LPP AL IRSYAD AL ISLAMIYYAH KAB.

PEMALANG
Sekretariat : Jl. Kyai Makmur No. 9 Telp. 321349
Pemalang LPP AL IRSYAD PEMALANG 1
15 Pebruari 2010
 Tujuan Khusus
Pembahasan :
1.Dapat membuat surat – surat dinas secara
baik
2.Dapat mengelola kegiatan administrasi secara
efektif
3.Dapat membuat konsep – konsep dasar surat
menyurat dan surat keputusan
4.Dapat menjalankan fungsi administrasi dan
komunikasi secara efektif.
15 Pebruari
5.Dapat menjalankan fungsi – fungsi
2010 LPP AL IRSYAD PEMALANG
administrasi secara baik dan cepat. 2
Apa itu
ADMINISTRASI
dan SURAT .. ?

LPP AL IRSYAD PEMALANG

15 Pebruari 2010 3
Apa perbedaan dari
PERALATAN dan
PERLENGKAPAN.. . ?

15 Pebruari 2010 LPP AL IRSYAD PEMALANG

4
Pengertian :
ADMINISTRASI adalah suatu
proses kegiatan yang
berhubungan dengan surat -
menyurat, perlengkapan
maupun peralatan, dan lain-lain
untuk mendukung / mencapai
kelancaran tugas pokok / tujuan
organisasi.

LPP AL IRSYAD PEMALANG

15 Pebruari 2010 5
 TUJUAN ORGANISASI :
1.Keamanan
2.Kerapian
3.Hasil pekerjaan/
Penilaian
4.Kebutuhan organisasi,
dan lain -lain
15 Pebruari
2010
LPP AL IRSYAD PEMALANG
6
Adapun kegiatan
Administrasi meliputi :
1.Catat – mencatat
2.Surat – menyurat
(dinas)
3.Dokumentasi
4.Kearsipan, dan lain -
lain
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010 7
SURAT adalah salah
satu sarana komunikasi
tertulis guna untuk
menyampaikan pesan dari
satu pihak kepada pihak
yang lain guna mencapai
tujuan yang diinginkan
8
15 Pebruari 2010 LPP AL IRSYAD PEMALANG
Kegiatan Catat –
mencatat :
Kegiatan catat – mencatat
merupakan kegiatan tata usaha
yang mendukung pada
tercapainya tujuan organisasi ,
meliputi :
1.Menyediakan informasi sekolah
2.Menyediakan informasi layanan
publik dan kebutuhan administrasi
sekolah
3.Pelayanan kegiatan PPD, PPHBN
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 20109
Kegiatan Surat – 10

menyurat
( korespondesnsi )
Adalah kegiatan penyampaian
pesan kepada perorangan atau
organisasi dalam bentuk tertulis
sesuai
Ada 4 tujuan
hal yangyang diharapkan.
harus diperhatikan
dalam penulisan surat :
1.Tujuan yang jelas
2.Penggunaan kata yang tepat
3.Kalimat yang singkat/ tdk.
bertele- tele
4.Usahakan tidak membebani
LPP AL IRSYAD PEMALANG 15 Pebruari 2010
 11

1. KOP SURAT
2. OBJEK SURAT
3. TANGGAL PEMBUATAN
4. ALAMAT DALAM
5. SALAM PEMBUKA
6. ISI SURAT (the body of the latter)
7. KALIMAT PENUTUP
8. SALAM PENUTUP
9. SUBYEK SURAT
10.CATATAN/ TEMBUSAN
11.INISIAL
LPP AL IRSYAD PEMALANG

15 Pebruari 2010
MACAM – MACAM
SURAT
1. SURAT RESMI/ DINAS
2. SURAT TUGAS
3. SURAT KETERANGAN
4. SURAT PERJANJIAN
5. SURAT KUASA
6. SURAT KEPUTUSAN
7. dan lain-lain

LPP AL IRSYAD PEMALANG

15 Pebruari 2010 12
BENTUK – BENTUK
SURAT
BLOK STYLE
FULL BLOK
STYLE
INDENTIT
STYLE
SEMI BLOK
STYLE
DAN LAIN - LAIN
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010 13
 DOKUMENTASI
1.Kegiatan Rutin
2.Semi insidental
3.Insidental
4.Lain – lain

14

LPP AL IRSYAD PEMALANG 15 Pebruari 2010

Kegiatan Pengarsipan
adalah merupakan proses akhir dari sebuah
kegiatan administrasi dari suatu kantor/
lembaga.

Tujuannya adalah :
1.Sebagai referensi
2.Sebagai Keterangan data
3.Keterangan Vital (susuai
dgn.ketentuan)

LPP AL IRSYAD PEMALANG 15 Pebruari 2010 15

 DASAR PENGATURAN
ARSIP
1. Secara Alfabetic
2. Berdasarkan urutan
nomor
Ada 2 macam :
a. Menurut Serial
b. Menurut Kode
1. Secara Geografis
2. Kronologis
LPP AL IRSYAD PEMALANG 15 Pebruari 2010 16
 Langkah – langkah pengarsipan :

1. Identifikasikan surat menurut nomor

2. Tentukan sistem pengarsipan
3. Buatlah Folder ( tempat peng. Surat)
4. Buatlah Guide (juknis pengelompokan
surat
5. Mencatat surat yg. Akan dimasukkan
6. Memasukkan surat sesuai kelompok/
guide
7. Buat catatan arsip keluar
8. Tempat surat terbaru pada posisi atas17
LPP AL IRSYAD PEMALANG

9. Buat tempat arsip yang nyaman &

15 Pebruari 2010

aman
 TEKNIK PENYUSUNAN
SURAT KEPUTUSAN
Macam/ jenis surat keputusan,
ada 2 macam :
1.Bersifat Penetapan
(decisive)
2.Bersifat Pengaturan
(regulative)
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010 18
 19

1. Kerangka
2. Judul
3. Pembukaan
4. Batang tubuh
5. Penutup
15 Pebruari 2010 LPP AL IRSYAD PEMALANG
KERANGKA
20

KEPUTUSAN ,
meliputi
1.JUDUL:

2.PEMBUKAAN
3.BATANG TUBUH
4.PENUTUP

LPP AL IRSYAD PEMALANG 15 Pebruari 2010

Judul meliputi :
1.Tulisan “ KEPUTUSAN
……….”
2.Tulisan : NOMOR, TAHUN
3.Nama Keputusan, ………….

LPP AL IRSYAD PEMALANG

15 Pebruari
2010

21
 Pembukaan terdiri
dari

1. Tulisan “ KEPUTUSAN ……….”

2. Konsideran : Menimbang,
Mengingat
3. Tulisan “ MEMUTUSKAN “
4. Tulisan “ Menetapkan “

LPP AL IRSYAD PEMALANG 15 Pebruari 2010 22

 Batang tubuh
meliputi :
A. PENETAPAN :
a.Materi pokok
b.Dituangkan dalam bentuk diktum :
PERTAMA, KEDUA dst…
c. Penomoran dengan nama panjang

PENGATURAN :
a.Ketentuan umum
b.Materi pokok
c.Dalam bentuk pasal-pasal
d.Nomor dengan angka bulat contoh (1)
LPP AL IRSYAD PEMALANG 23
15 Pebruari 2010
PENUTUP, meliputi
:
a.Tempat penetapan
b.Tanggal penetapan
c.Nama jabatan
d.Tanda tangan
e.Nama pejabat
f.Stempel
LPP AL IRSYAD PEMALANG
15 Pebruari 2010 24
 MOHON MAAF ATAS SEGALA
KEKURANGAN, SELAMAT BEKERJA
MENUJU KE ARAH YANG LEBIH BAIK
LAGI, AMIEN.

WASSALAMU’ALAIKUM
W.W.
15 Pebruari
LPP AL IRSYAD PEMALANG 2010
25