salen del almacn
Indicadores
Tiempo del guardado de producto
Tiempo de la entrega del producto en el rea de transporte
Cantidad de accidentes
Cantidad de productos en mal estado
Cantidad de productos registrados
Registro de productos entrantes y salientes
Ventas
Presentarse en la empresa para indicaciones
Visitar a todas las bodegas asignadas por das
Ir vestido adecuadamente con indumentaria de la empresa
Hacer conocer de las ofertas o promociones con las que se cuenta
Dar a conocer sobre nuevos productos o enfatizar en productos ya existentes
El vendedor ser capacitado para el uso de celulares con el software para registrar el
pedido
El vendedor registrar los productos que sean requeridos por el encargado de la bodega
Generar pedidos con volmenes grandes y de alta rotacin.
Indicadores
% de tardanzas e inasistencias
% de visitas cumplidas
% cantidad quejas de clientes
%cuotas de ventas alcanzado
21

% errores cometidos en los pedidos

Distribucin
Revisar que los productos para reparto sean los correctos
Acomodar los productos en el camin de reparto
Cubrir la ruta establecida para reparto
Cumplir con las normas de seguridad para los trabajos realizados
Colocar el pedido en la bodega
Verificar junto al encargado de bodega la correcta entrega de producto
Verificar la cantidad y validez de dinero a cobrar segn pedido
Entregar la boleta o factura al encargado de la bodega
Capacitacin para un adecuado cobro y entrega de productos
El dinero ser guardado por el chofer de reparto
Indicadores

Con formato: Sangra: Primera lnea: 1,25 cm

% de tardanzas e inasistencias
% de bodegas atendidas
Cantidad de accidentes
Cantidad quejas de clientes
% de errores cometidos en cobros .

22

Modelo de Sistemas Viable para la Empresa GESA CENTRO S.A.C. (Propuesta)

23

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

Se ha descrito cada sistema o funcin del MSV, comenzando de abajo hacia arriba,
es decir del sistema uno al cinco; en tal sentido, es importante no confundir la
interrelacin de las funciones con su presentacin, que va desde el uno (lo operativo)
hasta el cinco (lo gerencial).

El modelado como herramienta de diseo permite hacer una abstraccin de la

realidad, sin embargo, para que esta tcnica sea efectiva, es decir, para que se
obtengan resultados reales y objetivos, no se debe perder de vista el sentido holstico
del modelo y su entorno general.

Se pudo establecer los principales problemas con los que cuenta la organizacin
(modo diagnstico) y despus sugerir un modelo de sistemas que solucionar los
problemas importantes y as poder mejorar la eficiencia operativa de la empresa
GESA CENTRO SAC.

La creacin del rea de Supervisin en todas las actividades primarias propiamente

dicha ser de fundamental contribucin para poder subsanar los problemas antes
vistos, adems de contar con un control ms adecuado de las actividades misionales.

Se debe de tener una correcta comunicacin entre el personal y la gerencia, con esto
se podr establecer las deficiencias de primera mano y as poder mejorarlas en el
menor tiempo posible

BIBLIOGRAFA:
Morales Montejo, C. (9 de Diciembre de 2009). Antropologia del consumidor.
Obtenido
de
http://antropologiadelconsumidor.blogspot.pe/2009/12/ciberneticaorganizacional-el-modelo.html
Olivera, J., & Gaston , Y. (2011). Modelo de sistema viable como herramienta de
diseo para un progrma de ingenieria de sistemas. Revista venezolana de informacin,
tecnologa y conocimiento, 69-82.
Prez Ros, J., Sanchez Mayoral , P., & Puche Regaliza, J. (2008). Sistemas de
Informacin y Ciberntica Organizacional. Burgos: Universidad de Valladolid.

24

NDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................... 2
LA METODOLOGA CIBERNTICA ORGANIZACIONAL- MTODO
VIPLAN......4
CORRIENTES FILOSFICAS DE LA METODOLOGA.......................................................
5
Funcionalismo..............................................................................................................
5
Estructuralismo ............................................................................................................ 5
I -DEFINICIN DE LA IDENTIDAD DE LA EMPRESA GESA CENTRO S.A..5

Visin:..................................................................................................................................
6
Misin: .................................................................................................................................
6
Valores ................................................................................................................................
6
II ORGANIGRAMA
....7
III PROBLEMTICA DE INTERVENCIN
....8
1. FORMULACIN DE LA IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIN:: ................................ 8
TASCOI........................................................................................................................ 9

2.

MODELAMIENTO DE ACTIVIDADES ESTRUCTURALES: ................................... 10

Modelo Tecnolgico .................................................................................................. 10
Modelo Cliente-Suministrador ...................................................................................
11
Modelo Geogrfico ................................................................................................... 13

3.

DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD ...........................................................

14
Modelamiento de los Niveles Estructurales ...........................................................
15
25

4.

MODELAMIENTO DE LA DISTRIBUCIN DE DISCRECIN: ...............................

16
Matriz de Funcin Recursin ..............................................................................
16
5.

MODELAMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ..............................

17
5.1.

Gestin de Desempeo .....................................................................................

18
5.2.

Gestin de Cohesin..........................................................................................

19
5.3.

Gestin de Desarrollo ........................................................................................

20
6.

MODELO VIABLE DE LA

EMPRESA..23
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES............24
BIBLIOGRAFA
............24

26