PROSEDUR PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG

ANGGARAN BUDGET (PEMBELIAN TIDAK RUTIN) DAN INSIDENTIL

1. PERMINTAAN PEMBELIAN (PP)
DIVISI YANG
MEMINTA

Divisi yg meminta

PEMBELIAN
UMUM

Pembelian Umum
Pembukuan
(Arsip Kas Bon)

Permintaan Pembelian (PP) dibuat oleh divisi yang meminta barang dan dibuat 3 rangkap dengan
menggunakan kertas HVS dengan ukuran maksimal A4. PP tersebut kemudian diberikan kepada
bagian Pembelian Umum untuk diberikan keterangan harga dan nama supplier.
Semua PP yang dibuat harus ditandatangani oleh Divisi yang meminta, disetujui oleh Kepala Divisi,
diketahui oleh bagian Anggaran, dan ditandatangani oleh bagian Pembelian Umum yang menerima
PP tersebut. Khusus untuk PP yang bersifat Insidentil harus meminta persetujuan dari Bapak
Handianto terlebih dahulu sebelum diberikan ke bagian Anggaran.
Lembar 1:
Lembar 2:
Lembar 3:

untuk proses pengecekan pembayaran dari Pembukuan, Anggaran, Kasir dan aslinya diarsip di Pembukuan
sebagai Kas Bon.
untuk arsip Pembelian Umum.
untuk arsip Divisi yang meminta.

2. PURCHASE ORDER (PO)

PO PEMBELIAN
UMUM

Supplier
Pembelian Umum

Setelah PP ditandatangani oleh semua bagian-bagian yang terkait, bagian Pembelian Umum
membuat Purchase Order (PO) ke supplier sesuai dengan data dari PP yang telah dibuat sebelumnya.
PO berlaku selama 30 hari dari tanggal cetak PO dan dibuat 2 rangkap dengan menggunakan kertas
NCR dan ditandatangani oleh bagian Pembelian Umum dan Supplier.
Lembar 1:
Lembar 2:

untuk arsip Pembelian Umum

untuk arsip Supplier

3. BUKTI PENERIMAAN BARANG (BPB)

BPB PEMBELIAN
UMUM

Gudang Pemb
Pembukuan
Anggaran
Pembelian Umum
Pembukuan
(Arsip Kas Bon)

Barang yang di kirim oleh supplier diterima di gudang oleh bagian Pembelian Umum dan di cek
oleh bagian Pembukuan. Kemudian oleh bagian Pembelian Umum dibuatkan Bukti Penerimaan
Barang (BPB) berdasarkan aktual barang yang diterima, serta pengecekan data dari Invoice dan
Faktur Pajak dari supplier. BPB dibuat 5 rangkap dengan menggunakan kertas NCR dan
ditandatangani oleh bagian yang terkait (Bagian Pembelian Umum, Anggaran, Pembukuan, Gudang)
yang kemudian akan digunakan sebagai data untuk proses pembayaran ke supplier.
Lembar 1:
Lembar 2:
Lembar 3:
Lembar 4:
Lembar 5:

untuk proses pengecekan pembayaran dari Pembukuan, Anggaran, Kasir dan aslinya diarsip di Pembukuan
sebagai Kas Bon.
untuk arsip Pembelian Umum
untuk arsip Anggaran
untuk arsip Pembukuan
untuk arsip Gudang Pembelian

4. DISTRIBUSI
DISTRIBUSI
PEMBELIAN UMUM

Gudang Pemb
Divisi yg meminta
Pembelian Umum

Barang yang sudah tersedia kemudian didistribusikan ke masing-masing divisi kantor dan toko-toko
sesuai dengan Permintaan Pembelian yang sudah dibuat sebelumnya. Pengantar distribusi dibuat
rangkap 3 dengan menggunakan kertas NCR dan ditandatangani oleh bagian Pembelian Umum dan
Divisi yang meminta barang.
Lembar 1:
Lembar 2:
Lembar 3:

untuk arsip Pembelian Umum setelah barang diterima

untuk arsip Divisi yang meminta
untuk arsip Gudang Pembelian pada saat barang dikirim