Anda di halaman 1dari 36

MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIKLUS KONVERSI
Dosen pengampu : Nafi Inayati Zahro, SE. M.Si
Zamrud Mirah Delima, SE. M.Si

Disusun Oleh :
Atika Damayanti

(201512284 )

Wardatinnisa

(201512251)

FAKULTAS EKONOMI PROGAM STUDI AKUNTANSI


UNIVERSITAS MURIA KUDUS
Gondang Manis, Bae, PO.BOX 53 Kudus
Telp. (0291)438229, Fax. (0291)437193
E-mail :muria@umk.ac.idhttp://www.umk.ac.id

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan yang telah memberikan kami kemudahan sehingga dapat
menyelesaikan makalah ini. Tanpa pertolongannya, mungkin tim penyusun tidak akan
sanggup menyelesaikan makalah ini dengan baik.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat mengerti dan memperluas ilmu tentang
Sistem Informasi Akuntansi, yang kami sajikan bedasarkan pengamatan yang kami lakukan
dari permasalahan yang diberikan oleh dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi
Akuntansi. Makalah ini disusun oleh tim penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang
datang dari diri tim penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran
dan terutama pertolongan dari Tuhan, akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.
Makalah ini memuat tentang permasalahan mengenai Siklus Konversi yang kiranya
sangat penting untuk diinformasikan kepada pembaca terutama mahasiswa ekonomi sebagai
bahan pembelajaran dan menambah wawasan.Walaupun makalah ini kurang sempurna dan
memerlukan perbaikan, tapi juga memiliki detail yang cukup jelas bagi pembaca.
Penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada para pihak yang ikut membantu
dalam menyelesaikan makalah ini agar dapat mengerti tentang bagaimana cara menyusun
karya tulis ilmiah yang baik dan benar sesuai kaidah.
Semoga makalah ini dapat memberikan pengetahuan yang lebih luas pada
pembaca.Makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan.Penyusun membutuhkan kritik dan
saran yang membangun. Terima Kasih

Mei, 2016

Penyusun

Daftar Isi
Halaman Judul
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
1
2
3

Latar Belakang
Rumusan Masalah
Tujuan

BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Siklus Konversi
2.2 Dokumen, Catatan dan Laporan dalam Siklus Konversi
2.3 PengolahanTransaksi
2.4 Aktivitas Bisnis dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer
2.5 Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Masalah Dalam perkembangan dunia perekonomian saat ini dan semakin tingginya
tingkat persaingan dunia usaha, menuntut perusahaan mempunyai keunggulan bersaing
(competitive advantage) untuk terus berkompetisi. Pada era informasi dan globalisasi
menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang begitu pesat dengan tingkat
persaingan ketat. Oleh sebab itu, perusahaan- perusahaan dituntut untuk melakukan
kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya,
sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu
manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang
akurat, relevan dan tepat waktu sehingga keputusan yang tepat dapat dibuat yang
disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan.
Semakin berkembangnya perusahaan tentunya diikuti dengan semakin kompleks dan
luasnya aktivitas serta permasalahan yang dihadapi sehingga dibutuhkan sistem informasi
akuntansi untuk memecahkan masalah tersebut. Dengan demikian, pengelolaan sistem
informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Ruang lingkup sistem
informasi akuntansi adalah memberikan informasi untuk tujuan akuntansi yaitu tujuan
eksternal yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh otoritas dan tujuan internal
untuk tujuan pengambilan keputusan manajemen. Menurut Bodnard dan Hopwood
(2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan
peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Dalam makalah ini akan
dibahas salah satu dari empat siklus transaksi dalam sistem informasi akuntansi untuk
mencatat kegiatan bisnis, yaitu siklus konversi. Dalam perusahaan, siklus konversi
merupakan bagian yang penting demi mendukung kemajuan perusahaan dalam
meningkatkan keunggulan kompetitif. Siklus konversi perusahaan mengubah berbagai
sumber daya input, seperti bahan baku, tenaga kerja, dan overhead, menjadi produk jadi
atau jasa untuk dijual. Siklus konversi secara konsep pasti ada di semua organisasi, baik
organisasi yang tergolong dalam industri jasa atau industri retail. Namun demikian yang
paling terlihat jelas adalah dalam industri manufaktur.

1.2 Rumusan Masalah


Dari uraian di atas dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana gambaran tentang siklus konversi
2. Bagaimana proses dalam siklus persediaan ?
3. Bagaimana proses dalam siklus manajemen sumberdaya manusia (penggajian)?
4. Bagaimana proses dalam siklus Produksi?

1.3 Tujuan Penulisan


Tujuan dari penulisan makalah ini adalah :
1. Memahami tentang gambaran siklus konversi secara keseluruhan
2. Memahami proses-proses yang ada dalam siklus persediaan
3. Memahami proses-proses yang ada dalam siklus manajemen sumberdaya manusia
(penggajian)
4. Memahami proses-proses yang ada dalam siklus produksi

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN SIKLUS KONVERSI


Siklus konversi merupakan siklus yang memproses bahan baku dan suplais menjadi
produk jadi ( barang atau jasa) yang siap untuk dijual. Dalam siklus konversi, system
akuntansi mencatat satu kejadian ekonomi (transaksi) yaitu konsumsi bahan baku, tenaga
kerja, dan overhead untuk menghasilkan produk atau jasa yang dapat dijual.

Dalam

perusahaan manufaktur, siklus ini terdiri atas system penggajian,


system persediaan, dan system akuntansi biaya.
System aplikasi dalam siklus konversi memproses 5 jenis transaksi yaitu: pembelian
barang, penjualan barang, transfer bahan baku, tenaga kerja dan overhead kedalam produksi,
transfer barang dalam proses ke produk jadi dan penggajian.
1. SISTEM PRODUKSI
Sistem produksi mencakup serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang
berkaitan erat dengan subsistem yang lain.

Siklus pendapatan yang memberikan informasi tentang produk apa yang dipesan dan
ramalan penjualan (kuantitas), yang akan digunakan oleh bagian produksi untuk
menyusun rencana produksi dan tingkat (jumlah) persediaan (inventory level)

Informasi tentang bahan baku dikirim ke siklus pembelian dalam bentuk Surat
Permintaan Pembelian (purchase requisition). Sebaliknya siklus pembelian juga
memberikan informasi tentang bahan baku yang dibeli dan pengeluaran yang
termasuk dalam overhead pabrik.

Informasi tentang kebutuhan tenaga kerja dikirimkan ke system manajemen


sumberdaya manusia/penggajian yang nantinya akan memberikan data tentang
tersedianya tenaga kerja dan biayanya (biaya tenaga kerja).

Informasi tentang harga pokok produksi dikirimkan ke siklus buku besar dan
pelaporan

Sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan memainkan peranan penting dalam sistem
produksi, diantaranya adalah:
1

Komposisi produk (produk apa yang akan dibuat)

Penentuan harga jual produk (product pricing)

Perencanaan dan alokasi sumberdaya,

Manajemen biaya

Aktivitas aktivitas dalam system produksi meliputi

Perancangan produk (product design)

Perencanaan dan penjadwalan (planning and scheduling)

Kegiatan produksi (production operation)

Akuntansi biaya (cost accounting)

Perancangan produk

Perencanaan produk merupakan tahap awal dari sistem produksi. Tujuan aktivitas ini adalah
untuk merancang sebuah produk yang memenuhi keinginan konsumen dalam hal kualitas,
lama pengerjaan, dan biaya produksi yang rendah.
Dokumen yang dihasilkan dari aktivitas ini adalah :
1

Daftar Kebutuhan Bahan (bill of material)

Berisi rincian bahan baku, baik spesifikasi, kode, nama, dan kuantitas setiap jenis bahan baku
yang akan digunakan dalam produksi.
1

Daftar kegiatan (operation list/outing sheet)

Menetapkan tenaga kerja dan persyaratan mesin yang akan digunakan untuk membuat
produk.
1

Perencanaan dan Penjadwalan Produksi

Tujuan dilakukannya tahap ini adalah produksi dilakukan dengan seefisien mungkin untuk
memenuhi pesanan yang ada, dan kemungkinan permintaan jangka pendek, tanpa
menghasilkan jumlah produk yang berlebih. Untuk membuat rencana produksi tersedia dua
metode yang umum dipakai, yaitu:
1

Perencanaan Sumberdaya Manufaktur (manufacturing resource planning/MRP-II).


Merupakan metode yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang saat
ini dimiliki perusahaan dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi permintaan
pembelian yang diperkirakan akan terjadi.

Sistem Manufaktur Just-In-Time (JIT).

Digunakan untuk meminimumkan atau menghilangkan persediaan bahan baku, barang dalam
proses, dan barang jadi. Dokumen yang digunakan dalam aktivitas ini sebagai berikut
1

Jadwal Produksi (Master Production Schedule)

Order produksi (Production Order)

Proses Produksi

Tahap ketiga dalam sistem produksi adalah proses pembuatan produk. Aktivitas yang terkait
dalam proses produksi ini bervariasi, tergantung pada tingkat kompleksitas produk yang
dihasilkan dan teknologi pemrosesan yang digunakan.
1
Tahap

Sistem Akuntansi Biaya


akhir

dalam

system

produksi

adalah

system

akuntansi

biaya.

Tujuan

diselenggarakannya sistem akuntansi biaya adalah

Menghasilkan informasi untuk perncanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja


kegiatan produksi

Menghasilkan informasi biaya yang akurat agar dapat digunakan sebagai dasar
penentuan harga (pricing) dan keputusan tentang komposisi produk (product mix)

Menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan
harga pokok penjualan

Laporan yang dihasilkan

Laporan yang dihasilkan oleh system akuntansi biaya umumnya berupa laporan kontrol dan
laporan harga pokok produksi.

Laporan Kontrol (Control Report)

Laporan ini memberikan bukti bahwa transaksi tidak hilang selama proses.

Laporan Harga Pokok Produksi (Product Cost Report)

Untuk perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar, laporan ini menyajikan informasi
anggaran biaya dan realisasinya.
1

Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam system akuntansi biaya tergantung apakah
pemrosesan data biaya dilakukan dengan menggunakan computer atau tidak, secara rinci
diuraikan sebagai berikut:
1

Jika perusahaan mengolah data biaya secara manual (noncomputerized record)


1

Perusahaan jasa dan manufaktur menggunakan sebuah kartu harga pokok


produksi (production cost ledger), yang berfungsi sebagai kartu pembantu
untuk rekening Persediaan Produk Dalam Proses.

Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok pesanan, catatan ini dibuat
satu halaman untuk setiap pesanan.

Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok proses, catatan ini dibuat
dalam satu halaman untuk setiap pusat biaya untuk itu digunakan arsip order
produksi.

Jika perusahaan mengolah data biaya menggunakan komputer


1

Catatan akuntansi dalam sistem ini terdiri atas file induk (master file)
dan file transaksi (transaction file). File induk ekuivalen dengan
rekening buku besar dan file transaksi ekuivalen dengan jurnal pada
sistem manual.

Dalam sistem database, data biaya akan ditampung dalam subskema


secara independen. File-file yang diselenggarakan, yaitu:

a)

File pusat biaya (cost center file)

b)

File harga pokok pesanan (job cost file)


1

Prosedur Pengolahan Transaksi Biaya

Pengolahan transaksi biaya dapat dilakukan secara manual atau dengan komputer. Bagan alir
diuraikan sebagai berikut:
Bagian Gudang
1

Bagian ini akan menyerahkan laporan order ulang ke Departemen Pengawasan


Produksi, jika persediaan telah mencapai jumlah pemesanan kembali.

Departemen Pengawasan Produksi


1

Atas dasar laporan order ulang, departemen ini membuat order produksi sebanyak dua
lembar dan mendistribusikan sebagai berikut:

Lembar ke-1 diteruskan ke bagian pabrik

Lembar ke-2 diserahkan ke bagian akuntansi biaya

Bagian Pabrik
1

Atas dasar perintah produksi yang diterima, bagian ini akan meminta barang dengan
membuat Bukti Permintaan Bahan dan diserahkan bagian gudang.

Bagian Gudang
1

Setelah menerima Bukti Permintaan Bahan, bagian gudang menyerahkan barang ke


bagian pabrik, dan meneruskan bukti permintaan bahan ke bagian akuntansi biaya.

Bagian Pabrik
1

Setelah menerima bahan baku dari gudang, bagian ini akan membuat tiket kerja (job
ticket) dan menyerahkannya ke bagian akuntansi biaya.

Selanjutnya bagian ini akan mengerjakan proses pembuatan barang. Jika telah selesai
maka bagian pabrik akan melengkapi isian pada perintah produksi dan menyerankan
ke bagian akuntansi biaya.

Bagian Akuntansi Biaya


1

Bagian ini mula-mula menerima tembusan perintah produksi, lalu menyiapkan catatan
akuntansi biaya dan mengarsipkan dokumen tersebut urut nomor.

Bagian ini selanjutnya menerima bukti permintaan bahan dan tiket kerja, selanjutnya
bagian ini akan mengeluarkan perintah produksi dan arsipnya, dan mencatat konsumsi
biaya dalam catatan akuntansi biaya.

Setelah produk selesai dibuat, bagian ini juga menerima perintah produksi yang sudah
lengkap dari bagian produksi, selanjutnya akan menghitung harga pokok per unit,
mencatatnya ke dalam jurnal voucher, dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut
urut nomor.

Aktivitas Pengendalian pada Sistem Akuntansi Biaya

Dalam sistem akuntansi biaya yang diselenggarakan secara manual mencakup 4 aspek yaitu:

Otorisasi transaksi

Pengamanan tehadap aktiva dan catatan

Pemisahan fungsi atau pemisahan tugas

Dokumen dan catatan yang memadai

Bagan alir pengolahan transaksi biaya menggunakan komputer sebagai alat bantu, sebagai
berikut:
Bagian Gudang
1

Bagian ini akan menyerahkan laporan pemesanan kembali ke Departemen


Pengawasan Produksi, jika persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali.

Departemen Pengawasan Produksi


1

Atas dasar dokumen order penjualan dan laporan pemesanan kembali, departemen ini
membuat perintah produksi sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai
berikut:

Lembar ke-1 diteruskan ke bagian pabrik

Lembar ke-2 diserahkan ke Departemen Pengolahan Data

Departemen Pengolahan Data


10

Bagian ini menerima perintah produksi dari departemen pengawasan produksi.


Selanjutnya bagian ini melakukan perhitungan jumlah kelompok, dan memasukkan
data produksi ke dalam komputer.

Setelah menerima input data produksi, bagian ini menjalankan program komputer
berupa validasi transaksi. Keluaran dari proses ini adalah hasil perhitungan jumlah
kelompok dan data produksi yang telah divalidasi.

Selanjutnya, bagian ini akan menjalankan program penggabungan data produksi yang
baru dengan data yang telah terkumpul sebelumnya. Keluaran dari proses ini adalah
data produksi yang telah digabung dalam file harga pokok pesanan.

Bagian Pabrik
1

Atas dasar perintah produksi yang diterima, bagian ini akan meminta bahan baku
dengan membuat bukti permintaan bahan baku dan diserahkan ke bagian gudang.

Bagian Gudang
1

Setelah menerima permintaan bahan baku, bagian gudang menyerahkan barang ke


bagian pabrik dan meneruskan bukti permintaan bahan baku tersebut ke bagian
akuntansi biaya.

Bagian Pabrik
1

Setelah menerima bahan baku dari gudang, bagian ini akan membuat tiket waktu kerja
dan menyerahkannya ke bagian akuntansi biaya.

Selanjutnya bagian ini akan mengerjakan proses pembuatan barang, setelah selesai
maka bagian pabrik akan melengkapi isian pada perintah produksi dan menyerahkan
ke departemen pengolahan data.

Departemen Pengolahan Data


1

Bagian ini menerima bukti permintaan bahan baku dan tiket waktu kerja, kemudian
melakukan perhitungan jumlah data kelompok dan memasukkan data produksi ke
komputer.

Setelah menerima input data, pemakaian bahan baku dan tenaga kerja bagian ini
menjalankan validasi transaksi.

Tahap berikutnya bagian ini akan menjalankan program update catatan akuntansi
biaya. Hasil dari proses ini adalah laporan control, file harga pokok pesanan yang
telah di-update dan file pusat biaya.

11

Setelah produk selesai dibuat, bagian ini menerima perintah produksi yang sudah
lengkap dari bagian produksi, selanjutnya memasukkan data ke komputer dan
menjalankan program penghitungan harga pokok per unit dan laporan harga pokok
pesanan. Hasil proses ini adalah laporan harga pokok pesanan dan jurnal voucher.

Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian dalam Sistem Akuntansi Biaya

Fungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pegawasan dan
pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:
1

Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat

Semua transaksi yang dicatat adalah valid

Semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi dan dicatat

Semua transaksi telah dicatat secara akurat

Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri

Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Ancaman pengendalian sistem akuntansi biaya


1

Transaksi tidak diotorisasi

Kegiatan produksi yang tidak diotorisasi akan berakibat pada pasokan barang yang terlalu
berlebih untuk kebutuhan jangka pendek.
1

Pencurian atau Perusakan Persediaan Barang dan Aktiva tetap

Pencurian aktiva tetap dapat menyebabkan ketidak akuratan analisis kinerja keuangan, dan
dalam hal persediaan barang, meyebabkan produksi terlalu rendah.
1

Kesalahan Pencatatan Pembukuan

Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat menurunkan
efektivitas penjadwalan produksi dan memperlemah pemantauan produksi.
1

Kehilangan Data

Kehilangan data produksi dapat menghambat pemantauan persediaan barang dan aktiva tetap,
dan mempersulit keefisiesian aktivitas manufaktur.
1

Inefisiensi dan Persoalan Biaya Kualitas

Inefisiensi kegiatan produksi dapat menyebabkan kenaikan biaya.


2. SISTEM PERSEDIAAN

12

Sistem persediaan merupakan sebuah sitem yang memelihara catatan persediaan dan
memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan penambahan. Dalam
perusahaan manufaktur, system persediaan mengendalikan tingkat atau jumlah bahan baku
dan jumlah produk jadi. Sebuah system persediaan memproses dua jenis transaksi yaitu
transaksi pembelian barang dan transaksi penjualan barang.
2.1 Pembelian Barang
Siklus pengeluaran memproses transaksi pembelian barang.Namun, jurnal yang dibuat
untuk mencatat transaksi ini tergantung pada metode yang digunakan untuk akuntansi
persediaan, yaitu metode periodic dan metode perpetual.Secara periodic perusahaan juga
menghitung harga pokok penjualan dari saldo awal dan saldo akhir periode dan saldo
rekening pembelian. Jurnal untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
Pembelian

xxx

Utang Dagang

xxx

Jika perusahaan membeli barang, maka pembeliaan ini akan dicatat dalam rekening
persediaan barang, sehingga otomatis menambah kuantitas dan menambah kos.
Pencatatan dalam jurnal dilakukan sebagai berikut :
Persediaan Barang Dagangan

xxx

Utang Dagang

xxx

2.2 penjualan Barang


Perusahaan mencatat harga pokok barang yang terjual dalam sebuah rekening buku besar
yang berjudul Harga Pokok Penjualan.Jika perusahaan menggunakan metode periodic,
maka perusahaan tidak perlu membuat jurnal ketika terjadi transaksi penjualan. Jika
perusahaan menggunakan metode perpetual, perusahaan akan mendebit rekening Harga
Pokok Penjualan dan mengkredit rekening Persediaan pada saat terjadinya transaksi
penjualan. Pada akhir periode, saldo akhir pada rekening harga pokok penjualan
merupakan harga pokok barang yang dijual selama satu periode akuntansi.
2.3 Laporan Yang Dihasilkan
System persediaan juga menghasilkan berbagai macam laporan yaitu :
a.

Laporan status persediaan

13

Laporan ini berisi daftar seluruh jenis persediaan, kuantitas dan harga perolehan.Laporan
ini memberikan penjelasan tentang persediaan yang dilaporkan dalam neraca.
b. Laporan per jenis persediaan
Dalam system on-linereal time karyawan perusahaan mengetahui kuantitas per jenis
persediaan

yang

tersedia

saat

laporan

ini

dihasilkan.Ada

pilihan

untuk

mengetahuininformasi tersebut, yaitu mencetak ke kertas atau melihat di layar monitor.


c.

Laporan pemesanan kembali


Dalam perusahaan manufaktur, informasi ini mengawali dibuatnya peritah produksi.

d. Laporan hasil perhitungan fisik


Laporan ini berisi perhitungan fisik persediaan yang dilakukan secara periodic.Dengan
laporan ini, maka perhitungan harga pokok penjualan dapat dilakukan.
2.4 Catatan Akuntansi
Dalam system manual, perusahaan yang menggunakan metode perpetual membutuhkan
sebuah rekening pembantu persediaan untuk mencatat perubahan yang terjadi pada setiap
jenis barang.Rekening pembantu ini sering disebut dengan kartu persediaan.Dalam kartu
tersebut selain dicatatbertambah dan berkurangnya nilai persediaan per jenis barang, juga
dicatat bertambah dan berkurangnya kualitas persediaan, dan saldo yang baru.
Dalam sistem berbasis komputer, apabila perusahaan masih menggunakan pendekatan
file, maka tata cara pencatatannya sama dengan sistem manual.
2.5 Prosedur Pemrosesan Transaksi Persediaan
Jika sistem persediaan diselenggarakan secara manual, maka sistem ini sudah menjadi
satu (tergabung) dalam siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.Jika sistem persediaan
diselenggarakan dengan menggunakan komputer, maka prosedur pemrosesan transaksi
persediaannya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
2.6 Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi untuk sistem persediaan dibagi menjadi pengendalian input,
pengendalian proses, dan pengendalian output. Uraian rinci untuk setiap jenis program
aplikasi dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Contoh pengendalian aplikasi dalam sistem persediaan
Jenis

Prosedur pengendalian

14

Input

Uji kelengkapan. Verifikasi eksistensi nomor dan kualitas pada


laporan pada laporan penerimaan barang. Verifikasi eksistensi data
brikut: nomor, kuantitas barang dan nomor rekening buku besar pada
formulir permintaan bahan baku.
Uji validitas. Verifikasi untuk memastikan bahwa nomor barang
pada sebuah transaksi ada dalam file induk persediaan
Penghitungan data. Program melakukan verifikasi untuk memastikan

Pemrosesan

bahwa debit pada rekening persediaan = angka pada laporan


penerimaan barang. Program juga melakukan verifikasi untuk
memastikan bahwa angka kredit = angka pada bukti permintaan
bahan baku
Petugas melakukan verifikasi dari laporan kontrol untuk memastikan

Output

bahwa seluruh transaksi telah diproses

3. SISTEM AKUNTANSI BIAYA


Tahap

akhir

dalam

sistem

produksi

adalah

sistem

akuntansi

biaya.

Tujuan

diselenggarakannya sistem akuntansi biaya adalah (a) menghasilkan informasi untuk


perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja kegiatan produksi, (b) menghasilkan
informasi biaya yang akurat agar dapat digunakan sebagai dasar penentuan harga (pricing)
dan keputusan tentang komposisi produk (product mix), dan (c) menghasilkan informasi yang
dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan harga pokok penjualan.
Jenis jenis sistem akuntansi biaya yang umumnya digunakan oleh sebuah perusahaan
adalah sistem penentuan harga pokok pesanan (job-order costing) dan sistem penentuan harga
pokok proses (process costing). Sistem penentuan harga pokok pesanan membebankan biaya
ke kelompok produksi tertentu misalnya pesanan.Cara ini digunakan apabila produk yang
dibuat dan dijual memiliki spesifikasi yang berbeda (heterogin).
3.1 Laporan yang dihasilkan
Laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi biaya umumnya berupa laporan kontrol
dan laporan harga pokok produksi. Secara rinci uraian tentang kedua laporan tersebut
adalah sebagai berikut:

15

Laporan Kontrol (kontrol report). Laporan ini memberikan bukti bahwa transaksi tidak
hilang selama proses. Sintem akuntansi biaya biasanya menggunakan laporan ini untuk
dikeluarkan dari rekening persediaan produk dalam proses.
Laporan Harga Pokok Produksi (production cost report). Sistem akuntansi biaya
menghasilkan beberapa laporan biaya produksi yang berbeda.Ada jenis laporan yang
menyajikan harga pokok total dan per unit produk per pusat produksi, ada juga laporan
yang menghasilkan laporan per jenis produk.Untuk perusahaan yang menggunakan sistem
biaya standar, laporan ini menyajikan informasi anggaran bbiaya dan realisasinya.
3.2 Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam sistem akuntansi biaya ini tergantung
apakah perosesan data biaya dilakukan dengan menggunakan komputer atau tidak. Secara
rinci akan diuraikan catatan akuntansi pada kedua kondisi tersebut sebagai berikut:
1. Jika perusahaan mengolah data biaya secara manual (non computerized record).
a.

Perusahaan jasa dan manufaktur menggunakan sebuah kartu harga pokok produksi
(production cost ledger), yang berfungsi sebagai kartu pembantu untuk rekening

Persediaan Produk dalam proses.


b. Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok pesanan, catatan ini dibuat satu
c.

halaman untuk setiap pesanan.


Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok proses, catatan ini dibuat dalam satu
halaman untuk setiap pusat biaya.

2. Jika perusahaan mengolah data biaya dengan menggunakan komputer.


a.

Catatan akuntansi dalam sistem ini sama dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan
secara manual, yang terdiri atas file induk (master file) dan file transaksi (tansaction file).
File induk ekuivalen dengan rekening buku besar dan file transaksi ekuivalen dengan

jurnal dapa sistem manual.


b. Dalam sistem data base, data biaya akan ditampung dalam subskema secara independen.
File-file yang diselenggarakan : (a). file pusat biaya (cost center file), dan (b). file harga
pokok pesanan (job cost file).
3.3 prosedur Pengolahan Transaksi Biaya
pengolahan transaksi biaya dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan
komputer. Uraian rinci tentang prosedur pengolahan transaksi biaya, baik untuk sistem
manual maupun untuk sistem yang berbasis komputer, akan diberikan dalam bentuk
narasi dan dalam bentuk bagan alir (flowchart). Bagan alir untuk prosedur pengolahan

16

transaksi akuntansi biaya secara manual dapat dilihat digambar 13.6.urut urutan kegiatan
bagan alir di atas dapat diuraikan sebagai berikut:
Bagian Gudang
1. bagian ini akan menyerahkan laporan order ulang kedepartemen pengawasan produksi,
jika persediaan telah mencapai jumlah pemesanan kembali.
Departemen Pengawasan Produksi
2.

Atas dasar laporan order ulang, departemen ini membuat order produksi sebanyak dua
lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut:
- Lembar ke 1 diteruskan kebagian pabrik
- Lembar ke 2 diserahkan kebagian akuntansi biaya
Bagian Pabrik

3.

Atas dasar perintah produksi yang diterima, bagian ini akan meminta barang dengan
membuat bukti permintaan bahan dan diserahkan ke bagian gudang.
Bagian Gudang

4. Setelah menerima bukti permintaan bahan, bagian gudang menyerahkan barang kebagian
pabrik, dan meneruskan bukti permintaan bahan kebagian akuntansi biaya.
Bagian pabrik
5.

Setelah menerima bahan baku dari gudang, bagian ini akan membuat tiket kerja (job

ticket) dan menyerahkannya kebagian akuntansi biaya.


6. Selanjutnya bagian ini akan mengerjakan proses pembuatan barang. Jika telah selesai
maka bagian pabrik akan melengkapi isian pada perintah produksi dan menyerahkannya
kebagian akuntansi biaya.
Bagian Akuntansi Biaya
7.

Bagian ini mula-mula menerima tembusan perintah produksi, lalu menyiapkan catatan

8.

akuntansi biaya dan mengarsipkan dokumen tersebut urut nomor.


Bagian ini selanjutnya juga menerima bukti permintaan bahan dan tiket kerja ,
selanjutnya bagian ini akan mengeluarkan perintah produksi dari arsipnya, dan mencatat

konsumsi biaya dalam catatan akuntansi biaya.


9. Setelah produk selesai dibuat, bagian ini juga menerima perintah produksi yang sudah
lengkap dari bagian produksi. Selanjutnya bagian ini akan menghitung harga pokok per
unit, mencatatnya ke dalam jurnal voucher, dan mengarsipkan dokumen-dokumen
tersebut urut nomor.
3.4 Aktivitas Pengendalian pada Sistem Akuntansi Biaya

17

Agar dapat menghasilkan informasi yang berkualitas baik, selain prosedur baku yang
dimiliki dan ditetapkan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya, perusahaan perlu
mengadopsi berbagai macam prosedur pengendalian. Dalam sistem akuntansi biaya yang
diselenggarakan secara manual, aktivitas pengendalian mencakup 4 aspek yaitu: otorisasi
transaksi, pengamatan terhadap aktiva dan catatan, pemisahan fungsi atau pemisahan
tugas, dan dokumen dan catatan yang memadai. Tabel 13.4 menguraikan prosedurprosedur pengendalian intern yang dapat diterapkan pada sistem akuntansi biaya yang
diselenggarakan secra manual.
Aktivitas Pengendalian untuk Transaksi Akuntansi Biaya (manual)
Aktivitas
Otorisasi Transaksi

Bahan baku

Manajer pengawasan produksi mengotorisasi, pengawas

persediaan menyetujui
Pengamanan bahan baku Kualitas ditentukan atas dasar kebutuhan bahan baku
Bahan hanya dikeluarkan jika ada bukti permintaan bahan

Dokumen dan catatan yang


Pemisahan tugas

memadai

baku
Bagian pabrik dan pengawasan produksi
Pencatat persediaan dan gudang
Akuntansi keuangan dan akuntansi biaya
Permintaan perintah produksi
Dibuat berdasarakan pesanan kembali, kuantitas pemesanan
kembali, atau pesanan khusus dari konsumen.
Perintah produksi

Dibuat hanya berdasarkan permintaan order produksi


Bernomor urut tercetak
Catatan harga pokok pesanan

Dibuat atas dasar order produksi


Transaksi diposting setiap hari
Setiap akhir bulan dibuat control totals
Catatan persediaan

Permintaan bahan baku benomor urut cetak


Setiapp akhir bulan dibuat control totals
Buku besar

Akuntansi biaya diintegrasikan kedalam akuntansi keuangan


Dibuat control total dari catatan persediaan dan akuntansi
biaya

Aktivitas

Tenaga Kerja
18

Otorisasi Transaksi
Pemisahan Tugas

Dokumen

dan

yang Memadai

Manajer pengawasan produksi, mengotorisasi, pengawas

produksi menyetujui
Pencatat waktu kerja dan bagian penggajian
Bagian pabrik dan pencatat waktu
Akuntansi biaya dan akuntasi keuangan
Bagian penggajian dan bagian personalia
Catatan Catatan waktu kerja

Waktu yang diperkenankan sesuai daftar kegiatan


Tiket waktu kerja dibuat untuk setiap penugasan
Data pada tiket waktu kerja dan kartu dibandingkan
Biaya tenaga kerja

Daftar karyawan dan tariff upah/gaji diperoleh dari bagian


personalia
Posting dilakukan seminggu sekali
Setiap akhir bulan dibuat control totals
Buku besar

Jumlah data tenaga kerja langsung dibandingkan dengan


total gaji

aktivitas
Otorisasi transaksi

Pengamanan produk jadi

Transper barang dalam proses ke barang jadi


Manajer pengawasan produksi mengotorisasi

dan

menyetujui
Transfer didasarkan atas laporan produk jadi

Pencatat persediaan dan gudang


Akuntansi keuangan dan akuntansi biaya
Dokumen dan catatan yang Laporan produk jadi
Pemisahan tugas

memadai

Dibuat segera setelah proses produksi selesai


Bernomor urut tercetak
Catatan harga pokok pesanan

Dihapus dari catatan barang dalam proses setelah

diterimanya laporan barang jadi


Setiap akhir bulan dibuat control totals
Catatan persediaan

Laporan produk jadi bernomor urut tercetak


Setiap akhir bulan dibuat control totals
Buku besar

Akuntansi biaya diintegrasikan kedalam akuntansi keuangan


Dibuat control total dari catatan persediaan

19

Pengolahan transaksi biaya dapat pula dilaksanakan dengan menggunakan komputer sebagai
alat bantu. Uraian rinci prosedur pengolahan transaksi biaya ini juga akan diberikan dalam
bentuk narasi dan bagan alir.
Bagian Gudang
1. Bagian ini akan menyerahkan laporan pemesanan kembali ke Departemen Pengawasan
Produksi, jika persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali.
Departemen Pengawasan Produksi
2.

Atas dasar dokumen order penjualan dan laporan pemesanan kembali, departemen ini
membuat perintah proksi sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut:

Lembar ke 1 diteruskan kebagian pabrik


Lembar ke 2 diserahkan ke Departemen Pengolahan Data
Departemen Pengolahan Data

3.

Bagian ini menerima perintah produksi dari departemen pengawasan produksi.


Selanjutnya, bagian ini melakukan perhitungan jumlah kelompok, dan memasukkan data
produksi kedalam komputer.

4. Setelah menerima input data produksi, bagian ini menjalankan program komputer berupa
validasi transaksi.
5.

Selanjutnya, bagian ini akan menjalankan program penggabungan data produksi yang
baru dengan data yang telah terkumpul sebelumnya. Keluaran dari proses ini adalah data
produksi yang telah digabung dalam file harga pokok pesanan.
Bagian Pabrik

6. Atas dasar perintah produksi yang diterima, bagian ini akan meminta bahan baku dengan
membuat bukti permintaan bahan baku dan diserahkan ke bagian gudang.
Bagian Gudang
7. Setelah menerima permintaan bahan baku, bagian gudang menyerahkan barang kebagian
pabrik, dan meneruskan bukti permintaan bahan baku tersebut kebagian akuntansi biaya.
Bagian Pabrik
8.

Setelah menerima bahan baku dari gudang bagian ini akan membuat tiket waktu kerja
(job ticket) dan menyerahkannya kebagian akuntansi biaya.

9. Selanjutnya bagian ini akan mengerjakan proses pembuatan barang. Jika proses produksi
telah selesai maka bagian pabrik akan melengkapi isian pada perintah produksi dan
menyerahkannya ke Departemen Pengolah Data.
Departemen Pengolahan Data
20

10. Bagian ini menerima bukti permintaan bbahan baku tiket waktu kerja. Atas dasar kedua
dokumen tersebut, bagian ini melakukan perhitungan jumlah data kelompok, dan
memasukan data produksi ke dalam komputer.
11. Setelah menerima input data pemakaian bahan baku dan tenaga kerja, bagian ini
menjalankan program validasi transaksi.
12. Tahap berikutnya, bagian ini akan menjalankan program update catatan akuntansi biaya.
Hasil dari proses ini adalah laporan kontrol, file harga pokok pesanan yang telah di
update, dan file pusat biaya.
13. Setelah produk selesai dibuat, bagian ini juga menerima perintah produksi yang sudah
lengkap dari bagian produksi. Selanjutnya bagian ini akan memasukan data produk
selesai ke dalam komputer dan menjalankanprogram penghitungan harga pokok per unit
dan membuat laporan harga pokok pesanan. Hasil dari proses ini adalah (1) laporan harga
pokok pesanan, dan (2) jurnal voucher.
3.5 Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian dalam Sistem Akuntansi Biaya
Fungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan
pengawasan dan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini
tercapai:
1. Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat
2. Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi)
3. Semua transaksi yang valid dan diotorisasi telah dicatat
4. Semua transaksi telah dicatat secara akurat
5. Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
Dokumen dan catatan yang telah diuraikan sebelumnya memainkan peranan penting dalam
mencapai tujuan pengendalian ini. Dokumen yang sederhana, lengkap dengan intruksi
pengisian yang jelas akan memudahkan pencatatan data transaksi yang efisien dan akurat.
Penyediaan ruang khusus pada dukumen kertas dan dokumen elektronik untuk
mencantumkan siapa yang membuat dan siapa yang mengkaji dokumen tersebut juga
merupakan bukti bahwa sebuah transaksi diotorisasi secara tepat.Penggunaan nomor

21

dokumen yang tercetak urut juga memudahkan pengecekan untuk memastikan bahwa seluruh
transaksi telah dicatat.
Ancaman 1: Transaksi tidak diotorisasi.
Kegiatan produksi yang tidak diotorisasi akan berakibat pada pasokan barang yang terlalu
berlebih untuk kebutuhan jangka pendek, dan oleh karena itu menciptakan persoalan potensi
arus kas karena sumberdaya perusahaan terikat dalam persediaan. Produksi yang terlalu
banyak juga menaikan risiko dimilikinya barang yang menjadi usang, baik usang secara fisik
maupun usang secara teknologi.
Kelebihan atau kekurangan produksi dapat dicegah dengan perencanaan produksi yang lebih
akurat.Perbaikan ini mensyaratkan adanya peramalan penjualan, data tentang persediaan, dan
informasi dari siklus pendapatan dan siklus pengluaran yang akurat dan terkini.
Prosedur Pengendalian dalam Sistem Akuntansi Biaya
Ancaman
Transaksi

Akibat
Prosedur Pengawasan
Produksi dan persediaan
Peramalan penjualan yang akurat
Catatan persediaan yang akurat
diotorisasi
berlebih
Otorisasi produksi
Keusangan

Pembahasan akses ke program

Produksi terlalu rendah,


perencanaan produksi dan ke
kehabisan
barang,
dan
blangko order produksi
kehilangan penjualan

Pengkajian dan persetujuan


Investasi dalam aktiva tetap
terhadap pengeluaran modal
Pencurian
dan
Kehilangan aktiva
Pembahasan akses fisik

Catatan persediaan terlalu

Pencatatan terhadap seluruh


kerusakan persediaan
besar
transfer internal persediaan
atau aktiva tetap
Pemisahan tugas yang tepat

Perhitungan fisik persediaan


tidak

periodik dan pembandingan hasilnya

dengan catatan persediaan


Penetapan wewenang

dan

tanggung jawab terhadap aktiva

Kesalahan
dan posting

tetap
Persetujuan dan dokumentasi yang
tepat untuk disposisi aktiva tetap
Penutupan asuransi
Otomasi sumber data
Edit control entry data
Penghitungan fisik persediaan

dan

penjadwalan tidak efektif

Keputusan yang keliru


Kenaikan biaya dan PBB
periodik dan pembandingan hasilnya

pencatatan

Perencanaan

22

Kehilangan data

Kehilangan aktiva

Pembuatan keputusan tidak

efektif

dengan catatan persediaan


Prosedur backup dan recovery
Pengawasan akses fisik dan logis
Penggunaan label file
Pembuatan dan pengkajian
log(penampungan

data)

untuk

seluruh aktivitas komputer


Kenaikan biaya (sisa bahan,
Pembuatan laporan kinerja reguler
Laporan perkecualian
persoalan pengawasan pengerjaan
ulang,
retur

Pengukuran biaya pengawasan


kualitas
penjualan)
kualitas

Kehilangan pelanggan dan


Pengukuran proses
penjualan
Inefisiensi

dan

Otorisasi dan persetujuan order produksi yang tepat juga merupakan prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan untuk mencegah kelebihan produksi. Dalam kasus ini dapat digunakan
prosedur yang disebut verifikasi closed-loop, yaitu:

Perencanaan produksi memasukkan kedalam komputer data nomor produk dan


sistem akan menyajikan nama produk, kuantitas order, dan data lain yang relevan.

Meminta unit memakai untuk melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa order
produksi yang dikeluarkan telah benar

Jika digunakan blangko order produksi, maka akses terhadap blangko tersebut harus
dibatasi

Blangko tersebut harus bernomor urut tercetak dan secara periodik dihitung untuk
menjamin bahwa semua aktivitas produksi telah diotorisasi.

Ancaman 2: Pencurian atau Perusakan Persediaan Barang dan Aktiva Tetap


Pencurian barang dan aktiva tetap merupakan ancaman utama bagi perusahaan
manufaktur.Selain itu pencurian aktiva tetap dapat pula dapat pula menyebabkan pelaporan
aktiva tetap yang terlalu tinggi, sehingga menyebabkan analisis kinerja keuangan tidak akurat
dan dalam hal persediaan barang, menyebabkan produksi terlalu rendah (underproduction).
Untuk mengurangi risiko kehilangan barang, akses fisik kepersediaan harus dibatasi dan
perpindahan barang internal harus didokumentasikan. Dengan demikian permintaan bahan
baku harus digunakan untuk mengotorisasi pengeluaran bahan baku untuk produksi.
Ancaman 3: Kesalahan Pencatatan dan Pembukuan
Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat menurunkan
efektivitas penjadwalan produksi dan memperlemah kemampuan manajemen dalam
23

memantau dan mengendalikan kegiatan operasi atau produksi. Sebagai contoh, tidak
akuratnya data biaya dapat berakibat ketidak tepatan keputusan tentang jenis produk apa yang
harus dibuat dan penetapan harga jual.
Prosedur pengendalian terbaik untuk menjamin bahwa entry data akurat adalah
mengotomasikan pengumpulan data dengan menggunakan mesin pembaca kode bar, mesin
pembaca badge, dan sejenisnya. Alternatif lainnya adalah digunakannya terminal on-line
untuk memasukkan data. Selain itu dapat juga digunakan password dan identifikasi pemakai
untuk membatasi akses hanya untuk karyawan yang sah saja.
Ancaman 4: kehilangan Data
Kehilangan data produksi menghambat pemantauan persediaan barang dan aktiva tetap, dan
mempersulit penjaminan bahwa manufaktur dilaksanakan secara efektif dan efisien.oleh
karena itu catatan persediaan barang dan produk dalam proses harus dilindungi dari
kemungkinan hilang atau rusak, baik secara sengaja maupun tidak sengaja.
Ancaman 5: Inefisiensi dan Persoalan biaya Kualitas
Inefisiensi kegiatan produksi dapat menyebabkan kenaikan biaya.Persoalan biaya kualitas
juga menaikan biaya dan bahkan mengurangi peluang penjualan dimasa mendatang.Dengan
demikian, aktivitas produksi harus dipantau secara ketat dan dilakukan tindakan segera jika
terjadi penyimpangan terhadap standar yang telah ditetukan sebelumnya.
Sistem informasi akuntansi dapat membantu mengendalikan efisiensi dan kualitas dengan
cara menyusun laporan kinerja, selain berisi perbandingan antara anggaran dan realisasi, juga
disajikan hasil pengukuran throughput (( total unit diproduksi/waktu pemrosesan) x (produk
sempurna /total unit)) dan pengendalian kualitas.
4. SISTEM MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA (PENGGAJIAN)
Sistem manajemen sumberdaya manusian atau sistem penggajian adalah serangkaian
aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan
pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif. Kegiatan penting yang mencakup dalam
sistem manajemen sumber daya manusia adalah:
1.
2.
3.
4.
5.

Seleksi calon karyawan dan pengangkatan karyawan baru


Pelatihan (training) karyawan baru
Penempatan (placement) atau penugasan karyawan baru
Penggajian atau penentuan gaji upah, dan insentif lainnya
Evaluasi kinerja karyawan
24

6. Pemberhentian karyawan
Biaya gaji karyawan dialokasikan ke produk dan departemen untuk digunakan dalam
penentuan harga jual produk dan pembuatan keputusan komposisi produk serta untuk
mengevaluasi kinerja. Aktivitas nomor 1, yaitu seleksi dan pengangkatan karyawan dan
aktivitas nomor 6, yaitu pemberhentian karyawandilakukan sekali saja untuk setiap
karyawan, sedangkan aktivitas nomor 2 sampai aktivitas nomor 5 dilakukan berulang-ulang
selama karyawan masih aktif bekerja dalam perusahaan. Umumnya keenam aktivitas dibagi
menjadi 2 kelompok aktivitas.Aktivitas nomor 4, yaitu penggajian adalah fungsi utama dari
sistem penggajian.Kelima aktivitas lainnya dilaksanakan oleh sistem sumber daya manusia.
Bagian ini memfokuskan terutama pada sistem penggajian, karena sistem ini merupakan
salah satu komponen yang terbesar dan terpenting dalam sistem informasi akuntansi.Selain
itu, sistem penggajian harus dirancang sesuai dengan peraturan pemerintah dan sesuai dengan
kebutuhan informasi manajemen.
Meskipun demikian sistem manajemen SDM yang dirancang dengan baik juga penting bagi
perusahaan, karena keterampilan dan pengetahuan karyawan merupakan aktiva yang bernilai
tinggi, yang harus dikelola, dikembangkan dan dipelihara secara hati-hati.
Sistem penggajian berhubungan erat dengan subsistem lainnya dan juga berhubungan dengan
pihak eksternal organisasi. Hubungan itu ditunjukan oleh gambar 13.8

4.1 Aktivitas Dalam Sistem Penggajian


Aktivitas dalam sistem penggajian akan diuraikan melalui dua model, yaitu sistem
penggajian yang diselenggarakan secara manual, dan sistem penggajian yang
dilaksanakan dengan menggunakan komputer. Untuk setiap sistem uraian akan diberikan
dalam dua bentuk, yaitu dalam bentuk bagan alir (flowchart) dan dalam bentuk narasi.
4.1.1

Narasi Prosedur Penggajian Manual


Departemen Personalia

1.

Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring dan mengangkat karyawan.
Hasil dari proses ini adalah surat pengangkatan karyawan baru, yang akan didistribusikan
sebagai berikut:

Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan


Lembar ke 2 diserahkan kebagia gaji
25

Lembar ke 3 diserahkan ke penyelia atasan langsungnya


Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan surat lamaran dan referensi
diarsipkan urut abjad.
Supervisor/penyelia

2.

Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan baru, penyelia menyiapkan


skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban pekerjaan kepada karyawan
baru.

3.

Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini memeriksa tiket kerja kartu jam kerja.
Setelah diperiksa, kartu jam kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja
diserahkan kebagian akuntansi biaya.
Prosedur Penggajian Manual

Karyawan Baru
4. Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh skedul kerja dari
atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir karyawan akan direkan dalam kartu
jam kerja dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan langsungnya.
Bagian gaji
5.

Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan pegawai baru, selanjutnya


digunakan sebagai dasar untuk membuat catatan gaji kumulatif, yang sementara akan
diarsipkan urut abjad.

6.

Bagian ini juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar
dokumen ini, bagian gaji akan membuat daftar gaji sebanyak 2 lembar dan
mendistribusikan sebagai berikut:

Lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan


Lembar ke 2 diserahkan kebagian akuntansi

7. Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai berikut.


-

Mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad


Memperbaharui (update) catatan gaji komulatif dan
Mengarsipkan catatan gaji komulatif urut abjad
Bagian Keuangan

8. Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transper gaji untuk mengisi
rekening gaji di bank dan bukti sektor bank, dan menyetorkannya ke bank.
9. Membuat dan mendatangani cek gaji serta membayarkannya kepada karyawan.
Bagian Akuntansi
26

10. Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian
mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarsipkannya urut
tanggal.
11. Kegiatan terakhir, bagian akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan
memposting ke rekening buku besar.
4.1.2

Aktivitas Pengendalian Sistem Penggajian Manual

Agar dapatt menghasilkan informasi yang berkualitas baik, selain prosedur baku yang
dimiliki dan ditetapkan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya, perusahaan perlu
melaksanakan aktivitas pengendalian, yaitu otorisasi transaksi, pengamanan terhadap aktiva
dan catatan, pemisahan fungsi atau tugas dan menggunakan dokumen dan catatan yang
memadai. Tabel 13.6.menguraikan prosedur pengendalian intern pada sistem penggajian yang
dilaksanakan secara manual.
Pengendalian Intern Sistem Penggajian Manual
Aktivitas
Otorisasi transaksi

Gaji
Penyelia mengotorisasi, bagian keuangan

Pengamanan terhadap aktiva dan catatan

menyetujui
Dibuat atas dasar dafftar gaji yang disusun

secara benar
Bernomor urut tercetak

Hanya ditandatangani jika dibuat dengan


benar

Digunakan sistem inprest rekening bank


khusus gaji

Didistribusikan oleh karyawan yang tidak

terlibat dalam proses gaji


Diselenggarakan catatan cek yang masih

beredar
Diselenggarakan catatan cek yang tidak dapat

Pemisahan tugas
Dokumen dan catatan yang memadai

dicairkan
Pencatat waktu kerja dan bagian gaji
Bagian gaji dan pengeluaran kas
Bagian gaji dan departemen SDM
Daftar karyawan dan tarif gaji yang terkini

diperoleh dari departemen SDM


Kartu jam kerja dikaji ulang
Pembuatan daftar gaji dikaji ulang

27

4.1.3

Narasi Prosedur Penggajian Berbasis Komputer


Bagian Gaji

1. Bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja dari berbagai departemen.
Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membandingkan kedua dokumen,
memasukan data gaji kekomputer, dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut
waktu.
Departemen Pengolahan data
2. Setelah menerima input data gaji, bagian ini akan menjalankan program pengurutan
data.
3.

Selanjutnya bagian ini menjalankan program pembuatan cek dengan menggunakan


file induk penggajian dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah

Cek gaji yang akan diserahkan ke departemen keuangan (kasir)


Berbagai macam laporan periodik yang akan diserahkan ke berbagai departemen
Daftar gaji yang akan diserahkan ke bagian utang.
Prosedur Penggajian Berbasis Komputer

Bagian Utang
4. Bagian ini menerima daftar gaji dari departemen pengolahan data. Atas dasar daftar gaji
tersebut, bagian utang akan memberikan otorisasi dan membuat voucher. Selanjutnya
voucher dan daftar gaji diserahkan ke kasir.
Kasir
5. Bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya bagian ini juga menerima voucher
dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan menendatangan cek dan membatalkan
(mengecep lunas voucher)
6. Kemudian kasir akan mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai berikut
-

Daftar gaji diserahkan kebagian gaji


Voucher diserahkan ke bagian akuntansi
Cek gaji didistribusikan kepada karyawan
Cek transfer gaji dan diserahkan ke bank

Bagian Gaji
7.

Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan mencocokan dengan arsip kartu
jam kerja dan tiket jam kerja. Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut diarsipkan urut
tanggal.

28

Prosedur penggajian yang dibahas di atas adalah salah satu aplikasi SIA yang diproses
secara kelompok, karena (1) cek gaji di cetak secara periodik, (2) sebagian besar
karyawan digaji pada tanggal penggajian sama. Tambahan penjelasan untuk setiap
aktivitas di atas adalah sebagai berikut:
Pembaruan File Induk Gaji
Aktivitas yang pertama dilakukan dalam sistem penggajian adalah pembaruan terhadap
file induk gaji, karena adanya perubahan seperti: pengangkatan karyawan baru,
pemberhentian karyawan, perubahan tarif gaji dan upah, atau perubahan dalam potonganpotongan terhadap gaji.
Pembaruan Tarif Pajak dan potongan-potongan Gaji
Aktivitas kedua dalam sistem penggajian adalah pembaruan informasi tentang tarif pajak
dan potongan-potongan gaji. Perubahan ini dilakukan oleh departemen penggajian,
namun perubahan tarif pajak dan potongan lain (asuransi) jarang terjadi oleh karena itu
perubahan ini tidak perlu dicantumkan dalam bagan alir standar.
Pengesahan (validasi) data kehadiran dan data jam kerja
Tahap ketiga dari system penggajian adalah mengesahkan data kehadiran dan data jam
kerja karyawan. Informasi ini diperoleh dari berbagai departemen dalam organisasi.
Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan jam kerja, perusahaan menyelenggarakan
kartu jam kerja karyawan, yang digunakan untuk merekam jam datang dan jam pulang
karyawan untuk setiap sesi tugas, dan merekam jumlah jam kerja selama satu periode
pembayaran gaji.
Untuk karyawan yang digaji secara tetap, seperti manajer dan staf professional, dasar
pembayaran gaji berupa hasil pengawasan dan pemantauan informasi yang dilakukan oleh
seorang penyelia masing-masing.
Penerapan insentif dan bonus mensyaratkan bahwa system penggajian, system informasi
penjualan, dan system lain dihubungkan satu sama lain untuk mengumpulkan data yang
akan digunakan untuk menghitung bonus.
Data transaksi gaji dimasukan melalui terminal on-line. Hal ini memungkinkan
dideteksinya kesalahan data jam kerja yang dimasukan. Pengawasan terhadap proses
input data waktu kerja dan kehadiran karyawan mencakup:

Field checks, untuk data numeric dalam field nomor karyawan dan jam kerja

Limit checks, terhadap field jam kerja

Range checks, terhadap tarif upah

29

Validity checks, terhadap nomor karyawan

Pembuatan Daftar Gaji


Data jam kerja diperoleh dari berbagai departemen dan telah ditandatangani oleh supervisor
masing-masing. Pembuatan daftar gaji dilaksanakan oleh departemen pengolahan data. Jika
perusahaan memproses gaji dari beberapa departemen, maka masing-masing

file harus

digabungkan. Selanjutnya seluruh potongan gaji dijumlahkan dan totalnya dikurangkan dari
gaji kotor untuk memperoleh gaji bersih. Potongan gaji ada dua macam : (1) potongan pajak,
dan (2) potongan pribadi. Potongan pajak berupa PPh pasal 21, sedangkan potongan pribadi
mencakup iuran dana pensiun, asuransi, sumbangan dan lain-lain.

Pada tahap ini pula

dilakukan pembaruan field data pada file induk gaji. Setelah proses diatas dilakukan secara
lengkap kemudian dicetak cek gaji karyawan dan daftar gaji.
Daftar gaji adalah sebuah laporan yang merinci gaji setiap karyawan yang mencakup gaji
kotor, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom: kadang-kadang dilampiri
dengan daftar potongan yang berisi berbagai macam potongan pribadi karyawan.
Setelah setiap transaksi gaji selesai diproses, system juga mengalokasikan biaya tenaga kerja
kepada rekening buku besar yang sesuai dengan menggunakan kunci berupa kode pada data
tiket jam kerja.
Pembayaran Gaji
Tahap berikutnya dalam system penggajian adalah mendistribusikan cek gaji kepada
karyawan.Jika cek gaji sudah dicetak, daftar gaji dikirimkan ke departemen pencatat utang
untuk diperiksa ulang dan untuk memperoleh persetujuan. Setelah daftar gaji disetujui,
departemen utang membuat voucher untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening giro
umum ke rekening giro khusus gaji. Voucher dan daftar gaji kemudian diserahkan ke kasir
untuk diperiksa ulang. Selanjutnya, kasir menyiapkan dan menandatangani cek transfer gaji
ke rekening giro khusus gaji.Selanjutnya, voucher diserahkan ke bagian akuntansi untuk
digunakan sebagai dasar mencatat transaksi pembayaran gaji.

4.2 Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian dalam Sistem Penggajian

30

Fungsi kedua dari sebuah system informasi akuntansi yang dirancang dengan baik adalah
untuk memungkinkan dilaksanakannya aktivitas pengawasan dan pengendalian yang
memadai guna menjamin bahwa tujuan pengendalian intern dapat dicapai.
Ancaman
Akibat
Pengangkatan karyawan
Kenaikan biaya

Produktivitas rendah
yang tidak kompeten
Pencurian
dan jujur
Pelanggaran peraturan
Denda

Sangsi moral
ketenagakerjaan
Perubahan file induk
Kenaikan biaya

Laporan dan catatan yang

penggajian secara tidak


tidak akurat
sah
Kehilangan aktiva (kas)
Data waktu kerja tidak
Laporan internal dan biaya

akurat
tidak akurat

Karyawan banyak yang


menganggur atau kelebihan
Pemrosesan gaji yang

tidak akurat

beban
Catatan tidak akurat dan

Prosedur pengawasan
Standar
pengangkatan
karyawan verifikasi skill pelamar,
referensi, dan riwayat pekerjaan
Dokumentasi
prosedur
pengangkatan karyawan
Pemisahan tugas
Pengawasan akses

Otomasi pengumpulan data


Pengawasan aplikasi
Rekonsiliasi kartu jam kerja
dan tiket waktu kerja
Penjumlahan kelompok dan

pembuatan keputusan buruk


pengawasan aplikasi lainnya
Hukuman pelanggaran

Diselenggarakan rekening

hokum pajak
khusus gaji
Sangsi moral jika karyawan
Pencurian
kecurangan

atau

distribusi

tidak digaji
Kenaikan biaya
Kehilangan aktiva (kas)

cek gaji

Deposit langsung
Distribusi cek gaji oleh pihak

independen
Investigasi seluruh cek yang

belum diuangkan
Pembatasan akses ke blangko

cek
Cek bernomor urut tercetak

Rekening khusus gaji dengan


sistem dana tetap

Rekonsiliasi
Kehilangan data atau

penyajian data secara

Kehilangan aktiva
Penurunan moral

tidak sah
31

rekening gaji
Pengawasasn akses
Prosedur backup

independen

Ancaman 1: karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur. Pengangkatan karyawan yang
tidak kompeten dapat meningkatkan biaya produksi.Pengangkatan karyawan yang tidak jujur
berakibat perusahaan kehilangan berbagai aktiva. Calon karyawan untuk posisi tersebut harus
diminta untuknmenandatangani sebuah pernyataan pada formulir lamaran kerja yang
menegaskan kebenaran dan akurasi informasi yang dicantumkan dalam surat lamaran berikut
lampiran-lampirannya.
Ancaman 2 : pelanggaran terhadap peraturan ketenagakerjaan. Pemerintah menetapkan sangsi
yang berat kepada perusahaan yang melanggar peraturan ketenagakerjaan.Selain itu,
perusahaan juga dapat menjadi subyek hukuman moral oleh masyarakat apabila melakukan
diskriminasi tenaga kerja.
Ancaman 3 : pengubahan file induk gaji secara tidak sah. Pengubahab data induk gaji secara
tidak sah akan berakibat pada kenaikan biaya jika tarif gaji, upah, komisi, dan tarif dasar
lainnya yang digunakan untuk menentukan (menghitung) kompensasi tidak benar. Persoalan
ini mengakibatkan tidak akuratnya laporan biaya tenaga kerja yang pada gilirannya dapat
berakibat keputusan yang keliru.
Ancaman 4 : data jam kerja tidak akurat. Ketidak akuratan data jam kerja dan data kehadiran
karyawan dapat berakibat pada kenaikan biaya tenaga kerja dan kesalahan laporan biaya
tenaga kerja. Mesin khusus untuk membaca kode bar dapat digunakan untuk mengumpulkan
data tentang jam kerja dan kehadiran karyawan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh
computer. Jika penggunaan mesin ini kurang tepat, maka dapat diguanaka cara lain yaitu
terminal on-line.
Ancaman 5 : pemrosesan gaji yang tidak akurat. Kompleksitas pemrosesan gaji
mengakibatkan munculnya berbagai kesalahan.Kesalahan ini dapat menurunkan moral
karyawan, terutama jika cek gaji sampai terlambat dibayarkan.Kesalahan pemrosesan dapat
pula berakibat denda jika kesalahan ini mengakibatkan batalnya atau terlambatnya
pembayaran pajak. Demikian pula kegalalan untuk mengakses secara akurat data gaji dan
menyerahkan dana tersebut ke pihak yang tepat mengakibatkan perusahaan terkena payroll
error. Prosedur untuk mengatasi persoalan ini antara lain :

Batch total
Crosss-footing daftar gaji
Rekening giro khusus gaji

32

Ancaman 6 : pencurian atau kecurangan distribusi cek gaji. Ancaman ini dapat menaikkan
biaya dan kehilangan kas.Pemisahan tugas yang tepat yang tepat yaitu antara pembuatan dan
pendistribusian cek gaji dapar mengurangi risiko ancaman ini.
Ancaman 7 : kehilangan data atau pengungkapan data yang tidak sah. Database manajemen
SDM merupakan sumberdaya yang bernilai, yang harus dilindungi dari kehilangan atau
kerusakan. Sebagai contoh, karyawan akan turun moralnya jika mengetahui data gaji
karyawan lainnya. Prosedur yang ccocok untuk mengatasi persoalan ini adalah digunakannya
password dan pengawasan keamanan fisik untuk membatasi akses hanya oleh karya

33

BAB V
PENUTUP
1.1
1.2

Kesimpulan
Saran

34

DAFTAR PUSTAKA

http://akbunhi.blogspot.co.id/2014/01/siklus-konversi_3182.html
http://tugasdanbelajar.blogspot.co.id/2012/11/sistem-informasi-akuntansi-bab-7-siklus.html
http://erfina-coding.blogspot.co.id/2012/11/siklus-konversi-dalam-akuntansi.html

35

LAMPIRAN

36