Anda di halaman 1dari 37

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN HASIL OBSERVASI


GEDUNG PUSAT ARSIP KEMENTERIAN KESEHATAN
MATA KULIAH : MANAJEMEN PUSAT ARSIP

OLEH :

GHIFARI HUDIONO

1306471063

NABILLAH PUSPITA CAHAYARINI

1406630265

PINGKAN AYUDITA

1406630271

NADIRA FEBRIANA

1406630435

IRENA PRILLIA

1406630542

SYANINTIKA SAFIRA

1406630662

M. RIZKY JANUAR

1406630763

MANAJEMEN INFORMASI DAN DOKUMEN


PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
DEPOK
2016

KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang kiranya patut penulis
ucapkan, karena atas berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya Penulis dapat
menyusun Laporan Hasil Observasi ini. Penulis juga sangat berterima kasih kepada
pihak dari Kementerian Kesehatan yang telah mengizinkan penulis untuk
melakukan observasi, karena atas kerja sama yang baik penulis bisa menyelesaikan
laporan ini.
Laporan ini dibuat dalam rangka memenuhi Ujian Akhir Semester untuk mata
kuliah Manajemen Pusat Arsip. Kegiatan observasi telah kami lakukan pada Hari
Selasa, 31 Mei 2016 di Gedung Pusat Arsip Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia yang terletak di Jalan Percetakan Negara, Jakarta Pusat.
Penulis menyadari laporan ini bukanlah karya yang sempurna karena memiliki
banyak kekurangan baik dalam hal isi maupun teknik penulisan. Oleh sebab itu
penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi
kesempurnaan Laporan Hasil Observasi selanjutnya.
Akhir kata, semoga Laporan Hasil Observasi ini bisa memberikan manfaat bagi
penulis dan juga pembaca.

Penulis,

1|Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.1
DAFTAR ISI2
DAFTAR GAMBAR...3
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah..4
1.2 Tujuan Penyusunan Makalah..5
1.3 Landasan Teori6
BAB II PROFIL PUSAT ARSIP KEMENTERIAN KESEHATAN
2.1 Sejarah Singkat Pusat Arsip15
2.2 Struktur Organisasi.16
2.3 Sumber Daya Manusia17
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Aspek Hukum Penyelenggaraan Kearsipan18
3.2 Identifikasi Terhadap Jenis Pusat Arsip..21
3.3 Menggali Prinsip-Prinsip Pengelolaan Pusat Arsip.22
3.4 Pusat Arsip Berdasarkan Persyaratan Penyelenggaraan Kearsipan.25
3.5 Keamanan Arsip dan Pemeliharaan Arsip...32
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan..35
4.2 Saran....35
DAFTAR PUSTAKA..............................................................................36

2|Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

BAB II PROFIL PUSAT ARSIP KEMENTERIAN KESEHATAN


Gambar 2.1 Struktur Organisasi
BAB III PEMBAHASAN
Gambar 3.1. Peraturan Kementerian Kesehatan
Gambar 3.2. JRA Kepegawaian
Gambar 3.3. JRA Keuangan
Gambar 3.4. Pola Klasifikasi
Gambar 3.5. Pedoman Tata Naskah Dinas
Gambar 3.6. Pedoman Tata Kearsipan Dinamis
Gambar 3.7. Boks Kontainer Fumigasi
Gambar 3.8. Meja Resepsionis
Gambar 3.9. Roll Opack pada Lantai Bawah
Gambar 3.10. Tumpukan Arsip di Lantai Atas
Gambar 3.11. Meja Kerja Staf
Gambar 3.12.. Layar Pengawas CCTV
Gambar 3.13. Jendela Ruang Penyimpanan Arsip
Gambar 3.14. Eksos Fan
Gambar 3.15. Suhu Air Conditioner
Gambar 3.16. Boks Tahan Api, untuk Menyimpan Arsip Vital Organisasi
Gambar 3.17. Boks Arsip
Gambar 3.18. Mesin Penghancur Kertas
Gambar 3.19. Boks Arsip Sesuai Standar ANRI
Gambar 3.120. Alat Pemadam Kebakaran
Gambar 3.21. Petunjuk Pintu Darurat
Gambar 3.22. CCTV di Salah Satu Ruangan
Gambar 3.23. Finger Print Pada Ruangan Tertentu

3|Universitas Indonesia

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah


Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi
pemerintah dan kehidupan berbangsa. Setiap kegiatan baik dalam organisasi
pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan arsip. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur
kerja untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar. Setiap
pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.
Dalam manajemen kearsipan, arsip berdasarkan fungsinya dibedakan
menjadi dua yaitu; arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Dalam arsip
dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang telah mengalami penurunan
kegunaan, arsip tidak lagi secara terus menerus di gunakan karena urusanya
telah selesai, atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi arsip dinamis
inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara pada masing- masing unit kerja.
Fungsi arsip dinamis inaktif yang tersimpan sebagai bahan informasi untuk
mengetahui usaha-usaha yang telah dicapai baik mengenai kegagalanya
maupun keberhasilanya.
Permasalahan kearsipan di bidang pengolahan arsip dinamis inaktif yang
sering dihadapi adalah kurang adanya kesadaran dan kepedulian tentang
bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai menumpuk.
Sebagian besar arsip dinamis inaktif yang ada di organisasai atau instansi sangat
memprihatinkan. Arsip-arsip dinamis inaktif menumpuk tanpa adanya

4|Universitas Indonesia

penataan yang jelas dan peletakanya masih menyebar belum teratur. Karena
keberadaan fisiknya yang bercampur dengan arsip inaktif, menyebabkan arsip
aktif tersebut sulit untuk ditemukan, sehingga berdampak pada temu balik arsip
untuk pengelolaan informasi arsip, demi pencapaian penyelenggaraan kegiatan
organisasi. Hal ini terjadi karena kurang adanya kepedulian tentang pentingnya
penanganan arsip dinamis inaktif sehingga tidak adanya perhatian tentang arsip
dinamis inaktif.
Permasalahan ini menyebabkan arsip tidak terjamin keselamatannya, arsip
akan mudah rusak, dan kita kehilangan jejak untuk melanjutkan kegiatan
selanjutnya, maka berdasarkan kejadian tersebut pengolahan arsip dinamis
inaktif mutlak dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang
terkandung dalam arsip.
Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan
ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun
kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka
melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Pentingnya sistem kearsipan yang baik mendorong penulis untuk
mengetahui bagaimana sistem kearsipan pada bagian Pusat Arsip Kementerian
Kesehatan melalui penulisan laporan ujian akhir semester yang berjudul
Laporan Hasil Observasi Gedung Pusat Arsip Kementerian Kesehatan.

1.2 Tujuan Penyusunan Makalah


Tujuan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut :
a. Mengetahui profil Gedung Pusat Arsip Kementerian Kesehatan.
b. Mengidentifikasi pelaksanaan sistem kearsipan di Sub Bagian
Kearsipan Kementerian Kesehatan.
c. Mengetahui jenis pusat arsip yang digunakan oleh Kementerian
Kesehatan.

5|Universitas Indonesia

1.3 Landasan Teori


1.3.1

Pengertian Arsip
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa

dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dalam


dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara. Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (2003:6)


Arsip adalah informasi terekam yang disimpan secara permanen.

1.3.2

Pengertian Arsip Dinamis


Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU
RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

1.3.3

Pengertian Arsip Inaktif


Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun (UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

1.3.4

Pengertian Unit Kearsipan


Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan
kearsipan. (UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

1.3.5

Pengertian Pengelolaan Arsip Dinamis


Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. UU RI No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan).

6|Universitas Indonesia

1.3.6

Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis


Di dalam UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab IV,
Pasal 40 (4) dijelaskan bahwa untuk mendukung pengelolaan arsip
dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah
dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip.

1.3.6.1 Jadwal Retensi Arsip


Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
daftar

yang

berisi

sekurang-kurangnya

jangka

waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi


rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (UU RI No. 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan).

1.3.6.2 Tata Naskah Dinas


Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan (PERKA ANRI
No. 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas). Tujuan
dibentuknya tata naskah dinas adalah menciptakan kelancaran
komunikasi

tulis

yang

efektif

dan

efisien

dalam

penyelenggaraan pemerintahan.

1.3.6.3 Skema Klasifikasi


Skema Klasifikasi adalah skema yang menggambarkan
kegiatan organisasi yang menghasilkan arsip yang dikategorikan
secara sistematis dan konsisten sehingga terlihat kelompok arsip
yang saling berkaitan, baik secara hirarki fungsi maupun hirarki

7|Universitas Indonesia

struktur organisasi. Skema klasifikasi memudahkan untuk


perolehan, temu kembali, pemeliharaan, dna pemusnahan.

1.3.6.4 Skema Klasifikasi Keamanan dan Akses


Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian
/ penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat
keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan
keamanan

negara,

publik

dan

perorangan.

Sedangkan,

Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian


pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk
mempermudah pemanfaatan arsip (PERKA ANRI No. 28 Tahun
2011 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan).

1.3.7

Pengertian Pusat Arsip


Pusat Arsip / Record Center adalah suatu gedung dan/atau fasilitas
yang dirancang dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan
memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi
atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu-waktu
diperlukan dengan cara cepat, tepat dan biaya yang murah.

1.3.8

Jenis Pusat Arsip


1.3.8.1 Pusat Arsip On-site
Pusat Arsip On-site adalah pusat arsip yang lokasinya berada di
dalam lingkungan organisasi. Jenis ini pada umumnya sering dipilih
oleh organisasi yang relatif kecil dan volume arsip inaktifnya tidak
terlalu banyak. Organisasi tersebut pada umunya tidak berada di tengah
kota.
1.3.8.2 Pusat Arsip Off-site
Pusat Arsip Off-site adalah pusat arsip yang lokasinya berada di
luar organisasi. Pusat arsip off-site dipilih oleh organisasi/institusi yang

8|Universitas Indonesia

berada di tengah kota, karena sewa tempat sangat mahal maka organisasi
tersebut menyimpan arsip inaktifnya di luar kota. Jenis ini pada
umumnya dipilih oleh organisasi yang memiliki arsip yang volumenya
besar.

1.3.8.3 Pusat Arsip Komersial


Pusat Arsip Komersial adalah perusahaan/organisasi yang
bergerak dibidang jasa pengelola arsip.

1.3.9

Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif


1.3.9.1 Prinsip Dasar Penyimpanan Arsip Inaktif
1) Murah
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi
dan frekuensi penggunaannya sudah menurun.
2) Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat
menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di
setiap instansi.
3) Aman
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin
keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang,
gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim
tropis.
4) Mudah Diakses
Penyimpanan arsip inaktif menjamin arsip dapat
diakses secara cepat, tepat, aman, dan murah.

1.3.9.2 Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif


1) Lokasi
a. Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di
daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat

9|Universitas Indonesia

membahayakan atau mengganggu keamanan


fisik dan informasi arsip.
b. Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat
berada di lingkungan kantor atau di luar
lingkungan kantor.
c. Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar
lingkungan kantor perlu memperhatikan lokasi
gedung penyimpanan arsip inaktif relatif lebih
murah dari pada di daerah perkantoran, bebas
dari bencana, dan mudah dijangkau untuk
pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai, serta mudah diakses.

1.3.9.3 Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif


1) Kapasitas Ruang Simpan
Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat
tergantung pada kondisi dan kemampuan instansi. Ratarata setiap 200 m2 ruang simpan arsip dengan ketinggian
260 cm dapat menyimpan 1.000 meter lari arsip dengan
menggunakan rak konvensional (rak statis, stationary
stacks). Penyimpanan dengan rak yang padat (compact
shelfing, roll opact, mobile stacks, rak bergerak) dapat
menyimpan 1.800 meter lari arsip.

2) Suhu dan Kelembaban


Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban
secara teknis dapat dilakukan dengan cara :
a. Pemeriksaan secara periodik menggunakan alat
hygrometer.
b. Menjaga sirkulasi udara berjalan lancer.

10 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

c. Menjaga suhu udara tidak lebih dari 27 0 C dan


kelembaban tidak lebih dari 60%.
d. Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin
sirkulasi udara yang cukup.
e. Hindari penggunaan rak yang padat.
f. Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak
berlobang dan tetap rapat.
g. Pondasi didesain untuk menjaga uap atau udara
lembab naik ke tembok karena daya resapan kapiler.
h. Hindari menanam pohon dan kayu-kayuan di dekat
gedung.
i. Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi
gas/lingkungan agar tidak mudah timbul jamur yang
akan merusak arsip.
j. Tandai kondisi arsip dan peralatannya yang terkena
jamur atau korosi, untuk segera diadakan perbaikan.
k. Ruang penyimpanan arsip media (audio visual),
mikro film, arsip elektronik, juga arsip vital perlu
menggunakan AC.

3) Cahaya dan Penerangan


Cahaya

dan

penerangan

tidak

menyilaukan,

berbayang dan sangat kontras. Sinar matahari tidak boleh


langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui
jendela tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai
penghalang cahaya matahari.

4) Rayap
Rayap dan segala macam varietasnya sering merusak
bangunan yang terbuat dari kayu, oleh karena itu

11 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

bangunan tempat penyimpanan arsip inaktif dianjurkan


untuk tidak menggunakan kayu. Lantai bangunan
dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau Gammexane
atau Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm,
karena rayap pada umumnya hidup dalam tanah sampai
pada kedalaman 50 cm.

5) Angin
Pondasi

gedung

didesain

secara

kuat

untuk

mendukung dinding yang kuat sehingga mampu


menahan terpaan angin kencang dan hujan deras.
Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan
metode tertentu untuk mencegah terpaan hujan deras dan
tampiasnya air.

6) Rak
a. Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian
atap ruang penyimpanan arsip inaktif.
b. Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian
atap 260-280 cm dipergunakan rak arsip setinggi
200-220 cm.
c. Jarak antara rak dan tembok 70-80 cm.
d. Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak yang
lainnya 100-110 cm.
e. Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak
mudah berkarat.
f. Keuntungan dan kerugian penggunaan roll o;pact
adalah sebagai berikut :
i. Penggunaan roll opact lebih banya dapat
menampung volume arsip yang disimpan.

12 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

ii. Penggunaan roll opact tidak dapat diakses secara


bersamaan.
iii. Ukuran roll opact tidak dapat menyesuaikan
dengan ketinggian ruangan

karena sudah

standar.
iv. Roll opact relatif lebih mahal.
v. Penggunaan roll opact diperlukan konstuksi
beban muatan lebih kuat.
vi. Penggunaan roll opact tidak menjamin sirkulasi
udara berjalan dengan lancar.
g. Rak, peralatan dan perlengkapan lainnya harus
dijamin aman, mudah diakses dan terlindung dari
ham.

7) Boks
a. Dipergunakan boks arsip dengan ukuran kecil (37 x
9 x 27 cm) atau ukuran besar (37 x 19 x 27 cm).
b. Boks arsip dibuat dari bahan kardus dan memiliki
lubang sirkulasi udara, memiliki penutup untuk
menjamin kebersihan.
c. Hindari penggunaan boks dari bahan plastik karena
menyebabkan lembab.

1.3.9.4 Keamanan dan Keselamatan


1) Pencegahan

dan

Penanggulangan

Bahaya

Api/Kebakaran
a. Alat pemadam api dengan menggunakan fire alarm
sistem

dan

fire

fight

system

dan

tabung

pemadam/smoke detection.
b. Hydrant dalam gedung dan luar gedung.

13 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

2) Pencegahan dari Kehilangan Arsip


a. Identifikasi terhadap petugas yang berwenang
memasuki ruang simpan arsip inaktif dilaksanakan
secara ketat dan konsisten.
b. Setiap

petugas

yang

memasuki

arena

ruang

penyimpanan arsip harus menggunakan tanda


pengenal khusus yang disyahkan oleh pejabat yang
berwenang.
c. Dikembangkannya
penggandaan

arsip

prosedur
untuk

penggunaan
menjaga

dan

keamanan

informasi arsip.
d. Pelatihan bagi petugas agar mampu mencegah dan
menanggulangi bencana terhadap arsip.

3) Pencegahan dan Penanggulangan Bahaya Serangga


a. Pemeliharaan dengan menggunakan kapur barus,
tymol fostoxin, paradecrolobensin.
b. Menjaga kebersihan ruangan.
c. Tidak dipernenankan membawa makanan dan
minuman ke dalam ruang penyimpanan arsip.
d. Tidak diperkenankan merokok di dalam ruang
penyimpanan arsip.

4) Keselamatan Lingkungan dan Kesehatan


a. Setiap pelaksanaan pemusnahan arsip dianjurkan
tidak dibakar, karena dapat mengganggu lingkungan
dan kesehatan.
b. Pelaksanaan

fumigasi

harus

memperhatikan

ketentuan teknis fumigasi.


BAB II
PROFIL PUSAT ARSIP KEMENTERIAN KESEHATAN

14 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

2.1 Sejarah Singkat Pusat Arsip


Pada mulanya Pusat Arsip Kementerian Kesehatan yang bernama Record
Center terletak menjadi satu dengan Gedung Kementerian Kesehatan yang
beralamat di Jl. H.R. Rasuna Said Blok X5 Kav. 4-9, Kuningan, Jakarta Selatan.
Record Center ini berada di lantai 7.
Karena keterbatasan tempat dan ruangan yang tidak lagi memadai untuk
menampung volume arsip yang sangat banyak, maka pemimpin Pusat Arsip
menyarankan bahwa Kementerian Kesehatan harus memiliki gedung untuk
pusat arsip sendiri. Hal ini diperkuat dengan alasan bahwa di Record Center ini
volume arsip selalu cepat penuh dan tidak dapat tertampung lagi. Dikarenakan
keterbatasan tempat untuk arsip dari masing-masing satuan kerja maupun dari
unit pengolah ke unit kearsipan, maka mereka selalu cepat melakukan
penyusutan arsip setiap tahunnya.
Kemudian terbentuklah gedung arsip yang sekarang ditempati ini. Gedung
arsip yang berada di daerah Rawamangun, tepatnya di Jl. Percetakan Negara ini
konon merupakan gedung peninggalan sejak jaman Penjajahan Belanda.
Gedung arsip ini didirikan dan resmi dibuka pada tahun 2015 lalu. Sampai saat
ini proses pemindahan arsip-arsip dari gedung lama ke gedung baru ini sudah
selesai. Namun dikarenakan gedung ini masih baru, pelayanan dan fasilitas
kearsipan belum maksimal.
Pusat arsip ini menggunakan sistem desentralisasi, tetapi dari pusatnya
sendiri sentralisasi. Alasan mengapa gedung baru Pusat Arsip ini dibuat jauh di
Rawamangun karena lahan kosong yang berada di Kementerian Kesehatan di
Kuningan sudah dibuat untuk lahan parkir dan karena di daerah Rawamangun
juga daerah komplek Kementerian Kesehatan.

15 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

2.2 Struktur Organisasi


Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dalam Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia no. 64 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Kesehatan disebutkan bahwa Sekretariat Jenderal
menyelenggarakan fungsi pembinaan dan pemberian dukungan administrasi
yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, kerja
sama, hubungan masyarakat, arsip, dan dokumentasi Kementerian Kesehatan.
Sekretariat Jenderal terdiri atas Biro Perencanaan dan Anggaran, Biro
Keuangan dan Barang Milik Negara, Biro Hukum dan Organisasi, Biro
Kepegawaian, Biro Kerja Sama Luar Negeri, Biro Komunikasi dan Pelayanan
Masyarakat, dan Biro Umum. Biro Umum sendiri mempunyai tugas
melaksanakan urusan ketatausahaan, kerumahtanggaan, arsip dan dokumentasi
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Bagian Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan urusan kearsipan.
Dalam

melaksanakan

tugas,

Bagian

Kearsipan

dan

Administrasi

menyelenggarakan fungsi pelaksanaan urusan kearsipan dan dokumentasi


Kementerian,

pelaksanaan

urusan

tata

persuratan

Kementerian,

dan

pelaksanaan urusan administrasi perjalanan dinas luar negeri.


Bagian Kearsipan terdiri atas Subbagian Kearsipan, dan Subbagian
Persuratan. Subbagian Kearsipan mempunyai tugas melakukan urusan
kearsipan dan dokumentasi Kementerian. Subbagian Persuratan mempunyai
tugas melakukan urusan tata persuratan Kementerian. Jadi arsip sendiri berada
dibawan Sekretariat Jenderal dan didalam Biro Umum.

16 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN KESEHATAN

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

2.3 Sumber Daya Manusia


Dalam pengelolaan kearsipan yang baik dan benar disetiap Satuan Kerja
Pemerintah Daerah (SKPD), berkewajiban mengembangkan kuantitas dan
kualitas sumber daya manusia kearsipan dan berkewajiban melakukan
manajemen Kearsipan. Sumber daya manusia yang dimiliki Pusat Arsip
Kementerian Kesehatan berjumlah 14 orang. Mereka masing-masing memiliki
latar belakang yang berbeda-beda. Staff mereka ada yang lulusan S1, SMA,
bahkan SMP.
Staff Subbagian Kearsipan diantaranya adalah; Ibu Susi, Bpk. Darso, dan
Ibu Sri yang merupakan arsiparis untuk Subbagian Kearsipan yang telah
berpengalaman selama 8 tahun di dunia kearsipan. Bpk. Roni yang baru menjadi
PNS setelah selama ini menjadi pegawai honorer dan sekarang menjadi
arsiparis pemula. Sedangkan Bpk. Junianto bukan seorang arsiparis dan hanya
bekerja di arsip dengan background lulusan SMA.

17 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

BAB III
PEMBAHASAN

3.1

Aspek Hukum Penyelenggaraan Kearsipan


Setelah dilakukanya wawancara terhadap narasumber yang berada
didalam Pusat Arsip Kementerian Kesehatan, diketahui bahwa Kementerian
Kesehatan mempunyai semua pedoman yang ditetapkan pada PERKA
ANRI No 21 Tahun 2011 diantaranya:

1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 030 Tahun


2012 yang berjudul Jadwal Retensi Arsip Substantif dan
Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian di Lingkungan
Kementerian Kesehatan. Peraturan tersebut berisi tentang
daftar jenis arsip kegiatan pokok dan kegiatan pendukung Non
Keuangan dan Non Kepegawaian Kementerian Kesehatan
beserta jangka waktu penyimpanan atau retensi dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan.

Gambar 3.1. Peraturan Kementerian Kesehatan

18 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

2. Jadwal Retensi Arsip


Di dalam Pusat Arsip Kementerian Kesehatan, mereka memiliki
dua JRA untuk masing masing unit kerjanya diantaranya:
a. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Kementerian
Kesehatan.
b. Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Kesehatan.

Gambar 3.2. JRA Kepegawaian

Gambar 3.3. JRA Keuangan

19 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

3. Pola Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah di Lingkungan


Kementerian Kesehatan di ambil dari Keputusan Meteri
Kesehatan Republik Indonesia No 137/MENKES/SK/III/2012.

Gambar 3.4. Pola Klasifikasi


4. Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Kesehatan.

Gambar 3.5. Pedoman Tata Naskah Dinas

5. Pedoman Tata Kearsipan Dinamis


Pedoman Tata Kearsipan Dinamis di gunakan sebagai acuan
semua unit organisasi di lingkungan Kementerian Kesehatan
dalam pengelolaan kearsipan Kementerian.

20 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Gambar 3.6. Pedoman Tata Kearsipan

6. Skema Keamanan dan Akses Kementerian Kesehatan


Pada saat melakukan observasi kepada Pusat Arsip Kementerian
Kesehatan, Pusat Arsip menyatakan bahwa mereka mempunyai
Skema Keamanan dan Akses tetapi sedang dalam perevisian.

3.2 Identifikasi Terhadap Jenis Pusat Arsip


Pusat arsip adalah suatu gedung yang dirancang secara khusus untuk
menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen
instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu waktu dapat
diperlukan dengan cara cepat, tepat dan biaya murah.
Setelah dilakukannya observasi ke Pusat Arsip Kementerian Kesehatan
bersama tim yang telah di tentukan oleh dosen Ibu Dyah Safitri S.IPI., M. Hum,
maka diketahui bahwa jenis Pusat Arsip Kementerian Kesehatan adalah jenis Pusat
Arsip Off-site.
Hal ini diketahui setelah melakukan pengamatan kami selama observasi,
dengan ciri-ciri pusat arsip off site seperti; lokasi yang berada di luar dari pusat
perkantoran Kementerian Kesehatan. Pusat arsip ini berada di belakang gedung
BALITBANG Kementerian Kesehatan Jl. Percetakan Negara Jakarta Pusat.

21 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Kementrian Kesehatan mempunyai alasan mengapa mereka menggunakan


jenis Pusat Arsip Off-site yakni; Luas gedung perkantoran Kementerian Kesehatan
kurang memadai dan arsip yang berada pada pusat perkantoran volume nya terlalu
besar. Pusat Arsip Kementerian Kesehatan ini dibangun dengan memanfaatkan
gudang. Gudang tersebut di renovasi agar gedung sesuai standar yang berlaku
seperti tahan gempa dan kebakaran. Pusat Arsip juga dipastikan bebas dari area
banjir. Kementerian Kesehatan tidak menggunakan jasa Pusat Arsip Komersial agar
tidak adanya pemborosan dalam penggunaan dana APBN.

3.3 Menggali Prinsip-Prinsip Pengelolaan Pusat Arsip


3.3.1

Penyerahan Arsip

Tahap pelaksanaan penyerahaan arsip di Pusat Arsip Kementerian Kesehatan


dilakukan oleh masing-masing unit kerja yang ada di Kementerian Kesehatan..
Tahap ini rutin dilaksanakan setiap satu tahun sekali. Jumlah maksimal yang pernah
diterima oleh pusat arsip ini sebanyak 500-800 buah boks/tahun. Berikut adalah
beberapa unit kerja yang menyerahkan arsipnya ke pusat arsip Kementerian
Kesehatan :
-Unit Perencanaan dan Anggaran
-Unit Keuangan dan Barang Milik Negara
-Unit Hukum dan Organisasi
-Unit Kepegawaian
-Unit Kerjasama Luar Negeri
-Unit Komunikasi dan Pelayanan Masyarakat
-Unit Umum
Proses Penyerahan Arsip :
1. Unit kerja akan memasukan arsip-arsipnya yang sudah teratur kedalam box
arsip.
2. Unit kerja membuat Daftar Arsip yang kemudian akan diserahkan kepada Pusat
Arsip
3. Unit kerja akan mengirimkan kardus-kardus yang berisi arsip ke Pusat Arsip
Kemeterian Kesehatan

22 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Proses Peenerimaan Arsip :


1. Penerimaan arsip harus merupakan arsip inaktif teratur. Arsip teratur yang
datang dari setiap unit-unit kerja disimpan didalam kardus akan disimpan di
ruangan arsip namun sebelum memasuki ruang arsip, arsip-arsip tersebut harus
melalui tahapan fumigasi terlebih dahulu agar steril. Fumigasi dilakukan dalam
boks kontainer selama 2 minggu agar arsip tersebut bebas dari jamur dan
bakteri.
2. Arsiparis akan mengecek keadaan fisik arsip-arsip yang diterima.
3. Selanjutnya arsiparis akan membuat berita acara arsip untuk unit-unit kerja
yang sudah menyerahkan arsip dengan keadaan teratur dan sudah menyerahkan
Daftar Arsipnya. Pembuatan berita acara ini harus disertai dengan tanda tangan
seseorang yang memiliki jabatan minimal eselon II (seperti Direktur Utama atau
Kepala Biro), juga harus disaksikan oleh arsiparis.

3.3.2

Pengolahan Arsip

Pengolahan arsip yang dilakukan pada Pusat Arsip Kementerian Kesehatan


berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi dan Pedoman Tata
Kearsipan Dinamis yang dikeluarkan oleh pihak Kementerian Kesehatan sendiri.
Berikut jenis kegiatan pengolahan arsip yang dilakukan oleh Pusat Arsip
Kemeterian Kesehatan, yaitu :

a. Arsip Inaktif Teratur


Pusat arsip Kementerian Kesehatan hanya menerima arsip inaktif yang
berstatus teratur. Jadi Arsip tersebut sudah diklasifikasikan terlebih dahulu di tiaptiap unit kerja yang ada sebelum menyerahkannya pada pusat arsip. Jumlah arsip
yang diterima setiap tahunnya kira-kira 500-800 buah boks. Tetapi tidak semua unit
kerja menyerahkan arsip ke pusat arsip Kementerian Kesehatan. Ada beberapa dari
mereka yang menyimpan arsipnya di Pusat Arsip Komersial.

Pengolahan arsip yang dilakukan oleh Pusat Arsip Kementerian Kesehatan

23 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

pada arsip teratur mengikuti asas asal usul, sehingga arsiparis hanya akan
memindahkan arsip-arsip tersebut dari dalam ordner ke dalam boks arsip, kemudian
boks arsip diberi label sesuai dengan prinsip asal-usul. Penyimpanan arsip pada
Pusat Arsip Kementerian Kesehatan menggunakan roll opack. Penyusunan boks
arsip pada roll opack disusun berdasarkan tiap-tiap unit kerja yang ada di
Kementerian Kesehatan. Sehingga setelah boks arsip diberi label, arsiparis akan
memasukan box tersebut kedalam area unitnya.
Untuk arsip yang akan diserahkan ke ANRI, jika arsip tersebut memiliki
status permanen dalam Jadwal Retensi Rekod maka akan dikirim surat ke ANRI,
yang nantinya ANRI akan memberikan klarifikasi tindak lanjut, apakah arsip
tersebut akan disimpan di ANRI atau tetap disimpan di Pusat Arsip Kementerian
Kesehatan. Penyerahan ini biasa dilakukan setiap satu tahun sekali.

3.3.3. Layanan
Kegiatan lain yang dilakukan oleh pusat Arsip Kementerian Kesehatan
selain melakukan pengolahan arsip mereka juga melakukan layanan arsip. Pusat
Arsip Kementerian Kesehatan sudah menyimpan daftar arsip yang dimilikinya
dalam bentuk digital, sehingga dapat mempermudah proses temu-kembali.
Berikut adalah beberapa penjelasan layanan yang diberikan oleh Pusat Arsip
Kementerian Kesehatan, diantaranya yaitu:

a. Batasan Akses
Untuk mendapatkan layanan yang berkaitan dengan pusat arsip,
seperti peminjaman arsip, tidak sembarang orang dapat mengaksesnya.
Pusat arsip ini tidak bersifat terbuka. Hanya orang yang berada dalam
organisasi tersebut saja yang dapat mengaksesnya.
b. Prosedur
Jika terdapat satuan kerja yang hendak meminjam arsip pada Pusat
Arsip Kementerian Kesehatan , harus melewati beberapa prosedur yang
mengharuskan adanya surat pengantar dari Eselon II yang mana surat
tersebut berisi daftar arsip yang akan dipinjam. Kemudian nantinya arsiparis

24 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

akan menyiapkannya untuk satuan kerja yang berkaitan.


c. Alat Bantu Temu Kembali
Daftar arsip yang dimiliki oleh Pusat Arsip Kementerian Kesehatan
semuanya diinput kedalam computer, semuanya sudah secara digital. Dari
Kementerian Kesehatan sendiri, terdapat aplikasi bernama E-Arsip yang
merupakan sebuah aplikasi yang bertujuan untu kmempermudah proses
temu kembali arsip.

3.4 Pusat Arsip Berdasarkan Persyaratan Penyelenggaraan Kearsipan


3.4.1 Lokasi dan Tata Ruang Penyimpanan Arsip
Lokasi penyimpanan arsip di pusat arsip Kementerian Kesehatan yang
berlokasi di Jl. Percetakan Negara, Jakarta Pusat sudah tergolong cukup baik
dibandingkan tempat sebelumnya yaitu Kuningan. Lokasi baru ini aman dari banjir,
jauh dari polusi udara (jalan raya), lahan tanah yang lebih luas juga memiliki akses
yang mudah dijangkau karena terletak di pusat kota. Untuk tata ruang, dikarenakan
pusat arsip Kementerian Kesehatan ini belum lama dididirikan, sehingga penataan
ruangnya belum maksimal. Tetapi untuk ruangan-ruangan vital seperti
penyimpanan arsip vital, ruangan roll opack, ruang kerja staff diprioritaskan agar
proses pengolahan arsip dapat dilakukan dengan baik.

3.4.2

Standar Penentuan Lokasi Pusat Arsip


Untuk pemilihan lokasi Pusat Arsip Kementerian Kesehatan, gedung arsip

berada bagian belakang gedung Balitbang Kementerian Kesehatan. Cukup sulit di


jangkau karena terletak jauh dari pintu masuk utama.

3.4.3

Standar Gedung Pusat Arsip


Dalam hal ini, Pusat Arsip Kementerian Kesehatan mengikuti peraturan

yang telah dibuat oleh ANRI dengan mengikuti standarisasi dalam penentuan
Gedung Pusat Arsip, yaitu mulai dari beban muatan ruang penyimpanan arsip
inaktif yang didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai

25 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

ruang simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar
perhitungannya : Satuan volume arsip adalah meter linear (ML)
- 1 Meter Linear (ML) arsip rata-rata = 50 kg
- 1 M 3 arsip rata-rata = 600 kg
- 1 M 3 arsip = 12 meter linear (Ml) arsip
Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata : 1.200 kg per
meter persegi, Berat beban rak compact shelfing/roll opact: 2.400 kg per meter
persegi dan Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak
konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000 kg.
Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban
minimal sebanyak 12.000 kg.

3.4.4

Pembagian Ruang Pusat Arsip


Di depan gedung pusat arsip Kementerian Kesehatan terdapat sebuah boks

kontainer besi dengan ukuran lebar 2,5m x tinggi 6m. Boks tersebut dapat
menampung kurang lebih 500 boks arsip. Guna dari boks ini adalah untuk proses
sterilisasi arsip yang akan masuk ke gedung pusat arsip. Arsip-arsip ini akan
disimpan dalam boks selama 2minggu lamanya setelah difumigasi terlebih dahulu.

Gambar 3.7. Boks Kontainer Fumigasi

26 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Di dekat pintu masuk utama, terdapat meja resepsionis untuk melayani pengunjung
yang berkepentingan.

Gambar 3.8. Meja Resepsionis


Di ruang penyimpanan arsip inaktif, arsip disimpan pada susunan roll
opack, ruang ini terdiri atas 2 lantai. Dilantai bawah arsip sudah tersusun rapi
sedangkan diatas masih bertumpuk.

Gambar 3.9. Roll Opack Pada Lantai Bawah

Gambar 3.10. Tumpukan Arsip di Lantai Atas

27 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Ruang kerja staff berada pada bagian kanan gedung ini, terdiri dari beberapa
meja kabinet yang antar mejanya dibatasi oleh kaca.

Gambar 3.11. Meja Kerja Staff


Terdapat pula ruang audio visual yang berfungsi sebagai tempat
pengawasan layar CCTV juga untuk menyimpan arsip berbentuk audio visual.

Gambar 3.12. Layar Pengawas CCTV

3.4.5

Pencahayaan
Untuk pencahayaan, Pusat Arsip Kementerian Kesehatan ini menggunakan

cahaya lampu, jendela di ruang penyimpanan arsip pun sangat sedikit, hal ini baik
karena dapat mengurangi paparan cahaya matahari secara langsung, juga mencegah
masuknya kotoran/debu ke ruang penyimpanan.

28 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Gambar 3.13. Jendela Ruang Penyimpanan Arsip

3.4.6

Sirkulasi udara
Agar sirkulasi udara lancar, pusat arsip ini menggunakan eksos fan.

Gambar 3.14. Eksos Fan

3.4.7

Suhu dan Kelembaban


Suhu ruangan yang diatur adalah 16 C. Air Conditioner ini terus menyala

selama 24 jam, meskipun para pegawai sudah pulang. Hal ini dilakukan agar
kelembaban ruangan terjaga, sehingga arsip tidak mudah rusak atau terkena
gangguan serangga.

29 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Gambar 3.15. Suhu Air Conditioner

3.4.8

Peralatan dan Perlengkapan


Ada beberapa peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk mengolah

arsip, beberapa diantaranya :

Gambar 3.16. Boks Tahan Api, untuk Menyimpan Arsip Vital Organisasi

30 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Gambar 3.17. Boks Arsip

Gambar 3.18. Mesin Penghancur Kertas

3.4.9

Standar Boks Arsip


Boks penyimpanan arsip pada Pusat Arsip Kementerian Kesehatan

disesuaikan dengan ukuran standar boks arsip ANRI. Terdapat 2 jenis, boks besar
dan kecil. Spesifikasi Bahan Boks Arsip terbuat dari Karton Gelombang, yaitu
karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan
kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan (SNI 14-0094-1996,
Spesifikasi Kertas Medium).

31 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

Gambar 3.19. Boks Arsip Sesuai Standar ANRI

3.4.10 Standar Rak


Pusat Arsip Kementerian Kesehatan tidak lagi menggunakan rak
konvesional untuk menyimpan boks arsip, tetapi sudah menggunakan roll opack.
Roll opack yang digunakan sesuai standar ANRI baik ukurannya, bahan dan
kualitasnya.

3.4.11 Jarak Antar Rak


Pengaturan jarak antar rak diperkirakan sekitar 60 cm dan jarak pada saat
roll opack dibuka, jarak tersebut dapat melebar, menjadi sekitar 100 cm. Sehingga
apabila arsiparis hendak melakukan pencarian arsip, jarak tersebut cukup
memudahkan arsiparis masuk diantara roll opack.

3.5 Keamanan Arsip dan Pemeliharaan Arsip


3.5.1

Fisik Arsip
a. Jamur
Dikarenakan pemeliharaan arsip yang dilakukan cukup baik, mulai dari

pengaturan suhu ruangan yang disesuaikan dengan standar yang dianjurkan, juga
sirkulasi udara yang diperhatikan. Hal-hal tersebut mencegah munculnya jamur
pada arsip.
b. Rayap
Untuk mencegah rayap merusak fisik arsip, maka perawatan yang dilakukan
adalah dengan memasukkan batangan kamper pada boks arsip. Biasanya satu boks

32 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

berisi 2 buah kamper. Hal lainnya yang dilakukan adalah air conditioner yang
dinyalakan selama 24 jam, sehingga menghambat rayap untuk bertahan hidup.
c. Bencana Alam
Jika di tempat pusat arsip sebelumnya, Kuningan, merupakan daerah yang
rawan banjir. Di lokasi yang baru ini banjir jarang terjadi dikarenakan datarannya
cukup tinggi dan memang daerah tersebut aman dari banjir. Pencegahan yang
dilakukan pada pusat arsip ini untuk bencana lain seperti kebakaran dan gempa
bumi adalah dengan memasang kerangka anti gempa pada bangunan. Sedang kan
untuk pencegahan terhadap kebakaran, di beberapa sudut ruangan terdapat alat
pemadam kebakaran. Juga disediakan beberapa pintu keluar darurat.

Gambar 3.20. Alat Pemadam Kebakaran

Gambar 3.21. Petunjuk Pintu Darurat

33 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

3.5.2

Informasi.
a. Pemasangan CCTV
Di beberapa sudut ruangan terdapat CCTV yang memantau situasi di
gedung Pusat Arsip kementerian Kesehatan. Tidak hanya di dalam ruangan,
di luar gedung pun CCTV dipasang dengan alasan keamanan.

Gambar 3.22. CCTV di Salah Satu Ruangan


b. Batasan Akses
Tidak semua orang dapat mengakses arsip yang ada pada pusat arsip
Kementerian Kesehatan ini, selain itu ada beberapa ruangan yang hanya
pegawai tertentu saja yang dapat masuk mengakses ruangan itu. Sistem
keamanan yang digunakan adalah fingerprint.

Gambar 3.23. Finger Print Pada Ruangan Tertentu

34 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Dari seluruh isi Laporan Hasil Observasi Gedung Pusat Arsip
Kementerian Kesehatan ini, penulis menyimpulkan bahwa di dalam dunia
arsip, sangatlah dibutuhkan pedoman dari Undang-Undang, Peraturan
Kepala ANRI, maupun aturan yang diberikan dari organisasi tersebut,
sehingga semua kegiatan dapat berjalan sesuai dengan harapan. Pusat
Penyimpanan Arsip Kementerian Kesehatan terdapat diluar lingkungan
organisasi (Off-site), dan untuk unit kegiatan kearsipan

Kementrian

Kesehatan ini berada di dalam lingkungan organisasi (On-site). Pusat Arsip


Kementrian Kesehatan mempunyai standar ruang dan gedung yang baik
untuk pusat arsip, tetapi karena Pusat Arsip Kementrian Kesehatan baru saja
pindah lokasi, keadaan Pusat Arsip tersebut masih belum maksimal.
Keamanan arsip dan pemeliharaan arsip di Pusat Arsip Kementrian
Kesehatan sudah memenuhi standar, dan untuk pemeliharaan arsip sendiri
sudah baik dan terkontrol.

4.1 Saran
Setelah penulis membuat seluruh isi dari Laporan Hasil Observasi
Gedung Pusat Arsip Kementerian Kesehatan ini, penulis bermaksud
memberi sedikit saran kepada Pusat Arsip Kementerian Kesehatan yang
dimana lokasi pusat arsip tersebut membutuhkan keamanan satpam dalam
jangka waktu 24 jam, dikarenakan Pusat Arsip Kementrian Kesehatan
belum memiliki keamanan satpam. Penulis mengingatkan bahwa bencana
dan musibah tidak bisa ditebak kapan datangnya, walaupun standar ruang
dan gedung pusat arsip sudah baik dan memenuhi standar, namun ada
baiknya mencegah sebelum terjadi hal hal yang tidak diinginkan.

35 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a

DAFTAR PUSTAKA
Kementerian Kesehatan. Struktur Organisasi Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia. 7 Juni 2016.
http://www.depkes.go.id/article/view/13010100002/kemkes-strukturorganisasi-2014.html
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000.
Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. 27 Maret
2000. Jakarta.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014.
Pedoman Tata Naskah Dinas. 28 Maret 2014. Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 432. Jakarta.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011.
Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis. 20 Desember 2011. Jakarta.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012.
Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara. 28
Desember 2012. Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012. Jakarta.
Sofa, Pakde. Manajemen Arsip Inaktif. 7 Juni 2016.
https://massofa.wordpress.com/2009/12/07/manajemen-arsip-inaktif/
Sulistyo-Basuki. 1996. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Syamlan, Anisa Novita. Ruang Penyimpanan Arsip. 7 Juni 2016.
https://anisyamlaninformation.wordpress.com/tag/pusat-arsip/
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009. Kearsipan. 23
Oktober 2009. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
152. Jakarta.

36 | U n i v e r s i t a s I n d o n e s i a