Melakukan Kontak dengan Pelanggan

A. Daftar Pelanggan
Untuk memeriksa daftar pelanggan kita membutuhkan beberapa dokumen diantaranya:
a.

Faktur penjualan

b. Buku piutang
c.

Daftar piutang
Dari ketiga dokumen tersebut kita dapat menganalisis tanggal jatuh tempo piutang, sehingga

kita dapat mempersiapkan tagihan.

Contoh:
Pada tanggal 1 Maret 2006, bukti transaksi dari PD. Aneka Pangan Sentosa mengenai piutang
Tn. Rohendi adalah sebagai berikut.
a.

Nota penjualan No. 512/NJ/XII/2005 dengan syarat 2/10, n/30 tanggal 10 Desember 2005
sebesar Rp. 2.980.650

b. Nota penjualan No. 531/NJ/XII/2005 dengan syarat 2/10, n/30 tanggal 23 Desember 2005
sebesar Rp. 8.762.600
c.

Nota penjualan No. 52/NJ/XII/2006 dengan syarat 2/10, n/30 tanggal 5 Januari 2006
sebesar Rp. 8.153.950

d. Nota penjualan No. 58/NJ/II/2006 dengan syarat 2/10, n/30 tanggal 18 Januari 2006
sebesar Rp. 9.017.900
e.

Nota penjualan No. 65/NJ/II/2006 dengan syarat 2/10, n/45 tanggal 15 Februari 2006
sebesar Rp. 2.236.000
Dengan melihat nota penjualan diatas maka kita menganalisis dengan melihat mutasi piutang

Tn. Rohendi pada buku piutang

PD. Aneka Pangan Sentosa

Jl. Raya Segog No. 364
Cibadak - Sukabumi
BUKU PIUTANG
Nama
: Tn. Rohendi
Alamat : Jl. Pasir Honje No. 25 Jampang Kab. Sukabumi
No. Rek. : 113.1
Tanggal
Keterangan

Debet

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Kredit

Saldo

Jatuh Tempo

Setelah membuat buku piutang untuk masing-masing debitur, maka kita dapat membuat daftar analisis umur piutang.
Analisis umur piutang PD Aneka Pangan Sentosa sebagai berikut

PD. Aneka Pangan Sentosa

Jl. Raya Segog No. 364
Cibadak - Sukabumi
ANALISIS UMUR PIUTANG
Bulan : Maret 2006
No.

Nama Debitur

Alamat

Saldo

Belum Jatuh Tempo

Over Due Date

1-15

16-30

31-45

>45

Jumlah
Buatlah analisis umur piutang Tn. Rohendi sesuai dengan umur piutangnya.
Dari data diatas maka tanggal 1 Maret 2006, PD Aneka Pangan Sentosa akan mengadakan komunikasi baik lisan maupun tertulis kepada Tn. Rohendi untuk
mengingatkan dan memberi peringatan kepada debiturnya mengenai piutang over due date sampai lebih dari 15 hari. Media komunikasi yang dapat dipilih berupa
kunjungan langsung (tatap muka), telepon, surat tagihan, serta internet (e-mail, VOIP, messebger, converence).

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

B. Komunikasi
Komunikasi dapat diartikan sebagai tingkah laku atau perbuatan penyampaian pesan yang
mengandung arti dari orang ke orang, orang ke organisasi atau dari organisasi ke organisasi ke
organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi ( feedback). Dasar komunikasi ada 2 yaitu:

Ketrampilan menerima pesan, yaitu mendengarkan atau membaca serta mengartikan isyarat

Ketrampilan menyampaikan pesan, yaitu ketrampilan berbicara, menulis surat, menulis

karangan, serta memberi isyarat.
Dalam proses komunikasi ada beberapa komponen yang terlibat sehingga proses komunikasi

tersebut dapat berjalan lancar. Komponen tersebut meliputi:

a. Penyampai pesan (komunikator)
b. Penerima pesan (komunikan)
c. Pesan (message)
d. Media komunikasi
e. Reaksi (response)
Keberhasilan komunikasi dapat dilihat dari feedback yang disampaikan oleh komunikan.
Apabila feedback tak sesuai dengan maksud komunikator maka komunikasi dikatakan gagal dan
sebaliknya.
Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi adalah:
a. Dari sudut penyampai pesan (komunikator)

Kecakapan komunikator

Pengetahuan

Sikap

Sistem sosial

Kondisi lahiriah

b. Dari sudut penerima pesan (komunikan)

Cakap

Pengetahuan

Ramah

Sistem sosial

Kondisi lahiriah

1. Teknik Komunikasi Lisan

Berbicara akan berhasil apabila memenuhi prinsip berikut:
a. Prinsip motivasi

mendorong minat para pendengar

b. Prinsip perhatian

pembicara harus menarik perhatian pendengar

c. Prinsip pengertian

menyampaikan ide dengan hal-hal yang mudah dimengerti

d. Prinsip keinderaan

pembicara menggunakan media yang dapat diterima secara visual

dan audio visual.

Komunikasi lisan adalah pandai berbicara, pandai mendengarkan, dan pandai bertanya.
Ucapkan dengan nada jelas, enak didengar, tidak terlalu lemah. Tujuan berbicara adalah membuat
pendengar mengerti ide yang disampaikan, merasa yakin dengan ide tersebut, dan memperoleh
tanggapan dari komunikan.
Ada beberapa power untuk memudahkan proses berkomunikasi dengan audensi, diantaranya:
a.

Power legal (peraturan perundang-undangan)

b. Power coercive (memaksa, memberi hadiah)

c.

Power expertise (keahlian)

d. Power informasional (isi informasi)

e.

Power reference (sesuai kebutuhan audensi)

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 3

Langkah-langkah komunikasi lisan antara lain persiapan, penyajian (pendahuluan, isi

pembicaraan, penutup).
2. Teknik komunikasi tulisan
Komunikasi tulisan adalah penyampaian ide (gagasan) dari pihak komunikator dengan
menggunakan lambang-lambang abjad yang mengandung arti sehingga mendapat respon dari
komunikan.
Surat niaga untuk mendukung perniagaan diantaranya adalah:
Surat pesanan (dikirim pembeli kepada penjual yang isinya memesan sejumlah barang)
Isi surat pesanan mencakup: identitas pemesan, barang/produk yang dipesan, cara
pembayaran, cara pengiriman barang.
Contoh:

Surat penawaran (dikirim oleh penjual kepada pembeli untuk menyampaikan informasi
mengenai produk yang dijualnya)
Isi surat pesanan mencakup hal-hal berikut: identitas perusahaan penjual, barang/produk
yang dijual, cara pembayaran, cara pengiriman barang.
Contoh:

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 4

 Surat penagihan (dikirim oleh penjual kepada pembeli karena pembeli tidak atau belum
membayar barang yang dibelinya padahal tanggal jatuh tempo sudah lewat). Pengiriman surat
penagihan memiliki tahapan sebagai berikut:
a. 1-15 hari setelah tanggal jatuh tempo, penjual mengirim surat tagihan pertama untuk
mengingatkan kepada pembeli bahwa fakturnya sudah jatuh tempo
b. 15-30 hari setelah tanggal jatuh tempo surat pertama tidak diperhatikan, maka penjua
mengirimkan surat penagihan yang kedua dengan melampirkan fotokopi faktur dan
fotokopi surat penagihan pertama
c. 30-45 hari setelah tanggal jatuh tempo surat kedua juga belum mendapatkan tanggapan,
maka surat ketiga dengan peringatan yang tegas bahwa penjual terpaksa menyerahkan
persoalan ini kepada pengadilan setempat atau menagih paksa ke banker.
Dalam surat penagihan hendaknya dicantumkan hal-hal berikut: pemberitahuan tanggal jatuh
tempo telah lewat, menunjukkan tanggal dan nomor faktur yang belum dilunasi, mengingatkan
cara pembayaran dan tempat pembayaran.

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 5

 Surat penangguhan pembayaran (surat yang dikirim oleh pembeli kepada pihak penjual yang
mengemukakan bahwa pembeli tidak dapat melunasi faktur tepat waktu sesuai dengan
kesepakatan dengan alasan tertentu. Surat penangguhan pembayaran dapat juga dikirim
sebagai balasan surat penagihan yang dikirimkan oleh penjual.
Surat penangguhan pembayaran hendaknya memuat hal-hal berikut:
a.

Alasan keterlambatan pembayaran

b. Permintaan maaf karena keterlambatan pembayaran

c.

Waktu yang dijanjikan untuk pelunasan pembayaran

d. Cara yang akan dilakukan untuk melakukan pembayaran

e.

Hal lain yg memperkuat dan dapat meyakinkan penjual bahwa hutangnya akan dibayar

Contoh:

Surat pemberitahuan pengiriman barang (surat dikirimkan penjual kepada pembeli untuk
mengabarkan bahwa barang telah dikirimkan). Surat ini harus tiba sebelum barang sampai
ditangan pembeli, hal ini supaya pembeli mengetahui kedatangan barang sehingga ia dapat
mempersiapkan

penerimaan

barang.

Dalam

surat

pemberitahuan

pengiriman

barang

disertakan:
a. Faktur sebagai bukti perhitungan harga barang
b. Surat ekspedisi muatan barang seperti surat jalan.

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 6

Contoh:

Surat pengaduan (surat yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada penjual dengan
tujuan membuat tuntutan ganti rugi atau penyelesaian karena barang yang diterima tidak
sesuai dengan pesanan). Dalam surat pengaduan hendaknya mencantumkan hal-hal yang tidak
memuaska,

berikan

bukti

penyebab

ketidakpuasan

tersebut

merupakan

kelalaian

penjual/pengirim, cantumkan penyelesaian yang dikehendaki (minta pengurangan harga,

pengembalian barang, penggantian barang, penggantian kerugian)

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 7

Contoh:

Surat tanggapan pengaduan

Penjual yg menerima pengaduan dari pihak pembeli, harus dengan segera melakukan
penyelidikan dimana letak kesalahan, apakah dari pihak penjual atau dari pihak pengirim. Bila
kesalahan berada pada pihak penjual, hendaknya penjual dengan cepat menyelesaikan
persoalan ini sehingga tidak mengganggu hubungan baik dengan pelanggan.
Apabila kesalahan pada pihak pengangkut barang, berikan penjelasan kepada pelanggan dan
berilah bantuan untuk menyelesaikan persoalan ini dengan pihak pengangkut barang.
Hal yg dicantumkan dalam surat tanggapan:
a. Alasan terjadinya kesalahan
b. Apabila kesalahan bukan pada pihak penjual, berikan penjelasan yang disertai dengan bukti
dan nyatakan kesiapan untuk membantu pengurusannya
c. Minta maaf atas kesalahan yang dilakukan oleh penjual maupun pihak lain.

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 8

Contoh:

Melakukan komunikasi dengan internet

Tugas!
Kirimlah email dengan melampirkan surat:
1. Surat pesanan (absen 1-3)
2. Surat penawaran (absen 4-6)
3. Surat penagihan (absen 7-9)
4. Surat penangguhan pembayaran (absen 10-12)
5. Surat pemberitahuan pengiriman barang (absen 13-15)
6. Surat pengaduan ( absen 16-18)
7. Surat tanggapan pengaduan (absen 19-22)
melalui email anda masing masing ke alamat email:
niken.lidya@yahoo.com

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 9

 Etika penulisan email

Netiket adalah etika dalam berkomunikasi melalui email baik mengirim atau menjawab email.
Hal yang perlu dilakukan adalah:
1. Jangan terlalu banyak mengutip
2. Perlakukan email secara pribadi
3. Jangan gunakan huruf kapital
4. Hindari membicarakan orang lain
5. Gunakan bcc bukan cc
6. Gunakan format plain text
7. Berilah jawaban yang masuk akal
8. Kompreslah file yang akan dikirim
9. Hindari spam, bombing
10. Cek ulang sebelum di send
C. Klausul Perjanjian
Transaksi jual beli terutama transaksi yang mengandung resiko besar, baik bagi penjual
maupun pembeli. Perjanjian dapat digunakan sebagai acuan hukum apabila salah satu pihak merasa
dirugikan. Klausul perjanjian jual beli pada umumnya mengenai hal-hal berikut:
a.

Identitas pihak penjual maupun pembeli

b. Objek perjanjian
c.

Ketentuan jual beli

Harga barang
Syarat pembayaran
Sanksi keterlambatan
Sanksi keterlambatan pengiriman
Syarat keterlambatan
Syarat pengiriman
Penutupan asuransi
Jaminan bank

d. Syarat dan ketentuan khusus

Return
Penggantian
Garansi
e.

Tempat penyelesaian perselisihan

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 10

Lampiran
SURAT PERJANJIAN JUAL BELI

1.

2.

Pada hari ini Jumat tanggal sebelas bulan Mei 2007, kami yang bertandatangan dibawah ini.
Nama
: Atmoko Trisetyo Perdana, S.E
Jabatan
: Kepala Bagian Marketing
Alamat
: Jl. Raya Bogor Km 26B Jakarta 13710
Bertindak untuk dan atas nama PT. Nutricia Indonesia Sejahtera, dan selanjutnya dalam perjanjian ini
disebut sebagai pihak pertama.
Nama
: Adi Aulia Rahman
Jabatan
: Kepala Bagian Divisi Pembelian
Alamat
: Jl. RE Martadinata No. 1 Sukabumi
Bertindak untuk dan atas nama Toserba Jogya Cabang Sukabumi dan selanjutnya dalam perjanjian ini
disebut sebagai pihak kedua
Para pihak sepakat mengikat diri dalam perjanjian jual beli barang, dengan ketentuan sebagai berikut.
PASAL I
OBYEK PERJANJIAN
1.1
Pihak pertama telah mengikat diri dalam jual beli barang berupa susu bebelac untuk usia 1-3
tahun
1.2
Susu bubuk bebelac tersebut dengan berat bersih 400 gram dengan Articlu rasa vanila kode
AA/DHA Probiotik FOS
1.3
Pihak pertama menjual barang kepada pihak kedua berupa susu bubuk dengan merk bebelac
sebanyak 200 dus.
PASAL 2
HARGA BARANG
2.1
Pihak pertama menjual susu bubuk bebelac kepada pihak kedua dengan harga Rp. 32.000. per
dus
2.2
Pihak kedua akan diberikan diskon 5% oleh pihak pertama dan terra ekstra 1,5%, tarra 2% jika
pembayaran dilakukan secara tunai
2.3
Jika terjadi kesalahan pengiriman barang, mungkin barang yang ditawarkan tidak sesuai dengan
barang yang dikirim, atau cacat, maka pihak kedua akan diberikan potongan rafaksi sebesar 5%
2.4
Harga bruto secara keseluruhan sebesar Rp. 6.400.000 (enam juta empat ratus ribu rupiah)
PASAL 3
CARA PEMBAYARAN
3.1
Sesuai pasal 2 ayat 2 pihak kedua akan diberikan diskon 10% oleh pihak pertama dan tarra ekstra
1,5%, tara 2% jika pembayaran dilakukan secara tunai
3.2
Pembayaran secara kredit dengan batas waktu 30 hari terhitung sejak tanggal transaksi
3.3
Pada faktur dicantumkan 5/10%, n/30. Pihak kedua akan mendapatkan diskon 5% jika dibayarkan
dalam jangka waktu 10 hari dan dilunasi paling lama 30 hari.
PASAL 4
TEKNIS PEMBAYARAN
4.1
Pihak pertama akan menerima pembayaran melalui bank mandiri, Jl. Ahmad yani No. 1 Cabang
Sukabumi
4.2
Pembayaran dapat dilakukan setelah pihak kesatu Cross-Checking faktur dengan divisi keuangan
Toserba Yogya Sukabumi

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 11

PASAL 5
SANKSI KETERLAMBATAN
5.1
Jika mengalami keterlambatan pembayaran, pihak kedua akan dikenakan denda keterlambatan
pembayaran
5.2
Denda keterlambatan pembayaran yang dimaksud pasal 5 ayat 1 keterlambatan pembayaran per
10 hari. Pihak kedua dikenakan denda 10% dari total harga.
PASAL 6
SANKSI KETERLAMBATAN PENGIRIMAN
6.1
Jika terjadi keterlambatan pengiriman barang, pihak kesatu akan dikenakan sanksi potongan
harga 10% dari total harga
6.2
Apabila pihak kedua menolak barang yang dikirim, karena tidak sesuai dengan barang pesanan,
pihak kedua tidak berkewajiban mengembalikan ongkos angkut.
PASAL 7
SYARAT PENGIRIMAN
7.1
Apabila pengiriman barang dengan syarat pengiriman frangko gudang penjual, maka pihak kedua
akan mendapatkan diskon 15%
7.2
Jika pengiriman barang dengan syarat frangko gudang pembeli maka segala biaya yang
dikeluarkan mengenai pemindahan baranf dari gudang penjualan ke gudang pembelian menjadi
tanggung jawab pihak kesatu
PASAL 8
PENUTUPAN ASURANSI
8.1
Untuk menghindari resiko kerusakan barang dalam pengangkutan barang, maka kedua belah
pihak telah sepakat melakukan penutupan asuransi pada perusahaan asuransi kerugian TATA
8.2
Pembayaran premi sebesar 3% dari total harga ditanggung oleh pihak kesatu
PASAL 9
BANK GARANSI
Jaminan Bank yang ditunjuk oleh pihak kedua adalah bank Mandiri, Jl. Ahmad yani No. 1 cabang Sukabumi
PASAL 10
SYARAT DAN KETENTUAN KHUSUS
10.1
Apabila barang yang dikirim sesuai pasal 7 tidak sesuai kesepakatan pada klausul perjanjia, maka
baranf dikembalikan kepada pihak kesatu
10.2
Jika barang sudah diserahkan oleh pihak kesatu kepada pihak kedua, dalam keadaan utuh tanpa
cacat, dan faktur sudah ditandatangani kedua belah pihak , gernyata dilain hari ada kekurangan
barang atau cacat maka segala resiko ditanggung oleh pihak kedua
PASAL 11
TEMPAT PENYELESAIAN PERSELISIHAN
Apabila terjadi perbedaan penafsiran dalam melaksanakan surat perjanian jual beli susu bubuk Bebelac
ini, kedua belah pihak bersepakat untuk menyelesaikannnya secara damai dengan jalan musyawarah
untuk mencapai mufakat. Jika kata sepakat tidak tercapai, maka kedua belah pihak bersepakat menunjuk
Pengadilan Negeri Kota Sukabumi Jalan Bayangkara Nomor 102 untuk memutuskan perkaranya
PASAL 12
12.1
Perjanjian ini mengikat para pihak sejak tanggal transaksi jual beli
12.2
Demikian perjanjian ini dibuat dalam keadaan sadar, tanpa ada paksaan dari pihak manapun
serta dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermaterai yang cukup dengan kekuatan hukum yang sama

Pihak Pertama

Sukabumi, 11 Mei 2007

Pihak kedua

Atmoko Trisetyo Perdana, SE

Kepala bagian marketing

Adi Aulia Rahman

Kepala Bagian Divisi Pembelian

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd

Page 12