SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APOTEK

(SIMA)
Pengembangan Program SIMA dalam Meningkatkan
Pelayanan Kefarmasian di Apotek

Disusun Oleh:
Wita Nurleny
3351151440
Kelas B

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
2016

1. Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen Apotek (SIMA) merupakan suatu sistem
informasi yang dibuat untuk memudahkan dalam penyampaian informasi dan
pengelolaan mengenai apotek secara meluas, menggunakan suatu program khusus
yang telah dirancang sesuai kebutuhan apotek. Penggunaan Sistem Informasi
Manajemen Apotek ini bertujuan untuk memberikan pelayanan efektif bagi
customer, menciptakan manajemen komputerisasi yang hemat waktu demi
perkembangan apotek dan mempermudah serta mempercepat proses pelayanan
secara

efisien,

teliti

dan

tetap

hati-hati,

sehingga

diharapkan

para

pasien/konsumen merasa sangat puas dengan pelayanan yang diberikan. SIMA

juga

sangat

memberikan

kemudahan

kepada

karyawan

untuk

mempertanggungjawabkan kerjanya kepada manajer dengan adanya sistem

pelaporan.
Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek
kefarmasian oleh apoteker. Pekerjaan kefarmasian menurut UU Kesehatan No.
36 Tahun 2009 yaitu meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan
farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pelayanan
obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan
obat dan obat tradisional.
Alur penjualan apotek dimulai dari proses kasir menjual obat/barang
kepada konsumen dan pelanggan, proses pengecekan barang di gudang,
penyerahan obat dan laporan harian hasil penjualan obat dan barang. Secara
diagram

alur

penjualan

dapat digambarkan

sebagai

berikut,

jika

ada

konsumen membeli obat/barang maka dibuatkan PO (Purchase Order) dan

dengan PO bagi penjualan mengecek persediaan obat apakah stok tersedia, jika
ada proses berlanjut jika tidak maka selesai. Kasir membuat nota penjualan,
menerima uang pembayaran dari konsumen dan menghitung pengembalian.
Pada akhir jam kerja bagian penjualan membuat laporan harian hasil penjualan
yang terdiri atas jumlah barang dan jumlah uang yang diterima untuk selanjutnya
dilaporkan kepada pimpinan dan mendapat validasi dari pimpinan.
Alur pembelian obat dan stok gudang adalah alur yang mengatur mulai
dari proses pembelian obat dan barang, proses pencatatan barang gudang, proses
pencatatan stok barang di gudang meliputi atribut-atribut yang diperlukan yaitu

nama barang, jenis, pabrikan, tanggal datang dan tanggal kadaluarsa. Berbeda
alur dengan proses penjualan dimana setiap transaksi akan mengurangi jumlah
stok barang dan pada alur pembelian setiap transaksi pembelian akan menambah
stok barang di gudang.
Berdasarkan alur proses penjualan dan pembelian di apotek tersebut
diharapkan pendataan yang dilakukan dapat tersimpan dengan baik dan aman, dan
dalam proses pelayanan dapat berjalan dengan cepat. Oleh karena itu perlu
menggunakan aplikasi sistem manajemen basis data apotek (Database
Management System, DBMS) yang mencangkup manajemen penjualan dan
pembelian obat.
2. Pengembangan Program SIMA
Program SIMA dapat dikembangkan untuk meningkatkan pelayanan
kefarmasian di apotek. Pengembangan program SIMA dapat dilakukan dengan
menambahkan fitur atau database yang dapat meningkatkan mutu pelayanan
terhadap pasien dan meningkatkan penghasilan (omset) apotek, antara lain sebagai
berikut:
1) Data Pasien
Pasien yang membeli obat di apotek harus di data agar penggunaan obat
pasien dapat di monitoring oleh apoteker. Data pasien berisi nama, usia, jenis
kelamin, jenis penyakit, obat yang digunakan, dosis obat, alamat, nomor telepon,
dan lain-lain. Data pasien ini akan sangat berguna untuk pasien penderita penyakit
kronis yang menggunakan obat dalam jangka panjang atau bahkan bisa seumur
hidup. Data pasien akan di perbaharui jika terdapat perubahan dosis atau obat
pada pasien, sehingga apoteker dapat mengetahui medical record pasien.
2) Pendeteksi DRP (Drug Related Problem)
Sistem pendeteksi DRP ini akan mendeteksi data obat/resep obat yang
terdapat DRP seperti interaksi obat, duplikasi obat, kesalahan dosis, dan lain-lain.
Sehingga dengan adanya sistem pendeteksi DRP ini, kesalahan yang mungkin
terjadi dapat diminimalisir.

3) Member Card
Untuk meningkatkan omset apotek bisa dilakukan dengan membuat
program member card. Pasien/konsumen yang sudah menjadi member bisa
membeli obat secara online dan siap langsung diantar kerumah pasien/konsumen.
Obat yang bisa dipesan secara online ini berlaku syarat tertentu, jika pasien
penderita penyakit kronis dan sudah biasa menggunakan obat tersebut, jika obat
yang dipesan adalah obat bebas dan obat wajib apotek, untuk pasien yang baru
pertama kali memesan obat keras/psikotropik/narkotik tidak dapat dilayani secara
online. Anggota member card ini juga akan tergabung dalam suatu komunitas
media sosial yang menyediakan forum tanya jawab, sehingga anggota dapat
berkonsultasi online dan dalam waktu satu minggu sekali apoteker akan membalas
pertanyaan-pertanyaan pasien. Dengan adanya sistem ini, pelayanan kefarmasian
kepada pasien dapat ditingkatkan.
4) Daftar nama dagang obat dengan zat aktif yang sama
Daftar nama dagang obat ini akan sangat membantu jika obat yang diminta
pasien sedang kosong atau pasien tidak mampu membayar obat paten, maka akan
muncul pilihan alternatif obat/obat generik yang zat aktifnya sama, hanya saja
nama dagangnya berbeda. Penggantian obat ini harus dikonsultasikan terlebih
dahulu kepada dokter yang bersangkutan sehingga tidak terjadi konflik antara
dokter dengan apoteker. Dengan demikian, apoteker dapat mengambil keputusan
dengan cepat dan tepat sehingga pasien dapat dilayani dengan baik.
5) Brosur cara penggunaan obat
Obat-obatan tertentu yang cara penggunaannya khusus seperti obat untuk
penderita TBC, Diabetes mellitus, apoteker merancang/mendesain suatu brosur
yang menarik disertai gambar. Brosur tersebut berisi tentang cara penggunaan
obat yang baik dan benar. Sediaan obat seperti suppositoria yang memerlukan
cara/teknik khusus untuk menggunakannya, juga diberikan brosur petunjuk cara
pemakaian suppositoria. Brosur ini akan sangat membantu pasien jika pasien lupa

terhadap pembicaraan saat konseling dengan apoteker atau kurang mengerti, dan
apoteker yang tidak sempat untuk memberikan konseling kepada pasien.
6) Alarm obat expired
Sistem alarm ini akan otomatis memberikan peringatan jika ada obat yang
sudah mendekati waktu expired atau 3 bulan sebelum waktu expired. Sehingga
obat-obat tersebut dapat segera ditukar dengan obat yang waktu expirednya lebih
panjang/lama kepada PBF tempat pembelian obat. Dengan demikian, kesalahan
dalam memberikan obat yang telah expired kepada pasien dapat dihindari, dan
apotek tidak akan mengalami kerugian karena membuang obat yang telah expired.
7) Pustaka Pengobatan
Informasi dari berbagai pustaka dibuat dalam bentuk rangkuman untuk
berbagai jenis penyakit. Informasi tersebut dapat berupa jenis penyakit, tingkat
keparahan penyakit serta algoritma pengobatan secara sistematis. Informasi atau
data ini akan sangat membantu apoteker dalam memberikan konseling kepada
pasien, konsultasi dengan dokter dalam rangka

pemantauan terapi pasien.

Sehingga apoteker dapat berbicara sesuai dengan dasar ilmu pengetahuan/pustaka

ilmiah yang terpercaya dan dapat mengambil keputusan dengan baik dan benar.