Sistem Inventori dan Pengaturan Tata Letak Barang Serta Visualisasinya

Liliana, Gregorius Satia Budhi

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya
e-mail: lilian@peter.petra.ac.id, greg@peter.petra.ac.id
Arief Abadi
Alumni Teknik Informatika Universitas Kristen Petra
abstrak
Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang
seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan
manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang
tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah
jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang,
kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari
gudang.
Kesulitan kesulitan tersebut diatas bisa diatasi dengan adanya sistem
inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan
secara terkomputerisasi. Tujuan utama pembuatan sistem ini adalah untuk mengatasi
masalah kesulitan pengaturan barang secara manual serta meminimalkan kesalahan
dalam pencatatan yang dilakukan secara manual. Pengaturan letak barang akan
ditunjang dengan adanya tampilan secara visual. Tampilan ini akan memudahkan
dalam pencarian letak dan menemukan posisi itu saat barang akan dikeluarkan.
Pengaturan letak barang tidak hanya dilakukan dalam posisi menyamping tetapi juga
dilakukan untuk posisi tumpukan dengan mempertimbangkan batas tumpukan
maksimum tiap-tiap barang.
Sistem yang dibuat meliputi pencatatan data barang, transaksi yang melibatkan
keluar-masuknya barang ke/dari gudang serta tampilan visualnya. Dari hasil uji coba,
sistem ini dapat melakukan kontrol terhadap persediaan dan memberikan laporan
persediaan terbaru. Program yang dihasilkan juga mendukung pengaturan peletakan
dan mampu memvisualisasikan lokasi persediaan dalam bentuk tiga dimensi.
Pengujian sistem dilakukan dengan dua cara, oleh programmer dan user. Sehingga
tidak hanya mudah untuk dikembangkan lebih lanjut ataupun disesuaikan untuk
perusahaan yang berbeda tetapi juga memenuhi kualifikasi user friendly, mudah
digunakan sekalipun dioperasikan oleh operator yang kurang berpengalaman.
Kata kunci: inventori, tata letak barang, visualisasi.
1. Pendahuluan
Dalam suatu perusahaan manufaktur, sistem penyimpanan hasil produksi
sangatlah penting peranannya. Tidak mungkin barang produksi yang dihasilkan akan
langsung didistribusikan ke semua pelanggannya. Hal ini menyebabkan kebutuhan
adanya tempat penyimpanan dan sistem penyimpanan yang baik. Tempat
penyimpanan yang baik tidak harus sangat besar sebab jika ditunjang dengan sistem
penyimpanan atau sistem inventaris yang baik maka pemanfaatan tempat
penyimpanan bisa maksimal. Selain itu proses pemasukan dan pengeluaran barang
juga merupakan hal yang umum terjadi. Dengan banyaknya jenis barang yang
mungkin akan disimpan dan dalam jumlah yang bersar pula maka akan timbul
kesulitan dalam melaksanakan proses pemasukan dan pengeluaran barang. Akan

sangat lebih menyulitkan lagi jika proses tersebut masih dicatat dan diatur secara
manual.
Sistem inventaris yang baik haruslah memperhatikan efektivitas dan efisiensi dalam
melakukan proses pemasukan dan pengeluaran barang. Hal hal yang perlu
diperhatikan adalah bagaimana menyusun barang agar tempat yang ada
termanfaatkan secara maksimal, bagaimana mengatur posisi peletakan barang serta
pengelompokannya sehingga pengeluaran kembali barang tersebut dapat dilakukan
dengan mudah. Jika proses pengaturan dilakukan secara manual, butuh banyak
catatan berupa peta posisi barang yang setiap saat bisa berubah. Selain
membutuhkan banyak catatan juga memungkinkan terjadinya kesalahan yang
berulang-ulang, seperti penumpukan suatu barang di atas tumpukan barang yang
berbeda sehingga mudah terjadi kesalahan pencocokan catatan stok barang dengan
barang yang ada di gudang. Selain itu tercecernya barang juga sangat mungkin terjadi,
terutama jika aktivitas sangat tinggi sedangkan pengawasan kurang. Dengan adanya
perangkat lunak yang dapat membantu mengatur posisi barang serta menampilkan
peta dari barang yang harus dikeluarkan, maka proses keluar masuk barang akan lebih
efektif dan efisien.
Perangkat lunak yang dikembangkan dimaksudkan untuk mencatat hasil produksi
serta jumlahnya dan kemudian mencari tempat yang paling tepat untuk meletakkan
hasil produksi tersebut dalam gudang. Jika ada proses pengambilan barang dari
gudang maka akan ditampilkan dalam bentuk peta untuk mengetahui lokasi barang
yang seharusnya dikeluarkan terlebih dahulu.

2. Sistem Inventori dan Backtracking

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem inventory perusahaan adalah sistem
pemasukan, pengeluaran, pemeriksaan stok dan pembuatan laporan. Sedangkan
untuk pencarian tempat yang tepat untuk barang yang akan diinventori adalah dengan
menggunakan algoritma backtracking, yaitu penelusuran kemungkinan satu persatu
sampai didapat solusi yang paling baik. Berikut adalah penjelasan sistem inventory
yang berlaku dalam gudang secara umum serta penjelasan algoritma backtracking
secara terperinci.
Untuk sistem inventory, yang akan ditekankan pada proses pemasukan barang,
pengeluaran barang serta pemeriksaan stok barang. Berikut akan dijabarkan lebih
detail lagi mengenai ketiga proses tersebut.

Pemasukan barang
Pemasukan barang merupakan proses penambahan inventori barang. Proses
pemasukan barang dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari
supplier. Jika terjadi retur penjualan, barang tidak akan disimpan sebagai inventori
barang baru tetapi akan disimpan sebagai barang rusak.

Pengeluaran barang
Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang
kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke
distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang
sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.

Pemeriksaan stok
Pemeriksaan stok dilakukan secara periodik, misal per triwulan namun bisa
juga dilakukan tidak secara periodik. Pemeriksaan stok tidak selalu dilakukan
secara keseluruhan, tetapi lebih sering dilakukan untuk beberapa barang yang
dianggap memiliki penjualan yang baik.
Backtracking merupakan bentuk algoritma yang banyak dan sering digunakan
dalam memecahkan permasalahan yang bersifat kombinasi. Cara kerja dari

backtracking adalah mencoba satu demi satu kemungkinan cara yang bisa dilakukan
untuk memperoleh hasil yang terbaik. Secara umum algoritma backtracking dapat
dilihat pada Gambar 1.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Inisialisasi prioritas pemanfaatan solusi

Sukses <- false
Ulangi sampai step 11 atau solusi habis
Ambil solusi berikut sesuai dengan prioritas
If solusi dapat dipakai
Then jalankan solusi tersebut
If solusi belum lengkap
Then Sukses<-coba(level(n+1))
If tidak sukses
Then batalkan tindakan solusi
tersebut
Gambar 1. Algoritma Backtracking

Backtracking memiliki keunggulan dalam kemampuannya untuk memperoleh

hasil kombinasi yang terbaik karena mencoba semua kemungkinan yang ada. Di sisi
lain algoritma ini tidak efisien sebab proses pencarian membutuhkan waktu yang lama
karena pengujian dilakukan satu demi satu untuk semua kemungkinan.
3. Flowchart
Dari sistem inventori yang sudah dijabarkan di atas, maka berikut akan dibuat
flowchart bagi ketiga proses tersebut. Tujuan pembuatan flowchart adalah untuk
mempermudah dalam pembuatan perangkat lunaknya serta memperbaiki
kesalahan yang timbul saat pengujian sistem. Flowchart proses pemasukan barang
dapat dilihat pada Gambar 2, flowchart proses pengeluaran barang pada Gambar 3
dan flowchart proses pemeriksaan stok pada Gambar 4.
START

Periksa data
barang masuk dan
dibandingkan
dengan surat jalan

Jumlah barang
telah sesuai?

Catat secara
manual jumkah
barang yang tidak
sesuai

Y
Cari lokasi yang
dianggap sesuai
dengan barang
berdasarkan
perkiraan

Letakkan barang
pada lokasi
tersebut

Tambah jumlah
stok

Catat secara
manual jumlah
barang yang
masuk

FINISH

Gambar 2. Flowchart proses pemasukan barang

START

Stok
mencukupi ?

Catat data barang

yang akan
dikeluarkan yang
diminta melalui
memo atau
telepon oleh UD
Aneka Mainan

Konfirmasi barang
yang tidak
mencukupi kepada
UD Aneka Mainan

Y
Catat barang yang
dikeluarkan

Periksa kecukupan
stok

Penegeluaran
barang ditunda

Kurangi jumlah
stok

Ambil barang dari

lokasi dimana
barang sejenis
paling awal tiba

Buat Surat Jalan

FINISH

Gambar 3. Flowchart Proses Pengeluaran Barang

START

Lakukan
pemeriksaan
dengan
perhitungan
manual terhadap
stok barang

Catat hasil
perhitungan

Bandingkan
dengan data stok
yang tercatat

Hitung selisih
jumlah barang
yang ada

FINISH

Gambar 4. Flowchart Proses Pemeriksaan Stok

Selain flowchart dari proses yang sudah ada, dibuat juga flowchart untuk sistem
pengaturan barang pada gudang. Sistem ini ditambahkan pada sistem inventori
supaya lebih efisien dan efektif. Pada proses pengaturan peletakan barang yang
masuk terjadi beberapa tahap yaitu sebagai berikut :
Pencarian lokasi barang sejenis. Barang masuk akan diperiksa apakah di dalam
gudang masih ada barang yang sama. Bila ada, dilakukan pengisian pada subblok
tempat lokasi barang sejenis berada terlebih dahulu.

Bila ternyata subblok tidak mencukupi atau gudang tidak mempunyai barang yang
sejenis, maka dilakukan pengujian terhadap subblok dengan backtracking. Selama
backtracking berlangsung, dilakukan pengujian terhadap lokasi barang yang
ditempati dengan membandingkan jumlah subblok yang terpakai secara
keseluruhan hasil backtracking dan berapa sisa space yang tidak dapat
dipergunakan bila barang yang sama memenuhi subblok tersebut.
Bila backtracking selesai maka akan dihasilkan beberapa solusi untuk dipilih oleh
user untuk peletakan barang.
Untuk lebih memperjelas tahapan dari proses pengaturan peletakan, maka
digambarkan dalam bentuk flowchart pada gambar 5. Pengaturan peletakan diawali
dengan penentuan lokasi dari barang yang sama dengan barang yang baru masuk
untuk diletakkan. Bila masih ada barang yang belum ditempatkan pada tahap awal ini,
maka akan dilakukan tahap selanjutnya dengan memanggil prosedur cari lokasi
keseluruhan yang merupakan prosedur rekursi. Pada prosedur inilah diterapkan
backtracking, dimana barang yang akan diletakkan satu demi satu dicarikan susunan
subblok yang mungkin untuk peletakan. Yang dilanjutkan dengan rekursi untuk barang
selanjutnya.
Untuk mencari kemungkinan susunan subblok untuk satu barang, dilakukan
pemanggilan prosedur pada program yang diberi nama subblok perbarang. Prosedur
ini akan mengambil subblok secara ascending (urutan kecil ke besar) dari sisa space
yang mampu menampung keseluruhan dari barang. Bila tidak ada maka dilakukan
pencarian lokasi subblok secara descending (besar ke kecil) pada lokasi yang mampu
menampung satu barang dengan identitas yang sama. Perbedaan perlakuan ditujukan
agar subblok yang dipergunakan lebih sedikit dan efisien. Dalam prosedur sub blok
perbarang terdapat pemanggilan prosedur lain yang juga berupa rekursi yaitu sub blok
pecahan.
Prosedur sub blok pecahan berfungsi untuk melakukan simulasi peletakan
barang ke dalam subblok yang telah dihasilkan pada prosedur sub_blok_perbarang.
Subblok yang dipakai sebagai lokasi peletakan dalam sistem akan dimasukkan ke
dalam kumpulan kemungkinan susunan lokasi. Dari solusi yang ada, selanjutnya
dilakukan pembandingan secara berpasangan antara solusi untuk memperoleh solusi
terbaik dari keseluruhan pada prosedur isi solusi akhir. Hasil dari solusi akan
ditampilkan pada visualisasi peletakan barang. Perbandingan yang dilakukan
menggunakan acuan jumlah subblok minimum yang dapat dipergunakan dan rata-rata
sisa ruang tak terpakai saat penempatan barang. Suatu penempatan dapat dikatakan
lebih baik bila dapat diletakkan pada subblok yang sesedikit mungkin dan rata-rata sisa
ruang yang tak terpakai yang seminim mungkin. Sisa ruang tidak bisa dipakai dapat
diperoleh hasil pengurangan volume ruang dengan maksimum volume jumlah barang
yang dapat diletakkan dalam ruang tersebut. Sementara rata-rata yang dimaksud
adalah rata-rata dari sisa space bila barang diletakkan pada subblok yang berbeda.

Salin data
barang yang
memiliki
ukuran
(barang
bukan dalam
satuan kecil)
yang akan
dioptimasi
ke
intf_barang_o
ptimasi

Ambil daftar
sub_blok
yang
memungkinka
n untuk
dipakai, taruh
dalam tabel
intf_subblok
untuk
simulasi

Function
Pengaturan
peletakan
barang()

Ambil daftar
barang yang
akan
dioptimasi
dari
intf_barang_o
ptimasi
pindahkan ke
dalam linked
list untuk
mempercepat
proses

Optimasi
dipakai ?
ENDWHILE
While not
intf_optimasi_barang.eof
Lanjutkan ke data
barang selanjutya

Call Cari
lokasi barang
sejenis()

Adakah barang yang

belum menemukan lokasi
peletakan untuk jenis
yang sama ?

Salin hasil ke
dalam linked list

Call Cari
lokasi barang
keseluruhan()

Query data
subblok yang
mungkin untuk
setiap barang

Isi daftar subblok

ke dalam array
daftar subblok
untuk
mempercepat
proses

Simpan beberapa solusi

yang dihasilkan pada
intf_solusi_prototype

Simpan data pada

intf_solusi_protoype

Gambar 5. Flowchart Prosedur Pengaturan Peletakan

Return

4. Desain Visualisasi
Setelah semua desain dan komponen ditentukan maka selanjutnya dilakukan
pembuatan user interface. Untuk menghasilkan user interface yang baik perlu
diperhatikan konsistensi, kesederhanaan dan kenyamanan dari user dalam
menggunakan sistem. User interface yang ditekankan adalah yang digunakan untuk
penampilan visualnya.
Form visualisasi peletakan barang menyediakan tombol navigasi untuk melakukan
pemantauan terhadap visualisasi gudang. Beberapa tombol yaitu tombol arah (atas,
bawah, kiri , kanan), tombol rotasi (atas, bawah, kiri dan kanan) dan tombol zoom in
dan zoom out untuk memperbesar atau memperkecil gambar yang dapat digantikan
dengan menekan tombol Ctrl+W atau Ctrl+S.

Visualisasi gudang dan solusi penempatan

Navigasi tampilan grafik

Data subblok penempatan dan lokasinya

Sebelumnya

Berikut

Simpan

Pada sistem pengeluaran barang, ditentukan lokasi dimana user dapat

mengeluarkan barang berdasarkan tanggal pemasukan barang. Barang yang paling
pertama masuk akan menjadi barang pertama yang diusulkan untuk dikeluarakan.
Form Pencarian dan visualisasi Merupakan form yang berfungsi untuk
memvisualisasikan sekaligus untuk memperlihatkan posisi/lokasi dari barang dalam
gudang dan segala informasi yang berhubungan dengan keberadaan barang dalam
gudang. Beberapa fitur yang disediakan oleh form ini adalah :
a. Barang yang ditampung dalam sebuah subblok beserta dengan persentase
pemakaian ruang. Pada fitur ini, user dapat melihat persentase penggunaan
space dari tiap barang dalam satu subblok. User dapat melihat komposisi
penggunaan ruang dari panel gambar atau dari visualisasi yang membagi
panjang subblok menjadi sekat-sekat berwarna yang panjangnya berdasarkan
persentase.
b. Lokasi subblok dari satu barang dalam gudang beserta visualisasinya. Pada
pencarian subblok berdasarkan barang, dapat dilihat di subblok mana saja
suatu barang tersebar. Fitur ini bertujuan mempermudah pencarian barang.
c. Isi dari barang kemasan. Fasilitas ini adalah untuk melihat isi dari barang
kemasan tidak standar sekaligus subblok penempatannya dalam sistem. User
dapat mencari data barang kemasan dengan menggunakan fasilitas pencarian
yang dimiliki.

Visualisasi gudang
Navigasi tampilan grafik

Panel Pencarian

Gambar 12. Desain Form Cari Barang

5. Uji Coba Sistem
Pengujian dilakukan pertama-tama dengan memasukkan 3 barang dengan jumlah,
volume dan prioritas yang berbeda ke dalam subblok. Tujuan dari pengujian ini adalah
untuk memperlihatkan bagaimana proses pengaturan peletakan yang berlangsung
dengan mempergunakan jumlah subblok, sisa space tak terpakai dan prioritas lokasi
pada pemasukan barang. Daftar barang yang dimasukkan masing-masing barang A,
B, dan C yang berjumlah 300,100 dan 30 dalam satuan dos.
Setelah itu proses akan dilanjutkan dengan proses pengaturan peletakan. Hasil
proses akan ditampikan pada form visualisasi hasil bersama dengan solusi yang
diberikan (lihat Gambar 16).

Gambar 5.3. Form Visualisasi Hasil Pengaturan Peletakan

Dari hasil pengaturan peletakan, maka solusi yang dihasilkan menurut
urutannya, diambil lima solusi terbaik dan kemudian ditampilkan dalam bentuk laporan.
Dari solusi yang diberikan, dapat dilihat bahwa sistem akan menempatkan barang
sesuai dengan prioritas lokasinya.
6. Kesimpulan

Setelah melakukan analisa, desain, implementasi dan pengujian sistem oleh user
maka dengan ini dapat diambil kesimpulan terhadap sistem yang dihasilkan
sebagai berikut:

Manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem secara keseluruhan dapat

memberikan bantuan dalam hal efisiensi waktu kegiatan pencatatan dan
pelaporan, serta efisiensi penggunaan tenaga kerja.
Banyak kesalahan pencatatan inventori barang yang dapat direduksi karena
sistem pencatatan yang terkomputerisasi.
Dari segi interface, sistem mampu mempercepat kinerja saat pemasukan serta
pengeluaran barang. Karena tidak lagi dilakukan secara manual. Selain itu
solusi yang dihasilkan mampu mempermudah penataan gudang.

7. Daftar Pustaka
Axmark, David. MySQL Manual version 4.0.5. MySQL AB, 2002. www.mysql.com
Hoffman, James. Introduction to Structure Query language version 4.66 . 4 July 2001.
< http://www.highcroft.com/highcroft/hc_links.html >
McLeod, Jr., Raymond and Schell, George. International Edition Management
Information Systems (eight edition). Prenhall, 1979.
SiliconGraphics Computer Systems. OpenGL the industrys foundation for high
performance graphic. California: SiliconGraphics, 1998. www.opengl.org
Supardi, Yuniar, Ir. C & Flowchart Lewat Praktek. Dinastindo. Jakarta ,2001

Data penulis:
Tempat / Tanggal lahir: Surakarta / 3 Oktober 1978
Riwayat Pendidikan

1985

: SD di SD. Warga 1, Ska

1991

: SLTP di SMPPL Bintang Laut, Ska

1994

: SMU di SMU Regina pacis, Ska

1997

: S-1 di Universitas Surabaya, Sby

Riwayat Kerja

2002

: dosen luar biasa di Universitas Surabaya

2003

: dosen luar biasa di Universitas Kristen Petra.

2003 - sekarang

: dosen tetap di

Organisasi Profesi

:-