INSTALASI FARMASI

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR STANDAR PELAYANAN RESEP POLIKLINIK

( RAWAT JALAN )
No. Dokumen :
1I/I.F/XII/2009

No. Revisi :
01

Halaman :
1

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
26 November 2009
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PROSEDUR
Perawat poliklinik membawa resep & lembar perincian biaya pasien menuju kasir
i.

Menyerahkan resep kepada Apoteker / AA,

ii.

Apoteker / AA :
1.

Mengontrol apakah resepnya syah & lengkap

2.

ada tidaknya inkompatibilitas

3.

dosisnya sudah sesuai atau belum

4.

memberi harga obat , OHP & AHP yang dipakai kemudian dihitung ( secara
komputerisasi )

iii.

5.

mencatat kelembar perincian biaya (STKU)

6.

menyerahkan lembar perincian biaya ke kasir dan karcis pengambilan resep,

Kasir :
1.

Melengkapi kolom biaya yang belum terisi ( pendaftaran, konsultasi & jasa
tindakan) dihitung jumlah totalnya diberitahukan kepada pasien,

2.

menerima uang berdasarkan jumlah total biaya poli yang telah dihitung,

3.

pasien diberi karcis nomor pengambilan resep, kwitansi & lembar perincian biaya,

iv. Apoteker / AA :

v.

1.

obat dibuat atau dilayani sesuai resep

2.

obat diberi etiket dengan dicantumkan tanggal, nomor, nama & aturan pakai

3.

dilakukan pengontrolan lagi terhadap obatnya

4.

obat siap diserahkan pada pasien

Pasien :
1.

mengembalikan karcis nomor pengambilan resep & menyerahkan lembar perincian

biaya yang telah dicap lunas oleh kasir,

2.

menerima obatnya ,

3.

apoteker / AA memberi informasi tentang penggunaaan obat dll

INSTALASI FARMASI
Rumah Sakit Orthopaedi
Purwokerto

PROSEDUR STANDAR PELAYANAN RESEP RAWAT INAP

No. Dokumen :
1II/I.F/XII/2009

No. Revisi :
01

Halaman :
1

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
26 November 2009
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

Prosedur

1. Menerima Resep Rawat Inap dan Status pasien Post Operasi,

2. Mencocokan dengan Instruksi Post Operasi yang ada distatus pasien,
3. Mengcek resep, ada tidaknya obat yang dibutuhkan,
4. Mengecek kembali dosis yang diberikan,
5. Menyiapkan obat sesuai jumlah dalam resep,
6. Memberi etiket dan aturan minum pada masing-masing obat,
7. Memasukkan dalam kotak obat,
8. Menyerahkan obat & kotaknya kepada perawat untuk diberikan kepada pasien sesuai dosis
dan jam pemberian,
9. Apabila pasien mau pulang perawat segera menginforfasikan dan mengembalikan obat
beserta kotaknya ke Instalasi Farmasi,
10. Menghitung jumlah obat yang tersisa, ada tidaknya pengembalian obat maupun penambahan
obat yang akan dibawa pulang oleh pasien,
11. Mengemas obat dalam palstik berlogo Orthopaedi,
12. Mengembalikan obat ke perawat untuk diberikan kepada pasien beserta roentgen & kartu
kontrolnya.
Catatan

1. Pemakaian Obat Habis Pakai diluar Resep sebelum & sesudah pasien operasi dimintakan
langsung ke Instalasi farmasi,
2. Pencatatan dilakukan oleh petugas farmasi,
3. Untuk hari minggu atau libur disediakan stock secukupnya.

PROSEDUR STANDAR PENOMORAN ARSIP / SURAT

No. Dokumen :
2/T.U/V/2007
Keterangan :

No. Revisi :
01

Halaman :
2/2

.. = untuk nomor surat disesuaikan dengan buku registrasi

PK = jenis surat Panggilan Kerja
Ext = bersifat eksternal
AUK-RSOP = dari pengirim yaitu Wadir Administrasi Umum dan Kepegawaian RSOP
VI = untuk bulan pembuatan surat dalam huruf Romawi
2006 = tahun pembuatan surat

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR
SURAT

STANDAR

No. Dokumen :
3/T.U/V/2007

PENYIMPANAN ARSIP /

No. Revisi :
01

Halaman :
1/2

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
16 Mei 2007
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PENGERTIAN
Prosedur penyimpanan surat diperlukan supaya surat tersimpan rapi dan terjamin
kerahasiaannya.
2. TUJUAN
Memperoleh tingkat tertib (disiplin) dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pengelolaan
(administrasi) penyimpanan arsip / surat.
3. KEBIJAKAN
Diperlukan prosedur untuk pelaksanaan dan evaluasi dari pelayanan penyimpanan arsip /
surat.
4. PROSEDUR
1. Adanya arsip / surat / laporan baru yang harus disimpan
2. Untuk surat masuk dilakukan pencatatan surat masuk dalam Buku Registrasi atau Kartu
Kendali Masuk
3. Untuk arsip / surat keluar disimpan copy karbonnya atau tembusannya, harus benar
benar sama dengan surat yang dikirim
4. Untuk laporan hasil rapat yang dicatat oleh notulen rapat, dibuat beberapa rangkap
sesuai dengan bagian peserta rapat yang nantinya akan diberikan kepada yang
bersangkutan. Sekretariat menyimpan 1 (satu) eksemplar copy-annya
5. Arsip / surat / laporan rapat tersebut dipilah / disortir menurut jenisnya, eg jenis arsip /
surat rahasia, undangan, keputusan, dll
6. Arsip / surat / laporan rapat yang telah dipilah tersebut, diberi tanda dengan stabilo /
spidol warna yang mencolok sesuai jenisnya

PROSEDUR STANDAR PENYIMPANAN ARSIP / SURAT

No. Dokumen :
No. Revisi :
Halaman :
3/T.U/V/2007
01
2/2
7. Arsip / surat / laporan rapat tersebut, kemudian diindeks sesuai warnanya, eg merah
untuk rahasia, kuning untuk kalangan terbatas, hijau untuk umum, biru untuk jenis surat
panggilan, dll
8. Seluruh arsip / surat / laporan rapat tersebut kemudian disimpan dalam sebuah lemari
arsip yang terkunci
9. Pemegang kunci adalah Direktur Administrasi

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR STANDAR PENERIMAAN ARSIP / SURAT

No. Dokumen :
4/T.U/V/2007

No. Revisi :
01

Halaman :
1/2

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
16 Mei 2007
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PENGERTIAN
Prosedur penerimaan surat diperlukan supaya arsip / surat yang diterima pihak luar dapat
teridentifikasi oleh staf Humas & Kesekretariatan.
2. TUJUAN
Memperoleh tingkat tertib (disiplin) dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pengelolaan
(administrasi) penerimaan arsip / surat.
3. KEBIJAKAN
Diperlukan prosedur untuk pelaksanaan dan evaluasi dari pelayanan penerimaan arsip / surat
4. PROSEDUR
1. Surat diterima dari Front Officer
2. Surat diregistrasi di buku register surat
3. Dicatat nomor urut, alamat, tanggal, nomor surat dan perihal
4. Jika ditujukan untuk bagian lain, segera disposisikan ke bagian yang dimaksud
5. Mintakan tanda tangan pada buku register surat sebagai bukti serah terima
6. Untuk arsip / surat yang ditujukan untuk perusahaan atau Rumah Sakit Orthopaedi
Purwokerto, surat diarsipkan dengan memberitahukan kepada yang bersangkutan
terlebih dahulu
7. Berikan kode pengenal surat
-

Setelah surat yang masuk / keluar dicatat dengan benar di buku register maka :

a. Tulis nomor urut surat masuk / keluar (kolom kiri)

b. Tulis dengan huruf Romawi bulan diterimanya surat
c. Tulis 2 digit terakhir tahun penerimaan

PROSEDUR STANDAR PENERIMAAN ARSIP / SURAT

No. Dokumen :
4/T.U/V/2007

No. Revisi :
01

Halaman :
2/2

Contoh :
43 / II / 07
43 : nomor urut catatan nomor surat (kolom paling kiri)
II : diterima bulan februari
07 : diterima tahun 2007

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR STANDAR PENGIRIMAN ARSIP / SURAT

No. Dokumen :
5/T.U/V/2007

No. Revisi :
01

Halaman :
1/1

Jl.
Suparjo Roestam No. 99
Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
16 Mei 2007
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PENGERTIAN
Prosedur pengiriman surat diperlukan supaya arsip / surat tersebut dapat sampai di unit /
perorangan yang dituju.
2. TUJUAN
Memperoleh tingkat tertib (disiplin) dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pengelolaan
(administrasi) pengiriman arsip / surat.
3. KEBIJAKAN
Diperlukan prosedur untuk pelaksanaan dan evaluasi dari pelayanan pengiriman arsip /
surat.
4. PROSEDUR
1. Surat yang sudah jadi sesuai permintaan & kebutuhan
2. Dicatat dalam buku registrasi surat
3. Dicatat dalam buku ekspedisi surat
4. Untuk surat yang disampaikan secara langsung, dimintakan tanda tangan penerima pada
buku ekspedisi surat serah terima surat
5. Untuk surat yang dikirim via pos, berikan catatan bahwa surat telah dikirim via pos. Jika
kemungkinan, lampirkan bukti pengiriman

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR STANDAR PEMINJAMAN ARSIP / SURAT

YANG TERSIMPAN
No. Dokumen :
6/T.U/V/2007

No. Revisi :
01

Halaman :
1/1

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
16 Mei 2007
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PENGERTIAN
Prosedur peminjaman surat yang tersimpan diperlukan supaya unit yang meminjam arsip /
surat tersebut dapat teridentifikasi.
2. TUJUAN
Memperoleh tingkat tertib (disiplin) dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pengelolaan
(administrasi) peminjaman arsip / surat yang tersimpan.
3. KEBIJAKAN
Diperlukan prosedur untuk pelaksanaan dan evaluasi dari pelayanan peminjaman arsip /
surat yang tersimpan.
4. PROSEDUR
1. Bagian / unit terkait yang ingin meminjam, harus melapor kepada staff sekretariat
dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan, terutama surat dengan kode warna
merah (rahasia)
2. Staff sekretariat menganalisa permintaan dan alasannya
3. Jika tidak dapat mengambil keputusan, mengkonsultasikannya kepada Direktur
Administrasi
4. Jika disetujui
5. Berikan surat dengan mengisi buku serah terima peminjaman surat dan ditanda tangani
oleh pemohon serta Direktur Administrasi
6. Jika staff sekretariat dapat mengambil keputusan setelah menganalisa permintaan, maka
surat diberikan dengan mengisi buku serah terima peminjaman surat yang ditanda
tangani oleh pemohon dan staff sekretariat
7. Isi kolom tanggal kembali, sebagai kontrol penagihan surat

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR STANDAR PENGEMBALIAN ARSIP /

SURAT YANG DIPINJAM
No. Dokumen :
7/T.U/V/2007

No. Revisi :
01

Halaman :
1/1

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
16 Mei 2007
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PENGERTIAN
Prosedur pengambilan arsip / surat yang dipinjam supaya arsip / surat tersebut dapat
tersimpan lagi.
2. TUJUAN
Memperoleh tingkat tertib (disiplin) dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pengelolaan
(administrasi) pengembalian arsip / surat yang dipinjam.
3. KEBIJAKAN
Diperlukan prosedur untuk pelaksanaan dan evaluasi dari pelayanan pengembalian arsip /
surat yang dipinjam.
4. PROSEDUR
1. Lihat buku serah terima peminjaman arsip / surat
2. Lihat kolom tanggal kembali
3. Jika sudah waktunya dikembalikan, maka yang bersangkutan dihubungi
4. Jika belum selesai, diminta untuk menjalani protap (6) dengan kode perpanjangan
peminjaman
5. Jika sudah selesai, maka yang bersangkutan menandatangani kolom tanggal kembali
6. Surat yang sudah dikembalikan disimpan kembali pada tempatnya

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR STANDAR ASISTENSI DIREKSI

No. Dokumen :
8/T.U/V/2007

No. Revisi :
01

Halaman :
1/1

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
16 Mei 2007
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PENGERTIAN
Prosedur asistensi direksi diperlukan supaya didalam suatu rapat dapat tercatat secara lisan.
2. TUJUAN
Memperoleh tingkat tertib (disiplin) dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pengelolaan
(administrasi) asistensi direksi.
3. KEBIJAKAN
Diperlukan prosedur untuk pelaksanaan dan evaluasi dari pelayanan asistensi direksi.
4. PROSEDUR
1. Meminta jadwal kepada direksi untuk waktu 6 (enam) hari
2. Menyiapkan agenda direksi (penjadwalan) setiap hari
3. Mengingatkan / konfirmasi jadwal kepada direksi setiap hari
4. Menyiapkan kelengkapan alat yang dibutuhkan pada saat rapat
5. Menjadi notulen rapat
6. Mendampingi direksi pada saat rapat / perjalanan dinas
7. Menjaga kerahasiaan

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR STANDAR NOTULENSI RAPAT

No. Dokumen :
/T.U/V/2007

No. Revisi :
01

Halaman :
1/1

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
16 Mei 2007
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PENGERTIAN

2. TUJUAN
Memperoleh tingkat tertib (disiplin) dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pengelolaan
(administrasi) notulensi rapat.
3. KEBIJAKAN
Diperlukan prosedur untuk pelaksanaan dan evaluasi dari pelayanan notulensi rapat.
4. PROSEDUR
1. Menyiapkan kelengkapan alat yang dibutuhkan (eg. laptop, OHP, alat alat tulis kantor,
dll)
2. Hadir sebelum rapat dimulai, untuk memastikan bahwa semuanya sudah siap
3. Mencatat segala keputusan penting dalam rapat (notulen)
4. Membuat laporan hasil rapat untuk didistribusikan ke bagian bagian lain yang terkait
serta untuk didokumentasikan

Rumah Sakit Orthopaedi

Purwokerto

PROSEDUR STANDAR
KEGIATAN BULANAN
No. Dokumen :
/T.U/V/2007

PELAPORAN

No. Revisi :
01

AGENDA

Halaman :
1/1

Jl. Suparjo Roestam No. 99

Sokaraja

Ditetapkan oleh :
Direktur RSOP
PROSEDUR TETAP

Tanggal terbit :
16 Mei 2007
dr. Rosa Indiarto
NIP. 10581006

1. PENGERTIAN

2. TUJUAN
Memperoleh tingkat tertib (disiplin) dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pengelolaan
(administrasi) pelaporan agenda kegiatan bulanan.
3. KEBIJAKAN
Diperlukan prosedur untuk pelaksanaan dan evaluasi dari pelayanan pelaporan agenda
kegiatan bulanan.
4. PROSEDUR
1. Formulir Pelaporan Agenda Kegiatan Bulanan diisi oleh setiap Penanggung jawab Unit
2. Hal hal yang harus dilaporkan antara lain adalah :
a. Rencana Rapat
b. Rencana Evaluasi Unit
c. Kegiatan lainnya yang berhubungan dengan koordinasi internal unit dan antar unit
3. Rencana agenda kegiatan bulanan harus sudah diterima oleh staf TU & Sarana paling
lambat tanggal 1 setiap bulannya.
4. Rencana agenda kegiatan bulanan akan disosialisasikan kepada pihak pihak terkait
paling lambat 3 hari sebelum tanggal pelaksanaan dengan cara diumumkan pada media
informasi RSOP (CV) dan Papan Info Administrasi di lantai 2.
5. Kolom Keterangan diisi dengan materi yang akan dibahas pada kegiatan atau rapat
tersebut
6. Penanggung jawab unit diwajibkan melaporkan hasil pertemuan, atau rapat tersebut
kepada penanggung jawab Humas dan Kesekretariatan paling lambat 2 hari setelah
pertemuan tersebut selesai
7. Hasil dari pertemuan tersebut akan diarsipkan dan kemudian dilaporkan kepada Direktur
Rumah Sakit Orthopaedi Purwokerto

PROGRAM AGENDA KEGIATAN BULANAN

Tujuan :
Agar ada ketertiban setiap unit dalam merencanakan program, dan tepat waktu dalam
menyelesaikan tiap rencana.
Mekanisme pengumpulan program
1. Unit Humas Sekretariat meminta rencana kegiatan, program semacam agenda kerja
mingguan, bulanan dari setiap unit
2. Agenda kegiatan / kerja paling lambat masuk sekretariat pada tanggal 1 setiap bulannya
3. Agenda kegiatan di arsipkan dan diurutkan berdasarkan tanggal kegiatan pada agenda
bulanan kegiatan RSOP
4. Agenda bulanan di ketik dan di cetak untuk dapat di umumkan di CV
5. Unit Humas Sekretariat berhak mengingatkan pada unit kerja berkenaan jadwal
tersebut minimal 3 hari sebelum hari H
6. Dibuatkan pengumuman tentang kegiatan tersebut minimal 2 hari sebelum hari H
7. Agenda pertemuan (hasilnya) diminta untuk didokumentasikan unit humas sekretariat
Standar keberhasilan
1. Subjektif :
a. Agenda kegiatan tersosialisasi dengan baik
b. Tidak ada kegiatan yang berlainan tema & materi yang bertabrakan
c. Setiap kegiatan terencana dengan baik pada tiap bulannya
d. Pihak yang dilibatkan mengetahui acara tersebut jauh hari sebelumnya
2. Objektif :
a. Rencana kegiatan terkumpul paling lambat tanggal 1 tiap bulannya
b. Agenda kegiatan terpampang di CV secara rutin