El objetivo de este documento es proveer informacin adicional a la que ya

recibida en el mdulo, a la vez de contener temas y recursos muy prcticos

que sern de sumo inters y utilidad en la futura actividad con SAP.
Con la idea de enriquecer la formacin, se propone aplicar los recursos
trasmitidos en el presente documento.


Proceso de Compra Tipos de organizacin

En el caso de Compras centralizadas, una misma Organizacin de Compra es responsable de la provisin para varias
Compaas, en las Compras distribudas cada Organizacin de Compra provee a una Compaa. En una ltima opcin
la Org. de Compras suministra materiales a cada Centro

Tipo Org.

Grupo de empresas

Org.Compra

0001

Sociedad

Centro

Especf. de la empresa

100

1000

1100

200

1200

1300

1400

Compras Centrales

1000

0001

0002

100

200

1100

1200

1300

1400

Compras Distrib.


Proceso de Compra Grupos de Compradores

En el caso de Compras centralizadas un Grupo de Compradores es responsable de la provisin para todos los Centros;
en las Compras distribudas existen varios Grupos de Compradores que proveen a distintos Centros. Puede tambin
haber un Grupo de Compras para cada Centro

Tipo Org.

Compras Distrib.

Sociedad

100

100

Grupo Comp.

Centro

Compras Centrales

100

1000

1100

100

110

1200

1300

1400

1000

1100

1200

1300

1400


Proceso de Compra - Ciclo de pasos y documentos

El proceso de Compras es un componente de la Gestin de Materiales y el encargado de la adquisicin de bienes y
servicios externos mediante la planificacin de necesidades, eleccin de la mejor fuente de aprovisionamiento,
seguimiento de la entrega y facturacin del proveedor. Se encuentra ntimamente relacionado con Ventas (SD) para
abastecer los Pedidos de venta, con Contabilidad (FI) a travs de los registros contables, con Produccin (PP) y
Mantenimiento (PM) proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios

Gestin de Pago
Control de la
Factura
Entrada de
Mercadera
Liberacin
del Pedido

Determinacin
de necesidades

Proceso de
Compra
Gestin del
Pedido

Creacin Solic.
de Pedido
Liberacin
Solic. de Pedido
Determ. Fuente
de Adquisicin
Seleccin del
Proveedor


Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra

Determinacin de necesidades
Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificacin y el control de
necesidades o la demanda para control de stocks. La verificacin regular de los niveles de
stock de materiales definidos por registros maestros, la utilizacin del mtodo del punto de
pedido, y los pronsticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la
definicin El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de
planificacin y control de necesidades puede generarlas automticamente

Creacin de la Solicitud de Pedido

La SolPed es un documento generado a propuesta de un sector para la adquisicin de
bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creacin puede ser manual o
generada automticamente por otros mbitos de SAP (Ventas, Produccin, etc.)

Liberacin de la Solicitud de Pedido

La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberacin, esto es,
el proceso de aprobacin de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha
estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parmetros del sistema


Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra

Determinacin de la fuente de adquisicin - Cotizacin

El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales
basndose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto
acelera el proceso de creacin de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI

Seleccin del proveedor Comparacin de ofertas

El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o
simular escenarios de determinacin de precio, permitiendo la comparacin de varias
ofertas diferentes a partir de la previa calificacin de los oferentes (en funcin de calidad,
precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)

Gestin del Pedido

El sistema toma informacin de la solicitud y de la oferta para facilitar la creacin del
pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar
pedidos o hacer que el sistema los genere automticamente. Tambin admite el uso de
otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos


Proceso de Compra Componentes del ciclo de Compra

Liberacin del Pedido

El Pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberacin, esto es, el proceso
de aprobacin de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia
es opcional y dependiente de uno o mas parmetros del sistema

Entrada de Mercadera
El registro en el sistema de la entrada de mercancas confirma su ingreso mediante el
pedido asociado. La parametrizacin previa en cuanto a tolerancias, cantidades mnimas,
mximas, entre otras, permiten validar la aceptacin del envo del proveedor

Recepcin y Control de Factura

El sistema permite la verificacin de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las
desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de
pedidos y entrada de mercancas, adems de la parametrizacin del documento. Esto
acelera el proceso de auditora y compensacin de facturas para el pago


Proceso de Compra Ciclo de Aprovisionamiento

El esquema presenta el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se inicia con una Sol. Ped.
como necesidad de provisin, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercadera o servi-cio se
recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. Tambin admite procesos automticos

Solicitud
de Pedido

Pedido

Entrada de
Mercanca

Recepcin
de Factura

Facturacin Automtica

Puede configurarse la creacin automtica de facturas por parametrizacin
Aviso de Entrega

Pueden indicarse avisos de entrega de la mercadera al proveedor
Pedido Automtico

El

Pedido puede crearse automticamente basado en una Sol. Ped. al

definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedor

Planificacin de necesidades

Permite crear Sol. Ped. en forma automtica

El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automticamente


Proceso de Compra Ciclo de Seleccin y Pedido

SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior seleccin del pro-veedor
mas conveniente.Basado en propuestas de cotizacin efecta su comparacin.Este ltimo proceso res-ponde a una
parametrizacin previa con criterios de evaluacin (precio, calidad, cumplimiento, garanta, etc.)

Determ. de
necesidad

Peticin de
Ofertas

Comparac.
de Ofertas

Pedido

El resultado de las cotizaciones puede generar automticamente el Pedido

y las comunicaciones automticas de rechazo de cotizaciones

Compras

utilizar el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de

comparacin y eleccin de la propuesta mas conveniente (configurable)

Compras genera Peticiones de Oferta, las enva a varios proveedores y las

cotizaciones son registradas en el sistema

Compras

determina las necesidades de bienes y servicios basados en las

herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto
involucrado (Reposicin, Ventas, Mantenimiento, Produccin)


Proceso de Compra Recepcin Mercancas - Facturacin

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o
servicio y gestionar su aceptacin, posteriormente, se procesar la recepcin y verificacin de la factura y el debido
registro de la deuda en Cuentas a pagar

Entrada de
Mercanca

Recepcin
de Factura

El registro de factura del proveedor verifica su informacin comparada con

el pedido o ingreso de la mercadera, validando desvos de acuerdo a la
parametrizacin correspondiente. El sistema solicita una cantidad de datos
adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al
movimiento, lo que requiere la correcta configuracin del mdulo FI (cuentas
de mayor, apertura del perodo, divisin, cambio de moneda, retenciones,
condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros)

Al momento de registro de la entrada de la mercadera basada en un pedido,
el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvos
basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos
por parametrizacin


Proceso de Compra Determinacin del proveedor

Proceso de requerimiento y seleccin del proveedor

Solicitud de Pedido

Peticin de Oferta

Proveedor 1

Proveedor 2

Proveedor 3

Comparac. Ofertas

Pedido

Rechazo


Proceso de Compra Detalles

Solicitud de Pedido
Ante un requerimiento de un usuario, sector o proceso de SAP (Ventas, Mantenimiento,
Produccin) el Departamento de Compras recibe una Solicitud - Requerimiento de Pedido.
Hasta aqu es slo una intencin de compra que luego ser concretada mediante los
pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u origen
de la requisicin este documento puede ser o no obviado.
El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica :

Material o servicio solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio)

Centro

Tipo de imputacin

Grupo Comprador

Requirente

Fecha entrega solicitada

Textos descriptivos

Cuenta de Mayor / Centro de Costo o Lucro / Activo Fijo (segn corresponda)
A esta informacin se adicionarn datos propuestos por el sistema (Sociedad, Direccin
de entrega, Estrategia de Liberacin, Contactos, Entrada de Mercadera y/ Factura, entre
otras)


Proceso de Compra Detalles

Solicitud de Cotizacin (RFQ)

Este proceso es ingresado manualmente o con referencia a una Solicitud de Pedido, una
RFQ anterior o un documento de Entrega programada (tiene la ventaja de heredar gran
parte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quienes ser enviada.
El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica :

Proveedor/es (cdigo, razn social, direccin)

Material o servicio solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio, categora)

Fecha del documento y de vencimiento

Centro y Almacn

Organizacin de Compra

Grupo Comprador

Nmero Colectivo

Cdigo del proveedor

Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)

Mensajes de salida (impresin, e-mail, etc.
etc.)
Finalizado el ingreso, el documento ser guardado en el sistema bajo un nmero que ser
indicado en la pantalla final.


Proceso de Compra Detalles

Cotizacin Ingreso (con referencia a una RFQ)

Este proceso permite el ingreso de cotizaciones recibidas de el/los proveedor/es basados
en la solicitud enviada con anterioridad (asociada al nmero correspondiente). La finalidad
es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares ofrecidas por los
proveedores.
Los datos mas comunes a registrar son :

Cantidades ofertadas

Precios ofertados

Unidades de precio

Fechas de entrega previstas

Condiciones generales

Comentarios sugeridos por el proveedor
Los datos ingresados quedarn registrados dentro del mismo documento de la solicitud de
cotizacin. La informacin de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como
Registro de Informacin de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la
Oferta aceptada.


Proceso de Compra Detalles

Comparacin de Ofertas
La herramienta de comparacin de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de
menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Slo
en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los tems podr haber
una comparacin correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sistema har la conversin automticamente.
Para ampliar la informacin suministrada dispondr de las siguientes opciones :

Visualizar los datos del maestro de materiales

Visualizar informacin adicional de las cotizaciones

Visualizar por separado cada cotizacin

Visualizar los datos maestros del proveedor

Visualizar las caractersticas de evaluacin del proveedor

Pueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptacin o rechazo
Los datos ingresados sern registrados dentro del documento de solicitud de cotizacin.
El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresin, e-mail, fax)
como confirmacin del pedido, rechazo de cotizacin, listas para preparacin de pedido y
embalaje, carga, etc.


Proceso de Compra Detalles

Pedido de Compra
Una vez completado el proceso de seleccin del proveedor se generar el Pedido a enviar
al mismo. Este documento podr ser utilizado para la adquisicin de materiales para
consumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratacin, consignacin,
terceras partes) o traslados entre centros de la Compaa.
El documento creado tiene asociado una cantidad de informacin bsica :

Proveedor/es (cdigo, razn social, direccin)

Sociedad, Organizacin de Compra y Grupo Comprador

Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)

Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera)

Tipo de Imputacin (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc
etc..)

Material o servicio solicitado (cdigo, descripcin, cantidad, precio, categora)

Categora del tem

Moneda del documento

Centro y Almacn

Definicin de documentos asociados (Entrada de Mercadera y Factura)

Datos de Contacto y textos aclaratorios

Mensajes de salida (impresin, e-mail, etc.
etc.)
Finalizado el ingreso, el documento ser guardado en el sistema bajo un nmero que ser
indicado en la pantalla final.


Proceso de Compra Detalles

Entrada de Mercadera
Mediante este proceso se dar ingreso de la mercadera al almacn, pudiendo calificar lo
recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado.
Los datos mas comunes a registrar son :

Documento de referencia (Pedido, Reserva, Doc.
Doc. de material, Transporte, etc
etc..)

Clase de Movimiento

Fecha del documento y de registro contable

Nmero de remito

Textos aclaratorios (cabecera o tems)

Cantidad ingresada

Nmero de Lote y Categora de Valoracin (si correspondiere)
El registro del documento generar automticamente un asiento contable del movimiento
del material que impacta en la Contabilidad y llevar asociadas cuentas definidas en la
parametrizacin (cuenta EM/RF), actualizar la cantidad y valoracin del stock y los datos
del pedido asociado. El documento creado ser la referencia para la verificacin de la
factura del proveedor.


Proceso de Compra Detalles

Verificacin de Factura del proveedor

Este procedimiento permite ingresar al sistema y validar los datos de la factura recibida
del proveedor. Debido al impacto del documento en diversos mbitos del sistema se
requerir una correcta configuracin en MM y FI (perodos abiertos, cuentas de mayor,
indicadores de impuestos, entre otros)
Los datos mas comunes a registrar son :

Documento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entrega, etc
etc..)

Fecha de la factura y de registro contable

Moneda e Importe total y de impuestos

Condiciones de Pago y autorizacin o bloqueo para el pago

Tipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al del pedido)

Textos aclaratorios
El registro del documento generar automticamente un documento de materiales (MM) y
uno contable que impacta en la Contabilidad y tendr asociada cuentas definidas en la
parametrizacin (cancelando la cuenta EM/RF y acreditando el importe al proveedor),
registrndose este movimiento en Cuentas a Pagar.
En el caso que la factura fuera registrada con anterioridad a la Entrada de la Mercanca,
los valores adoptados y validados correspondern a la informacin del Pedido.


Conclusin y anlisis general del proceso

Anlisis del proceso de compras de SAP y uno standard

Se propone analizar el proceso de adquisicin de bienes y servicios propuestos por SAP y un proceso
standard utilizado por la Compaa.

Determ. de
necesidad

Peticin de
Ofertas

Comparac.
de Ofertas

Entrada de
Mercanca

Recepcin
de Factura

Contratos

Entregas
programad

Pedido